DEFF Licenssekretariatets servicedeklaration

Transkript

1 DEFF Licenssekretariatet DEFF Licenssekretariatet er et sekretariat under Styrelsen for Bibliotek og Medier. DEFF Licenssekretariatet er finansieret af Undervisningsministeriet, Kulturministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og udvikling. DEFF Licenssekretariatets formål Formålet med licensarbejdet i DEFF-regi er at anskaffe mest mulig relevant, elektronisk information til forskere, undervisere og studerende inden for institutionernes budgetmæssige rammer. Anskaffelsen sker i nationalt samarbejde for at effektivisere indkøbsprocessen og administrationen af konsortielicenserne og for at opnå mest mulig information for færrest mulige midler. Der samarbejdes også internationalt for at opnå bedst mulige priser og betingelser. Målgruppe DEFF Licenssekretariatets primære målgruppe er institutioner under Undervisningsministeriet, Kulturministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling. DEFF Licenssekretariatets sekundære målgruppe er andre offentlige institutioner. Formålet med Servicedeklarationen Formålet med deklarationen er at sikre forventningsafstemning og en klart defineret aftale for samarbejdet mellem deltagerne i konsortierne og DEFF Licenssekretariatet. Servicedeklarationen fastlægger serviceniveau, roller og ansvar samt procedurer for samarbejdet. Servicedeklarationen skal sikre, at der ikke hersker tvivl om, hvad institutionerne kan forvente og hvad DEFF Licenssekretariatet er forpligtet til at levere. Begge parter tilstræber en ubureaukratisk omgangsform samt at udvise gensidig loyalitet og fleksibilitet. 1

2 Hvad kan du forvente af Licenssekretariatet? Licenssekretariatets arbejdsopgaver deff.dk DEFFnet Evaluering Fakturering Fornyelser FTE indsamling Handlingsplan for Licensområdet Helpdesk Kontakt til biblioteker, leverandører og andre konsortier Licensadministration Licensforhandling Nye produkter / Markedsovervågning Opstilling af licenskrav Rådgivning til nye institutioner Statistik Udvikling 2

3 Hvad kan Licenssekretariatet forvente af institutionerne? 1 eller flere aftalekontaktpersoner Ajourført fuldmagt Opdaterede IP numre Overholdelse af svarfrister Overholdelse af licenskrav Opdages misbrug skal det stoppes straks, DEFF og leverandøren informeres 3

4 Licensadministration Fakturering Forhandling Fornyelse Markedsovervågning Hvad er en konsortielicens? En konsortielicens er en licens som flere institutioner har fordel af at abonnere på Licenskrav og ønsker Licenssekretariatet udarbejder og vedligeholder, i samarbejde med Licensgrupperne, en liste over licenskrav og ønsker 4

5 Indsamling af FTE Licenssekretariatet indsamler institutionernes FTE tal årligt i september Kilder: Danske Universiteter og institutionerne FTE definitioner STÅ= Antal ressourceudløsende STÅ i året, uanset finansieringskilde. Tallet omfatter også eventuelle semesterstå/årselever. Tallet er ekskl. åben- og deltidsuddannelse. VIP= Akademiske ansatte: Forskere, undervisere og akademiske administrative medarbejdere STÅ + VIP = FTE (Full-Time Equivalent) Institutioner med ungdomsuddannelser skal kun opgive STÅ Institutioner uden studerende opgiver kun VIP Alle andre institutioner opgiver både VIP og STÅ En del af licenserne er prissat på baggrund af det fulde FTE, og det er disse tal, der registreres i administrationsbasen. Enkelte licenser er baseret på relevante FTE. Ved denne type licenser kontaktes institutionen for at få det nøjagtige tal. 5

6 Procedure ved fornyelser Licenssekretariatet forhandler næste års pris med leverandøren Prisen sendes til nuværende medlemmer af licensen med CC til LUF- og LUBlisten Fornyelsesmailen skal indeholde information om bl.a. procentvis ændring i prisen, pris pr. institution, titellister og ændringer i kontrakten Svarfristen er 3 uger Svar er bindende og kan kun gives af aftalekontakter Licenserne er fornyet inden den Når en licens er fornyet sendes besked til deltagerne Endelig titelliste sendes til deltagende institutioner straks den modtages fra forlaget Titelliste lægges ud på deff.dk DEFFnet opdateres Aftalen/kontrakten skannes og lægges på deff.dk efter underskrift Det er muligt at komme med i aftalerne 2 gange årligt (1.1. og 1.7.). Tilmelding skal ske senest 1.6., og hvis muligt i forbindelse med fornyelsen i efteråret, ellers senest den

7 Årshjul for fornyelser Aftalen/kontrakten skannes og lægges på DEFF.dk. Titelliste lægges ud på DEFF.dk Titelliste sendes til deltagende institutioner April Forhandling med forlag Januar Besked om at fornyelsen er afsluttet sendes til deltagende institutioner Fornyelsen sendes til forlaget Svar modtages fra institutionerne Oktober Juli Forhandling med forlag Fornyelsesmail sendes til deltagende institutioner 7

8 Procedure ved nye produkter Licenssekretariatet sender information om nye produkter og testmulighed ud til relevante institutioner (CC til licensgrupperne), med oplysning om pris og indhold Ønskes produktet i test, arrangeres denne. Svarfrist 3 uger efter testens udløb Er der flere institutioner, som ønsker produktet, vil DEFF Licenssekretariatet arbejde videre med leverandøren Når produktet er bestilt, sendes besked til deltagerne Når adgangen er etableret, sendes besked samt evt. administrationsinformation til deltagerne DEFFnet opdateres Titelliste sendes til deltagende institutioner, når den modtages fra forlaget Titellisten lægges ud på deff.dk Aftalen/kontrakten skannes og lægges på deff.dk efter underskrift 8

