Hovedsamarbejdsudvalget. Hovedsamarbejdsudvalget. Forum. Møde afholdt: 8. juni Sted: Udvalgsværelse 1. Ingrid Skovsmose.

Transkript

1 Hovedsamarbejdsudvalget MØDEREFERAT GODKENDT 9. JULI 2012 Forum Hovedsamarbejdsudvalget Møde afholdt: 8. juni 2012 Sted: Udvalgsværelse 1 TLF DIR Referent: Ingrid Skovsmose FAX MOB Til stede: Fra ledelsessiden: Rektor Ralf Hemmingsen (formand), dekan John Renner Hansen (Science), dekan Ulf Hedetoft (Hum), universitetsdirektør Jørgen Honoré, dekan Steffen Kjeldgaard-Pedersen (Teo), dekan Troels Østergaard Sørensen (Samf), prodekan Jørn Vestergaard (Jura), dekan Ulla Wewer (Sund). Fra medarbejdersiden: Ingrid Kryhlmand (næstformand, HK-Kontor), Peter B. Andersen (DM- VIP), Ole Bested (Dansk Metal), Gudrun Lau Bjerno (suppleant DM-AC- TAP), Poul Erik Krogshave (TL), Joan Lykkeaa (HK-Lab), Anders Milhøj (DJØF-VIP), Søren Møller (3F), Lars Palmgren-Salomonsson (Dansk Metal), Thomas Vils Pedersen (DM-VIP), Leif Søndergaard (DM-VIP), Allan Randrup Thomsen (FAS), Tina Wandall (Dbio). Fraværende med afbud: Prorektor Thomas Bjørnholm, dekan Henrik Dam (Jura), Lone Landgreen (FFT), Erik Riise (DM-VIP). Øvrige deltagere: Fra HR og Organisation: vicedirektør Lisbeth Møller og sektionsleder Ingrid Skovsmose. Under punkt 6 arbejdsmiljøkonsulent Karen Boesen HR Arbejdsmiljø og Samarbejde. Under punkt 8.3 informationssikkerhedschef Henrik Larsen. REF: SAG:

2 1. Godkendelse af dagsorden Rektor indledte mødet med at byde velkommen til nyt medlem af HSU: dekan John Renner Hansen fra Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet. Han bød desuden velkommen til Gudrun Lau Bjerno, der er suppleant for Søren Fransén, indtil der er afholdt ekstraordinær generalforsamling. Ingrid Kryhlmand fortalte, at der er fundet et nyt medlem til HSU der erstatter Ulla Dahl Lindberg. Ved augustmødet vil det nye medlem fra HK, Kirsten Sjøstrøm fra det tidligere LIFE deltage i sit første møde. Thomas Vils Pedersen bad om at punkt 7 og punkt 8.4 rykkes op på dagsordenen, da der ønskes god tid til at drøfte disse punkter. Det blev besluttet at tage disse punkter efter punkt 4. SIDE 2 AF Godkendelse af referat fra HSU-møde 23. maj 2012 Formandskabet fortalte, at man på grund af det korte interval mellem dette møde og det forrige havde valgt at undlade en forhåndsgodkendelse inden referatet blev lagt frem, af hensyn til at referatet gerne skal godkendes inden sommerferien. Joan Lykkeaa ønskede en anden formulering af det udsagn hun var kommet med på side 3. Det ændres til: Hun sagde desuden, at de TAP FU, der ansættes kun bliver ansat i nye projekter, mens der ikke sker ansættelse på basismidler. Hun kunne genkende, at VIP har fået pålagt flere opgaver, så som administrative funktioner og at nogle VIP er uden laboranthjælp. Disse mangler på TAP service kommer til at gå ud over vores kerneydelser. Anders Milhøj ønskede øverst side 10 præciseret, at årsagen til at han støtter Leif Søndergaards deltagelse i arbejdsgruppen handler om, at Leif har deltaget i AC s forhandlingsgruppe med Personalestyrelsen og dermed er godt inde i stoffet. Poul Erik Krogshave ønskede præciseret et par forkortelser i referatet, samt at det er rektor der ansætter dekanen. Derefter blev referatet godkendt. Det rundsendes i sin endelige version. 3. Aktuel økonomi 3.1 Status for proces vedr. Budget 2012 Rektor fortalte, at der stadig arbejdes frem mod et budget der har rod i bestyrelsens lukkede strategiske drøftelser og efter et scenarie, der kører uændret. Ved bestyrelsesmødet blev der givet signal om, at der stadig kan arbejdes ud fra, at regeringens grundlag er alvorligt ment. Budgetfølgegruppen indkaldes som aftalt til møde i slutningen af juni eller starten af juli. Rektor gjorde i den forbindelse opmærksom på, at den 0. kørsel, som følgegruppen vil få at se, også for ledelsesgruppen er præliminær, idet forudsætningerne ikke ligger fast. Leif Søndergaard sagde, at det er vigtigt, at ledelsen melder ud i organisationen, at det ser rimeligt positivt ud med økonomien. Rektor svarede, at der fortsat er mange ubekendte forhold, men man kan sige, at KU nu arbejder ud fra at regeringsgrundlaget er alvorligt ment, og derfor arbejder vi ud fra at udmøntning af skrænt -scenariet ikke har så alvorlige konsekvenser, som det tidligere så ud til. Joan Lykkeaa sagde, at der tidligere er fremkommet signaler om at KU ikke skal være så tilbageholdende med at bruge penge- Jørgen Honoré svarede, at det holder stadig.

