Kommissorium for udarbejdelse af nye forretningsordner for institutra d ved institutterne pa RUC

Transkript

1 30. januar 2013 Kommissorium for udarbejdelse af nye forretningsordner for institutra d ved institutterne pa RUC Til alle institutråd på Roskilde Universitet På opdrag fra RUCs ledelse sender vi hermed kommissorium for institutrådenes udarbejdelse af nye forretningsordner i løbet af foråret Arbejde forud for kommissorium I forbindelse med at den nye universitetslov trådte i kraft den 1. juli 2011, foranledigede Roskilde Universitets bestyrelse afholdelse af et seminar i august 2011 om universiteternes pligt til at sikre medarbejdere og studerende medindflydelse og medbestemmelse på væsentlige beslutninger. Ved seminaret deltog bestyrelsens formandskab, de interne medlemmer af RUCs bestyrelse, rektoratet samt repræsentanter udpeget af AR, HSU og institutterne. Seminaret mundede ud i konkrete anbefalinger til RUCs ledelse omfattende AR, HSU og institutrådene. RUCs ledelse besluttede efter seminaret, at disse organer skulle arbejde videre med anbefalingerne. På den baggrund bad RUCs ledelse i oktober 2012 institutternes sekretariatsledere om at skrive: kommissorium for institutrådenes udarbejdelse af nye forretningsordner og vedtagelse i første halvår af 2013 skabelon til forretningsorden Kommissorium De anbefalinger fra seminaret i august 2011, som hvert institutråd skal føre ud i livet gennem ny forretningsorden, er følgende 1 : 1. Institutrådet skal: sikres en større rolle som rådgiver for institutledelsen sikre, at det har bedre kontakt med baglandet på instituttet sikre, at input fra de faglige miljøer tilgår institutlederen. 2. Delegationer indenfor instituttet skal være mere eksplicitte (uden at berøre den enstrengede ledelsesmodel). 3. Institutlederen skal fortsat være tilgængelig og må ikke pakkes ind i ekstra ledelseslag. Vi anbefaler, at hvert institutråd tager udgangspunkt i vedlagte Forslag til Forretningsorden for institutråd ved institutterne på RUC (se nedenfor s. 4). 1 Jævnfør notatet Tiltag til sikring af medarbejderes og studerendes medinddragelse og medindflydelse på grundlag af anbefalinger fra seminar den august 2011 fra den 9. december Notatet er vedlagt nedenfor. 1

2 Beskrivelse af kollegiale organers opgaver og kompetencer Ved seminaret i august 2011 blev det anbefalet, at dette kommissorium beskriver instituttets organers opgaver og kompetencer. Formålene med beskrivelsen er at gøre opgavedifferentieringen mellem organerne klarere og gøre det tydeligt, hvor hvilke sager behandles. Som beskrevet i Forslag til Forretningsorden for institutråd ved institutterne på RUC (se nedenfor s. 4) er institutrådets væsentligste opgaver at tage initiativer, drøfte og indstille indenfor områderne forskning og uddannelse herunder: - Instituttets forskningsstrategi og handlingsplaner for forskning samt opfølgning på evalueringer - Instituttets uddannelsesstrategi, herunder forslag til oprettelse og nedlæggelse af uddannelser og kombinationsfag samt opfølgning på evalueringer og akkrediteringer - Instituttets budget, herunder principper for eksterne projekter - Stillingsstrategi for VIP- og TAP-personale og opfølgningen herpå - Politikker og retningslinjer for instituttets daglige virke inden for rammerne af instituttets handlerum - Instituttets høringssvar til universitetets ledelse Institutrådets arbejdsgrundlag set i forhold til LSU/Lokaludvalg er følgende: Institutråd nedsættes i henhold til Vedtægt for Roskilde Universitet, 19. juni 2012 som udmøntning af Bekendtgørelse af lov om universiteter (universitetsloven) jf. lovbekendtgørelse nr. 695 af 22. juni 2011, med den ændring, der følger af 3 i lov nr af 28. december 2011, 10, stk. 6, hvoraf det fremgår, at Bestyrelsen sikrer, at der er medbestemmelse og medinddragelse af medarbejdere og studerende i væsentlige beslutninger. LSU/LU nedsættes og sammensættes i henhold til Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner af 8. maj 2008, en revision af samarbejdsaftalen af 29. april Den væsentligste forskel på de to organer udgøres af den præcise oplistning af de særlige LSU/LUarbejdsområder i henhold til 5 i samarbejdsaftalen: Mål, strategi, resultatkontrakt, personalepolitik, budget og finanslovsbidrag, rationaliserings- og omstillingsprojekter samt projekter, som medfører udbud, udlicitering og outsourcing, kompetenceudvikling, systematisk opfølgning på APV, det psykiske arbejdsmiljø herunder arbejdsrelateret stress, medarbejdernes tilfredshed, trivsel og sundhed, opfølgning på sygefravær m.v., chikane og vold, job på særlige vilkår. Samarbejdsudvalgene sammensættes med A- og B side, hhv. ledelse og medarbejdere. Der er informations- og drøftelsespligt i samarbejdsudvalgene, og der er mulighed for at indgå forpligtende aftaler i form af fastlæggelse af retningslinjer/principper ( 4). Medlemmer af samarbejdsudvalg er organisationsrepræsentanter, primært tillidsrepræsentanter som nyder beskyttelse i henhold til aftalens 10. I et lokaludvalg er der tillige valgt arbejdsmiljørepræsentanter som også nyder beskyttelse. Uoverensstemmelser kan som et led i aftalen forelægges til afgørelse i Samarbejdsnævnet, som er ligeligt sammensat, som SU er i udgangspunktet. IRs opgaver er ikke defineret og præciseret centralt, da det er et medbestemmelses- og medinddragelsesorgan, konkret et rådgivende organ, og den person, der skal rådgives, er institutleder. IRs opgaver følger således af RUCs vedtægt, Kapitel 5, 28-29, hvor institutlederens opgaver er beskrevet i Det er primært inden for denne liste af opgaver, IR rådgiver. IR kan desuden kræve, at 2

