ELFORSK Opdateret 06-07-2018 ELFORSK 2019-puljen Vejledning til ansøgning Denne vejledning er udarbejdet som en hjælp til ansøger, som ønsker at søge midler fra Dansk Energis forsknings- og udviklingsprogram ELFORSK. Vejledningen beskriver, hvordan du skal udfylde de forskellige dokumenter til ansøgningen.
Indhold Baggrund... 3 1 Projektbeskrivelse... 4 1.0 Data... 4 1.1 Generel beskrivelse af teknologien og projektets idé... 5 1.2 Projektets formål og arbejdspakker... 5 1.3 Projektets relevans... 5 1.4 Formidlingsplan og forankring... 6 1.5 Organisering og kompetencer for projektpartnere... 6 1.6 Budget... 6 1.7 Tilskyndelsesvirkning... 7 2 Projektøkonomi... 7 2.1 Personaleudgifter... 7 2.2 Andre omkostninger... 8 2.2.1 Instrumenter og udstyr... 8 2.2.2 Bygninger... 8 2.2.3 Andre driftsudgifter, herunder materialer... 8 2.2.4 Eksterne leverancer og underleverancer... 8 2.2.5 Overheadudgifter... 9 2.2.6 Indtægter (fra kommercielle prototyper/demoanlæg)... 9 2.2.7 Andet, herunder rejser og formidling... 9 2.3 Støtteprocent... 9 2.4 Nøgletal... 9 3 Gantt diagram... 9 3.1 Arbejdspakker og milepæle... 9 3.2 Budget for arbejdspakker... 10 4 Vurderingskriterier for ELFORSK-projekter... 10 5 Processen fra modtaget ansøgning til tilsagn eller afslag... 10 Vejledning til ansøgning - side 2
Baggrund Vejledningen er udarbejdet som en hjælp til ansøger, som ønsker at søge midler fra Dansk Energis forsknings- og udviklingsprogram ELFORSK. Vejledningen beskriver, hvordan du skal udfylde de tre dokumenter som ansøgningen består af, og markerer også hovedafsnittene i vejledningen. Ansøgningen består af følgende tre dokumenter: 1. Projektbeskrivelse 2. Projektøkonomi (budget) 3. Gantt diagram (tidsplan) og budget på arbejdspakker Forhåndsregistrering Inden der kan fremsendes en ansøgning, skal du forhåndsregistre din ansøgning. Ca. 14 dage før ansøgningsfristen skal ansøger forhåndsregistrere via elforsk.dk. En forhåndsregistrering indeholder information om projektets titel, en kort formålsbeskrivelse, et forventet budget og kontaktinformation på projektleder. Oplysningerne bliver brugt til at registrere ansøgningerne og forberede den efterfølgende evaluering. Ved indsendelsen af forhåndsregistreringen får du en svar-mail med et projektnummer (351-xxx), som skal påføres alle dokumenter i ansøgningen, og anvendes i den videre kommunikation med ELFORSK. Ansøgning Ansøgningen skal holdes så kort og præcis som muligt, men skal samtidig være tilstrækkelig informativ til at danne grundlag for en faglig og økonomisk evaluering. Som udgangspunkt kan det ikke antages, at evaluatorerne har kendskab til tidligere udført arbejde relateret til projektansøgningen. Ansøgningsdokumenterne downloades via elforsk.dk og fremsendes også via elforsk.dk. Relevante bilag kan lægges ved ansøgningen som eksempelvis uddybende materiale, CV på nøglepersoner, interessetilkendegivelse fra deltagende partnere m.m. Vejledning til ansøgning - side 3
1 Projektbeskrivelse Projektbeskrivelsen skal indeholde oplysninger om stamdata for projektet, projektets idé, projektets formål og arbejdspakker, projektets revelans, formidlingsplan og forankring af resultater, organisering og kompetencer for projektpartnere, budget og tilskyndelsesvirkning. 