4. december 2018 DEFF styregruppe Møde nr. 8 Mødedato: 14. november 2018 Tidspunkt: kl. 10:30-14:00 Sted: Slots- og Kulturstyrelsen GODKENDT REFERAT Til stede fra styregruppen: Børge Obel (BO), Anne-Birgitte Rasmussen (ABR), Bertil F. Dorch (BFD), Jesper Hermansen(JEHE), Mogens Sandfær (MS), Per Steen Hansen (PSH), Svend Larsen (SL) Afbud : Marianne Lykke (ML) Til stede fra sekretariatet, herunder referent: Annette Bach (ABA), Dyveke Sijm (DYS), Hani Naboulse, Helle Bernskov (HEB) (referent) Mødet indledtes med et kort oplæg ved bibliotekschef Peter Rubeck, UCN om professionshøjskole bibliotekerne. DAGSORDEN 1. Godkendelse af dagsorden Sagsfremstillingnr. [1] 2. Opfølgningspunkter fra skriftligt godkendt referat 3. Meddelelser 3.1 Meddelelser fra formand 3.2 Meddelelser fra øvrige styregruppemedlemmer 3.3 Meddelelser fra sekretariatet 3.3.1 Status DEFF konference 2019 3.3.2 Færdig rapport om kortlægning af biblioteksbetjening på det gymnasiale område 4. Godkendelse af ny aftale KE Knowledge Exchange 2019-2021 5. Oversigt over 2018 DEFF kontingenter / medlemskaber 6. 2019 DEFF budget [2] [3] [4] 7. 2019 årshjul og aktivitetsplan [5] 8. Status fra licensområdet [6] 9. Status for model for mandat til DEFF licensforhandlinger 10. DEFF IV 11. Status aktive projekter [7] [8]
2 12. Projektansøgninger til 2018 puljen Mindre projekttilskud til DFFU biblioteker 13. Behandling af projektansøgninger til 2018 puljen større projekttilskud til danske fag-, forsknings- og uddannelsesbiblioteker samt tildeling af midler [9] [10-2 bilag] 14. DEFF vision 15. Eventuelt REFERAT 1. Godkendelse af dagsorden. Dagsorden blev godkendt med tilføjelsen af et nyt punkt 14. med diskussion af DEFF s vision. Punkt 13. Behandling af projektansøgninger blev af tidsmæssige årsager fremrykket, så alle medlemmer havde mulighed for at deltage. 2. Opfølgningspunkter fra skriftligt godkendt referat fra møde den 27. september Punkter til opfølgning fra det tidligere skriftligt godkendte referat fra mødet den 27. september er en del af dette mødes dagsorden eller vil blive en del af næste mødes dagsorden den 31. januar 2019. 3. Meddelelser fra formand, øvrige styregruppemedlemmer og sekretariat 3.1 Meddelelser fra formand 3.1.1 Formanden orienterede om at arbejdet med en ny formel ramme for en ny organisation for DeiC stadig er i proces. 3.2 Meddelelser fra medlemmer 3.2.1 MS orienterede om status for DU Danske Universiteters initiativ for at indgive en klage til EU konkurrencemyndighederne over de store akademiske forlags misbrug af dominerende stilling på markedet, idet en klage, i regi af EUA European University Association, den 30. oktober 2018 er blevet sendt til EU s konkurrence kommissær. 3.3.2 JEHE orienterede om en organisationsændring i styrelsen per 1. januar 2019, der betyder, at biblioteksenheden er nedlagt og fremover flyttes til et nyt Center for Kunst og Biblioteker, hvor DEFF også er placeret, stadig under ledelse af kontorchef Annette Bach. Der forventes med den nye organisation en synergieffekt og et bredere syn på hele bibliotekssektoren omfattende både folke- og forskningsbiblioteker samt uddannelsesbiblioteker. 3.3.3 SL orienterede om, at den igangværende arbejdsgruppe om fremtidens universitetsbiblioteker, har indkaldt relevante organisationer til en høring den 10. december d.å. Styregruppen var enig om, at DEFF bør deltage i denne høring. JEHE vil tage kontakt til Kulturministeriets departement herom. 3.3 Meddelelser fra sekretariatet 3.3.1 Status for DEFF konferencen 2019 er, at der nu er booket konferencefaciliteter under statsaftalen på Comwell Conference Center Copenhagen ved Bella Centret i København mandag den 29. og tirsdag den 30. april 2019 I samme uge torsdag den 2. og fredag den 3. maj 2019 er DEFF vært ved KE Knowledge Exchange Strategy Forum, der afholdes i Aarhus.