3 institutleder underretter rektor om tilfælde, hvor IR er uenig med institutleder. Sammensætning er med stillingskategorier VIP/TAP samt med studerende, som ikke er omfattet af samarbejdsaftalen. Procesplan Der tages udgangspunkt i, at udarbejdelsen af forretningsordner forløber således: Hvem? gør hvad? Senest? Sekretariatsledere Skriver: kommissorium skabelon for forretningsorden Januar 2013 Sender kommissorium m.m. til: institutråd RUCs ledelse Institutrådene Diskuterer skabelon for forretningsorden Februar 2013 Sender evt. ændringsforslag til sekretariatsledere RUCs ledelse Diskuterer skabelon for forretningsorden Februar 2013 Sender kommissorium m.m. til høring i relevante organer Sender evt. ændringsforslag til sekretariatsledere Sekretariatsledere Sammenskriver input fra institutråd og RUCs ledelse April 2013 Skriver udkast til endelige forretningsordner for hvert institutråd på baggrund af sammenskrevne input og særlige lokale forhold og behov Præsenterer sammenskrevne input og udkast til endelige forretningsordner for institutråd Institutrådene Vedtager nye forretningsordner Maj 2013 Med venlig hilsen Christian Hestbæk, Sekretariatsleder Margit Christiansen, Sekretariatsleder Hermod Ringgaard, Sekretariatsleder Anya Strøm, Sekretariatsleder Mette Sonne Brendstrup, Sekretariatsleder Bo Gad Køhlert, Sekretariatsleder 3

4 FORSLAG til Forretningsorden for institutra d ved institutterne pa RUC Følgende fire dokumenter ligger til grund for udarbejdelsen af denne forretningsorden: - Vedtægt for Roskilde Universitet, 19. juni Regler om valg til styrende organer ved Roskilde Universitet, 23. juni Standardforretningsorden for Roskilde Universitetscenter, 27. oktober Anbefalinger om institutråd, som blev givet på Døgnseminar 10. og 11. august 2011 om implementering af universitetslovens 10, stk. 6 omhandlende medbestemmelse og medinddragelse af medarbejdere og studerende. Ved seminaret deltog Bestyrelsen, rektoratet samt medlemmer af Akademisk råd og Hovedsamarbejdsudvalget. I RUC's vedtægt behandles institutråd i 31 og Institutrådets opgaver Institutrådets formål er at være forum for dialog mellem institutleder, VIP, TAP og studerende om væsentlige beslutninger på instituttet. Institutrådets medlemmer skal sikre, at input fra de faglige og administrative miljøer tilgår institutlederen. Institutrådets medlemmer er forpligtet til at varetage og fremme instituttets samlede interesser og udvikling som helhed. Institutrådets opgave er at rådgive institutlederen jf. Vedtægt for Roskilde Universitet: " 31 Ved hvert institut nedsættes der et rådgivende institutråd. Institutrådet har til opgave at rådgive institutlederen. Stk. 2 Det påhviler institutlederen, hvor gældende bestemmelser om fortrolighed ikke forhindrer det, at informere institutrådet om væsentlige institutanliggender. Stk. 3 Institutrådet kan udtale sig om alle forhold af væsentlig betydning for instituttets virksomhed og har pligt til at drøfte de forhold, som institutlederen forelægger. Stk. 4 Afgiver et flertal i institutrådet udtalelser i henhold til stk. 3, som institutlederen ikke er enig i, underretter institutlederen rektor herom, når rektor skal have forelagt sagen. Stk. 5 Rektor fastsætter nærmere bestemmelser om institutrådets opgaver." Institutrådets væsentligste opgaver er at tage initiativer, drøfte og indstille indenfor følgende områder: - Instituttets forskningsstrategi og handlingsplaner for forskning samt opfølgning på evalueringer - Instituttets uddannelsesstrategi, herunder forslag til oprettelse og nedlæggelse af uddannelser og kombinationsfag samt opfølgning på evalueringer og akkrediteringer - Instituttets budget, herunder principper for eksterne projekter - Stillingsstrategi for VIP- og TAP-personale og opfølgningen herpå - Politikker og retningslinjer for instituttets daglige virke inden for rammerne af instituttets handlerum - Instituttets høringssvar til universitetets ledelse Institutrådets medlemmer sikrer løbende tæt kontakt med studerende, teknisk-administrative medarbejdere og videnskabelige medarbejdere. 4

