Y s MEN INTERNATIONAL Region Danmark 42652
VEJLEDENDE FORKLARENDE OG INSPIRERENDE. Indholdet i denne publikation skal alene modtages som vejledende, forklarende og være til inspiration for, hvorledes en ny Distriktsmanual kan se ud. Regionsrådet og Regionsledelsen fastlægger selv i fællesskab de endelige bestemmelser. Publikationen er et bilag til 2. strukturændringsforslag. EN HÅNDBOG Denne manual er tænkt som en opslags- og håndbog, som forhåbentlig kan bibringe læseren en fornemmelse af et distrikts opgaver om hvorledes en Distriktsledelse fungerer og løser opgaverne. MELLEMLEDERE I den nye struktur spiller Regionsledelsen er større og mere betydningsfuld rolle end hidtil. De overtager mange af de funktioner, som de nuværende sektionsledere (RLM) har haft, hvortil kommer, at de får sæde med et medlem - i de mere betydende Regionsråd samtidig med, at de forsat er bindeledet mellem Regionsledelsen og klubberne. Distriktsledelsernes hovedopgave bliver at lede organisationen på det lokale plan (distriktet) og at inspirere klubberne til aktivt klubliv med det hovedsigte at forøge bevidstheden om og interessen for Y s Men s bevægelsen. Distriktslederne er således i mindre grad budbringere med informationer, som kan og bliver distribueret gennem elektroniske kanaler (hjemmeside, nyhedsbreve m.v.), men i højere grad informatorer om Regionsledelsens og Regionsrådets arbejde samt observatører for klubbernes særlige og individuelle behov. Endvidere skal Distriktsledelserne inspirere til større bevidsthed om vores organisations mange forskellige kvaliteter. Klubbernes liv og vækst er fundamentalt. 2
NY ORGANISATIONSSTRUKTUR Generalforsamling Tjenesteledere (RSD) Regionsråd (RD ere + DG ere) Regionsledelse (RD RDE-RDEE) RT Skatmester RSA Sekretær RSF IT - sekretær Distrikter (danske + europæiske) 166 Klubber Sektionerne og dermed også sektionslederne (RLM) er ikke videreført i den nye struktur. Da sektionslederne hidtil har haft sæde i Regionsledelsen som regionsledelsesmedlemmer (RLM), er Regionsledelsen slanket til kun at bestå af de tre RD ere (RD, RDE og RDEE) dog med sædvanlig bistand fra et antal tjenesteledere og sekretariatsmedlemmer. Regionsrådet er blevet ophøjet til at være det øverste medlemsvalgte organ bortset fra generalforsamlingen. Regionsrådet består af Regionsledelsen og et medlem fra hver Distriktsledelse (DG, DGE eller DGEE) ( 14). Der er den nyskabelse, at Distriktsledelsen selv kan bestemme, om det er DG, DGE eller DGEE, som skal være Distriktets repræsentant i Regionsrådet (VR 407). Regionrådet får tillagt betydeligt flere beføjelser end det nuværende regionsråd. Organisatorisk er Distrikterne placeret - som hidtil mellem Regionsledelsen og klubberne. Distrikternes størrelse og antal besluttes som hidtil af Regionsrådet. En udvidelse af Region Danmarks område skal dog behandles af generalforsamlingen. En reduktion af distrikternes antal vil beror på, at der fremkommer ønske herom fra en eller flere distrikter. Regionsrådet kommer således til at bestå af de 3 RD ere + et medlem fra hver Distriktsledelse. Til at lede distrikterne skal der forsat være 3 Distriktsledere (DG, DGE og DGEE). 3
DISTRIKTSLEDELSEN Det hidtidige system med, at der vælges en Distriktsleder Elect Elect (DGEE) hvert år samtidig med, at der afgår en Distriktsleder (DG), fastholdes, men de 3 Distriktsledere (DG, DGE, DGEE) tænkes at indgå i en slags kollektiv ledelse af Distriktet. De medlemmer, som vælges til Distriktsledelse vælges bl.a. fordi de har stor erfaring i Y s Men s arbejdet, og dette bør udnyttes allerede fra dag ét, hvor man indtræder i Distriktsledelsen. Rotationsprincippet fastholdes, og der skal stadig være forskel på, om man er DG, DGE eller DGEE. Det vil være overladt til hver enkelt Distriktsledelse at bestemme, hvilke opgaver den enkelte Distriktsleder