Projektredegørelse. Projektredegørelsen omfatter følgende punkter:

Transkript

1 Projektredegørelse I projektredegørelsen skal den kontraktansvarlige partner give Erhvervsstyrelsen og de regionale vækstforumsekretariater en kortfattet og præcis beskrivelse af, om projektet gennemføres som planlagt og skaber de ventede resultater. Fokus i redegørelsen skal være på vigtige ændringer siden seneste projektredegørelse blev afleveret. Redegørelsen skal altså ikke samle op alt, hvad der er sket siden projektets start (med mindre det er den første redegørelse, som afleveres). Erhvervsstyrelsen anbefaler, at projektredegørelsen først udfyldes, når det øvrige materiale, som skal afleveres i forbindelse med projektets halvårlige afrapportering (perioderegnskab, indikatorskema mv.), er udfyldt. Projektredegørelsen omfatter følgende punkter: 1. Projektets fremdrift 2. Projektets økonomi 3. Projektets organisering 4. Udbudsregler, markedspris og sund finansforvaltning 5. Offentliggørelse og information om projektet 6. Øvrige forhold af relevans for projektets status 7. Forslag til forbedringer af projektadministration Bemærk, at de første seks felter i skemaet nedenfor skal udfyldes, mens det sidste felt er valgfrit at udfylde. 1

2 Stamdata Projektnavn: Fremtidens Industrielle Forretningsmodeller II Journalnummer: RFM Tidsperiode som redegørelsen dækker: Projektets fremdrift Det opdaterede indikatorskema, som afleveres i forbindelse med den halvårlige afrapportering, skal give et overblik over, om projektet gennemføres som planlagt og leverer de lovede aktiviteter, output og effekter/resultater. I indikatorskemaet er der plads til korte forklaringer på evt. væsentlige afvigelser fra de opstillede måltal. Som kontraktansvarlig partner skal du supplere og uddybe oplysningerne i indikatorskemaet med en mere kvalitativ beskrivelse af projektets fremdrift siden seneste afrapportering. Du skal forholde dig til, om projektets årsagsvirkningssammenhænge ( effektkæden ) hænger sammen som forudsat, dvs. fører de gennemførte aktiviteter til de forudsete output og effekter/resultater, eller er der forudsætninger (kritiske succesfaktorer), som har vist sig ikke at holde stik? Din beskrivelse af projektets fremdrift bør normalt også omhandle forhold, der hverken er opstillet indikatorer eller måltal for. Det kan fx være vigtige del-/underaktiviteter, som ikke fremgår af indikatorskemaet. Du skal beskrive evt. problemer med at gennemføre projektet som planlagt, herunder hvad der konkret vil blive gjort for at løse problemerne. Hvis der blev identificeret problemer i projektets seneste afrapportering, skal du konkret beskrive, om og hvordan disse problemer er blevet løst. Vejledning i effektkæder og indikatorer kan findes her: Projektets hovedformål er at styrke små og mellemstore vækstpotentielle produktionsvirksomheder i Region Midtjylland i deres vækst- og udviklingsproces. Dette sker gennem videndeling og vejledning samt tilegnelse af nye kompetencer. De involverede virksomheder har gennem projektet fået tilført ny viden og har udviklet handlingsplaner og vækstplaner i nært samarbejde med private konsulenter og eksperter inden for de relevante fagområder. Der er tale om en let tilgængelig, uvildig og faglig kompetent sparring om virksomhedernes strategi og forretningsudvikling. Det er forventningen, at projektet er medvirkende til at øge antallet af vækstvirksomheder regionalt. Projektet bygger videre på positive erfaringer fra projektet Fremtidens Industrielle Forretningsmodeller (FIF 1) fra , hvor der er udviklet en metodik i forhold til rekruttering, udvælgelse, vejledning og rådgivning af produktionsvirksomheder i region Midtjylland. I relation hertil anvendes de termer og begreber fra FIF 1, der tidligere har været kommunikeret ud til både virksomheder, brancheorganisationer og lokale erhvervsråd. Dette relaterer sig i særlig grad til aktiviteterne: Vækstkortlægning (specialiseret vejledning), vækstpitch (basecamp) og væksttjek (strategiworkshop). I projektet opereres der med følgende måltal: - 60 vækstkortlægninger (35 er gennemført) - 45 Væksttjek (2 er færdiggjorte, 15 er igangsat og 19 er planlagt med virksomheder i okt/nov på de såkaldte vækstpitch (basecamp)) - 5 vækstgrupper med i alt 40 virksomheder (0 er igangsat, men 2 forløb med 8 virksomheder forventes igangsat i september). Det er projektets opfattelse, at det er særdeles svært at rekruttere og iværksætte det antal vækstgrupper, som det oprindelige måltal opererer med virksomheder i vækstløft forløb svarende til i alt timer. 13 forløb på i alt ca timer er igangsat, men da næsten alle ansøgninger søger om maksimumgrænsen på 83 timer medfører det et væsentlig antal færre virksomheder tilbydes et vækstløft. Dette har dog ingen indflydelse på den 2