5 Derudover kan institutlederen lade sig rådgive i andre typer sager, som institutlederen træffer afgørelse i jf. Vedtægt for Roskilde Universitet, 29. Alle instituttets medarbejdere og studerende kan søge indflydelse, og institutlederen og institutrådet kan inddrage resten af instituttets medarbejdere og studerende gennem: - Skriftlige og mundtlige høringer af konkrete strategier og sager - Temamøder med deltagelse af medarbejdere og studerende - at sætte emner på institutrådets dagsordner - at bede andre organer om at bidrage med emner til dagsordenen - Formøder op til institutrådsmøder - Informationsudveksling 2. Institutrådets sammensætning og valg Institutrådets sammensætning er jf. Vedtægt for Roskilde Universitet: " 32 Institutrådet består af: 1. Institutlederen 2. 4 repræsentanter for de videnskabelige medarbejdere 3. 2 repræsentanter for det teknisk-administrative personale 4. 2 repræsentanter for de studerende Stk. 2 Medlemmer, som repræsenterer de videnskabelige medarbejdere herunder ansatte ph.d.-studerende, vælges af og blandt instituttets videnskabelige medarbejdere og ansatte ph.d.-studerende. Funktionsperioden (valgperioden) er 3 år med mulighed for genvalg. Stk. 3 Medlemmer, som repræsenterer de teknisk-administrative medarbejdere, vælges af og blandt instituttets teknisk-administrative medarbejdere. Funktionsperioden (valgperioden) er 3 år med mulighed for genvalg. Stk. 4 Medlemmer, som repræsenterer de studerende, vælges af og blandt studerende indskrevet ved instituttet. Funktionsperioden (valgperioden) er 1 år. Stk. 5 Institutrådet vælger en formand af sin midte" Repræsentanter for de videnskabelige medarbejdere bør komme fra forskellige dele af instituttets fag- og forskningsmiljøer herunder ph.d. studerende. Det er ønskeligt med en bred sammensætning med hensyn til køn og alder. Da medlemmerne skal fremme instituttets interesser og udvikling, bør de vælges på baggrund af deres visioner for hele instituttets udvikling og medarbejdernes tillid til at de kan varetage at bidrage hertil. Valg til institutråd er reguleret af Regler om valg til styrende organer ved Roskilde Universitet, 23. juni På det enkelte institut kan den ønskede bredde i medlemmernes repræsentation samt suppleanter tilgodeses ved valg af valgmåde jf. valgreglernes Kapitel VI, VII, VIII og IX. Sekretariatslederen og eventuelt en sekretær er tilforordnede som institutrådets sekretariat. 3. Formand og næstformand Institutrådet vælger formand af sin midte jf. vedtægtens 31, stk. 5. Institutrådet vælger en næstformand, som kan varetage formandens funktioner ved dennes fravær. 5

