FORSLAG Vedtægter for den selvejende institution ProVarde 1 Navn og hjemsted Den selvejende institutions navn er ProVarde. Institutionen har hjemsted i Varde Kommune. 2 Formål Institutionens formål er at fremme udviklingen af Varde Kommune som en attraktiv erhvervs-, turist- og bosætningskommune ved, at GÆLDENDE Vedtægter for den selvejende institution ProVarde 1 Navn og hjemsted Den selvejende institutions navn er ProVarde. Institutionen har hjemsted i Varde Kommune. 2 Formål Institutionens formål er at fremme udviklingen af Varde Kommune som en attraktiv er-hvervs-, turist- og bosætningskommune ved, at virke til fremme af erhvervslivet i Varde Kommune under hensyntagen til såvel bestående virksomheder som oprettelse af nye virksomheder fremme turismen i Varde Kommune virke til fremme af samarbejdet mellem forskellige erhverv, offentlige myndigheder og uddannelsesinstitutioner med specielt henblik på udviklingen af erhvervslivet og beskæftigelsen i kommunen virke som katalysator og igangsætter for erhvervs- og turistmæssige ideer og initiativer i kommunen under hensyn til skiftende konjunkturer tage initiativer, rådgive og koordinere inden for erhvervs- og turistområderne, herunder at etablere kurser, foredrag mv. til udvikling og inspiration for kommunens erhvervsliv. 3 Medlemskab virke til fremme af erhvervslivet i Varde Kommune under hensyntagen til såvel bestående virksomheder som oprettelse af nye virksomheder fremme turismen i Varde Kommune virke til fremme af samarbejdet mellem forskellige erhverv, offentlige myndigheder og uddannelsesinstitutioner med specielt henblik på udviklingen af erhvervslivet og beskæftigelsen i kommunen virke som katalysator og igangsætter for erhvervs- og turistmæssige ideer og initiativer i kommunen under hensyn til skiftende konjunkturer tage initiativer, rådgive og koordinere inden for erhvervs- og turistområderne, herunder at etablere kurser, foredrag mv. til udvikling og inspiration for kommunens erhvervsliv. 3 Medlemskab Som medlem kan optages enhver erhvervsrelateret virksomhed, forening eller institution, som kan tilslutte sig institutionens formål. Som erhvervsmedlem kan optages virksomheder, foreninger og institutioner, som kan tilslutte sig institutionens formål. Foreninger, hvis medlemsskare består af medlemmer, der individuelt kunne blive medlemmer af ProVarde, optages ikke. 1
Iværksættere tilbydes gratis medlemskab og har stemmeret. Det gratis medlemskab gælder fra indmeldelsen til førstkommende ordinære generalforsamling er afviklet. Herefter overgår iværksættermedlemmer automatisk til kontingentbetalende medlemmer. Iværksættere tilbydes gratis medlemskab og har stemmeret. Det gratis medlemskab gælder fra indmeldelsen til førstkommende ordinære generalforsamling er afviklet. Herefter overgår iværksættermedlemmer automatisk til kontingentbetalende medlemmer. Som privatmedlem kan optages personer, som kan tilslutte sig institutionens formål. Årskontingentet skal være indbetalt senest 14 dage før generalforsamlingens afholdelse for at udløse stemmeret på generalforsamlingen. Et medlemskab udløser en stemme på generalforsamlingen. Udmeldelse skal ske skriftligt med en måneds varsel til udgangen af et regnskabsår. Som passivt medlem kan optages personer, som kan tilslutte sig institutionens formål. Passive medlemmer har ingen stemmeret på generalforsamlingen og gælder kun i det kalenderår, i hvilket medlemmet har betalt kontingent. Årskontingent vedtages af generalforsamlingen med virkning fra det efterfølgende kalenderår. Bestyrelsen kan efter indstilling fra direktionen, et repræsentantskabs- eller bestyrelsesmedlem udnævne æresmedlemmer af ProVarde. Som æresmedlemmer kan udpeges personer, der har ydet en ekstraordinær indsats for ProVarde eller kommunens erhvervsliv. Der kan kun udpeges personer med tidligere eller aktuel tilknytning til en medlemsvirksomhed. Årskontingentet skal være indbetalt senest 14 dage før generalforsamlingens afholdelse for at udløse stemmeret