Dagsorden. (Regionshuset Viborg, Skottenborg 26, 8800 Viborg)

Transkript

1 ssekretariatet Hoved-MEDudvalget for administrationen inklusive Regional Udvikling Tel Dagsorden Hoved-MEDudvalget for administrationen inklusive Regional Udvikling Onsdag den 12. september 2007 kl i lokale F5 (Regionshuset Viborg, Skottenborg 26, 8800 Viborg) Dato: 23. august 2007 Sagsbehandler: Linda Torup [email protected] Tel Sagsnr Formøde for ledelsesrepræsentanterne kl , lokale F9. Der serveres frokost i kantinen fra kl Side 1 Formøde for medarbejderrepræsentanterne kl , lokale A3. Der serveres frokost i kantinen fra kl Godkendelse af dagsordenen 2. Godkendelse af referat fra mødet den 28. juni 2007./. Referatet er vedlagt. 3. Status fra sikkerhedsorganisationen a. Arbejdsmiljøaftale (virksomhedsaftale) Sikkerhedsleder Erik Holm og sikkerhedsrepræsentant Ole Echers har udarbejdet et forslag til en arbejdsmiljøaftale for Hoved-MEDudvalget../. 1. udkast til arbejdsmiljøaftalen for Hoved-MEDudvalget eftersendes til drøftelse. b. APV Der orienteres om status på arbejdet med APV-processen. c. Skærmbriller På mødet den 28. juni 2007 blev der orienteret om, at der i forbindelse med temadagen den 21. juni 2007 var opstået tvivl omkring skærmbriller, hvad Region Midtjylland tilbyder medarbejderne (1-punkts briller eller flere felter). Det blev aftalt, at Ole Echers undersøger dette nærmere. HR, Fysisk Arbejdsmiljø har efterfølgende oplyst, at Region

2 Midtjylland tilbyder skærmbriller med op til tre felter. Et læsefelt, et skærmfelt og et se op til 4 meter -felt. 4. Region Midtjyllands økonomi og budget På mødet i Hoved-MEDudvalget den 28. juni 2007 orienterede Lars Hansson om, at medarbejdersiden i Regions-MEDudvalget har udarbejdet en udtalelse til Forretningsudvalgets 1. behandling af budgetforslaget den 27. juni Der var enighed om, at Hoved-MEDudvalget i første omgang tilsluttede sig udtalelsen fra Regions-MEDudvalget. Det blev desuden aftalt, at punktet sættes på dagsordenen til mødet den 12. september Tidsplanen indebar, at Hoved-MEDudvalgene i perioden frem til den 8. august 2007 kunne drøfte budgetmaterialet og fremsende høringssvar til forretningsudvalgets 2. behandling den 14. august Der er i alt kommet 9 høringssvar fra Hoved-MEDudvalgene. Medarbejdersiden i Regions- MEDudvalget har på denne baggrund udarbejdet en supplerende udtalelse til Regionsrådets 1. behandling af budgetforslaget den 22. august Se hele punktet vedrørende regionsbudget 2008 her: %2038%20-%20nyt.pdf I forbindelse med Regionsrådets 1. behandling var bemærkningerne vedr. administrationsområdet ikke vedlagt. Forretningsudvalget har derfor drøftet administrationens budget på mødet den 5. september For at give medarbejdersiden i Hoved-MEDudvalget for administrationen inkl. Regional Udvikling mulighed for at komme med en evt. udtalelse til Forretningsudvalgets møde den 5. september 2007, har næstformændene fået en gennemgang af budgettet for det administrative område den 31. august Medarbejdersiden har på den baggrund vurderet, at der i første omgang ikke er behov for yderligere bemærkninger../. 1. udkast til budgetbemærkningerne for administrationen vedlægges til orientering../. Udtalelsen fra Regions-MEDudvalget af 26. juni 2007 vedlægges til orientering../. Udtalelserne fra Hoved-MEDudvalgene og den supplerende udtalelse fra Regions-MEDudvalget vedlægges til orientering. 5. Høring vedrørende MEDsystemets dialog om kompetenceudvikling./. Høringsbrev og notat vedrørende kompetenceudvikling vedlægges til drøftelse. Side 2

