Effektiv digital selvbetjening

Transkript

1 Udviklingsforslag for Anmeldelse af udrejse 1. Indledning Nedenstående beskriver kommunale forslag til udviklingstiltag for eksisterende og nye løsninger inden for området Anmeldes af udrejse. Forslagene er fremkommet i forbindelse med individuelle samtaler med kommuner samt via workshops. Udviklingsforslagene er opdelt to kategorier. o o Udviklingsønsker af mere generelkarakter for selvbetjeningsløsninger Udviklings Udviklingsønsker af mere specifik karakter for anmeldelse af udrejse området de forslag som nævnes under Udviklingsønsker af mere generel karakter for selvbetjeningsløsninger, er alle ønsker til Anmeldes af udrejse området, men forslagene har en karakter, som gør at de også kan være relevante for selvbetjeningsløsninger inden for andre områder. forslagene som nævnes under punktet Udviklings Udviklingsønsker af mere specifik karakter for Anmeldes af udrejse området vil kun i meget ringe grad være relevant for andre områder end Anmeldes af udrejse. Det skal understreges, at dokumentet ikke er et udtryk for EDS-programmets bud på en optimal proces, men det skal alene læses som en inspiration til videreudvikling baseret på sagsbehandlernes tilbagemeldinger fra den gennemførte workshop. 2. Udviklingsønsker af generel karakter for selvbetjeningsløsninger 2.1 Kontakt oplysninger på borgeren Sagsbehandlerne vil gerne have kontaktoplysninger på borgere i form af adresse og telefonnummer. Dette kan være relevant i de tilfælde af at eksempelvis Skat skal kontakte dem, eller kommunen har behov for at kommunikere med borgeren. Dette skal ses som et supplement til dokumentboks/eboks, og er særlig relevant for borger, som har boet midlertidigt i Danmark, og som måske ikke er tilbøjelige til at benytte deres dokumentboks/e-boks. 1

2 3. Udviklingsønsker af mere specifik karakter for Anmeldes af udrejses området 3.1 Orientering - Bedre beskrivelse af hvad udrejse er og hvornår man skal anmelde det Kommunerne oplever, at nogle borger i dag har vanskeligt ved at forstå, hvornår de skal melde udrejse. Særligt i de tilfælde, hvor udrejsen er af kortere og mere midlertidig karakter, er borgerne i tvivl. Det er for eksempel i de tilfælde, hvor borger skal på længere rejse eller i forbindelse med studie ophold i udlandet, samt ved kort midlertidigt arbejde i udlandet. Kommunerne oplever også at de selv, i enkelte tilfælde, finder det svært at vurdere om en borger skal melde udrejse. Kommunerne efterspørger bedre information til borgerne. Gerne illustreret ved eksempler på situationer hvor borger hhv. skal, og ikke skal melde udrejse. 3.2 Orientering - Hvem får automatisk besked når jeg melder udrejse Borgerne ved ikke hvem der automatisk orienteres, når man melder udrejse. Det kan være på områder som eksempelvis orientering af daginstitutioner, til og afmelding af overførselsydelser mv., at borgerne er i tvivl. Ligeledes kan borgerne være i tvivl om hvorvidt private virksomheder, som eksempelvis forsikringsselskaber, banker mv. bliver orienteret automatisk. Dette mener kommunerne bør beskrives bedre for borgerne i forbindelse med eksempelvis kvitteringsskrivelsen til borgeren. 3.3 Orientering - Hvad skal jeg gøre i forbindelse med udrejse Kommunerne oplever, at borgerne kan have spørgsmål til hvad de bør huske, i forbindelse med udrejse. De er råd og vejledning om eksempelvis at opskrive sig på danskerlisten hos Udenrigsministeriet, så Udenrigsministeriet holder borgeren orienteret i tilfælde af naturkatastrofer, væbnede konflikter mv. i det område de er tilflyttet. Ligeledes kan det være råd og vejledning om, hvordan sikre man, at man får udbetalt optjente feriepenge, ATP-midler mv. Kommunerne anbefaler at borgerne modtager en beskrivelse af hvad man bør gøre i forbindelse med udrejse. Den kan eksempelvis følge med kvitteringsskrivelsen eller sendes til borgernes dokumentboks. 2