3 Rektor fortalte, at bestyrelsen ved sit møde 7. juni besluttede, at iværksætte den 2016-fond, der blev præsenteret ved sidste HSU-møde. Det betyder, at der afsættes penge, der sigter på at igangsætte tværfakultære projekter mv. Det drejer sig om 120 mio.kr. om året i 4 år. Vi kan gå i gang med det indledende arbejde nu, da det under alle omstændigheder tager et stykke tid at udmønte puljerne, specielt når der er tale om tværfakultære aktiviteter. Bestyrelsen er således indstillet på, at bruge et vist beløb, der skal ud at arbejde på fakulteterne. Thomas Vils Pedersen spurgte, om det betyder, at man nu løber processen i gang under forudsætning af at Finansloven ser fornuftig ud. Hvis det på den anden side viser sig ikke at holde stik, kan man nå at trække projekterne tilbage. Rektor svarede, at det er korrekt, at de tværfakultære projekter fra bestyrelsens side kan justeres hvis der, mod forventning, sker en markant forværring i de økonomiske forudsætninger i efteråret. Rektor fortalte desuden, at Folketinget i de forløbne 10 dage har vedtaget to aktstykker, der vedrører KU. Det ene handler om Panum byggeriet og det andet om KUA 3. Det er meget glædeligt, at det lykkedes at få begge aktstykker vedtaget, så arbejdet med de to store byggeprojekter kan fortsætte. SIDE 3 AF Orientering om status for processen vedr. nye fakulteter Rektor sagde, at der ikke er meget nyt at fortælle fra fusionerne siden sidste HSU-møde, hvor der blev givet en grundig orientering. Ulla Wewer fortalte, at SUND har nedsat et nyt FSU, der træder sammen pr. 1. august Procesplan for indførelse af institutråd på KU Rektor fortalte, at der er, som det fremgår af procesplanen, vil blive gennemført en bred høring af udkast til forretningsorden, så snart udkastet foreligger. Der er i det hele taget lagt op til en længere, deltaljeret proces, hvor også Akademisk Råd skal høres. Det skal forenes med om muligt - at valget kan udskrives, så det harmonerer med de øvrige valg. Thomas Vils Pedersen sagde, at intentionen med at indføre institutråd var at skabe organer, der skal sikre øget medbestemmelse. Han fandt ikke, at den procesplan, der er lagt frem i tilstrækkelig grad har taget hensyn til at der skal ske medinddragelse, når der nedsættes institutråd. Han ville foreslå, at medinddragelsen sker inden ledelsen træffer beslutning om f.eks. størrelsen på institutrådene. Rektor svarede, at sekretariatet skal vide, hvor mange medlemmer der skal være i et institutråd, før der kan udskrives valg. Hvis man skal udskyde beslutningen om hvor mange medlemmer, der skal være i de enkelte institutråd må hele processen, inklusive valget, udskydes. Rektor fandt, at det principielt var en mulighed at udskyde valget. Thomas Vils Pedersen svarede, at han hellere ville udskyde valget end at undlade medbestemmelse. Han var desuden betænkelig ved at gennemføre en høringsfase henover sommerferien, da der ikke er mange LSU, der reelt holder møder i den periode. Han forslog, at høringen sluttede sidst i september. Han forventede, at beslutningen om størrelsen af institutråd vil være indeholdt i standardforretningsordenen. Han opfordrede desuden til, at temaet drøftes i FSU. Rektor svarede, at det er naturligt at sondere terrænet i relevante organer. Der er ifølge vedtægterne mulighed for at medlemskredsen er på mel-

4 lem 6 og 12, med mulighed for særlig dispensation fra dekanen til at udvide dette antal yderligere. FSU høres efter lokale behov. Thomas Vils Pedersen fandt det modstridende, når der tales om øget medinddragelse, når der samtidig står, at institutlederen beslutter. Rektor svarede, at det forudsættes, at institutlederen drøfter udvalgets størrelse med relevante personalegrupper og med de studerende. Rektor konkluderede, at høringen skubbes lidt, så den slutter med udgangen af september. Ingrid Kryhlmand sagde, at det er vigtigt, at både LSU og FSU kommer i spil. Det skal skrives ind, hvordan det sker, da man ikke kan nøjes med at forudsætte, at det sker af sig