Copenhagen International Wayfarer Championship 2007 Samlet drejebog for HS og SWS-aktiviteter af d. 04.06.07/JO - rev. 08.06.07/JO efter møde med HS Overordnet program fra d. 4.aug til d. 12.aug 2007: 4. & 5. aug. Check in og måling (SWS) måling af joller og sejl i Hal 1 5. aug. Tune-up. (HS) velkomst og grillaften 6. aug. Sejladser (SWS) moleøl hvor? og præmier, (HS) Rådhusbesøg 7. aug. Sejladser (SWS) moleøl hvor? og præmier 8. aug. Sejladser (SWS) moleøl og Bytur 9. aug Hviledag Hvis 5 sejladser er gennemført. (SWS) underholdning? 10. aug Sejladser (SWS) moleøl og præmier 11. aug Sejladser (SWS) moleøl og præmier, (HS) gallamiddag og præmier 12. aug Afrejse (SWS) + (HS) oprydning og evaluering Tilmelding og Notice Of Race: Er indlagt på HS`s hjemmeside og SWS-hjemmeside. Poul (SWS) medbragte forslag til ændringer af invitation, som blev gennemgået og tilrettet under møde med HS d. 7.6. Poul (SWS) fremsender oprettet invitation til de internationale organisationer. Thomas indsætter oprettet invitation på SWS hjemmeside. HS-hjemmeside henviser til SWS-hjemmeside vedr betaling. De internationale organisationer kontrollerer at de tilmeldte joller er udtaget til deltagelse. Målerbreve inkl. opdriftsprøver udleveres til fremvisning ved registrering i bureau. Erklæring om lånt båd skal afleveres i bureau med underskrift af bådejeren. Måleskemaer med tidspunkt for registrering og kontrol af måling udleveres til alle sejlere ved registrering i bureau. Betaling: SWS orienterer om, at alle tilmeldinger og betalinger skal tilgå SWS senest d. 1.7. SWS foretager efterfølgende overføring i DKK til HS. HS - Officials: Stævneleder: Søren Ebsen Baneleder: Troels Wester Kontaktpersoner SWS: Overordnet kontaktperson: Jørgen Overgaard Målerteam: Poul Meldgaard og Lars Rich Ansvar for Bytur: Poul A og Per (SWS), samt Jørgen Svane HS Ansvar for løbende opdatering af SWS-hjemmeside: Per og Thomas Ansvar for måling af joller: Poul Melgaard SWS
Kontakt til internationale sejlere: (SWS) primært ved Poul Ammentorp har haft kontakt til de internationale organisationer og sejlere ved hjælp til tilmeldinger m.v. Trøjer med logo: (SWS) har ved Stephan, Bjarne og Jørgen kontakt til leverandører. Det skal afklares med Stephan hvordan de 80 sponsortrøjer fra rockwool skal fordeles som (dagpræmier for bedste stunt, bedste pigebesætning, mv ) Jardex afventer at få tilsendt tilrettet logo før prøver på trøjer kan fremstilles. Aftale til rigtige fornuftige priser er indgået. HS-hjemmeside: HS`s webmaster er tilbage fra udlandet d. 15.06 og vil efterfølgende a`jurfører hjemmesiden. HS indlægger daglige resultater og billeder under hele stævnet SWS-hjemmeside: Thomas og Per er tovholder ved oprettelse af en dynamisk hjemmeside, hvor vi løbende kan indlægge friske nye data omkring stævnet, resultater, mv. Nærværende notat lægges ind på hjemmesiden og opdateres løbende, så alle skal følge med i planlægningen og evnt. komme med indput. Jørgen Svane tilretter stævnenavn på stævneplakat og fremsender denne som en pdf-fil til Thomas for opretning på SWS-hjemmeside og til videresendelse til Bjarne for fabrikation af plakater. Indkvartering: Gymnastiksal: Der opsættes 20 festival-telte hvor der kan bo 2 personer i hver, i alt 40 personer. Hvid der kommer flere end 40 bookninger på gymnastiksalen meddeler (SWS) tilbage til de sejlere som må finde alternativ indkvartering. (SWS) anvisning af eventuelle teltpladser på NESA-grund, privat indkvartering, hoteller m.v. efter behov. Link til diverse hoteller, campingpladser, m.v. indsættes på SWS-hjemmeside. Camping Charlottenlund Fort, Strandvejen 144B, 2920 Charlottenlund på tlf.: 39623688 / 21776812 kontaktes straks af Per (SWS) for forhåndsaftale Husk endvidere link til Bellahøj Camping Trailerparkering: (SWS) har mulighed for at låne halplads på Tuborg-området. Jørgen og Bjarne afholder møde desangående snarest.
