Bestyrelsen ved HF & VUC FYN. 20. april Referat fra bestyrelsesmøde onsdag den 25. marts 2015.

Transkript

1 Bestyrelsen ved HF & VUC FYN 20. april 2015 Referat fra bestyrelsesmøde onsdag den 25. marts Fra bestyrelsen deltog: Kristian Grønbæk Andersen (formand), Poul Skov Dahl, Anne Jensen, Jens Mejer Pedersen, Finn Hartvig Nielsen, Anna Elisabeth Lunders, Claus Jensen, Harald Tokerød, og Mathias Gjerlufsen (ny kursistrepræsentant, der afløser Nikolaj Sehested). Afbud fra: Steen Møller (næstformand), Steffen Svendsen, Martin Rasmussen Fra direktionen deltog: Rektor Stig Holmelund Jarbøl, viceforstander Hans Christian Drescher, Økonomi- og administrationschef Vera Buus Nielsen, Referent Mette E. Hansen. DAGSORDEN 0. Godkendelse og underskrift af referater fra møde den 21. januar 2015, 4. marts 2015 samt 6. maj og 27. maj 2014 Bestyrelsen godkender og underskriver referater. 1. Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkender dagsordenen. 2. Godkendelse af årsregnskab 2014 I forbindelse med aflæggelse af regnskab for 2014 er det af undervisningsministeriet pr. 28. januar 2014 udmeldte Paradigme for Årsrapport 2014 og Vejledning om udarbejdelse af samme fulgt. Årsresultatet udgør 11,4 mio. kr. svarende til 2,8 % af omsætningen. Dette er meget tæt på de budgetlagte 9,2 mio. kr. Kursistmæssigt er der årskursister mod budgetteret Økonomisk får det ingen indflydelse, da der er tale om et fald i ordblindeblindeundervisning med et højt taksametertilskud og en stigning i primært avu med et lavt tilskud. Der er i årsrapporten dette år fokus på specielt hf-kursisternes videre brug af uddannelsen. Kvalitets- og tilsynsstyrelsen udsendte 6. marts 2013 et brev, hvori de bad bestyrelsen udpege en person, der på bestyrelsesvegne kan signere den elektroniske indberetning. På daværende tidspunkt blev forstander udpeget. 25. marts 2014 bemyndigede bestyrelsen Økonomi- og Administrationschef Vera Buus Nielsen sammen med Forstander Lisbeth Simonsen til at foretage digital regnskabsindberetning. Rektor Stig Holmelund Jarbøl foreslås bemyndiget i stedet for Lisbeth Simonsen.

2 Bilag 1 Årsrapport 2014 Bestyrelsen godkendte Årsregnskab Bestyrelsen bemyndigede Rektor Stig Holmelund Jarbøl til at foretage digital regnskabsindberetning i stedet for Lisbeth Simonsen. Bestyrelsen godkender indstillingen 3. Stillingtagen til revisionsprotokollat Bestyrelsens stillingtagen til revisors kritiske bemærkninger og anbefalinger i revisionsprotokollatet. Revisor bemærker følgende vedrørende to verserende retssager en vandskade på Hf-kurset i Odense og tvist vedrørende grundkøb i Kottesgade Odense. Om vandskadesagen er anført følgende i revisionsprotokollen: Uden at det har påvirket vores konklusion, skal vi henvise til omtale i ledelsesberetningen og noterne om en større vandskade i en af institutionens ejendomme. Det er ledelsens vurdering, at det ikke er institutionen, der vil skulle dække samtlige omkostninger til udbedring af skaden. Der er væsentlig usikkerhed forbundet med vurderingen. Såfremt institutionen kommer til at afholde selvforsikringsudgifterne for skaden, anslås den samlede omkostning for institutionen at udgøre 5,2 mio. kr. Vi er enige i beskrivelsen i ledelsesberetningen og noterne samt den regnskabsmæssige behandling af forsikringshændelsen. Bestyrelsen har fulgt udviklingen i vandskadesagen fra 2012, herunder de initiativer, der har været gjort for at indgå forlig med de involverede firmaer. Sagen forventes afgjort ved voldgiftsnævnet. Om sagen vedrørende grundkøb er følgende nævnt: Uden at det har påvirket vores konklusion, skal vi henvise til omtale i ledelsesberetningen og noterne om en verserende retssag vedrørende en servitut på en af institutionens ejendomme. Sælger af grunden vedgår, at handlen er sket under forudsætningen, af at servitutten kunne afløftes, men fra kommunal side fastholdes VUC s ansvar i sagen. Et evt. krav mod institutionen forventes at andrage maksimalt 3 mio. kr. Vi er enige i beskrivelsen i ledelsesrapporten og noterne. Også denne sag har bestyrelsen fulgt, hvor krav er gjort gældende mod sælger af grunden og subsidiært HF & VUC FYN. Sagen var berammet i marts 2015, men er blevet udsat. Bilag 2 Revisionsprotokollat 2014 Revisionsprotokollatet tages til efterretning. Der er ingen kritiske bemærkninger eller anbefalinger. Bestyrelsen godkender indstillingen