selv. Den slags føres kun ud i livet, hvis det står skrevet ind i procesplanen. Hun var enig i, at harmonisere alle valg, men fandt at der skal arbejdes frem mod at der næste gang afholdes valg på samme tid på alle fakulteter. Denne gang har JUR, SAMF, TEO og HUM afholdt valg allerede, mens SCIENCE og SUND holder valg i efteråret. Rektor svarede, at han var enig i, at der skal arbejdes på at valgperioder tilpasses så de afholdes samtidig i næste runde. Ingrid Kryhlmand sagde, at det er vigtigt, at der skabes en ordentlig proces, der sikrer medindflydelse. Det er hjerteblod, at kolleger inddrages. Rektor svarede, at det er i orden, men det vil give et par måneders forskydning af hele processen. Fakulteterne skal tage stilling til, hvordan man vil inddrage de andre udvalg, når de skal samarbejde. Det kan evt. ske ved fælles møde på instituttet og ikke nødvendigvis sådan at organerne skal behandle det. Rektor fremhævede, at LSU altid kan tage sagen på dagsordenen. Tina Wandall var enig i, at det ikke er holdbart med en bred høring over sommerferien, og hun så helst at høringen løb i hele september måned. Rektor svarede, at det er i orden. Forretningsordenen kommer som et åbent forslag, og han forventede ikke en svær høring. Tina Wandall mente det var vigtigt, at drøfte institutrådene i LSU på grund af snitfladen til samarbejdsudvalg. Det er derfor naturligt, at drøfte snitfalden i LSU. Anders Milhøj sagde, at det er vigtigt at inddrage andre medarbejdere end dem der sidder i SU. Han så gerne, at der ved høringen blev skrevet, at den lokale forretningsorden bør diskuteres på et fælles møde for alle medarbejdere. Han advarede desuden mod at gennemføre valg i oktober, hvor der samtidig gennemføres APV. Rektor svarede, at valget i konsekvens af den forlængede høring formentlig tidligst ville kunne gennemføres i december eller januar. Poul Erik Krogshave gjorde opmærksom på, at der også er mulighed for at der kan være op til 12 medlemmer af institutrådet. Leif Søndergaard fandt, at det er fornuftigt med en bred høring på institutterne. Der bliver helt bestemt tale om grænseflader mellem LSU og institutråd, og det skal inddrages. Rektor sagde, at han ville afstå fra at lave en detaljeret overskriftsportefølje mellem SU og institutråd, men det ligger f.eks. fast, at institutråd ikke kan forkaste budgettet. Det er desuden klart, at SU tager sig af de rene personalemæssige aspekter. Ingrid Kryhlmand fandt, at det er naturligt at inddrage SU. Rektor svarede, at SU ikke skal medkonstituere institutråd, men sagen kan sættes på dagsordenen, f.eks. i forhold til snitflader mellem rådene og SU. Peter B. Andersen sagde, at det er vigtigt at huske at inddrage de studerende på en passende måde i forbindelse med høringer. Rektor var enig. SIDE 4 AF 11

5 Tina Wandall spurgte, hvornår udkast til forretningsorden vil være klar. Rektor svarede, at den vil blive lagt frem meget snart, og i hvert fald inden Skt. Hans. Han konkluderede, at der fra HSU s side lægges vægt på tilstrækkelig tid til at forankre institutrådene bedst muligt. Derfor er høringsperioden lagt fra sommerferien til og med september, med frist 1.oktober. Det skal være tydeligt, at de studerende spiller en rolle, og rektor tager temaet op i forbindelse med sine faste møder med Studenterrådet. Det forudsættes desuden, at institutlederne orienterer sig bredt på instituttet, eksempelvis ved at afholde et bredt møde for alle medarbejdere. LSU kan evt. tage temaet op til drøftelse. Der sættes en ny deadline for indmeldelse af antal medlemmer til institutrådene. Ingrid Kryhlmand sagde, hun mente, at LSU og deres rolle skal nævnes, når høringen sættes i gang. Rektor svarede, at hvis man skriver om SU skal der nævnes flere andre organer, som f.eks. studenter, forskergrupper mv. Thomas Vils Pedersen opfordrede til, at HSU ser procesplanen inden den sendes ud. Rektor svarede, at HSU kan få den til en kort kommentering inden den sendes ud. SIDE 5 AF Meddelelser fra HR&O Lisbeth Møller