på generalforsamlingen. Et medlemskab udløser en stemme på generalforsamlingen. Udmeldelse skal ske skriftligt til bestyrelsen med en måneds varsel til udgangen af et regnskabsår. Som passivt medlem kan optages personer, som kan tilslutte sig institutionens formål. Passivt medlemskab er uden stemmeret på generalforsamlingen og gælder kun i det kalenderår, i hvilket medlemmet har betalt kontingent. Årskontingent vedtages af generalforsamlingen med virkning fra det efterfølgende kalenderår. Bestyrelsen kan efter indstilling fra direktionen, et repræsentantskabs- eller bestyrelsesmedlem udnævne æresmedlemmer af ProVarde. Som æresmedlemmer kan udpeges personer, der har ydet en ekstraordinær indsats for ProVarde eller kommunens erhvervsliv. Der kan kun udpeges personer med tidligere eller aktuel tilknytning til en medlemsvirksomhed. 4 Generalforsamlingen Generalforsamlingen er institutionens øverste myndighed. Der afholdes ordinær generalforsamling i ProVarde hvert år i april måned. 4 Generalforsamlingen Generalforsamlingen er erhvervs- og turistrådets øverste myndighed. Der afholdes ordinær generalforsamling i ProVarde hvert år i april måned. 2
Bestyrelsen indkalder til generalforsamlingen med mindst 14 dages varsel direkte til medlemmerne med angivelse af tid, sted, dagsorden og bestyrelsens evt. forslag til vedtægtsændringer. Dagsorden for generalforsamlingen: 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning om virksomheden i det forløbne år 3. Årsregnskab for det forløbne år a. Forelæggelse af årsregnskabet til godkendelse b. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af underskud i henhold til det godkendte regnskab 4. Fastsættelse af kontingentsatser og fremlæggelse af budget for det kommende år 5. Valg til bestyrelsen 6. Valg af revisor 7. Forventning til fremtiden 8. Indkomne forslag 9. Eventuelt Forslag, som medlemmerne ønsker forelagt på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 8 dage forinden generalforsamlingens afholdelse. Bestyrelsen kan til enhver tid indkalde til ekstraordinær generalforsamling og skal indkalde til en sådan, når mindst 10 pct. af medlemmerne skriftligt stiller krav herom. I sidstnævnte tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest 1 måned efter at begæringen er fremsat til bestyrelsen med oplysning om det eller de emner, der ønskes behandlet. 5 Bestyrelse og repræsentantskab På generalforsamlingen vælges en bestyrelse på 10 personer 8 vælges direkte af og på generalforsamlingen, mens 2 udpeges af Varde Byråd. Alle valg gælder for 2 år ad gangen, således 4 medlemmer er på valg i lige år og 4 i ulige år. Der vælges hvert år 2 suppleanter til bestyrelsen. De kandidater, der ikke opnår tilstrækkeligt antal stemmer til at indtræde i Bestyrelsen indkalder til generalforsamlingen med mindst 14 dages varsel direkte til medlemmerne med angivelse af tid, sted, dagsorden og bestyrelsens evt. forslag til vedtægtsændringer. Dagsorden for generalforsamlingen: 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning om virksomheden i det forløbne år 3. Årsregnskab for det forløbne år a. Gennemgang af årsregnskabet b. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af underskud i henhold til det godkendte regnskab 4. Fastsættelse af kontingentsatser og fremlæggelse af budget for det kommende år 5. Valg til repræsentantskabet 6. Forventning til fremtiden 7. Behandling af indkomne forslag 8. Eventuelt Forslag, som medlemmerne ønsker forelagt på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 8 dage forinden generalforsamlingens afholdelse. Bestyrelsen kan til enhver tid indkalde til ekstraordinær generalforsamling og skal indkalde til en sådan, når mindst 10 pct. af medlemmerne skriftligt stiller krav herom. I sidstnævnte tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest 1 måned efter at begæringen er fremsat til bestyrelsen med oplysning om det eller de emner, der ønskes behandlet. 5 Bestyrelse og repræsentantskab På generalforsamlingen nedsættes et repræsentantskab på op til 43 medlemmer plus 2 suppleanter, hvoraf 8 medlemmer (4 hvert år) og 2 suppleanter vælges direkte af og på generalforsamlingen. Alle valg undtagen suppleantvalg gælder for 2 år ad gangen. 3
