Q&A om Science without Borders Version: 12-05-14 12. maj 2014 J.nr. 2011-6332-01 STH 1. Hvordan opfatter brasilianerne graden af forpligtelse i forhold til det antal, de danske universiteter har meldt ind? Er det et minimum eller maximum antal? Er der afsat tilstrækkeligt med stipendiemidler i CAPES til at finansiere det antal personer, Danmark har meldt ind? Fordeles stipendier efter først til mølle? Forventes ikke at blive et problem. Dog har CAPES nævnt den lave søgning til Danmark og ønskede større promoveringen af programmet i DK. 2. Beskrivelsen i aftalen lægger op til, at de danske universiteter slår pladserne op og udvælger den bedst egnede kandidat, som efterfølgende søger CAPES eller CNPq om et stipendium. Kan man risikere, at CAPES/CNPq ikke bevilger stipendier til personer, de danske universiteter har godkendt? I så fald skal vi vel sikre os, at det står i opslaget, at vi kun kan tage imod ph.d. ere og postdocs, der får stipendier fra CAPES eller CNPq. Forventes ikke at blive et problem, da programmet synes at have rigeligt med midler. Ved udarbejdelsen af letter of acceptance kan man skrive, at LoA gælder kun i tilfælde af, at CAPES eller CNPq bevilliger penge. 3. I de fleste tilfælde, vil vi på RUC have en temmelig god ide om hvem, vi ønsker at invitere, fordi opslaget vil blive baseret på eksisterende forskningssamarbejder med brasilianske forskningsmiljøer. Hvor vigtigt er det for CAPES, at opslag bliver annonceret bredt? CAPES har fokus på, at programmet bliver anvendt mest muligt, men har ikke stillet krav om bred annoncering: Dog har de sendt flyers og har bedt sekretariatet om, at kendskabet til SwB-programmet bliver udbredt på universiteterne. 4. Er det afklaret, hvem der udbetaler stipendierne? Det er klart at foretrække, at stipendierne går direkte fra CAPES til den brasilianske studerende/postdoc. Brasilianske SwB-studerende i Danmark får stipendierne udbetalt direkte fra CAPES. En postdoc, der er ansat på et dansk universitet, skal have overenskomstmæssig løn, men der er ikke krav om ansættelse fra CAPES side. Der er ydermere blevet lavet et specielt kreditkort til brasilianerne, hvor de får udbetalt stipendiet på, så man undgår nogle af de gebyrer, som brasilianske banker normalt tager. (Artiklen er desværre kun at finde på portugisisk, men kan ses her: http://www.cienciasemfronteiras.gov.br/web/csf/views/- /journal_content/56_instance_vf2v/214072/2443286)
Når CAPES varetager ansøgningsproceduren udbetaler de pengene til de brasilianske ph.d.-studerende og postdocs, og ligeledes når CNPq varetager ansøgningsproceduren, udbetaler de stipendierne. 5. Hvordan bliver det administrative tilskud udbetalt? Danske Universiteter modtager 3500 Euro/år og videredistribuerer pengene til universitetet til én enkelt økonomikontaktperson per universitet. Der vil én gang årligt blive indkrævet penge fra Brasilien. Ved fulde ph.d.-forløb tager Danske Universiteter 1000 Euro det første år til dækning af administrative omkostninger, vedligeholdelse af hjemmeside etc. 6. Er de 18 temaer, som stipendierne uddeles inden for, beskrevet i detaljer nogen steder, eller er de blot overordnede temaer, som vi har en vis frihed til at definere? Temaerne er ikke detaljeret beskrevet, men det er aftalen, at alle udbudte programmer skal passe under (mindst ét af) de udmeldte temaer. Universiteterne har ikke mulighed for at lægge det samme opslag op under flere temaer og må vælge hvilket tema opslaget passer bedst under, i tilfælde af, at det passer ind flere steder. 7. Vi har fået mulighed for at melde ind på tre typer stipendier; sandwich ph.d., full ph.d. og postdocs. Er der beskrevet nogen steder hvad de forskellige typer indebærer i forhold til relation til hjemmeinstitution, varighed af ophold, etc.? Dette synes at ligge fast: 3-12 måneder til ph.d.-sandwich, max 48 måneder til en fuld ph.d. Bemærk, at reglerne gælder alle samarbejdspartnere og skal altså også dække lande, hvor en ph.d.-uddannelse er sat til 4 år man må gå ud fra, at max i Danmark vil være 36 måneder. Det er vurderingen, at SwB ikke umiddelbart muliggør 4+4- og 3+5-forløb. De ph.d.-studerende, der bliver indskrevet på et dansk universitet, skal følge de danske regler for ph.d.