Materiale til ordinært afdelingsmøde i afd.1-43 Tingbjerg I og 1-50 Tingbjerg II Den 28. september 2016 kl. 19.00 SAB s selskabslokaler Ruten 6R 2700 Brønshøj Kære beboer Her får du det materiale, du skal bruge til afdelingsmødet. Mød op og vær med til de vigtige beslutninger om udviklingen af vores boligafdeling og tag del i den fælles debat. Vi skal bl.a. stemme om afdelingens budget for 2017, der fastsætter næste års husleje. Der trækkes lod om en dejlig indkøbskurv! Vi glæder os til at se dig! Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen
Kære beboer Den 15. september 2016 For ca. 3 uger siden modtog du en indkaldelse til afdelingsmødet. Her får du materialet til afdelingsmødet: Vilkår for beboerdemokratiet i afd. 1-43 Tingbjerg I og 1-50 Tingbjerg II ( tillæg til vedtægter ) Dagsorden for mødet Forslag til forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingsbestyrelsens skriftlige beretning Oversigt over stillede forslag samt selve forslagene Regnskaber og budgetter for hhv. rådighedsbeløb og aktivitetsmidler mv. Boligafdelingens driftsbudget for det kommende år* *Der vedlægges et sammentrængt forslag til driftsbudget. Du kan hente et detaljeret forslag til driftsbudget på ejendomskontoret. På boligafdelingens hjemmeside www.tingbjergforum.dk kan du finde alt materiale i forbindelse med afdelingsmødet.
Afdelingstillæg til vedtægter for fsbbolig Afdelingerne 1-43 Tingbjerg I og 1-50 Tingbjerg II Beboerdemokratiet i Tingbjerg I og Tingbjerg II fungerer efter bestemmelserne i kapitel 3 i vedtægter for fsb-bolig (afdelingernes ledelse og afdelingsmødet), suppleret med de beslutninger, der i henhold hertil er truffet af afdelingsmødet. Nedenfor er i venstre spalte beskrevet de punkter, hvor afdelingsmødet har kompetence til at træffe beslutninger, næste spalte indeholder de beslutninger, som er truffet af afdelingen, og i højre spalte er angivet, hvornår beslutningen er truffet. Der skal ikke på hvert afdelingsmøde tages stilling til de enkelte punkter, idet de beslutninger, afdelingsmødet har truffet, vil være gældende, indtil et afdelingsmøde ændrer beslutningen. Afholdelse af 1 eller 2 ordinære afdelingsmøder om året - godkendelse af afdelingens regnskab Afdelingsmødet beslutter, om der skal afholdes 1 eller 2 ordinære afdelingsmøder om året. Beslutter man kun at afholde et årligt ordinært møde skal det normalt afholdes inden udgangen af september måned. Budget Budgettet skal altid godkendes på et afdelingsmøde, og det skal ske senest 3 måneder før budgetårets start; budgetåret er januar-december. Der afholdes årligt 1 møde. Besluttet på afdelingsmødet d. 17/9 2003 Regnskab Regnskabet skal godkendes inden 5 måneder efter regnskabsårets afslutning, dvs. inden udgangen af maj måned. Hvis afdelingsmødet beslutter, at der kun afholdes et årligt møde, skal afdelingsbestyrelsen i stedet godkende regnskabet på afdelingens vegne, dog således at der på det ordinære møde om det kommende års budget skal orienteres om regnskabet Ønsker afdelingsmødet regnskabet forelagt til godkendelse, skal der afholdes 2 årlige møder, dels et regnskabsmøde inden udgangen af maj, dels et budgetmøde inden udgangen af september. Undtagelsesvis kan budget for det kommende år godkendes i forbindelse med regnskabsmødet. Regnskab for rådighedsbeløb m.m. Regnskab for rådighedsbeløb, aktivitetsmidler og lignende skal dog altid forelægges afdelingsmødet, også når der kun afholdes ét årligt møde. Regnskabet aflægges i tilknytning til beretningen. Regnskab godkendes af afdelingsbestyrelsen. Besluttet på afdelingsmødet d. 17/9 2003