1.0 Data Afsnittet om stamdata for projektet indeholder følgende: Projektnummer (det du fik ved forhåndsregistreringen) Projekttitel på dansk og engelsk Indsatsområde (bygninger eller industri) Underkategorisering (eksempelvis digitalisering, smart energi, forbrugerfleksibilitet, lagring, substitution, ventilation, lys, køling, varmepumper osv.) Projekttype (anvendt forskning, udvikling, pilotprojekter og demonstrationsprojekter): Ved anvendt forskning forstås projekter af original karakter med henblik på at erhverve viden og indsigt med fokus på bestemte praktiske mål og anvendelser. Det er også karakteriseret som industriel forskning eller industrielt forskningssamarbejde. Ved udvikling forstås anvendelse af viden med henblik på at fremstille nye eller forbedre eksisterende materialer, produkter, teknologier, løsninger, processer, metoder, systemer eller services. Det er som ofte karakteriseret ved eksperimentel udvikling eller eksperimentelt udviklingssamarbejde. Hvis der i udviklingsforløbet indgår anvendt forskning, så er det karakteriseret ved industriel forskning eller industrielt forskningssamarbejde, og forskningsandelen i udviklingsprojektet skal afspejles af den støtteprocent, som angives i projektøkonomiskemaet, da den vejledende maksimale støtteprocent tager udgangspunkt i at udviklingsprojektet er et 100 % forskningsprojekt. Ved pilotprojekter forstås projekter, der foretager en eksperimentel afprøvning af en teknologi, et system eller en metode i en større skala end under laboratorieforhold, men mindre end fuldskala. Typisk kan pilotanlæg være 1:10 i forhold til fuldskala. Det er også karakteriseret ved eksperimentel udvikling eller eksperimentelt udviklingssamarbejde. Med demonstrationsprojekter forstås projekter, der foretager en eksperimentel afprøvning af en teknologi, et system eller en metode under virkelighedsnære forhold med henblik på efterfølgende markedsintroduktion eller - når demonstrationen giver anledning hertil - yderligere udvikling før markedsintroduktion. Det er også karakteriseret ved eksperimentel udvikling eller eksperimentelt udviklingssamarbejde. Videre skal udfyldes: Om der er tilknyttet et Ph.d.- eller Post.doc-studie til projektet Om der er ansøgt om støtte i andre ordninger Projektperioden fra start til slut Vejledning til ansøgning - side 4
Samlet timeforbrug i projektet Samlet projektbudget Støttebeløb Samlet støtteprocent for projektet Egenfinansiering Anden finansiering Kontaktinformation på ansøger og underskrift Kontaktinformation på projektpartnere Web-teaser på dansk og engelsk Projektbeskrivelse på dansk og engelsk 1.1 Generel beskrivelse af teknologien og projektets idé I afsnittet beskrives det innovative og energifaglige samt det tekniske indhold, der er omdrejningspunktet i projektet samt teknologiens stade. Der skal herunder argumenteres for teknologiens nyhedsværdi, anvendelsesområde, modenhed og risiko mv. Hvis projektet bygger videre på tidligere offentligt støttede projekter, redegøres der også herfor eller til tidligere udført forskning og udviklingsarbejde inden for samme område. 1.2 Projektets formål og arbejdspakker Her beskrives projektets hovedformål, baggrunden for at starte projektet og hvordan det opnås. Herudover redegøres for projektets overordnede struktur for de enkelte arbejdspakker og milepæle, projektet er opdelt i fra start til slut (jf. Gantt-diagrammet). Ligeledes beskrives de metodiske tilgange, der anvendes for at nå de overordnede mål for projektet såvel som de enkelte mål for de enkelte arbejdspakker, herunder: Hvilke aktiviteter gennemføres i hver arbejdspakke? Hvem deltager i aktiviteten? Hvilket udstyr/eksterne leverancer skal leveres i de forskellige arbejdspakker? Hvilken type resultater forventes? 1.3 Projektets relevans Her redegøres for på hvilken måde og i hvilken grad, projektet bidrager til at understøtte ELFORSK indsatsområder, besparelses- og effektiviseringspotentiale i kwh, energiaspekter, samfundsmæssigt og energipolitiske målsætninger osv. Herunder hvordan teknologien kan indpasses i det danske energisystem. Projektets betydning for realiseringen af energipolitiske målsætninger skal så vidt muligt kvantificeres. Hvad gør projektet enestående i forhold til andre? Hvilken viden baserer projektet sig på? og hvordan adskiller det sig fra andre tidligere gennemførte projekter eller forsknings- og udviklingsarbejde? Det værende sig både danske såvel som internationale projekter. Her skal også beskrives størrelsen af det forventede marked ved markedsintroduktion, potentialet og eksportmuligheder (omfang og omsætning). Du kan eksempelvis finde yderligere oplysninger om tidligere projekter og data her: Vejledning til ansøgning - side 5
