Møde i VUC Aarhus bestyrelse onsdag den 13. december 2017 Referat Deltagelse: Til stede: Hans Halvorsen (formand), Berit Eika (næstformand), Sanne Bjørn, Peter Moesgaard, Bente Steffensen, Jan Ankerstjerne, Søren Gubi Axelsen, Karin Nørholm, Malou Lassen og Frederik Toftdal Fra ledelsen: Erik Ernø-Kjølhede, Poul Lautrup, Michael Bentzen Sandberg og Per Lund. Afbud: Mogens Birkebæk Referent: Peter Cederstrøm Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Referat af møde 26/09 2017 inkl. underskrift 3. Registrering af skolens reelle ejere (bilag 1). Alle bestyrelsesmedlemmer bedes til dette punkt medbringe pas/kørekort eller anden form for gyldig billedlegitimation. 4. Kvartalsrapport 3. kvartal 2017 (bilag 2 og 3) 5. Godkendelse af vedtægtsændringer som følge af bestyrelsens beslutning på mødet 26/09 om at ændre skolens navn til Aarhus HF & VUC (bilag 4 og 5) 6. Forliget om oprettelse af nye skoler for Forberedende Grunduddannelse. Aktuel status. 7. Vinteroptag og aktivitet på AVU og det gymnasiale område 8. Godkendelse af budget 2018 herunder drøftelse af budgetfremskrivninger for økonomien frem til 2021 (bilag 6, 7 og 8) 9. Godkendelse af ny regnskabsinstruks for skolen (bilag 9 og 10) 10. Eventuelt
Punkt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. Punkt 2. Referat af møde 26/09 2017 inkl. Underskrift Referat af møde 26/09 2017 blev underskrevet. Punkt 3. Registrering af skolens reelle ejere (bilag 1). Alle bestyrelsesmedlemmer bedes til dette punkt medbringe pas/kørekort eller anden form for gyldig billedlegitimation. Som det fremgår af bilag anbefaler skolens revisor, at der til brug for institutionernes bøger, indhentes kopi af pas eller andet identifikationspapir fra hvert enkelt bestyrelsesmedlem, hvilket er med henblik på efterlevelse af EU s hvidvaskningsdirektiv. Skolen vil i forbindelse med mødet scanne en kopi af de medbragte identifikationspapirer. Drøftelse Ingen. Beslutning Der blev indhentet kopi af identifikationspapirer for hvert enkelt af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Punkt 4. Kvartalsrapport 3. kvartal 2017 (bilag 2 og 3) Sagsfremstilling fra bilag: Sagsfremstilling om 3. kvartalsrapport 2017 I budgettet for 3. kvartal 2017 forventedes, jfr. kvartalsrapporten, et driftsresultat på kr.18.845.212. Det endelige driftsresultat blev på kr. 25.093.681, dvs. kr. 6.248.469 bedre end budgetteret. Det samlede resultat for perioden var budgetteret til kr. 20.295.212 og blev på kr. 27.950.094, svarende til kr. 7.654.882 bedre end budgetteret. Indtægter Der har samlet set været en nedgang i undervisningsindtægterne på ca. kr. 1,4 mio., grundet en nedgang på 32 årskursister i forhold til det budgetterede for 3. kvartal. I gymnasieafdelingen har der været en del forskydninger fra GS og HF2 mod HF enkeltfag fjern.