skal have det dagslige ansvar for, men det forventes, at Regionledelsen og Regionsrådet i samarbejder udarbejder en master for en kompetencefordelingsplan. YMCA-trekanten er anvendt som det visuelle udtryk for det samarbejde, som Distriktsledelsen skal udnytte i gavn for klubberne. Dels er man tre om at løfte og løse opgaverne, dels er man tre til at inspirere hinanden, og dels kan ingen af de tre undværes for så vil trekanten falde fra hinanden. YMCA-trekantens sider symboliserer ånd, legeme og sjæl. De er ét og sammenhængende! Distriktsråd (Regionsledelsen + 2 præsidiemedlemmer) videreføres ikke. Det betyder ikke, at pligten til at arrangere og indkalde klubmedlemmer til distriktsmøder bortfalder. De lidt stramme regler om et råd og møder i dette råd afløses af en generel og fleksibel bestemmelse om pligt til at holde 3 årlige møder (svarende til 2 rådsmøder og en distriktskonference). Distriktsledelsen kan have behov for at kunne betjene sig af et sekretariat, som typisk vil være et ønske om en sekretær, og en regnskabskyndig. Til at varetage Distriktsledelsens kommunikation m.v. kan der være behov for en webmaster eller en kommunikationsmedarbejder. OPGAVER I DISTRIKTET Som nævnt bliver Distriktsledelsen en meget vigtig del af organisationens samlede ledelsesstruktur. Lederrollen blive mere fremtrædende, og nogle hidtidige 4
praktiske skal-opgaver bliver ikke noget, der skal udføres men naturligvis kan realiseres. Udfordringerne er næppe ens i Nordjylland og på Sjælland, og derfor vil opgaverne også være forskellige. Ændringsforslaget rummer mulighed for at imødegå sådanne udfordringer på må netop den måde, som passer bedst til situationen. For at opfylde kravet om at være observatør for klubbernes særlige og individuelle behov er det nødvendigt at have kontakt til klubberne. Det overlades til Distriktsledelserne at vurdere, om dette skal ske ved egentlige klubbesøg eller på anden måde. Klubbernes ønske om besøg bør så vidt muligt imødekommes. Den indflydelse som Distriktsledelsen har ved at have et medlem i Regionsrådet betyder, at fortroligheden mellem klub og Distrikt bliver mere intens, og set i lyset af den omfattende elektroniske information, som Regionsledelsen udsender bl.a. via hjemmeside, nyhedsbreve og andre publikationer, er der plads til nytænkning for så vidt angår Distriktsledelsens kontakt med klubberne. Nogle med ikke udtømmende af Distriktsledelsens opgaver vil være: Formidling: Være Distriktets repræsentant i Regionsrådet og I denne position udøve et ledelsesansvar. Udtale sig på Distriktets vegne og arbejde på at fremme Distriktets synspunkter og holdninger i Regionsrådet. Ansvarlig for Distriktets arbejde med implementering af vedtagne beslutninger i Regionsrådet /Regionsledelsen. Være primusmotor for Distriktets aktiviteter og tilskynde klubberne til forsat positiv aktivitet. Forestå et årligt møde med klubberne med emner, som er tæt knyttet til Regionsledelsens og/eller Distriktsledelsens arbejde i Distriktet. Stå for rettidig fremsendelse af dagsorden med indhold til Distriktsledelsesmøder, hvor Distriktets målsætning til stadighed er hovedmålet. Distriktsledelsen skal deltage i det årlige præsidentmøde. Centrale funktioner 5
For at sikre fastholdelse og udvikling i Y s Men Region Danmark, skal Distriktsledelserne deltage i de træninger, som udbydes i Regionen. Distriktsledelsen gennemfører uddannelse i Distriktet, som blandt andet omfatter uddannelse af klubbernes præsidier. Distriktsledelsen skal gennemføre inspirationsdage for alle klubber i distriktet i emner, som klubberne og Regionen har udtrykt ønske om, eller emner som Distriktsledelsen finder aktuelle. Distriktsledelsen er ansvarlig for Distriktets økonomi, ved lægning af budget, så der er midler til rådig for afholdelse af de møder og aktiviteter der er vedtaget af