VEJLEDNING TIL INSTITUTLEDERE - HONORARY SKOU PROFESSOR

AU AARHUS UNIVERSITET HEALTH VEJLEDNING TIL INSTITUTLEDERE - HONORARY SKOU PROFESSOR PÅ HEALTH, AARHUS UNIVERSITET Udarbejdet af Fakultetsledelsen, Health gældende fra 1. juni 2018

Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 1 1. Generelt om ærestitler... 2 1.1 Delegation... 2 1.2 Vejledningens afgrænsning... 2 1.3 Målgruppe og lovgrundlag... 2 1.4 Formål med tilknytninger som Honorary Skou Professor... 2 1.5. Adjungeringsperiode... 2 1.6 Opgavevaretagelse for Honorary Skou Professorer... 2 2. Processen for tildelingen af titlen Honorary Skou Professor... 3 2.1 Processen... 3 3. Indstilling til tildeling af ærestitlen Honorary Skou Professor... 3 4. Processen - hvis der undtagelsesvist skal udarbejdes en bedømmelse... 4 5. Indstilling til tildeling af ærestitlen Honorary Skou Professor... 5 6. Bedømmelsesudvalg... 6 6.1 Definition af bedømmelsesudvalg... 6 6.2. Habilitetskrav til bedømmelsesudvalg... 6 6.3 Sammensætning af udvalg... 7 6.4 Indstilling af medlemmer til bedømmelsesudvalg... 7 6.5 Godkendelse af bedømmelsesudvalg... 7 6.6 Krav og indhold... 7 6.7 Gyldighedsperiode... 7 6.8 Godkendelse af bedømmelser... 7 7. Indstilling til tilknytning som Honorary Skou Professor... 8 8. Generel information om rekruttering... 8 8.1 Udgifter i forbindelse med rekruttering... 8 8.2 Indsigelser vedrørende bedømmelse... 8 8.3 Oplysningspligt efter forespørgsel... 8

2 1. Generelt om ærestitler 1.1 Delegation Dekanen er ansvarlig for ansættelser og tildeling af ærestitler på Health, herunder for at disse sker i henhold til gældende love, regler og retningslinjer. 1.2 Vejledningens afgrænsning Denne vejledning omhandler tildelingen af ærestitlen Honorary Skou Professor ved Aarhus Universitet, Health, uanset geografisk tilknytning. 1.3 Målgruppe og lovgrundlag Målgruppen for denne vejledning er institutledere på Health. Vejledningen tager udgangspunkt i gældende lovgivning og gældende retningslinjer: Bekendtgørelse om tildeling af titlerne adjungeret professor og adjungeret lektor (2013) samt i henhold til bekendtgørelsens 6 rektors delegering af kompetencen til dekanerne (2013). 1.4 Formål med tilknytninger som Honorary Skou Professor Health ønsker at knytte anerkendte forskere fra topuniversiteter i udlandet tættere til sig for dermed at udvikle Healths internationale profil. Ved at tilknytte internationale topforskere styrkes Healths relationer til ledende forskningsenheder i udlandet, og der skabes bånd der bringer internationale aspekter ind i undervisningen, faciliterer udveksling og fagligt samarbejde, og fører til fælles forskningsprojekter og fondsansøgninger. Samarbejde med internationale forskere gavner således den enkeltes forskning og dertil det samlede forskningsmiljø på Health. På sigt ønsker fakultetet at etablere et Faculty of Honorary Skou Professors and Champions. Adjungeringer søges særligt fremmet, når tilknytningen har strategisk og faglig betydning, og når der er tale om internationalt anerkendte professorer fra topuniversiteter i udlandet, som har: En betydningsfuld relation til en eller flere forskergrupper på Health. Som komplementerer den faglighed der i forvejen er repræsenteret på Health. Kandidaten til adjungeringen skal være en højt anerkendt forsker inden for sit felt og have ansættelse som fuld professor på sit hjemuniversitet i udlandet. Kandidatens hjemuniversitet skal ligge i top-100 på QS World University Ranking og/eller være medlem af The Guild of European Research-Intensive Universities 1. 1.5. Adjungeringsperiode Adjungeringsperioden kan ikke overskride fem år. Hvis det er i instituttets interesse, er det muligt at få forlænget perioden med yderligere fem år. 1.6 Opgavevaretagelse for Honorary Skou Professorer Deltage i forskningssamarbejde med forskere på instituttet Generel fremme af samarbejde og erfaringsudveksling Gæsteundervisning på præ- og postgraduat niveau Gæsteforelæsninger/konferencer Ph.d.