fortalte, at HR&O med dette notat beskriver den videre proces fsva. forskerkarriereveje. Der er lagt op til forskellige indsatser, der arbejdes videre med. Et af dem handler om, at se på ansættelsesprocedurerne, så de kommer back to basics, hvor der ses på at forenkle processerne omkring rekruttering til VIP-stillinger. Derudover nedsættes også en arbejdsgruppe, der skal analysere tenure track, herunder hvordan det håndteres andre steder og hvordan det kunne gennemføres på KU. Der ses på, hvordan KU kommer videre i forhold til at få øget fokus på forskermobilitet. Der ses desuden på karrierevejledning og der nedsættes en task force for flere kvinder i forskning og ledelse, der skal komme med forslag til, hvad der skal ske, når den nuværende handlingsplan udløber med udgangen af Leif Søndergaard sagde, at ansættelsesbekendtgørelsen ikke kun handler om teknik, men om at få formuleret lokale regler. Han fandt, at det derfor er relevant, at inddrage VIP. Lisbeth Møller svarede, at KUUR og KUFIR skal stille med repræsentanter til arbejdsgruppen. Leif Søndergaard sagde, at ansættelse som bekendt er væsentligt for de generelle arbejdsvilkår og derfor fornuftigt med medinddragelse af tillidsrepræsentanter. Han mente, at det i stedet vil være en idé, at køre det udvalg videre, der har arbejdet med forskerkarriereveje på KU, og hvor der var repræsentation fra tillidsrepræsentanter fra forskellige fakulteter, bl.a. fordi der er stor forskel mellem vilkårene på fakulteterne. Rektor svarede, at der er tale om to lidt forskellige processer: For så vidt angår det der handler om karriereveje, er det principielt sådan, at der er tale om forhandlingsstof mellem parterne. Det er ikke rent administrativt. På den måde minder processen om udarbejdelse af overenskomstkrav, der ikke tages op i HSU-regi. Den anden side er, at der er foregået et konstruktivt arbejde i udvalget. Det er fint for institutionen, at vi har en god føling med hinanden. Der kan måske findes en model, hvor gruppen kommer med konkret oplæg. Forslagene kan f.eks. tages op til diskussion i det gamle udvalg, når der ligger et forslag. Analysen fremlægges i det gamle udvalg, og evt. i PPU inden det lægges frem i HSU forud for fremsendelse til ministeriet.

6 Med hensyn til ansættelsesbekendtgørelsen er der tale om en helt klassisk sag, der går i høring i SU og Akademisk Råd. Poul Erik Krogshave foreslog, at de hidtidige medlemmer af arbejdsgruppen vedr. forskerkarriereveje burde kunne fortsætte arbejdet. Det drejer sig om Peter B. Andersen, Anders Elm Pedersen og Leif Søndergaard. Han forstod ikke, hvorfor de skal kobles af. Rektor svarede, at det er et spørgsmål om, hvor langt HSU skal ind over administrationens udkast. Det er klart, at sagerne skal drøftes i HSU, når det er relevant. Det, at inddrage det gamle udvalg mht analyse af tenure track og karriereveje vil være fint. Med hensyn til udfyldelse af ansættelsesbekendtgørelsen, skal den sag ikke starte i HSU. HSU kan gerne se udspillet, når det er udarbejdet af forvaltningen. Thomas Vils Pedersen sagde, at han forventede, at ansættelsesbekendtgørelsen ville få en blidere høring, hvis medarbejdersiden inddrages fra starten. Uenighederne kan f.eks. være omkring bedømmelsesudvalg. Rektor svarede, at han gerne ser en blid høring, men sagen starter med et udspil fra administrationen. Thomas sagde, at tenure track i så høj grad er et samarbejdsprojekt, at det er vigtigt at inddrage tillidsrepræsentanterne fra starten, hvis det skal have en gang på jorden. Det er ikke hensigtsmæssigt med to udvalg, hvor det ene arbejder og det andet kommer ind en gang imellem. Rektor konkluderede, at tenure track arbejdsgruppen videreføres med de 3 VIP- HSU-repræsentanter, der deltog i den oprindelige arbejdsgruppe. Med hensyn til arbejdet med ansættelsesbekendtgørelsen laver den administrative arbejdsgruppe et udkast, der tages op på normal vis i høring. Det vurderes konkret om der sker forbehandling i PPU eller det sendes direkte i HSU. Leif