energiforskning.dk forskningsdatabase.dk/ 1.4 Formidlingsplan og forankring Da projektet gennemføres med offentlig støtte, er der krav om, at resultater formidles offentligt. Der skal derfor redegøres for, hvordan projektets resultater vil blive formidlet (formidlingsprodukter og aktiviteter) og til hvem resultaterne formidles til (målgrupper) gennem hele projektperioden. Minimum hvert halvår skal der formidles vedr. projektet. Lav en oversigt over, hvordan formidlingen skal ske. Lav en formidlingsplan for aktiviteter hvert halvår for hele projektperioden Hvem er ansvarlig for formidlingen af resultaterne, navn skal angives Hvem er den endelige målgruppe for det resultat som opnås i projektet? Private forbrugere? Virksomheder? Kommuner? Skoler og institutioner? Beskriv hvilke behov, teknologien bidrager til at dække hos målgruppen (kan evt. opdeles i slutbrugere og mellemled) Gør rede for hvilken merværdi teknologien bidrager med for målgruppen i forhold til eksisterende teknologier. Det kan være økonomisk merværdi, som øget omsætning, vækst, reduceret kostpris eller ikke-økonomisk merværdi f.eks. komfort, indeklima, produktivitet eller funktionalitet (Non Energy Benefits, NEB) Hvor stor en andel af målgruppen forventer man at nå Hvilket resultat forventes opnået som følge af formidlingen Ved formidling fra projektet skal det angives, at projektet gennemføres med støtte ELFORSK. 1.5 Organisering og kompetencer for projektpartnere Af ansøgningen skal fremgå hvilke virksomheder/institutter og personer, der deltager I projektet, samt hvilke kompetencer de bibringer projektet. Herunder projektledelsens kompetencer. Præsentér kort hver af de deltagende virksomheder og oplys hver partners hovedaktiviteter, omsætning og antal ansatte. Redegør for projektets organisering og de deltagende virksomheders ansvarsområder. Herunder at deltagerne dækker relevante dele af værdikæden. Redegør for hvordan projektdeltagernes relevante kompetencer inddrages og hvis afhængigt at specifikke medarbejdere nævnes navn. Heriblandt både forskningsbaseret, industriel og anvendelsesorienteret viden samt projektleders ledelseskompetence. Ledelseserfaring for projektleder og evt. centrale projektdeltagere (personer) dokumenteres. Beskriv hvorledes forretningsmæssige kompetencer er inddraget, evt. i form af konsulentbistand. 1.6 Budget Under budgettet skal der beskrives og udspecificeres hvad andre omkostninger dækker over eksempelvis indkøb af materialer, komponenter, instrumenter, udstyr, eksterne leverancer og under- Vejledning til ansøgning - side 6
leverandører osv. Her angives også de overordnede budgettal for projektet. Det vil sige den totale projektsum, støtteandel, egenfinansiering og evt. anden finansiering. Ligeledes skal omkostningerne for de enkelte arbejdspakker angives. Specielle kommentarer til budgettet skal ligeledes angives under dette punkt i ansøgningen. Til angivelse og indsendelse af budgettet skal der anvendes den dertil beregnede budgetskabelon (Projektøkonomi). Vejledning til udfyldelse af denne skabelon findes i afsnit 2 i denne vejledning. 