ÅRSBERETNING 2013 (bemærkninger til årsnøgletal) retten i Aalborg - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2014
Strategi og planlægning God ressourceudnyttelse Fogedret Strafferet Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer 2 1. Indledning kort præsentation af retten Retten i Aalborg dækker området omfattet af kommunerne Mariagerfjord, Rebild, Vesthimmerland og Aalborg med en samlet befolkning på ca. 325.000. Retten er centralt beliggende i Aalborg i C.W.Obels administrations- og kontorejendom på Badehusvej 17 tæt ved parkeringspladser og station. Retten behandler ca. 5% af alle byretssager i Danmark. Retten beskæftigede i 2013 75,6 årsværk fordelt på 84 ansatte. 2. Resultater i 2013 Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Neden for gennemgås resultaterne for 2013 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen. DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Driftsledelse og organisering Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Rettens produktivitet har udvist en vigende tendens i 2013. Niveauet er samlet faldet fra indeks 103,4 i 2012 til 98,6, hvor gennemsnittet ved byretterne er 99,4.
3 Udviklingen i den samlede produktivitet skal særligt ses i sammenhæng med et generelt faldende antal modtagne sager og et næsten uændret årsværksforbrug. Samlet set blev der i 2012 afsluttet 36.305 vægtede sager mod 34.571 i 2013. På landsplan blev der i 2012 afsluttet 756.822 vægtede sager mod 716.001 i 2013, og retten i Aalborg har i 2013 behandlet 4,9% af den samlede mængde sager ved byretterne mod 4,8% i 2012. Sagsudviklingen på de enkelte sagsområder er følgende: Straffesager Samlet blev der i 2013 afsluttet 7.396 vægtede straffesager mod 7.676 sager i 2012, svarende til et fald på knap 4%. Produktiviteten faldt efter indeks på dette område fra 115,3 i 2012 til 100,4 i 2013, svarende til et fald på knap 15%. Civile sager Samlet blev der i 2013 afsluttet 2.824 vægtede civile sager mod 3.201 i 2012, svarende til et fald på godt 13% - et nogenlunde tilsvarende fald var der fra 2011 til 2012. Produktiviteten faldt ud fra indeks på dette område fra 91,1 i 2012 til 89,9 i 2013, svarende til et fald på godt 1% - og væsentlig bedre end 2012. Dette skal ses i sammenhæng med et fald i antallet af modtagne civile sager fra 2.505 i 2012 til 2.274 i 2013, svarende til et fald på ca. 10%. Fogedsager Samlet blev der i 2013 afsluttet 15.459 vægtede fogedsager mod 16.264 sager i 2012, svarende til et fald på knap 5%. Produktiviteten på dette område er helt uændret på indeks 97,6 for 2012 og 2013. Skiftesager Samlet blev der i 2013 afsluttet 4.320 vægtede skiftesager mod 4.236 sager i 2012, svarende til en stigning på 2%. Produktiviteten faldt ud fra indeks på dette område fra 117,5 i 2012 til 107,9, svarende til et fald på godt 8%. Produktivitetsindekset for 2013 skal ses i lyset af, at produktivitetsindekset fra 2011 til 2012 steg fra 98,2 til 117,5. Notarialforretninger Samlet blev der i 2013 foretaget 3.224 notarialforretninger mod 2.835 i 2012, svarende til en stigning på knap 14%. Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid) For de enkelte sagsområder har sagsbehandlingstiden udviklet sig således i 2013: Straffesager Domsmandssagernes gennemsnitlige sagsbehandlingstid var i 2012 99 dage og steg i 2013 til 106 dage, mod et gennemsnit for alle byretter på 115 dage. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid steg for nævningesager fra 94 dage i 2012 til 116 dage i 2013 mod et gennemsnit på 143 dage for alle byretter. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for sager uden domsmænd og tilståelsessager steg til henholdsvis 36 og 98 dage mod henholdsvis 25 dage og 96 dage i 2012. Civile sager For hovedforhandlede alm. civile sager var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid 537 dage i 2012 og i 2013 steget til 593 dage; det er noget ringere end gennemsnittet på 530 dage for landets byretter.
