Retningslinjer til udarbejdelse af budget og årsregnskab for Private opholdssteder Private botilbud Private behandlingstilbud Børne- og Skolesekretariatet 2012
Indhold Indhold...2 Indledning...3 Budgetkrav...3 Løn til medarbejdere... 4 Ejendomsudgifter... 5 Øvrige udgifter... 6 Særlige udgifter... 7 Revisionskrav...7 Regnskabets indhold...7 Ledelsespåtegning... 8 Revisionspåtegning... 8 Ledelsesberetning... 8 Anvendt regnskabspraksis... 9 Resultatopgørelse mv... 9 Balance mv... 9 Revisionsprotokollat... 9 Forvaltningsrevision...10 Øvrige forhold...10 2
Indledning Udgangspunktet for udarbejdelse af årsregnskab for opsteder for børn og unge og botilbud for voksne er: Socialministeriets bekendtgørelse nr. 1580 af 16. december 2010 om tilbudsportalen samt om godkendelse af og tilsyn med visse private tilbud, kapitel 17-28 i Socialministeriets vejledning nr. 98 af 5. december 2006 (vejledning nr. 7). Årsregnskabet skal aflægges i overensstemmelse med reglerne i årsregnskabsloven. Efterfølgende benævnes opholdsstedet, botilbuddet og/eller behandlingstilbuddet blot som tilbud. Bornholms Regionskommune skal foretage en vurdering af budgettet og årsregnskabet og godkende anvendelsen og disponering af et evt. overskud. Såfremt informationsniveau, entydighed og gennemskuelighed ikke er tilstrækkelig og som minimum er i overensstemmelse med nærværende retningslinjer, vil Bornholms Regionskommune indhente yderligere oplysninger, hvis det skønnes påkrævet (jf. 25, stk. 2 i socialministeriets bekendtgørelse nr. 1589 af 16. december 2010). Budgetkrav En gang om året skal Bornholms Regionskommune godkende budgetrammen. I forbindelse med godkendelsen, godkendes en pladspris pr. bruger. Fristen for at indsende budgetforslag til godkendelse er den 1. oktober. Forslaget skal være godkendt og underskrevet af bestyrelsen/ejeren inden fremsendelsen til Bornholms Regionskommune. Kommunen tilbagesender det godkendte budget senest den 1. december. Kommunen kan indkalde til budgetmøde med tilbuddet, hvis der opstår behov for yderligere afklaring eller ændring. Budgettet skal udformes i overensstemmelse med tilbuddets godkendelsesgrundlag. Eventuelle ændringer i budgettet udover prisstigning i forhold til året før (regulering med fremskrivningsprocenten) skal beskrives og begrundes. Uden en begrundet beskrivelse vil ændringerne ikke indgå i budgetbehandlingen. 3
Som udgangspunktet behandles budgettet en gang om året. Tilbuddet har pligt til at henvende sig til kommunen, hvis der i løbet af året sker omfattende ændringer, der har afgørende betydning for tilbuddets økonomi. Med omfattende ændringer menes bl.a. regulering i både opad og nedadgående retning i antallet af afdelinger, brugere, aktiviteter og belægning. Heri indgår også, hvis der i løbet af året er behov for at indgå aftale om tillægsydelser. Budgettet er, med mindre anden konkret aftale er truffet, baseret op, at tilbuddet er til rådighed i 365 dage. I forbindelse med godkendelsen af budgettet fastsættes en belægningsprocent med henblik på fastsættelse af taksten. Udgangspunktet vil være 95% belægning og opholdsbetalingen opkræves over 12 måneder. I forbindelse med godkendelse af den samlede budgetramme vurderes, om budgettet afspejler aktiviteterne på stedet og hvorvidt der er den fornødne sammenhæng mellem kvalitet og pris og om bestemmelserne i retssikkerhedsloven overholdes. I tilbuddets samlede budget indgår 4 hovedelementer: Løn til medarbejdere Ejendomsudgifter Øvrige udgifter Særlige udgifter Det er ikke muligt at overføre midler fra ejendomsudgifter, øvrige udgifter eller særlige udgifter til lønbudgettet. Har tilbuddet anden sideaktivitet, skal der udarbejdes et særskilt budgetforslag herfor. Såfremt det er godkendt af kommunen, at tilbuddet deler materielle aktiver, fysiske rammer, administration, personaleressourcer mv. med andre aktiviteter (eller privat personer), skal de dertil knyttede udgifter fordeles ved hjælp af fordelingsnøgler eller tilsvarende beregningsmodel. Der skal foreligge en redegørelse for princippet bag opgørelsen af omkostningsfordelingen. Der må ikke foretages væsentlige større investeringer end budgetteret uden forudgående aftale med Bornholms Regionskommune. Løn til medarbejdere Kommunen godkender de samlede lønudgifter til tilbuddet. 4