-uddannelsen, herunder om uddannelsens normering. 8. Skal SwB stipendiet beskattes? Reglerne for, hvornår en gæstestuderende evt. opfattes som skattepligtig i Danmark er ikke helt gennemskuelige. Samtidigt afhænger skattepligten af en række forhold, der er relateret til den enkelte sag (bl.a. længden af den studerendes ophold i Danmark). Det er den bosiddende skatteyders lokale skattemyndighed, der skal kontaktes for at få besvaret spørgsmålet. 9. Hvilke forhold gælder for de brasilianske ph.d.-studerende vedr. barsel, sygdom eller andre årsager til forlængelse? Det er ikke kun et spørgsmål om de ph.d.- studerendes rettigheder. De forskningsprojekter, de studerende involveres i risikerer at blive stoppet/forlænget i tilfælde af barsel, sygdom mv. Derfor ønskes der klarhed om hvilke regler, der gælder. Dette vurderes af CAPES ved hver enkelt sag, men den studerende kan godt søge om forlængelse. Det respektive universitet skal dog ved indskrivning på hele ph.d.-forløb 2
vurdere, om den ph.d.-studerende følger ph.d.-planen fuldt ud og dermed tage hensyn til dokumenteret sygdom, barsel og anden godkendt orlov, jf. ph.d.- bekendtgørelsens 10. CAPES har dog bekræftet, at det er muligt at fortsætte med at modtage SwBstipendiet under barselsorlov, og at den normale periode for kvinders barselsorlov i Brasilien er 4 måneder. 10. Forsikring: Udenlandske ph.d.-studerende, der ikke er ansatte, men alene indskrevne, er ikke dækket af universiteternes forsikringer. Vi anbefaler, at de tegner deres egen personlige forsikring. Men hvilken forsikring dækker hvis de ph.d.- studerende kommer galt af sted i forbindelses med deres forskning eller hvis de gør skade på materiel/udstyr i forbindelse med deres forskning? De brasilianske studerende får alle sundhedsforsikring dækket af CAPES på 90 Euro om måneden. For så vidt angår studerende kan universiteterne tegne ulykkesforsikring, jf. universitetslovens 22, stk. 3. Studerende herunder ikke-ansatte ph.d.-studerende vil være omfattet af arbejdsskadesikringsloven i de tilfælde, hvor de kommer ud for en arbejdsskade, hvis de udfører opgaver, der er til gavn for universitetet. Det vil sige, at et universitet er pligtigt til at anmelde skaden og vil komme til at betale for behandling af sagen og eventuel godtgørelse i den forbindelse (der er tale om objektivt ansvar). Det følger af cirkulære om statens selvforsikring 10, at institutionen har ansvar for retablering af skader mv. Af 11 fremgår det, at det som udgangspunkt ikke har betydning for institutionernes erstatningsansvar eller for institutionernes krav på erstatning fra andre, at der ikke er tegnet forsikring. Erstatningsansvaret og størrelsen af en eventuel erstatning fastlægges i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler, herunder erstatningsansvarsloven. Kan der gøres krav gældende mod et forsikringsselskab eller en skadevolder følger det af almindelige budget- og bevillingsregler, at institutioner, der har et erstatningskrav mod en skadevolder, skal gøre forsøg på at inddrive et sådant krav. Det vil derfor være hensigtsmæssigt, hvis de studerende har tegnet en ansvarsforsikring. 11. Hvem har instruktionsbeføjelsen? I nogle tilfælde vil ph.d.-studerende indgå i forskergrupper med en ledelse. Ved ansættelse er instruktionsforholdet klart. Ved indskrivning er de studerende og der kan være uklarhed om instruktionsbeføjelsen? Det forventes ikke at blive et problem, da alle SwB-studerende skal have en vejleder. Dog bemærkes det, at instruktionsbeføjelsen følger af ansættelsesforholdet. Der er altså ingen instruktionsbeføjelse og ingen ansættelsesretlige sanktionsmuligheder. 12. I forbindelse med sandwich ph.d.-modellen: Når udenlandske ph.d.-studerende er gæstestuderende (i f.eks. 6 mdr.) ved danske universiteter registreres de ikke på ph.d.-skolen, dvs. de indskrives ikke. Det skal måske heller ikke være tilfælde med SwB-studerende, men hvis de skal opnå en joint eller double degree eller på an- 3