Søndergaard sagde, at det handler om medinddragelse. Vi tilbyder på denne måde at forkorte processen ved at tilbyde noget konkret, både mht ansættelsesbekendtgørelsen og tenure track. Der bør ikke nedsættes paralleludvalg, hvor der analyseres i det ene udvalg, hvorefter de lægges frem for en anden gruppe. På denne måde vil man forlænge processen. Anders Milhøj fandt, at der lægges op til tidsspilde. Han mente, at medarbejderrepræsentanter fint kan deltage i det tekniske arbejde og sørge for, at der ikke sker tekniske fejl. Leif Søndergaard tilbyder at stille sin viden til rådighed. Nu risikerer vi, at sagen går i hårdknude. Det gælder både forskerkarriereveje og arbejdet med ansættelsesbekendtgørelsen. Rektor svarede, at bekendtgørelsen som bekendt er udstedt, og det der er vores opgave nu, er at udfylde den. Troels Østergaard-Sørensen sagde, at han støttede, at arbejdet med ansættelsesbekendtgørelsen forankres i en administrativ arbejdsgruppe, der kommer med bud på, hvordan universitetet udfylder bekendtgørelsen. Hovedpointen er, at det skal gå hurtigt. Rektor sagde, at Leif Søndergaards udlægning om karriereveje er skrap. Han havde netop besluttet, at sagen forankres i den eksisterende arbejdsgruppe. Der skal derudover foretages analyser, der foregår mellem møderne. Der er ikke paralleludvalg. Hvad angår ansættelsesbekendtgørelsen er der tale om en sag, hvor der ligger en bekendtgørelse, hvor rektor og dekaner skal tage en drøftelse om hvordan vi ønsker den skal udfyldes. Der er ikke tale om en særligt tidsforlængende proces. Der er tale om, at det lægges frem, så snart der er noget klart. Rektor var opmærksom på, at medarbejdersiden så med alvor og stor interesse på begge sager, og at der skal være afsat tid til høringen, fordi der er tale om sensitivt stof. Der arbejdes på at der ligger et udkast klar til efterårsferien. SIDE 6 AF 11

7 5. Status for arbejdet i Personalepolitisk Udvalg, herunder godkendelse af ændringer i retningslinjer: Retningslinjer om Mobilitet, Retningslinjer for medarbejderes inddragelse i Udbud og Udlicitering og Lønpolitik for Københavns Universitet. Derudover forslag til proces vedr. relancering af de personalepolitiske grundprincipper Rektor indledte med at konstatere, at PPU hermed forelægger ændringer til en række retningslinjer. SIDE 7 AF 11 HSU gennemgik herefter retningslinjerne en for en. Retningslinjer om mobilitet mv: Tina Wandall sagde, at det er vigtigt, at finde en måde, hvor mobilitet bliver en naturlig del af MUS. Det kan evt. ske som en del af konceptet. Lisbeth Møller svarede, at det allerede står i MUS-konceptet. Ingrid Kryhlmand var enig i at der skal ses på, hvordan retningslinjen implementeres ude omkring i organisationen. Rektor var enig, men det starter med at det forudsættes, at retningslinjerne bliver læst. Joan Lykkeaa fortalte, at hun var vidende om, at der er interesse for mobilitet rundt omkring på KU. Det er vigtigt, at arbejde med, hvordan man konkret og reelt fremmer mobiliteten. Der er behov for at gøde frø her. Hvis mobilitet ikke ses som en naturlig del allerede, skal vi måske se bredere på hvad mobilitet er. Ingrid Kryhlmand sagde, at de mange omflytninger der sker nu som følge af fusionen indebærer et kæmpe traume for dem der skal flyttes. Man burde i stedet samarbejde om at skabe mobilitet og bruge det konstruktivt, så det bliver positivt at have erfaringer fra flere arbejdssteder på KU. Rektor var enig i, at det bestemt kan fremhæves. Lisbeth Møller sagde, at der måske kan skabes bedre rammer for at flytte rundt. Da der var roadshow om tidsbegrænsede ansættelser på HUM blev der stillet forslag om at oprette en markedsplads, hvor man kan søge job internt. Det er vigtigt, at finde enkle værktøjer til at sikre mobilitet. Jørgen Honoré sagde, at han var enig i, at man når de administrative søjler fungerer i en moden organisation, kan tage flytning af medarbejdere op i det regi også. Det skal gerne være en naturlig ting at flytte sig. Realiteterne