Fra 2017 tælles 1. års HF2 eleverne i 4. kvartal (mod tidligere 3. kvartal). Her vil vi i 4. kvartal opleve en fremgang, da vi i år har igangsat 2 klasser mere end budgetteret. På AVU har der været en nedgang på både ordinær tilrettelæggelse og fjern. Nedgangen skyldes primært ændrede tælledatoer for AVU (som på HF2 flyttet fra 3. til 4. kvartal). Der vil derfor være tale om en periodeforskydning af indtægter til 4. kvartal. Forventningerne til de samlede taxameterindtægter for hele året er dermed en forbedring i forhold til budgettet. Stigningen i øvrige indtægter i Serviceafdelingen skyldes primært en større omsætning i kantinen, der delvist modsvares af øgede omkostninger. Der har desuden været en stigning i renteindtægter og u-realiserede kursgevinster. Udgifter De samlede lønudgifter til undervisningens gennemførsel er ca. kr. 4,4 mio. mindre end budgetteret, som et resultat af afdelingernes effektiviseringstiltag. Desuden er der et fald i afskrivninger på ca. kr. 0,5 mio. samt periodeforskydninger på i øvrige udgifter på ca. kr. 1,8 mio. Dermed er dækningsbidraget fra undervisningen væsentligt forbedret. Efter periodeforskydninger forventes der derfor en forbedring på ca. kr. 4,4 mio. Serviceafdelingens omkostninger ligger samlet set ca. på det budgetterede niveau, men med forskydninger mellem de enkelte poster. Der forventes dog et merforbrug i 4. kvartal på grund af diverse bygningsforbedringer. Undervisningsministeriet udmeldte i efteråret 2017 med tilbagevirkende kraft desuden en såkaldt dispositionsbegrænsning, svarende til en manglende indtægt for VUC Aarhus på ca. kr. 0,175 mio. Denne besparelse er endnu ikke indregnet, da den reguleres med ministeriets udbetalinger i 4. kvartal. Skolens økonomiske udvikling følges meget nøje, og det er ledelsens forventning, at årets resultat for 2017 vil blive bedre end budgetteret. Ledelsen indstiller At bestyrelsen godkender kvartalsrapporten for 3. kvartal. Drøftelse Per Lund orienterede om kvartalsrapporten og gennemgik sagsfremstillingen. Søren Gubi Axelsen spurgte, om skolen med den gode økonomi på AVU og HF vil bruge midlerne til at reparere for store hold samt aflaste undervisere. Michael Bentzen Sandberg svarede, at den sunde økonomi i vid udstrækning anvendes til at sikre gode rammer i undervisningen.
Beslutning Bestyrelsen godkendte kvartalsrapport for 3. kvartal 2017. Punkt 5. Godkendelse af vedtægtsændringer som følge af bestyrelsens beslutning på mødet 26/09 om at ændre skolens navn til Aarhus HF & VUC (bilag 4 og 5) Sagsfremstilling fra bilag Indstilling om ændring af vedtægt som følge af, at skolen skifter navn til Aarhus HF og VUC Bestyrelsen besluttede på mødet den 26.09.17 at ændre skolens navn til Aarhus HF og VUC pr. 1. januar 2018. Ministeren har efter bestyrelsens beslutning fremsendt mail den 29.09.17 med godkendelse af navnet. Der skal nu gennemføres en vedtægtsændring for at skolens navn ændres. I forbindelse med ændringen af navnet i vedtægten indstiller bestyrelsesformanden og rektor, at der tillige foretages enkelte, små ændringer af vedtægten. Nedenfor fremgår i detaljer, hvad der foreslås ændret og til hvilken ordlyd. Udover selve navnet, indstilles der to ændringer i bestyrelsens sammensætning, som er uden konsekvens for bestyrelsens nuværende medlemmer: Ændring 1: Skolens aktiviteter på Samsø er i dag af så lille et omfang, at det ikke længere er formålstjenligt, at der fast udpeges et medlem med særlig tilknytning til Samsø. Derfor foreslås dette ændret til, at der ved selvsupplering udpeges 1 personligt udpeget medlem (som fint kan være fra Samsø, hvis der igen skulle vise sig behov herfor). Ændring 2: Det foreslås at ændre et medlem udpeget ved selvsupplering repræsenterende Kulturinstitutionerne i Aarhus til et medlem udpeget af Professionshøjskolen VIA, eftersom VIA sammen med Aarhus Universitet er den væsentligste aftager af skolens HF-dimittender. Der vil fortsat være mulighed for at bestyrelsen udpeger op til tre medlemmer ved selvsupplering. Bestyrelsen rummer i dag to medlemmer udpeget ved selvsupplering: Jan Ankerstjerne (hvis mandat fremover veksles til en fast udpegning via VIA) og Bente Steffensen. Udover disse ændringer er der tale om nogle små tekniske tilpasninger af vedtægten.
