Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget

Transkript

1 D A T A L O G I S K I N S T I T U T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T M Ø D E R E F E R A T 11 NOVEMBER 2013 Forum Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget DATALOGISK INSTITUT Møde afholdt: 10. oktober 2013 Sted: Universitetsparken 1 UNIVERSITETSPARKEN KØBENHAVN Ø Referent: Lisa Ibenfeldt Schultz TLF DIR Til stede: Martin Zachariasen Ken Friis Larsen Kasper Verdel Rasmussen Dina Riis Egholm Malene Bolding Andreasen Anya Kjærsig Stefan Sommer Christian Wulff-Nilsen Lisa Ibenfeldt Schultz FAX MOB [email protected] REF: LIIS SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv. 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat af ordinært møde den 14. maj Godkendelse af referat af ekstraordinært møde den 29. maj 2013

2 4. Godkendelse af referat af ekstraordinært møde den 13. september 2013 SIDE 2 AF 9 5. Tilrettelæggelse af workshop på strategiseminar om stress 1 6. Meddelelser fra ledelsen 7. Meddelelser fra B-siden 8. Gennemgang af opgavelisten 9. Reviderede vedtægter 10. Undervisningsforpligtelser for post. docs. 11. Lokalesituationen analyse af lokaler og behov på SCI- ENCE 12. Sygefraværsstatistik 13. MUS 2013 / Politik for brug af andres kontorer 15. Konkrete arbejdsmiljøhændelser og sager 16. Indkøb af hjertestarter 17. Revideret mobbepolitik 18. Sikkerhed i forbindelse med studenterrevyer 19. Beredskabsplan 20. Suggestion box 21. Eventuelt 1. Arbejdsmiljø audit 2 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra møde den 14. maj 2013 Referatet blev godkendt. 3. Godkendelse af referat fra møde den 29. maj 2013 Referatet blev godkendt. 4. Godkendelse af referat fra møde den 13. september Anne Bram fra Prescriba deltager 2 Henrik Kehler m.fl. deltager

3 Ken Friis Larsen gjorde gældende, at der skal tilføjes en bemærkning om, at det er svært at give konkrete bemærkninger, da B-siden ikke har adgang til den omtalte rapport fra viceinstitutlederen for undervisning. Han tilføjede, at han dagen efter mødet fik en ny analyse fra en af grupperne, som ikke svarede til viceinstitutlederens analyse. Herudover bemærkede Ken Friis Larsen, at han finder det uklart, hvordan ansættelsesplanen bliver meldt ud til grupperne. Nogle grupper har den og andre har den ikke. Martin Zachariasen forklarede, at ledelsen reviderede ansættelsesplanen efter det ekstraordinære møde og drøftede den i ledelsen, hvorfor der foreligger en nyere version. Han tilbød at gennemgå den nye version for udvalget. Ken Friis Larsen ønskede ikke en gennemgang af den nye plan på mødet, da han ikke havde haft mulighed for at forberede sig. Han anbefalede, at den reviderede plan bliver sendt ud til alle snarest muligt. Endvidere bemærkede Ken Friis Larsen, at begrebet Promotion var beskrevet tvetydigt i referatet. Martin Zachariasen bemærkede, at promotion kun vedrører allerede ansatte. Ken Friis Larsen erindrede om, at der blev sagt, at det kunne betyde både forfremmelse og udvidelse. Martin Zachariasen forklarede, at meningen var, at det kun skulle dække forfremmelser af allerede ansatte. Ken Friis Larsen henviste til, at spørgsmålet angår omfanget af instituttets vækst, hvis promotion kun betyder 0-vækst, hvilket vil være af betydning for undervisningsbehovet. Martin Zachariasen nævnte, at promotion and or betyder, at der både kan ske forfremmelse og udvidelse. De øvrige er nye ressourcer til undervisning. SIDE 3 AF 9 5. Tilrettelæggelse af workshop på strategiseminaret om stress Martin Zachariasen bød velkommen til Mette Bram fra Prescriba, som er blevet anmodet om at holde en times oplæg på instituttets strategiseminar den 25. oktober med udgangspunkt i seneste APV, hvor der var tre spørgsmål om stress. Mette Bram redegjorde for sin erfaring med at arbejde med temaet balancen mellem arbejdsliv og familieliv og anbefalede oplæg og øvelser med mindfullness. Anya Kjærsig nævnte, at hun går til mindfullness og at både hun selv og andre deltagende VIP-kollegaer har gode erfaringer med det. Kasper Verdel Rasmussen ønskede oplyst, om det var forudsat, at medarbejderne kan melde sig til et kursus efterfølgende. Martin Zachariasen bekræftede, at der kan tilbydes et opfølgningsforløb, hvis der er interesse for det. Udvalget drøftede herefter forskellige forhold, som har bidraget til stress, herunder,