Valg af afdelingsbestyrelse og dens størrelse Afdelingsmødet beslutter afdelingsbestyrelsens størrelse. Den skal bestå af et ulige antal dog mindst 3. Afdelingsbestyrelsen består af 13 medlemmer og således, at der skal være mindst 3 medlemmer fra hver afdeling. Besluttet på afdelingsmødet d. 17/9 2003 Afholdes der 2 ordinære årlige afdelingsmøder, beslutter afdelingsmødet på hvilket af møderne, der skal foretages valg til afdelingsbestyrelsen og eventuelt til repræsentantskabet. Valgperioden er 2 år for bestyrelsesmedlemmer. For suppleanter er valgperioden 1 år. Valg af formand Afdelingsmødet beslutter, om formanden skal vælges af afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen skal vælge formanden. Valgperioden er 2 år. Valg af repræsentantskabsmedlemmer Afdelingsmødet beslutter, om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. Valgperioden er 1 år. Formanden vælges af afdelingsbestyrelsen af dennes midte. Repræsentantskabsmedlemmerne vælges af afdelingsbestyrelsen Besluttet på afdelingsmødet d. 17/9 2003 Besluttet på afdelingsmødet d. 17/9 2003 Uddelegering af kompetence til beboergruppe(r) Afdelingsmødet kan beslutte at uddelegere afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets kompetence på en række områder til en eller flere beboergrupper. Der er p.t. ikke truffet beslutninger om uddelegering. Forslag om ændring af ovenstående beslutninger behandles efter samme regler som ændringsforslag til afdelingsmødets forretningsorden.
Dagsorden for afdelingsmødet 1 Valg af dirigent 2 Godkendelse af forretningsorden for mødet 3 Afdelingsbestyrelsens beretning 4 Forslag 5 Regnskaber for rådighedsbeløb aktivitetsmidler udlejning af forsamlingshus 6 Budgetter for rådighedsbeløb aktivitetsmidler 7 Boligafdelingens driftsbudget for det kommende år 8 Valg 9 Eventuelt Rådighedsbeløbet er et beløb, som afdelingsmødet kan bevillige til afdelingsbestyrelsens arbejde fx til kontorartikler, fortæring, transport mv. Aktivitetsmidler er et beløb, som afdelingsmødet kan bevillige til beboeraktiviteter i boligafdelingen Boligafdelingens driftsbudget er et budget over de forventede udgifter samt finansiering til drift og vedligeholdelse af boligafdelingen i det kommende år. På mødet skal der vælges: 6 medlemmer til afdelingsbestyrelsen for 2 år: Keld Fredericia, modtager genvalg Henrik Duusgaard, modtager genvalg Olly Thorndahl, modtager genvalg Jannie Olsen, modtager genvalg Sabah Qarasnane, modtager genvalg Yohannes Baraki, genopstiller ikke 4 suppleanter for 1 år 1 kritisk revisor for 2 år 1 revisorsuppleant for 1 år Husk at tage dit sygesikringsbevis med til afdelingsmødet som dokumentation for, at du er fyldt 18 år og bor i boligafdelingen.