Selve vedtægtsændringen skal ikke godkendes af undervisningsministeren, men træder i kraft ved offentliggørelse på skolens hjemmeside. Processen der tilbagestår for at skolen skifter navn er: 13.12.17 Bestyrelsen godkender ændring af skolens vedtægt indeholdende det nye navn og ændring af bestemmelser om bestyrelsens sammensætning 01.01.18 De godkendte vedtægter offentliggøres på skolens hjemmeside og navnet vil være gældende fra tidspunktet for offentliggørelse. Foreslåede ændringer i vedtægten fra den godkendte vedtægt fra december 2012 og til vedtægt med ikrafttrædelse den 1. januar 2018. a) Overskrift: Ændret fra VUC Aarhus til Aarhus HF og VUC b) 1: Ændret fra VUC Aarhus til Aarhus HF og VUC c) 2: Det med kursiv og fed er tilføjet: Efter overgangen til selvejende institution er navnet ændret til VUC Aarhus og med virkning fra 1. januar 2018 ændret til Aarhus HF og VUC. d) 4 stk. 2, 1): - 1 medlem udpeget af erhvervsskolerne i Århus i forening, Uddannelsessamarbejdet i Århus. ændres til 1 medlem, der udpeges af erhvervsskolerne i Aarhus i forening - 1 medlem udpeget af kulturinstitutionerne i Århus (selvsupplering) ændres til 1 medlem, der udpeges af Professionshøjskolen VIA - 1 medlem med tilknytning til Samsø (selvsupplering) ændres til 1 medlem, der udpeges personligt (selvsupplering) e) 14 stk. 2 og 3 er indskrevet i vedtægten og ikke som i tidligere i tillæg til vedtægt. Stk. 2. Hvis bestyrelsen nedsætter et forretningsudvalg, skal rammerne for dets nedsættelse, sammensætning og funktion fastlægges i forretningsordenen. Forretningsudvalget kan ikke tillægges beslutningskompetence i spørgsmål, der henhører under bestyrelsens kompetence. Stk. 3. Bestyrelsen kan bemyndige lederen til i et nærmere fastlagt omfang og under bestyrelsens ansvar at udøve de beføjelser, der er tillagt bestyrelsen, medmindre der er tale om konkrete handlepligter og lignende for bestyrelsen. f) 20 er ændret fra Denne vedtægt træder i kraft ved offentliggørelse på VUC Aarhus hjemmeside den 20. december 2012. til
Det indstilles: Denne vedtægt træder i kraft ved offentliggørelse på Aarhus HF og VUC s hjemmeside den 1. januar 2018. Den siddende bestyrelse fortsætter dog indtil udløbet af funktionsperioden, jf. reglerne herom i gældende vedtægt vedtaget på bestyrelsesmøde den 18. december 2012 og offentliggjort på institutionens hjemmeside den 20. december 2012, hvor en ny bestyrelse tiltræder i overensstemmelse med denne vedtægts kapitel 2. At bestyrelsen godkender og underskriver den fremsendte vedtægt hvor skolens navn er ændret, og hvor der er foretaget en ændring i bestemmelserne for bestyrelsens sammensætning Drøftelse Erik Ernø-Kjølhede orienterede om indstillingen og oplyste, at der efter den nye vedtægt kan udpeges 2 medlemmer ved selvsupplering og ikke 3 som det beklageligvis fremgår af sagsfremstillingen. Efter spørgsmål fra Sanne Bjørn om hvorfor et medlem udpeget ved selvsupplering repræsenterende kulturinstitutionerne i Aarhus ændres til et medlem udpeget af VIA, svarede rektor, at skolen har udviklet sig fra tidligere at være en skole med en stor aftenflade og et fokus på borgernes almendannelse, til i dag at være en dagskole primært for yngre kursister og med en meget begrænset aftenflade. Dermed er skolen i højere grad blevet en almindelig undervisningsinstitution, og der ønskes med skiftet at signalere at VIA sammen med Aarhus Universitet er den væsentligste aftagerinstitution af skolens dimittender. Søren Gubi Axelsen bemærkede, at med satsning på HF-profilklasser som fx drama vil det fortsat kunne give mening med et bestyrelsesmedlem fra kulturinstitutionerne. Erik Ernø-Kjølhede svarede, at der fortsat er mulighed for personligt at udpege et bestyrelsesmedlem fra kulturinstitutionerne, men at der blot ikke længere er en fast plads i bestyrelsen, som altså efter den nye vedtægt i stedet går til VIA. Beslutning Fraværende medlem, Mogens Birkebæk, havde forud for mødet godkendt vedtægtsændringen og givet formanden fuldmagt til at stemme for ændringen på sine vegne. Bestyrelsen godkendte enstemmigt ændringen af vedtægt, og underskrev den nye vedtægt, hvor skolens navn og sammensætning af bestyrelsen er ændret. Punkt 6. Forliget om oprettelse af nye skoler for Forberedende Grunduddannelse. Aktuel status. Erik Ernø-Kjølhede orienterede om den aktuelle status for forliget om oprettelse af nye skoler for Forberedende Grunduddannelse. Bestyrelsen har på tidligere møder hørt meget om denne sag.
