Fra ledelsen: Erik Ernø-Kjølhede, Poul Lautrup, Michael Sandberg og Per Lund.

Transkript

1 Møde i VUC Aarhus bestyrelse tirsdag den 15. marts 2016 Referat Deltagelse: Til stede: Hans Halvorsen (formand), Claus Christensen (næstformand), Mogens Birkebæk, Berit Eika (pkt. 3-7), Jan Ankerstjerne, Søren Gubi Axelsen, Karin Nørholm, Malou Marie Stadager Lassen og Martin Christensen. Fra ledelsen: Erik Ernø-Kjølhede, Poul Lautrup, Michael Sandberg og Per Lund. Afbud: Sanne Bjørn og Bente Steffensen. Referent: Peter Cederstrøm Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Referat af møde 15/ , inkl. underskrift 3. Godkendelse af årsrapport og revisionsprotokol 2015 (bilag 1, 1a, 1b og 1c) 4. Drøftelse af timing af fremtidige afskedigelsesrunder i medfør af de kommende års nedskæringer. Ledelsen overvejer at agere ud fra skitsebudget mhp. at gennemføre fremtidige afskedigelsesrunder i efteråret frem for lige efter nytår (som konsekvens af nyt årsbudget vedtaget på bestyrelsens decembermøde). 5. Status for den aktuelle udvikling på AVU og det gymnasiale område (mundtligt oplæg) 6. Den kommende reform af HF-uddannelsen. Orientering og statusdrøftelse (bilag 3) 7. Eventuelt

2 Punkt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. Punkt 2. Referat af møde 15/ , inkl. underskrift Referat af møde 15/ blev godkendt og underskrevet. Punkt 3. Godkendelse af årsrapport og revisionsprotokol 2015 (bilag 1, 1a, 1b og 1c) Per lund gennemgik de udsendte bilag. Sagsfremstilling fra bilag: Årsrapport 2015 samt revisionsprotokol af 15. marts 2016 Skolen har modtaget Revisionsprotokollat i forbindelse med årsrapport Som det fremgår, er alle påtegninger blanke, og skolen har ikke fået henstillinger eller anmærkninger i protokollen. Revisionen har godkendt det fremlagte årsregnskab med tilhørende ledelsesberetning. Der henvises i øvrigt til protokollatet. Årets driftsresultat er et underskud på tkr. mod et forventet overskud på tkr svarende til en nedgang på ca tkr. Flere forhold har påvirket driftsresultatet i negativ retning, herunder især: Dispositionsbegrænsning fra Undervisningsministeriet på kr. 1,68 mio. (besparelse med tilbagevirkende kraft meddelt i budgetperioden 2015) Ekstraordinære omkostninger til ombygning og flytning Mindre dækningsbidrag på det gymnasiale område grundet aktivitetsnedgang Ændringer i feriepengeforpligtigelsen, grundet nedgang i antallet af medarbejdere og ændret praksis i afvikling af ferie i indeværende ferieår På det gymnasiale område blev der i alt 69 færre årskursister end budgetteret. Samlet årskursisttal for det gymnasiale område blev På AVU-området blev årskursisttallet 511, 23 årskursister mere end budgetteret. AVU-området er i betydelig vækst, idet årskursisttallet for 2015 er 60 højere end årskursisttallet for 2014, hvorimod antallet af årskursister på det gymnasiale område i 2015 faldt med 91 i forhold til Det samlede årskursisttal for skolen blev 1.978, hvilket udgør et fald på 31 årskursister i forhold til 2014 og et fald på 46 årskursister i forhold til 2015-budgettet. Omkostningerne til undervisningens gennemførelse, herunder lønomkostningerne, er faldet i takt med faldet i antallet af årskursister og påvirker derfor ikke driftsresultatet væsentligt; men der er i forbindelse med årsafslutningen sket en omkontering af lønomkostninger for KOP (koordinering og planlægning) mellem Serviceafdelingen og de pædagogiske afdelinger, der giver en højere lønomkostning end budgetteret i de pædagogiske afdelinger. Dette modsvares af en tilsvarende mindre lønomkostning i Serviceafdelingen,

