R E T N I N G S L I N J E R F O R S L E T N I N G A F P E R S O N O P L Y S N I N G E R M V. 1 INDLEDNING 1.1 Disse retningslinj omhandl Bomidtvest (heft "Boligorganisationen") retningslinj for sletning. 1.2 Retningslinjne opbygget således, at d und punkt 2-3 en række indledende genelle bemærkning om slettepligten. 1.3 Deft følg vores slettepolitik und punkt 4-15 samt skema med konkrete slettefrist i bilag 1. 1.4 Hos Boligorganisationen behandles d psonoplysning i en række forskellige situation. Dette drej sig bl.a.: i) jobansøge, ii) iii) iv) medarbejde, tidlige medarbejde, pson opnotet på venteliste, v) nuværende beboe i almene bolig, vi) vii) viii) tidlige beboe, besøgende og andre ud ov ovenstående, d optages via tv-ovvågning, samt andre fysiske pson, d direkte ell indirekte kan identifices. (samlet set benævnt "Registrede"). 2 GENERELT OM SLETNING 2.1 I medfør af databeskyttelseslovgivningen må psonoplysning alene opbevares på en sådan måde, at det ikke muligt at identifice psonne i et længe tidsrum end det, d nødvendigt til de formål, hvortil de pågældende psonoplysning behandles. Det vil andre ord sige, at Boligorganisationen har pligt til at slette psonoplysning, når de ikke længe nødvendige at opbevare Boligorganisationen endvide som dataansvarlig virksomhed forpligtet til at kunne påvise, at Boligorganisationen lev op til princippet om opbevaringsbegrænsning. 1
2.2 Psonoplysning, d defines som enhv form for information om en identificet ell identificbar fysisk pson, kan alene behandles lovligt, hvis; (i) (ii) (iii) dette sk til opfyldelse af et nødvendigt, rimeligt, legitimt og sagligt formål; behandlingen ikke går ud ov, ell oplysningne behandles i længe tid end, hvad formålet tilsig; og d foreligg et hjemmelsgrundlag for behandlingen af den relevante psonoplysning, hund men ikke begrænset til samtykke, opfyldelse af en kontrakt, retlig forpligtelse, intesseafvejning, etc. 2.3 Psonoplysning må dfor ikke opbevares i Boligorganisationen i en form d gør det muligt at identifice de registrede i et længe tidsrum end hvad, d nødvendigt til opfyldelse af det/de formål, som de pågældende psonoplysning var indsamlet til. 2.4 Når d skal foretages sletning af psonoplysning, skal Boligorganisationen ligeledes sikre, at sletningen kan betegnes som "fuldstændig", hvorfor den pågældende psonoplysning ikke må kunne genskabes. D dfor ikke tale om sletning i lovens fortand, hvis psonoplysningne kan genskabes fra "slettet post"-mapp ell lignende. 2.5 Sletning af psonoplysning betyd således i praksis, at psonoplysning uigenkaldeligt fjnes fra alle de medi, hvor de ell har været gemt, og at psonoplysning på ingen måde kan genskabes. Dette gæld for samtlige medi, d har været i anvendelse ved den pågældende databehandling. 2.6 Dette betyd med andre ord, at løsning, hvor psonoplysning bliv gjort ikkelæsbare ell ikke-tilgængelige ved fx at fjne rettighed til at tilgå oplysningne, ikke "sletning" i lovens forstand. Det samme gæld løsning, hvor d ved sletning alene tale om, at refenc til fil fjnes. Når refenc til fil fjnes, d ikke længe umiddelbart adgang til psonoplysningne, men disse ikke slettet. Sådanne psonoplysning kan med den rigtige viden og/ell værktøj genskabes, og indebær, at d ikke tale om sletning. 3 HVEM ER FORPLIGTET TIL AT SLETTE? 3.1 Boligorganisationen dataansvarlige i relation til behandlingen af psonoplysning, hvis disse afgør til hvilke formål og med hvilke hjælpemidl, d må foretages behandling af de omhandlede psonoplysning. 3.2 Dette indebær, at Boligorganisationen skal eftleve samt dokumente eftlevelse af at psonoplysning ikke opbevares i længe tid en nødvendigt. 2