3 samlede del af virksomhedernes medfinansiering i projektet. Virksomhedernes tilfredshed med projekts aktiviteter er relativ højt jf. projektets sidste måling. På en skala fra 1-5, hvor 5 er højest får aktiviteterne følgende karakterer: - Vækstkortlægning (4.0) - Vækstpitch/basecamp (3.83) - Væksttjek/Strategiworkshop (3.84) - Vækstgruppe (ingen vækstgruppe er gennemført i FIF 2) - Vækstløft (ingen vækstløft er blevet evalueret i FIF 2.0) Der er endvidere blevet udviklet et nyt dialogværktøj med tilhørende referatskabeloner. Værktøjet anvendes i forbindelse med vækstkortlægning og vækstpitch og tager udgangspunkt i en model, som er meget tæt på de fire hovedområder i væksthjulet. De 4 hovedområder er: 1) Ny koncept og produktudvikling, 2) Organisationsudvikling, 3) Kunderelationer og salg samt 4) Virksomhedsdrift og produktionsoptimering. Der er endvidere udarbejdet skabeloner til udarbejdelse af vækstplaner, som anvendes af de private konsulentvirksomheder i forbindelse med aktiviteterne vækstgruppe og vækstløft. Der er gennemført virksomhedsrekruttering primært via de lokale erhvervsråd, væksthus Midtjylland og Dansk Industri. 2 virksomheder har gennemført en virtuel basecamp (vækstpitch), hvor problemstillingen granskes og den rette konsulent vælges primært på baggrund af korrespondancer. De resterende virksomheder har gennemført et face-to-face dialog møde med et 3 mandspanel bestående af repræsentanter fra VHM, VIA, DI, Arbejdsgiverne, INNO-PRO eller Aarhus Universitet. I det der er tale om et 1 årigt projekt og set i det lys, at den endelige godkendelse fra erhvervsstyrelsen først kom i april ønsker projektet at bede om et halvt års forlængelse frem til d Den væsentligste begrundelse for ønsket om en forlængelse skal ses i den tid, som virksomhederne skal anvende i forbindelse med udviklingen af deres respektive vækstplaner. Det forventes, at alle virksomhedsaktiviteter vil være påbegyndt i 2015, men at ca. halvdelen af projektets væksttjek først vil blive afsluttet i 2016, ligesom 2/3 af vækstløftene og at alle vækstgrupper vil fortsætte ind i foråret Projektets økonomi Hvis perioderegnskabet udviser væsentlige afvigelser i en eller flere af de budgetterede udgiftsposter, skal disse poster nævnes her, og det skal for hver udgiftspost forklares, hvad de væsentlige afvigelser skyldes. Hvis der ikke er væsentlige afvigelser i nogen udgiftsposter, skal dette oplyses (feltet må ikke efterlades blankt). FIF II 1. periode regnskab Samlet budget for hele projektperiode Andel Udgifter 210 Projektarbejde, faktisk løn , ,71 23% 330 Ekstern bistand , ,00 2% 230 Revision 7.000, ,00 16% 250 Øvrige udgifter 18% , ,29 5% Samlede støtteberettigede udgifter , ,00 5% Finansiering 502 ERDF , ,77 5% 521 Kontante regionale tilskud , ,23 9% 523 Kontakte private tilskud ,00 0% Samlet finansiering , ,00 5% Projektet er kommet godt i gang. Det afspejles i perioderegnskabet, at konsulentudgifter til dækning af væksttjek, vækstpitch og vækstgrupper endnu ikke er afregnet og det skyldes, at kun 2 forløb er afsluttet, men ikke afregnet i perioden. 3

