ÅRSBERETNING 2016 (bemærkninger til årsnøgletal) - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2017
2 1. Indledning kort præsentation af retten 2016 har været et godt år for. Vi har måttet tilpasse antallet af vores jurister til et lavere aktivitetsniveau og har også for de kontoransattes vedkommende måttet foretage nedskæringer. Men alligevel er det lykkedes os med en produktivitet, der svarer til gennemsnittet ved retterne, stort set at leve op til de forventninger for effektivitet og sagsbehandlingstid, som samfundet med rette kan stille til os. Samtidig er det lykkedes os at nedbringe sygefraværet til væsentligt under gennemsnittet for det samlede sygefravær ved retterne. Målt på vægtede afsluttede sager var i 2016 den 4. største byret. Vi oplevede i 2014 et dramatisk fald i tilgangen af sager og dermed også et fald i produktiviteten på omkring 10 %. Det fik vi i 2015 rettet op til det gennemsnitlige niveau, som vi også i 2016 kan fastholde. På stort set alle sagsområder opfylder vi de mål for sagsbehandlingstid, som Domstolsstyrelsen har opstillet. På retssags- og skiftesagsområdet kan vi med tilfredshed konstatere, at vi med hensyn til sagsbehandlingstider på væsentlige felter ligger i det absolut øverste niveau for målopfyldelse i forhold til de andre retter. På fogedsagsområdet er der nu særskilt fokus på at rette op på sagsbehandlingstider, der som følge af navnlig ressourcemæssige udfordringer ikke har været tilfredsstillende. Det kommer på intet tidspunkt på tale at gå på kompromis med den faglige kvalitet, og det har heller ikke været tilfældet i 2016. Det er væsentligt for alle medarbejdere og en motivation i sig selv at fastholde og udvikle den høje faglige standard, der er kendetegnende for domstolene. I den dialog vi løbende har med vores brugergrupper, blandt andre advokater og anklagere, kan vi glæde os over, at tilbagemeldingen om vores sagsbehandling er, at den er af høj faglig kvalitet. Det har været helt afgørende for den samlede meget tilfredsstillende præstation for, at medarbejderne gennem hele året har arbejdet engageret, velmotiverede og med stor ansvarsfølelse. Der har været en betydelig fleksibilitet mellem afdelingerne, således at der løbende har kunnet indsættes ressourcer i den eller de afdelinger, hvor arbejdspresset var størst. Samtidig har det meget glædelige fald i sygefraværet bidraget til, at vi har kunnet følge med i en god behandling af de indkomne sager. Det er vores opfattelse, at vi i forhold til retskredsens borgere og brugere nyder høj anseelse. Det er således det generelle billede, at retten fremtræder meget positivt i de mange lokale retsreportager i dagblade og på TV. Vi bestræber os fortsat på at åbne dørene for gymnasie og folkeskoleklasser. 2016 har også været året, hvor vi som andre byretter har fortsat med at forbedre sikkerheden i retsbygningerne, ikke mindst for de mest udsatte medarbejdere i fogedretten. Hvis du er interesseret i at læse mere om retten i Odense med flere detaljer og statistiske oplysninger om året, der gik, kan du fortsætte læsningen i det følgende afsnit 2, hvor vi viser resultaterne på følgende områder: 1. Effektivitet
3 2. Sagsbehandlingstider 3. Faglig kvalitet 4. Brugeroplevet kvalitet 5. Trivsel og motivation 6. Omdømme Hvis du alene er interesseret i en oversigt over resultaterne, henvises der til årsnøgletallene for 2016, der kan ses som bilag 1. I beretningens sidste afsnit 3 beskriver vi den indsats, vi har planlagt, og som i øvrigt vil fremgå af vores handlingsplan for 2017, bilag 2. 2. Resultater i 2016 Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) I 2016 har det samlede antal afsluttede, vægtede sager været stort set uændret i forhold til 2015. I de enkelte sagsområder har det været et beskedent fald for straffesagerne, mindre stigninger for skiftesager og fogedsager og nærmest uændrede tal for skiftesagerne og notarialforretningerne. Der er således samlet set tale om stort set samme aktivitet i 2016 som i 2015 Det samlede årsværksforbrug er i årets løb steget med knap 2 årsværk. Bag dette tal skjuler sig tal, som først vil slå igennem i 2017. Der er således sket en nettoreduktion i antallet af jurister, der ikke er dommere, med 2 årsværk, og også for kontorfunktionærerne vil der være en reduktion. Tabel 1. Oversigt over antal sager ved retten i perioden 2015-2016 - VÆGTEDE SAGER - Afsluttede 2015 2016 Straffesager 9.820 9.610 Civile sager 2.241 2.316 Fogedsager 17.138 17.400 Skiftesager 1) 4.497 4.391 Notarialforretninger 3.285 3.121 Samlet 37.370 37.445 1) Vægtningen på tværs af sagstyper betyder, at antallet af vægtede sager inden for de enkelte sagområder ikke summer op til det samlede antal vægtede sager.
