April 2009
2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Rettens bemærkninger og forklaringer... 5 3. Aktivitet og sagsmængde... 12 4. Produktivitet... 14 5. Sagsbehandlingstider... 17 6. Udvalgte HR-data og årsværksforbrug... 19
3 1. Indledning Dette embedsregnskab for 2008 er udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen. Det viser bl.a. udviklingen i sagsbehandlingstider og produktivitet. Der er imidlertid en række faktorer, der direkte eller indirekte har betydning for disse to elementer og kan være med til at indikere, hvordan udviklingen vil blive i det kommende år. Som følge heraf fokuseres der i embedsregnskabet også på antallet af verserende sager den aktuelle sagsmængde og udvalgte HR-data. Hovedformålet med embedsregnskabet er at tilvejebringe overordnet ledelsesinformation til ledelsen ved de enkelte retter. Det bruges også til at understøtte dialogen mellem retten og styrelsen om rettens resultater, udfordringer og muligheder. Et formål er imidlertid også, at embedsregnskaberne kan være med til at give offentligheden et indtryk af aktivitet mv. ved de enkelte byretter som supplement til årsrapport og beretning, hvor der fokuseres mere overordnet på domstolsområdet. Embedsregnskabet skal også ses i sammenhæng med strategien i målsætning for Danmarks Domstole fra 2001 om at sikre et velfungerende retssystem med en effektiv ressourceanvendelse. Embedsregnskabet indeholder en række talmæssige opgørelser over rettens sagsudvikling, produktivitet, sagsbehandlingstider og årsværksforbrug mv. Disse tal er opgjort og beregnet på baggrund af ensartede principper for alle landets byretter 1. Tallene vil imidlertid isoleret set kunne give et ufuldstændigt billede af rettens resultater. Det er derfor vigtigt, at de ses i sammenhæng med de nuancerende og uddybende bemærkninger til udvikling og målopfyldelse, som ledelsen ved den enkelte ret har bidraget med i afsnit 2. I en række af tabellerne er der en sammenligning i forhold til gennemsnittet for byretterne i 2008 samt i forhold til den 5. bedste byret i 2008. Her er det væsentligt at bemærke, at det vil være ganske ambitiøst, hvis der arbejdes med en forventning om, at alle byretter kan bringe sig på niveau med den 5. bedste byret (i 2008) inden for de næste par år, idet byretterne også i denne 1 Der er udarbejdet et bilag til embedsregnskaberne, hvor beregningsmetoder og forudsætninger er nærmere beskrevet.
4 periode vil have forskellige betingelser, herunder bl.a. bygnings-, kompetence- og rekrutteringsmæssigt. Samtidig er det væsentligt at påpege, at også 2008 som følge af domstolsreformen har været et atypisk år ved byretterne. Der har således været en betydelig stigning i antallet af fogedsager og insolvensskiftesager som følge af de ændrede økonomiske konjunkturer. Endvidere kæmper en stor del af byretterne fortsat med de sagspukler, der blev opbygget under implementeringen af reformen. Hertil kommer, at de enkelte byretter som følge af bl.a. bygningsmæssige forhold, personale- og rekrutteringsmæssige forhold, it-mæssige forhold samt øvrige forhold havde meget forskellige vilkår for sagsbehandlingen i 2007. Så til trods for, at det nu godt to år efter domstolsreformens ikrafttræden er muligt at foretage sammenligninger af to forskellige år efter reformen, er det vigtigt at holde sig for øje, at man skal være varsom i forbindelse med disse sammenligninger både mellem de enkelte byretter og i forhold til den enkelte ret i henholdsvis 2007 og 2008.
5 2. Rettens bemærkninger og forklaringer 2008 har været et meget travlt år. Vi havde regnet med, at der i 2008 ville blive tid til for alvor at komme i gang med kompetenceudvikling og kvalitetsprojekter, men virkeligheden blev en anden. Som mange andre byretter har vi på alle sagsområder i 2008 haft en betydelig forøgelse i antallet af modtagne sager i forhold til niveauet i 2007, fx har vi modtaget 33 % flere straffesager, godt 9 % flere civile sager, 21 % flere fogedsager og næsten 25 % flere notarialforretninger. Vi har i vidt omfang været i stand til at følge med i forhold til at øge antallet af afsluttede sager, idet vi i 2008 i forhold til 2007 har afsluttet 27 % flere straffesager, 42 % flere civile sager og 37 % flere fogedsager (se tabel 1 nedenfor). Det hører dog med til billedet, at vi i 2007 flyttede ind i en ny fælles retsbygning, og at reformen og selve flytningen efter vores skøn tog, hvad der svarer til en måneds arbejdstid. Det ville derfor være naturligt at forvente en produktivitetsstigning i 2008, men vi havde håbet at denne stigning i produktiviteten ville have betydet mulighed for at opnå kortere gennemløbstider. På grund af den øgede sagstilgang har dette ikke på alle områder været muligt. Stigningen i antallet af straffesager har sammenhæng med en øget produktivitet hos Midt- og Vestjyllands Politi, som har oplyst, at det niveau, vi lå på i 2008, efter deres skøn også vil være det fremtidige niveau, således at der ikke kun er tale om afvikling af en midlertidig sagspukkel. Stigningen i antallet af fogedsager er givetvis konjunkturbestemt, mens det er svært at vurdere, hvilke forhold stigningen i antallet af modtagne civile sager kan forklares med. De første måneder i 2009 giver ikke indtryk af, at tilgangen af foged- og insolvenssager er toppet tværtimod. Forventningen til 2009 er, at der samlet for 2009 vil komme væsentligt flere fogedsager og insolvenssager end i 2008. Det samlede produktivitetsindeks for retten i 2008 er på 102 (se tabel 5), hvilket er meget tilfredsstillende. Det tilsvarende tal for 2007 var 80,2, så forbedringen er betydelig, hvilket bl.a. viser betydningen af at være kommet i almindelig drift i nye bygninger. På den baggrund har det været utrolig positivt at se, at medarbejdernes trivsel trods den pæne produktivitet - generelt er meget høj. Vi har i den landsdækkende trivselsundersøgelse fået en