Der tages udgangspunkt i den godkendte normering og aktuelle medarbejdersammensætning samt det gennemsnitlige lønniveau for tilsvarende stillinger i Bornholms Regionskommune. Kommunen udmelder løntallet en gang årligt (august). Ved fastsættelse af lønrammen skal der tages højde for, om tilbuddets medarbejdere er omfattet af en pensionsordning ifølge overenskomst eller anden aftale. Udover de ved udmeldingen skitserede stillingskategorier kan tilbud med særlig målgruppe eller særlige opgaver ansætte i andre medarbejdergrupper. Ved budgettering af disse stillingskategorier vil udgangspunktet være Bornholms Regionskommunes gennemsnitslønninger for tilsvarende stillingskategorier. Herudover omfatter løngruppen løn til leder og eventuelle vederlag til bestyrelsesmedlemmer og skal fremgå særskilt. Dette gælder også omkostningsgodtgørelse o. lign. Løngruppen skal desuden indeholde alle personaleafhænge udgifter såsom pension, ATP, AER, feriegodtgørelse og lovpligtig barselsfond. Løntilskud, flexlønstilskud og sygedagpenge skal ligeledes medtages under løn til medarbejdere. Tilsynet godkender den samlede medarbejdergruppes personlige og faglige kvalifikationer i forhold til målgruppen og kan i særlige tilfælde indkalde medarbejdere med en utraditionel uddannelsesmæssig baggrund til en samtale. Tilsynet kan som godkendende myndighed indhente relevante oplysninger om medarbejderne, herunder om uddannelsesbaggrund og evt. straffeattest. Ejendomsudgifter Tilbuddets organisationsform samt ejendommens ejerforhold er afgørende for hvilken model, der anvendes ved fastsættelse af ejendomsudgifter: Ejendommen er ejet af tilbuddet Selvejende institution Omkostningsbestemt ejendomsudgift inkl. afdrag Enkeltmandsvirksomhed Omkostningsbestemt ejendomsudgift eksl. afdrag, men inkl. afkast af indskudt kapital Ejendommen er lejet Markedsleje Markedsleje eller lejefastsættelsesprincipperne i lejeloven hhv. boligreguleringsloven 5
Anden selskabsform med begrænset ansvar Omkostningsbestemt ejendomsudgift eksl. afdrag, men inkl. afkast af indskudt kapital Markedsleje I overensstemmelse med Socialministeriets bekendtgørelse nr. 1580 er det fastsat at leje af fast ejendom ikke må overstige, hvad der anses for markedslejen for tilsvarende ejendom. Den højeste husleje Bornholms Regionskommune godkender, er 500,- kr. pr. kvadratmeter, vurderet på baggrund af hvad Bornholms Regionskommune selv betaler for erhvervslejemål. Ved uenighed om markedsprisen kan der indhentes en valuarvurdering udpeget af Dansk Ejendomsmæglerforening. Udgifterne hertil afholdes af den part, der ønsker valuarvurderingen. Ejendomsudgifter skal være opdelt i husleje, el, vand, varme, vedligeholdelse, evt. huslejeindtægter, egenandele og evt. skatter/afgifter og renovation. Vedligeholdelsesudgifter fastsættes ud fra en konkret vurdering med baggrund i nettoprisindekset fra Danmarks Statistik. Der kan ikke godkendes udgifter til udvendig vedligeholdelse af lejede bygninger. Hvis der i ejendomsudgifterne er en udgiftsfordeling mellem privat og tilbuddet skal den samlede udgift og den aftalte fordelingsnøgle fremgå. Heri indgår også, at fastboende personales og leders huslejebetaling skal fremgå af budgettet. Øvrige udgifter Øvrige udgifter godkendes som helhed, men skal som minimum opdeles i: Inventar Administration inkl. personaleudgifter Husholdning Beboerkonti Supervision, vejledning og kurser Transport Finansielle poster Tilsynsudgift 6
Særlige udgifter Der er ingen formkrav. Der er tale om udgifter, hvor der er behov for en ekstraordinær særlig indsats til behandling og støtte udover den takstfinansierede indsats. Revisionskrav Revisionen skal være uafhængig af tilbuddet og foretages af en statsautoriseret revisor, registreret revisor eller et kommunalt revisionsorgan. Revisor skal efterkomme de krav vedr. regnskabsaflæggelsen, som måtte blive stillet af kommunen, jf. Soc. min. bektg. nr. 1580 af 16. december 2010, 26, stk. 2. Revisor skal gennemføre Finansiel revision, som omfatter den grundlæggende kontrol med, at regnskaberne er korrekt ført og afsluttet, samt at der er fornøden dokumentation for afholdelse af udgifterne. Forvaltningsrevision, som omfatter bl.a. bedømmelse af om tilbuddets samlede opgaver er udført på en økonomisk og hensigtsmæssig måde og om resultaterne svarer til de opstillede mål Regnskabets indhold Regnskabet skal som minimum indeholde Ledelsespåtegning Revisionspåtegning Ledelsesberetning Anvendt regnskabspraksis Resultatopgørelse med noter og specifikationer Balance med noter og specifikationer Revisionsprotokollat Forvaltningsrevision 7