Ledelse og formand har været meget engageret i debatten, og forliget gik en anden vej end vi havde håbet. Der er reelt ikke meget nyt at fortælle i forhold til tidligere orienteringer til bestyrelsen. Arbejdet med at få forliget implementeret foregår pt. bag kulisserne i ministeriet. Det bliver et område skolen kommer til at arbejde meget med de kommende 3-4 år. Tidsplan for implementeringen blev omdelt og gennemgået. VUC Aarhus har formelt set ingen rolle i selve oprettelsen af de nye institutioner, og der er fortsat mange usikkerhedsmomenter, men heldigvis også god tid til at indfase ændringerne. Det er særligt medarbejderne, der er i et limboland indtil vi kender mere til de konkrete vilkår for overdragelsen af medarbejdere og aktiver og passiver til de nye FGU-skoler, som skal begynde deres virke sommeren 2019. Medarbejderne tager det flot og der har været afholdt møder internt og eksternt. Skolen er i beredskab i forhold til med kort varsel, at afholde møder med medarbejderne når der er nyt i sagen. De forventede økonomiske konsekvenser for VUC Aarhus, fremgår af dagsordens pkt. 8 om budget. Drøftelse Søren Gubi Axelsen spurgte, om der kan gøres noget i forhold til risikoen for, at usikkerheden om hvad der skal ske, kan få medarbejdere i AVU til at søge væk fra skolen. Erik Ernø-Kjølhede svarede, at der arbejdes bevidst for netop at undgå dette, ved dels at udvikle det nuværende AVU på skolen så det er en attraktiv uddannelse også efter den 1/8 2019 og ved dels at arbejde for at medarbejderne får flest mulig oplysninger om FGU, således de kan træffe et informeret valg, når engang ca. halvdelen af AVU-lærerne skal virksomhedsoverdrages til FGU-skolen i Aarhus. På VUC Aarhus vil vi efter FGU er trådt i kraft særligt have tosprogede over 25 år samt en større fjernundervisning end nu. Det er en attraktiv gruppe for mange af underviserne på AVU, og kan være medvirkende til fastholdelse. Sanne Bjørn spurgte om den akutelle personaleomsætning i AVU. Erik Ernø-Kjølhede oplyste, at der er en meget lav personaleomsætning. Den ligger tillige lavt i forhold til benchmark med resten af sektoren. Poul Lautrup bemærkede, at der er tale om virksomhedsoverdragelse og at alle er garanteret en stilling. Det kan også blive et spørgsmål om VUC Aarhus har mulighed for at overdrage det antal medarbejdere og fagkombinationer, der ønskes fra de nye skoler. Beslutning Bestyrelsen tog orienteringen om den aktuelle status om forliget om oprettelse af nye skoler for Forberedende Grunduddannelser til efterretning.
Punkt 7. Vinteroptag og aktivitet på AVU og det gymnasiale område Michael Bentzen Sandberg orienterede om vinteroptag og aktivitet på AVU. Optag og aktivitet går som planlagt. Holdene er godt fyldt op, men helt som forventet på dette tidspunkt er der stadig ledige pladser. Der er oprettet en ekstra klasse på Grundpakke for tosprogede og en ekstra klasse på Klar til AVU. Der er afholdt dialogmøder med medarbejderne, hvor overskriften har været FGU. Medarbejderne tager det roligt, men også forskelligt. Nogle udtrykker ønske om at prøve det nye, mens andre foretrækker at blive. Der er et godt og tæt samarbejde med TR om FGU. Poul Lautrup orienterede om vinteroptag og aktivitet på det gymnasiale område. Optaget på HFenkeltfag og Fjernundervisning er som forventet. Der er en stigning på GS og snart ikke flere pladser. HF2-Kursisterne er blevet spurgt om deres planer, og en tredjedel tilkendegiver, at de ønsker en udvidet fagpakke og dermed 250 undervisningstimer ekstra. Der er også mulighed for at via enkeltfag at tage den udvidet fagpakke på 2½ år i stedet for på 2 år. Autismeklassen kører rigtig godt, og der er tre gange så mange ansøgere næste år, men kun bevilling til én klasse. Med tiden vil vi gerne have en ekstra klasse, og påtænker at søge om det. Det påtænkes at udvide HF2 med en ekstra klasse til sommer. GS og HF-enkeltfag bliver mindre over årene, mens der er vækst på HF2. Der er afholdt dialogmøder med medarbejderne om rentabilitet i tilrettelæggelserne. Desto flere halvårs hold, jo bedre gennemførelse og dermed bedre indtjening. Samlet set vurderes HF til at være i en gunstig position. Drøftelse Ingen drøftelse. Beslutning Bestyrelsen tog orienteringen om vinteroptag og aktivitet til efterretning. Punkt 8. Godkendelse af budget 2018 herunder drøftelse af budgetfremskrivninger for økonomien frem til 2021 (bilag 6, 7 og 8) Sagsfremstilling fra bilag Budget 2018 og forventninger til 2019-2021 Budget 2018 Folketinget har endnu ikke vedtaget finansloven for 2018 og den forventes først vedtaget i uge 51. Budget 2018 og fremskrivninger frem til 2021 er derfor udarbejdet på basis af forslag til finanslov for 2018.