Distriktsledelsen. Distriktsledelsen bør deltage i klubbens generalforsamling og i et præsidiemøde om året, for at opnå kendskab til klubbens sociale og arbejdsmæssige status. Distriktsledelsen skal fremkomme med forslag til kandidater til kommende medlemmer i Regionsledelsen og Distriktsledelsen samt til Tjenesteledere. Distriktsudvikling) Distriktsledelsen planlægger sammen med klubberne hvorledes, hvornår og hvordan Distriktets medlemsudvikling skal gribes an. Sammen med klubberne at arbejde med inspiration til medlemsudvalgene i klubberne om åbne klubmøder, hvor man tager imod de nye mennesker, der inviteres til disse møder. Sørge for at alle relevante udvalg i klubberne har kendskab til de af regionen udpegede Tjenesteledere med hver deres speciale og støtte. Inspirere klubberne til at tage del i egne distriktsarrangementer. Planlægge kommende års mødeaktivitet og gerne datoerne for faste møder de følgende 3 år, og meddele disse til klubberne og lægge dem tilgængelig på distriktets hjemmeside. Valg af Regionsledelsen og repræsentation i Regionsråd. For at skabe kontinuitet i Distriktsledelse og Regionsråd skal det aftales således at der er en passende overlapning fra Distriktet i Regionsrådet. 6
DISTRIKTSMØDER I modsætning til tidligere er der ikke fast rammer for afviklingen af distriktsmøderne. Kravet er, at Distriktsledelserne på den måde, der er bedst for det pågældende distrikt kommer i kontakt med og får bragt et budskab til klubberne. Distriktsmøderne kan således planlægges og afholdes, som hver Distriktsledelse finder mest hensigtsmæssigt. Mange distrikter vil sikkert tænke på distriktskonferencer som et unikt samlingspunkt for aktive medlemmer i distriktet under festlige rammer. Dette kan stadig lade sig gøre, men den sædvanlige tilknyttede generalforsamling er der ikke behov for. DELTAGELSE I REGIONSRÅDET Sektionerne videreføres ikke i den foreslåede nye struktur, og dermed er der heller ingen sektionsledere (RLM og RLME). Disse har imidlertid udført ganske vigtige funktioner, og disse funktioner søges bevaret i et vist omfang ved, at Regionsrådet får tillagt øget kompetence, og ved at beholde princippet om valg af mellemledere til et besluttende organ. Disse mellemledere rekrutteres nu fra Distriktsledelserne. Distriktsledelsen får pligt til at være repræsenteret i Regionsrådet. Denne pligt kan udøves på flere måder. I den interne funktionsbeskrivelse kan det eksempelvis bestemmes, at Distriktslederen (DG) er medlem af Regionsrådet. Alternativt kan man tænke sig, at specielle forhold i Distriktet gør det mere hensigtsmæssigt, at Distriktsleder Elect (DGE) indtræder i Regionsrådet og efterfølgende genvælges (som DG), således at vedkommende får sæde i Regionsrådet i 2 år. Der kan fremføres forskellige synspunkter for og imod den ene løsning frem for den anden, men metodevalget besluttes af Distriktsledelsen. Beslutningen gælder for et klubår ad gangen. Der er også åbnet mulighed for, at en Distriktsledelse kan lade sig repræsentere af et andet distrikt eller en anden person. Denne regel forventes at ville blive benyttet af de central- / østeuropæiske klubber. VALG TIL DISTRIKTSLEDELSEN 7
De nuværende regler foreskriver en bestemt fremgangsmåde ved valg af sektionslederen. Valgene sker på skriftligt grundlag. Dette princip anvendes ved nu valg af medlemmer til Distriktsledelsen, hvilket i praksis vil sige ved valg af ny Distriktsleder Elect Elect (DGEE). Denne metode giver alle klubber i distriktet lige muligheder for at øve indflydelse på valget, og samtidig består muligheden for at lave aftalevalg eller finde en kandidat efter en turnusordning. Den praktiske gennemførelse kan enten Distriktssekretariatet eller Regionssekretariatet tage sig af. Fremgangsmåden er enkel, og der findes egnede løsninger til at gennemføre valgene på elektronisk