4 Tabel 2. Indeks for rettens samlede produktivitet (gennemsnit 2012 = indeks 100). Alle byretter Resultater i 2016 Produktivitet Gennemsnit 5. bedste 2015 2016 Samlet produktivitet ved retten 103,2 101,1 101,3 105,0 Figur 1. Samlet produktivitetindeks for 2015 og 2016 (gennemsnit for byretterne 2012 = indeks 100) Samlet produktivitetsindeks 2015-2016 105,0 2016 101,3 101,1 102,9 2015 97,4 103,2 65 70 75 80 85 90 95 100 105 110 115 120 125 Top-5 Gnst. byretterne Retten
5 Tabel 3. Indeks for rettens samlede produktivitet på de enkelte sagsområder (gennemsnit 2012 = indeks 100). Alle byretter Resultater i 2016 Produktivitet Gennemsnit 5. bedste 2015 2016 Retssager samlet 101,6 103,1 100,1 103,4 -straffesager 112,2 106,5 98,3 106,8 -civile sager 88,1 98,0 102,0 107,8 Fogedsager 99,1 98,3 97,3 105,5 Skiftesager 118,0 98,3 112,9 132,4 Tabel 4. Rettens årsværksforbrug til ledelse, administration og hjælpefunktioner mv. Tinglysningsårværk er trukket rent ud inden beregningen. Alle byretter LedAdm mv. LedAdm mv. Årsværk % -del til LedAdm mv. Årsværk % -del til LedAdm mv. 2014 2015 2016 2014 2015 2016 2014 2015 2016 2014 2015 2016 Jurister 2,2 2,2 2,4 9,1% 9,6% 10,8% 37,3 35,6 30,1 8,4% 8,3% 7,1% Kontorfunktionærer 5,1 4,1 3,1 11,7% 11,1% 7,8% 135,8 123,1 122,2 16,5% 15,4% 15,7% % Elever 0,2 0,2 0,0 7,5% 7,7% 0,8% 10,6 7,2 6,7 12,6% 9,0% 8,6% Beskæftigelsesordning 2,0 2,1 0,4 100,0% 93,3% 38,3% 21,5 21,7 16,4 42,6% 44,0% 38,4% Øvrigt personale 4,8 4,4 4,2 100,0% 99,5% 98,9% 71,8 70,9 69,9 82,6% 81,1% 82,5% Samlet for retten 14,3 13,0 10,2 18,5% 18,8% 14,3% 276,9 258,6 245,5 18,1% 17,4% 17,4% Note: Der arbejdes med afrundinger i tabellen, hvorfor mindre unøjagtigheder ved sammentællinger kan forekomme. Transport indgår under ledelse og administration mv.
