BESTYRELSESMØDE NR. 1 REFERAT

Transkript

1 BESTYRELSESMØDE NR. 1 REFERAT Den 6. februar 2011 Tidspunkt : Fredag den 6. januar kl Sted : Arne Ennegaard Jørgensens kontor Tilstede : Bestyrelsen Fraværende/Afbud : Sekretærer : Arne Ennegaard Jørgensen, Kurt Rasmussen Referent : Arne Ennegaard Jørgensen DAGSORDEN: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Handlingsplan 3. Arkitekten som elektronisk udgave 4. Revisionsprotokol 5. Status på Repræsentantskabets seminar - herunder forretningsorden 6. Kørselssatser 7. JA s overenskomst med PLR 8. Meddelelser 9. Statusliste 10. Evt. 1

2 1. GODKENDELSE AF DAGSORDEN Dagsorden godkendt. 2. HANDLINGSPLAN Sagsfremstilling: Sekretariatet har indskrevet de kommentarer til handlingsplanen, der blev nævnt på møde i Repræsentantskabet den 22. november Vedlagt revideret handlingsplan og handlingsplan med fremhævede rettelser. Det indstilles, at Bestyrelsen drøfter og beslutter den endelige handlingsplan. Den kommende bestyrelse fastlægger derefter prioritering og implementeringsplan for handlingsplanen. Bestyrelsen godkendte oplægget til handlingsplan med følgende kommentarer: De indledende bemærkninger slettes, da de tegner et for sort syn på arkitekternes muligheder dog bibeholdes de faktuelle oplysninger sammen med baggrundsmaterialet. Vedtægtsoplysningerne på side 2 sættes bagerst i handlingsplanen til orientering. Der indsættes en tegning til illustration af Arkitektforbundets relationsudbygning med andre organisationer. Den nye bestyrelse får til opgave at udarbejde en prioriteringsplan for implementering af handlingsplanen. 3. ARKITEKTEN SOM ELEKTRONISK UDGAVE Sagsfremstilling: Sekretariatet skrev i december måned 2011til Bestyrelsen vedrørende nedenstående mail fra Arkitekten Forlag. Fra: Til: Sanne Wall-Gremstrup <swg@arkfo.dk> Jane Sandberg <js@arkitektforeningen.dk>, Christian Lerche <cl@danskeark.dk>, Arne Ennegaard Jørgensen <aej@arkitektforbundet.dk> Dato: :12 Emne: Digital udgave af Arkitekten & God jul

3 Kære Arne, Jane og Christian Tak for et godt samarbejde i Arkitektens Forlag har igennem hele 2011 arbejdet på at udvikle sin online tilstedeværelse med henblik på at skabe nye muligheder for formidling og debat, bedre muligheder for at orientere sig om forlagets udgivelser samt flere og bedre services for forlagets samarbejdspartnere, annoncører og abonnenter. Arbejdet har foreløbig resulteret i en opdateret online butik for bog og magasinsalg, jobannoncer samt beskrivelser af de seneste udgivelser af forlagets magasiner Arkitekten, Arkitektur DK, Landskab og Nordic. Samtidig har vi fra og med december 2011 gjort det muligt at læse den seneste udgave af Arkitekten online i en begrænset periode, og Arkitekten nr. 1, 2012 bliver således den første udgave af Arkitekten, som kan læses online. Det vil blive muligt via Forlagets hjemmeside, hvor nummeret vil være tilgængeligt fra en uge efter udgivelsen til det næste udkommer. Online udgaven af Arkitekten vil ikke kunne gemmes eller printes. I løbet af januar 2012 vil næste etape af forlagets website være udviklet. Udover opdateret design, funktionalitet og en blog, bliver adgangen til den online udgave af Arkitekten begrænset til at gælde for allerede eksisterende abonnenter, således at man, formentligt fra og med udgivelsen af Arkitekten nr. 2, 2012 vil blive ledt til en side, hvor man skal indtaste sit abonnementsnummer samt et password. Passwordet skal man selv generere ved første besøg, mens abonnementsnummeret findes på plasticomslaget, Arkitekten leveres i, eller kan oplyses pr. e mail til arkfo@arkfo.dk. I forbindelse med visning af Arkitekten digital skal det bemærkes at der kan komme situationer hvor den digitale udgave ikke helt svarer overens med den fysiske udgave. Det skyldes at rettighederne ikke nødvendigvis dækker begge medier. Rigtig god jul og godt nytår Sanne Det indstilles, at Bestyrelsen drøfter ovenstående problemstilling vedrørende elektronisk udgave af Arkitekten. I forbindelse hermed skal det derudover besluttes, i hvilken form en eventuel tilbagemelding til Forlaget skal være, og om der skal aftales en fælles udmelding sammen med Arkitektforeningen.