6 overordentlig flot vurdering, som har givet stolthed i huset og selvtillid i ledelsesgruppen. Vi har brugt trivselsundersøgelsen til at sætte fokus på forskellige emner, herunder på arbejdsmængden og den enkeltes ansvar for bunkerne. Der har ikke på noget tidspunkt været problemer med at få indarbejdet en ny, fælles kultur ved retskredssammenlægningen. Det samme gælder samarbejdet på tværs af afdelinger og på tværs af medarbejdergrupper. Også den ledelsesevaluering, som blev gennemført i begyndelse af 2009, viser generelt et godt niveau, hvor vi som ledergruppe samlet set ligger over gennemsnittet for alle retter på alle punkter. Disse forhold giver håb om, at vi fortsat vil være i stand til at klare perioder med stort arbejdspres, men det er lige så klart, at det er uholdbart og sundhedsskadeligt i lange perioder at være underlagt et stort arbejdspres. Vi har i 2008 afviklet første del af et uddannelsesprojekt sammen med andre byretter på i alt 6 kursusdage for hele ledelsesgruppen. Emnerne har været anerkendende ledelse, coaching og feedback. 2. del af uddannelsesforløbet er gennemført i begyndelsen af 2009. Ledelsesgruppen har været meget tilfredse med dette forløb, som på mange forskellige punkter allerede udmønter sig i hverdagen i afdelingerne. For så vidt angår de juridiske medarbejdere har der i 2008 været en del vakancer, som har skullet dækkes ind af de øvrige. Typisk er der berammet fuldt op med sager og møder til alle jurister i mange måneder frem, og det betyder, at det er svært ved ledighed at finde kapacitet til at behandle de herreløse sager. Det er dog indtil nu lykkedes at undgå at aflyse sager, hvilket skyldes, at der er en stor vilje i gruppen til at yde en ekstra indsats for at få enderne til at nå sammen. Den forøgede sagstilgang har betydet, at vi nu er normeret med 2 ekstra puljedommere, således at dommerantallet udvides fra 7 til 9. Dette vil givetvis betyde, at vi med uændret sagstilgang vil være i stand til allerede i 2009 at skære ned på antallet af verserende sager og på den gennemsnitlige gennemløbstid. Vi har i 2008 brugt betydelige ressourcer på arkivsortering og -aflevering for alle 4 gamle byretter. Det har været en meget stor opgave, ikke mindst i forbrug af personaleressourcer. Samtidig har det været svært for medarbejderne at forstå, at de oven i stigende sagstilgang skulle løse denne type opgave, bl.a. fordi man har opfattet arkivernes ringe tilstand som tidligere tiders synder. Men det
7 har været et fælles projekt, som nu - hvor afleveringerne til Landsarkivet er gennemført - har medført mere overskuelige arkiver og tilfredshed hos medarbejderne. Hertil kommer en fælles interesse i, at den næste arkivaflevering bliver mere overkommelig. I 2008 har skifteafdelingen gennemført et lean-projekt, som har betydet, at de er gået fra egne til fælles sager. Denne omlægning er ført ud i livet i begyndelsen af 2009, og det har naturligvis også krævet ressourcer, som først senere kommer igen i form af forbedringer af sagsbehandlingstiden og mindre arbejdspres. Retsafdelingen vil i 2009 indgå i et lean-projekt med anklagemyndigheden og de to andre byretter, der er i politikredsen. Som nævnt i embedsregnskabet for 2007 havde vi det første år efter reformen problemer med at finde den rigtige måde at organisere fællessekretariatet på. I 2008 er det lykkedes at finde den efter vores opfattelse rigtige fordeling mellem fællessekretariatets og de øvrige afdelingers arbejdsopgaver. Det fungerer godt med en stor central ø ved indgangen, og bygningens udformning understøtter i høj grad muligheden for at lave et velfungerende fællessekretariat, således som det er beskrevet i drejebogen. Afdelingslederen i fogedafdelingen deltager for tiden i implementeringen af det nye fogedsystem, hvilket konkret har betydet, at afdelingen fra november 2008 og i hvert fald til maj 2009 må undvære afdelingslederen ca. 2 dage om ugen. Selv om der er lønkompensation for denne projektdeltagelse, så ændrer det ikke på, at det har indflydelse på bl.a. produktiviteten at skulle undvære en erfaren medarbejder i en lille afdeling i lang tid. Ikke desto mindre har fogedafdelingen en meget høj produktivitet, der har gjort det muligt næsten at holde trit med stigningen i sagstilgangen. Bygninger: Der er stor tilfredshed både hos medarbejdere og brugere med retsbygningen, som vi tog i brug i 2 etaper fra april til november 2007. Vi har netop fået tilsagn om etablering af udvendig solafskærmning mod syd og øst i retsbygningen, hvilket vil afhjælpe de varme- og lysproblemer der har været i sommermånederne. Der arbejdes for tiden på at få indrettet kontorer til de 2 ekstra dommere, og herefter må man sige, at alle kroge af bygningen er i brug. Set i bakspejlet havde det været hensigtsmæssigt at fremtidssikre de nye retsbygninger med blot få kvadratmeter, som ikke umiddelbart skulle tages i brug. Efterfølgende lappeløsninger kan vise sig at blive dyre.
