Y s MEN INTERNATIONAL Region Danmark 42652
VEJLEDENDE FORKLARENDE OG INSPIRERENDE. Indholdet i denne publikation skal alene modtages som vejledende, forklarende og være til inspiration for, hvorledes en ny Regionsledelse kan fungere. Regionsrådet og Regionsledelsen fastlægger selv i fællesskab de endelige bestemmelser. Publikationen er et bilag til 2. strukturændringsforslag. REGIONSLEDELSEN Regionen ledes af Regionsledelsen, bestående af Regionsleder (Regional Director) (RD), Regionsleder Elect (RDE) og Regionsleder Elect Elect (RDEE). Regionsledelsen skal således fortsat forestå den almindelige og daglige ledelse af organisationen, og Ledelsen har over for den internationale organisation, myndigheder og regionens klubber ansvaret for regionens økonomi, administration og samordning. Overordnede beslutninger overlades til Regionsrådet, som træffer den endelige beslutning, og som dermed får en mere kompetent rolle end hidtil. NY ORGANISATIONSSTRUKTUR Sektionerne videreføres ikke og regionsmedlemmer (RLM) vælges ikke mere. DG erne indtræder som medlemmer af Regionsrådet i den medlemsvalgte funktion i beslutningsprocessen. Generalforsamling Tjenesteledere (RSD) Regionsråd Regionsledelse (RD RDE-RDEE) RT Skatmester RSA Sekretær RSF IT - sekretær Distriktsledelser 166 Klubber 2
VALG TIL REGIONSSLEDELSEN Der ændres ikke på reglerne for valg af nyt medlem (RDEE) til Regionsledelsen. Kandidatforslag indsendes 6 uger forud for generalforsamlingen (VR 401), og udvælgelsen sker på selve generalforsamlingen. ROTATIONSPRINCIPPET Rotationsprincippet fastholdes. Hvert år vælges en ny Regionsleder Elect Elect (RDEE) på generalforsamlingen, og den 30. juni samme år udtræder den fungerende Regionsleder (RD) (jf. 11). YMCA-trekanten er anvendt som det visuelle udtryk for det samarbejde, som Regionsledelsen skal udnytte til gavn for klubberne. Dels er man tre om at løfte og løse opgaverne, dels er man tre til at inspirere hinanden, og dels kan ingen af de tre undværes for så vil trekanten falde fra hinanden. YMCA-trekantens sider symboliserer ånd, legeme og sjæl. De er ét og sammenhængende! Regionsleder Elect Elect (RDEE) kan godt stå i lære som kommende Regionsleder, selvom vedkommende tildeles nogle funktioner og opgaver fra dag ét i Regionsledelsen. Rekrutteringsvanskeligheder m.m. er en reel udfordring, som søges imødegået ved, at den samlede RD-funktionsperiode bliver på 3 år. Past Regionsleder (PRD) videreføres ikke bortset fra overgangsåret, klubåret 2017-18. Hidtil har tidligere regionsledere ikke været tilbageholdende med at dele deres erfaringen, selvom de for længst er udtrådt af ledelsen. KOLLEKTIV LEDELSE Regionslederen (RD) er fortsat den person, som har det overordnede ansvar for organisations virke og funktion, og hun/han er den person, som tegner organisationen i forhold til International Council, Area Council, distrikter, klubber og myndigheder m.v. Indadtil i organisationen deles RD erne imidlertid om at løse opgaverne. Fordelingen af ansvarsområder sker i vedtagelsen af en forretningsorden, som godkendes af Regionsrådet. Et eksempel på en forretningsorden følger sidst i dette hæfte. 3
I overgangsperioden klubåret 2017-18 indtræder Past Regionsleder (PRD) som medlem af Regionsledelsen (jf. 48). MØDEFREKVENS Det forventes, at der vil være behov for at samle Regionsledelsen med stabsfunktionærerne 4 gange om rådet. Imidlertid vil en række sager kunne afgøres ved anvendelse af elektroniske medier, hvilket reducerer behovet for egentlige møder, der hovedsageligt vil blive afviklet som dagsmøder. REGIONSLEDELSENS OPGAVER Regionsledelsens opgaver forbliver i princippet uændret i forhold til nugældende regler og praksis. Henvendelse fra og til klubber og distrikter sker forsat fra Regionsledelsen. Det nye er, at visse betydende beslutninger træffes af