4 Boligretssagerne og småsagerne havde i 2012 en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på henholdsvis 423 og 265 dage mod 515 og 259 dage i 2013. Der er tale om et fortsat fald i antal småsager, der stadig behandles hurtigere end gennemsnittet for landets byretter. Det bemærkes, at retten i 2013 har haft fokus på at få de ældre og tunge sager afsluttet. Disse sager har en gennemsnitligt længere sagsbehandlingstid og afviklingen heraf må på sigt forventes at have en positiv indflydelse på sagsbehandlingstiden. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid var i 2013 for ægteskabssager 106 dage og 127 for forældreansvarssager, hvilket for begge sagstyper er hurtigere end gennemsnittet for byretterne. Fogedsager For alm. fogedsager var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i 2012 52 dage og faldt yderligere i 2013 til 42 dage. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for de særlige fogedsager, herunder sager om forældresamvær, arrest og bevissikring m.v., faldt fra 46 dage i 2012 til 42 dage i 2013. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for tvangsauktioner var 78 dage i 2012 og 77 dage i 2013. Skiftesager Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for dødsboer var i 2013 37 dage for boudlæg, 66 dage for uskiftet bo, 336 dage for privat skifte og 57 dage for forenklet privat skifte. For alle dødsbotyper havde retten i 2013 en kortere gennemsnitlig sagsbehandlingstid en gennemsnittet for landets byretter. Resultat 3: Faglig kvalitet Fastholdelse og udvikling af den faglige kvalitet ved retten sker bl.a. i nært samarbejde med Aalborg Universitet, der har en jurauddannelse, hvor mange af rettens jurister enten underviser eller fungerer som censorer, og retten har gennemsnitligt 4 jurastuderende ansat samt tilknyttet en retshjælp med jurastuderende. Behandling af sager med 3 juridiske dommere er en værdsat ordning for også faglig udvikling, og retten har i 2013 afviklet mindst 11 sager med 3 dommere (nævningesager og principielle civile sager). Og det må forventes, at antallet af disse sager vil stige i de kommende år. Retten har også i 2013 udover boligretssager behandlet sager med sagkyndige dommere, og erfaringerne hermed er gode, og flere sager må i fremtiden forventes med sagkyndige dommere, såfremt parterne ønsker det. Der føres ikke statistik over antallet af appellerede sager til landsretten, men det er fortsat vurderingen, at ganske få af rettens afgørelser ændres af landsretten. Digitalisering udgør et vigtigt redskab til øget faglig kvalitet i sagsløsningen. Som led heri har hovedparten af rettens jurister taget ipads i brug og disse tablets har vist sig meget anvendelige til forberedelse og opslag ved behandlingen af retssager. Der er også i 2013 installeret særligt IT-udstyr i et par retssale til brug for fremvisning af optagelser og forbedret præsentation for nævninge og domsmænd. På strafferetsområdet afholdt retten den 23. maj 2013 seminar om retspsykiatri ved overlæge og speciallæge i psykiatri Michael Andreassen. I seminaret deltog udover rettens jurister også anklagemyndigheden og rettens beneficerede advokater.
5 Der blev i august afholdt to meget efterspurgte seminarer om den ny vejledning om behandlingen af civile sager med deltagelse af mere end 120 repræsentanter fra retskredsens advokatfirmaer. Fogedretten afholdt 23. januar 2013 et meget velbesøgt møde med advokater og inkassovirksomheder m.fl., og der var en rigtig god og positiv dialog om behandlingen af sagerne. Skifteretten har i løbet af 2013 afholdt møder med de autoriserede bobestyrer og medhjælperne i gældssaneringssager. Det er rettens opfattelse, at møderne opfylder formålet om til stadighed at fastholde og udbygge samarbejdet mellem skifteretten og dens samarbejdspartnere og samtidig bidrage til erfaringsudveksling og videndeling. Mødeaktiviteten vil blive fortsat i 2014. 4: Brugeroplevet kvalitet Retten har et mangeårigt godt og nært samarbejde med sine nærmeste brugere Nordjyllands politi og Aalborg Advokatforening som der jævnligt afholdes møder og seminarer sammen med. Der blev i 2013 gennemført en brugerundersøgelse med samme spørgsmål, som blev stillet brugerne ultimo 2009 ved alle landets retter. Retten i Aalborg blev også ved den seneste undersøgelse vurderet blandt de bedste, når det gjaldt brugernes oplevelse af sagsbehandlingen, jf. nedenfor om brugernes overordnede vurdering af retten:
6 Der er fremgang over hele linjen og tillige på et niveau over gennemsnittet. Fra brugerundersøgelsen kan det i øvrigt fremhæves, at de største fremgange blev noteret i relation til standarden af elektroniske hjælpemidler, anvendelsen af kommunikation ved e-mail samt parkerings- og adgangsforholdene. Områder, der netop de seneste år har været et stærkt fokus på, og som tillige præger de kommende års udvikling ved retten. Det er således glædeligt, at brugerne tager så vel imod disse initiativer.