1.7 Tilskyndelsesvirkning Støtte fra Dansk Energis forsknings- og udviklingsprogram, ELFORSK, skal have tilskyndelsesvirkning. Det betyder, at hver enkelt støttemodtager skal redegøre for, hvorledes støtte til det ansøgte projekt vil øge indsatsens omfang, udstrækning, tempo set i forhold til en situation, hvor der ikke opnås støtte. Støtte til forskning, udvikling og demonstration kan kun anses for at være forenelig med det indre marked, hvis den har en tilskyndelsesvirkning. Der er tale om en tilskyndelsesvirkning, hvis støtten ændrer en virksomheds adfærd på en sådan måde, at den iværksætter yderligere aktiviteter, som den ikke ville have iværksat uden støtten eller ville have iværksat i mere begrænset omfang eller på en anden måde. Støtten må imidlertid ikke gå til dækning af omkostningerne ved en aktivitet, som virksomheden under alle omstændigheder ville have iværksat, eller kompensere for den normale forretningsmæssige risiko ved en økonomisk aktivitet. 2 Projektøkonomi Grundlæggende skal det altid vurderes, om omkostningerne er nødvendige for gennemførelsen af projektet. For udviklings- og demonstrationsprojekter kræves en væsentlig egenfinansiering fra projektdeltagerne. Niveauet er afhængigt af deltagerkredsen og af, hvor tæt et projekt vurderes at være på en efterfølgende kommercialisering. Støtteprocenten for den enkelte deltager fastsættes individuelt og kan være lavere end den maksimale vejledende støtteprocent, der er fastsat i EU's statsstøtteregler. Bemærk at støtteprocentsatserne er max. grænser. Den samlede støtteintensitet, jf. EU s statsstøtteregler, kan ikke overskrides. Omkostninger udover det budgetterede er projektlederes ansvar. Der må ikke indgå profit i budgettet, herunder i forbindelse med løn. 2.1 Personaleudgifter For personaleudgifter skelnes der mellem to forskellige typer af timer; Funktionærtimer og teknisk/adm. timer. Der gives tilskud til faktiske lønudgifter (beregnes på baggrund af årlig bruttoløn inkl. feriepenge) (hvis det ikke er muligt at fastsætte en markedsbestemt løn, kan der undtagelsesvist aftales en timesats med programmet). Vejledning til ansøgning - side 7
Der fastsættes et fast årstimetal på netto 1.500 timer pr. år for en fuldtidsansat medarbejder. Timeforbruget anvendes i forbindelse med vurdering af ansøgningen (står timeforbrug i rimeligt forhold til opgaverne i projektet). Ph.d. Taxameter-udgifter på 80.000 kr. kan medtages til uddannelse af en Ph.d./Post.doc (gælder for en hel uddannelse). 2.2 Andre omkostninger Andre omkostninger opgøres på følgende kategorier: Instrumenter og udstyr Bygninger Andre driftsudgifter, herunder materialer Eksterne leverancer og underleverancer Overheadudgifter Indtægter (fra kommercielle prototyper/demoanlæg) Andet, herunder rejser og formidling 2.2.1 Instrumenter og udstyr Udgifter til instrumenter og udstyr kan medtaget i budgettet, i det omfang og den periode de anvendes til projektet. Hvis instrumenterne eller udstyret ikke anvendes til projektet i hele deres livscyklus, må kun afskrivningsomkostninger medtages. Afskrivningen beregnes på grundlag af god regnskabspraksis. 2.2.2 Bygninger Udgifter til køb og etablering af bygninger er principielt en støtteberettiget omkostning. Omkostninger til bygninger vil dog kun medfinansieres, hvis specielle forhold taler herfor. Køb af jord betragtes ikke som en støtteberettiget omkostning. 2.2.3 Andre driftsudgifter, herunder materialer Andre driftsudgifter, herunder forbrugsmaterialer som f.eks. brændsler, stålrør, isoleringsmaterialer osv. vil være at betragte som støtteberettigede omkostninger. 2.2.4 Eksterne leverancer og underleverancer Eksterne leverancer er støtteberettigede omkostninger. Hvis leverancen udgør 10 % af den samlede støttebevilling eller mere (dog minimum 500.000 kr.), så bør leverandøren indgå som partner i projektet. Kun i de tilfælde hvor leverandøren ikke har umiddelbar interesse eller gavn af at deltage, kan der dispenseres herfor. En partner i et projekt kan ikke også være underleverandør. Som udgangspunkt bør underleverancer kun udgøre en mindre del af projektet. Vejledning til ansøgning - side 8