3 4. Lånekonvertering I henhold til godkendelsen af den ændrede Finansierings- og investeringspolitik på det ekstraordinære elektroniske bestyrelsesmøde den 4. marts 2015 orienteres om lånekonverteringen og de økonomiske konsekvenser herved. Bestyrelsen godkender konverteringen. 5. Orientering om proces for strategiske indsatsområder Strategiprocessen for er igangsat. Der arbejdes med en bottom-up proces, hvor medarbejdere i alle afdelinger giver input til strategien. HF & VUC FYNs ledelse arbejder med at sikre, at processen munder ud i en koordineret fælles strategi. Der er iværksat en arbejdsproces, hvor afdelingerne udarbejder strategielementer til den samlede strategi. Strategielementerne skal være retningsgivende for den enkelte afdelings arbejde og for organisationen som helhed. Strategien understøttes, kommunikeres og følges op af ledelsen i løbet af strategiperioden. Bestyrelsen vil på et strategiseminar i september 2015 arbejde med strategien, der skal træde i kraft fra januar Bilag 3 - Strategiproces og foreløbig tidsplan. Bestyrelsen godkender indstillingen og ser frem til input og drøftelser af den fremtidige strategi på bestyrelsesseminaret i september. 6. Kursisttrivselsundersøgelse november 2014 Undersøgelsen fremviser en svarprocent på 84 (1803 besvarelser ud af 2149 mulige). Generelt på landsplan er elevtrivslen faldende i 2014-undersøgelsen. Årsagen er ikke umiddelbart kendt. Den enkelte skole skal finde ind til årsagen i forbindelse med dialogmøder og opfølgning. For HF & VUC FYNs vedkommende er der sket et fald på 4 point samlet set i forhold til undersøgelsen. Ser vi på studieretninger, er der et fald på -3 på 2 årig hf (68), -2 på hf-enkeltfag (68), -3 på avu (67) og en stigning på + 1 på FVU (73). Trods et fald ligger HF & VUC FYN fortsat på et godt niveau på de fleste parametre. Undersøgelsen indikerer, at fokus på følgende prioriterede indsatsområder vil forbedre kursisternes trivsel: undervisningen og undervisningens organisering

4 uddannelsens studieadministration og uddannelsens ledelse lærernes engagement i undervisningen, lærernes evne til at formidle stoffet, lærerne bruger opdateret viden og materialer, lærerne er gode til at samarbejde om undervisningen kursisternes indflydelse på undervisningen skolens fysiske undervisningsforhold (borde, stole, klasselokaler, laboratorier, værksteder), skolens indretning og udseende Afdelingerne følger op lokalt med dialogbaserede møder og handleplan. Bilag 4 a) Kursisttrivselsundersøgelse ordinære undervisning præsentation b) Kursisttrivselsundersøgelse fuld rapport 2014 c) Kursisttrivselsundersøgelsen fjernundervisningen præsentation Medarbejderrepræsentanterne fremhævede, at det af undersøgelsen fremgår, at underviserne får forholdsvis høje point i absolutte tal. Bestyrelsen godkender indstillingen med en tilføjelse om, at der ønskes fokus på opfølgning både fra direktion og afdelinger. 8. Styrket samarbejde mellem HF & VUC FYN og erhvervsskolerne på Fyn En ny reform for erhvervsuddannelserne (EUD) træder i kraft pr august Reformen indeholder en række øgede niveaukrav til elever, der skal gennemføre en erhvervsuddannelse. Undervisningsministeren har i denne forbindelse udsendt et hyrdebrev, hvor der indstilles til et forøget samarbejde mellem landets VUC er og erhvervsskoler. I brevet lægges der op til, at samarbejdet bør etableres som forpligtende lokale samarbejdsaftaler. Ministeren pointerer, at det er vigtigt, at eleverne bliver godt klædt på til at kunne påbegynde en erhvervsuddannelse, og derfor prioriteres det højt at få samarbejdet til at fungere. Ministeriet vil følge udviklingen tæt. Dette indebærer bl.a., at erhvervsskolerne i deres handlingsplaner skal redegøre for, om et samarbejde om eud-forberedende undervisning er etableret. På Fyn har vi indledt dialog med erhvervsskolerne om et styrket samarbejde. Sigtet er, at der skal etableres samarbejdsaftaler med alle erhvervsskoler på Fyn om undervisningsaktiviteter på HF & VUC FYN samt på erhvervsskolerne med henblik på at kvalificere eleverne til at gennemføre en erhvervsuddannelse. Endvidere skal der etableres samarbejde på leder- og vejlederniveau. HF & VUC FYN ønsker, at der overfor relevante målgrupper kan markedsføres fælles EUD-forberedende forløb. Bilag 5 - Hyrdebrev - samarbejde mellem VUC og Erhvervsskoler

5 Bestyrelsen godkender indstillingen. 9. Orientering a. Orientering om OK 15 b. Formanden har på bestyrelsens vegne godkendt indberetning af klassekvotient for vinteroptaget 2015, der dokumenterer, at institutionen overholder det fleksible klasseloft (max. 28 kursister i gennemsnit på 1. hf-klasserne). c. Orientering om skrivelse til bestyrelsesformænd fra UVM. 10. Eventuelt Bilag 6 Skrivelse til bestyrelsesformænd fra UVM a. Fastlæggelse af dato for bestyrelsesseminar i september. Bestyrelsesseminaret afvikles den 17. september 2015 i Svendborg fra kl. 9:00. Seminaret afsluttes med middag. b. Bladet Voksenuddannelse bliver omdelt. Venlig hilsen Kristian Grønbæk Andersen / Stig Holmelund Jarbøl Godkendt og underskrevet, Odense den 25. marts Formand Kristian Grønbæk Andersen Næstformand Steen Møller Anne Jensen Steffen Svendsen Harald Tokerød Martin Rasmussen Claus Jensen Mathias Gjerlufsen

6 Poul Skov Dahl Jens Mejer Pedersen Finn Hartvig Nielsen Anna Elisabeth Lunders Rektor Stig Holmelund Jarbøl