7 Brugerundersøgelsen afdækkede også ønsker til øget sikkerhed i retsbygningen, og dette omtales nærmere i relation til udviklingen nedenfor. Brugerundersøgelsen er tilgængelig på rettens hjemmeside. I 2013 blev der indført adgang til at foretage forkyndelse (indkaldelse og andre meddelelser fra retten) telefonisk frem for at få besøg af stævningsmanden. Tilbagemeldingerne fra dem, som rettens medarbejdere på den måde har været i kontakt med, er meget positive, og der er formentlig et betydeligt potentiale for telefonforkyndelser i f.eks. sager om konkurs og samvær samt tilståelsessager mv. Det er meget vel modtaget, at det ikke kræver tidsbestilling at komme til notaren, og at der ydes retshjælp i rettens bygning hver tirsdag og torsdag kl. 15-18 og tilstrømningen til begge ordninger har været stigende i 2013. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Personalemæssigt var 2013 præget af fratræden af flere meget erfarne medarbejdere, men i modsætning til årene før steg årsværksforbruget for hele 2013 til 75,6. De samlede udgifter til drift af selve retten i Aalborg var i 2013 på 49.152.400 kr. Set i forhold til indtægterne fra rettens aktiviteter giver det et overskud på 103.558.402 kr. i 2013. Rettens personaleforbrug og udgifter fordeler sig således over de seneste år: 2013 2012 2011 2010 Årsværk 75,6 75.0 80,5 86,6 Sygedage pr. medarb. 5,1 9,6 7,7 7,9 Lønsum i t.kr. 36,3 37,3 38,8 40,7 Drift i t.kr. 12.852,4 12,3 12,3 11,5 Rettens indtægter i kr. fordeler sig således: 2013 2012 2011 2010 Retsafgifter 19.551.484 19.431.439 21.317.980 23.333.203 kr. Boafgifter 133.159.318 158.239.469 167.781.095 160.812.065 kr. Samlet provenu 152.710.802 177.670.908 189.099.075 184.145.268 kr. Det gennemsnitlige sygefravær pr. medarbejder ved retten faldt i 2013 markant fra 9,6 dage pr. medarbejder i 2012 til 5,1 dag pr. medarbejder i 2013. Derved er retten blandt de 5 byretter, hvor der er færrest sygedage pr. medarbejder og på et niveau godt under gennemsnittet for offentlige arbejdspladser og for byretterne på 8,6 sygedage pr. medarbejder. Det er en meget glædelig udvikling, da der i hele retten og dermed alle afdelinger er gjort en stor og fokuseret indsats på trivsel og dermed reduktion i sygefraværet. Bemærkelsesværdigt er det også, at andelen af årsværksforbruget anvendt på generel ledelse og administration er fortsat faldende til nu 13,4% af de samlede personaleressourcer mod 14,8% i 2012. I 2013 blev der gennemsnitligt ved byretterne anvendt 16,5% af årsværksforbruget på generel ledelse og administration. Ved retten i Aalborg er fokus på at anvende flest mulige ressourcer på sagsløsning, og retten har således fortsat det laveste forbrug blandt alle byretter på administration og ledelse. Det lave
8 forbrug af ressourcer på administration må således tages som udtryk for, at der arbejdes meget effektivt blandt det administrative personale, der i høj grad bidrager til rettens samlede produktivitet. I efteråret 2013 blev der ved alle landets byretter gennemført en trivselsundersøgelse blandt retternes medarbejdere med samme spørgsmål, som blev stillet i 2010. Over en bred front var trivslen både bedre ved retten end i 2010 og over gennemsnittet i forhold til landets øvrige byretter. Særligt i relation til motivation, tilfredshed, engagement og arbejdspladsens image udmærker resultatet sig som betydeligt over gennemsnittet for både retten og Danmarks Domstole i 2013. Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Retten har et godt samarbejde med de lokale nordjyske medier, der jævnligt besøger retten med journaliststuderende og nye medarbejdere ved TV2-Nord og Nordjyske. Sager ved retten er dagligt omtalt i Nordjyske, og det sker generelt på en god og sober måde. Der er ikke ved retten etableret en formel pressedommerordning, og præsidenten fungerer som kontaktperson for pressen. Informationsvirksomheden om retten foregår primært via rettens hjemmeside, hvor bl.a. berammelsestider i visse sager nu også løbende angives. Kulturnat blev ikke afholdt i Aalborg i 2013, så udover værtskabet for retshjælpen, har fokus været på at gøre retten endnu mere åben for besøg af grupper og foreninger, både i og uden for almindelig arbejdstid. Retten kontaktede for nogle år siden retskredsens skoler med oplysning om retten og mulighederne for, at skoleklasser kan overvære retssager. Det er blevet en stor succes, og nærmest hver uge er skoleklasser på 8.-10. klassetrin på besøg og følger typisk en mindre voldssag i en af rettens større retssale. Gymnasier og handelsskoler viser nu også øget interesse herfor. Det er indtrykket, at retten har et godt omdømme og så vidt muligt deltager åbent i det lokale samfund, som retten og dens medarbejdere er en aktiv del af. Rettens lokaler stilles således gerne til rådighed for møder med byens advokater og ansatte ved domstolene, herunder vore naboretter og repræsentanter fra styrelsen m.v. Retten var således 2. maj 2013 vært for et møde i Domstolsstyrelsens bestyrelse. 3. Udviklingsaktiviteter i 2014 Rettens udviklingsaktiviteter i 2014 tager i høj grad afsæt i resultaterne fra 2013. For så vidt angår rettens effektivitet og sagsbehandlingstider, har disse i 2013 ikke været på det niveau, retten vanlig vis præsterer. Årsagerne hertil kan være mange, men særligt fremhæves skal en omlægning af organiseringen af arbejdet med vore retssager, herunder med mindre sekretærbistand, og det har kostet mange kræfter at gennemføre. Nedenfor er en sammenligning mellem modtagne og afsluttede sager i 1. kvartal 2013 og 1. kvartal 2014, og der er betydelig fremgang at spore.
9 Sagstype Modtaget 1. kvartal 2013 Modtaget 1. kvartal 2014 Afgjort 1. kvartal 2013 Afgjort 1. kvartal 2014 Alm. civile sager 150 133 166 (50) 178 (65) Småsager 316 271 293 (17) 309 (24) Boligretssager 13 5 21 (5) 15 (3) Forældre- og 65 73 72 102 ægteskabssager Domsmandssager 225 181 138 188 Tilståelsessager 122 144 136 110 Sager u. 1.398 1.723 1,396 1.746 domsmænd Betalingspåkrav 1.365 1.298 1.402 1.377 Alm. fogedsager 2.380 2.118 2.220 2.319 Særlige fogedsager 267 292 299 305 Tvangsauktioner 149 93 159 94 Konkurs 107 68 82 101 Tvangsopløsning 58 42 113 64 Gældssanering 106 108 121 107 Ægtefælleskifte 13 11 12 13 Dødsboer 901 735 773 705 () hovedforhandlede sager Til underbygning af en mere effektiv sagsbehandling og af rettens øvrige positive udvikling er blandt andet følgende aktiviteter i 2014 prioriteret: Der gennemføres med bistand fra Domstolsstyrelsens Bedste Praksis-konsulenter forløb i foråret og frem til sommer med gennemgang af arbejdsgange knyttet til behandlingen af civile og straffesager for at finde optimeringsmuligheder. Digitaliseringstiltag til sikring af, at alle medarbejdere har de nødvendige kompetencer til brugen af IT i alle dele af sagsbehandlingen, og herunder ruste retten til den digitale kommunikation med rettens både professionelle og almindelige brugere. Der foretages en sikkerhedsmæssig gennemgang af retsbygningen, for at både brugere og medarbejdere altid kan føle sig trygge i retten, herunder evt. ved opstilling af scanningsudstyr. Alle rettens medarbejdere vil i 2014 blive tilbudt deltagelse i konflikthåndteringskurser, ligesom vore vagter videreuddannes til de øgede sikkerhedsmæssige krav og teknologiske muligheder. Videoudstyr med mulighed for løbende transmission under retssager forventes installeret i løbet af 2014, således at bl.a. fremstillinger i grundlovsforhør og vidner kan afhøres via video. På rettens hjemmeside forventes en øget informationsindsats om rettens afgørelser i sager med 3 juridiske dommere (nævningesager og principielle civile sager), og i øvrigt af sager med samfundsmæssig interesse.
10 Samlet set anses retten i Aalborg inde i en positiv udvikling med et solidt fundament for at skabe gode resultater i de kommende år.