-medvejledning Hjælp til rekruttering ( search committees ) De nærmere opgaver for Honorary Skou Professorer aftales med institutlederen. I forbindelse med tildelingen af ærestitlen udpeger instituttet en champion (faglig kontaktperson). Champion har en særligt prominent rolle i forhold til i videst muligt omfang at initiere fagligt samarbejde og at integrere den adjungerede professor i forskningsmiljøet. Som champion har vedkommende samtidig ansvaret for, at den nyligt adjungerede bydes velkommen og modtager relevant information, og at der tages hånd om de praktiske forhold i forbindelse med den adjungeredes besøg på Health. 1 Der henvises til Retningslinjer for adjungering af professorer fra topuniversiteter i udlandet - med henblik på tildeling af titlen Honorary Skou Professor

3 2. Processen for tildelingen af titlen Honorary Skou Professor Nedenfor gives skematiske oversigter over processen for tildelingen af ærestitlen Honorary Skou Professor. 2.1 Processen Nedenfor gives en skematisk oversigt over processen for tildelingen af ærestitlen Honorary Skou Professor. PROCESOVERSIGT Tildeling af ærestitlen Honorary Skou Professor rådfører sig med dekanen på bilateralt møde inden igangsættelse af proces omkring adjungering. Inden indstilling sikrer institutleder sig, at kandidaten er interesseret i en mulig adjungering ved instituttet. Dekanen beslutter, om titlen Honorary Skou Professor kan tildeles på det foreliggende grundlag 2. Alternativt kan dekanen beslutte, at tildelingen af titlen forudsætter en professorbedømmelse på Health 3. MATERIALE TIL ADJUNGERING Fremsender indstillingsdokumenterne til 4. ADJUNGERING Dekanen Indstiller til adjungeringen via medarbejderstamkortet. Udarbejder adjungeringsbrev og anmoder dekanen om underskrift. Tildeler ærestitlen Honorary Skou Professor. Fremsender tildelingsbrev til Honorary Skou Professoren. Fremsender advisering til Økonomi om at titlen Honorary Skou Professor er blevet tildelt. I forbindelse med dekanens tildeling af titlen Honorary Skou Professor udløses 20.000 kr. til dækning af instituttets udgifter. Økonomi forestår overførslen af beløbet til instituttet efter at have modtaget besked fra. fremsender relevant materiale på den adjungerede til HE Kommunikation, der udarbejder en personnyhed til hjemmesiden og varetager pressedækningen. Til brug for opfølgning og evaluering har ansvar for at registrere alle Honorary Skou Professorer inklusiv periode for adjungeringen, institut, tilknytning på Health og hjemuniversitet (navn/by/land). Til sikring af ekstern og intern synlighed har ansvaret for, at opdateret information om Honorary Skou Professorer er tilgængelig på AU s hjemmeside for hædersbevisninger. http://www.au.dk/om/profil/historie/haedersbevisninger/adjungeredeprofessorer-og-lektorer/ 3. Indstilling til tildeling af ærestitlen Honorary Skou Professor rådfører sig med dekanen på bilateralt møde inden igangsættelse af proces omkring adjungering. Inden indstilling sikrer institutleder sig, at kandidaten er interesseret i en mulig adjungering ved instituttet. En indstilling skal være begrundet og indeholde følgende oplysninger: Kandidatens navn og titel Kandidatens forskningsområde Universitet (navn/by/land) E-mailadresse 2 Forstået således, at kandidatens faglige niveau er tilstrækkeligt dokumenteret. 3 Se afsnit 5. Processen - hvis der undtagelsesvist skal udarbejdes en bedømmelse 4 Se afsnit 3. Indstilling til tildeling af ærestitlen Honorary Skou Professor. Se også retningslinjer for adjungering af professorer fra topuniversiteter i udlandet med henblik på tildelingen af titlen Honorary Skou Professor for en nærmere beskrivelse af indstillingsdokumenterne.