den måde skal officielt stemples ind (f.eks. for at udløse et bench fee) på de danske universiteter, skal der beskrives en måde dette kan ske på. Universiteterne tilkendegav, at det vil være væsentligt at samtænke de danske regler for joint/double degrees med SwB-programmets krav. Flere universiteter udtrykte interesse for at benytte sig af muligheden for at (med)udstede joint/double degrees i forbindelse med sandwich-forløb. Da der per 1. september 2013 er kommet ny ph.d.- bekendtgørelse, har universiteterne mulighed for at lave joint og double degrees med udenlandske universiteter. Samtidig er det vigtigt, at universiteterne udarbejder letters of acceptance, så alle de brasilianske ph.d.-studerende er registreret i systemet et sted. 13. SwB-studerende får dækket rejseudgifter til og fra DK. Har de ressourcer til at dække øvrig rejseaktivitet i forbindelse med deres ph.d.-studier? Der forventes ikke at være SwB-midler til yderligere rejseaktivitet. Den generelle regel er, at der ikke er ekstra rejsemidler, men hvis de brasilianske ph.d.-studerende eksempelvis skal til en konference, der er vigtig for deres forskning, kan de søge midler via et request letter til CAPES eller CNPq og forklare vigtigheden af rejseaktiviteten. 14. Hvem har IPR til resultaterne af de brasilianske studerendes indsats? En passage i den overliggende ministeraftale præciserer spørgsmålet om IPR aftales i forbindelse med indgåelse af kontrakten med den enkelte studerende. 15. Hvem beslutter retningslinjerne for udvikling af den fælles hjemmeside? Danske Universiteters sekretariat har fra 1. december 2012 ansvaret for at værte hjemmesiden og udvikle videre på det koncept, ministeriet er kommet med. Sekretariatet vil trække på universiteterne for at få gode råd til dette arbejde. Fælles retningslinjer for det materiale, der fremgår af den fælles hjemmeside, vil være afgørende. Skulle der opstå uoverstigelig uenighed, der ikke kan afklares i underliggende fora, vil Rektorkollegiet blive bedt om at resolvere sagen. 16. Får ph.d.-studerende der er her på sandwichophold også 3500 Euro i tilskud til administration? Nej. I dette tilfælde vil de 3500 Euro blive divideret med 12 og ganget med det antal måneder de er her. Beløbet Danske Universiteter får det første år, vil samtidig blive nedjusteret efter samme princip. 17. Er der nogle formelle krav til måden det acceptance letter, de brasilianske studerende skal vedhæfte ansøgningen hos CAPES, skal udformes på? Nej. Der er ingen formel blanket eller krav til dette brev. Det skal selvfølgelig være et officielt underskrevet brev med universitetets stempel og information om den stude- 4
rende på. Tilføj gerne CPF-nummeret, der er den brasilianske version af vores cpr.nr og angiv, om der er tale om et ph.d. sandwich-forløb, et fuldt ph.d.-forløb eller et postdoc-ophold samt tilføj den brasilianske ph.d.-studerendes eller postdocs email. 18. Findes der nogen positiv-liste over anerkendte brasilianske universiteter? Nej, der er ikke udarbejdet en speciel positiv-liste over brasilianske universiteter i forbindelse med SwB, men følgende internationale rankings kan bruges; RUF (fra Folha de São Paulo) eller QS Latin America ranking. 19. Er der noget krav om, at brasilianerne skal vende hjem til Brasilien efter endt ophold i Danmark? For sandwich-ophold er der krav om, at den brasilianske studerende skal have min. 6 måneder tilbage af sit ph.d.-forløb inden hjemkomst til Brasilien for at kunne gøre sin afhandling færdig og nå at forsvare den i Brasilien. Ved postdoc skal man være opmærksom på, om der er krav om hjemkomst til Brasilien af den finansierende part hvis ph.d.-en blev taget i udlandet. Ved hele ph.d.-studier, og generelt, skal tiden i udlandet (i vores tilfælde Danmark) modsvares af en korresponderende periode i hjemlandet Brasilien, så hvis en ph.d.- studerende har været her i 3 år, skal personen efterfølgende være i Brasilien i minimum 3 år. 20. Er der krav til statsborgerskab for ansøgere til SwB? Ja, der er krav fra CAPES side om, at ansøgere til SwB skal være enten brasilianske statsborgere eller have permanent opholdstilladelse i Brasilien. De danske universiteter bør henvise den potentielle ansøger til CAPES eller CNPq, da det er et rent brasiliansk anliggende, hvem der er berettiget til et stipendium. 