Direktionen BESLUTNINGSREFERAT

Transkript

1 Direktionen BESLUTNINGSREFERAT Sted: Mødelokale 250, rådhuset Dato: Onsdag den 8. april 2015 Start kl.: 9:00 Slut kl.: 12:00 Medlemmer: Kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt (formand) Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen Økonomidirektør Eva Holm Iversen Udviklingsdirektør Kim Kofod Hansen Arbejdsmarkedsdirektør Michael Kielsgaard Engelsbæk Fraværende: Norddjurs Kommune

2 Indholdsfortegnelse Side 1. Gennemgang af dagsordener og beslutningsprotokoller Økonomi Regnskab Besparelser på mobil- og dataabonnementer og mobiltelefoner Håndbog for decentrale ledere Evaluering af IT-vagtordning Eventuelt...10 Bilagsoversigt...11 Norddjurs Kommune

3 1. Gennemgang af dagsordener og beslutningsprotokoller Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Udvalgenes dagsordener gennemgås forud for udvalgsmøderne, og beslutningsprotokollerne gennemgås umiddelbart efter udvalgsmøderne. Gennemgangen foretages af den pågældende direktør. Gennemgang af beslutningsprotokol for: kultur- og udviklingsudvalgets møde den 23. marts 2015 miljø- og teknikudvalgets møde den 24. marts 2015 børn- og ungeudvalgsmøde den 25. marts 2015 arbejdsmarkedsudvalgsmødet den 26. marts 2015 voksen- og plejeudvalgsmøde den 7. april 2015 Gennemgang af dagsorden for: økonomiudvalgsmøde den 14. april 205 kommunalbestyrelsesmøde den 21. april 2015 Økonomiske konsekvenser De økonomiske konsekvenser beskrives i dagsordenspunkterne til møderne i de stående udvalg m.v. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at den nævnte beslutningsprotokol og den nævnte dagsorden gennemgås. 1

4 Beslutning i Direktionen den Borgmester Jan Petersen deltog i punktet. Kommunaldirektøren gennemgik dagsorden for økonomiudvalgets møde den 14. april

5 2. Økonomi Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen vedtog den 8. oktober 2014 budgettet for budgetåret 2015 og de vejledende budgetter for overlagsårene For at følge den økonomiske udvikling og gennemførelsen af budgettet indeholder direktionens møder et fast punkt om kommunens økonomi. Direktionen drøfter regnskab for 2014 og overførsler fra 2014 til Økonomiske konsekvenser Direktionen følger den økonomiske udvikling og vurderer løbende budgetopfølgningerne på de forskellige områder. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at punktet drøftes. Beslutning i Direktionen den Drøftet. Sag om overførsler behandles på økonomiudvalgets møde den 14. april 2015 og på kommunalbestyrelsens møde den 21. april

6 3. Regnskab P00 14/18696 Åben sag Sagsgang: DIR Sagsfremstilling Direktionen drøfter regnskab Økonomiske konsekvenser Direktionen vurderer løbende det forventede regnskabsresultat. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at punktet drøftes. Beslutning i Direktionen den Drøftet. Regnskab 2014 forelægges for økonomiudvalg og kommunalbestyrelsen på deres møder i april. 4

7 4. Besparelser på mobil- og dataabonnementer og mobiltelefoner S00 15/5121 Åben sag Sagsgang: DIR Sagsfremstilling Norddjurs Kommune er i år tilgået en ny SKIaftale på telefoni, og der vil være betydelige besparelser for kommunen mht. abonnementer på telefoner, mobiltelefoner/tablets og indkøb af mobiltelefoner. Den samlede årlige besparelse - vil ifølge en benchmarkanalyse foretaget af Netplan - være 1,439 mio. kr., og besparelserne vil fordele sig således: 0,295 mio. kr. i besparelse på fastnetabonnement 0,478 mio. kr. i besparelse på mobil- og dataabonnementer 0,666 mio. kr. i besparelse på indkøb af nye mobiler Besparelsen på abonnementer er beregnet ved at sammenholde den gamle aftale med den nye aftale og antallet af abonnementer i Norddjurs Kommune. (Antallet og prisen for abonnementer er estimeret på baggrund af et dataudtræk fra TDC og et gennemsnit af de mobilpakker, der abonneres på). På indkøb af mobiler har Netplan sammenholdt kommunens egen aftale på området med den nye SKI aftale for bestemte mobilmodeller. Der er taget udgangspunkt i indkøbsdata fra de seneste 3 år. Der er et element af usikkerhed i beregningerne da kun de mest populære modeller/typer er medtaget i analysen, og forbrugsmøntret kan have ændret sig. Det gør at besparelserne reelt kan være højere eller lavere end beregnet. Indkøbsdata viser, at der årligt indkøbes ca. 500 mobiltelefoner i Norddjurs og de har en gennemsnitlig levetid på 3,5 år. Ved indkøb af nye mobiltelefoner vil afdelingerne i gennemsnit spare kr. pr. mobil, der er dog meget store udsving i besparelserne ift. hvilken type man køber. Mobiltype/kategori %-vis besparelse 5