4 Fødselsdato Køn (M/K) Navn og titel på champion (faglig kontaktperson) 5 Følgende bilag: o En beskrivelse af kandidatens relevante erfaringer, tilknytning til Health, det potentielle udbytte af adjungeringen og en tentativ plan for besøg og aktiviteter o Kandidatens CV inkl. en publikationsliste o En anbefaling fra specialet, hvis kandidaten er klinisk professor o Evt. tidligere bedømmelse/ekspertudtalelse til dokumentation for, at kandidaten er på professorniveau 4. Processen - hvis der undtagelsesvist skal udarbejdes en bedømmelse Nedenfor gives en skematisk oversigt over processen for tildelingen af ærestitlen Honorary Skou Professor, når der skal udarbejdes en bedømmelse. PROCESOVERSIGT Tildeling af ærestitlen Honorary Skou Professor rådfører sig med dekanen på bilateralt møde inden igangsættelse af proces omkring adjungering. Inden indstilling sikrer institutleder sig, at kandidaten er interesseret i en mulig adjungering ved instituttet. MATERIALE TIL ADJUNGERING Fremsender indstillingsdokumenterne til 6. Indarbejder den faglig beskrivelse i e-rekrutteringssystemet og anmoder kandidaten om at uploade sit materiale i e-rekrutteringssystemet 7. Giver institutleder og eventuelle øvrige relevante personer adgang til lederportalen. NEDSÆTTELSE AF BEDØMMELSESUDVALG sender en mail til institutlederen via e-rekrutteringssystemet og anmoder institutlederen om at sende forslag til nedsættelse af udvalg, herunder udpegning af formand. Desuden anmoder institutlederen om udfyldelse af habilitetserklæring for hvert enkelt medlem af bedømmelsesudvalget. Sender habilitetserklæring til underskrift hos udvalgets medlemmer. Indstiller udvalg (via link i e-rekrutteringssystemet) ved at påføre navne på medlemmer af udvalg sammen med følgende oplysninger: - Angivelse af den foreslåede bedømmers navn, stillingsniveau, ansættelsessted, land og e-mail - CV skal fremsendes via en URL Akademisk Råd Besvarer s anmodning fra e-rekrutteringssystemet om nedsættelse af udvalg og vedhæfter underskrevne habilitetserklæringer. Hermed har institutlederen indstillet udvalg. Sender udvalgets sammensætning til høring i Akademisk Råd med en høringsfrist på 3 dage. Høring om bedømmelsesudvalg. BEDØMMELSE Orienterer kandidaten via e-rekrutteringssystemet om udvalgets sammensætning og fristen for arbejdets færdiggørelse. 5 Se afsnit 1.6 for uddybning af champion. 6 Se afsnit 5. Indstilling til tildeling af ærestitlen Honorary Skou Professor. 7 Se afsnit 5. Indstilling til tildeling af ærestitlen Honorary Skou Professor for uddybning af materiale.