vis, hvis man foretrækker det. Distriktets klubber anmodes om forslag til kommende Distriktsleder Elect Elect (DGEE). Nomineringerne skal være forsynet med kandidatens skriftlige accept. Hvis der indkommer forslag til mere en én kandidat, udsender sekretariatet stemmesedler til samtlige klubber i distriktet. INTERN ARBEJDSFORDELING Distriktsledelsens tre medlemmer (DG, DGE, DGEE) skal lede Distriktet i fællesskab. Først og fremmest skal de støtte hinanden for at opnå det optimale i relation til klubberne. Det betyder også, at de kan aftale en intern arbejdsfordeling så alle ikke laver det samme, og at personlige kompetencer udnyttes bedst muligt. Der bør udfærdiges en intern funktionsbeskrivelse, hvori det eksempelvis beskrives, at Distriktslederen (DG) varetager funktioner og opgaver i relation til internationalt arbejde, til Regionsrådet og til Regionsledelsen. Distriktsleder Elect (DGE) kunne have det primære ansvar for alle anliggender i Distriktet, som f.eks. distriktsmøder, distriktets økonomi, særlige udfordringer i distriktet, og samarbejdsrelationer med andre distrikter. Distriktsleder Elect Elect (DGEE) kunne være Distriktets kontaktperson til/fra klubberne, og være personen som tilrettelægger eventuelle seminarer eller kurser, samt har kommunikationen med presse, regionshjemmeside, publikationer og information til klubberne i det omfang dette ikke sker på distriktsmøder eller på anden måde. Erfaringer i de enkelte distrikter kan tilsige en ganske anden arbejds- og opgavefordeling. Det er Distriktsledelsen, som bestemmer. INSPIRATION AF KLUBBERNES LEDELSE 8
Den vigtigste opgave for Distriktsledelsen er at inspirere klubbernes ledelse og være deres tillidsmand i organisationen. Hidtil er denne opgave blevet løst på DG s besøg i klubberne, men den nye Distriktsledelse får nu muligheden for at bearbejde udfordringer på individuelle måder, og man kan tilrettelægge sine egne rutiner. Distriktsledelsens sammensætning (DG, DGE og DGEE) muliggør, at flere initiativer kan iværksættes samtidig og sideløbende. Nogle emner egner sig bedst til at blive behandlet i et møde med klubben eller præsidiet, medens andre ansporer til et inspirationsarrangement eller fællesmøde, som kan have faglige eller underholdende toner. Der kan eksempelvis være behov for et specialkursus om momskompensation eller ønsket om at bevare en traditionel distriktskonference. DISTRIKTETS SEKRETARIAT Hidtil har distrikterne haft gavn af nogle stabsmedarbejdere, som f.eks. skatmester, sekretær og webmaster. I det omfang Distriktsledelsen har behov for hjælp til praktiske opgaver, kan dette rummes i den nye struktur, men det anbefales at overveje, at der er et rimeligt indhold til funktionsbeskrivelsen for sådanne stabsfunktioner. Det er opgavernes art og omfang, som er afgørende for stabsfunktionens etablering. I Distriktsledelsens overvejelser kunne eksempelvis indgå beslutning, om valg af Distriktsleder Elect Elect (DGEE) skal gennemføres af distriktet eller fra regionssekretariatet og vurdering af, om den elektroniske udvikling gør det mere attraktivt at lave et samarbejde med Regionens webmaster frem for at opretholde egen distriktshjemmeside. Der vil selvfølgelig være nogle økonomiske transaktioner, men måske er antallet af disse ikke større end, at regnskabsførelsen kan indgå i funktionsbeskrivelsen for Distriktslederen Elect (DGE). DISTRIKTETS ØKONOMI Distrikterne har fortsat behov for sin egen økonomi. Afholdelse af Distriktsmøder, udgifter til befordring af Distriktsledelsen og fremstilling af publikationer er blot nogle få eksempler på, at hvert distrikt har behov for noget økonomi. Regionsledelsen vil bidrage til disse udgifter med et bloktilskud udmålt pr. medlem i Distriktet. Dette tilskud vil næppe være tilstrækkelig til at dække alle udgifter i 9
