EDS Anmeldelse af Vielse - processer, regler og information

EDS Anmeldelse af Vielse - processer, regler og information Indhold 1. Indledning... 2 Rapportens indhold... 2 2 Kontekst... 3 As-Is... 3 Livssituationer... 4 3. Vision og mål... 4 Regelforenkling... 5 4. Regler... 6 5. Informationsbehov... 7 6. Processer... 7 As-Is forretningsprocessen i dag... 7 As-Is med hotspots (områder med udfordringer)... 8 To-Be en kommende løsning... 9 7. Migrering... 10 1

1. Indledning Denne rapport er en del af leverancen fra Effektiv digital selvbetjening i forbindelse med As-Is og To-Be analyserne af de selvbetjeningsområder, der indgår i bølgeplanens 2. bølge. Nærværende rapport beskæftiger sig med Anmeldelse af vielse. Rapporten centrerer sig især om at medtænke flere af borgerens værdikædetrin, anvendelse af straksafgørelser for uproblematiske prøvelser, og endeligt at anvise en effektiv digital håndtering af navneændring i forbindelse med vielse. Rapportens indhold Rapportens primære formål er at redegøre for selvbetjeningsområdets nuværende situation As-Is og anvise en retning for den optimale løsning i et To-Be scenarie. Målgruppen er primært forretningsudviklere og itarkitekter på leverandørsiden, men rapporten kan naturligvis også have interesse for fagpersoner og digitaliseringskonsulenter på kommunesiden. Dokumentet har været igennem et review i kommunerne inden det offentliggøres. Information Proces Rapporten bygger grundlæggende på en opdeling af forretningen i processer, information og regler. En forretning bygger på et antal regler, der kræver nogle informationer, og som afvikles i en proces. Regler Derudover beskriver rapporten en række andre forhold for forståelse af forretningen: Kontekstdiagram Det viser, hvem der anvender selvbetjeningsløsningen, og hvilke andre IT-systemer og datakilder der er involveret. Formålet er, at det er tydeligt for leverandøren, hvem der er brugere og hvilke andre IT-systemer, der er snitflader til. Visioner og mål Her beskrives hvad visionen er for borgerens serviceoplevelse og forretningen med den nye løsning. Med forretning menes her kerneopgaven og den måde den faktisk løses på. Visioner og mål viser den vej vi skal, og hvordan selvbetjeningsløsningen skal bidrage. Det er også her, vi fremhæver de væsentligste potentialer for forbedring af forretningen fx kommunikationen med borgeren, straksafgørelser eller at løsningen understøtter løbende evaluering af nytte og effekt af opgaveløsningen. Processer Her beskrives forretningsprocesser og arbejdsgange ud fra den eksisterende (As-Is), eksisterende med udfordringsområder og den der svarer til visionen (To-Be). Forretningsprocesserne beskriver de kerneopgaver, der er forbundet med selve kerneopgaven, fraset den faktiske måde man løser opgaven på. Forretningsprocesserne viser hvad, der skal gøres i hvilken rækkefølge. Arbejdsgangene viser den konkrete måde opgaven løses på altså med fokus på hvordan. 2