3.3.2 Den netop færdige rapport om kortlægning af biblioteksbetjening på det gymnasiale område blev omdelt til styregruppen. Rapporten udgør sammenfatning fra 12 kvalitative interviews om praksis og rationaler bag omkring indkøb af elektroniske informationsressourcer på 12 gymnasier med en geografisk og størrelsesmæssig sammenhæng. Rapporten er tilgængelig på deff.dk 4. Godkendelse af ny aftale KE Knowledge Exchange 2019-2021 Styregruppen godkendte den nye KE partnerskabsaftale for 2019-2021. Formanden vil som medlem af KE Senior Management underskrive aftalen på vegne af DEFF. Sekretariatet vil i den kommende aftaleperiode arbejde med fokus på at trække danske eksperter fra institutionerne ind i KE arbejdet, samt på at dele viden fra KE projekterne med de danske institutioner. Sekretariatets ressourcer er p.t. styrket ved at in-source Anna Mette Morthorst, fra KB Aarhus, for at dække den danske deltagelse i KEG Knowledge Exchange arbejdsgruppen. DEFF er pt. chair for KE samarbejdet og vil være vært for afholdelsen af KE Strategy Forum den 2.-3. maj 2019. På næste styregruppemøde ønskede styregruppen et dagsordenspunkt med orientering og diskussion om KE arbejdet i DEFF regi. Desuden ønsker styregruppen på næste møde at have en mere overordnet diskussion af DEFF s internationale engagement. 5. Oversigt over 2018 DEFF kontingenter/medlemskaber DEFF medlemskaber betales af driftsmidlerne. Efter en kort diskussion af de nuværende medlemskaber besluttede styregruppen, at man på næste møde vil diskutere formål og udbytte af disse samt overveje eventuelle nye relevante medlemskaber. Forslag om nye relevante organisationer, f.eks. på ungdomsuddannelsesområdet, sendes snarest muligt til sekretariatet. 6. 2019 DEFF budget Styregruppen godkendte 2019 budgettet med et forventeligt underskud for DEFF IV, som vil blive taget fra et tidligere akkumuleret overskud. Styregruppen indstiller 2019 budgettet til koordinationsudvalgets endelige godkendelse under forudsætning af finanslovens vedtagelse. 7. 2019 årshjul og aktivitetsplan Styregruppen godkendte det foreliggende årshjul og aktivitetsplan for 2019. 8. Status fra licensområdet DYS orienterede kort om status for årets licensforhandlinger, som er i den afsluttende fase, hvorefter alle institutioner vil få mulighed for at tilmelde sig relevante licensaftaler for 2019. Forhandlingen med Infomedia har stor betydning for ungdomsområdet Denne forhandling om en ét-årig pilotaftale for en ny prismodel, er blevet afsluttet i samarbejde med DDB. Forhandlingen med Elsevier forventes at resultere i en ét-årig aftale. Styregruppen tog status fra licensområdet til efterretning. 9. Status for model for mandat for DEFF licensforhandlinger ABA orienterede om, at sekretariatet fortsat arbejder med den igangsatte proces, som skal sikre klarhed omkring licensforhandlingernes mandat, herunder repræsentation af konsortiets institutionstyper, således at både ungdomsuddannelserne, professionshøjskoler og erhvervsakademier samt universiteterne er repræsenteret. 3
Sekretariatet har afholdt dialogmøder med ungdomsuddannelses organisationer samt med FC og planlægger flere dialogmøder inden jul Styregruppen vil på det næste møde diskutere en ny model for mandat til licensforhandlingerne. Måden mandat afgives på vil nok variere efter kategorien af institutionerne, men der er enighed om, at der generelt skal ske en styrkelse af afgivelsen af mandat fra institutionernes ledelser. 10. DEFF IV Styregruppen tog en orientering om DEFF IV til efterretning. På næste møde vil styregruppen diskutere DEFF IV ud fra en sagsfremstilling fra sekretariatet 11. Status aktive projekter Styregruppen to status per 31. oktober 2018 for de nuværende aktive projekter til efterretning. 12. Projektansøgninger til 2018 puljen mindre projekttilskud til DFFU biblioteker Styregruppen tog oversigten over årets ansøgninger og bevillinger til puljen for mindre projekttilskud på mellem 5.000 kr. og 150.000 kr. til efterretning. 