Side 1 af 5 Domstolsstyrelsens Årsberetning 2001 OM PERSONDATALOVEN Indhold: Domstolstyrelsens tilsynsopgave s. 2 Anmeldelse af domstolenes persondatabehandling s. 2 Konkrete sager vedrørende persondataloven s. 3 Retslister og domsresuméer på hjemmesider s. 4 Bilag s. 5 ISSN 1601-7137 Persondataloven og behandlingen af persondata Persondataloven - lov nr. 429 af 31. maj 2000 - har som hovedformål at sikre, at personoplysninger
Side 2 af 5 ikke misbruges eller kommer til uvedkommendes kendskab. Loven gælder for alle behandlinger af personoplysninger, der foretages ved elektronisk databehandling, eller som indeholdes i et register, for eksempel en sagliste. Loven finder som udgangspunkt anvendelse på alle domstolenes sagsområder. Visse af lovens bestemmelser finder imidlertid ikke anvendelse på behandlinger, der foretages for domstolene på det strafferetlige område. Persondataloven gælder ikke for Færøerne og Grønland. Det fremgår af lovens 68, stk. 3, at Domstolsstyrelsen offentliggør en årlig beretning om dens virksomhed. Domstolsstyrelsens tilsynsopgave Domstolsstyrelsens tilsynsopgave vedrører administrationen af persondataloven på domstolenes område. Det er således Domstolsstyrelsens opgave at yde råd og vejledning vedrørende registrering og videregivelse af personoplysninger. Desuden behandles anmeldelser af persondatabehandlingen, og der afholdes tilsynsbesøg hos domstolene. Domstolsstyrelsens kompetence vedrørende tilsynet med domstolene er reguleret i persondatalovens 67 og 68. Det følger heraf, at Domstolsstyrelsen fører tilsyn med domstolenes behandlinger af personoplysninger på det administrative område. Desuden fører styrelsen tilsyn med overholdelsen af reglerne for sikkerhed både på det judicielle og det administrative område. Domstolsstyrelsen påser både af egen drift og efter klage fra en registreret, at behandling finder sted i overensstemmelse med persondataloven og de dertil hørende regler og sikkerhedsforskrifter. Hvis en borger gør indsigelse mod en domstols behandling af personoplysninger, træffer domstolen derimod selv afgørelse herom, når det drejer sig om det judicielle område. Domstolens afgørelse kan ifølge persondatalovens 67, stk. 3, 2.pkt, kæres til højere ret. Kære sker i øvrigt efter de almindelige regler i retsplejeloven. Domstolsstyrelsen har tidligere udsendt en generel vejledning til domstolene om behandling af persondata, en vejledning om anmeldelse af behandling af persondata samt en vejledning om de registreredes rettigheder efter persondataloven. Bekendtgørelse nr. 535 af 15. juni 2000 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, der behandles for domstolene, har en række krav om uddybende sikkerhedsforanstaltninger. Disse krav opfyldes af Domstolenes Sikkerhedsinstruks og Domstolsstyrelsen har på denne baggrund besluttet ikke at udsende en vejledning til bekendtgørelse nr. 535. Domstolsstyrelsens tilsynsopgave svarer til den opgave, som Datatilsynet udfører med hensyn til den offentlige forvaltning og det private erhvervsliv. På baggrund af den klart sammenlignelige opgave søger Domstolsstyrelsen så vidt muligt at tilrettelægge tilsynsopgaven i samklang med de normer, som Datatilsynet fastlægger for sin tilsynsvirksomhed. Domstolsstyrelsen og Datatilsynet samarbejder i øvrigt, i det omfang det er nødvendigt for at opfylde deres pligter, navnlig ved at udveksle alle relevante oplysninger. Samtidig med persondatalovens ikrafttræden er også tilsynet med tinglysningssystemet henlagt til Domstolsstyrelsen. Domstolsstyrelsen vil i februar 2002 foretage det første tilsynsbesøg efter persondataloven og tinglysningsloven.
Side 3 af 5 Anmeldelse af domstolenes persondatabehandling Domstolenes behandling af fortrolige oplysninger skal anmeldes til Domstolsstyrelsen, der skal udtale sig om anmeldelserne og skal lave en samlet fortegnelse over anmeldelserne. Fortegnelsen skal være offentligt tilgængelig. I 2001 har styrelsen modtaget og godkendt anmeldelser fra domstolene om behandlingen af personoplysninger. De godkendte anmeldelser kan ses i Domstolsstyrelsen, Administrationskontoret. Domstolenes anmeldelser af behandlingen af personoplysninger er i sagens natur forholdsvis ensartede og langt den største del af anmeldelserne er da også foretaget på grundlag af de standarder, som Domstolsstyrelsen har udarbejdet for sagsområderne skiftesager (henholdsvis dødsbosager og andre skiftesager), civilsager, fogedsager, notarialsager, tvangsauktionssager, straffesager og Almindelig Journalsager. Behandlingen af personoplysninger ved byretterne foretages som altovervejende hovedregel på samme måde og ved anvendelse af ens edb-systemer. På baggrund af erfaringerne med de meget ensartede anmeldelser, har Domstolsstyrelsen efterfølgende i to tilfælde valgt at udforme "fællesanmeldelse" til brug for ændringsanmeldelser til henholdsvis straffesagsområdet vedrørende behandlingen af straffuldbyrdelsessager og Almindelig journal-området vedrørende behandlingen af fordringer tilkendt statskassen. Såfremt det viser sig, at domstolene i overvejende grad tilslutter sig princippet om fællesanmeldelse, er det tanken, at Domstolsstyrelsen fremover så vidt muligt vil udarbejde fællesanmeldelser, når ny eller ændret lovgivning giver anledning til det. Konkrete sager vedrørende persondataloven Domstolsstyrelsen har i 2001 behandlet en række