4 at undervisning og administration tager tid fra forskning hvilket går ud over privatlivet, at vi har megen selvledelse, som kan fremkalde stress, at alt måles, herunder også forskning, at instituttet var gennem en flytning lige før APV og at fortætningen har nødvendiggjort delekontorer, at instituttet havde fyringsrunde for fire år siden og at instituttet har udvidet arbejdet med mere undervisning samtidig med at ansættelserne ikke er fulgt ordentligt med. 6. Meddelelser fra ledelsen Martin Zachariasen have følgende meddelelser: Christen Artagnan Sørensen er fastansat som fuldmægtig 22,5 timer samtidig med en deltidsansættelse i BioNordic Yvonne Christiansen er ansat som barselsvikar for Dina Egholm til 1. april Ansættelsen er på deltid. DIKU har behandlet over 60 ansøgninger til de opslåede stillinger inden for Computer Systems og data management og der er planlagt prøveforelæsninger. 6 ansøgere er indkaldt til samtale og nogle flere forventes at blive indkaldt. Først indkaldes ansøgere på lektorniveau. Senere indkaldes ansøgere professorniveau. Det er planen, at der ansættes to personer inden udgangen af Der er planlagt tre nye opslag med samme deadline - formentlig 1. februar på adjunkt og lektorniveau. Stillingerne er målrettet Kommunikation og IT. Det forventes, at stillingerne slås op i begyndelsen af november afhængig af budgettet for Strategien DIKU 2017 er ved at blive trykt både i en dansksproget og en engelsksproget version. Direktionen har holdt ledelsesudviklingsforløb, hvor strategien blev drøftet og det blev præciseret, at strategien indeholder 3 overordnede problemer: o Rekruttering af studerende o Fastholdelse af studerende set i lyset af den kommende reform o Funding. Fakultetet har iværksat et projekt med at optimere administrationen på undervisningsområdet. Projektet er endnu i den indledende fase, men DIKU har tilkendegivet, at instituttet gerne vil bidrage. SIDE 4 AF 9