5 Sender en mail til udvalgets medlemmer med adgang til stillingsbeskrivelsen og til kandidatens materiale via e-rekrutteringssystemet. I mailen er der samtidig en onlineadgang til fakultetets relevante vejledninger og politikker samt gældende regler vedrørende bedømmelse. Bedømmelsesudvalg Forestår vurdering af kandidatens faglige niveau. Formand for udvalg Indtaster udvalgets fælles bedømmelse af ansøger i en web-formular i e- rekrutteringssystemet. Sender bedømmelsen til validering hos bedømmelsesudvalget med en frist på 2 hverdage. Bedømmelsesudvalg Validerer bedømmelsen. Dekanen ADJUNGERING Dekanen Efter 2 hverdage sender bedømmelsen til godkendelse hos dekanen. Godkender bedømmelsen. Sørger for afregning af honorar til udvalget efter gældende regler og retningslinjer. Sender bedømmelsen til institutlederen. Sender bedømmelsen til kandidaten. Indstiller til adjungering via medarbejderstamkortet med bemærkning om, at der er tale om et Honorary Skou Professorat Udarbejder adjungeringsbrev og anmoder dekanen om underskrift. Tildeler ærestitlen Honorary Skou Professor Fremsender tildelingsbrev til Honorary Skou Professoren. Fremsender advisering til Økonomi om at titlen Honorary Skou Professor er blevet tildelt. I forbindelse med dekanens tildeling af titlen Honorary Skou Professor udløses 20.000 kr. til dækning af instituttets udgifter. Økonomi forestår overførslen af beløbet til instituttet efter at have modtaget besked fra. fremsender relevant materiale på den adjungerede til HE Kommunikation, der udarbejder en personnyhed til hjemmesiden og varetager pressedækningen. Til brug for opfølgning og evaluering har ansvar for at registrere alle Honorary Skou Professorer inklusiv periode for adjungeringen, institut, tilknytning på Health og hjemuniversitet (navn/by/land). Til sikring af ekstern og intern synlighed har ansvaret for, at opdateret information om Honorary Skou Professorer er tilgængelig på AU s hjemmeside for hædersbevisninger. http://www.au.dk/om/profil/historie/haedersbevisninger/adjungeredeprofessorer-og-lektorer/ 5. Indstilling til tildeling af ærestitlen Honorary Skou Professor rådfører sig med dekanen på bilateralt møde inden igangsættelse af proces omkring adjungering. Inden indstilling sikrer institutleder sig, at kandidaten er interesseret i en mulig adjungering ved instituttet. En indstilling skal være begrundet og indeholde følgende oplysninger: Kandidatens navn og titel Kandidatens forskningsområde Universitet (navn/by/land) E-mailadresse

6 Fødselsdato Køn (M/K) Følgende bilag: o En kort beskrivelse af kandidatens relevante erfaringer, tilknytning til Health, det potentielle udbytte af adjungeringen og en tentativ plan for besøg og aktiviteter o Kandidatens CV inkl. en publikationsliste o En anbefaling fra specialet, hvis kandidaten er klinisk professor o Udvalgte videnskabelige publikationer: For professorer skal de 10 publikationer, som er nævnt som de vigtigste i ansøgningsskabelonen, medsendes. o Undervisningsportfolio skal vedlægges med mindre andet fremgår af stillingsopslaget. 