8 Personaleudskiftning, ferieafvikling og sygefravær: Personaleomsætningen i år har været meget lav: 6,2 % (mindre end 5. laveste) mod 21,6 % i sammenflytningsåret 2007. Det er helt klart opfattelsen, at de medarbejdere, der valgte at følge med til Viborg ved sammenflytningen i 2007, ikke efterfølgende har fortrudt denne beslutning eller er blevet trætte af den længere køreafstand. Antallet af fastansatte vil i foråret 2009 nå det niveau, der er fastsat for perioden indtil udgangen af 2011. Vi har for tiden 6 vikarer, og det har været vores politik at købe al den vikarhjælp, vi havde økonomi til. På juristsiden har vi haft en del skift som følge af forfremmelser, og vi oplever som andre byretter, at der for tiden er mangel på erfarne dommerfuldmægtige. Pr. 1. april 2009 har vi 3 uddannelsesfuldmægtige, hvilket er mange for en ret af vores størrelse. Det gennemsnitlige antal sygedage i 2008 er på 7,0 dage, hvilket er markant under gennemsnittet på 10,3 dage. Der er for tiden ingen langtidssygemeldinger. Ubemandet bitingsted: I forarbejderne til forslaget om en domstolsreform er det fra politisk side tilkendegivet, at der i Silkeborg skal behandles såkaldte borgernære sager. Vi har fra sammenflytningen pr. 1. april 2007 derfor behandlet dødsboskifter og fogedsager i Silkeborg to dage om ugen, ligesom der 1 dag om ugen har været åbent for notarforretninger. Herudover behandles visse gældssaneringssager i Silkeborg. Efter en omlægning af sagsgangen i skifteafdelingen, således at hovedparten af møderne foregår telefonisk, har vi medarbejdere i Silkeborg svarende til ca. 4 medarbejderdage om ugen. Det er klart, at disse dage hvor medarbejderne er i lokaler, der ikke bruges til daglig - er mindre effektive, ligesom kørslen foregår i arbejdstiden. Det er ikke tilfredsstillende, at behandlingen af borgernære sager skal foregå i lånte lokaler. Lokalerne er nedslidte, og det er vanskeligt at stille krav om en vis bygningsstandard, når det drejer sig om lånte lokaler. Der gives ingen ekstra ressourcetilførsel på driftsbudgettet til byretter med forpligtelse til at behandle borgernære sager, således som det er tilfældet for byretter med fast afdelingskontor, selv om der er betydelige udgifter til kørsel, inventar, rengøring m.v.
9 Sagsafviklingen: Straffesager: I uge 8-20 berammede vi efter aftale med chefanklageren hos Midt- og Vestjyllands Politi 25 % færre dage med straffesager, end vi ellers ville have gjort. Dette for at give anklagemyndigheden mulighed for at komme ned i antal af ventende sager. De pågældende sager blev derfor berammet til foretagelse senere, hvilket har medvirket til en forøgelse af gennemløbstiden i 2008. Navnlig for sagskategorien sager uden domsmænd har der været en væsentlig forøgelse i 2008 af sagsbeholdningen. Denne sagsbeholdning - der for en væsentlig del er bødesager har vi siden efteråret 2008 arbejdet målrettet på at nedbringe. Dette er lykkedes, idet vi i de 2 første måneder af 2009 nedbragte beholdningen fra 809 til 510 sager (heraf 294 bødesager). Vi har nu fokus på sagerne med påstand om førerretsfrakendelse. Det vil naturligvis have en positiv effekt på sagsbeholdningen i både straffesager og civile sager, at vi fra sommeren 2009 får 2 dommere yderligere. Produktiviteten for juristerne for straffesager er over gennemsnittet for byretterne, mens den for kontorpersonalet er under gennemsnittet. Samlet set er produktiviteten for straffesager på 98,8 og altså tæt på gennemsnittet. Dette resultat er tilfredsstillende, men vi vil i 2009 fortsat have fokus på at søge at øge produktiviteten. Det er dog vigtigt at understrege, at dette kun kan ske gennem andre tiltag end mer- og overarbejde, hvor grænsen for, hvad medarbejderne kan klare, er ved at være nået. Civile sager: For de civile sager forholder det sig med omvendt med produktiviteten: for juristerne er den lavere end gennemsnittet og for kontorpersonalet højere end gennemsnittet. Dette har formentlig bl.a. sammenhæng med, at juristerne i civile sager skriver mange domme og retsbøger uden sekretærbistand. Samlet for civile sager er produktiviteten 98,8 altså det samme som for straffesagerne og tæt på gennemsnittet. Også dette vil vi prøve at gøre bedre i 2009. Beholdningen af civile sager ved udgangen af 2008 svarer stort set til beholdningen ved udgangen af 2007. Der er sket en væsentlig nedgang i antallet af almindelige civile sager, men til gengæld er der i 2008 en beholdning på 315 småsager. Da vi har oplevet en stigning i antallet af modtagne civile sager på knap 10 %, har vi altså kunne holde trit med denne stigning for så vidt angår antallet af afgjorte sager. I begyndelsen af 2008, hvor småsagerne begyndte at komme, var det svært at