6 Tabel 5. Årsværksforbrug 2015-2016 efter korrektion af uddata (ekskl. tinglysningsårsværk) - årsværk - - indeks - 2015 2016 2015 2016 Jurister 22,7 22,4 100 99 Kontorfunktionærer 37,2 40,1 100 108 Elever 2,7 3,4 100 126 Ansatte i beskæftigelsesordning mv. 2,3 1,1 100 47 Øvrigt personale 4,4 4,2 100 96 Samlet for retten 69,3 71,2 100 103 Note: Der arbejdes med afrundinger i tabellen, hvorfor mindre unøjagtigheder ved sammentællinger kan forekomme. Tabel 6. Rettens årsværksforbrug på de enkelte sagsområder i 2016 samt procent i forhold til samlet årsværksforbrug. Straf Civil Foged Skifte Notarial Årsværk % Årsværk % Årsværk % Årsværk % Årsværk % Jurister 8,7 39,0% 6,5 29,0% 2,4 11,0% 2,3 10,0% 0,0 0,0% Kontorfunktionærer 9,8 24,0% 7,0 18,0% 9,9 25,0% 9,6 24,0% 0,6 1,0% Elever 0,9 26,0% 0,1 3,0% 1,4 41,0% 1,0 29,0% 0,0 0,0% Beskæftigelsesordning mv. 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,7 62,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% Øvrigt personale 0,0 1,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% Samlet for retten 19,4 27,3% 13,6 19,1% 14,4 20,2% 12,9 18,1% 0,6 0,8% Note: Der arbejdes med afrundinger i tabellen, hvorfor mindre unøjagtigheder ved sammentællinger kan forekomme. 1) Procenten er beregnet i forhold til det samlede årsværksforbrug ved retten inkl. generel ledelse og administration, hvorfor der ikke kan summes op til 100 % for retten. Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid) For så vidt angår sagsbehandlingstiderne for retssagerne har der både for straffesagerne og for de civile sager været tale om i det væsentlige fastholdelse af den høje målopfyldelse i 2015. En undtagelse er udviklingen for voldssagerne. Selvom det er et felt, hvor vi gør os store anstrengelser for tidlig berammelse, har det været svært at leve op til måltallet. En væsentlig faktor er fortsat problemet med forsvarerskift, som nødvendiggør udsættelse af sagen. For forældreansvarssagernes vedkommende kan der konstateres en vis mindre forbedring, som formentlig må tilskrives, at der siden april 2016 har været fælles forberedelse af forældreansvarssagerne. Fogedretten har i årets løb haft ekstraordinære problemer, navnlig med fratrædelser. Der er nu stort fokus på at få styrket og løftet fogedretten. Det lover i den forbindelse godt, at der i fogedretten er en god motivation og arbejdsmoral. Skifteretten har fortsat en markant fremgang i sine resultater, der nu løfter sig højt over gennemsnittet. Skifteretten har i årets løb ydet fint bistand til de andre afdelinger.
7 Tabel 7. Rettens målopfyldelse i forhold til afgørelsestider i 2016. Målsætning Resultat 2015 2016 Straffesager Alle alm. straffesager 80 % under 2 mdr. 84,2% 83,8% Alle byretter Resultater i 2016 Gennemsnit 79,0% Nævninge- og domsmandssager (hfh) 72 % under 4 mdr.(2015) 79,6% 74% under 4 mdr. (2016) 74,5% Tilståelsessager 75 % under 4 mdr.(2015) 86,1% og sager uden domsmænd 76% under 4 mdr.(2016) 85,9% Voldssager under 37 dg. 37,3% 31,1% 64,0% 66,5% 43,4% Voldtægtssager under for 37 dg. 21,1% 23,5% 28,7% Civile sager Alle alm. sager, boligsager, 70 % under 6 mdr.(2015) 72,1% småsager og forbud/påbudssager 73% under 6 mdr.(2016) 74,2% Hfh. almindlige sager og boligsager 62 % under 15 mdr.(2015) 65,1% 64% under 15 mdr.(2016) 64,6% Hfh. småsager 65 % under 9 mdr.(2015) 69,2% 67% under 9 mdr.(2016) 76,2% Alle forældreansvars- og 80 % under 6 mdr. 69,3% 72,0% ægteskabssager 68,8% 61,8% 65,6% 77,0% Fogedsager Alm. fogedsager og 80 % under 3 mdr. 84,2% 69,8% betalingspåkrav Særlige fogedsager 80 % under 2 mdr. 78,8% 71,0% 77,7% 84,0% Tvangsauktion solgt efter 1. auktion 80 % under 5 mdr. 79,2% 62,4% 82,1% Skiftesager Udlevering af bo 80 % under 2 mdr. 76,2% 83,1% 81,3% Tvangsopløsningssager 70 % under 3 mdr.(2015) 89,8% (eksklusive likvidation) 72% under 3 mdr.(2016) 89,4% 82,3% Gældssanering 72 % under 9 mdr.(2015) 77,6% (kun indledte sager) 75% under 9 mdr.(2016) 89,0% 85,0%