9 Licenskøb sidst på året Institutioner, der måtte ønske at købe licenser sidst på året, skal bestille senest den Licenssekretariatet bestiller den ønskede licens Forlaget sender faktura direkte til institutionen Institutioner som bestiller selv, orienterer Licenssekretariatet om købet 9

10 Fakturering Deltagende institutioner faktureres 2 gange årligt, i april og oktober Institutioner med kun én licens eller et faktureringsbeløb på under kr. faktureres kun en gang årligt i april Baggrundsmateriale udsendes til aftalekontakt i henholdsvis marts og september, der er efterfølgende 3 uger til spørgsmål/rettelser De endelige valutakurser vil fremgå af faktureringen i efteråret 10

11 April Årshjul for fakturering Marts Svar modtages fra institutionerne senest 3 uger efter Faktura udsendes Baggrundsmateriale sendes til institutionerne Januar Juli Baggrundsmateriale sendes til institutionerne Faktura udsendes Svar modtages fra institutionerne senest 3 uger efter Oktober 11

12 Helpdesk Helpdesken kan f.eks. bruges ved IP-ændringer, adgangsproblemer, prisforespørgsler og lign. Licenssekretariatet behandler alle henvendelser så hurtigt som muligt. Det tilstræbes at alle påbegyndes samme dag Skriftlig bekræftelse på modtagelse af henvendelsen sendes, når opgaven påbegyndes. Opfølgning på alle henvendelser en gang ugentligt til problemet er løst Helpdesken er åben kl på hverdage. Der tages forbehold ved kurser, møder, ferie og sygdom 12

13 Statistik Statistikken på deff.dk er opdateret med det seneste kvartals tal Årsstatistikken skal foreligge før indberetning til Styrelsen 13

14 Årshjul for statistik April Statistik indberettes til Bibliotek og Medier Januar Juli Oversigt på DEFF.dk kunne f.esk. se sådan ud: Aftalenavn Statistik på inst.niveau Statistik på konsortieniveau Statistik fra forlagene lægges løbende ud på DEFF.dk Oktober ACS Elsevier IOP Palgrave Springer Institutionerne henter selv Institutionerne henter selv Leveres via DEFF Institutionerne henter selv DEFF DEFF DEFF DEFF DEFF Wiley Institutionerne henter selv DEFF 14

15 Kontakt til biblioteker, leverandører og andre konsortier Licenssekretariatet har en bred kontaktflade både nationalt og internationalt Licenssekretariatet deltager i LUF og LUB møderne med en fast kontaktperson Licenssekretariatet deltager i det nordiske licenssamarbejde Licenssekretariatet deltager i Knowledge Exchange Licenssekretariatet deltager i ICOLC samarbejdet Licenssekretariatet deltager i TRANSFER Code of Practice projektet Licenssekretariatet deltager i COUNTER samarbejdet Licenssekretariatet følger arbejdet med cost benefit 15

16 Årshjul: Kontakt til biblioteker, leverandører og andre konsortier I løbet af året: 4 LUF møder (minimum) 4 LUB møder (minimum) Temadage UKSG April CB samarbejde Nordisk Licensmøde Januar Juli London Online DEFF Konsortiedagen Frankfurt Book Fair ICOLC Oktober DEFF Online 16

17 DEFFnet Licenssekretariatet varetager vedligeholdelsen af titellister for DEFFlicensaftaler Ved indgåelse af nye aftaler gives DEFFnet-leverandøren besked om indholdet i licenserne og hvilke institutioner, der deltager Efter fornyelsen gives DEFFnet-leverandøren besked om indholdet i licenserne og hvilke institutioner der deltager Kommer der nye deltagere på en aftale midt på året, gives DEFFnetleverandøren besked om dette DEFFnet opdateres af DEFFnet-leverandøren Institutioner, der har abonnement til DEFFnet, har mulighed for selv at tilføje yderligere titler og lokal information DEFFnet-leverandøren modtager information direkte fra forlagene vedr. titelændringer 17

18 Handlingsplan for DEFF Licensområdet Handlingsplanen består af en langsigtet strategisk beskrivelse og en mere kortsigtet og konkret arbejdsplan Licenssekretariatet udarbejder handlingsplanen efter input fra Licensgrupperne Licenssekretariatet vedligeholder og følger op på handlingsplanen Handlingsplanen er tilgængelig på deff.dk 18

19 Licenssekretariatet holder hjemmesiden opdateret med: Licensaftaler på konsortie- og institutionsniveau Titellister på konsortieniveau Statistik på konsortie- og institutionsniveau Referater fra licensgruppemøderne LUB og LUF medlemslister Licenskrav og ønsker Handlingsplanen for Licensområdet Licensoversigt hvad må man ifølge kontrakten 19

20 Årshjul for DEFF.dk April Løbende opdatering: Licensgrupperne Referater Statistik Kontrakter Titellister Januar Juli Oktober 20

21 Evaluering Licenssekretariatet udarbejder evalueringsprocedurer for følgende arbejdsopgaver: Helpdesk (årligt) Licensforhandling (årligt) Fakturering (årligt) Brugerundersøgelser (hvert andet år) Servicedeklaration (årligt) 21

22 Årshjul for evaluering April Helpdesk Licensforhandling Fakturering Januar Juli Brugerundersøgelse Oktober 22

23 Hvordan får du mere at vide? Kontakt DEFF Licenssekretariatet på: Adresse: H.C. Andersens Boulevard 2, 1553 København V Telefon: Telefax: E-post : [email protected] Hjemmeside: Den 24. februar