6. Bedømmelsesudvalg Ansættelsesbekendtgørelsen fastsætter de overordnede regler for bedømmelse af videnskabelige medarbejdere i henhold til 4: 4 Universitetet fastsætter regler for faglig bedømmelse af ansøgere ved besættelse af videnskabelige stillinger. Stk. 2 Den faglige bedømmelse skal tage stilling til, om ansøgerne besidder de faglige kvalifikationer inden for forskning, undervisning, formidling m.v. som er forudsat i stillingsstrukturen, og herudover opfylder de øvrige kvalifikationskrav, der er angivet i opslaget. Der afgives en ikke prioriteret, begrundet og skriftlig bedømmelse af ansøgerens faglige kvalifikationer til rektor. Hvis der er meningsforskelle mellem de faglige bedømmere, skal dette fremgå af bedømmelsen. Universitetsledelsen på AU har i foråret 2013 fastlagt de overordnede retningslinjer for nedsættelse af bedømmelsesudvalg på AU. Retningslinjerne skal opfattes som en ramme, og de enkelte fakulteter har haft mulighed for at udfylde rammen og evt. indsnævre den yderligere. I medfør af Ansættelsesbekendtgørelsen og universitetets overordnede retningslinjer for faglig bedømmelse i forbindelse med ansættelse af videnskabelige medarbejdere (med/uden opslag) og forlængelser har fakultetsledelsen på Health vedtaget nedenstående retningslinjer for sammensætningen af bedømmelsesudvalg. I forbindelse med nedsættelse af bedømmelsesudvalg skal der tages hensyn til en afbalanceret sammensætning af fordelingen af mænd og kvinder. 6.1 Definition af bedømmelsesudvalg Bedømmelsesudvalg: Et bedømmelsesudvalg udarbejder en bedømmelse. 6.2. Habilitetskrav til bedømmelsesudvalg For at sikre at bedømmelsen af kandidaten ikke påvirkes af uvedkommende hensyn, må et medlem af udvalget ikke vurderes inhabil eller i risiko for at kunne have en interessekonflikt i forhold til bedømmelsen. Health tager udgangspunkt i forvaltningslovens generelle regler om habilitet, der blandt andet vedrører familieforhold, venskaber og særlige personlige og økonomiske interesser 8. Dette kan eksempelvis være sampublicering, vejlederrelationer eller andre former for samarbejde, der i forhold til den opslåede stilling må anses for at være uforenelige med rollen som medlem af bedømmelsesudvalget 9. På Health gælder, at medlemmer af bedømmelsesudvalg kun i meget beskedent omfang må have fælles publikationer og projekter med ansøgerne og må kun helt undtagelsesvist have haft fælles publikationer inden for de seneste 5 år 10 (se Habilitetserklæring). Endvidere gælder at dekaner, prodekaner og institutledere, der som en del af ledelsesstrengen træffer beslutning om ansættelse m.v., ikke optræder som medlem af bedømmelsesudvalget ved ansættelser. 8 Jf. Forvaltningslovens 3, stk. 1 (om inhabilitet). 9 Jf. Notat om sammensætning af bedømmelsesudvalg på Health i henhold til AU s interne aftalte ramme fra 9. august 2013, s. 3. 10 Jf. Notat om sammensætning af bedømmelsesudvalg på Health i henhold til AU s interne aftalte ramme fra 9. august 2013, s. 1.

7 6.3 Sammensætning af udvalg Ved sammensætning af udvalg ved ærestitler nedsættes et bedømmelsesudvalg, som udarbejder en bedømmelse. Der nedsættes et bedømmelsesudvalg bestående af tre til fem medlemmer på professorniveau, hvoraf højst ét medlem er internt og mindst ét af medlemmerne er fra udlandet. 6.4 Indstilling af medlemmer til bedømmelsesudvalg Interne bedømmere må ikke være en del af ledelsesstrengen på det pågældende institut, da de træffer beslutning om tilknytningen. Indstilling af medlemmer til bedømmelsesudvalg for en Honorary Skou Professor skal indeholde følgende: Angivelse af den foreslåede bedømmers navn, stillingsniveau, ansættelsessted, land og e-mail CV skal fremsendes via en URL 6.5 Godkendelse af bedømmelsesudvalg Dekanen godkender udvalg for alle ærestitler og påser, at reglerne for sammensætning af udvalg er overholdt. De foreslåede medlemmer af udvalget skal være forespurgt og have underskrevet habilitetserklæring, inden anmodningen sendes til. 6.6 Krav og indhold Bedømmelsen skal foretages med udgangspunkt i kandidatens medsendte