er, at det kan blive et problem, hvis man forbliver i samme stilling for længe, da det begrænser medarbejdernes muligheder for at udvikle sig. Ulla Wewer sagde, at KU trænger til, at der laves en positiv italesættelse af mobilitet. Det bør være en naturlig del af karrieren, så det ikke er negativt at flytte rundt. I forbindelse med fusionen har hun mange gange hørt, at det er sjovt at få nye opgaver. Dermed får fusionen også den effekt, at der gives et venligt puf til hinanden om at flytte, også selv man helst ville blive, hvor man var. Joan Lykkeaa sagde, at mobilitet kan være karrierefremmende for TAP, og skal bruges konstruktivt og i den retning medarbejderne selv ønsker. Rektor var enig i, at det er vigtigt at italesætte mobilitet positivt. Han ville sætte det på dagsorden på et LT-møde og til AL-møde, hvor FA s direktører og fakultetsdirektørerne mødes. HSU godkendte hermed den ændrede retningslinje. Retningslinje om medarbejdernes inddragelse i udbud og udlicitering: Rektor spurgte om der var kommentarer til den ændrede retningslinje.

8 Poul Erik Krogshave fortalte, at retningslinjen er udarbejdet af HSU s arbejdsgruppe vedr. udbud og derefter behandlet i PPU. Retningslinjen blev vedtaget. SIDE 8 AF 11 Lønpolitik for KU: Rektor spurgte, om der var kommentarer til den ændrede retningslinje. Joan Lykkeaa sagde, at den forelagte lønpolitik indeholder tekniske korrektioner, men medarbejdersiden vil gerne have set mere grundlæggende på lønpolitikken på sigt. De vil bl.a. gerne have set på regulering af tillæg, da det er fire år siden de blev aftalt. Thomas Vils Pedersen sagde, at man på sigt kan overveje at ændre politikken mht. tillægsstørrelse, fordi de nuværende tillæg har givet problemer i to retninger: dels i forhold til de lavest lønnede, hvor tillæg kan anses for at være for store tillæg og for de hørere lønnede, hvor det modsatte er tilfældet. Det kunne overvejes om engangstillæg fremover kunne defineres som en procentdel af årslønnen. Lønpolitikken blev vedtaget med en revision af grundbeløbet fra kr. til kr., således at der er rundet opad og ikke nedad. Forslag til proces vedrørende relancering af personalepolitiske grundprincipper: Leif Søndergaard fandt, at det var et udmærket forslag til relancering, men da principperne blev vedtaget for fire år siden blev de formuleret futuristisk, og de kunne efter hans mening med fordel ændres til nutidsform. Det var der ikke opbakning til i PPU, men han synes, at man bør sikre sig, at det er alle principper der tages op lokalt, og ikke kun 2-3 principper. Det er vigtigt alle kommer i spil. Rektor sagde, at der skal tilrettelægges proces, hvor principperne tages op. Han anså det for vigtigt, at de f.eks. blev drøftet i lederudviklings-forløb og i forbindelse med SU-tjek. Med de bemærkning tilsluttede HSU sig den videre proces. Rektor takkede PPU for det grundige arbejde. Jørgen Honoré takkede særligt Steffen Kjeldgaard-Pedersen for dygtig ledelse af udvalget på vej mod konkrete resultater. 6. APV-spørgeskema psykisk arbejdsmiljø Rektor spurgte, om HSU havde kommentarer og bemærkninger til spørgeskemaet for trivsel og psykisk arbejdsmiljø. Ingrid Kryhlmand sagde, at skemaet er blevet rigtig meget bedre end sidst. Men der har været lille diskussion på medarbejdersiden om ledelsesspørgsmålene. Der skal være opmærksomhed når man kommunikerer omkring skemaet, at ikke alle har et institut, og at det kan være svært at vide, hvem der er ens nærmeste leder. Det er vigtigt at få det beskrevet, så medarbejderne gør sig tanker om hvem de vurderer, når de besvarer de enkelte spørgsmål om ledelse. Anders Milhøj fortalte, at han har deltaget i forarbejderne til APV, herunder udformning af spørgeskema, og faktum er, at skemaet skal udfyldes af alle på KU. Der er stor forskel på eksempelvis ledere og på rengøringsfolk, men skemaet skal passe alle grupper. Det er derfor endt med noget der kan passe nogenlunde for alle, men som ikke kan være helt perfekt for nogen. Personligt så han gerne, hvis spørgsmål om formidlingsopgaver udgik af spørgeskemaet. Rektor svarede, at det vil LT overveje. Med hensyn til definition af nærmeste leder er det uacceptabelt med en organisation, hvor medarbejdere