3 3.4 Orientering - Sygeforsikring Området omkring sygeforsikring er forholdsvis kompliceret. Det kan være svært for borgerne, at orientere sig i området, og det kompliceres af, at sygeforsikringsforholdet er afhængigt af hvilke land borgeren udrejser til. Kommunerne anbefaler, at borgerne understøttes bedre på området, med udførlig information om sygeforsikringsregler. Informationen i selvbetjeningsløsningerne for udrejse bør være tilrettet i forhold til det land, som borgeren udrejser til og den bør ikke alene beskrive hvordan borgeren er sikret, men også yderligere relevant landespecifik sundhedsinformation. 3.5 Indberetning til Skat i forbindelse med udrejse I forbindelse med udrejse skal borger også rette henvendelse til skat. Borgeren skal indsende en erklæring om bopælsforhold (skat blanket nr ). Ligeledes kan der være andre forhold, som borgeren skal indberette til skat vil blanketter. Det kan eksempelvis være hvis borgeren i forbindelse med udrejse, stadig vil beholde en dansk indregistreret bil. Kommunerne opfordrer til at de informationer, som SKAT efterspørger, indsamles via selvbetjeningsløsningen eller knyttes til selvbetjeningsløsningen. Kommunerne foreslå at der eksempelvis linkes fra selvbetjeningsløsningen til skats blanketter, eller at informationerne til skat indsamles via selvbetjeningsløsningen. En tredje løsning kunne være, at der vedlægges relevante links til borgeren i forbindelse med fremsendes til kvitteringsskrivelsen. 3.6 Udenlandsk IP adresse initierer brev med spørgsmål om udrejse Mange borgere glemmer at melde udrejse. Særligt i forbindelse med studieophold i udlandet eller længere ferie ophold. Kommunerne forslår at borger, der logger på dokumentboks/e-boks flere gange fra en udenlandsk IP-adresse inden for eksempelvis 3 måneder, får tilsendt et brev til deres dokumentboks, hvor der informeres om reglerne for udrejse og evt. bliver forespurgt, om de er udrejst. 3.7 Valgliste - Digitalisering af valgliste optagelse Optagelse på valglisten er i kommunerne tæt knyttet til anmeldes af udrejse. Kommunerne mener derfor, at blanketten til optagelse på valgliste bør digitaliseres. Kommunerne oplever i dag, at en del borger ikke få meldt at de ønsker at optages på valglisten i forbindelse med udrejse. Dette ses i kraft af at mange borger 3

4 når der udskrives valg, henvender sig for at bliver opskrevet på valglisten. Kommunerne tilskriver den besværlige proces med papirblanketter, som årsagen til dette. Derudover har flere kommuner en procedure, hvor de fremsender blanketten om optagelse på valglisten, til borger som har meldt udrejse. Dette er en arbejdsgang som en digitalisering vil kunne eliminerer. 3.8 Valgliste - Ændring af regler vedr. optagelse på valgliste, alle automatisk optages på valgliste Kommunerne mener, at man bør overveje at ændre reglerne, så der ikke er behov for at søge om optagelse på valgliste. I stedet bør borger som udrejse automatisk optages på valglisten, i de første 2 år de er udrejst. 3.9 Midlertidigt ophold - Informationspakke til midlertidige arbejdere Enkelte kommuner har haft succes med at udlevere information om hvordan man melde udrejse i den informationspakke, som de udlevere til borger som melder indrejse. Kommunerne mener at dette kunne være relevant at udbrede. Eksempelvis kunne borger som indrejser få et brev til deres dokumentboks, hvor det foruden anden relevant information, beskrives hvordan man melder udrejse, samt linkes til en selvbetjeningsløsning på området Midlertidigt ophold Mulighed for at melde udrejse i forbindelse med indrejse Kommunerne oplever at studerende som kommer til Danmark for at læse et enkelt semester, glemmer at melde udrejse igen, når de fraflytter landet. Kommunerne opdager ofte dette i forbindelse med at, der bor alt for mange på eksempelvis et kollegium. Kommunerne foreslå, at det bliver muligt at lave udrejse allerede i forbindelse med indrejse. Mange af de studerende kender allerede deres hjemrejse dato, og hvis de vil blive boende i landet, kan de blot kontakte borgerservice og ændre/annullere deres udrejse. Denne løsning vil medfører at incitamentet vender, sådan at den studerende skal gøre noget for at ændre udrejsen, når der er behov for det og de derfor husker at melde udrejse Midlertidigt ophold - Indrejste borger uden indtægt i lang periode Kommunerne oplever jævnligt at personer, der er indrejst i Danmark med det formål at arbejde, glemmer at melde udrejse når de rejser væk. En mulig indikator på at en person ikke længere er i landet, kan være at personen ikke har indtægt. 4

5 Kommunerne forslår at personer, der er midlertidigt indrejst og ikke har haft indtægt i en længere periode (eksempelvis 6 måneder), får et brev med spørgsmål om hvorvidt de er udrejst Ændring af bopælsadresse i udlandet Borgerne kan i forbindelse med at de melder udrejse, få registreret den adresse de flytter til i udlandet. Dette er blandt andet er service til borgeren, så det er muligt for andre at fremsøge dem. For nogle borger, har de på udrejsetidspunktet ikke den endelige adresse de skal bo på. Dette kan eksempelvis være studerende, som ved studiestart i udlandet ikke har fundet en bopæl. De bor så på fx et hotel eller lign., indtil de har fundet et mere permanent sted at bo. Her vil borgeren skulle kontakte kommunen igen efterfølgende for at få dem til at registrerer den nye adresse i udlandet. Borgeren bør kunne ændre deres adresseoplysninger i udlandet på en let måde, i stedet for at skulle sende en mail til folkeregistret/borgerservice. En hensigtsmæssig løsning kunne være, at borgeren via et link i den kvitteringsskrivelse de modtager i deres dokumentboks, kan tilgå selvbetjeningsløsningen og indtaste deres nye adresseoplysninger i udlandet, hvis bopælsadressen ændrer sig. 5