8 Tabel 8. Gennemsnitlig sagsbehandlingstid i dage for udvalgte sagstyper i 2014-2016. Alle byretter Resultater i 2016 Dage Gennemløbstider Gennemsnit 5. bedste 2014 2015 2016 Nævningesager 112 92 144 150 84 Domsmandssager 92 91 100 129 100 Sager uden domsmænd 16 19 14 29 21 Tilståelsessager 56 60 73 82 54 Alm. hovedfhl. civile sager 411 444 489 495 452 Hovedforhandlede boligretssager 347 279 289 428 335 Hovedforhandlede småsager 259 255 226 262 206 Alle civile sager m. forh.maksime 167 158 156 180 152 Alle ægteskabssager 110 166 110 117 99 Alle forældreansvarssager 120 157 150 144 118 Alm. fogedsager 61 64 84 69 50 Særlige fogedsager 44 45 49 40 33 Betalingspåkrav 57 71 76 72 53 Tvangsauktioner 81 87 92 82 65 Boudlæg 46 57 38 45 38 Uskiftet bo 75 75 73 89 76 Privat skifte 365 366 335 340 328 Forenklet privat skifte 69 74 63 72 62 Resultat 3: Faglig kvalitet Der har i 2016 ikke været mange forkromede projekter omkring den faglige kvalitet. I øvrigt har vi haft det sædvanlige fokus på at sikre den faglige kvalitet. Det sker blandt andet ved, at der holdes faste kontormøder i alle afdelinger og faste juristmøder og dommermøder, hvor der drøftes aktuelle faglige spørgsmål, og hvor der i øvrigt sker erfaringsudveksling. Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Også dette punkt har været præget af den sædvanlige indsats. Der har været de faste møder med anklagemyndigheden og med advokatforeningen. Mødet med Statsforvaltningen og familieretsadvokater har været sat på standby som følge af en forestående større ændring af familieretsområdet.
9 Endvidere er der også afholdt faste møder med de autoriserede bobestyrere og de faste medhjælpere i gældssaneringssager. På disse møder er der udover den faglige udveksling af synspunkter også mulighed for at give konstruktiv kritik. Selv om vores faste brugere kan være noget tilbageholdende med kritik, har der også i 2016 været en dialog med brugerne, som har været nyttig. Blandt andet har det været vigtigt at høre synspunkter om sikkerheden i vores retsbygninger. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Der er i 2016 ikke gennemført en måling af trivslen hos medarbejderne. Det er ledelsens indtryk ved den daglige omgang med medarbejderne og ved MUS-samtalerne, at medarbejderne generelt trives og virker særdeles motiverede i deres daglige arbejde. Det gennemsnitlige sygefravær har i 2016 ændret sig positivt fra 8,4 i 2015 til 7,9 dages gennemsnitlig fravær for medarbejderne, således at vi nu er på et niveau, der nærmer sig 2013 niveauet på 7,7. Tabel 9. Udvalgte HR-data. Personaleomsætningsprocent, samt gennemsnitligt antal sygedage pr. medarbejder (ekskl. ansatte under socialt kapitel). Danmarks Domstole i 2016 2014 2015 2016 Gennemsnit "5. bedste" Personaleomsætning (% ) 7,9 11,3 9,3 9,2 - Gnst. sygedage pr. medarbejder 10,7 8,4 7,9 9,5 7,4 Kilde: Is o la3 (P ers o nales tyrels en) Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Vi deltager i et landsdækkende fremstød over for navnlig gymnasieklasser, som vi tilbyder et samarbejde om at afvikle et processpil og give information om retsvæsenet dels på gymnasierne dels i forbindelse med klassernes overværelse af retssager. Vi udsender domsresumeer i vores nævningesager og i andre udvalgte sager. 3. Udviklingsaktiviteter i 2016 Vores overordnede indsatsområder er Digitalisering af Danmarks Domstole Sikkerhed Forkyndelse Ledelsesudvikling Flere detaljer fremgår af handlingsplanen, der kan ses som bilag 2.