3.3 Ifølge Datatilsynets praksis kan d af psondatalovgivningens slettegl ikke udledes en pligt til løbende at gennemgå samtlige sag, dokument med henblik på at sikre, at d ikke opbevares konkrete psonoplysning i strid med psondatalovgivningen, så længe d procedur, som sikr, at d sk sletning i ovensstemmelse med de fastsatte frist. 3.4 Boligorganisationens procedur skal sikre, at d sk sletning i ovensstemmelse med de frist, Boligorganisationen har fastsat, og følgende retningslinj skal dfor følges. 3.5 Hvis Boligorganisationen benytt databehandle til behandling af psonoplysning, skal det sikres, at den pågældende databehandl undlægges tilsvarende opbevaringsbegrænsning. Dette sk i forbindelse med indgåelse af databehandlaftal. 4 SYSTEMER OG ARKIVER MV. 4.1 Sletning indebær, at alle psonoplysning uigenkaldeligt fjnes fra de sted, hvor de behandles. Hos Boligorganisationen behandles psonoplysning om de Registrede i de system, d fremgår af bilag 1. 4.2 Den tekniske fremgangsmåde ved sletning nærme beskrevet i vores IT- og sikkhedspolitik. 5 SLETNING AF OPLYSNINGER I FORBINDELSE MED REKRUTTERING 5.1 Formålet med ansættelsesproceduren at finde den rigtige kandidat til besættelse af en stilling hos os. Som led i denne proces behandl vi psonoplysning om kandidatne. 5.2 For kandidat, d opnår ansættelse hos os, ovgår de indhentede psonoplysning til sædvanlig psonaleadministration, og opbevares som andre medarbejdoplysning, jf. punkt 6 nedenfor. 5.3 For kandidat d ikke opnår ansættelse hos os, skal psonoplysning på kandidaten slettes senest 6 måned eft afslutning af ansættelsesprocessen. Ansættelsesprocessen afsluttes typisk ved, at d meddeles afslag til den pågældende kandidat. 5.4 Baggrunden for, at vi har fastsat en frist på 6 måned,, at de indsamlede psonoplysning alene vil have relevans i en begrænset piode, men at det faringsmæssigt af hensyn til såvel kandidaten som Boligorganisationen nødvendigt at opbevare psonoplysningne i en (kort) piode eft afslaget, da vi ofte oplev, at kandidat spring fra ell en lignende relevant stilling bliv ledig, hvorfor det i alles intesse, at vi kan opbevare psonoplysningne i en kort piode. 3
5.5 Enkelte oplysningstyp vil dog eft omstændighedne ikke skulle behandles i en korte piode, ligesom særlige omstændighed kan indebære, at vores genelle frist vil skulle fraviges. D henvises til bilag 1, d indehold en samlet ovsigt ov slettefrist, ligesom punkt 14.2 indehold en beskrivelse af situation, hvor slettefristen genelt vil kunne fraviges. 5.6 Ved modtagelse af uopfordrede ansøgning, sendes d besked om at vi ikke mangl psonale, og deft slettes ansøgningen. 5.7 D henvises i øvrigt til bilag 1 indeholdende en konkret ovsigt ov slettefrist for behandling af psonoplysning, hund ovsigt ov slettefrist for rekruttingsforløbet. 6 SLETNING AF OPLYSNINGER TIL BRUG FOR PERSONALEADMINISTRATION 6.1 De psonoplysning, Boligorganisationen brug til at administre medarbejdens ansættelsesforhold, skal som udgangspunkt først slettes eft medarbejden fratrådt. I Boligorganisationen slettes sådanne psonoplysning almindeligvis senest 5 år fra udgangen af det regnskabsår, hvor medarbejden fratrådt. 6.2 Det vores vurding, at det ikke som udgangspunkt vil være nødvendigt at foretage løbende gennemgang af dokument i psonalesagen, da vi baset på Datatilsynets praksis har fastsat genelle slettefrist og procedur for sletning. Baggrunden for, at vi som udgangspunkt benytt en opbevaringspiode på 5 år for vores psonalesag,, at vi konkret bliv mødt med krav fra fratrådte medarbejde, hvor vi har behov for at kunne dokumente hvilke skridt d tidlige foretaget i psonalesagen i en piode eft medarbejdne fratrådt. Da forældelsesfristen eft lovgivningen 5 år ved fordring, som støttes på aftale om udførelse af arbejde som led i et ansættelsesforhold, har vi indrettet vores genelle frist i ovensstemmelse hmed. På tilsvarende vis vi eft bogføringslovgivningen forpligtede at opbevare regnskabsmatiale på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, matialet vedrør, hvilket bl.a. kan omfatte matiale relatet til konkrete medarbejde, jf. punkt 7 nedenfor. 