To be arbejdsgangen er ikke nødvendigvis realisérbar i 2013, men tegner en vision for processen inden for et par års tidshorisont. Den bygger på indarbejdelse af rammearkitekturen. Regler og beslutninger Her gennemgås og diagrammeres de væsentligste regler der ligger til grund for de beslutninger/afgørelser, der skal træffes. I procesdiagrammerne er der to faser, vi kalder Træffer afgørelse og Oplys sagen. Der er her reglerne primært - men ikke udelukkende - folder sig ud. Afgørelsen forudsætter, at nogle helt bestemte forhold er belyst det er det, der sker i Oplys sagen, og her er regler for hvert af de delområder, der skal være belyst. Regler og beslutninger er diagrammeret som Decision models, hvor hver regel nedbrydes i delregler. For eksempel vil en beslutning om borgers funktionsevne er reduceret tilstrækkeligt være afgørende for om man kan tildele et hjælpemiddel. Og undersøgelsen hvorvidt funktionsevnen er tilstrækkelig reduceret, vil kunne have delbeslutninger. I en Decision model kan vi følge hierarkiet af beslutninger, indtil vi når ned til de informationer der skal bruges til at belyse beslutningen. Migrering Dette kunne også kaldes for et road map eller handling. Det er her, vi giver forslag til, hvad der kan realiseres i 2013 i forhold til visionen og To-Be arbejdsgangene. 2 Kontekst As-Is Der er seks hovedparter i forbindelse med vielse: De to personer, der ønsker at indgå ægteskab Sagsbehandleren i kommunen, der skal foretage prøvelse, fører prøvelses- og ægteskabsbog, samt registrerer ændringen i civilstandstilstand i CPR-registeret Bogmesteren eller dennes stedfortræder til at forestå selve vielsesritualet ved borgerlige vielser Kirkesognet, der skal foretage registreringen af navneændring i forbindelsen med vielsen Præsten til at forestå selve vielsen, såfremt der er tale om en kirkelig vielse IT-mæssigt er de centrale systemer: Selvbetjeningsløsningen, som i dag kan være: o OIB Borger fra EG Kommuneinformation o Borgeronline fra Dafolo o Resultmaker indberetningsløsning Sag- og dokumentsystemer hvor dokumenter og sager gemmes, fx EG Kommuneinformations NetForvaltning Vielse, hvor der er integration fra OIB Borger Det Centrale Personregister Økonomi- og udbetalingssystemer 3

Borgeren udfylder ægteskabserklæringen i selvbetjeningsløsningen, der ved opslag i CPR autoudfylder kendte data. Det skal bemærkes, at selvbetjeningsforløbet kun kan gennemføres af borgere med cpr-nr., hvorved de har mulighed for at få en NemID. Da vielser ikke kun er begrænset til borgere med cpr-nr., vil der være ansøgninger, der ikke kan gennemføres digitalt, herunder sager hvor der er behov for udenlandske dokumenters ægthed, fx dokumentation for civilstand. Ved navneændring i forbindelse med vielsen kan borgerne vælge at sende ønsket om navneændring direkte til kirkesognet eller sende det til kommunen, som så skal videresende til kirkesognet. Der er i diagrammet vist begge muligheder, men der er ikke tale om et både og. Livssituationer Processen iværksættes af to personer, der gennem udfyldelse af ægteskabserklæring ytrer ønske om at indgå ægteskab. 3. Vision og mål Flere af de eksisterende løsninger lever op til ønsket om løsninger på niveau 2 i Boston Colsulting Groups modenhedsmodel og niveau 3 i forhold til Digitaliseringsstyrelsens screeninger. Det største problem i dag er håndteringen af navneændring. Dette problem skal adresseres i forbindelse med, at også navneændring bliver gjort obligatorisk at indberette digitalt. For at bringe løsningerne op på et højere niveau kan der for borgernes synsvinkel være ønske om at medtænke flere af borgerens værdikæde-trin. De nuværende systemer løser kun selve informationsdelen til kommunens prøvelse og delvis - og ikke særligt effektivt - behovet for navneændring i forbindelse med 4