Bilag 1 ÅRSNØGLETAL 2016 2015 2016 Gnst. BR 2016 5. bedste 2016 Samlet produktivitet, retten (indeks) 103,2 101,1 101,3 105,0 Samlet produktivitet, jurister (indeks) 92,4 94,6 98,2 102,1 Samlet produktivitet, kontorfunktionærer (indeks) 117,8 108,6 104,8 114,5 Årsværksandel til generel ledelse og administration (procent) 18,8 14,3 17,4 Gnst. sagsbehandlingstid, domsmandssager (dage) 91 100 129 100 Gnst. sagsbehandlingstid, hovedforhandlet alm. civil sag (mdr.) 444 489 495 452 Gnst. sagsbehandlingstid, almindelig fogedsag (dage) 64 84 69 50 Gnst. sagsbehandlingstid, boudlæg (dage) 56,57 38 45 38 Målopfyldelse, voldssager 37-dages frist (procent) 37,3 31,1 43,4 57,1 Målopfyldelse, voldtægtssager 37-dages frist (procent) 21,1 23,5 28,7 50,0 Gnst. sygefravær pr. medarbejder (dage pr. år) 8,4 7,9 9,5 7,4 Personaleomsætningsprocent (procent) 11,3 9,3 9,2 Samlet årsværksforbrug, retten (årsværk) 69,3 71,2 58,7 Samlet årsværksforbrug, jurister (årsværk) 22,7 22,4 17,6 Samlet årsværksforbrug, kontorfunktionærer (årsværk) 37,2 40,1 32,5 Samlet lønsumsforbrug (mio. kr.) 37,9 37,7 31,2 Noter: 1) Ved beregningen af indeks for produktivitet samlet for retten, for jurister og kontor er indeks 100 lig gennemsnittet ved byretterne i 2012 2) Årsværksandel til generel ledelse og administration er samlet for retten og inkluderer alle personalegrupper. 3) Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for en hovedforhandlet almindelig civil sag inkluderer sagstypen almindelige sager. Boligretssager og småsager indgår ikke. 4) Ansatte under socialt kapitel indgår ikke i beregningen af det gennemsnitlige sygefravær pr. medarbejder (årsværk). 5) Lønsumsforbruget inkluderer egentlig løn, over- og merarbejde, stævningsmænd, refusioner og pensionsbidrag.
Bilag 2 HANDLINGSPLAN 2017 Bidrag til fokusområder i handlingsplanen for Danmarks Domstole Fokusområde Indsats Procesmål Resultatmål 1. Digitalisering af Danmarks Domstole (2014-2017) Retten vil i samspil med Domstolsstyrelsen implementere processer og arbejdsgange, der understøtter digitaliseringen ved retten, herunder den kommende udrulning af digitale civile sager, samt efterfølgende en digitalisering af straffesagerne. Retten vil støtte op om digitaliseringsprocessen og vil aktivt uddanne ansatte ved retten i kommende proces- og arbejdsgangeændringer. At digitale ændringer i processer og arbejdsgange forankres solidt hos rettens personale. 2. Sikkerhed (2015-2017) Retten vil i lighed med tidligere år have fokus på sikkerhedsmæssige tiltag i rettens bygninger. At imødekomme og implementere de af Domstolsstyrelsen udmeldte indsatsområder, herunder sikkerhedstiltag for fogeder, risikovurdering af rettens bygningerne, understøtte implementeringen af ISO27001. At sikkerhedsniveauet ved retten til stadighed er højt og tidssvarende. 3. Forkyndelse (2017-2018) Retten vil have stor fokus på at løfte forkyndelsesopgaven som domstolene overtog 1. marts 2017 fra Politiet. At opbygge en velfungerende forkyndelsesafdeling, som kan håndtere rettens straffesagsforkyndelser. At ressourceanvendelse n i forkyndelsesafdeling anvendes effektiv til at forkorte sagernes behandlingstid. 4. Ledelsesudvikling (2017-2019) Retten vil aktivt deltage i Domstolsstyrelsens ledelsesudviklingsanalyse og program. At understøtte god ledelse ved Danmarks Domstole således, at rettens forskellige ledelseslag bedre vil kunne matche fremtidens krav og mål for ledere ved Danmarks Domstole. At alle ledere gennemfører de udviklede lederforløb med et tilfredsstillende resultat.