Forslag til forretningsorden for afdelingsmødet På alle afdelingsmøder skal der vedtages en forretningsorden for mødet. Forretningsordenen beskriver, hvordan afdelingsmødet skal afholdes. Mødets ledelse m.m. 1 Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og påser, at det afholdes efter fsb s vedtægter, boligafdelingens tillæg til vedtægter, dagsordenen samt den vedtagne forretningsorden. Formanden for afdelingsbestyrelsen sørger for, at afdelingsmødet vælger en dirigent. 2 Ved mødets start konstaterer dirigenten mødets lovlighed og om der er ændringsforslag til forretningsordenen. Ændringer til forretningsordenen kan ikke komme til afstemning senere under mødet. 3 Afdelingsmødet vælger en referent, som skriver et konklusionsreferat fra mødet. Referatet skal tydeligt beskrive de beslutninger, der er taget samt resultater af afstemninger. Referatet godkendes efterfølgende af dirigenten og formanden for afdelingsbestyrelsen. Senest fire uger efter mødet skal referatet være tilgængeligt for beboerne i boligafdelingen. 4 Til at bistå dirigenten ved afstemninger vælger afdelingsmødet et stemmeudvalg. Behandling af forslag 5 Kun forslag, der er modtaget rettidigt og sendt til alle husstande senest en uge før mødet, kan behandles på mødet. Ændringsforslag skal afleveres skriftligt til dirigenten og indgår i debatten om hovedforslaget. 6 På mødet kan der stilles ændringsforslag til et hovedforslag. Der stemmes først om ændringsforslag og derefter om hovedforslaget med eventuelt vedtagne ændringer. Ved afstemning om ændringsforslag til både hoved- og/eller ændringsforslag sætter dirigenten først det forslag, han/hun finder mest vidtgående, til afstemning. Vedtages forslaget, bortfalder afstemningen om det oprindelige forslag samt evt. andre ændringsforslag. 7 Under mødet kan der stilles forslag om, at dirigenten fratræder. Formanden for afdelingsbestyrelsen leder afstemningen samt eventuelt valg af ny dirigent. Afstemninger og valg 8 Afdelingsmødet træffer beslutninger ved almindeligt flertal blandt de stemmeberettigede. Stemmeafgivning sker almindeligvis ved håndsoprækning. Dog kan dirigenten bestemme, om et spørgsmål skal afgøres ved skriftlig afstemning. Afdelingsmødet kan også træffe beslutning om skriftlig afstemning, ligesom afdelingsmødet kan beslutte at sende et spørgsmål til urafstemning. Alle myndige personer med fast bopæl i boligafdelingen har stemmeret. Hver husstand har to stemmer uanset husstandens størrelse. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. 9 En person kan vælges, når vedkommende er over 18 år, har fast bopæl i boligafdelingen og er til stede på afdelingsmødet eller skriftligt har erklæret sig villig til at modtage valg. 10 Dirigenten sikrer, at proceduren for afstemning er præciseret, herunder hvordan stemmesedler skal udfyldes. Ved valg skal dirigenten gøre det tydeligt, hvor mange medlemmer der skal vælges og indenfor hvilken valgperiode. Det skal oplyses, hvor mange husstande, der er repræsenteret på afdelingsmødet. 11 Alle valg sker ved skriftlig afstemning, medmindre der kun er opstillet det antal kandidater, der skal være. Valg afgøres ved almindeligt flertal. Er der stemmelighed trækkes der lod. Skal der vælges en helt ny afdelingsbestyrelse, skal der både vælges afdelingsbestyrelsesmedlemmer for to år og et år. Hvis de valgte medlemmer ikke er enige om valgperioden, er de medlemmer, der er valgt med flest stemmer, valgt for to år. Hvis valget er sket uden afstemning eller der er stemmelighed, og de valgte medlemmer ikke er enige om valgperioden, trækkes der lod om, hvem der er valgt for hhv. et og to år. Der vælges en første og en anden suppleant. Hvis de valgte suppleanter ikke er enige om rækkefølgen, er den suppleant, der er valgt med flest stemmer, førstesuppleant. Hvis valget er sket uden afstemning, eller der er stemmelighed, og de valgte suppleanter ikke er enige om rækkefølgen, trækkes der lod mellem suppleantposterne. 12 Afdelingsmødet kan beslutte at uddelegere afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets kompetence til en eller flere beboergrupper. Træffer afdelingsmødet beslutning om at uddelegere kompetence, skal det af beslutningen fremgå, på hvilket område og indenfor hvilken tidsmæssig ramme kompetencen er uddelegeret samt eventuel budgetramme og hvem, der forvalter denne.
