Budget- og revisionsinstruks

Budget- og revisionsinstruks Indholdsfortegnelse 1. Generelt Side 1 2. Fyn-spend budget og Fyn-regnskab Side 1 3. FilmFyns område Side 1 4. Regional omsætning (specifikation af Fyn-spend) Side 2 5. Moms Side 3 6. Budgetoverskridelser i Fyn-spend Side 3 7. Besparelser i Fyn-spend Side 3 8. Det totale produktionsbudget Side 3 9. Budgetoverskridelser i det totale produktionsbudget Side 3 10. Besparelser i det totale produktionsbudget Side 4 11. Markedspriser Side 4 12. Anvendelse og dokumentation af markedspriser Side 5 13. Præcisering af administrationsvederlag Side 7 14. Opgørelse af indtægter Side 8 15. Tilbagebetaling Side 9 16. Oversigt over postnumre og byer i FilmFyns område Side 10 1. Generelt Producenten er forpligtet til at føre detaljeret og nøjagtigt regnskab over produktionens udgifter og indtægter. Regnskabet skal revideres af en registreret eller statsautoriseret revisor. 2. Fyn-spend budget og Fyn-regnskab Producenten skal forud for indgåelse af aftalen med FilmFyn udarbejde en særskilt specifikation af udgifter, som forventes afholdt i FilmFyns område (herefter kaldet Fyn-spend). Det fremsendte tilbud for Fyn-spend forhåndsgodkendes af FilmFyn og vedlægges aftalen. Kostrapporter, som FilmFyn modtager i forbindelse med udbetaling af rater, skal indeholde de samme poster og budgettal, som det godkendte budget for Fyn-spend, som er vedlagt kontrakten med FilmFyn plus eventuelt nye udgiftsposter, forbruget til dato, samt estimeret slutresultat for budgettets hovedposter med forklarende note ved afvigelser som er større end 10% eller på anden måde væsentlig i forhold til det aftalte. Det reviderede regnskab skal sammenholde budgettet med det realiserede Fyn-spend og forklarende note skal indgå ved afvigelser, som er større end 10% eller på anden måde væsentlig i forhold til det aftalte. Regnskabet skal afleveres senest 6 måneder efter produktionens premiere. Producenten skal på opfordring fra FilmFyn give adgang til regnskabsmateriale og bilag, der vedrører Fyn-spend. 3. FilmFyns område FilmFyns område består pr. 1. januar 2015 af Assens Kommune, Faaborg- Midtfyn Kommune, Langeland Kommune, Nordfyns Kommune, Nyborg Kommune, Svendborg Kommune og Ærø Kommune. FilmFyn A/S Budget- og revisionsinstruks gældende pr. 1. marts 2015 (ny overskrift 5/5 2015) Side 1 af 10