4 3. Projektets organisering Hvis der er sket væsentlige ændringer i projektets organisering siden seneste afrapportering, skal ændringerne beskrives og baggrunden for dem forklares. Det kan fx være væsentlige ændringer i kredsen af aktører, som gennemfører projektet, og/eller opgavefordelingen mellem dem. Hvis der ikke er sket væsentlige ændringer, skal dette oplyses (feltet må ikke efterlades blankt). Projektet gennemføres som beskrevet i ansøgningen af et konsortium bestående af VIA University College, Væksthus Midtjylland, Aarhus Universitet, Innovationsnetværket for Produktion og Industrisamarbejdet, en del af Dansk Industri (tidligere benævnt Fremstillingsindustrien) og Center for Sikkerhedsindustrien i Danmark (CenSec). VIA University College er lead-partner og operatør på opgaven. Projektet bygger videre på det grundlag, som blev skabt i projektet Fremtidens Industrielle Forretningsmodeller fra I maj måned blev det første styregruppemøde afholdt og her blev resultater (udbud, projektbeskrivelse, vækstdokumenter etc.) fremlagt og godkendt uden væsentlige kommentarer og ændringsforslag fra styregruppen. 4. Udbudsregler, markedspris og sund finansforvaltning Alle strukturfondsprojekter skal efterleve de såkaldte støtteberettigelsesregler, herunder udbudsreglerne, indkøb til markedspris og sund finansforvaltning. Støtteberettigelsesreglerne kan findes her: Den kontraktansvarlige partner bedes redegøre for, om der siden seneste afrapportering - er indkøbt vareeller tjenesteydelser (fx konsulentydelser), der kræver annoncering eller udbudsforretning, og hvilken dokumentation haves i givet fald for, at de nationale udbudsregler og EU s udbudsregler er overholdt? Hvordan er det sikret, at alle vare- og tjenesteydelser, som købes af eksterne leverandører (ikke-interesseforbundne parter), er købt til markedspris? Hvis der ikke er indkøbt vare- eller tjenesteydelser siden seneste afrapportering, skal dette oplyses (feltet må ikke efterlades blankt). I starten af 2015 blev der gennemført annoncering og EU udbud efter private konsulenter til gennemførelse af Væksttjek, vækstløft og vækstgrupper. Annonceringen fulgte de procedurer, som er gældende for EU udbud af konsulentopgaver på samlet over Euro Udbuddet skete i samarbejde med advokat Svend Bjerregaard fra Holst advokater. Resultatet af udbuddet var, at 6 private konsulentvirksomheder bød på opgaven. Et af de 6 tilbud blev erklæret ukonditionsmæssig på grund af manglende relevante referencer og efterfølgende blev der indgået kontrakt med de resterende 5 konsulentvirksomheder. De 5 virksomheder, der er indgået samarbejde med er: - PwC - Pluss Leadership - FORCE Technology - Teknologisk Institut - FrieCon Alt indkøb inden for kategorien af indirekte omkostninger foregår inden for de aftaler, der er indgået af VIAs indkøbsafdeling for at sikre VIAs overholdelse af udbudsreglerne. Som en statslig institution, følger VIA Statens Indkøbsaftaler (SKI-aftalerne) ved indkøb. 4

5 5. Offentliggørelse og information om projektet Alle strukturfondsprojekter skal informere om projektet og dets resultater. Den kontraktansvarlige partner bedes beskrive, hvordan projektets indhold og resultater konkret er stillet til rådighed for omverdenen (siden seneste afrapportering). Og hvordan er omverdenen konkret informeret om, at projektet er iværksat med støtte fra Regionalfonden eller Socialfonden (de formelle krav til brug af EU-logo mv. kan findes her: Hvis der ikke er offentliggjort eller informeret om projektet siden seneste afrapportering, skal dette oplyses (feltet må ikke efterlades blankt). Der er udviklet og opsat diverse officielle EU plakater, som kort fortæller om projektet og dets finansieringskilder. Ellers sker formidling af projektets aktiviteter og resultater via; Projektets hjemmeside ( Nyhedsbreve, som sendes til alle projektets interessenter (virksomheder, brancheorganisationer, samarbejdspartnere, erhvervsråd etc.. Nyhedsbreve fra væksthus Midtjylland og lokale erhvervsråd i region Midtjylland Status møder og s til key accounts fra de lokale erhvervsråd Indslag i videonyhedsbrevet BrancheNews udgivet af Industrisamarbejdet en del af Dansk Industri 6. Øvrige forhold af relevans for projektets status Hvis der er andre forhold end punkt 1) -5) ovenfor, som er relevante for at beskrive projektets status, bedes den kontraktansvarlige partner beskrive disse forhold her. Det kan fx være forhold, der er knyttet særlige vilkår til i kontrakten om EU-medfinansiering, herunder regionspecifikke vilkår. Hvis den kontraktansvarlige partner ikke finder behov for at skrive noget under dette punkt, skal dette nævnes (feltet må ikke efterlades blankt). Som beskrevet under punkt 1.0 ønsker projektet et halvt års forlængelse frem mod d Ønsket er begrundet i en senere opstart samt at det ikke er muligt at færdiggøre flere virksomhedsrettede aktiviteter inden udgangen af Som nævnt under punkt 1 vurderer projektet, at det ikke er realistisk, at etablere 5 vækstgrupper med deltagelse af 40 virksomheder under projektperioden. Der vil på den baggrund blive indledt en dialog med region Midtjylland og erhvervsstyrelsen om udvikling af nye måltal for projektet, således at det sikres at projektet afholdes inden for godkendte og realistiske rammer. 7. Forslag til forbedringer af projektadministration Her kan den kontraktansvarlige partner eventuelt beskrive sine erfaringer og gode råd med hensyn til projektadministration. Det kan være forhold, som andre projekter, Erhvervsstyrelsen eller de regionale vækstfora m.fl. bør være opmærksomme på. Det er ikke noget krav, at feltet udfyldes. Projektet har ingen forslag til forbedringer 5