Budgettet for 2018 udviser en omsætning på kr. 192,8 mio. og et positivt årsresultat for driften på ca. kr. 1,3 mio. Som følge af omprioriteringsbidraget og øvrige kraftige nedskæringer indført med virkning fra Finansloven for 2016, blev der i 2016 iværksat en relativt hård opbremsning og arbejdet med at tilpasse skolen til de nye økonomiske vilkår er fortsat i 2017. Desuden får ændringerne i tælledagen på det 2-årige HF ikke den tidligere forventede negative indvirkning på 2018 (grundet en ændring i Undervisningsministeriets termin for udbetaling af grundlagsårseleverne). Endelig forventer vi en gunstigere renteudvikling end tidligere antaget i forhold til skolens låntagning. Det er tre hovedårsager til, at budgettet for 2018 ser bedre ud end forventet i den prognose for 2018 der blev fremlagt på bestyrelsesmødet december 2016 (et driftsunderskud på knap kr. 1 mio.). På den baggrund anser ledelsen det p.t. ikke for nødvendigt at foretage yderligere afskedigelser i 2018 alene på baggrund af nedskæringerne i taxametrene og andre centralt fastsatte nedskæringer. Det budgetterede antal årskursister i 2018 (2.112) er det højeste antal til dato og dermed også højere end resultatet i 2016 (2.009 årskursister) og det forventede antal årskursister i 2017 (2.073 årskursister). Der er dermed indregnet en fortsat, men svag vækst i 2018. Dette dækker over en forventet nedgang i HF-enkeltfag, men en stigning i det 2-årige HF (flere klasser) og GS. I AVUafdelingen budgetteres med en fortsat svag vækst på AVU og en større vækst på FVU. Såfremt det budgetterede antal årskursister ikke nås i 2018, vil det naturligvis kunne have konsekvenser for beskæftigelsen. Dette har ikke noget med de politisk vedtagne nedskæringer at gøre, men er det grundvilkår som skolen altid opererer under. Som følge af en række markante politiske beslutninger står skolen over for en række meget store udfordringer i de kommende år. For at ruste skolen bedst muligt til disse udfordringer indstiller ledelsen at der på budget 2018 afsættes 2,2 mio. til en strategisk udviklingspulje fordelt med 0,5 mio. til udvikling af det gymnasiale område, 0,5 mio. til udvikling af Fjernundervisningen og 1,2 mio. til udvikling af AVU. Den strategiske udviklingspulje er nærmere beskrevet i bilag 7. Som et yderligere bidrag til at ruste skolen til de fremtidige udfordringer (se bilag 7 og 8) er bygningsvedligeholdelse og opgradering af lokalerne i 2018 også prioriteret højt. Formålet er gennem rettidig omhu at sikre et fremtidigt lavere omkostningsniveau til bygningsvedligehold. Forudsætninger i budget 2018 Årskursister samlet: 2.112 Overenskomstmæssige lønstigninger: 2% pr. 1.4 Decentral Ny løn: 0,5% IT outsources fra 1.1.2018 besparelserne forventes delvist realiseret i 2018 Balance- og likviditetsbudgetterne baserer sig på forventninger til årets resultat (2017). Når det endelige taxameterkatalog og det endelige årsresultat foreligger, vil budget og balance blive
konsekvensrettet. I forbindelse med udarbejdelse af kvartalsrapporter i 2018, vil alle budgettal blive konsekvensrettet i disse rapporter. Bestyrelsen vil kun få forelagt et nyt budget såfremt ændringerne i den endelige finanslov for 2018 er af væsentlig karakter. Forventninger til 2019-2021 Som det fremgår er forventningerne til 2018 på nuværende tidspunkt positive, primært på baggrund af effektiviseringer gennemført i 2016 og 2017. Det ændrer desværre ikke ved de grundlæggende forudsætninger for årene 2019-2021, hvor skolen rammes af nye nedskæringer i alle årene, fordi