10 finde den rigtige måde at tilrettelægge forberedelsen af småsagerne på. Da sekretariatschefen sammen med 2-3 andre jurister fik ansvaret for småsagerne - og der blev lavet køreplaner m.v. for sagsgangen - gik det fremad. Gennemløbstiden for småsagerne er stadig for lang, men der er sket væsentlige forbedringer. Skiftesager: Produktiviteten for både jurister og kontorpersonale er over gennemsnittet, og samlet med et indeks på 106,2. Det er meget tilfredsstillende, navnlig fordi afdelingen som nævnt indledningsvis, i 2008 også har indledt et leanforløb. Uanset den høje produktivitet er antallet af verserende insolvenssager med udgangen af 2008 større end for 2007, hvilket hænger sammen med en stigning i antallet af modtagne konkurs-, betalingsstandsnings- og gældsaneringssager. Fogedsager: For dette sagsområde er produktiviteten helt i top (108,9), hvilket er tæt på 5. bedste. Uanset en meget høj produktivitet er antallet af verserende sager steget både for almindelige og særlige fogedsager og tvangsauktioner, medens sagsbeholdningen for betalingspåkrav er nedbragt. Det er derfor nødvendigt at få tilført flere ressourcer, for at holde trit med stigningen i sagstilgangen. Det bemærkes dog, at den relative sagsbeholdning for fogedsager og betalingspåkrav er lavere end gennemsnittet. Navnlig vedrørende betalingspåkravene kan det ses af tallene, at fællessekretariatet fungerer bedre end i 2007, jf. de indledende bemærkninger. Notarforretninger: I 2008 ekspederede vi knap 25 % flere notarialforretninger end i 2007. Der foretages notarforretninger uden tidsbestilling hver dag fra 8-15 på hovedtingstedet og hver torsdag fra 9-15 i Silkeborg samt en eftermiddag om måneden i Skive. Målopfyldelse: Som nævnt havde vi en forventning om at kunne forbedre målopfyldelsen i 2008. Dette er ikke sket snarere tværtimod. Dette beror dels på, at sagstilgangen er øget på stort set alle områder, dels at der for de civile sager har været særligt fokus på de ældste sager. Vi har derfor afviklet forholdsmæssigt mange meget gamle civile sager, hvilket naturligvis har en negativ indflydelse på gennemløbstiden og dermed på målopfyldelsen.
11 For straffesagerne ser det bedst ud for domsmandssager og voldssager, hvor vi er over eller tæt på de landsdækkende måltal og noget over gennemsnittet for alle byretter. Dårligst ser det ud for sager uden domsmænd og for voldtægtssager. For den første kategori har der som nævnt været fokus på området siden slutningen af 2008, således at det nu ser fornuftigt ud. For voldtægtssagernes vedkommende dækker det over et meget begrænset antal sager, hvor der har skullet foretages mentalundersøgelse, indhentes personundersøgelse og lignende. For de civile sager ligger vi over gennemsnittet for bl.a. boligretssager, småsager og familieretssager men stadig noget under de landsdækkende måltal, som har været sat meget højt i forhold til de ressourcer, der er til stede. Det samme er tilfældet for fogedsagerne.
12 3. Aktivitet og sagsmængde Antallet af afsluttede sager ved retten i 2007 og 2008 fremgår af tabel 1 nedenfor. For straffesager, civile sager, fogedsager og skiftesager er der foretaget en vægtning af sagerne, der tager højde for forskelle mellem retterne på fordelingen mellem mere eller mindre tunge sager indenfor den enkelte sagstype. Alle notarialforretninger har den samme vægt, hvorfor antallet af uvægtede og vægtede sager er identiske på dette område. Tabel 1. Antal modtagne og afsluttede uvægtede sager samt antal vægtede afsluttede sager i 2007 og 2008. Sagsmængde - UVÆGTEDE SAGER - - VÆGTEDE AFSLUTTEDE SAGER - Modtagne Afsluttede Jurister Kontor Samlet 2007 2008 2007 2008 2007 2008 2007 2008 2007 2008 Straffesager 3.255 4.345 3.303 3.893 3.337 4.291 3.334 4.189 3.336 4.252 Civile sager 2.037 2.225 1.860 2.158 1.839 2.695 1.822 2.452 1.832 2.604 Fogedsager 9.361 11.346 8.561 11.654 8.528 11.445 8.625 12.020 8.587 11.793 Skiftesager 2.627 2.647 2.451 2.718 2.291 2.593 2.489 2.744 2.405 2.680 Notarialforretninger 1) 1.875 2.339 1.875 2.339 1.875 2.339 1.875 2.339 1.875 2.339 Samlet 19.155 22.902 18.050 22.762 16.854 22.242 18.158 22.903 17.450 22.541 1) Alle notarialforretninger vægter ens både for jurister, kontorfunktionærer og samlet for retten. Nederst i tabellen er der angivet tal for den samlede sagsmængde ved retten. I de to første kolonner fremgår antal sager (uvægtet). Dernæst følger antal vægtede sager for henholdsvis jurister og kontorfunktionærer samt samlet for retten. Disse vægtede sagstal er dels vægtet inden for den enkelte sagstype og dels på tværs af sagstyper. Vægtningen på tværs af sagstyper betyder, at summen af de vægtede sager inden for de enkelte sagområder ikke svarer til det vægtede tal for den samlede sagsmængde. De anvendte vægte fremgår af bilaget til embedsregnskaberne. En vigtig faktor i forhold til udviklingen i sagsbehandlingstider og produktivitet er antallet af verserende sager ved den enkelte ret. Hvis antallet af modtagne sager er for stort i forhold til rettens kapacitet, vil det alt andet lige føre til (yderligere) ophobning af sager og påvirke sagsbehandlingstiden i negativ retning. Omvendt vil sagsbehandlingstiden alt andet lige blive positivt påvirket, hvis antallet af indkomne sager svarer til eller ligger under rettens kapacitet, idet antallet af verserende sager derved kan nedbringes.