6 4. Mødeledelse og afholdelse Formanden: - er mødeleder og sikrer at alle medlemmer, der ønsker at komme til orde, får taletid - afgør, hvornår rådgivningen har været tilstrækkelig og en drøftelse afsluttes - kan indkalde sagkyndige til at deltage i en sags drøftelse 5. Mødedeltagelse og suppleanter Medlemmerne har pligt til at møde. Afbud til et møde og navn på eventuel suppleant skal meddeles institutsekretariatet inden mødet. Det medlem, der melder afbud, skal selv sørge for at aftale med sin suppleant om deltagelse i mødet. Se yderligere om udsendelse af dagsorden og bilag under afsnittet 7. Mødeplanlægning. 6. Mødeoffentlighed Institutrådet skal sikre åbenhed om sit arbejde. Dagsorden og bilag offentliggøres på instituttets hjemmeside senest 3 arbejdsdage før mødedagen. Møderne er offentlige. Enhver der har tilknytning til instituttet, har adgang til at overvære mødet, og formanden eller mødelederen kan tillade tilhørere at udtale sig. Hvis en tilhører forstyrrer mødet og dets afvikling, kan formanden eller mødelederen udelukke den pågældende eller om nødvendigt samtlige tilhørere fra mødet. 7. Mødeplanlægning Institutrådet holder mindst 6 møder om året. Institutrådsmødet vil typisk ikke blive afholdt, hvis institutlederen eller stedfortrædende person ikke kan være til stede. Der bør findes et nyt mødetidspunkt som erstatning for det aflyste møde. Der lægges en mødeplan for minimum et semester ad gangen inden semesterstart. Formanden tilser, at mødeplanen med tid og sted for mødernes afholdelse offentliggøres på instituttets hjemmeside. Møderne skal normalt ligge inden for tidsrummet og planlægges således at ingen afskæres muligheden for at deltage ved hvert møde. Mødetiderne bør overholdes. Men et enigt institutråd kan forlænge et møde udover det fastlagte sluttidspunkt. Institutråd og alle suppleanter skal have modtaget dagsorden og bilag digitalt senest 3 arbejdsdage før mødedagen. Der kan blive indkaldt med kortere varsel, hvis særlige grunde taler for det. Formanden kan indkalde til ekstraordinære møder. Formanden skal indkalde til ekstraordinært møde, hvis: - institutleder anmoder om det - institutrådet har besluttet det på et ordinært møde, 6

7 - 1/3 af medlemmerne eller flere anmoder om det med angivelse af dagsorden og forslag til tidspunkt. Ved indkaldelse med mindre end X dages 2 varsel skal formanden så vidt muligt sende forhåndsorientering ud om de sager, der skal behandles på mødet. 8. Dagsorden Dagordenspunkter og sager skal være formanden i hænde senest 5 arbejdsdage før mødedagen for at kunne optages på dagsordenen. Formanden beslutter hvilke sager, der skal sættes på mødets dagsorden. Formanden skal sætte en sag på dagsordenen, hvis: - institutlederen ønsker det - et medlem ønsker det - en ansat eller studerende ønsker det - institutrådet på et tidligere møde har besluttet at optage sagen på dagsordenen Dagsordnens pkt. 1 er godkendelse af dagsorden. Institutrådet kan beslutte at optage flere punkter til drøftelse. Pkt. 2 er godkendelse af referat, hvis det ikke er sket inden mødet - se afsnit 10 i denne forretningsorden. 9. Behandling af sager Formanden tilser, at relevant materiale udsendes sammen med dagsordenen. Hvis det ikke er muligt, skal det fremgå af dagsordenen, hvornår materialet er tilgængeligt for medlemmerne. Formanden har ansvaret for, at en sag belyses tilstrækkeligt, og at der er foretaget høring i sagen af andre relevante organer/personer. Uenigheder mellem institutlederen og institutrådets flertal reguleres af Vedtægt for Roskilde Universitet, 31, stk. 4: Stk. 4 Afgiver et flertal i institutrådet udtalelser i henhold til stk. 3, som institutlederen ikke er enig i, underretter institutlederen rektor herom, når rektor skal have forelagt sagen. 10. Relation til lokaludvalg / lokalt samarbejdsudvalg Både institutråd og lokaludvalg herunder LSU og LAU skal drøfte instituttets strategier, politikker, budget og udvikling. Institutråd og lokaludvalg kan holde fælles møder såfremt: - Både institutråd hhv. lokaludvalg er indstillet på at afholde fælles møder - De to organers formænd kan udarbejde en fælles dagsorden - Dagsordnen for et fælles møde ikke omfatter punkter, som udelukkende hører til lokaludvalgets kompetence 3. 2 Hvert institut beslutter antal dage. Minimum 3 dage anbefales. 3 Lokaludvalgets kompetence set i forhold til institutrådet er beskrevet i Kommissorium for udarbejdelse af nye forretningsordner for institutråd ved institutterne på RUC fra den 30. januar

8 11. Referat Referatet udarbejdes og godkendes af formanden inden for 14 dage efter mødets afholdelse og sendes herefter til institutrådets medlemmer, som har maks. 5 arbejdsdage til at kommentere eller godkende referatet. Hvis referatet ikke godkendes i første runde foretages godkendelsen på næste kommende institutrådsmøde. Et medlem kan forlange sin afvigende mening kort optaget i referatet. Det godkendte referat offentliggøres på instituttets hjemmeside. 12. Forretningsordenen Institutrådets medlemmer er forpligtet til at følge formandens afgørelse om forståelsen af forretningsordenens bestemmelser. 13. Ikrafttræden Forretningsordenen træder i kraft d. Når forretningsordnen træder i kræft ophæves instituttets hidtidige forretningsorden. Vedtaget af... d. 8

9 9