distriktet, og derfor kan Distriktsledelsen være henvist til at opkræve deltagerbetaling til enkelte arrangementer eller træffe aftale om, at klubberne finansierer Distriktsledelsens ønskede aktiviteter med supplerende bidrag, f.eks. et beløb pr. medlem. DISTRIKETS AKTIVITETSKALENDER Distriktsledelsen bør udarbejde og vedligeholde en fortegnelse over alle de arrangementer, som på en eller anden måde har relation til klubberne i Distriktet. For at styrke klubbernes engagement i fællesskabet udenfor klublokalet, bør Distriktsledelsen med passende intervaller tydeliggøre attraktive arrangementer. Regionsledelsen opdaterer med jævne mellemrum fortegnelsen over såvel regionale som internationale begivenheder og aktiviteter, og disse registreringer kan Distriktsledelsen naturligvis gøre brug af sammen med de informationer, som Distriktsleden opnår ved deltagelse i Regionsrådet. ARKIVERING Der er udarbejdet en beskrivelse af, hvilket materiale, der skal gemmes i Regionsarkivet, som bestyres af Hardernes Y s Men s Club. Distriktsledelsen skal gøre sig bekendt med denne registrant og sørge for, at de beskrevne dokumenter indleveres til arkivet, som er etableret som et elektronisk arkiv. REDIGERING AF DISTRIKTSMANUALEN Denne Distriktsmanual skal udelukkende opfattes som et udkast til belysning af de overvejelser, som ligger til grund for Regionsledelsens 2. strukturforslag. Det endelige indhold kan først beskrives ordentligt, når strukturen er vedtaget og de forskellige organer (Distriktsledelser, Regionsråd og Regionsledelse) er på plads. Mange afsnit kræver en forudgående drøftelse og behandling i disse organer, men et udspil til en manual på nuværende tidspunkt kan formentlig bibringe læseren er større forståelse for, hvorledes tingene kan løses. 10
EKSEMPEL PÅ FORRETNINGSORDEN FOR REGIONSLEDELSEN. 1 I medfør af 19 i Region Danmarks love består Distriktsledelsen i [navn]distrikt af Distriktsleder (DG), Distriktsleder Elect (DGE) og Distriktsleder Elect Elect (DGEE). 2 Distriktsledelsen arbejder på grundlag af Y s Men International s formål og Region Danmarks love og vedtægter samt i respekt af Regions Danmarks værdisæt: I Y's Men Region Danmark indbyder vi mennesker til at være med i et fællesskab, der er baseret på en kristen livsopfattelse og som skabes på tværs af det enkelte menneskes sociale og faglige forhold. Vi mødes, fordi vi tror på, at det enkelte menneskes oplevelse af sit eget liv bliver størst i gode relationer til andre mennesker. Vi tror på, at vi med udsyn til og tjeneste for det omgivne samfund kan være med til at støtte en verden, der bygger på fællesskab, gensidig respekt og et kristent livssyn. Vi tror på, at vi kan informere og øge det enkelte menneskes kendskab til samfundsmæssige, religiøse og sociale forhold - såvel nationalt som internationalt - og dermed opbygge en viden, der kan bruges til styrkelse af den enkeltes bevidsthed om ansvar og lederskab. Vi vil i vort virke arbejde ud fra en sammenhængende livs forståelse, hvor ovenstående elementer er tydelige og fremmer et positivt fremsyn. 3 Distriktsledelsen holder møde efter behov dog mindst 4 møder i klubåret. Distriktsledelsen træffer beslutning om, hvornår og hvor ordinære møder skal afholdes, og møderne bekendtgøres forud på Distriktets hjemmeside. 4 I Distriktsledelsens møder deltager uden stemmeret, distriktsskatmester (DT), distriktssekretær (DS) og Webmaster. 5 Distriktsledelsen træffer sine beslutninger i møder, men kan efter behov udføre sine forretninger skriftligt, elektronisk eller telefonisk, jf. dog 8. 6 Indkaldelse til møder sker ved udsendelse af dagsorden udfærdiget af Distriktslederen (DG) og udsendt via mail senest 1 uge før mødet. Bilag til punkter der skal behandles på mødet gøres tilgængelige på Distriktets intranet eller på andet 11