Odense Kommune vil pr. 1. januar 2016 yde et begrænset tilskud til FilmFyn. Udgifter, som er købt eller lejet i Odense Kommunes område efter 1. januar 2016, kan indgå i Fyn-spend i begrænset omfang og efter særskilt aftale med FilmFyn. For nærmere defination af kommunegrænser herunder postnumre og byer se side 10. 4. Regional omsætning (specifikation af Fyn-spend) I opgørelsen af den regionale omsætning i FilmFyns område (Fyn-spend) kan indgå: Udgifter til varer og tjenesteydelser eksempelvis ophold, forplejning, billeje, benzin, udstyr, materialer, faciliteter, lokaleleje, kulisser, håndværkere m.v. som kan dokumenteres købt eller lejet af en forretning, virksomhed o.a. registrerede selskaber, som ifølge CVRregistret har postadresse og er fysisk beliggende i FilmFyns område. Selskabet skal have mindst en ansat, som har registreret adresse og bopæl på Fyn. Ved enkeltmandsvirksomheder skal indehaveren have registreret adresse og bopæl på Fyn. Udgifter, som er købt eller lejet i Odense Kommune efter 1. januar 2016, er kun tilskudsberettiget efter særskilt aftale med FilmFyn. Udgifterne skal markeres særskilt i Fyn-spend budgettet og og ved regnskabsaflæggelse. Udgifter til broafgift over Storebælt. Lønninger inklusiv eventuel overtidsbetaling o.a. udgifter såsom skattefri rejsegodtgørelse til ansatte med registreret adresse og bopæl i FilmFyns område. Lønrelaterede udgifter til ansatte med registreret adresse og bopæl i FilmFyns område. Lønrelaterede udgifter er de udgifter, som producenten har ved at ansætte medarbejdere ud over lønnen for eksempel: Feriepenge, pension, første og anden ledighedsdag, ATP, AED m.m. De lønrelaterede omkostninger kan opgøres og indgå som de faktiske omkostninger eller - i overensstemmelse med DFI s regler - indgå samlet med nedenstående procentsatser for området på grundlag af realiserede udbetalte gager og lønninger, hvor producenten er pligtig til at afregne lønrelaterede omkostninger. For spillefilm og tv-fiktion 23 % og for kort- og dokumentarfilm 21 %. For skuespillergage accepteres 15 %, idet der ikke skal betales pensionsbidrag ifølge de nuværende overenskomster. Faktureret løn uden yderligere lønrelaterede omkostninger kan ikke indgå i beregningsgrundlaget. Diæter til medarbejdere, som er bosat udenfor FilmFyns område, når diæterne udbetales som en konsekvens af og imens, der produceres i FilmFyns område. Overtidsbetaling og rejsedage til medarbejdere, som er bosat udenfor FilmFyns område, når overtidsbetalingen og rejsedagene sker som en konsekvens af og imens, der produceres i FilmFyns område. FilmFyn A/S Budget- og revisionsinstruks gældende pr. 1. marts 2015 (ny overskrift 5/5 2015) Side 2 af 10

Faktureret løn/honorar til selvstændig erhvervsdrivende i FilmFyns område. - Løn, overtidsbetaling og lønrelaterede udgifter eller faktureret løn/honorar til nuværende studerende på den alternative filmuddannelse 18 Frames uanset den studerendes adresse og bopæl eller eventuelle selskabs adresse og beliggenhed. - Contingency / usikkerhedsmargin kan indgå ved budgetlægning med højst 10% af det totale Fyn-spend ekskl. omkostninger til projektudvikling, administrationsvederlag, færdiggørelsesgaranti, mellemfinansiering og collection agent. Budgetposten skal være anvendt eller udgået (i nul) ved regnskabsafslutning/modtagelse af revideret regnskab over realiseret Fyn-spend. - Administrationsvederlag kan indgå med 7% for spillefilm og 10% for tv-fiktion og kort- og dokumentarfilm af det totale Fyn-spend. FilmFyn følger Det Danske Filminstituts vejledning for området som er offentliggjort på DFI s hjemmeside og kopieret ind i nærværende dokument på side 7. Det er producentens revisor, der kontrollerer dokumentation for opgørelsen af Fyn-spend. 5. Moms FilmFyns indskud i produktionen er ikke en momspligtig aktivitet, hvorfor indskuddet i produktionen udbetales uden moms. 6. Budgetoverskridelser i Fyn-spend Budgetoverskridelser på poster i Fyn-spend, som sker ved ompostering af udgifter fra det øvrige totale produktionsbudget til Fyn-spend og dermed øger Fyn-spend men ikke størrelsen på det samlede totale produktionsbudget, godkendes uden betingelser. 7. Besparelser i Fyn-spend Såfremt det tilbudte Fyn-spend ikke realiseres kan FilmFyn regulere i tilskudets størrelse efter nærmere aftale i den enkelte kontrakt. 8. Det totale produktionsbudget Senest 6 måneder efter produktionens premiere skal Producenten indsende produktionens totale reviderede produktionsbudget. Produktionsregnskabet skal som udgangspunkt indeholde en specifikation af produktionsomkostningerne, samt indtægter der har reduceret produktionsomkostningerne (eksempelvis men ikke begrænset til frasalg af rekvisitter). Produktionsregnskabet skal endvidere indeholde en balance samt vedlægges en endelig finansierings- og tilbagebetalingsoversigt. 9. Budgetoverskridelser i det totale produktionsbudget Producenten er ansvarlig for og dækker eventuelle budgetoverskridelser i det totale produktionsbudget. Producenten kan indenfor det totale produktionsbudget modregne overskridelser af enkelte poster i besparelser på andre poster, såfremt besparelsen kan ske uden skadevirkning for FilmFyn A/S Budget- og revisionsinstruks gældende pr. 1. marts 2015 (ny overskrift 5/5 2015) Side 3 af 10