8 Featurephones 34% Windows Phone 27% ios (iphone) 59% Android 42% Fordelingen af besparelsen på mobil- og dataabonnementer, på de enkelte afdelinger/ean nr., kan ses i bilaget. Besparelserne i bilaget er fordelt ligeligt ud over alle abonnementer. Da prisen svinger alt efter abonnementstype og forbrug, betyder det, at der er en usikkerhed ift. fordelingen mellem afdelingerne. P.t. har Norddjurs Kommune mobil- og dataabonnementer. Der er dog en pulje på 43 abonnementer der ikke kan fordeles direkte ud på den enkelte afdeling, disse abonnementer tilhører primært kommunens samarbejdspartnere, som har fået lov til at tilgå tidligere telefonaftaler. It-afdelingen er i gang med at lukke eller overdrage abonnementet til brugerne. Det fremtidige antal abonnementer vil være ca Økonomiske konsekvenser De enkelte aftaleenheder vil få besparelser som følge af SKI aftalen. Netplan har beregnet at besparelsen for hele kommunen vil udgøre 1,439 mio. kr. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at sagen drøftes. Bilag: 1 Åben Abonnementer - besparelse fordelt på aftaleenheder 47167/15 Beslutning i Direktionen den Direktionen beslutter, at aftaleenhederne beholder besparelser, dog undtaget institutionerne på det rammebelagte område. 6

9 5. Håndbog for decentrale ledere Ø00 15/769 Åben sag Sagsgang: DIR Sagsfremstilling Der er udarbejdet forslag til en håndbog til ledere i Norddjurs Kommune. Håndbogen tager afsæt i de forpligtelser og forventninger der stilles til ledere i Norddjurs Kommune indenfor økonomi, løn, IT, indkøb, acadre og HR, og har til formål at hjælpe lederne med at leve op til de forpligtelser og forventninger, der er vedtaget på disse områder. Håndbogen vil være tilgængelig på hjemmesiden, og vil indgå i det introduktionsmateriale, som nye ledere vil blive præsenteret for. Samtidig vil den også blive udsendt til nuværende ledere. Forslag til håndbog præsenteres på mødet. Økonomiske konsekvenser Ingen Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at håndbogen godkendes og tages i brug. Beslutning i Direktionen den Håndbog blev præsenteret på mødet. Direktionen drøftede og principgodkendte håndbogen, dog skal der laves en række redaktionelle ændringer inden den udsendes. 7

10 6. Evaluering af IT-vagtordning A26 15/5120 Åben sag Sagsgang: DIR Sagsfremstilling Direktionen vedtog med virkning fra den 1. august 2014 at der forsøgsvis blev indført en rådighedsvagtordning omkring IT. Rådighedsvagten omfatter alene de i aftalen definerede opgaver. Ved manglende tilgængelig til disse, sikrer vagten afhjælpning hvor det er muligt. Direktionen besluttede endvidere at der skulle foretages en evaluering af ordningen efter 6 måneder. Der har i perioden været 37 henvendelser til rådighedsvagten, hvoraf 4 er afvist, da de ikke var omfattet af vagten. Henvendelserne vedrørte følgende: 13 Omsorgssystemet Avaleo 10 Log på hjemmefra 6 Adgang til Citrix 2 Outlook 2 Print 1 Login mail 1 System langsomt 1 Switch Farsøthus 1 Acadre/word Rådighedsvagten har udover ovennævnte også reageret proaktivt, hvor overvågningen har meldt fejl. Det vurderes at rådighedsvagten har været et godt tiltag for aftaleenhederne og forvaltningen foreslår, at ordningen fortsætter i resten af 2015, med ny evaluering omkring november måned Økonomiske konsekvenser 8

11 Det foreslås, at udgift til vagtordningen i 2015 på 0,250 mio. kr. finansieres via ITafdelingens overførte midler, under forudsætning af kommunalbestyrelsens godkendelse af overførslerne. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller at vagtordningen fortsætter i resten af 2015 og at ordningen evalueres på ny i november Beslutning i Direktionen den Godkendt. 9

12 7. Eventuelt Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Økonomiske konsekvenser Indstilling Beslutning i Direktionen den Intet. 10

13 Bilagsoversigt 4. Besparelser på mobil- og dataabonnementer og mobiltelefoner 1. Abonnementer - besparelse fordelt på aftaleenheder (47167/15) 11

14 Underskriftsside Kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt (formand) Økonomidirektør Eva Holm Iversen Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen Udviklingsdirektør Kim Kofod Hansen Arbejdsmarkedsdirektør Kielsgaard Engelsbæk Michael 12