5 TAP-gruppen har været gennem projekt SCIENCE-PC og der opstod en række problemer i kølvandet på projektet. Mailmigrering forventes at blive i anden halvdel af november. DI- KUs medarbejdere overfører selv mails fra gammelt til nyt system. Det gamle system vil stadig være tilgængeligt, men nye mails kommer ind i nyt system. Intet forsvinder. Lync-telefoni kommer formentlig også til november. Vi kan fortsætte med mobiler med omstilling fra lync. Det minder om Skype og man kan få billede på. Ken Friis Larsen bemærkede, at Microsoft har købt Skype, hvorfor Lync måske er et forkert strategisk valg. Der iværksættes en trivsels- og tilfredshedsmåling, som finder sted i efteråret som et led i udmøntningen af strategi Alle opfordres til at besvare spørgeskemaet. Regnskabet for 3. kvartal ser godt ud for DIKU med et overskud på få millioner, fordi ansættelserne blev forsinkede. Der er mere overhead end forventet, men de 5 nye VIP-ansættelser vil trække på overskuddet. Ken Friis Larsen ønskede oplyst, grunden til, at det har taget lang til at behandle ansøgningerne til stillingerne inden for computer systems og data management. Han tilføjede, at den lange sagsbehandlingstid er problematisk i forbindelse med rekruttering af de bedst kvalificerede, da de ikke kan forventes at vente i så lang tid. Martin Zachariasen bemærkede, at selve godkendelsen af opslaget tager lang tid. Herudover tager behandlingen af 65 ansøgninger meget lang tid. Det er vanskeligt at nedsætte bedømmelsesudvalg uden problemer med inhabilitet, når der er så mange ansøgere, hvorfor det tog 3 måneder at nedsætte bedømmelsesudvalget og fakultetet var en måned om at vurdere bedømmelserne, bl.a. på grund af en rokade på fakultetet. Han tilføjede, at instituttet er nødsaget til at overholde høringsfrister og lovgivning osv. Ken Friis Larsen henviste til en anden procedure på biologisk institut, hvorefter instituttet er i direkte dialog med kandidaterne og orienterer om processen og sagsgangen og foreslog, at DIKU anvender samme procedure, så ansøgerne ikke glemmer, at de har søgt. Martin Zachariasen erindrede om, at det er fakultetet, som skal kommunikere med ansøgerne, men DIKU har anmodet fakultetet om at blive orienteret om, hvad der bliver kommunikeret til ansøgerne. Han anbefalede, at DIKU drøfter procedurerne med fakultetet. I forhold til strategien påpegede Ken Friis Larsen, at han finder det rigtigt at satse på fastholdelsen, herunder gennem kvalitet i undervisningen og strukturelle ting. Det er problematisk, at de studerende venter på de mest interes- SIDE 5 AF 9

6 sante valgfag, som kun udbydes i en enkelt blok. Smalle små kurser giver bedre fleksibilitet. Martin Zachariasen tilføjede, at det er nødvendigt at revidere bacheloruddannelsen helt grundlæggende, således, at flere kommer igennem 1. år. Der skal nedsættes et udvalg og det skal have fremdrift. SIDE 6 AF 9 7. Meddelelser fra B-siden Dina Egholm oplyste, at hun er valgt til FAMU. 8. Gennemgang af opgavelisten Ken Friis Larsen henviste til pkt. 10 (etablering af phd-klub) og pkt. 11 (incitamenter til at bidrage til formidling) og nævnte at pkt. 10 er afsluttet, hvorimod pkt. 11 er uafklaret. Martin Zachariasen anbefalede at slette pkt. 11 og integrere det i strategidrøftelsen. Ken Friis Larsen erindrede om, at pkt. 11 var en del af APV. Kasper Verdel Rasmussen henviste til pkt. 1 og bemærkede, at der stadig er printproblemer på SC. Det tager 5 timer at få print til at virke. Ken Friis Larsen tilføjede, at han vurderede, at Science-IT ikke tager SLA alvorligt for så vidt angår print. Martin Zachariasen nævnte, at problemet vil blive taget op i kontaktudvalget. Martin Zachariasen henviste til pkt. 3 om evakueringsøvelse og foreslog, at den iværksættes sammen med køb af hjertestarter. I forhold til pkt. 7 om etablering af motionsrum ønskede Martin Zachariasen oplyst, om det er muligt at benytte faciliteterne på institut for idræt. Anya Kjærsig oplyste, at faciliteterne kun er for de studerende og nogle få ansatte. Etableringen skal koordineres med andre institutter og udvalget besluttede derfor at sætte forslaget i bero indtil videre. Dina Egholm henviste til punktet om hovedrengøring og oplyste, at hun afventer, at rengøringen vender tilbage. 9. Reviderede vedtægter Udvalget godkendte de reviderede vedtægter. I forhold til den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse oplyste, Anya Kjærsig, Dina Egholm og Malene Andreasen, at de havde uddannelsen. Christian Wulff-Nilsen og Stefan Sommer vil følge kurset i Kasper Verdel Rasmussen er tilmeldt et SU-kursus. 10. Undervisningsforpligtelser for post. Docs.