produktionen og kvaliteten. Godkendte budgetoverskridelser overføres som en udgift og tilbagebetales forlods til producenten med udlæg i filmens indtægter i henhold til filmens tilbagebetalingsplan. FilmFyn godkender ikke overskridelser af de - i det til enhver tid godkendte budget - fastsatte omkostninger til administration, honorar til instruktør og producere samt interne lønninger. 10. Besparelser i det totale produktionsbudget Besparelser i produktionsregnskabet, inklusiv uforbrugt usikkerhedsmargin, overføres som indtægt til filmen i indtægtsopgørelsen. 11. Markedspriser Investering fra FilmFyn ydes med udgangspunkt i budgetter og regnskaber, hvor udgifterne opgøres i markedspriser. Markedspriser ved budgetlægning I forbindelse med FilmFyns godkendelse af budgettet drøftes de enkelte hovedposter med henblik på at opnå et realistisk budget ud fra forventninger til markedspriser for de enkelte delydelser til projektet. Udgangspunktet vil være omkostningsniveauer fra tidligere produktioner som producenten, FilmFyn eller andre hovedinvestorer/støttegivere som Det Danske Filminstitut og de danske broadcastere har erfaring med. I tilfælde af, at der foreligger konkrete pristilbud på delydelser anvendes disse i budgetlægningen. Markedspriser i regnskabet I regnskabet skal indgå de konkrete afholdte udgifter opgjort i markedspriser. Markedspriserne skal som udgangspunkt dokumenteres. Henvisning til udgiftsoverslag i budgettet er ikke tilstrækkeligt. FilmFyn følger Det Danske Filminstituts vejledning til dokumentation og anvendelse af markedspriser, som er offentliggjort på DFI s hjemmeside og kopieret ind i nærværende dokument på side 5. Det er producentens revisor, der kontrollerer dokumentation for anvendelse af markedspriser. Producenten er forpligtet til at bevare og udlevere dokumentation til FilmFyn på forespørgsel herom på linje med øvrigt regnskabsmæssigt materiale. FilmFyn A/S Budget- og revisionsinstruks gældende pr. 1. marts 2015 (ny overskrift 5/5 2015) Side 4 af 10

FilmFyn A/S Budget- og revisionsinstruks gældende pr. 1. marts 2015 (ny overskrift 5/5 2015) Side 5 af 10

Bemærk: I forhold til administrative udgifter, som kan medtages separat i budgettet, er det i budgettet for Fyn-spend kun de udgifter, som i øvrigt overholder betingelserne for at kunne indgå i Fyn-spend, som kan medtages. FilmFyn A/S Budget- og revisionsinstruks gældende pr. 1. marts 2015 (ny overskrift 5/5 2015) Side 7 af 10