2.2.5 Overheadudgifter Overhead defineres som værende: Faktiske yderligere generalomkostninger, der er direkte knyttet til projektet: For private virksomheder og GTS-institutter må der maks. medtages overhead på 150 % af personaleomkostningerne For universiteter, forskningsinstitutioner mv. fastsættes overhead til maks. 44 % af alle omkostninger dvs. både på personale- og andre omkostninger 2.2.6 Indtægter (fra kommercielle prototyper/demoanlæg) Ved kommerciel udnyttelse foranlediget af det støttede projekt skal eventuelle indtægter fradrages i de støtteberettigede omkostninger. 2.2.7 Andet, herunder rejser og formidling Kategorien dækker først og fremmest over rejse- og formidlingsaktiviteter. Rejseudgifter skal følge statens regler (cirkulære) for rejser for statsansatte. 2.3 Støtteprocent Støtten gives i overensstemmelse med EU s statsstøtteregler. Disse regler og link hertil er beskrevet nærmere i regelsættet. Ved indtastning af virksomhedens karakteristika samt projektets karakter, beregnes den vejledende maksimale støttestøtteprocent, der kan gives til den enkelte deltager. Bemærk, at der er tale om en maksimal støtteprocent, og at visse projekter må forventes at egenfinansiere en større andel af projektomkostningerne. 2.4 Nøgletal Nederst i projektøkonomiskemaet beregnes en række nøgletal eksempelvis timeprisen for funktionærtimer og teknisk/adm. timer, som anvendes i regnskabet for projektet. 3 Gantt diagram Gantt diagrammet består af to ark. Første ark er tidsplanen for projektet med arbejdspakker og milepæle. Andet ark er budget for de arbejdspakker som indgår i projektet. 3.1 Arbejdspakker og milepæle Projektet skal opdeles i arbejdspakker. Alle arbejdspakker navngives og nummereres, og den tidsmæssige placering og udstrækning (vandrette forløb) angives i Gantt diagrammet. Der skal opstilles relevante milepæle i projektets forløb. Angiv milepælenes tidsmæssige placering. En milepæl er en planlagt, målbar og synlig hændelse, som viser, at en opgave eller stor leverance fra projektet er afsluttet. Der kan alternativt markeres milepæle for både forskningsmæssige (FM), tekniske (TM) og kommercielle (KM) aktiviteter. Vejledning til ansøgning - side 9
Hvis der ikke er nok arbejdspakker og milepæle tilføjes det i skemaet. Der er som udgangspunkt lavet plads til ti arbejdspakker. 3.2 Budget for arbejdspakker Hver projektpartner angiver deres respektive omkostninger på de enkelte arbejdspakker i projektet, som de sørger støtte til. Derved skabes overblik over, hvilke omkostninger støtten dækker på såvel arbejdspakkeniveau, partnerniveau og projektniveau. Omkostninger fordelt på arbejdspakker i Gantt diagrammet skal stemme overens med beskrivelsen af arbejdspakkerne i projektbeskrivelsen. Omkostningerne i Gantt diagrammet er kun de udgifter, der søges støtte til. 4 Vurderingskriterier for ELFORSK-projekter Alle ansøgninger til ELFORSK evalueres af vores evalueringsudvalg. Ansøgningerne vurderes efter følgende syv kriterier: 1. Projekts formål og teknologiens stade 2. Revelans 3. Tidsplan 4. Formidling og forankring 5. Organisering 6. Budget 7. Tilskyndelsesvirkning 5 Processen fra modtaget ansøgning til tilsagn eller afslag Efter ansøgningsfristen går ELFORSK i gang med at evaluere alle modtaget ansøgninger. Forløbet er følgende: 2018: 26. september forhåndsregistrering af ansøgning 10. oktober ansøgningsfrist for indsendelse af ansøgning November evaluering ansøgninger December partshøring sendes til ansøger December indstilling af projekter sendes til godkendelse hos Energistyrelsen 2019: Januar forventer godkendelse af indstilling fra Energistyrelsen Februar tilsagn og afslag sendes til ansøgere og tilsagn (kontrakter) underskrives og returneres til ELFORSK. Marts afholdelse af Kick-off arrangement for projekter, som modtager støtte Ultimo marts eller primo april afholdes af første projektmøde Vejledning til ansøgning - side 10