13. Behandling af projektansøgninger til 2018 puljen Større projekttilskud til danske fag-,forsknigs- og uddannelsesbiblioteker samt tildeling af midler Sekretariatet havde ved fristens udløb den 19. oktober 2018 modtaget 5 ansøgninger på i alt 15.287.850 kr. til puljen for større projekttilskud til danske fag-, forsknings- og uddannelsesbiblioteker. Styregruppen behandlede de modtagne ansøgninger, og til indledning meddelte bestyrelsesmedlemmer deres inhabilitet i forhold til de enkelte ansøgninger. Sekretariatet havde gennemgået ansøgningerne i forhold til vurderingskriterierne og angivet en numerisk score ved de enkelte kriterier. Styregruppen erklærede sig enige i sekretariatets scoring af de enkelte projekter og tog i sin behandling af de enkelte ansøgninger udgangspunkt i denne. Ansøgningerne blev herefter behandlet i den rækkefølge, som de var modtaget i, og ansøgninger med inhabilitet blev behandlet først. ML var fraværende på mødet, men havde sendt kommentarer til behandlingen af projektansøgningerne. De inhabile styregruppemedlemmer forlod lokalet ved behandlingen af de ansøgninger, hvor medlemmerne var inhabile. Styregruppens ikke inhabile medlemmer bevilgede midler til fire projekter. Herved fik tre projekter tilsagn med de ansøgte beløb, et fjerde projekt fik et delvist betinget tilsagn. 4 Projekt titel Journal nr. Bevilget beløb Projektleder Samarbejdsinstitutioner Inhabilitet Implementering af national arkiveringsløsning baseret på Private LOCKSS Network (LOCKSS PLN) DEFF.2018-0006 1.500.000 kr. DTU CBSb, KBb, SDUb, AAUb MS, SL, BFD Studerendes akademiske digitale kompetencer på videregående uddannelser (STAK) DEFF.2018-0007 2.050.400 kr. KB, AUL CUIDM, KB, Kub, AAUb, AASmb, VIAb, KEAb SL, PSH Identificering af fag- og forskningsbibliotekernes rolle ift. udbredelse og understøttelse af Citizen Science DEFF.2018-0008 2.527.800 kr. SDUb DTUb, KB, AAUb, UCLb, UCSb, Au BFD, SL, MS
5 Oprettelse af Nationalt Netværk for Digital Humaniora DEFF.2018-0009 0,00 kr. KB SDUb, DTU/DeiC, NeiC SL, BFD, MS Forlængelse af Nationalt Forum for Forskningsdata Management (DM Forum) DEFF.2018-0010 3.333.333 kr. DM- Forum Styregruppen besluttede, efter behandling af de modtagne ansøgninger, idet man konstaterede at der stadig var uforbrugte midler af årets pulje på i alt 11.501.060 kr., at benytte de uforbrugte midler til styregruppens egne projekter. Der blev bevilget 500.000 kr. til udvikling af koncept for og afvikling af 2 årlige netværksmøder i 2019 i 5 faglige netværk for medarbejdere på alle DEFF institutionerne, herunder ungdomsuddannelserne. Desuden blev der bevilget 1.589.527 kr. til styregruppens udgivelse af en rapport og afholdelse af en konference i efteråret 2019 om danske fag-, forsknings- og uddannelsesbibliotekers rolle i fremtidens videnssamfund herunder særligt i forhold til datamanagement.. Sekretariatet vil sende projektbeskrivelser samt budget for disse projekter til styregruppens skriftlige godkendelse senest medio december måned. Styregruppens projekter vil blive yderligere diskuteret på næste møde. 14. DEFF Vision Styregruppen har siden foråret 2018 haft strategiske diskussioner for at opdatere en ambition / vision for DEFF s arbejde. På DEFF koordinationsudvalgsmøde den 20. august d.å. blev der orienteret om, at den pt nedsatte arbejdsgruppe om fremtidens universitetsbiblioteker, i forbindelse med sit arbejde, også ville indhente input til sit arbejde fra DEFF styregruppe, herunder gerne ville have DEFF s nye ambition oversendt. Følgende er efter styregruppemødet oversendt til formanden for arbejdsgruppen, for at kunne indgå i dennes arbejde: DEFF går først med det der bliver vigtigt inden for brug af information og viden samt arbejder for at fremme åbenhed og tilgængelighed i forskning og læring. DEFF er et innovationsrum og brobygger på tværs af institutioner og ministerområder, der skal sikrer, at danskere kompetent mestrer digitale informationskompetencer og brug af vidensressourcer med sigte på behov for troværdig faglig information hele vejen fra elever på ungdomsuddannelserne til forskeruddannelser og forskere. DEFF arbejder ud fra en national tilgang til digitale informationsressourcer herunder licenser, der skal sikre åben og kosteffektiv adgang til viden 15. Eventuelt Der var intet at bemærke under eventuelt. Næste ordinære møde er planlagt til torsdag den 31. januar 2019. Mødet i januar forventes pga. mange dagsordenspunkter at blive forlænget.