6.3 Enkelte oplysningstyp vil dog eft omstændighedne alene skulle behandles i en korte piode, ligesom særlige omstændighed kan indebære, at vores genelle frist vil skulle fraviges. D henvises til bilag 1, d indehold en samlet ovsigt ov slettefrist, ligesom punkt 14.2 indehold en beskrivelse af situation, hvor slettefristen genelt vil kunne fraviges. 6.4 Øvrige oplysning om medarbejde, som ikke nødvendige at opbevare for at administre des ansættelsesforhold, skal slettes ell tilbageleves til medarbejden ved modtagelsen. 4
6.5 Særligt om fratrådte medarbejdes konti holdes disse alene aktive så længe d et sagligt formål hmed. I Boligorganisationen skal fratrådte medarbejdes e- mail konti lukkes senest 12 måned eft fratræden. 6.6 D henvises i øvrigt til bilag 1, d indehold en konkret ovsigt ov slettefrist for behandling af psonoplysning, hund ovsigt ov slettefrist for psonaleadministration. 7 SLETNING AF OPLYSNINGER TIL BRUG FOR BOGFØRINGSMATERIALE 7.1 For at kunne foretage udbetaling til medarbejden, hund men ikke begrænset til løn, fie, bonus, pension og udlæg, behandles medarbejdens psonoplysning af Boligorganisationen. Sådant regnskabsmatiale skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår matialet vedrør, jf. bogføringslovgivningen. 7.2 For at kunne foretage opkrævning og udbetaling til beboe, hund men ikke begrænset til husleje og depositum, behandles beboens psonoplysning af Boligorganisationen. Sådant regnskabsmatiale skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår matialet vedrør, jf. bogføringslovgivningen. 7.3 D henvises i øvrigt til bilag 1 indeholdende konkret ovsigt ov slettefrist for behandling af psonoplysning, hund ovsigt ov slettefrist for bogføringsmatiale. 8 SLETNING AF OPLYSNINGER OM QUALITY HEALTH SAFETY ENVIRONMENT (QHSE) 8.1 Oplysning om arbejdsskad i Boligorganisationen behandles som udgangspunkt i EASY (offentligt system om arbejdsulykk via www.virk.dk), men opbevares ligeledes, på anbefaling af Arbejdsmarkedets Erhvvssikring (AES), i Boligorganisationen i 5 år eft skadestidspunktet. 8.2 D henvises i øvrigt til bilag 1 indeholdende konkret ovsigt ov slettefrist for behandling af psonoplysning, hund om Quality Health Safety Environment. 9 SLETNING AF OPLYNINGER PÅ VENTELISTE 9.1 D henvises til aftale omkring fælles venteliste med Lejehuset.dk. 10 SLETNING AF OPLYSNINGER OM BEBOERE 10.1 Vi ans hensynet til at kunne opbevare dokumentation for historikken i forbindelse med udlejning af beboens bolig, hund at vi har mulighed for at se, hvilke skridt d tidlige foretaget, for et sagligt formål. 5
De data, vi brug til at administre lejeforholdet, vil dfor som udgangspunkt først blive slettet, eft beboen fraflyttet. Dette vil almindeligvis være 5 år fra udgangen af det regnskabsår, hvor beboen fraflyttet. Dog slettes ikke data på fraflyttede beboe, hvor vi har et pengeskyldigt mellemværende. Baggrunden for, at vi som udgangspunkt benytt en opbevaringspiode på 5 år for vores administration af lejemål,, at vi konkret bliv mødt med krav fra fraflyttede beboe, hvor vi har behov for at kunne dokumente hvilke skridt d tidlige foretaget i administrationen af lejeforholdet i en piode eft beboen fraflyttet lejemålet. 10.2 Øvrige oplysning om beboen, som ikke nødvendige for administrationen af lejeforholdet, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor d ikke længe noget sagligt behov for fortsat opbevaring, ell hvis lovgivningen i øvrigt pålægg os at slette disse oplysning på et bestemt tidspunkt. 10.3 D henvises i øvrigt til bilag 1 indeholdende konkret ovsigt ov slettefrist for behandling af psonoplysning, hund for administrationen af bebones lejeforhold. 