konkrete sager af mere generel interesse vedrørende domstolenes persondatabehandling. Offentliggørelse af personnumre i Statstidende: Domstolsstyrelsen har til en intern arbejdsgruppe udtalt, at personnumre kun må offentliggøres i annoncer i Statstidende for så vidt angår proklamaer i dødsboer, jf. lov om Statstidende 5 stk. 3, og 54 i lov om Det Centrale Personregister. Der er ikke for tiden hjemmel til at offentliggøre personnumre i andre typer af annoncer i Statstidende. Offentliggørelse af oplysninger fra tinglysningsregistrene i Nettidende. En borger, der har beskyttet adresse, henvendte sig til Datatilsynet i anledning af, at vedkommendes navn og adresse var blevet offentliggjort i Nettidende i forbindelse med en ejendomshandel. Nettidende er den elektroniske udgave af Tingbladet, en afdeling af Statstidende, der redigeres af Statens Information. Datatilsynet besvarede henvendelsen med en redegørelse for de gældende regler inden for tinglysningsområdet og konkluderede, at offentliggørelsen var sket i henhold til lov, og at der derfor ikke var mulighed for at begære de offentliggjorte oplysninger slettet. Datatilsynet videresendte samtidig henvendelsen til Domstolsstyrelsen med henblik på behandling af spørgsmålet om, hvorvidt videregivelsen af oplysninger fra tinglysningsregisteret til Statens Information (Nettidende) var lovlig. Domstolsstyrelsen konstaterede, at videregivelsen af oplysningerne til Statens Information var sket lovligt i henhold til tinglysningsloven 14, stk. 1, og de uddybende regler i cirkulære nr. 190 af 15. december 1995 om tinglysning i den elektroniske tingbog.
Side 4 af 5 Imidlertid fremgår det af 22, 2. pkt, i bekendtgørelse om forskrifter for tinglysningsregistrene, at oplysninger om cpr-nummer og ejers adresse, der er beskyttet, ikke videregives. Domstolsstyrelsen udtalte, at denne bestemmelse efter Domstolsstyrelsens opfattelse skaber hjemmel for, at det i forbindelse med tinglysning af dokumenter i anledning af køb af fast ejendom er muligt at anmode tinglysningskontoret om at undlade videregivelse til Statens Information (Nettidende) af ejers adresse og dermed formentlig også oplysning om ejendommens beliggenhed. Det er imidlertid tvivlsomt, om bestemmelsen kan udstrækkes til at undlade videregivelse af ejers navn og ejendommens matrikelnummer. En endelig afgørelse af spørgsmålet henhører under tinglysningsdommerens domsmyndighed. Retslister og domsresuméer på hjemmesider Domstolenes nye muligheder for at offentliggøre oplysninger via hjemmesider har rejst spørgsmål om, hvorvidt og i hvilket omfang persondataloven sætter begrænsninger for domstolenes offentliggørelse af oplysninger fra retslister og i domsresumeer. Efter at spørgsmålet har været drøftet med Datatilsynet, har Domstolsstyrelsen udsendt cirkulæreskrivelse om dette til domstolene. Cirkulæreskrivelsen er optrykt som bilag til beretningen. Oplysningspligt i forbindelse med auktionsanmodninger. Domstolsstyrelsen har modtaget en forespørgsel om, hvorvidt der efter persondatalovens 29 skal ske underretning af ejeren af en ejendom, for hvilken der er modtaget auktionsanmodning, i et tilfælde, hvor auktionsanmodningen afventer behandling af en allerede indgivet anmodning. Det er Domstolsstyrelsens opfattelse, at en auktionsbegæring som hovedregel indeholder personoplysninger i persondatalovens forstand, at registreringen af auktionsanmodningen er tilstrækkelig til at der er tale om behandling i persondatalovens forstand, og at der er oplysningspligt efter persondatalovens 29, idet oplysningerne er indsamlet hos en anden end den registrerede. Dog gælder oplysningspligten ikke, hvis den registrerede allerede er bekendt med de forhold, der skal gives underretning om, hvis videregivelsen af oplysningerne er fastsat ved lov, eller hvis underretning af den registrerede viser sig umulig eller uforholdsmæssig vanskelig. Persondatalovens 30 indeholder yderligere bestemmelser om, at oplysningspligten ikke gælder, hvis den registreredes interesse i at få kendskab til oplysningerne findes at burde vige for afgørende hensyn til private interesser eller af hensyn til offentlige interesser. Domstolsstyrelsen har udtalt, at det konkret må vurderes af sagsbehandleren, om der skal gives underretning til ejeren af den ejendom, hvorom der er indgivet auktionsbegæring. Som udgangspunkt skal den registrerede (ejeren) underrettes om registreringen af en auktionsanmodning. Oversigt over lovgivning, bekendtgørelser og vejledninger Lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger, som ændret ved lov nr. 280 af 25. april 2001. Bekendtgørelse nr. 532 af 15. juni 2000 om undtagelse fra pligten til anmeldelse af visse behandlinger, som foretages for domstolene. Bekendtgørelse nr. 535 af 15. juni 2000 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for domstolene. Domstolsstyrelsens generelle vejledning af 1. december 2000 om persondataloven. Domstolsstyrelsens vejledning af 1. december 2000 om anmeldelsesordningen m.v. inden for
Side 5 af 5 domstolsområdet efter persondataloven. Domstolsstyrelsens vejledning af 1. december 2000 om de registreredes rettigheder efter persondataloven. Cirkulæreskrivelse af 3. december 2001 til domstolene om retslister og domsresuméer på hjemmesider. Bilag Cirkulæreskrivelse af 3. december 2001 til domstolene om retslister og domsresuméer på hjemmesider.