3 I henhold til oplægget har notatet været drøftet på Regions-MEDuvalget den 20. april 2007, hvor det blev besluttet at sende notatet i høring i MEDudvalgene. Høringen løber frem til den 1. september For at sikre mere tid til processen er det aftalt med HR, at Hoved-MEDudvalget drøfter notatet på mødet den 12. september 2007 og herefter fremsender udvalgets høringssvar. Herefter vil Regions-MEDudvalget drøfte notatet og de indkomne bemærkninger på ny den 20. september Hoved-MEDudvalget har i perioden fra den 8. juni 20. august 2007 haft notatet vedrørende MEDsystemets dialog i høring i de lokal-medudvalg, der hører under Hoved-MEDudvalget. På baggrund af de indkommende bidrag er udarbejdet vedlagte forslag til et høringssvar, der drøftes på mødet../. Forslaget til et høringssvar fra Hoved-MEDudvalget vedlægges../. Høringssvarene fra Lokal-MEDudvalgene vedlægges. 6. Høring vedrørende roller og ansvar i forbindelse med indsatsen i forhold til sygefravær i Region Midtjylland./. Høringsbrev og notat vedrørende roller og ansvar i forbindelse med indsatsen i forhold til sygefravær i Region Midtjylland vedlægges til drøftelse. Af følgebrevet fremgår det, at Hoved-MEDudvalgene skal sende deres bemærkninger senest den 29. oktober For at sikre mere tid til processen i Lokal-MEDudvalgene foreslås en proces, hvor en sammenskrivning af Lokal-MEDudvalgenes bemærkninger samt bemærkningerne fra Hoved-MEDudvalgets drøftelse fremsendes som høringssvar til Regions-MED. Høringssvar fra Hoved-MEDudvalget godkendes af formandskabet på formødet den 22. oktober 2007, inden det sendes til Regions-MED. Hoved-MEDudvalget har i perioden fra den 13. juli 1. oktober 2007 notatet vedrørende roller og ansvar i forbindelse med indsatsen i forhold til sygefravær i høring i de lokal-medudvalg, der hører under Hoved- MEDudvalget. 7. Høring vedrørende personalepolitik for Region Midtjylland samt personalepolitisk fokusområde./. Høringsbrev og notat vedrørende personalepolitik for Region Midtjylland samt personalepolitisk fokusområde vedlægges til drøftelse. Af følgebrevet fremgår det, at Hoved-MEDudvalgene skal sende deres bemærkninger senest den 29. oktober Side 3

4 For at sikre mere tid til processen i Lokal-MEDudvalgene foreslås en proces, hvor en sammenskrivning af Lokal-MEDudvalgenes bemærkninger samt bemærkningerne fra Hoved-MEDudvalgets drøftelse fremsendes som høringssvar til Regions-MED. Høringssvar fra Hoved-MEDudvalget godkendes af formandskabet på formødet den 22. oktober 2007, inden det sendes til Regions-MED. Hoved-MEDudvalget har i perioden fra den 13. juli 1. oktober 2007 notatet vedrørende personalepolitik for Region Midtjylland samt personalepolitisk fokusområde i høring i de lokal-medudvalg, der hører under Hoved- MEDudvalget. 8. Akutberedskabet i Region Midtjylland På mødet i Hoved-MEDudvalget den 28. juni orienterede Lars Hansson om, at Regionsrådet på mødet den 20. juni 2007 besluttede at sende forslag til akutplan for Region Midtjylland i høring frem til den 14. september Det blev besluttet, at forslaget sættes på dagsordenen til Hoved-MEDudvalgets møde den 12. september, hvor der tages stilling til, om Hoved-MEDudvalget vil fremsende et høringssvar../. Høringsmaterialet er efterfølgende den 4. juli 2007 sendt til udvalgets medlemmer og suppleanter. 9. Brug af fotos af medarbejdere i Regionshusene på Region Midtjyllands hjemmeside og intranet Der er for nylig iværksat fotografering af medarbejderne til brug for de nye nøglekort til regionshusene. De samme billeder vil kunne anvendes til en præsentation af medarbejderne på de enkelte afdelingers hjemmesider og i en samlet medarbejderoversigt. Mange borgere og samarbejdspartnere vil være glade for at kunne se, hvem de skal tale med. Desuden vil billeder af medarbejderne være med til at tegne et billede af organisationen som nær og menneskelig. Desuden er der behov for at vise billeder af medarbejderne på det fælles intranet. Regionen er en ny og stor organisation, hvor mange ikke kender hinanden, og hvor der løbende ansættes mange nye medarbejdere. I henhold til Datatilsynet forudsætter en offentliggørelse af medarbejderbilleder på hjemmesiden den enkelte medarbejders udtrykkelige samtykke. Datatilsynet nævner ikke noget om offentliggørelse på intranettet, men grundet omfanget af brugere af Region Midtjyllands intranet skønner HR, at en offentliggørelse på Region Midtjyllands intranet bør sidestilles med en offentliggørelse på hjemmesiden. Medarbejderen behøver ikke begrunde, hvorfor han/hun ikke ønsker billedet offentliggjort. Hvis medarbejderen er registreret - altså har givet lov til Side 4