bestyrelsen, men opnår flest stemmer derefter, er valgt til suppleanter. Suppleanter er valgt for et år og indtræder i bestyrelsen ved et valgt medlems vedvarende forfald. En indtrædende suppleant beklæder posten frem til den næste ordinære generalforsamling. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand og næstformand og fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsens formand er også formand for repræsentantskabet. De af Varde Byråd udpegede medlemmer kan ikke vælges til formand. Ved stemmelighed i bestyrelsen er formandens stemme udslagsgivende. Bestyrelsen kan nedsætte særlige udvalg blandt bestyrelsens og/eller repræsentantskabets medlemmer til løsning af opgaver, der er omfattet af formålsparagraffen. Der nedsættes tillige et repræsentantskab på op til 43 medlemmer, hvoraf bestyrelsen udgør de 8 medlemmer. De øvrige medlemmer udpeges således: De nedenfor nævnte områder, der geografisk er afgrænset på samme måde som udviklingsrådene i Varde Kommune, kan hver udpege 3 medlemmer: Ansager-Skovlund, Blaabjerg Blåvandshuk Helle Øst Helle Vest Hodde-Horne-Sig-Tistrup Varde By Varde Opland Ølgod Varde Byråd kan udpege 2 medlemmer udover de to bestyrelsesmedlemmer til repræsentantskabet, og disse er valgt for deres byrådsperiode. Repræsentantskabet har deltagelse af erhvervsaktive medlemmer fra følgende Repræsentantskabet har deltagelse af erhvervsaktive medlemmer fra følgende områder, der udgør samme geografi som udviklingsrådene i Varde Kommune. Områderne kan hver især udpege 3 medlemmer: Erhvervsmedlemmerne i henholdsvis Ansager-Skovlund, Blaabjerg, Blåvandshuk,Helle 0st, Helle Vest, Hodde- Horne-Sig-Tistrup, Varde By, Varde Opland, Ølgod DI-Sydvestjylland, LO, LBR og Landbrugsorganisationerne kan hver udpege 1 medlem. Varde Byråd kan udpege 3 medlemmer foruden borgmesteren til repræsentantskabet, og disse er valgt for deres byrådsperiode. Der kan kun udpeges repræsentantskabsmedlemmer fra lokalområderne blandt medlemmerne af ProVarde. Det er lokale områders opgave at udpege de erhvervsaktive medlemmer, der skal indgå i repræsentantskabet. De enkelte udpegningsberettigede lokalområder inviteres til møde forud for generalforsamlingen med henblik på at udpege repræsentanterne. Det er de områdeudpegede repræsentantskabsmedlemmers opgave at lede møderne og sikre den lokale udpegning af repræsentantskabsmedlemmer. Repræsentantskabet mødes ca. 2 gange årligt i marts og september måned, og når bestyrelsen i øvrigt skønner det nødvendigt; samt når formanden eller mindst 6 medlemmer af repræsentantskabet skriftligt overfor bestyrelsen ønsker repræsentantskabet indkaldt. 4
Relevante erhvervsorganisationer (fx DI og LO) kan af repræsentantskabet tilbydes mulighed for at udpege 1 medlem hver. Repræsentantskabsmedlemmer fra lokalområderne kan kun udpeges blandt medlemmerne af ProVarde. Det er de lokale områders opgave at gennemføre en valghandling med det formål at vælge/udpege de tre erhvervsaktive medlemmer, der skal indgå i repræsentantskabet som repræsentanter for lokalområdet. Der udarbejdes et valgregulativ for afholdelsen af repræsentantskabsvalg i de enkelte lokalområder. Såfremt et af områderne ikke udpeger 3 repræsentantskabsmedlemmer, står den eller de pågældende post(er) ledige indtil næste ordinære generalforsamling. Med bistand fra ProVardes sekretariat, er det de valgte repræsentantskabsmedlemmer fra det pågældende områdes opgave at lede møderne og sikre den lokale udpegning af repræsentantskabsmedlemmer. Der vælges ikke suppleanter for repræsentantskabets medlemmer. Ved et repræsentantskabsmedlems varige forfald, henstår den pågældendes post ledig indtil næste ordinære generalforsamling. Repræsentantskabet mødes ca. 2 gange årligt i marts og september måned, og når bestyrelsen