Regionsrådet. Skillelinjen mellem hvornår Regionsrådet træffer den endelige beslutning, og hvornår Regionsledelsens behandling er tilstrækkelig vil formentlig udvikle sig over tid, hvor en praksis kan danne grundlag for en justering af de eksempler, som er oplistet i Vedtægter og Regler (VR 404). Nogle men ikke udtømmende af Regionsledelsens opgaver vil være: At lede Regions Danmark. At have kontakt til International Council og International Hovedkontor. At holde Regionsrådet og klubberne løbende orienteret om væsentlige forhold af betydning for enhedernes daglige drift At betjene Regionsrådet At godkende og ekspedere charteransøgninger samt gennemføre chartring af nye klubber. At iværksætte regional ledertræning. At foranledige indkaldelse og afholdelse af møder i Regionsråd og Regionsledelse. At føre Regionens regnskab og foretage budgetkontrol. At vedligeholde, udvikle og løbende opdatere Regionens hjemmeside. At drage omsorg for forsvarlig opbevaring af Regionens arkivalier. At forberede, indkalde til og gennemføre den årlige generalforsamling. 4
At aflægge beretning om regionens virksomhed på generalforsamlingen. At deltage i samarbejdsmøder K-familien og andre samarbejdspartnere. At foretage indstilling i sager, der forelægges Regionsrådet til beslutning. At være repræsenteret i Regionsrådet. REGIONSLEDELSESMØDER Regionsledelsens møder vil i fremtiden bære præg af, at Ledelsen kun består af 3 medlemmer (+ PRD i klubåret 2017-18) og sekretariatsmedlemmer, hvorfor det bliver lettere og smidigere at beramme ledelsesmøder. En del sager vil også kunne afgøres på skriftligt/elektronisk grundlag. Der bliver næppe behov for andet end dagsmøder, hvilket vil have en omkostningsbesparende effekt. Ved klubårets begyndelse bør Regionsledelsen udarbejde en mødekalender gældende for hele klubåret. Regionslederen (RD) er mødeleder, og han/hun udarbejder motiveret dagsorden for ledelsesmødet, og de øvrige medlemmer forsynes med relevante bilag til belysning af sagerne. Sagerne afgøres så vidt muligt i enighed, men ved afstemning har hvert medlem én stemme. I tilfælde af stemmelighed, er Regionslederens (RD) stemme udslagsgivende. REGIONSLEDELSENS SEKRETARIAT Reglerne om, at Regionsledelsen kan udpege et sekretariat bestående af en regionssekretær og en eller flere sekretariatsmedarbejdere samt en regionsskatmester ( 15 og VR 409) videreføres uændret. Sekretariatet vil tillige være sekretariat for Regionsrådet. REGIONENS ØKONOMI Regionsledelsen har det daglige ansvar for Regionens økonomi, der løbende skal være ajourført. Der foretages budgetkontrol, og der fremlægges på hvert regionsrådsmøde en periodebalance og en statusopgørelse til godkendelse. Regionsledelsen udarbejder forslag til budget og kontingent til godkendelse på generalforsamlingen. Årsregnskabet med tilhørende bilag skal være revideret af den generalforsamlingsvalgte revisor. 5
KONTINUITET OG ARBEJDSFORDELING Begreberne kontinuitet og rotation er vigtige og centrale elementer i Region Danmarks organisationsstruktur. Dertil kommer rekrutteringsvanskeligheder som værende et reelt problem. Tanken er, at jo længere funktionstiden er, jo sværere vil det være at rekruttere tilstrækkelige klubmedlemmer til ledelsesopgaver. Derfor lægges der vægt på en samlet 3-årig funktionsperiode. Når regionsledelsesmedlemmerne (RLM) ikke længere er en del af Regionsledelsen, kan det synes uoverkommelig, at 3 RD ere kan magte opgaven at lede Region Danmark. Hidtil har denne opgave således som reglerne er beskrevet udelukkende være Regionslederens (RD) ansvar og opgave. Det nye er, at de 3 RD ere deles om de praktiske og administrative opgaver i en synergiskabende enhed, Regionsledelsen. Dette betyder, at Regionsleder Elect (RDE) og Regionsleder Elect Elect (RDEE) ikke kun deltager i ledelsesmøderne men aktivt