5 offentliggørelse tidligere - og senere ønsker det slettet, så skal det heller ikke begrundes. Det foreslås derfor, at der igangsættes en proces, hvor alle medarbejdere i administrationen i Region Midtjylland udtrykkelig giver samtykke til offentliggørelse af deres billede på henholdsvis regionens hjemmesider og på regionens intranet. Denne proces forventes at kunne gennemføres elektronisk i et samarbejde mellem kommunikation og it. Vedrørende nyansættelser foreslås det, at medarbejdernes samtykke til offentliggørelse af billede på hjemmesiden og intranettet indgår som en del af ansættelsesproceduren. 10. Meddelelser a. Kommende emner I relation til Regions-MEDudvalgets arbejde og fokusområder har Regionssekretariatet kendskab til følgende emner, der skal drøftes i Hoved- MEDudvalget i den kommende periode: Høring vedrørende omplacering af ansatte i forbindelse med strukturændringer og besparelser. Region Midtjyllands lønpolitik. Retningslinier vedrørende stress. b. Vedtagelse af Region Midtjyllands endelige indkøbspolitik Forslag til indkøbspolitik blev behandlet af Regionsrådet den 10. januar 2007, hvor det blev besluttet at sende forslaget i høring i MED-systemet og ledelsessystemet i Region Midtjylland. Høringen løb frem til den 12. marts Drøftelserne og høringssvarene gik blandt andet på en større og mere eksplicit inddragelse af arbejdsmiljø, miljømæssige og etiske forhold i indkøbspolitikken. Derudover var der i høringssvarene også fokus på at sikre brugerinvolveringen og inddragelsen af specialister i processerne. Den 28. marts 2007 besluttede Regionsrådet at nedsætte et midlertidigt politisk udvalg, til at drøfte indholdet i indkøbspolitikken. Af hensyn til administrationens arbejde frem til vedtagelsen af en endelig indkøbspolitik, blev der vedtaget en foreløbig indkøbspolitik. Udvalget fik til opgave at udarbejde en indkøbspolitik, hvori bæredygtige hensyn som miljø, arbejdsmiljø, etik mv. i større omfang var indarbejdet. Herudover fik udvalget til opgave at planlægge og gennemføre et offentligt høringsmøde om indkøbspolitikken samt at drøfte, hvorledes det sikres, at indkøbspolitikken efterleves i praksis i hele Region Midtjylland. Udvalget har i forlængelse af temamødet, ledelses- og samarbejdssystemets høringssvar og det offentlige høringsmøde drøftet en række forskellige emner og aspekter af indkøbspolitikken, som har været bragt frem. I udvalgets drøftelser har man været omkring nogle mere detaljerede aspekter af indkøbspolitikken og dets tilgrænsende områder - også i relation til efterlevelsen af politikken. Blandt andet har udvalget drøftet - og ser positivt Side 5

6 på - at der stilles krav om, at leverandører skal leve op til FNs børnekonvention og FNs menneskerettigheder, og at Region Midtjylland tilslutter sig Elsparefondens vejledninger. Det har også i udvalget været drøftet, at man ved udbud, hvor eksempelvis hurtige leverancer er afgørende, kan overveje at opdele udbuddet i flere geografiske områder af regionen, således at også mindre/lokale virksomheder har mulighed for at byde ind på opgaven. Udvalget har derudover drøftet, hvorledes det sikres, at indkøbspolitikken fungerer og efterleves i praksis i hele Region Midtjylland. Indkøbspolitikken er et politisk signal om, hvad regionen lægger vægt på i samhandlen med vore leverandører. Derudover danner indkøbspolitikken grundlag for, hvordan Indkøb og Logistik samt andre regionale aktører i forsyningsprocesserne skal agere. På baggrund af ovenstående drøftelser har udvalget udarbejdet et forslag til Region Midtjyllands endelig indkøbspolitik, som er vedtaget af Regionsrådet den 22. august /. Region Midtjyllands endelige indkøbspolitik vedlægges til orientering. c. Ledelses- og styringsgrundlag for Region Midtjylland Udkastet til ledelses- og styringsgrundlag blev drøftet på mødet mellem koncernledelsen og Regions-MED den 14. maj Konklusionerne fra disse drøftelser er viderebragt til styregruppen. Udkastet har derudover været sendt i høring i MED-systemet. Styregruppen har fået til opgave både at behandle høringssvarene og arbejde videre med ejerskabsstrategien. Oplægget er herefter blevet tilrettet på baggrund af styregruppens behandling af høringssvarene. Det reviderede oplæg vil blive drøftet i Regions-MED, inden det forelægges for Regionsrådet til godkendelse i oktober /. Udkast til ledelses- og styringsgrundlag for Region Midtjylland af 9. august 2007 og udkast til Ledelses- og styringsgrundlag for Region Midtjylland af 9. august 2007 kort version vedlægges til orientering. 11. Mødeplan for Hoved-MEDudvalget for 2008./. Forslag til mødeplan for 2008 vedlægges til godkendelse. 12. Gensidig orientering og eventuelt Side 6