3 Der er i resultatet for 2015 i AVU afdelingen i forhold til budgettet sket en forskydning fra OBU årskursister til ordinære AVU årskursister, der betyder, at indtægtsstigningen ikke helt modsvarer stigningen i antallet af årskursister, da taxameteret for OBU årskursister er væsentligt højere end taxameteret for AVU årskursister. Serviceafdelingen har opnået et resultat for året, der er 5,4 mio. kr. dårligere end budgetteret. Dette hænger sammen med, at serviceafdelingen har haft lavere indtægter på i alt ca. 2,4 mio. kr., der dels skyldes dispositionsbegrænsningen, som er konteret i serviceafdelingen, og dels lavere indtægter fra GS, grundet det faldende antal årskursister. Der har desuden været større omkostninger til fraflytning og indflytning end forventet, hvilket for en dels vedkommende skyldes forsinkelser i ombygningen foretaget af Byggeselskabet Mogens de Linde. Følgende poster er blevet større end forventet: omkostninger vedrørende fraflytning, omkostninger til husleje, omkostninger til løn i forbindelse med indflytning på og klargøring af Dalgas Avenue (it, rengøring, pedeller og vikarer). Der har desuden været flere udgifter end forventet til indretning af de nye lokaler på Dalgas Avenue, som f.eks. gardiner, mindre anskaffelser m.m. Der er desuden udgiftsført urealiserede kurstab på skolens obligationsbeholdning og indfrielsesomkostninger til opsagte kreditforeningslån i de solgte bygninger. Resultat efter ekstraordinære poster og feriepengeforpligtigelse Grundet ekstraordinære indtægter fra ejendomssalget er årets samlede økonomiske resultat et overskud på kr., hvilket er kr. mindre end det budgetterede årsresultat. Det mindre resultat i forhold til budgettet skyldes primært: Den endelige avance ved salget af ejendommene Ingerslevs Boulevard og Bülowsgade blev mindre end budgetteret. Det skyldes en lavere salgspris end ventet som følge af en svagere udvikling i nettoprisindekset og en større bogført værdi af ejendommene end forventet. I alt er der en nedgang i de ekstraordinære indtægter vedrørende salg af skolens to tidligere bygninger på kr. Mindre driftsresultat på i alt kr. I øvrigt henvises til såvel Årsrapporten som Revisionsprotokollen for bemærkninger om årets samlede udvikling og resultat. Ledelsen er ikke tilfreds med resultatet, da det ligger under det budgetterede. Men ledelsen noterer sig ved samme lejlighed, at de væsentligste årsager til et resultat under det budgetterede er ekstraordinære, og derfor ikke må forventes at komme igen. Ledelsen indstiller At bestyrelsen godkender det endelige regnskab og revisionsprotokollen

4 Drøftelse Per Lund gennemgik sagsfremstillingen og supplerede med orientering om, at der er indregnet kr. i resultatet for 2015 for ulovligt opkrævet dækningsafgift fra Aarhus Kommune. Skolen søger kommunen om at få refunderet den ulovligt opkrævede dækningsafgift tilbage fra 2010 og forventer, at beløbet kan blive større end de kr. Endvidere orienterede Per Lund om, at der fortsat er uenighed med Mogens de Linde omkring skolens tilgodehavende fra den gennemførte handel med køb af DA2 og salg af de gamle bygninger. Parterne afventer endelig opgørelse vedr. de solgte bygninger og herefter drøftes en løsning på de 2,7 millioner kroner skolen mener at have til gode i dagbøder for forsinkelser i ombygningen af Dalgas Avenue 2. Hvis der ikke kan opnås enighed parterne imellem, går sagen videre til afgørelse ved voldgift. Der er indregnet omkostninger til voldgift i budget Mogens Birkebæk bemærkede, at man på sidste møde i bestyrelsen havde drøftet muligheden for at betragte de to nævnte tilgodehavender som usikre og dermed først vælge at indtægtsføre i kommende regnskab 2016, hvis/når skolen får pengene, i stedet for som nu, hvor en del af den forventede refusion af dækningsafgiften optages som et tilgodehavende i Rektor svarede, at skolen har forsøgt at være forsigtig i sit skøn og at skolen har drøftet bogføringen af tilgodehavenderne med såvel revisor som advokat. Beslutning Bestyrelsen godkendte og underskrev det endelige regnskab og revisionsprotokollen og der blev givet bemyndigelse til indberetning. Punkt 4. Drøftelse af timing af fremtidige afskedigelsesrunder i medfør af de kommende års nedskæringer. Ledelsen overvejer at agere ud fra skitsebudget mhp. at gennemføre fremtidige afskedigelsesrunder i efteråret frem for lige efter nytår (som konsekvens af nyt årsbudget vedtaget på bestyrelsens decembermøde) Erik Ernø-Kjølhede orienterede om punktet. Besparelsen i 2016 blev gennemført med afskedigelser samt omlægning af arbejdsopgaver og andre tilpasninger. Tidsmæssigt var det nødvendigt, at der umiddelbart før juleferien blev givet meddelelse til medarbejderne om, at der ville blive meddelt afskedigelser og andre tilpasninger i januar 2016, da tilpasningerne jo var en konsekvens af budget 2016, som blev godkendt af bestyrelsen december Da der skal spares 4-5 millioner på lønbudgettet hvert år i de kommende år, vil det desværre medføre yderligere afskedigelser. Samarbejdsudvalget drøfter på det kommende møde i udvalget, om det vil være en ide fremover at placere afskedigelsesrunder i efteråret i stedet for i januar primært af hensyn til at få afskedigelserne overstået, så medarbejderne ikke skal tilbringe jul og nytår i skyggen af en kommende afskedigelsesrunde primo januar. Ledelsen vil gerne bede bestyrelsen drøfte dette og give ledelsen en pejling på bestyrelsens holdning.