i øvrigt skønner det nødvendigt; samt når formanden eller mindst 6 medlemmer af repræsentantskabet skriftligt overfor bestyrelsen ønsker repræsentantskabet indkaldt. Indkaldelse til repræsentantskabets møder sker skriftligt med mindst 14 dages varsel og med angivelse af dagsorden. Repræsentantskabet træder sammen i forlængelse af generalforsamlingen og vælger blandt sin midte en bestyrelse. Bestyrelsen består af 9 medlemmer, hvoraf 4 medlemmer vælges hvert år. Til Bestyrelsen udpeger Varde Byråd et medlem, som har stemmeret. Der vælges hvert år 2 suppleanter til bestyrelsen. De kandidater, der ikke opnår tilstrækkeligt med stemmer til at indtræde i bestyrelsen, men opnår flest stemmer derefter, er valgt til suppleanter. Suppleanter er valgt for et år. En indtrædende suppleant beklæder posten til den valgte kommer tilbage, eller afgår. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand og næstformand og fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsens formand er også formand for repræsentantskabet Den politiske repræsentant kan ikke vælges til formand. Bestyrelsen kan nedsætte særlige udvalg blandt erhvervsrådets medlemmer til løsning af opgaver, der er omfattet af formålsparagraffen. Ved stemmelighed i bestyrelsen er formandens stemme udslagsgivende. Indkaldelse til repræsentantskabets møder sker skriftligt med mindst 8 dages varsel og med angivelse af dagsorden. Der kan udover møder i det samlede repræsentantskab afholdes møder i undergrupper af repræsentantskabet fx. udvalg vedrørende innovation, turisme, erhverv eller lignende. 5
Såfremt der etableres sådanne undergrupper udarbejdes der en særskilt forretretningsorden med et klart defineret kommissorium for hver af disse undergrupper. Bestyrelsen kan til disse underudvalg indkalde andre medlemmer end repræsentantskabet til løsning af opgaver, der er omfattet af formålsparagraffen. 6 Valgbarhed og stemmeret Valgbar til bestyrelse og repræsentantskab er ethvert erhvervsaktivt medlem af ProVarde, herunder personer, der er udpeget som repræsentanter for en juridisk person, der er medlem af ProVarde. Alle valg er personlige. Flytter en person i løbet af en valgperiode fra et erhvervsområde til et andet, forbliver han eller hun fortsat medlem af bestyrelse/repræsentantskab, hvis den pågældende fortsat er beskæftiget i en virksomhed, der er medlem af ProVarde. Tilsvarende gælder, hvis et valgt medlem af bestyrelse eller repræsentantskab ikke længere er ansat i den virksomhed, som oprindeligt opstillede ham eller hende som kandidat. Ved alle valghandlinger kan de fremmødte alene stemme via fuldmagt fra ét medlem udover dem selv. 7 Erhvervs- og turistkontor Til at udføre det praktiske arbejde ved løsningen af institutionens opgaver etableres et erhvervs- og turistkontor. Bestyrelsen ansætter og afskediger kontorets ledelse (direktion) og fastsætter erhvervs- og turistkontorets normering. 8 Økonomi 6 Erhvervs- og turistkontor Til at udføre det praktiske arbejde ved løsningen af institutionens opgaver etableres et erhvervs- og turistkontor. Bestyrelsen ansætter og afskediger kontorets ledelse og fastsætter erhvervs- og turistkontorets normering. 7 Økonomi 6
Institutionens økonomiske midler tilvejebringes via medlemmernes kontingentbetalinger, bidrag fra Varde Kommune, foreninger, organisationer, virksomheder og private samt tilskud det i øvrigt vil være muligt at søge. 9 Regnskab og budget Institutionens regnskabsår følger kalenderåret. Regnskabet revideres af en af Varde Kommune godkendt revisor, hvorefter regnskabet forelægges bestyrelsen til godkendelse. 10 Tegningsregel Institutionen tegnes af bestyrelsesformanden i forening med et bestyrelsesmedlem eller i forening med direktionen. Bestyrelsen kan meddele prokura. 11 Hæftelse Den selvejende institution hæfter alene med sin kapital for institutionens gældsforpligtelser. 