Jolleparkering: (HS) Generelt placeres joller: i gården, parkeringsarealet ved sydmolen, samt på kajak- og roklubbens område syd for Hellerup Havn. HS har indgået aftale med Havnefoged og kajak/roklub. Jollevogne forsynes med sejlnr og tildeles faste pladser. (klistermærker med sejlnr skal udarbejdes og udleveres i bureau. HS foretager opstregning og tildeling af P-arealer til de enkelte joller) (SWS) stiller mandskab til rådighed ved isætning/optagning af joller under stævnet. Mandskab iklædes i genkendelige trøjer med tekst på ryg: `Official`, så sejlere hurtigt kan få øje på disse. Måling af joller: (SWS) udarbejder et overordnet flowdiagram og skrift for måling generelt. HS anbefaler at der foretages prøvemåling for fastlæggelse af tid og procedurer. (SWS) udarbejder målekontrolskemaer for hvad der måles og af hvem der har kontrolleret. Deltagerlister med alle joller skal udarbejdes til de 2 hold målere (sejl) og (skrog) for afkrydsning og signering for overordnet kontrol af måling. Det blev aftalt at der måles sejl i Hal 1 og kun med adgang for målere, Officials og den pågældende båds besætning. Skrog vejes, måles ved den udvendige havnekran på sydmolen. Ved meget dårligt vejr evnt i malerkabinen i Hal 1. Den overordnede måleprocedure beskrives på SWS- hjemmesiden, så alle deltagere kan orientere sig om disse forhold inden stævnet. I forbindelse med registreringen i bureau vil alle få uddelt et måleskema med angivelse af tidspunkt for måling, som skal udfyldes og afleveres til målere før målingen foretages. Kommer man for sent til målingen skal ny tid for måling aftales i bureau. (HS) skal være behjælpelige med den nødvendige rydning af hal og gård, så sejl (stor genua spiler) kan måles udstrakt på gulv, samt at 1 jolle kan vejes samtidigt i Hal 1. (SWS) fremskaffer vægte og afklarer løftegrej m.v. (vægt til 200 kg er fremskaffet) SWS-mandskab til måling skal afklares. Stempel med logo, klistermærker m.v. skal afklares. (SWS) skal have afklaret om der ønskes foretaget daglige stikprøvekontroller af joller. Konsekvenser af eventuelle konstaterede fejl eller mangler vil medføre disk af dagens sejladser. Særmøde vedr måling afholdes d. 20.6 kl. 20.00 i HS. Poul M og Lars (SWS) bedes deltage Velkomst: HS-stævneleder eller formand, samt Jørgen for SWS byder velkommen på terrassen før grillmiddag d. 5. aug. (taler skal koordineres) Rådhusbesøg: (HS) arrangerer velkomst (evnt. af borgmester). (HS) arrangerer mad og drikke, (SWS) arrangerer evnt. sponsorbus til transport til rådhus. Jørgen takker for besøget fra SWS HS-restaurant generelt: Fastlæggelse af menuer, 1 møde med hovmester er afholdt. Ugens menu i form af typisk Danske retter (hakkebøf m bløde løg og sovs, mv) på hjemmeside. Jørgen Svane undersøger med hovmester. Telt på terrasse opsættes af HS eller `sponsortelt` af SWS? Jørgen (SWS) afklarer med hovmester. Grillaften d. 5.aug: behov for SWS-hjælpere ved borddækning, afrydning m.v.?
Gallamiddag d. 11. aug: behov for SWS-hjælpere ved borddækning, afrydning m.v? SWS står for underholdning og musik. Diverse morgenmad/madpakker: behov for SWS-hjælp? Diverse arrangementer, bar m.v. på terrasse og i Hal 1 øvrige dage? Fadølsbar opsættes i gården for anvendelse under hele stævnet Sejladser: (HS) Der planlægges 8 sejladser i hh til Notice Of Race. (HS) Beslutter ene og alene hvilke banesystemer der sejles hvornår og på hvilke dage (HS) Har styr på dommerbåd, mærkebåde, m.v. og tilhørende mandskab. Moleøl og sponsorpræmier efter dagens sejladser: (SWS) fremskaffer sponsorøl og præmier, som uddeles efter dagens sejladser. I Hal 1 hvis det regner og hvis ikke så ude på jollepladsen? Er det muligt at opsætte sponsortelt på sydmolen? Er det ok med sponsorøl i Hal 1 og på moler? HS undersøger Aftentur i byen onsdag d. 8. august: Jørgen Svane har tidligere med SWS udarbejdet et program med tilhørende budget for arrangementet som der arbejdes videre med. Forhåndsbooking at spisearrangement er foretaget hos Halvandet. Per (SWS) kontakter Jørgen Svane for den videre planlægning og offentliggørelse på hjemmesider. Sponsore: HS har en generel aftale med Nordea. Øvrige sponsorater skal tilgå HS til dækning af stævneomkostninger og til sjov og sponsorpræmier under stævnet. Dette aftales med HS. Jagt på sponsore er i gang Lånebåde: (SWS) Jesper Friis har fremskaffet lånebåd til et canadisk par. Behov i øvrigt kendes ikke pt. (SWS) Forsikring af lånebåde: hvad er stade? Link til DS `låneerklæringsdokument` på engelsk lægges ind på SWS-hjemmeside. Procedure for anvendelse af låneerklæring med påtvunget underskrift fra bådejeren skal angives på SWShjemmeside Fremskaffelse af Pokaler: (SWS) Ian Porter m.v. skal kontaktes for aflevering af pokaler Erindringspræmier: CD-rom med billeder at stævnet, som uddeles til alle den sidste aften, eller eftersendes Foto: Følgebåd fra Farum Sejlklub (Thomas og Poul A) Jesper Nortlev fotograferer..
Brochurer: Wonderful Copenhagen, Copenhagen this week: (SWS) Thomas ordrer brochurer for levering til HS Bådmagasinet: Poul A kontakter for artikel og billeder Kortmateriale af området: SWS Per ansøger KRAK om tilladelse for anvendelse af kortmateriale i forbindelse med afholdelse af et kapsejladsarrangement i HS. På kort skal angives diverse køre og gangveje imellem trailerparkering, HS, campingpladser, m.v. Næste statusmøde med HS afholdes d. 4.7. kl. 17.00