vielsen. Og sidst den gensidige information mellem de to kommende ægtefæller, så de indgår i ægteskabet på oplyst grundlag i forhold til den kommende ægtefælles tidligere ægteskab, eventuelle børn mv. Borgerens værdikæde kunne udvides til at inddrage kalenderreservation af den myndighedsperson, der skal forestå vielsen. I kalenderen kan angives de frie, mulige datoer som oplæg til efterfølgende personlig samtale om særlige ønsker. Funktionen kan sidestilles med - og inddrage - funktionalitet fra Udlån af lokaler der ligeledes indgår i Bølgeplanens 2. bølge. Desuden kan indarbejdes konventionsaftaler og liste over apostillepåtegnelsesmyndigheder 1 i de forskellige aftalelande, hvorved godkendelsen af udenlandske dokumenter om fx skilsmisse, dødsfald o.l. gøres nemmere overskueligt for sagsbehandleren. Det er visionen: - at prøvelsesattesten kan genereres automatisk for uproblematiske prøvelser. Det kan fx dreje sig om to ugifte med dansk CPR-nr., begge over 18 år, myndige og ikke i familie i lige linje eller søskende. Dermed kan min. 50 % af prøvningerne straksafklares. - at navneændring integreres med udfyldelse af ægteskabserklæringen, så den manuelle papirbaserede sagsbehandling undgås. KL er i dialog med Ministeriet for Ligestilling og Kirke og Ankestyrelsen om forskellige løsningsmodeller i forhold til Personregisrering.dk. For uddybning se dokumentet om Udviklingsønsker. Regelforenkling Kommunerne angiver problemet med at afgøre ægtheden af dokumenter som en væsentlig udfordring. Der kan arbejdes hen mod at reglerne ændres, så der er tale om tro- og love-erklæringer, hvorved det primært er et tillidsforhold mellem de to kommende ægtefolk. Der er fra Ankestyrelsens Familieretsafdeling taget initiativ til at forenkle håndteringen af prøvelses- og ægteskabsbøger. Familieretsafdelingen har overfor KL fremsat forslag til, at prøvelses- og ægteskabsbøgerne helt kan erstattes af de originale genparter af prøvelses- og vielsesattesten. Da disse dokumenter har samme informationsværdi. Der er fra en kommune stillet forslag om, at dansk statsborgerskab erstattes med kriterium om dansk fødselsregistreringssted, hvorved udenlandske statsborgere der er født og opvokset i Danmark, vil kunne håndteres som ukomplicerede prøvelser. KL vil vurdere, hvorvidt forslaget skal bringes videre. 1 Efter apostille-konventionen er ægtheden af et udenlandsk dokument bekræftet, når følgende betingelser er opfyldt: 1. Dokumentet er forsynet med en apostillepåtegning 2. Apostillepåtegningen er udstedt af en myndighed i det land, som dokumentet stammer fra 3. Den myndighed, der har udstedt apostillepåtegningen, er opført på den liste, der findes på www.hcch.net; se bilaget til vejledningen Når en dansk myndighed skal sikre sig, at et udenlandsk dokument er ægte, skal den undersøge, om disse tre betingelser er opfyldt. Efter Apostillekonventionen bekræftes ægtheden af et udenlandsk dokument ved, at dokumentet forsynes med en særlig bekræftelsespåtegning en såkaldt apostille. Apostillepåtegningen skal påføres på selve dokumentet eller på en allonge (tilføjelse) til dokumentet. Titlen på påtegningen skal være på fransk ( Apostille ). En apostillepåtegning udstedes af den myndighed eller de myndigheder, der er udpeget til det af det land, som dokumentet stammer fra. De lande, der har tiltrådt konventionen, har udpeget en eller flere myndigheder, der kan udstede apostillepåtegninger til bekræftelse af ægtheden af dokumenter, der stammer fra myndigheder i det pågældende land. 5

4. Regler I det følgende modelleres de gældende regler på Vielses-området. Beslutningerne i prøvelsen og dermed om betingelserne for ægteskab er til stede. 1. Hvem kan indgå ægteskab? o Ud fra myndighedshensyn o Ud fra familiebånd o Ud fra monogame hensyn o Ud fra arvemæssige hensyn o Ud fra statsborgerskab/opholdsret 6

5. Informationsbehov As-Is: Informationsbehovet fremgår af den nuværende blanket: http://www.klxml.dk/klb/blanket/gaelder/vi001.pdf. Der forligger ikke en oioxml-opmærkning af blanketten. Blanketten definerer de informationer, som kommunen skal have for at foretage prøvelsen og for at foretage den endelige vielse. Dog er der fra kommunal side fremsat ønske om, at blanketten medtager oplysninger om det forventede antal gæster og navne på eventuelle vitterlighedsvidner se yderligere i afsnit 7. 6. Processer As-Is forretningsprocessen i dag Den grundlæggende forretningsproces: De kommende ægtefæller udfylder ægteskabserklæringen, og indgiver den til den kommune de/den ene har ophold i. Samtidig kan de eller den ene part søge om navneændring i forbindelse med vielsen. Dette kan ske enten ved fremsendelse til kommunen eller direkte til Kirkesognet med hensyntagen til de særlige regler i Sønderjylland. Ægtefællernes processer er identiske, men vises for begge for at pointere vigtigheden af, at begge parter underskriver egne oplysninger og accept af den andens parts oplysninger I kommunen oprettes der en sag Den eventuelle navneændringsanmodning videresendes til Kirkesognet, der foretager registrering af navneændring i CPR-ventearkiv. Kommunen gennemfører prøvelse på baggrund af oplysningerne i ægteskabserklæring evt. suppleret med bilag (udenlandske dokumenter om civilstand, skilsmisse, afdød tidligere ægtefælle o.l.) 7