omprioriteringsbidraget er sat til 2% hvert år, nu også inkl. 2021. I en alt andet lige betragtning vil konsekvenserne af den nye FGU uddannelse, der betyder at kursister under 25 år ikke kan optages på VUC, medføre et fald i antallet af årskursister på ca. 14%. Desuden forventer ledelsen at HF reformen vil medføre et fald i antallet af årskursister på GS på ca. 20% fra 2021 og fremadrettet. Der er i det medsendte materiale udarbejdet 3 scenarier vedr. forventninger til udviklingen i økonomien frem mod 2021: 1. Med et fald i antallet af årskursister på 20% på GS fra 2021, men uden konsekvenserne af FGU 2. Med et fald i antallet af årskursister på 20% på GS fra 2021, og konsekvenserne af FGU pr. sommeren 2019 alt andet lige 3. Med et fald i antallet af årskursister på 20% på GS fra 2021, og konsekvenserne af FGU pr. sommeren 2019; FGU-konsekvenserne er sat til ca. 10 procentpoint bedre end i alt andet lige scenariet = det forudsættes at der kan skabes øget aktivitet på AVU for de over 25-årige i forhold til aktiviteten p.t. I alle 3 scenariet er der indregnet en årlig løneffektiviseringsgevinst i de tre afdelinger. For undervisningsafdelingernes vedkommende med ca. 2,2% -2,5% og for Serviceafdelingen med ca. 1,5-1,8%, hvilket er lidt mindre end i fremskrivningen i 2015 og 2016. Der er desuden indregnet lønbesparelser og besparelser på øvrig drift i det omfang det vurderes muligt i forhold til nedgangen i aktiviteten. Som det fremgår af fremskrivningerne (2 og 3) er udsigterne for 2019 positive og der forventes et lille overskud på mellem kr. 0,9 mio. og kr. 1,5 mio. I modsætning hertil er udsigterne for årene 2020 og 2021 mere dystre og kræver yderligere indsats for at finde yderligere aktivitet eller besparelser. Men det er klart, at jo længere frem vi budgetterer, jo større usikkerhed vil der være, og ledelsen arbejder fortsat for at få taget de kommende omprioriteringsbidrag i perioden 2019-2021 helt eller delvist af bordet.
Ledelsen indstiller: Ledelsen indstiller, at bestyrelsen godkender budgettet for 2018 og tager redegørelsen for forventningerne til 2019-2021 til efterretning. Drøftelse Budget 2018 Per Lund orienterede om sagsfremstillingen vedr. budget 2018 og bemærkede, at der er modtaget orientering fra revisor om en blank revisionsprotokol for 2017 uden påtegning. Erik Ernø-Kjølhede orienterede om bilag 7 til budget 2018. Der er beskrevet en udviklingspulje samt begrundelserne for denne. Puljen skal bruges til at imødekomme de kommende års ændringer: - Omprioriteringsbidraget fortsætter frem til 2021 og det skal vi finde i budgettet - Gymnasiereformen samt mulighed for at gå på HF2 direkte efter 9 klasse - Mindre gymnasial supplering, hvilket kan trække ned på aktivitet og på indtjening - 300 kursister overgår 1/8 2019 til FGU svarende til et omsætningstab på ca. 19 millioner Søren Gubi Axelsen spurgte om forbedringen i det budgetterede årets resultat skyldes en øget aktivitet eller faldende lønudgifter og spurgte om det er meningen, at der skal være et overskud på undervisningen på 2,4 millioner kroner. Per Lund svarede, at der forventes øget aktivitet, men også en fremskrivning af udgifterne med det almindelige pris- og lønindeks. Der er ikke meget som kan gøres i forhold til justering på lønsiden, men det er ikke et mål i sig selv, at have et så stort overskud som muligt. Poul Lautrup tilføjede, at besparelser og effektiviseringer er indregnet i budgettet, men der er selvfølgelig usikkerhed for vi kan ikke præcist styre søgningen og dermed