13 Tabel 2 viser antallet af verserende sager ved retten i forhold til centrale sagstyper inden for de enkelte sagsområder i 2007 og 2008. Samtidig viser tabellen, hvor stor en procentdel antallet af verserende sager ved årets udgang i 2008 udgør i forhold til antallet af modtagne sager i 2008. Målet er, at denne procent bliver så lav som muligt, men det afhænger af det enkelte sagsområde og sagstype, hvor lav procenten kan blive. Der skal således hele tiden være en vis mængde verserende sager, da det kun er et yderst begrænset antal sager, der (teoretisk) kan sluttes den samme dag, som retter modtager dem. Samtidig muliggør tabellen en sammenligning af retten i forhold til alle byretter og den 5. bedste byret. Tabel 2. Antal verserende sager pr. ultimo 2007 og 2008 inden for centrale sagstyper, samt andel verserende sager ultimo 2008 i forhold til antal modtagne sager i 2008. Alle byretter "5. bedste" ret Verserende ultimo % ift. Verserende ultimo % ift. "normalbunke" % ift. 2007 2008 modtagne 4) 2007 2008 modtagne 4) indikator 5) modtagne Straffesager: Nævningesager 0 0,0% 48 0,0% Domsmandssager 83 186 35,2% 4.805 5.916 41,1% 26,3% 26,3% Sager uden domsmænd 380 809 31,0% 22.232 24.018 29,5% 19,0% 18,5% Tilståelsessager 84 156 36,0% 4.329 5.104 47,1% 24,8% 27,1% Civile sager: Alm. m. forhandlingsmaksime 1) 1.014 1.060 57,9% 28.023 29.728 55,1% 42,9% 44,1% - almindelige sager 962 711 25.148 17.479 - boligretssager 52 34 2.865 2.298 - småsagsproces 315 9.951 Sager om familieret 2 ) 80 107 44,6% 2.710 3.372 48,6% 37,7% 42,4% - ægteskabssager 59 29 33,0% 1.925 984 35,2% 34,6% 25,4% - forældreansvarssager 3 ) 60 57,1% 1.546 58,8% 51,0% Alm. og særlige fogedsager 1.253 1.353 17,5% 38.616 52.277 22,7% 15,4% 16,4% Betalingspåkrav 1.034 881 24,3% 26.306 36.663 34,6% 21,8% 18,6% Tvangsauktioner 41 113 32,1% 1.644 3.039 29,8% 27,9% 21,0% Insolvensskifter 325 341 61,8% 6.064 7.427 60,5% 46,7% 48,8% Dødsboskifter 1.103 1.018 48,6% 26.050 26.605 47,1% 43,8% 39,7% 1) I antallet af modtagne sager for 2007 indgår der fejlagtigt 10 småsager. 2) Herved forstås ægteskabssager, forældreansvarssager, adoptions- og børnefjernelsessager, værgemålssager samt faderskabssager. 3) Det var først muligt at registrere forældreansvarssager i sagsbehandlingssystemet i slutningen af juni 2008. 4) Procenten fastlægges ved at dividere antallet af verserende sager pr. ultimo 2008 med antallet af modtagne sager i 2008. 5) Se teksten neden for. I tabellen er der anført en normalbunkeindikator. Denne procent udtrykker, hvordan forholdet generelt var for byretterne i 2006 mellem verserende sager ved udgangen af året og modtagne sager i året dvs. lige inden domstolsreformens ikrafttræden. Skal sagsbehandlingstiderne tilbage på niveauet i 2006, er dette forhold en umiddelbar indikator for, hvordan forholdet mellem verserende og modtagne sager så skal være.