Når prøvelsen er gennemført udstedes der en prøvelsesattest og der udfyldes prøvelses- og ægteskabsbog Selve vielsen indgår ikke i diagrammet. Efter vielsen registrer kommunen civilstandsændring i CPR, og Kirkesognet foretager slutregistrering af navneændringen i CPR As-Is med hotspots (områder med udfordringer) Manglende digitalisering af navneændring Manglende integration mellem vielsessystem og personregistrering.dk Manuel sagsoprette lse Forskellige dokumentationskrav Manglende kontrolmulighed af dokumenters ægthed Manglende digitalisering af navneændring Ændring af navn kan i dag ikke ske digitalt på Personregistrering.dk. Navneændring på denne løsning sker via en HTML-formular, der ender med en pdf-blanket, der skal printes for underskrift og indsendelse. Familieretsstyrelsen har krævet, at borgerne fik muligheden for at fremsende navneændring sammen med ægteskabserklæringen. Det medfører i dag, at nogle stopper den digitale indberetning af ægteskabserklæringen og skriver såvel den som navneædringsblanketten ud, underskriver dem og sender dem til kommunen. Det betyder, at et trin som kunne foretages digitalt i dag ofte foretages analogt. Manglende integration mellem vielsessystem og personregistrering.dk Eller rettere mellem vielsessystem og CPR-registret. Ideelt set bør navneændringen foregå direkte i forhold til CPR-registret, og set ud fra et borgerperspektiv i samme proces som udfyldelsen af ægteskabserklæringen. Kirkesognet kunne så få de nødvendige oplysninger til brug, for at nævne de korrekte navne ved vielsesritualet og til påføring af vielsesattest direkte fra CPR-venteregistreringen. Manuel sagsoprettelse Ved komplicerede prøvelsessager med dokumenter af udenlandsk oprindelse hvor ægtheden skal kontrolleres, er der brug for sagsoprettelse i fag- eller ESDH-system. Dette foregår kun ved nogle systemer automatisk ud fra de scannede sagsakter. Løsningen er beskrevet med sags- og dokumentstandarderne kombineret med et KLE-nummer. Forskellige dokumentationskrav I henhold til ægteskabslovgivningen skal prøvelsesmyndigheden (kommunen) kontrollere de afgivne oplysninger. I henhold til folkeregistreringsloven skal folkeregistret blot registrere de oplysninger, som borgerne opgiver i forhold til civilstand. Det er derfor næsten umuligt at kontrollere de oplysninger, man får 8

på ægteskabserklæringen, da de som oftest er fremkommet ved, at selvbetjeningsløsningen laver opslag til CPR-registeret. Manglende kontrolmulighed for dokumenters ægthed Kommunerne påpeger, at oplysninger fra Udlændingeservice kan være af dårlig kvalitet, og der kan derfor sås tvivl om en parts reelle civilstand. Samtidig er det forbundet med ret stor usikkerhed at bedømme mange udenlandske dokumenters ægthed. To-Be en kommende løsning Den kommende løsning ser ultimativt ud som følger: Beskrivelse: De vordende ægtefæller udfylder ægteskabserklæringen, evt. navneændring på bryllupsdagen, og uploader nødvendig dokumentation. Der foregår autoudfyld via Brugerapplikationens kobling til Person-grunddata. Min. 50 % af ansøgerne vil kunne få deres prøvelse straksafgjort, og vil derfor straks modtage en prøvelsesattest som kvittering. Registrering foretages i Person-grunddatas venteregister. Brugerapplikationen er desuden integreret til støttesystemerne For de resterende sager fordeler brugerproceskoordinatormodulet erklæring og dokumentation til sag og dokument med advis til kommunens sagsbehandler, der foretager prøvelsen, og udsteder prøvelsesattest. Ved udarbejdet prøvelsesattest foretages automatisk også navneændringregistrering i Person-grunddatas venteregister Information tilgår Kirkesognet eller til en Sønderjysk kommune, hvis det er relevant 9