5 Drøftelse Bestyrelsen drøftede timing af fremtidige afskedigelsesrunder. Det blev bemærket, at det er vigtigt at lytte til medarbejdernes ønsker i forhold til timingen. Der blev spurgt om der var behov for flere runder frem til 2019, eller om skolen kunne begrænse det til én runde. Rektor svarende, at det er besluttet at gennemføre afskedigelserne i mindre bidder årligt, da besparelserne indfases gradvist og årligt frem til og med Endelig er det også ønsket at begrænse tilpasningerne i antal medarbejdere mest muligt, og holde alle døre åbne, hvis der viser sig muligheder for øget aktivitet, hvilket også taler for at reducere i medarbejderstaben gradvist frem for i én stor runde. Beslutning Bestyrelsen bakkede op om at ledelsen kan agere ud fra skitsebudgettet og dermed vælge en anden tidsmæssig placering af fremtidige afskedigelsesrunder end efter vedtagelsen af årsbudgettet. Punkt 5. Status for den aktuelle udvikling på AVU og det gymnasiale område (mundtligt oplæg) Michael Sandberg orienterede om udviklingen på AVU. Starten på året har været god med en stigning i aktiviteten på 10 pct. i forhold til budgettet. EUD-forberedende forløb er godt i gang. Turbohold er fyldt og fremmødet er godt. De to EUX-forberedende forløb på Aarhus Business College der gennemføres sammen med HF, er meget velfungerende. Der er desuden et godt samarbejde med SOSU om FVU og derudover gennemføres ordblindeundervisning på Aarhus Gymnasium/HTX. Poul Lautrup orienterede om udviklingen på det gymnasiale område. Foråret er begyndt solidt og lidt bedre end forventet med hold, der er godt fyldt op. GS er steget, men vi afventer udviklingen til sommer, hvor der sidste år var et uventet stort frafald. Optaget på HF2 er noget bekymrende for næste skoleår, hvor vi pt. er 2 klasser under det forventede. Men vi håber det retter sig op i løbet af foråret. Dramalinjen HF-stage har god søgning og er godt i gang. Der er 23 ansøgere til den nye linje med kunst og design hvilket tyder godt, og p.t. 14 ansøgere til ordblindelinjen, hvilket er lidt under hvad vi havde håbet. Malou Lassen spurgte, om der gøres noget i forhold til at forhindre faldet i søgningen til HF2? Poul Lautrup svarede, at særligt på HF-enkeltfag og Fjernundervisning satses der på nye pakker som kan være attraktive. På spørgsmål fra bestyrelsen om konkurrence med andre HF2-skoler svarede Erik Ernø- Kjølhede, at der ikke er den store konkurrence med andre udbydere i området, da VUC Aarhus HF2-kursister generelt er ældre og mere modne end på de andre skoler, der udbyder HF2 i kommunen. De helt unge HF2-kursister søger kun i lille grad ind hos os, da vi ikke har det ungdomsmiljø de efterspørger. Vi har således langt hen ad vejen vores eget voksne segment som søger os, og der er derfor en fin arbejdsdeling HF2-skolerne imellem, da de øvrige skoler i området har de unge HF2-kursister som målgruppe.