9 ikke kender deres nærmeste chef. Hvis nogen ikke ved det må de henvende sig til rektor, universitetsdirektøren eller en dekan. Joan Lykkeaa sagde, at problemet ikke så meget er, at man ikke ved, hvem der er nærmeste leder, men man kan stå i det dilemma, at man ikke ved, hvordan vedkommende har indflydelse på ens arbejdssituation mv. Det skal give mening i det daglige. Thomas Vils Pedersen sagde, at han eksempelvis ikke var sikker på, hvem der kan betragtes som hans nærmeste leder som forsker. Han kunne pege på forskellige ledere afhængig af, hvilke spørgsmål det drejer sig om. Det er under alle omstændigheder vigtigt, at være præcis med formuleringerne. Rektor sagde, at der særligt for VIP kan der være noget her, men helt formelt skal det ligge klart, hvem der er leder for hvem. Rektor takkede derefter for et meget grundigt arbejde. SIDE 9 AF Meddelelser fra ledelse og medarbejdersiden 8.1 Meddelelser fra bestyrelsen Rektor sagde, at det meste var refereret under punkt 3. Bestyrelsen har desuden vedtaget målplanen vedrørende strategien, og der skal nu tages fat på det konkrete arbejde. 8.2 Feriefondens regnskab og udlejningsstatistik 2011 Leif Søndergaard, der er formand for Feriefondens bestyrelse, fortalte, at fonden sidste år var tilbageholdende med at anskaffe nye ferieboliger, da der ikke var sikkerhed for et tilstrækkeligt overskud. I 2011 blev overskuddet på 3 mio.kr., og fonden overvejer at anskaffe endnu en feriebolig. Der er forskellige muligheder, f.eks. kan nævnes følgende destinationer: Spanien, Paris, Barcelona, Sydfrankrig, Italien. Det afgøres i efteråret, hvor det bliver. Ellers har feriefonden i 2011 haft store udgifter f.eks. til afløb i feriehusene i Sverige, hvor der er kommet nye regler. Der er desuden sat gang i forsøg med varmepumper i huset ved Blåvand og på Fyn. Udlejningsstatistikken ser fornuftig ud, og der er ikke tendenser i retning af at der er huse der ikke udlejes. Læsø-huset udlejes naturligt lidt mindre, pga. transport. Med hensyn til påtegning i regnskabet om, at der ikke er adskillelse mellem den der attesterer regninger og den der godkender, er der udsigt til at dette løses i forbindelse med omorganisering af HR&O. Troels Østergaard sagde, at Feriefonden er et tilbud medarbejderne er rigtig glade for, og ikke mindst tilbuddene i udlandet. Man kan se at økonomien i udlejningen i udlandet løber fint rundt, og han spurgte om det ikke var fornuftigt at indgå flere aftaler om langtidsleje i udlandet i stedet for at købe. Leif Søndergaard svarede, at fonden ikke må akkumulere formuer og dermed skal bruge pengene på ferieboliger. Problemet med at leje er desuden, at man kan blive smidt ud med kort varsel. Fonden har allerede flere langtidslejemål, så det kan lade sig gøre. Ole Bested fortalte, at det først for få år siden blev muligt at købe ferieboliger i udlandet. Det har flere gange været sådan, at Feriefonden først har lejet en bolig et sted, og derefter har købt ejendom samme sted. Jørgen Honoré sagde, at HSU hermed har fremsat ønske til bestyrelsen om at evt. øge fremlejemål, men man må fastholde, at der er tale om en rigtig god sag. Rektor konkluderede, at HSU kan høre om Feriefondens overvejel-