14 4. Produktivitet Produktiviteten beregnes som antallet af afsluttede vægtede sager delt med årsværksforbruget på sagsområdet for henholdsvis jurister og kontorpersonale. At der foretages en vægtning af sagerne indebærer, at de sagstyper, der er mest arbejdskrævende, har en større vægt i opgørelsen end de sagstyper, der er mindre arbejdskrævende. De anvendte vægte fremgår af bilaget til dette embedsregnskab. Tallene kan være behæftet med en vis usikkerhed, idet den aktuelle tidsregistrering ved retterne i nogle tilfælde foregår meget skønsmæssigt. Det igangsatte pilotforsøg med et tidsregistreringsværktøj kan på sigt være med til at mindske denne usikkerhed. Tabel 3 og 4 viser rettens produktivitet på de enkelte sagsområder for henholdsvis jurister og kontorpersonale i 2007 og 2008. Tabel 3. Produktivitet for jurister (afsluttede vægtede sager pr. årsværk). Alle byretter Resultater i 2008 Produktivitet Gennemsnit 5. bedste 2007 2008 ret Straffesager 949 1.162 1.117 1.252 Civile sager 384 471 520 626 Fogedsager 8.099 8.928 6.417 7.457 Skiftesager 1.361 1.425 1.368 1.966 Tabel 4. Produktivitet for kontorpersonale (afsluttede vægtede sager pr. årsværk). Alle byretter Resultater i 2008 Produktivitet Gennemsnit 5. bedste 2007 2008 ret Straffesager 641 692 774 916 Civile sager 379 462 406 467 Fogedsager 1.557 1.815 1.909 2.161 Skiftesager 405 469 442 562
15 Med det formål at opnå en enkel og overskuelig indikation af rettens produktivitet sammenlignet med de øvrige byretter har Domstolsstyrelsen beregnet indeks for retternes samlede produktivitet. Produktivitetsindekset er beregnet som forholdet mellem rettens samlede sagsmængde 2 og rettens samlede personaleforbrug 3. Produktivitetsindekset er uafhængigt af retternes tidsregistrering, idet det er det samlede årsværksforbrug (inklusive ledelse, administration, hjælpefunktioner mv., reformarbejde og transport ), der er anvendt i beregningen af produktiviteten. Ved implementeringen af domstolsreformen og etableringen af 24 nye byretter er der sket et databrud. Da 2007 var et meget atypisk år ved byretterne, er det valgt at bruge 2008 som udgangspunkt (indeks 100) til at belyse den fremtidige udvikling i produktiviteten. Generelt vurderes produktiviteten ved byretterne i 2008 som værende ganske høj. I tabel 5 og figur 1 nedenfor angives produktivitetsindekset samlet for kontorpersonalet og det juridiske personale samt for retten som helhed. Figur 1. Produktivitetsindeks for jurister, kontorfunktionærer og samlet (2008= indeks 100). 2 Vægtet således at f.eks. straffesager gennemsnitligt vægter meget tungere end notarialforretninger. 3 Vægtet således at f.eks. jurister vægter tungere end kontorpersonale og øvrigt personale.
16 Tabel 5. Indeks for rettens samlede produktivitet (gennemsnit 2008 = indeks 100). Alle byretter Resultater i 2008 Produktivitet Gennemsnit 5. bedste 2007 2008 ret Jurister 76,0 100,7 100,0 107,9 Kontor 84,6 102,2 100,0 105,2 Retten samlet 80,2 102,0 100,0 106,0 I tabel 6 er der beregnet produktivitetsindeks for de enkelte sagsområder. I beregningen er de årsværk, retten har anvendt til generel ledelse, administration, hjælpefunktioner mv. samt reformarbejde, nøgletalsfordelt til sagsområderne. Denne metode gør det muligt at sammenligne retter med forskellig administrationsandel. Det vil sige, at det ikke er muligt at opnå højere produktivitet ved at registrere mere tid som ledelse og administration mv. Indeksværdien 100 svarer til gennemsnitsproduktiviteten for ved byretterne i 2008 på de forskellige sagsområder. Årsværksforbruget på tinglysningsområdet er trukket ud ved disse beregninger. 4 Tabel 6. Indeks for rettens samlede produktivitet på de enkelte sagsområder (gennemsnit 2008 = indeks 100). Alle byretter Resultater i 2008 Produktivitet Gennemsnit 5. bedste 2007 2008 ret Straffesager 77,7 98,8 100,0 105,5 Civile sager 74,1 98,8 100,0 115,4 Fogedsager 87,2 108,9 100,0 109,3 Skiftesager 87,1 106,2 100,0 112,4 4 Kun det direkte årsværksforbrug er trukket ud, men ikke en forholdsmæssig andel af rettens samlede ledelse og administration mv.
17 5. Sagsbehandlingstider I slutningen af 2008 blev der fastsat en række konkrete mål for domstolsreformen. Som et led heri blev der fastsat mål for sagsbehandlingstiden ved byretterne. Det kortsigtede mål er generelt at nedbringe sagsbehandlingstiden til 2006-niveau. På længere sigt er det målet at nedbringe den yderligere. Mulighederne for at realisere disse mål afhænger af domstolenes ressourcemæssige situation i de kommende år. I venstre side af tabel 7a og 7b ses den kortsigtede målsætning for sagsbehandlingstiden sammenholdt med rettens resultat for året. Dette resultat kan sammenlignes med det gennemsnitlige resultat for alle byretter og med resultatet for den 5. bedste byret. Disse oplysninger findes i højre side af tabellen. Tabel 7a. Rettens målopfyldelse i forhold til afgørelsestider i 2008. Straffesager Alle byretter Resultater i 2008 Målsætning for 2008 Resultat Gennemsnit 5. bedste i 2008 ret Nævningesager 60 % under 4 mdr. 0 0,0% 54,3% 100,0% 80 % under 6 mdr. 100 100,0% 83,0% 100,0% Domsmandssager 65 % under 3 mdr. 65,1% 57,4% 70,3% 90 % under 6 mdr. 88,7% 79,4% 90,9% Sager uden domsmænd 65 % under 2 mdr. 32,4% 49,6% 72,8% 95 % under 6 mdr. 88,2% 90,8% 96,1% Tilståelsessager 62 % under 2 mdr. 32,1% 37,7% 51,7% 90 % under 6 mdr. 81,0% 74,5% 91,9% Voldssager 54 % inden for 37 dg. 54,3% 50,7% 68,4% 73 % under 2 mdr. 69,6% 69,4% 84,1% Voldtægtssager 50 % inden for 37 dg. 33,3% 49,3% 100,0% 70 % under 2 mdr. 33,3% 69,3% 100,0% Note: Afgørelsestiden for straffesager, civile sager og fogedsager defineres som antallet af dage (kalenderdage) fra sagen modtages af retten til sagen afgøres.