holdstørrelsen. Berit Eika gav udtryk for at budgettet for 2018 var sundt og fandt det positivt, at der kan findes penge til en udviklingspulje i en periode som ellers er præget af vanskelige økonomiske vilkår. Michael Bentzen Sandberg bemærkede, at de besparelser der er gennemført i forhold til undervisningen, har virket efter hensigten, og at der på den baggrund ikke forventes yderligere tiltag til sommer. Forventninger til 2019-2021 Per Lund orienterede om sagsfremstillingen for forventningerne til 2019-2021. Jan Ankerstjerne spurgte ledelsen, hvordan besparelser tænkes ind i forhold til uddannelses- og arbejdsmiljø. Poul Lautrup svarede, at der gennem flere år har været gennemført et SOKL-projekt
(Samarbejde Om Kursisternes Læring). Der er steder hvor der er reduceret (fx færre skriftlige opgaver) og det forventes at fortsætte. Der satses i højere grad på at blive en HF2-skole, hvilket også vil medføre en mere stabil økonomi. Skolen er ved kursusstart i stigende grad på maksimum i forhold til klassekvotienter, med 32 på HF-enkeltfag og 34 på GS. Erik Ernø-Kjølhede bemærkede, at der hentes effektiviseringer alle de steder det er muligt, og hvor det er mindst indgribende. Effektivisering drejer sig i høj grad også om bedre planlægning hvor spild minimeres. Blandt andet er der færre små undervisningshold i modsætning til tidligere, hvor vi var mere large i forhold til at oprette små hold. Der er også en bedre udnyttelse af arbejdstiden for underviserne med markant mindre undertid og markant mindre overtid. Derudover så støtter digitalisering og standardforløb også behovet for effektivisering, fordi det muliggør at undervise mere og forberede mindre inden for samme arbejdstid. Berit Eika sagde, at hun gerne vil være med til som bestyrelse at fastholde at undervisningskvaliteten skal opretholdes på trods af nedskæringer og bemærkede, at antallet af undervisningstimer ikke er lig med kvalitet. Søren Gubi Axelsen sagde, at effektiviseringerne er ved at bide så meget i bund, at der ikke kan gøres mere. Indtil videre opleves det meget som en individuel opgave at hente effektiviseringerne, og Søren Gubi Axelsen ønsker mere fællesskab om håndteringen af besparelserne i undervisningen. Poul Lautrup bemærkede, at det i den vigtige diskussion om kvalitet også er afgørende at definere hvad vi taler om, og at der anvendes fælles begreber, ligesom det er afgørende, at vi bevæger os fra e individuel lærerforståelse og -vurdering af kvalitet til en fælles skoleforståelse. Michael Bentzen Sandberg sagde, at det har været en vigtig forudsætning for bedre planlægning og bedre udnyttelse af ressourcerne, at der er en stærk Serviceafdeling som støtter op omkring dette planlægnings- og budgetteringsarbejde. Sanne Bjørn sagde, at den tid der er til rådighed er en vigtig faktor for ledelse og undervisere. Det kan være vanskeligt at hæve kvaliteten samtidig med nedskæringer, men ikke desto mindre er det vigtigt at have fokus på at opretholde en høj kvalitet. Berit Eika bemærkede, at det er vigtigt ikke at gøre sig til offer i forbindelse med besparelser og effektiviseringer. Erik Ernø-Kjølhede sagde, at skolens strategi har som mål, at vi vil opretholde en høj faglig kvalitet, men at det naturligvis bliver vanskeliggjort af besparelser. Det ændrer ikke ved, at det betyder meget for skolen at holde den faglige fane højt med et højt eksamensgennemsnit, en høj social løfteevne og høj overgang til videre uddannelse. Sanne Bjørn bemærkede, at der muligvis kan være erfaringer fra folkeskolen, som kan bruges.