7. Migrering Forbedring af As-Is: Ved sproglig bearbejdning af den eksisterende KL-standard blanket og evt. uddybning af vejledningerne, vil forbedringerne qua blankettens godkendelse i Ankestyrelsens Familieretsafdeling og status som indskrevet i loven slå igennem i de digitale løsninger. Kommunerne efterspørger muligheden for at angive antal af gæster og vidnernes navne samt andre behov, da dette kan spare efterfølgende kontaktbehov. Kommunerne behov er dog forskellige, hvorfor det skal kunne konfigureres i forhold til den enkelte kommune i løsningen. TO-BE løsningen forudsætter: Hvad 1. At der kan oprettes sag automatisk. 2. At navneændringen kan foretages digitalt. 3. At navneændring kan foregå integreret med Persongrunddata. 4. Forskellige dokumentationskrav i folkeregisterlovgivning og ægteskabslovgivningen. 5. Attester fra Skifteret bør stilles digitalt til rådighed i forbindelse med længstlevende indgåelse af nyt ægteskab, herunder i kombination med arvingernes accept. 6. Kontrol af dokumenters ægthed. 7. Automatisk straksafgørelse for anmeldelse om vielse såfremt disse er ukomplicerede. Horisont Eksisterer allerede med sags- og dokumentstandarden og kombineret med et KLE nummer. Navneændring er en del af bølge 2, og skal være digital ultimo 2013. For optimal integration og bedste brugeroplevelse, skal navneændringen integreres i vielsesløsningen, og integrationen til i første omgang CPR senere Persongrunddata skal kunne foregå derfra. En regelændring til at kunne acceptere opslag i CPR er nødvendig. I ægteskabsloven skal parterne dokumentere deres identitet og deres civilstand. Det bør kunne klares med opslag i CPR. I forhold til de, der ikke har CPR-nummer. bør en tro- og love-erklæring være tilstrækkelig mellem ægtefolk. Skifteretten er ikke pt. digitaliseret, men det er et generelt emne for selvbetjeningsløsninger, og KL arbejder for at, det vil ske. På trods af internationale konventioner og aftaler og apostillepåtegninger er det ofte umuligt at fastslå med sikkerhed om et dokument er ægte. En tro- og love-erklæring bør være tilstrækkelig. For nuværende er det kun muligt at lave digitale løsninger med brug af NemID, det fordrer, at brugerne har CPR-nummer. Udlændinge fx på turistvisum kan derfor ikke anvende digitale løsninger. Ukomplicerede sager kan defineres ved, at - Civilstand skal være ugift og kun dette via CPR (der skal undersøges om der kan indhentes oplysninger om skilt i Danmark, hvorefter denne kategori også 10

kan håndteres i straksafklaringen) - Statsborgerskab skal være dansk via CPR - Ansøgerne skal være over 18 år via CPR - Ansøgers navne skal stemme overens med CPR - Ansøgers adresse skal stemme overens med CPR - Ansøger skal ikke være registreret som værende under værgeforhold i CPR - Ansøgerne skal ikke være i familie i lige linje eller være besvogret med hinanden. - Ansøger skal ikke være registreret som udrejst og må ikke tidligere være registreret som dette eller være registreret som indrejst fra et andet land - Fødselssted skal være registeret som dansk Det skal yderligere undersøges om denne funktionalitet kan laves, herunder i forhold til jura. Der afventes ligeledes en revidering af underskriftskravet, så prøvelsesattesten (borgernes kvittering) har den fornødne retsvirkning uden påførelse af fysisk underskrift. Denne revidering forventes gennemført i efteråret 2013. 11