aftalt medie og udsendes til Distriktsledelsens medlemmer senest samtidig med mødeindkaldelsen. Punkter der ønskes på dagsordenen, skal fremsendes til DG med relevante bilag eller i kommenteret form senest 14 dage før mødet. Dagsordenen er åben og offentliggøres på Distriktets intranet tilgængeligt for alle klubmedlemmer senest 1 uge før mødet - dog med mulighed for en lukket del. Referat offentliggøres på Distriktets Intranet. Punkter under den lukkede dagsorden er fortrolige og offentliggøres ikke. Ved mødets begyndelse godkender Distriktsledelsen dagsordenen eventuelt med tillæg af yderligere punkter. Finder et ledelsesmedlem at et tillægspunkt til dagsordenen ikke er tilstrækkeligt oplyst, kan vedkommende kræve, at endelig beslutning udskydes til næste ledelsesmøde eller ved beslutning gennem mailkorrespondance. 7 Distriktslederen, eller ved dennes forfald Distriktsleder Elect (DGE) leder Distriktsledelsens møder og afstemninger evt. med bistand af en ordstyrer. Distriktsledelsen er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er Distriktslederens stemme afgørende. Distriktslederen kan anmode andre om at deltage i behandlingen af enkeltsager. 8 Distriktsledelsen har besluttet at opdele sine opgaver i tre ansvarsområder, der fordeles blandt ledelsesmedlemmerne, som dermed får hvert sit særlige og primære ansvarsområde. Opdelingen er angivet i Tillæg A til denne forretningsorden. Distriktslederen respektivt den områdeansvarlige - kan på Distriktsledelsens vegne afgøre sager, som ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl. Sådanne afgørelser sendes umiddelbart efter på mail til Distriktsledelsens øvrige medlemmer og forelægges Distriktsledelsen til efterretning på førstkommende møde. Distriktslederen kan overlade såvel informative og administrative, som repræsentative opgaver til de enkelte medlemmer. På Distriktsledelsens møder orienteres om de opgaver, der er ekspederet på denne måde siden sidste møde. 12
9 Distriktslederen drager omsorg for udførelsen af Distriktsledelsens beslutninger. 10 Distriktsledelsens beslutninger indføres i et beslutningsreferat, der udfærdiges af Distriktslederen eller Distriktets sekretær. Referatet nummereres fortløbende med mødenummer og klubår. Referatet udsendes via mail til mødeberettigede, og offentliggøres på Distriktets hjemmeside. 11 Kontakt og udtalelse til medierne varetages af Distriktslederen, der kan uddelegere enkeltsager til andre. 12 Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles på et møde i Regionsledelsen og kan ændres ved almindelig stemmeflerhed. Dog kan der ikke foretages ændringer, der strider mod bestemmelserne i Region Danmarks love og vedtægter og retningslinjer. 12 Denne forretningsorden træder i kraft den xx.xx.xxxx. Samtlige tidligere forretningsordener ophæves hermed. Således vedtaget på distriktsledelsesmødet den xx.xx.xxxx gældende for klubåret 2017-18. Nn DG 2017-18 Nn Sekretær 13
TILLÆG A - EKSEMPEL Fordeling af ansvarsområder i Distriktsledens for xxx distrikt: Opgave Ansvarlig Stedfortræder Indkaldelse, dagsorden til ledelsesmøder DG DGE Repræsentation i Regionsrådet DGE DGEE Talsmand til presse, Region, International DG DGE Distriktets økonomi og budget DGEE DGE Området Aktivt og inspirerende klubliv DG DGE Information og kommunikation til/fra klubberne DG DGE Planlægning af tre distriktsmøder DGE DGEE Deltagere og aktører i distriktsmøder Alle alle Vejledning og råd til klubbernes ledelse og udvalg DGE DGEE Rapporter til Regionsledelsen DG DGE Kontakt til distriktsassistenter, skatmester, sekretær DGEE DGE Uddannelse og træning, præsidier DGE DG, DGEE Deltagelse i Regionens generalforsamling DG DGE Kontakt til og information om tjenesteledere DGEE DGE Opmærksomhed på klubber under 15 medlemmer DGE DGEE Opmærksomhed for klubberne pengerejsende aktiv. DGE DGEE Opmærksomhed for medlems- og klubtilgang DG DGE 14