Moderniseringen af EU s regnskaber Bedre information om forvaltningen og større åbenhed Vejledning i EU s nye metode til regnskabsaflæggelse EUROPA-KOMMISSIONEN
Bedre forvaltning af offentlige midler Finansiel information af høj kvalitet er af afgørende betydning for en effektiv forvaltning inden for den offentlige sektor. Med sin regnskabsreform i 2005 har EU nu fast kurs mod et system for regnskabsaflæggelse i verdensklasse. Det centrale punkt i reformen er skiftet fra det traditionelle kasseregnskabsprincip til det mere præcise og effektive periodiseringsprincip. Dette er ikke blot en teknisk ændring, men en dybtgående ændring af hele forvaltningskulturen. Ændringen er afgørende for at kunne sikre en effektiv kontrol med udgifterne, begrænse risikoen for fejl til et minimum og forbedre den daglige forvaltning af EU-midler. Det er min faste overbevisning, at disse forbedringer vil få en klar langtids-effekt på EU s ydeevne og medføre konkrete fordele for EU-borgerne. Dalia Grybauskaitė Kommissær for finansiel programmering og budget Ansvarlighed og åbenhed Ved fastlæggelsen af sine nye regnskabsregler har Europa-Kommissionen anvendt de internationale regnskabsstandarder for den offentlige sektor. Dette er et vigtigt led i reformen af den finansielle forvaltning og et afgørende skridt i retning af fuld åbenhed i regnskabsaflæggelsen. European Federation of Accountants støtter helt og holdent, at statslige myndigheder og offentlige organer anvender periodiserede regnskaber, da dette skaber øget ansvarlighed og åbenhed i regnskabsaflæggelsen og medfører bedre information til gavn for planlægning og forvaltning. Det er vort håb, at det skridt, som EU og en række statslige myndigheder og offentlige organer har taget, vil tilskynde andre til at indføre lignende standarder, hvilket vil resultere i en mere gennemskuelig, præcis og sammenlignelig information inden for den offentlige sektor både i og uden for Europa. David Devlin Formand for European Federation of Accountants
Periodiseret regnskab kort fortalt Kasseregnskab over for periodiseret regnskab Periodiseret regnskab kan bedst beskrives ved at sammenligne det med det mere traditionelle kasseregnskab: Ved kasseregnskab registreres transaktionerne først, når der modtages eller udbetales kontanter. Kasseregnskabet sondrer (i modsætning til periodiseret regnskab) ikke mellem erhvervelsen af et aktiv og betalingen af en udgift begge dele betragtes blot som»betalinger«. Periodiseret regnskab inden for den offentlige sektor globalt set OECD-lande, der anvender et periodiseret grundlag for konsoliderede regnskaber ( 1 ): Australien Canada Finland Frankrig Grækenland New Zealand Sverige Schweiz Ved periodiseret regnskab registreres eres transaktionerne, når de finder sted: Hvis et EU-finansieret projekt fremsender en regning i december, registreres den i samme måned, også selv om betalingen først vil finde sted det følgende år. Fordele ved periodiseret regnskab Det Forenede USA Island Italien Kongerige ( 1 ) Kilde: Organisationen for Økonomisk Samarbejde og Udvikling (OECD). ( 2 ) Periodiseret med visse kasseregnskabselementer ( 2 ) ( 2 ) Fuld visning af aktiver og passiver Flerårigt perspektiv i årsregnskaber Analytisk visning af regnskabsposteringer Mere effektiv forvaltning og beslutningstagning takket være øget information Mere effektiv revision takket være præcise og sammenhængende registreringer Bedre politisk kontrol takket være en bedre forståelse af politikkernes finansielle virkning Mindsket risiko for fejl ved betalinger til modtagere 1
EU s regnskaber et overblik EU s regnskaber: Værd at vide Budgetregnskabet Det giver et detaljeret billede af, hvordan det årlige budget er anvendt, og er derfor baseret på kasseregnskabsprincippet. Det almindelige regnskab Det viser alle udgifter og indtægter i regnskabsåret (det økonomiske resultat) og er udformet, så det viser institutionernes finansielle situation (balancen). Det har fra 2005 været baseret på periodiseringsprincippet. EU s regnskabssystem registrerer ca. 1,45 millioner betalinger pr. år. Den Europæiske Unions regnskaber har to hovedformål. For det første giver de EU s budgetmyndighed (dvs. Europa-Parlamentet og Rådet, som består af medlemsstaternes regeringer) samt offentligheden et overblik over, hvorledes det vedtagne budget er gennemført i løbet af året (kassebaseret budgetregnskab). For det andet viser de institutionernes årsregnskaber, herunder balancen, som beskriver EU s finansielle situation med alle aktiver og passiver pr. 31. december (periodiseret almindeligt regnskab). 2