14. Indtægtsopgørelse FilmFyn anvender Det Danske Filminstituts regler for opgørelse af indtægter i henhold til DFI s Vilkår for støtte til spillefilm gældende pr. 1. oktober 2012 med ændrng af 12. juni 2014 og offentliggjort på DFI s hjemmeside. Jf. afsnittet side 4 vedrørende besparelser i produktionsregnskabet overføres uforbrugt usikkerhedsmargin (contingency) som indtægt til filmen i indtægtsopgørelsen. Såfremt produktionen er i konkurrence eller på anden måde er officielt med på en festival kan afholdte, dokumenterede omkostninger i forbindelse med festivaldeltagelse og lignende aktivitet fratrækkes i indtægtsopgørelsen inden der sker tilbagebetaling til FilmFyn. FilmFyn A/S Budget- og revisionsinstruks gældende pr. 1. marts 2015 (ny overskrift 5/5 2015) Side 8 af 10

15. Tilbagebetaling For spillefilm og tv-fiktion indgår FilmFyn en investeringsaftale, der blandt andet indeholder en tilbagebetalingsplan. Tilbagebetalingsplanen skal indeholde en oversigt over de enkelte prioriteter og de enkelte investorers indbyrdes placering og andel af indtægter. Typisk er FilmFyns andel af indtægterne (tilbagebetalingsprocenten) lig med støtteprocenten på tilsagnstidspunktet, medmindre andet aftales skriftligt. Støtteprocenten opgøres på baggrund af produktionens totale produktionsbudget (den samlede finansiering). For co-produktioner, hvor den danske producent ikke er hovedproducent opgøres FilmFyns støtteprocent på baggrund af den danske producents andel af det totale produktionsbudget. Tilbagebetaling af FilmFyns investering begynder, når den private investering er tilbagebetalt. Ved den private investering forstås producentens, co-producentens og andre investorers investering i filmen. Hvis producenten, co-producenten eller investor er en tv-station kan investeringen i en spillefilm ikke medregnes til den private investering. Hvis tv-stationens investering er i tv-fiktion kan investeringen medregnes til den private investering. Værdisætning af tv-stationens rettigheder ved investering i tv-fiktion aftales i de konkrete tilfælde og sættes i relation til produktionsbudgettet. Bidrag fra offentlige fonde, filminstitutter o.l. kan ikke indgå i den private investering. Størrelsen af den private investering opgøres på grundlag af det godkendte produktionsregnskab med tilhørende finansieringsplan. I tilfælde af forskellig tilbagebetalingstid mellem de private investorer, betragtes den private investering som tilbagebetalt, når der er tilbagebetalt en sum svarende til den private investering. Indtægter, som ifølge det godkendte produktionsregnskab er indgået i produktionens finansiering, herunder minimumsgarantier, presales mv. modregnes i filmens indtægter, inden der skal ske tilbagebetaling til FilmFyn. Indtægter omfattet af en minimumsgaranti medregnes i indtægtsopgørelsen fra det tidspunkt, hvor de indtægter, der vedrører minimumsgarantien, overstiger minimumsgarantien. FilmFyn respekterer normalt kutymemæssige aftaler om royalties samt tilbagebetaling til Nordisk Film og TV Fond, Eurimages etc. Tilbagebetalingen til FilmFyn i henhold til den godkendte tilbagebetalingsplan skal påbegyndes samtidig med modtagelsen af indtægtsopgørelsen, hvoraf det fremgår, at der skal ske tilbagebetaling. FilmFyn opretholder sin plads i tilbagebetalingsplanen indtil støttebeløbet er tilbagebetalt, eller 5 år fra biopremieren i DK regnet fra slutningen af det kvartal, hvor biopremieren i DK har fundet sted. Øvrige rettigheder - som anvendelse af PR-materiale og omtale af filmen - bevares og er uden tidsbegrænsning. I særlige tilfælde, hvor dette aftales på forhånd, kan FilmFyn kræve, at tilbagebetaling sker pro rata pari passu med tilbagebetaling af den private investering. FilmFyn A/S Budget- og revisionsinstruks gældende pr. 1. marts 2015 (ny overskrift 5/5 2015) Side 9 af 10