Ledelsespåtegning Udtrykker ejers/fondsbestyrelses/daglig leders godkendelse af regnskab Revisionspåtegning Revisor skal afgive påtegning på det reviderede årsregnskab, herunder at regnskabet er i overensstemmelse med de godkendte budgetter samt de i øvrigt indgåede aftaler. Særligt skal revisor påse, at anvendelse af et eventuelt overskud sker i overensstemmelse med vedtægterne for tilbuddet. Revisionspåtegningen skal indeholde følgende: Den udførte revision Eventuelle forbehold Eventuelle supplerende oplysninger Konklusion Ledelsesberetning Beretningen skal indeholde Beskrivelse af tilbuddet med udgangspunkt i godkendelsesgrundlaget samt eventuelle godkendte ændringer Oplysninger om personalenormeringen i løbet af året fordelt på stillingskategorier Oplysninger om den faktiske belægning i løbet af året Kommentarer til årets resultat, herunder forklaringer på afvigelser mellem den ordinære drift og det godkendte tilpassede budget. Kommentarer til ekstraordinære udgifter og indtægter i øvrigt. 8
Anvendt regnskabspraksis Der skal være oplysninger om anvendte regnskabsprincipper, herunder afskrivningsprincipper og anvendte fordelingsnøgler (med fornødne forklaringer) med henblik på adskillelse af tilbuddet og eventuelle sideaktiviteter. Som udgangspunkt anvendes en beløbsgrænse på 7.500 kr. til at skelne mellem småanskaffelser og andre anskaffelser, der afskrives over mere end et regnskabsår. Resultatopgørelse mv. Resultatopgørelsen opstilles i en specifikationsgrad, der svarer til den beskrevne opdeling under Budgetkrav. For afskrivninger skal der redegøres for anvendte principper ligesom der skal indsendes en opgørelse (anlægskartotek), hvor anskaffelsesværdi, tidligere års afskrivninger, årets afskrivninger og restværdi på hvert af de enkelte anlægsaktiver fremgår. Det skal fremgå, såfremt der har været afholdt udgifter, som er finansieret af tidligere års overskud/henlæggelser. Balance mv. Statusopgørelsen med uddybende noter og specifikationer skal alene indeholde poster i relation til tilbuddet. Eventuelle forpligtelser skal fremgå særskilt. Der kan alene accepteres et udtræk svarende til eventuel skat af tilbuddets nettooverskud, som dokumenteres for pålagt skattebetaling og redegørelse for grundlaget af skatteberegningen. Revisionsprotokollat Revisor skal føre en revisionsprotokol. Der udfærdiges et protokollat som fremsendes sammen med årsregnskabet og indeholder Anmærkninger om, at de udsendte retningslinjer for budget og regnskab (og andre indgåede aftaler) er fulgt, herunder at regnskabet er i overensstemmelse med vilkår i evt. lejekontrakt og andre godkendte aftaler. 9
Anmærkning om at det er påset ved stikprøvevis gennemgang af kontrakter, at opkrævning svarer til det godkendte. Revision af løn, hvorunder det er påset og efterprøvet, at der er afholdt udgifter i overensstemmelse med den godkendte normering og at pensionsaftaler er indgået og efterlevet. Der skal tillige knyttes bemærkninger til en stikprøvevis gennemgang af ansættelseskontrakter. Revision af ejendomsudgifter, øvrige udgifter og særlige udgifter Forvaltningsrevision Forvaltningsrevision omfatter en vurdering af hvorvidt ledelsen har sikret og udvist Sparsommelighed, ved at goder og tjenesteydelser er erhvervet på en hensigtsmæssig måde under hensyn til pris, kvalitet og kvantitet. Fokus på produktivitet, således at der er et optimalt forhold mellem ressourceanvendelsen og udbyttet. Fokus på effektivitet, således at man har nået de mål som de er aftalt i henhold til indgåede kontrakter. Fokus på økonomistyring, herunder at institutionen har foretaget de fornødne økonomiske hensyn med hensyn til ledelse og styring. Øvrige forhold Tilbud, der har en negativ egenkapital og som viderefører driften skal orientere Bornholms Regionskommune herom. Bornholms Regionskommune kan pålægge tilbuddet at foretage en særlig budgetopfølgning, herunder anmode om fornøden dokumentation i form af likviditetsoversigter, kreditrammer etc., som kan indgå i vurderingen af en fortsat godkendelse. Tilbud med betydelig negativ egenkapital og uden mulighed for reetablering af kapitalen indenfor en 2-3 årig periode, kan kun undtagelsesvis videreføre driften med tilladelse fra Bornholms Regionskommune. 10