deltager i løsningen af de daglige opgaver og løbende sager. I et tillæg til en forretningsorden aftaler ledelsesmedlemmerne, hvilke sagsområder den enkelte skal have det daglige ansvar for. Regionslederen (RD) er fortsat den person, som udadtil repræsenterer og tegner Region Danmark. AFGØRELSE AF SAGER Hvert medlem af Regionsledelsen har én stemme, såfremt en sag nødvendigvis skal afgøres ved afstemning. RD har den udslagsgivende stemme i tilfælde af stemmelighed. Hvis RD s indstilling og stemme bliver underkendt, kan RD forlange, at sagen indbringes for Regionsrådet, og at sagens effektuering stilles i bero indtil Regionsrådet har truffet afgørelse. SAGER TIL GENERALFORSAMLINGEN Hvis Regionsledelsen ønsker et emne behandlet på den årlige eller en ekstraordinær generalforsamling, udarbejdes motiveret forslag, som videresendes til Regionsrådet, der forsyner forslaget med sine bemærkninger inden dette optages på dagsordenen for generalforsamlingen. 6
ARKIVERING Der er udarbejdet en beskrivelse af, hvilket materiale, der skal gemmes i regionsarkivet, som bestyres af Hardernes Y s Men s Club. Nogle af Regionsledelsens dokumenter vil være omfattet af disse regler. OVERGANGSBESTEMMELSER Den nye struktur tænkes at træde i kraft den 1 juli 2017. Da der ikke er ændringer i distrikternes antal og udstrækning, og da distrikterne har valgt DG ere, DGE ere og DGEE ere, ses der ingen praktiske vanskeligheder for effektueringen. Regionsledelsen kan fungere fra det nye klubårs begyndelse. Det er dog et ønske, at Past Regionsleder (PRD) fortsætter som medlem af Regionsledelsen i klubåret 2017-18. 7
EKSEMPEL PÅ FORRETNINGSORDEN FOR REGIONSLEDELSEN 1 I medfør af 11 i Region Danmarks love ledes Regionen af Regionsledelsen, bestående af Regionsleder (Regional Director) (RD), Regionsleder Elect (RDE) og Regionsleder Elect Elect (RDEE). Regionsledelsen leder Regionen i samarbejde med Regionsrådet ( 13 og VR 404-405). 2 Regionsledelsen arbejder på grundlag af Y s Men International s formål og i respekt af Regions Danmarks værdisæt: I Y's Men Region Danmark indbyder vi mennesker til at være med i et fællesskab, der er baseret på en kristen livsopfattelse og som skabes på tværs af det enkelte menneskes sociale og faglige forhold. Vi mødes, fordi vi tror på, at det enkelte menneskes oplevelse af sit eget liv bliver størst i gode relationer til andre mennesker. Vi tror på, at vi med udsyn til og tjeneste for det omgivne samfund kan være med til at støtte en verden, der bygger på fællesskab, gensidig respekt og et kristent livssyn. Vi tror på, at vi kan informere og øge det enkelte menneskes kendskab til samfundsmæssige, religiøse og sociale forhold - såvel nationalt som internationalt - og dermed opbygge en viden, der kan bruges til styrkelse af den enkeltes bevidsthed om ansvar og lederskab. Vi vil i vort virke arbejde ud fra en sammenhængende livs forståelse, hvor ovenstående elementer er tydelige og fremmer et positivt fremsyn. 3 Regionsledelsen holder møde efter behov dog mindst 4 møder i klubåret. Regionsledelsen træffer beslutning om og bekendtgør, hvornår og hvor ordinære møder skal afholdes. 4 I møderne deltager de af Regionsledelsen udpegede sekretærer og regionsskatmesteren uden stemmeret (jf. 15 og VR 409). Regionslederen kan indkalde tjenesteledere og andre til at deltage i forbindelse med konkrete sager (VR 410). 5 Regionsledelsen træffer sine beslutninger i møder, men kan efter behov udføre sine forretninger skriftligt, elektronisk eller telefonisk (VR 405), jf. dog 8. 8