12 Tavshedspligt Medlemmer af bestyrelsen eller udvalg og projektgrupper samt personale i erhvervsog turistkontoret og eventuelle observatører har absolut tavshedspligt med hensyn til enhver oplysning meddelt under fortrolighed. Ligeledes er medlemmer af bestyrelsen eller udvalg og projektgrupper samt personale i erhvervskontoret uberettiget til at misbruge enhver oplysning vedkommende er kommet i besiddelse af i forbindelse med sit arbejde for eller i tilknytning til institutionen. 13 Ændring af vedtægter Institutionens økonomiske midler tilvejebringes via medlemmernes kontingentbetalinger, bidrag fra Varde Kommune, foreninger, organisationer, virksomheder og private samt tilskud det i øvrigt vil være muligt at søge. 8 Regnskab og budget Institutionens regnskabsår følger kalenderåret. Regnskabet revideres af en af Varde Kommune godkendt revisor, hvorefter regnskabet forelægges bestyrelsen til godkendelse. 9 Tegningsregel Institutionen tegnes af bestyrelsesformanden i forening med et bestyrelsesmedlem eller i forening med direktionen. Bestyrelsen kan meddele prokure. 10 Hæftelse Den selvejende institution hæfter alene for sin kapital efter dansk rets almindelige regler for alle institutionens påhvilende gældsforpligtelser. 11 Tavshedspligt Medlemmer af bestyrelsen eller udvalg og projektgrupper samt personale i erhvervs- og turistkontoret og eventuelle observatører har absolut tavshedspligt med hensyn til enhver oplysning meddelt under fortrolighed. Ligeledes er medlemmer af bestyrelsen eller udvalg og projektgrupper samt personale i erhvervskontoret uberettiget til at misbruge enhver oplysning vedkommende er kommet i besiddelse af i forbindelse med sit arbejde for eller i tilknytning til institutionen. 12 Ændring af vedtægter 7
Ændring af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. Vedtægtsændringer skal efterfølgende godkendes af Varde Byråd. 14 Opløsning af institutionen Bestemmelser om institutionens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særligt indkaldt ekstraordinær generalforsamling. Såfremt mindst halvdelen af de stemmeberettigede er til stede og mindst 3/4 af de afgivne stemmer er for forslaget om opløsning er dette vedtaget. Opnås et sådant flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig, indkaldes til en ny generalforsamling, hvor beslutning kan træffes med ¾ af de afgivne stemmer, uanset antallet af fremmødte stemmeberettigede medlemmer. I tilfælde af institutionens opløsning træffer den sidste generalforsamling beslutning om anvendelse af institutionens økonomiske midler i overensstemmelse med formålsparagraffen. Ændring af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. Vedtægtsændringer skal efterfølgende godkendes af Varde byråd. 13 Opløsning af institutionen Bestemmelser om institutionens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særligt indkaldt ekstraordinær generalforsamling. Såfremt mindst halvdelen af de stemmeberettigede er til stede og mindst 3/4 af de afgivne stemmer er for forslaget om opløsning er dette vedtaget. Opnås et sådant flertal på et årsmøde, der ikke er beslutningsdygtigt, indkaldes til et nyt årsmøde, hvor beslutning kan træffes med ¾ af de afgivne stemmer, uanset antallet af fremmødte stemmeberettigede medlemmer. I tilfælde af institutionens opløsning træffer den sidste generalforsamling beslutning om anvendelse af rådets økonomiske midler i overensstemmelse med formålsparagraffen. 15 Ikrafttræden og overgangsordning Bestemmelserne i 5 om valg til bestyrelse og udpegning af repræsentantskab træder først i kraft ved valget i 2019. Medlemmer af repræsentantskabet valgt eller udpeget på generalforsamlingen i april 2018 er således alene valgt frem til den ordinære generalforsamling i 2019. Medlemmer af bestyrelsen, der vælges på den ordinære generalforsamling i april 2018 er valgt for en 2-årig periode, medens de 4 øvrige er på valg på den ordinære generalforsamling i 2019. Således ændret og vedtaget på den ordinære generalforsamling den 12. april 2018. Således ændret og vedtaget på den ordinære generalforsamling den 16. april 2015. 8
Som dirigent: Som dirigent: 9