11 SLETNING AF TV-OVERVÅGNING 11.1 Optagels fra tv-ovvågning i kriminalitetsforebyggende øjemed slettes senest 30 dage eft, at de optaget, jf. dog nedenfor. 11.2 Optagels slettes ikke, hvis en optagelse skal bruges i en konkret sag fx hvis optagels ell billed skal bruges som dokumentation i en statningssag. I så fald opbevares optagelsne af den pson, tvisten drej sig om (men ikke af andre pson), og d sk undretning af den pågældende om opbevaringen inden for 30 dage. På anmodning udleves en kopi af optagelsen til den pågældende. 11.3 D henvises i øvrigt til bilag 1 indeholdende konkret ovsigt ov slettefrist for behandling af psonoplysning, hund for tv-ovvågning. 12 DEN TEKNISKE FREMGANGSMÅDE 12.1 Sletning sk typisk ved destruktion/makuling (fysiske dokument) ell ved ovskrivning af alle dataområd (elektroniske oplysning). 12.2 Den tekniske fremgangsmåde nærme beskrevet i vores IT- og sikkhedpolitik. 13 ANONYMISERING 13.1 Som altnativ til sletning kan vi i stedet vælge at anonymise den pågældende psonoplysning, hvilket betyd, at psonoplysningen fald udenfor databeskyttelseslovgivningens anvendelsesområde og dmed opbevaringsbegrænsningen. Typisk vil dette være relevant for os i statiske sammenhænge. 6
13.2 Enhv anonymising af psonoplysning skal drøftes med ledelsen], d kan sikre det tekniske grundlag for fuldstændig anonymising. 14 DEN REGISTREREDES RET TIL SLETNING MV. 14.1 Uanset ovenstående, har den Registrede ret til at anmode om sletning af des psonoplysning fra alle system og arkiv i Boligorganisationen. 14.2 Hvis en sådan anmodning modtages, skelnes d mellem: Jobansøge, medarbejde, ell tidlige medarbejde (heft "HRanmodning"). Pson opnotet på venteliste, nuværende beboe i almene bolig ell tidlige beboe (heft "Beboanmodning)". 14.3 En HR-anmodning skal videsende denne til ledelsen hos Bomidtvest på mail@bomidtvest.dk ell tlf 72.18.55.00, som vil behandle anmodningen fra den Registrede. 14.4 En Beboanmodning skal videsende denne til ledelsen hos Bomidtvest på mail@bomidtvest.dk ell tlf 72.18.55.00, som vil behandle anmodningen fra den Registrede. 15 UNDTAGELSER FRA OVENSTÅENDE RETNINGSLINJER OM SLETNING 15.1 Uanset ovenstående procedur samt bilag 1, kan d være konkrete omstændighed, som gør, at vi nødsaget til at opbevare psonoplysningne i længe tid end ells angivet. 15.2 Dette kan fx være som følge af de konkrete omstændighed, d knyttet op på et bestemt projekt, hvor offentlige myndighed fx kræv at dokumentation for løn- og arbejdsvilkår opbevares i en bestemt piode. D kan også være særlige lovgivningsmæssige krav, d stilles i en bestemt situation. 15.3 Dudov kan konkrete omstændighed indebære, at psonoplysning ikke omfattet af nærværende retningslinj, hund fx: Behandling af psonoplysning om medarbejde, hvor dette ikke sk i HRsammenhæng, men fordi medarbejdens navn fremgår af en lejekontrakt med en bebo Vsende retssag anlagt af ell mod Boligorganisationen, hvor oplysningne indgår i det matiale, d nødvendigt for at føre sagen. Vsende arbejdsskadesag, som pågår eft medarbejden fratrådt. 7
Andre vsende sag med myndighed, hund nævnssag, tilsynssag, politianmeldels, hvor det nødvendigt at behandle psonoplysning. 15.4 Hvis man i tvivl om, hvorvidt en situation omfattet af undtagelsne, skal man kontakte de relevante kontaktpson (se punkt 14.3 ell 14.4) med henblik på at afdække de nærme omstændighed. 16 RAPPORTERING 16.1 Ledelsen i Boligorganisationen skal orientes, såfremt retningslinjne i denne procedure ikke ovholdes, samt hvis d opstår forhold vedrørende denne procedure, som har betydning for vurding af Boligorganisationens risikoprofil på psondataområdet. 17 TILSIDESÆTTELSE AF POLITIK 17.1 Tilsidesættelse af de nævnte retningslinj for sletning hund ved at undlade sletning kan give anledning til ansættelsesretlige konsekvens, hund advarsel og i ydste fald opsigelse ell bortvisning. 18 AJOURFØRING 18.1 Ledelsen i Boligorganisationen af bestyrelsen bemyndiget til at tage denne procedure op til revision, når det vurdes relevant og minimum 1 gang årligt. 8