6 Indkaldelse til møder sker ved udsendelse af dagsorden udfærdiget af RD/RSA og udsendt via mail senest 1 uge før mødet. Bilag til punkter der skal behandles på mødet gøres tilgængelige på Regionens intranet og udsendes til Regionsledelsen senest samtidig med mødeindkaldelsen. Punkter der ønskes på dagsordenen, skal fremsendes til RD og RSA med relevante bilag eller i kommenteret form senest 14 dage før mødet. Dagsordenen er åben og offentliggøres på Regionens intranet for alle klubmedlemmer senest 1 uge før mødet, men med mulighed for en lukket del. Referat offentliggøres på Regionens Intranet. Punkter under den lukkede dagsorden er fortrolige og offentliggøres ikke. Ved mødets begyndelse godkender Regionsledelsen dagsordenen eventuelt med tillæg af yderligere punkter. Finder et ledelsesmedlem at et tillægspunkt til dagsordenen ikke er tilstrækkeligt oplyst, kan vedkommende kræve, at endelig beslutning udskydes til næste ledelsesmøde eller ved beslutning gennem mailkorrespondance. 7 Regionslederen, eller ved dennes forfald Regionsleder Elect (RDE), leder Regionsledelsens møder og afstemninger evt. med bistand af en ordstyrer. Regionsledelsen er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er Regionslederens stemme afgørende. Regionslederen kan anmode enhver om at deltage i behandlingen af enkeltsager. 8 Regionsledelsen har besluttet at opdele sine opgaver i tre ansvarsområder, der fordeles blandt ledelsesmedlemmerne, som dermed får hvert sit særlige og primære ansvarsområde. Opdelingen er angivet i Tillæg A til denne forretningsorden. Regionslederen respektive den områdeansvarlige - kan på Regionsledelsens vegne afgøre sager, som ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl. Sådanne afgørelser sendes umiddelbart efter på mail til Regionsledelsens øvrige medlemmer og forelægges Regionsledelsen til efterretning på førstkommende møde. 9
Regionslederen kan overlade såvel informative, administrative som repræsentative opgaver til de enkelte medlemmer. På Regionsledelsens møder orienteres om de opgaver, der er ekspederet på denne måde siden sidste møde. 8 Regionslederen drager omsorg for udførelsen af Regionsledelsens beslutninger. 9 Regionsledelsens beslutninger indføres i et beslutningsreferat der udfærdiges af RSA. Referatet nummereres fortløbende med mødenummer og klubår. Referatet udsendes via mail til mødeberettigede senest 7 dage efter mødets afholdelse. 10 Kontakt og udtalelse til medierne varetages af Regionslederen, der kan uddelegere enkeltsager til andre. 11 Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles på et møde i Regionsledelsen og kan ændres ved almindelig stemmeflerhed. Dog kan der ikke foretages ændringer, der strider mod bestemmelserne i Region Danmarks love og vedtægter og retningslinjer. 12 Denne forretningsorden træder i kraft med virkning fra den 1. juli 2017 og samtidig ophæves forretningsorden af 12. august 2016. Således vedtaget på ledelsesmødet på xxx den xx.xx.2017 gældende for klubåret 2017/2018. Nn Nn 10
TILLÆG A - EKSEMPEL Eksempel på fordeling af ansvarsområder i Regionsledelsen: Opgave Ansvarlig Stedfortræder Indkaldelse, dagsorden til ledelses- og rådsmøder RD RDE Formand og mødeleder, ledelsesmøder RD RDE Formand og mødeleder, regionsrådsmøder RD RDE Repræsentation i Regionsrådet Alle Alle Talsmand til presse, Region, International RD RDE Planlægning og styring af regionskonference RD RDE Planlægning og afvikling af generalforsamling RD RDE Deltagelse i Area- og Internationale arrangementer RD RDE Kontakt med og inspiration til Distriktslederne Alle Alle Regionens økonomiske forhold, regnskab, budget RDE RD Regionens medlemsstatistik og eksterne registreringer RDE RDEE Kontakt med og inspiration af klubber RDE RDEE Regionens hjemmeside RDE RD Chartring af nye klubber RD RDE Kontakt med og inspiration af tjenesteledere RDE RDEE Udarbejdelse af funktionsbeskrivelser for RSD RDEE RDEE Kontakt til distriktsassistenter, skatmester, sekretær RD RDE Uddannelse og træning RDE RDEE Planlægning og afvikling af præsidentmødet RDE RDEE Etablering af nye regionsprojekter RDE RDEE 11