18 Som følge af ophobningen af sager i 2007 under implementeringen af domstolsreformen samt en stor stigning i antallet af modtagne sager i 2008, er det en stor udfordring at realisere de kortsigtede mål. Enkelte af målene er ved udgangen af 2008 blevet justeret, herunder målet for hovedforhandlede familieretssager og sager under småsagsprocessen, da byretterne nu har erfaring med de nye sagstyper og derfor kan sætte mere realistiske mål og mere hensigtsmæssige måleparametre. Tabel 7b. Rettens målopfyldelse i forhold til afgørelsestider i 2008. Civile sager og fogedsager Alle byretter Resultater i 2008 Målsætning for 2008 Resultat Gennemsnit 5. bedste i 2008 ret Domsforhandlede civile sager "Tunge" alm. sager 45 % under 12 mdr. 41,2% 45,0% 60,0% 60 % under 18 mdr. 76,5% 77,8% 87,5% Øvrige alm. sager 60 % under 12 mdr. 44,8% 46,5% 55,9% 72 % under 15 mdr. 57,9% 62,3% 70,2% Boligretssager 66 % under 12 mdr. 62,5% 49,9% 62,5% 78 % under 15 mdr. 66,7% 67,1% 76,7% Famileretssager 56 % under 3 mdr. 29,3% 21,3% 29,4% 83 % under 6 mdr. 75,0% 63,9% 74,7% Småsagsproces 60 % under 4 mdr. 27,3% 12,3% 18,8% 75 % under 6 mdr. 54,5% 45,1% 57,1% Alm. fogedsager 72 % inden for 2 mdr. 66,7% 52,4% 69,0% 93 % under 4 mdr. 91,7% 84,9% 92,7% Særlige fogedsager 80 % inden for 2 mdr. 86,3% 70,7% 85,3% 96 % under 4 mdr. 98,2% 94,3% 98,2% Betalingspåkrav 55 % inden for 2 mdr. 35,1% 40,9% 72,1% 85 % under 4 mdr. 73,8% 71,6% 91,8% Note: Afgørelsestiden for straffesager, civile sager og fogedsager defineres som antallet af dage (kalenderdage) fra sagen modtages af retten til sagen afgøres. I tabel 8 ses den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i dage for en række sagstyper ved byretterne. Tabellen supplerer oplysningerne om målopfyldelsen ved den enkelte ret og giver samtidig en indikation af, hvilken sagsbehandlingstid, der kan forventes i de enkelte sagstyper.
19 Tabel 8. Gennemsnitlig sagsbehandlingstid i dage for udvalgte sagstyper i 2007 og 2008. Alle byretter Resultater i 2008 Dage Gennemløbstider Gennemsnit 5. bedste 2007 2008 ret Nævningesager 173 123 81 Domsmandssager 78 106 122 81 Sager uden domsmænd 88 131 90 61 Tilståelsessager 97 163 145 82 Alm. hovedfhl. civile sager 471 504 471 423 Hovedforhandlede boligretssager 402 415 431 347 Alle småsager 92 73 61 Alle ægteskabssager 135 133 154 130 Alle forældreansvarssager 111 148 109 Alm. fogedsager 63 59 74 54 Særlige fogedsager 47 36 52 38 Betalingspåkrav 111 94 100 56 Tvangsauktioner 79 73 102 66 6. Udvalgte HR-data og årsværksforbrug Tabel 9 neden for viser rettens personaleomsætning samt det gennemsnitlige antal sygedage pr. medarbejder (ekskl. ansatte under socialt kapitel) i 2007 og 2008. Antallet af sygedage pr. medarbejder og personaleomsætningen har betydning for aktiviteten og dermed også for produktiviteten. Til sammenligning kan det oplyses, at det gennemsnitlige antal sygedage pr. medarbejder i staten i 2007 og 2008 (ekskl. ansatte under socialt kapitel) var henholdsvis 8,4 dage og 7,9 dage. Tilsvarende var den gennemsnitlige statslige personaleomsætning på henholdsvis 15,5 % og 14,7 %. Det hører dog med til billedet, at personaleomsætningen traditionelt har været lav ved domstolene, hvilket tidligere har betydet stabilitet og fastholdelse af et personale med stor erfaring.