7 11. Lokalesituationen analyse af lokaler og behov på SCIENCE Martin Zachariasen omtalte seneste SLT-møde, hvor dekanen havde præsenteret et power point show om areal og arealbehov. DIKUs areal ligger nogenlunde godt i forhold til normen, medens andre institutter afviger, men analysen foreligger ikke på skrift endnu. På SLT-mødet havde han påpeget, at modellen var for simpel, da DIKU mangler våde lokaler til laboratorier. På våde institutter findes der også personer, som kun bruger almindelige kontorer. DIKU er halv-vådt. Han afventer videre drøftelse af analysen og af modellen. Ken Friis Larsen anmodede om at blive indkaldt til ekstraordinært møde, når tallene foreligger. Vi vil orienteres, hvis det trækker i langdrag. Martin Zachariasen erklærede sig enig, men foreslog, at DIKU kvalitetssikrer tallene forinden. 12. Sygefraværsstatistik SIDE 7 AF MUS 2013 / Politik for brug af andres kontorer Martin Zachariasen bad udvalget forholde sig til, at tomme kontorer lånes ud, når personer har orlov eller længere tids fravær. Udvalget vurderede, at det bør være muligt at benytte tomme kontorer, selv om de formelt tilhører en kollega. Det skal være frivilligt, om man stiller sit kontor til rådighed og lånerne skal agere respektfuldt og fx ikke fjerne optegnelser på tavler mv. Et transportablet whit board kan være en løsning. Det skal endvidere være muligt at bruge sit eget kontor, hvis man kortvarigt er hjemme fra udlandsophold. 15. Konkrete arbejdsmiljøhændelser og sager 16. Indkøb af hjertestarter 17. Revideret mobbepolitik

8 18. Sikkerhed i forbindelse med studenterrevyer SIDE 8 AF Beredskabsplan 20. Suggestion box 21. Eventuelt 22. Arbejdsmiljø audit Henrik Kehler orienterede om auditeringen og nævnte, at KU tidligere fik påbud især på kemisk arbejdsmiljø og at opfølgningen ikke var ensartet på institutterne. KU skal som arbejdsgiver sørge for, at der generelt bliver fulgt op på hele KU, hvis der er et påbud et sted. Et påbud om ekstern rådgiver er meget dyrt. KU skal blive bedre til at gå i dialog med Arbejdstilsynet og bedre til at følge op på arbejdsmiljøproblemer. Man kan blive certificeret, hvilket kræver interne audits. Sidste år gennemførte KU audit på alle våde institutter. Administrativt lederforum på KU bad om også at auditere tørre institutter. Formålet er at etablere en platform for dialog om, hvordan instituttet arbejder med den årlige arbejdsmiljødrøftelse. En rapport med observationer og anbefalinger vil blive udarbejdet til egen overvejelse omfattende både fysisk og psykisk arbejdsmiljø. I 2015 besøger auditor tørre institutter igen for at se på, hvordan det går med tidligere anbefalinger. Martin Zachariasen oplyste, at instituttet har haft årlige arbejdsmiljødrøftelser 2 gange. Forrige år drøftede udvalget: 1) Granskning af NB-bygningen, 2) Første hjælp 3) Sikkerhed i revyen og kantinen Henrik Kehler ønskede oplyst, hvordan udvalget drøfter organisering. Lisa Schultz oplyste, at instituttet har videreført den eksisterende organisering og har tilføjet en gruppe på Amager. Martin Zachariasen oplyste, at instituttet er opmærksomt på krav om uddannelse. Rikke Fatum oplyste, at der udbydes et kursus i håndtering af mobning til næste år.

9 Martin Zachariasen understregede, at instituttets største problem er fortætning. Der er for få og ret dårlige lokaler, hvilket illustreres af ibrugtagnings- APV i HCØ. Der er særlige udfordringer i E-bygningen, hvor medarbejderne sidder tæt og rammerne er af dårlig kvalitet. Stefan Sommer påpegede problemer med rygning udenfor. Rikke Fatum bemærkede, at problemer med rygning vil blive fakultetsindsatsområde i Dina Egholm omtalte problemer med støj og lugt fra de matematikstuderendes køkken. Martin Zachariasen nævnte, at medarbejderne er glade for B-bygningens indretning, selv om der er for lidt plads og instituttet mangler mødelokaler. Herudover er der fem phd-studerende i et lokale i vandrehallen. SIDE 9 AF 9