6 Beslutning Bestyrelsen tog status for udvikling på AVU og det gymnasiale område til efterretning. Punkt 6. Den kommende reform af HF-uddannelsen. Orientering og statusdrøftelse Erik Ernø-Kjølhede orienterede om den kommende gymnasiereform der forhandles i folketinget. De to vigtigste brudflader for VUC er karakterkrav for optag på HF2 samt, om HF2 eksamen fortsat skal være direkte adgangsgivende til de lange videregående universitetsuddannelser. Der er mange interessenter omkring gymnasiereformen. VUC Aarhus er repræsenteret i både VUC Lederforeningen og Danske Gymnasier. Der er ikke markant store forskelle på de to foreningers udspil. I VUC Lederforeningens udspil foreslås flere fag på højere niveau, opdeling i spor som retter sig til hhv. de lange videregående uddannelser og til de korte og mellemlange uddannelser, men således, at HF fortsat skal være adgangsgivende til alle videregående uddannelser. På gymnasierne er HF2 i nogen grad et biprodukt til STX, mens det på VUC er et hovedprodukt. Hvis der ændres ved det 2- årige HF, så har vi fortsat HF-enkeltfag og GS at supplere med. Drøftelse Drøftelse af gymnasiereformen og det udsendte bilag. Bilaget er det materiale som bruges i lobbyarbejdet fra VUC Lederforeningen. Berit Eika bemærkede, at det som aftager (universitet) er godt at notere et udspil, hvor fagligheden styrkes. Berit Eika spurgte hvorfor der ikke gives løbende standpunktskarakterer på HF? Erik Ernø-Kjølhede svarede, at der er en lang tradition for dette hvis baggrund er i voksenpædagogikken med et ønske om at lærerne møder kursisterne i øjenhøjde, og at kursisterne derfor alene bedømmes ved eksamen. Der er flere kursister som kommer med dårlige erfaringer fra tidligere skoleforløb, og det har derfor været en fasttømret del af HF s ideologi udelukkende at bedømme ved eksamen. Søren Gubi Axelsen bemærkede, at det er dramatisk, hvis fagpakker udgår og næppe i VUC Aarhus interesse og sagde videre, at det synes som om den almene dannelse forsvinder med de oplæg der er fremkommet om gymnasiereformen. Erik Ernø-Kjølhede svarede, at det ikke er intentionen med VUC Lederforeningens udspil at den almene dannelse skal svækkes, og hvis fagpakker udgår i en kommende reform, så kan der oprettes spor som kan rumme elementer som vi kender fra de nuværende fagpakker. Malou Lassen spurgte hvorfor klasserne skal splittes undervejs i forløbet i VUC Lederforeningens oplæg, samt om det var muligt at have nogle linjer der kan vælges fra start til slut. Erik Ernø-Kjølhede svarede, at der splittes undervejs i forløbet ud fra en antagelse om, at de enkelte kursister skal bruge lidt tid på at finde ud af hvilken retning de ønsker at specialisere sig inden for. Dette skulle gerne styrke fokus, motivation og gennemførelse.

7 Poul Lautrup bemærkede, at der ønskes mulighed for at arbejde med eksamensformer da HF er meget eksamenstungt i forhold til det almene gymnasium. Beslutning Bestyrelsen tog orientering og drøftelse til efterretning. Punkt 7. Eventuelt Erik Ernø-Kjølhede orienterede bestyrelsen om, at der fra Undervisningsministeriet er udsendt vejledende retningslinjer til bestyrelserne for gaver, personaleforplejning og repræsentation. Baggrunden for udsendelsen af de vejledende retningslinjer er Rigsrevisionens undersøgelse af erhvervsskolerne og VUC erne, som har ført til en anbefaling fra Rigsrevisionen om at ministeriet bør udarbejde centralt fastsatte retningslinjer for repræsentation m.v. Erik Ernø-Kjølhede gennemgik kort de udsendte vejledende retningslinjer der på flere punkter er meget lave i forhold til omkostningerne i praksis. Eksempelvis er der fastsat en vejledende maksimumtakst på 350 kr. pr kuvert for middag inkl. drikkevarer ved bespisning af medarbejdere i forbindelse med arrangement holdt uden for skolen og en maksimumtakst på 300 kr. for en krans i forbindelse med en begravelse. Erik Ernø-Kjølhede orienterede desuden om, at nogle af skolen kursister har taget rigtig gode initiativer i forhold til både litteraturklub og brætspilscafé og roste samtidig kursisterne for initiativerne. Malou Lassen supplerede med at orientere om, at initiativet er taget efter forslag fra en ekstern oplægsholder om at lave fællesaktiviteter hvor omdrejningspunktet ikke var alkohol. Ud over litteraturklub og brætspilscafé, er der også blevet etableret en astronomiklub.

8 I bestyrelsen: Hans Halvorsen Claus Christensen Mogens Birkebæk Formand Næstformand Erhverv Aarhus Aarhus Kommune - B&U Erhvervsskolerne/Uddannelsessamarbejdet Sanne Bjørn Berit Eika Bente Steffensen Aarhus Byråd Aarhus Universitet Personligt udpeget Selvsupplering Jan Ankerstjerne Søren Gubi Axelsen Karin Nørholm Personligt udpeget Medarbejderrepræsentant Medarbejderrepræsentant Selvsupplering med stemmeret uden stemmeret Martin Christensen Kursistrepræsentant uden stemmeret Malou Marie Stadager Lassen Kursistrepræsentant med stemmeret Erik Ernø-Kjølhede Rektor