materiale vurderet i forhold til følgende: Den pågældende stillings kvalifikationsniveau, som det beskrives i stillingsstrukturen (se mere på au.dk/om/stillinger/love-og-regler/) Kriterierne for ansættelse - professor Skabelon til bedømmelse - professor Faglig beskrivelse Det kan bemærkes, at kriterier for ansættelse - professor supplerer kvalifikationskravene i stillingsstrukturen ved ansættelser i stillinger som professor. Det er væsentligt at understrege, at kriterierne er vejledende, idet der ikke er tale om regler. En bedømmelse vil altid bero på en helhedsvurdering af ansøgeren, ligesom alle kriterier skal ses i lyset af den enkelte ansøgers aktive forskningstid (herunder også længden af eventuelle orlovsperioder), potentiale og det faglige område, der er tale om. Krav til indholdet og udformningen af en bedømmelse fremgår af skabelon til bedømmelse professor (jf. vejledning til bedømmelsesudvalg). 6.7 Gyldighedsperiode Bedømmelser, som er foretaget i henhold til denne vejledning gælder for hele adjungeringsperioden. Dekanen kan beslutte af forlænge adjungeringsperioden uden at foretage en fornyet bedømmelse. 6.8 Godkendelse af bedømmelser Dekanen påser, at de formelle krav i en bedømmelse som Honorary Skou Professor er opfyldt. Hvis bedømmelsen ikke udgør et tilfredsstillende beslutningsgrundlag og/eller ikke opfylder de formelle krav, returneres den til udvalget til supplering eller omarbejdelse. Såfremt der er uenighed blandt bedømmerne, har institutlederen den endelige beslutningskompetence. Meningsforskellene iblandt bedømmerne skal fremgå af bedømmelsen, hvorefter institutlederen træffer den endelige beslutning om, hvorvidt kandidaten vurderes kvalificeret eller ikke kvalificeret. Når den endelige bedømmelse foreligger, modtager ansøger udvalgets bedømmelse af samme. Denne fremsendes elektronisk af.

8 7. Indstilling til tilknytning som Honorary Skou Professor indstiller til tildelingen af titlen Honorary Skou Professor via medarbejderstamkortet. Ved tilknytning som Honorary Skou Professor træffer dekanen den endelige beslutning om tilknytningen. 8. Generel information om rekruttering 8.1 Udgifter i forbindelse med rekruttering Udgifter til honorar til eksterne medlemmer af bedømmelsesudvalget afholdes af instituttet. 8.2 Indsigelser vedrørende bedømmelse Hvis modtager indsigelse fra kandidaten mod udvalgets sammensætning: forelægger indsigelsen for institutlederen og dekanen. Der kan gøres indsigelse, jf. forvaltningsloven, idet ansættelsesprocessen er en forvaltningsakt. yder bistand i behandling af sagen. Hvis institutleder modtager indsigelse mod udvalgets sammensætning: sender straks indsigelsen til til videre foranstaltning, herunder inddragelse af dekanen. Hvis modtager indsigelser fra kandidaten vedrørende bedømmelsen: anmoder udvalget om en udtalelse. Indsigelsen sendes til udvalgets formand, der koordinerer udvalgets udtalelse og returnerer svaret til snarest muligt og inden 8 dage. og dekanen underrettes, og sagens videre forløb aftales. Hvis institutlederen modtager indsigelser, herunder til udvalgets vurdering af klagerens kvalifikationer: sender straks indsigelsen til til videre foranstaltning, herunder inddragelse af dekanen. 8.3 Oplysningspligt efter forespørgsel Ved alle videnskabelige stillinger har kandidaten krav på (efter forespørgsel) at få oplyst navnene på de personer (institutleder og dekanen), der har deltaget i beslutningen. Kandidaten har tillige krav på at få oplyst navnene på de personer, der har haft en rådgivende funktion i tilknytningsprocessen.