Søren Gubi Axelsen sagde, at kursisterne også er pressede, og at det måske kunne være en idé at tænke konfrontationstimerne på en anden måde. Vi er udfordret på, at det er de svageste som nedskæringerne går ud over. Erik Ernø-Kjølhede sagde, at det er bekymrende, at besparelserne rammer de svageste kursister eftersom en række af de ordninger som skolen har måtte skære i netop rammer denne gruppe. Der arbejdes for at holde undervisningen så meget fri som muligt for nedskæringer, hvilket også er baggrunden for at eksempelvis rengøring og IT er udliciteret for at spare omkostninger på disse områder. Hans Halvorsen afsluttede drøftelsen og opsummerede, at det vigtigste budskab og opmærksomhedspunkt er, at kvaliteten af skolens arbejde opretholdes og udvikles. Beslutning Bestyrelsen godkendte budgettet for 2018 og tog orienteringen om forventningerne til 2019-2021 til efterretning. Punkt 9. Godkendelse af ny regnskabsinstruks for skolen (bilag 9 og 10) Sagsfremstilling fra bilag Notat om godkendelse af ny regnskabsinstruks I henhold til 20 i Bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen m.v. skal VUC Aarhus udarbejde og ajourføre en regnskabsinstruks. Instruksen indeholder en beskrivelse af den regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelse af regnskabsopgaverne, herunder oplysninger om ansvars- og kompetencefordeling samt de regelsæt, der skal tilgodeses af medarbejderne ved udførelse af regnskabsopgaverne. Instruksen med tilhørende bilag ajourføres løbende. Instruksen er gennemgået i henhold til økonomistyrelsens vejledning af 31. oktober 2013 om udarbejdelse af instrukser samt i henhold til interne procedurer. Vi har gennemgået og ajourført regnskabsinstruksen af den 15. december 2015. Der er ikke foretaget væsentlige ændringer, men primært konsekvensrettelser. Der er foretaget følgende ændringer til instruksen: o Navnet VUC Aarhus er ændret til Aarhus HF og VUC o Opdatering af diverse bekendtgørelser o Opdatering af diverse link o Ændringer i forskelle betalingsforhold ifm. indførelse af MCB webshop/betalingsmodul o Indarbejdelse af overgang til IT servicefællesskabet ITS
o Metode til indberetning af årsrapport/protokol o Diverse mindre forhold Dertil er en række bilag til instruksen ajourført. Instruksen inkl. bilag forefindes i økonomienheden på VUC Aarhus. VUC Aarhus har valgt ikke at få revideret den ajourførte instruks af skolens revisor. Instruksen skal indsendes til Ministeriet i forbindelse med indberetning af årsrapporten for 2017. Skolens rektor og bestyrelsesformand skal underskrive instruksen. Ledelsens indstilling: at bestyrelsen godkender instruksen. Drøftelse Per Lund orienterede om sagsfremstillingen. Beslutning Bestyrelsen godkendte den nye regnskabsinstruks. Punkt 10. Eventuelt Hans Halvorsen orienterede om, at der fra Undervisningsministeriet er bevilget 238.406 kr. til styrket efteruddannelse i 2017. Formanden har underskrevet et bilag om at pengene er brugt i henhold til bevillingen, og bestyrelsen er nu orienteret. Erik Ernø-Kjølhede takkede bestyrelsen for samarbejdet og indsatsen i 2017. I betragtning af de mange ændringer skolen har været igennem inden for kort tid og i betragtning af de mange udfordringer skolen står overfor, så står vi solidt plantet på fødderne både i undervisningen og økonomisk. Tak til medarbejderne for at tage ansvar og få det til at lykkes med de nødvendige effektiviseringer. Det er godt og trygt at gå ind i 2018. Bestyrelsen takkede skolens medarbejdere for en flot indsats i 2017.
I bestyrelsen: Hans Halvorsen Berit Eika Mogens Birkebæk Formand Næstformand Erhverv Aarhus Aarhus Kommune - B&U Aarhus Universitet Sanne Bjørn Peter Moesgaard Bente Steffensen Aarhus Byråd Erhvervsskolerne/ Personligt udpeget Uddannelsessamarbejdet Selvsupplering Jan Ankerstjerne Søren Gubi Axelsen Karin Nørholm Personligt udpeget Medarbejderrepræsentant Medarbejderrepræsentant Selvsupplering med stemmeret uden stemmeret Malou Lassen Frederik Toftdal Kursistrepræsentant Kursistrepræsentant uden stemmeret med stemmeret Indtrådt efter mødet 26/9-17 Indtrådt efter mødet 26/9-17 Erik Ernø-Kjølhede Rektor