4 Bestyrelsen fandt det vigtigt, at man fremover skal kunne læse Arkitekten elektronisk på nettet, og at der arbejdes på en løsning, hvor artiklerne ligeledes er søgbare. Det er ikke tilfredsstillende, at Arkitekten kun kan læses i 1 måned. Der skal holdes et fælles møde i direktørkredsen med Arkitektforeningen og Arkitektens Forlag om problemstillingen. Der har efterfølgende været afholdt møde med Forlaget. Forlaget fastholder deres ret til at fortolke kontrakten snævert, og at Arkitekten derved kun kan læses i den måned det enkelte nummer udgives. Forlaget er orienteret om, at foreningerne ikke er tilfredse med løsningen, og at sagen vil blive taget op igen i foreningernes bestyrelser. 4. REVISIONSPROTOKOL SAGSFREMSTILLING: Arkitektforbundets nye revisor har nu gennemgået sekretariatets forretningsgange. I den forbindelse er der udarbejdet en tiltrædelsesprotokol, som Bestyrelsen skal læse og underskrive. Protokollen medsendes elektronisk. Der lægges op til, at Bestyrelsen kan underskrive protokollen enten ved møde den 6. januar eller på Repræsentantskabets møde den 13. januar. Sekretariatet gennemgår de væsentligste emner i protokollen på mødet den 6. januar. Bestyrelsen drøfter og underskriver revisionsprotokollen. Regnskabschef Kurt Rasmussen gennemgik og orienterede om revisionsprotokollen. Det blev aftalt, at Bestyrelsen gennemlæste materialet og underskrev på det kommende møde i Repræsentantskabet. 5. STATUS PÅ REPRÆSENTANTSKABETS SEMINAR HERUNDER FORRETNINGSORDEN Sagsfremstilling: I forbindelse med den ny revisors gennemgang af forretningsgange, har revisoren anbefalet, at Repræsentantskabets og Bestyrelsens forretningsordener, der har været anvendt siden 2004, ændres, så de

5 mere tydeligt beskriver opgavefordelingen imellem Repræsentantskab, Bestyrelse og Direktør i forhold til økonomiske dispositioner. Sekretariatet har derfor lavet udkast til nye forretningsordner og anbefaler, at der på de kommende møder i Repræsentantskabet og den ny bestyrelse fastlægges og godkendes nye forretningsordner. Der er vedlagt udkast til ny forretningsorden for Repræsentantskabet. Ny forretningsorden for ny Bestyrelse fastlægges særskilt af denne. Det indstilles, at Bestyrelsen drøfter og ændrer udkast til forretningsorden og derefter indstiller forretningsordenen til godkendelse i Repræsentantskabet. Bestyrelsen besluttede at tilføje et punkt til Repræsentantskabets forretningsorden, hvor Bestyrelsen bemyndiges til at træffe beslutninger i forbindelse med forhandling og indgåelse af overenskomster. Det er dog stadig medlemmerne, der skal stemme ved urafstemning om det endelige resultat. Derudover drøftede Bestyrelsen Arkitektforbundets eksterne repræsentationer. Der skal udpeges eksterne repræsentationer til Arkitekten redaktionsgruppe, Arkitektens Forlags bestyrelse, samt Kvinderådet. Sekretariatet laver udkast til oversigt over eksterne repræsentationer, som drøftes på Repræsentantskabets møde. På Repræsentantskabsmødet blev det besluttet at udskyde udpegning til eksterne repræsentationer til der er valgt ny formand, næstformand, bestyrelse og udvalg. 6. KØRSELSSATSER SAGSFREMSTILLING: I forbindelse med fastlæggelse af budget 2012, blev sekretariatet bedt om at finde eventuelle andre besparelsesområder, end de områder, der allerede er blevet foreslået og vedtaget. Sekretariatet er blevet opmærksomt på, at der vil kunne ske besparelser på kørselssatsen i forbindelse med kørsel i egen bil blandt både medarbejdere og Repræsentantskabsmedlemmer. Arkitektforbundet har altid anvendt Statens høje kørselssats, men der vil kunne opnås en besparelse på budgettet ved fremover at