21. Foretager CAPES en pre-screening af ansøgere til SwB? Nej, i tilfælde af ph.d.ere og postdocs er der ikke tale om en særlig pre-screening for så vidt angår SwB. Der er altså ikke nogen test eller andre officielle SwB-dokumenter, som de danske universiteter kan få udleveret i forbindelse med deres vurdering forud for selve ansøgningen. Der stilles dog, som det klart fremgår af SwB-hjemmesiden, forskellige krav til ansøgerne http://www.cienciasemfronteiras.gov.br/web/csf/doutorado-sanduiche og der vil også være en formel vurderingen af ansøgeren i Brasilien forud for beslutningen om uddeling af stipendium. I og med at et af kravene til ansøgeren er at have en minimumskarakter på 3 i det brasilianske system, kan man godt sige, at der indirekte er tale om en pre-screening. De danske universiteter kan desværre ikke få udleveret SwB-vurderingen, da bedømmeren i Brasilien skal holdes anonym. 5
22. Hvem er ansvarlig for at indlevere ansøgningen til et sandwich-ophold? Det er den brasilianske studerende selv, der skal ansøge lokalt i Brasilien og ikke vejlederen i Danmark. Den brasilianske studerende søger online og herefter tjekker de brasilianske myndigheder alle relevante dokumenter, herunder LoA (letter of acceptance) fra det danske universitet. Bagefter kontrolleres dokumenterne af konsulenter fra de brasilianske universiteter og afgørelse om evt. tildeling af stipendier træffes. 23. Er der specifikke krav til engelskkundskaber i form af TOEFL-score eller IELTS? Fra CAPES side er der ingen krav, så det er op til universiteterne selv, at stille krav om engelskkundskaber. På Aarhus Universitet har man krav om en TOEFL-test med min. 560 point i den papirbaserede version eller 83 point i den online-version. Alternativt skal de score 6,5 point i IELTS. Disse krav kan de andre universiteter følge, hvis de ønsker det. Der er formentlig mulighed for, at både ph.d.-studerende og postdocs kan drage nytte af ordningen Inglês sem Fronteiras (English without Borders), hvor studerende kan tage engelsk-kurser online, se evt. http://www.myenglishonline.com.br/. 24. Skal brasilianerne vedlægge det originale bevis for engelskkundskaber ved ansøgningen? Nej, en kopi er tilstrækkeligt. 25. Er der ikke længere ansøgningsfrister på Science without Borders-aftalen? Jo, CAPES og CNPq har ændret procedurerne tilbage igen og der er derfor igen årlige ansøgningsfrister for ph.d.-studerende og postdoc, der søger om ophold i Danmark via SwB-aftalen. Ansøgningsfristerne gælder også stadig for modaliteterne Young Talent (JT) og Special Visiting Researcher (PVE), hvor forskere kan komme til Brasilien på ophold af 30-90 dages varighed på projekter af 2-3 år. Young Talent-delen fokuserer mest på at tiltrække unge, dygtige brasilianske forskere tilbage til Brasilien, som ellers lever i udlandet. Hvis et acceptance letter er udstedt i 2014, kan den studerende godt fortsætte sine studier i 2015, selvom programmet officielt slutter her. Derudover kan der være mulighed for at SwB-programmet fortsætter, hvis Dilma Rousseff bliver genvalgt for perioden 2014-2018, når der er valg i oktober 2014. 26. Er der kun 36 måneder til at lave en ph.d. for de brasilianske studerende? Officielt ja, da en dansk ph.d.-uddannelse varer 3 år, men CAPES i Brasilien har informeret sekretariatet om, at der vil være mulighed for at få ekstra finansiering på fulde ph.d.-forløb til brasilianske ph.d.-studerende, der befinder sig i Danmark på et SwBstipendium. 6
Det drejer sig om de op til tre måneder ekstra efter afleveret ph.d.-afhandling, hvor de brasilianske ph.d.-studerende kan risikere at skulle blive i Danmark uden at måtte arbejde på grund af visumregler. Der er derfor nu mulighed for, at de brasilianske ph.d.-studerende får fuld finansiering fra CAPES, når de venter på at forsvare deres ph.d.-afhandling, hvis hele perioden er skrevet ind i deres letter of acceptance inden påbegyndelse af ph.d.- studierne. Hvis ikke de tre måneder ekstra er skrevet ind i det originale LoA, kan de danske universiteter lave nye LoAs eller officielle breve efterfølgende og sende til CAPES eller CNPq som dokumentation for forlængelse pga. ph.d.-forsvar. 27. Er der mulighed for at danske forskere, der tager til Brasilien under modaliteten Special Visiting Researcher (PVE) kan forkorte opholdet, så de ikke behøver at være i landet i minimum 30 dage om året? Nej, dette er ikke muligt. 7