BILAG 1: OVERSIGT OVER SLETTEFRISTER SLETTEFRISTER FOR REKRUTTERINGSFORLØBET Genstand Formål System Slettefrist Ansøgning, CV, karakt, etc. Rekrutting Fysisk printet matiale, e- mail 6 måned Refenc Rekrutting Fysisk printet matiale, e- mail 6 måned Straffeattest/Børneattest/ oplysning Rekrutting Fysisk printet matiale, e- mail Eft forevisning Divse mails, hund afvisning Rekrutting E-mails 6 måned SLETTEFRISTER FOR PERSONALEADMINISTRATION Genstand Formål System Slettefrist Psonalemappe/fil Psonaleadministration G-drev,fysisk arkiv, 5 år eft MUS refat Psonaleadministration G-drev, fysisk arkiv, 5 år eft Pformance ratings, KPI' ell anden vurding af præsentation på arbejdet Psonaleadministration G-drev,fysisk arkiv, 5 år eft E-mail indbakke Psonaleadministration Exchance-BDK 12 måned Tids-/fraværsregistring Psonaleadministration Lønsystem, tidsregistringssystem 5 år eft 9
Sygdomshistorik og refat af sygefraværssamtal Psonaleadministration G-drev, fysisk arkiv, 5 år eft Pension/Gruppeliv/Sundhedsforsikring Psonaleadministration G-drev, fysisk arkiv, 5 år eft Advarsl, opsigelse, bortvisning og fratrædelsesaftale Psonaleadministration G-drev, fysisk arkiv, 5 år eft SLETTEFRISTER FOR BOGFØRINGSMATERIALE Genstand Formål System Slettefrist Løn, bonus, pension, fie Lønadministration Lønsystem, fysisk arkiv, e- mail 5 år eft endt ansættelse Udlæg Lønadministration Bankovførsel, fysisk arkiv, e- mail 5 år eft endt ansættelse Husleje Administration af lejemål EG-Bolig 5 år eft fraflytning af lejemålet hvis d intet økonomisk mellemværende Depositum Administration af lejemål EG.Bolig 5 år eft fraflytning af lejemålet hvis d intet økonomisk mellemværende Bogføring Bogholdi EG-Bolig Ingen 10
SLETTEFRISTER FOR OPLYSNINGER OM QUALITY HEALTH SAFETY ENVIRONMENT Genstand Formål System Slettefrist Arbejdsskad Behandling af arbejdsskad G-drev, fysisk arkiv, 5 år eft endt ansættelse SLETTEFRISTER FOR TV-OVERVÅGNING Genstand Formål System Slettefrist TV-ovvågning Kriminalitets forebyggelse Webløsning fra El- Expten 30 dage 11
SLETTEFRISTER FOR ADMINISTRATION AF LEJEMÅL Genstand Formål System Slettefrist Lejekontrakt Administration af lejemål EG-Bolig, fysisk printet matiale, 5 år eft fraflytning af lejemålet hvis d intet økonomisk mellemværende Løbende tilgang af relevante information Administration af lejemål EG-Bolig, fysisk printet matiale, 5 år eft fraflytning af lejemålet hvis d intet økonomisk mellemværende Løbende tilgang af irrelevante information Administration af lejemål EG-Bolig, fysisk printet matiale, 5 år eft fraflytning af lejemålet hvis d intet økonomisk mellemværende Strafbare forhold Administration af lejemål EG-Bolig, fysisk printet matiale, [ 5 år eft fraflytning af lejemålet hvis d intet økonomisk mellemværende 12
SLETTEFRISTER FOR HUSORDENSKLAGER Genstand System Slettefrist Hvis indbetningen fald uden for området for husordensklag ell vis sig grundløs. Hvis klagen færdigbehandles og dmed ikke videbehandles, fx i beboklagenævnet, retten, d foretages anmeldelse til politi ell andre relevante myndighed, etc. Hvis d klagen videbehandles, fx i beboklagenævnet, retten, d foretages anmeldelse til politi ell andre relevante myndighed, etc. Hvis d ikke foretaget anmeldelse til politi ell andre relevante myndighed. E-mail, fysisk arkiv, EG- Bolig E-mail, fysisk arkiv, EG- Bolig E-mail, fysisk arkiv, EG- Bolig E-mail, fysisk arkiv, EG- Bolig 5 år eft fraflytning af lejemålet hvis d intet økonomisk mellemværende 5 år eft fraflytning af lejemålet hvis d intet økonomisk mellemværende 5 år eft fraflytning af lejemålet hvis d intet økonomisk mellemværende 5 år eft fraflytning af lejemålet hvis d intet økonomisk mellemværende 13