BERETNING FOR PERIODEN SEPTEMBER 2015 SEPTEMBER 2016 Bestyrelsen har været til budgetforhandlinger den 29. juni 2016, vi fik forelagt budgetterne for år 2017. Afdeling 1-43 Tingbjerg I stiger med 0,0% - Afdeling 1-50 Tingbjerg II stiger med 0,0% Dette skal godkendes på afdelingsmødet d. 28.9.2016. Juletræsfesten blev som altid afholdt sammen med SAB på Tingbjerg skole. Der var et rigtigt stort fremmøde. Festen gik fint og alle var glade og tilfredse. Åbningstider for bestyrelsen: Mandag, onsdag, torsdag kl. 10.00-12.00 Tirsdag kl.10.00-12.00 og 16.00-18.00 Fredag lukket Helhedsplanen for afdeling 1-43 er i fuld gang, der er i processen opstået forskellige problemer. De problemer der har været, har byggeudvalget løst i samarbejde med byggeledelsen. Der er nedsat et beboerudvalg, kun bestående af bestyrelsesmedlemmer. Beboerne kan komme med evt. problemer, hvis de føler de ikke kan få løst deres problemer på byggekontoret. Der vil sidde en fra udvalget på vores kontor tirsdage ml. kl. 16-18 og torsdage ml. kl. 10-12. Beboerne er velkomne til at kigge forbi.. Der arbejdes på en anden løsning vedr. håndtering af affaldet i Tingbjerg. Udvalget skal ud og se på nogle andre ejendomme, hvordan de håndterer deres affald. Der har som vanligt været markvandring i begge afdelinger. Udearealer samt bygninger blevet gennemgået og efterset. Rådgivningsfirmaet der skal udarbejde udbudsmaterialet vedr. sikkerhedsdøre, er i fuld gang. Vi forventer, at det går i udbud inden årets udgang. Markiser i stuelejlighederne er kommet på plads og godkendt af kommunen. Der må opsættes markiser i dæmpede farver. Alliance + som står for trappevasken og vaskerier, er blevet opsagt pr. den 30.9.2016, grundet misligholdelse af kontrakten. Efter den 30.9.2016, kommer der et firma som vil varetage arbejdet, indtil udbudsmaterialet foreligger. Elektronisk opmåling af afdelingerne er kommet i begge afdelinger. Der arbejdes på kulturhuset, det er forsinket og forventes færdigt i starten af 2017. Stuelejlighederne i Midtfløjene har fået tilladelse af kommunen, til at etablere direkte udgang til deres haver og de grønne områder. Udgifterne til dette, skal beboerne selv betale. Gårdarealerne er henover sommeren blevet brugt en del til hygge og grillning. Bestyrelsen henstiller til beboerne, at man tager sit affald med, da det alt for ofte er blevet efterladt på områderne. Bestyrelsen har fået lavet samme aftale som SAB vedrørende katte på vores område. Nu har vi nogle foderværter som tager sig af kattene. Kattens værn vil indfange syge katte og neutralisere de katte, der skal være på området. Kattens Værn vil på den måde, have kontrol over kattene på Tingbjerg. I forsamlingshuset der er kommet nye gulve i mellemgangen og i kaffestuen. Der er også indkøbt nye borde til kaffestuen. Dette var bestyrelsens beretning for perioden september 2015 september 2016. P.b.v. Formand Keld Fredericia.
AFDELING 1-43 TINGBJERG I OG 1-50 TINGBJERG II BUDGET RÅDIGHEDSBELØB FOR 2017 TEKST UDGIFT MØDER KURSER 25.000,- KONTORARTIKLER 14.000,- GAVER/BEGRAVELSER 4.000,- TRANSPORT 6.000,- ABONNEMENTER 2.000,- RÅDIGHEDSBELØB I ALT 51.000,- BUDGET AKTIVITETSMIDLER FOR 2017 TEKST INDTÆGT UDGIFT AFDELINGSMØDE BEBOERMØDER JULETRÆSFEST BEBOERAKTIVITETER M.M. AKTIVITETSMIDLER I ALT 210.000,-