10 ser ved næste års regnskab. Han takkede derefter administrationen og bestyrelsen for indsatsen. SIDE 10 AF Informationssikkerhedsrapport Jørgen Honoré fortalte, at Henrik Larsen foruden denne årsrapportering til HSU og LT, ved gennemgangen vil sige lidt om det aktuelle risikobillede, for at HSU kan få et indtryk af, hvad der sker. Han fortalte desuden, at sikkerhedsorganisationen ISO er kommet fint gennem fusionen, og der er nu fem lokale udvalg (LISU). ISO er fem-seks år gammel, men er så moden en organisation, at den er i stand til med beskedne ressourcer at køre som en velfungerende organisation. Henrik Larsen fortalte derefter, at det overordnet set går tilfredsstillende på informationssikkerhedsområdet, men vi har haft nogle oplevelser på det sidste. Det drejer sig om forskellige risici, som f.eks. en phishing kampagne, hvor man bliver bedt om at validere oplysninger til f.eks. Visa kort eller Nordea. Der er medarbejdere, der er hoppet på det. En anden kampagne går ud på at man får besked om at ens postkasse er fyldt og man skal give forskellige oplysninger. Men sådan fungerer det ikke man skal aldrig opgive password eller lignende. Det gjorde nogen medarbejdere, og deres mailkonto blev brugt til at sende spammails ud i organisationen. Der er kommet spammails ud til mange tusinder, og det medførte, at KU blev blacklistet en række steder, som f.eks. hos Microsoft. Det betød, at dele af KU ikke kunne sende mails til hotmailadresser og til live.dk-adresser. Det er meget sårbart for fx vejledning af og optagelse af nye studerende. Der er ikke andet at gøre ved det, end at fortsætte med oplysning. Der sendes f.eks. nyheder ud på KUnet og i den elektroniske universitetsavis. Det er et område, hvor der skal arbejdes endnu mere for at prøve at løfte opmærksomheden. Jørgen Honoré var enig det handler om oplysning, ikke om systemstramninger. Husk at slette sådanne mails med det samme. Joan Lykkeaa sagde, at hun ville anbefale, at man sender en all , for at sikre at flest muligt ser det. Rektor svarede, at det er muligt at sende en alle mail, hvis sagen er alvorlig nok. John Renner Hansen sagde, at der konstant kommer nye medarbejdere og studerende til KU, så man kan informere sig til døde om det her uden at det sætter varige spor. Løsningen ligger i et dynamisk login system som Nem- ID, så man ikke kun skal opgive password. Det bør KIT gå i gang med at se på. Anders Milhøj anbefalede, at der tænkes mere utraditionelt i informationskampagner. Vi gør ikke som der bliver sagt, men der sker store ulykker, når det går galt, så der er behov for at gøre noget andet. Henrik Larsen fortalte desuden om en sag med en forsker, der havde videresendt tjenstlig post til sin private gmailadresse, der blev hacket. Den type konti kan man nemt hacke. Det, der skete, var, at der blev oprettet en ny konto, der kører laves parallelt med forskerens egen, hvorfra der sendes andre mails, eksempelvis phishingmails. Der kan ikke advares kraftigt nok mod at anvende den type videresendelse. Forskningsresultater blev eksempelvis videresendt. På et andet fakultet har der været en tilsvarende sag. Der har desuden været et par hændelser omkring lange lister med cpr numre der lægges ud, hvor for mange kan se dem. Der skal arbejdes med anvendelse af cpr-numre, da persondataloven sætter visse grænser for offentliggørelse, afsendelse og lagring af cpr-numre.

11 Fusionen har som sagt ført til ændring af ISO, hvor man ud over det overordnede udvalg, ISU - er gået fra syv til fem lokale udvalg (LISU): SCI- ENCE, SUND og HUM har hver sit, TEO er med hos SAMF, mens JURA er med hos FA. Det hænger sammen med, hvorfra man får sit IT leveret. Ingrid Kryhlmand bemærkede, at det på side 2 er en tilsnigelse, når det hedder at IS-politikken er ajour og udbredt på hele universitetet. Der er mange der ikke har hørt om det her. Folk ved ikke, hvad man skal eller ikke skal. Hun var enig i, at der skal tænkes utraditionelt omkring, hvordan det bredes ud til KU. Det er svært at vide, hvad der er regulært eller ej. Der er på alle niveauer ukendskab. Med hensyn til kryptering skal man være meget god for at finde ud af at få kryptering til at fungere. Den almindelige medarbejder er ikke nok oplyst og det skal der gøres noget ved. Rektor sagde, at det formentlig er rigtigt, at hvis man skal styrke og forandre skal der tænkes i andre baner. Det er en belastet position, men lille enhed, der har bragt os et pænt stykke vej med beskedne ressourcer. Han takkede for redegørelsen. SIDE 11 AF Eventuelt Rektor ønskede alle en God sommerferie! Mødet sluttede kl