6 anvende Statens lave kørselssats. Sekretariatet undersøger til bestyrelsesmødet, hvor stor besparelsen vil være. Det skal understreges, at en eventuel ændring af satsen skal varsles overfor de ansatte med deres individuelle opsigelsesvarsel, og for god ordens skyld bør der ligeledes ske varsling overfor Repræsentantskabsmedlemmer, der igennem mange år har anvendt den høje sats. Bestyrelsen drøfter og beslutter eventuel nedsættelse af kørselssatsen. Bestyrelsen besluttede at nedsætte kørselssatsen til Statens laveste takst fra 1. januar Beslutningen skal varsles overfor medarbejdere og medlemmer af Repræsentantskabet og indregnes i budgettet for JA S OVERENSKOMST MED PLR (PRAKTISERENDE LANDSKABSARKITEKTER) SAGSFREMSTILLING: Siden 2005 har JA og Arkitektforbundet haft et overenskomstsamarbejde med Danske Ark og PLR, således at JA og Arkitektforbundets medlemmer er overenskomstdækket i de overenskomster som JA/PLR og Arkitektforbundet/Danske Ark har med hinanden. Både JA og Arkitektforbundet har afstået fra at kræve overenskomst for deres medlemmer i Danske Ark respektiv PLR, så længe medlemmerne er omfattet af den anden organisations overenskomst. Nu har PLR imidlertid besluttet at nedlægge sig selv som organisation pr. 1. januar 2012, og PLR opfordrer sine medlemsvirksomheder til at melde sig ind i Danske Ark. JA har på den baggrund kontaktet Arkitektforbundet og har forespurgt om muligheden af, at JA optages som overenskomstpart i overenskomsten mellem Danske Ark og Arkitektforbundet. Derudover er JA inviteret til samarbejdsmøde i Danske Ark dog uden at Danske Ark har signaleret, at de ønsker at indgå en selvstændig overenskomst med JA. Arkitektforbundet skal beslutte, om der skal arbejdes for, at JA bliver overenskomstpart i overenskomsten mellem Danske Ark og Arkitektforbundet, eller om JA s medlemmer blot stadig skal

7 tilbydes at være omfattet, uden at JA er del i overenskomsten. Såfremt der skal arbejdes hen imod at få gjort JA til overenskomstpart, bør det betinges, at JA ikke kan blokere eventuelle aftaler, som Arkitektforbundet indgår med Danske Ark. Der er ca. 40 medlemmer af JA, der er omfattet af PLRoverenskomsten. Det indstilles, at Bestyrelsen beslutter at afholde et møde med JA om problemstillingen inden endelig stillingtagen. Bestyrelsen tilsluttede sig indstillingen. Efterfølgende har sagen været drøftet med både JA og på et møde mellem JA og Danske Ark. Der arbejdes på en løsning, hvor JA bliver overenskomstpart i overenskomsten og dermed kan varetage deres medlemmers interesse direkte overfor Danske Ark. 8. MEDDELELSER 8.1 MEDDELELSER FRA FORMAND Der har været afholdt møde med Danske Designere (DD). DD arbejder for en sammenslutning med Danish Design Association. Det forventes, at fusionen falder på plads i foråret Derved ændres opgaveporteføljen, således, at der kan være behov for et større samarbejde omkring både ansatte på designvirksomheder og selvstændige designere. Den nye organisation vil ikke i fremtiden lave samme rådgivning omkring selvstændig virksomhed, som DD har udført. AC besøger OECD i Paris den 3. februar. 8.2 MEDDELELSER FRA ØVRIGE I LEDELSEN Hans Chr. Kirketerp-Møller: Arbejdet med arbejdsmiljø er blevet opprioriteret i AC. Der er dannet 2 mødefora med relationer til eksterne samarbejde med de offentlige arbejdsgivere. DJØF og DM er servicerende organisationer på de 2 arbejdsgruppers område.

8 Der har været afholdt møde i BAR-FOKA (Branchemiljørådet for kontor og administration), hvor Hans Chr. Kirketerp-Møller repræsenterer AC-organisationerne. For tiden arbejdes med et oplæg om social kapital på virksomheder. 8.3 MEDDELELSER FRA SEKRETARIATET I sekretariatet er en medarbejder gravid og sekretariatet påtænker at ansætte en vikar i perioden ca. 1. maj 2012 ca. 30. april Bestyrelsen godkendte ansættelsen. Der er indkaldt til styregruppemøde på KADK vedrørende kandidatundersøgelsen på arkitektskolerne. Mødet blev afholdt den 3. februar. Det blev bl.a. besluttet at tilrette projektbeskrivelsen og få tilbudsgivere til at afgive tilbud på ny tilrettet projektbeskrivelse. Arkitektskolen i Århus forventes at byde på opgaven og vil derfor være inhabil i beslutningen omkring valg af tilbud. 9. STATUSLISTE Sagsfremstilling: Statuslisten beskriver de emner, som Bestyrelsen tidligere har truffet beslutninger om. Bestyrelsen drøfter statuslisten med henblik på ændringer og tilføjelser. Ingen bemærkninger. 10. EVENTUELT Ingen bemærkninger. Mette Carstad/Arne Ennegaard Jørgensen