20 Tabel 9. Udvalgte HR-data. Personaleomsætningsprocent, nettotilgangsprocent samt gennemsnitligt antal sygedage pr. medarbejder (ekskl. ansatte under socialt kapitel). Danmarks Domstole i 2008 2007 2008 Gennemsnit "5. bedste" byret Personaleomsætning (%) 21,6 6,2 17,4 12,7 Gnst. sygedage pr. medarbejder 6,5 7,0 10,3 6,2 Kilde: Isola3 (Personalestyrelsen) Note: Ved "5. bedste" ret forstås den ret, hvor personaleomsætningen og det gennemsnitlige antal sygedage pr. medarbejder er det 5. laveste. Danmarks Domstole er af tekniske grunde uden Tinglysningsretten. Tabel 10 neden for viser rettens årsværksforbrug i 2008 fordelt på personalegrupper. I forbindelse med beregningen af rettens produktivitet kan der være foretaget korrektioner i rettens årsværksforbrug. Der kompenseres for barselsorlov mv., dommerfuldmægtige under uddannelse 5, langtidssygdom, indlån 6, udlån 7, en del af organisationsformændenes arbejde, møder i Domstolenes Hovedsamarbejdsudvalg samt udvalg nedsat under dette og øvrige udvalg mv. Derudover korrigeres for eventuelle fejl, der måtte være i kørslen fra ØS LDV (ØkonomiStyrelsens LønDataVarehus). Tabel 10. Årsværksopgørelse i 2008 (inkl. tinglysningsårsværk) for retten med korrektioner af årsværksforbrug. Årsværksforbrug Uddannelses- Barsels- Langtids- Andre Korrigeret efter ØS LDV fuldmægtige orlov sygdom korrektioner årsværksforbrug Jurister 14,60-0,17 0,00 0,00-0,06 14,37 Kontorfunktionærer 35,79-0,54-0,17-0,02 35,06 Elever 4,14-0,50 0,00 0,00 3,64 Ansatte i beskæftigelsesordning mv. 1,00 0,00 0,00 0,00 1,00 Øvrigt personale 2,93 0,00 0,00 0,00 2,93 Samlet for retten 58,46-0,17-1,04-0,17-0,08 57,00 Note: Der arbejdes med afrundinger i tabellen, hvorfor mindre unøjagtigheder ved sammentællinger kan forekomme. En del af rettens årsværksforbrug anvendes på generel ledelse og administration samt hjælpefunktioner mv. Endvidere er der i 2007 og til dels i 2008 anvendt betydelige ressourcer til at implementere domstolsreformen. Tabel 11 nedenfor angiver rettens årsværksforbrug til generel ledelse og administration, hjælpefunktioner mv. samt reformarbejde mv. 5 Der fratrækkes 1/3 af uddannelsesfuldmægtigenes årsværksforbrug. 6 Indlån er bistand fra andre retter. 7 Udlån er hjælp til andre retter.
21 Tabel 11. Rettens årsværksforbrug til ledelse, administration, hjælpefunktioner og arbejde med domstolsreformen (LedAdm mv.). Tinglysningsårværk er trukket rent ud inden beregningen. Alle byretter LedAdm mv. - heraf reform - LedAdm mv. Årsværk % Årsværk % Årsværk % 2007 2008 2007 2008 2007 2008 2007 2008 2007 2008 2007 2008 Jurister 3,22 1,80 22,5% 14,35 12,5% 0,62 0,04 14,34 4,3% ###### 0,3% 67,68 48,8 16,4% 11,6% ####### ###### Kontorfunktionærer 7,27 6,46 24,6% 29,59 20,9% 0,41 0,00 0,00 1,4% ###### - 209,26 193,4 24,4% 21,8% ####### ###### Elever 0,96 0,72 38,1% 2,51 22,8% 0,13 0,00 0,00 5,2% 250,8% - 15,16 12,3 26,7% 14,8% 5679,3% ###### Beskæftigelsesordning mv. 1,16 0,90 83,6% 100,0% 1,38 0,00 0,00 0,00-0,0% - 23,77 26,2 58,5% 55,3% 4062,1% ###### Øvrigt personale 2,27 2,93 100,0% 100,0% 2,27 0,00 0,00 0-0,0% - 81,11 89,4 97,7% 89,5% 8301,3% ###### Samlet for retten 14,87 12,80 29,7% 24,5% 1,16 0,05 2,5% 0,3% 396,98 370,2 27,4% 24,1% Tabellen giver mulighed for at sammenligne rettens årsværksforbrug vedrørende opgaver, der skal understøtte den direkte sagsbehandling, i forhold til gennemsnittet for byretterne. Det er svært at sige præcis, hvor stor procenten til generel ledelse og administration mv. skal være. Procenten kan være for lille, således at der ikke er tilstrækkelig overordnet styring af retten, men den kan også være for stor, således at der anvendes årsværk, der ikke tilfører værdi i forhold til at understøtte den direkte sagsbehandling. Tabel 12 viser det direkte årsværksforbrug for de enkelte personalegrupper i forhold til bestemte sagsområder. Endvidere viser tabellen, hvor mange årsværk, der samlet er medgået til opgaveløsningen på de enkelte sagsområder i 2008. Tabel 12. Rettens årsværksforbrug på de enkelte sagsområder, samt procent i forhold til samlet årsværksforbrug. Straf Civil Foged Skifte Notarial Årsværk % Årsværk % Årsværk % Årsværk % Årsværk % Jurister 3,69 25,8% 5,72 39,9% 1,28 8,9% 1,82 12,7% 0,02 0,1% Kontorfunktionærer 6,06 19,6% 5,30 17,2% 6,62 21,4% 5,85 18,9% 0,59 1,9% Elever 0,40 12,8% 0,42 13,4% 1,12 35,4% 0,49 15,6% 0,00 - Beskæftigelsesordning mv. 0,00-0,00-0,00-0,00-0,00 - Øvrigt personale 0,00-0,00-0,00-0,00-0,00 - Samlet for retten 10,15 21,0% 11,45 23,7% 9,02 18,7% 8,16 16,9% 0,61 1,4%