ABAC-reformen ABAC (Accrual Based Accounting regnskabsføring efter periodiseringsprincippet) indgår i Kommissionens samlede bestræbelser for at modernisere forvaltningen af EU s finanser. I december 2002 fremlagde Kommissionen en ambitiøs handlingsplan, hvorefter det almindelige regnskab skulle overgå til periodiseringsprincippet fra 2005 dvs. i løbet af kun to år! Som planlagt blev det nye regnskab operationelt fra januar 2005, og et nyt sæt regnskabsregler trådte i kraft. Internationale standarder Disse nye regler er baseret på internationalt anerkendte standarder for den offentlige sektor de såkaldte IPSAS-standarder (International Public Sector Accounting Standards) og, for så vidt angår regnskabstransaktioner, som endnu ikke er omfattet af IPSAS, på andre relevante internationale regnskabsstandarder som International Accounting Standards (IAS) og International Financial Reporting Standards (IFRS). Edb-teknologi It-arkitekturen som er et element af afgørende betydning for EU s regnskabssystem og for reformen blev opdateret for at sikre, at hver regnskabsbegivenhed, og ikke blot kontantbevægelse, registreres fuldt ud, når den indtræffer. Slutresultatet var, at årsregnskaberne for 2005 blev udarbejdet på grundlag af de nye regnskabsregler. Europa-Parlamentets Budgetkontroludvalg holder møde med medlemmerne af Den Europæiske Revisionsret i Luxembourg i maj 2005. EU s regnskaber og DAS Revisionserklæringen eller DAS (forkortelse for»déclaration d assurance«) udstedes hvert år af Den Europæiske Revisionsret. I erklæringen afgiver Revisionsretten sin udtalelse om to separate spørgsmål: 1) hvorvidt EU s regnskaber er pålidelige 2) hvorvidt alle underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige (f.eks. om modtageren har modtaget det korrekte beløb til tiden). Lige siden den første revisionserklæring i 1994 har Revisionsretten erklæret EU-regnskaberne for pålidelige ( 1 ) med visse forbehold, hvor det væsentligste vedrører forfinansiering (dvs. udbetalinger af forskud til modtagere af EU-støtte), som bør registreres som gæld til EU, så længe projektet ikke er afsluttet. Dette problem blev løst fra 2005 med indførelsen af det periodiserede regnskab. ( 1 ) På den anden side har Retten hidtil ikke i nogen DAS kunnet give en uforbeholden positiv udtalelse om alle transaktioners formelle rigtighed (2. spørgsmål). Dette opfattes ofte fejlagtigt som en negativ udtalelse om regnskaberne som sådan. 3
Det finansielle kredsløb It-systemer t sikkerhed ed og funktion It-systemerne anvendes til at overføre, analysere alysere e og lagre regnskabsinformation. ation. En grundig revision ion af de eksisterende e it-løsninger nger er et centralt element ement ent i refor- men.»data Warehouse«rapportering forvaltning Afstemte data sendes til ét enkelt»data warehouse«europa-parlamentet Nationale regeringer EU-borgerne Forbedret, mere omfattende information om EU s regnskaber ABAC-systemer til finansiel forvaltning: kontrakter budgetworkflow periodiseret workflow (fakturaer, garantier, forfinansiering) opgørelse over aktiver långivning og låntagning ABAC-regnskabsføring [(med benyttelse af SAP ( 1 ) software) Nye funktioner: mere effektiv og sikker datalagring enklere datakontrol/-sporing, hvilket sikrer en bedre kontrol af anvendelsen af EU-midler nye databaser vedrørende juridiske enheder integrerede regnskabsdata om aktiver analytisk regnskabsføring funktioner til projektforvaltning RESULTAT: FULDT PERIODISERET REGNSKABSFØRING Brugeren indtaster finansielle transaktioner i det webbaserede integrerede system ( 1 ) SAP en førende software-leverandør på området virksomhedsregnskaber og offentlige regnskaber et registreret varemærke. ( 2 ) SWIFT et af finansbranchen ejet kooperativ, som formidler meddelelser og leverer interface software til 7 800 finansielle institutioner (f.eks. banker) i mere end 200 lande. Mindsket risiko for fejl i betalinger til modtagere SWIFT ( 2 ) betalinger opkrævning af indtægter 4
ABAC-regnskabsføring større kapacitet En hovedbog egnet til periodiseret regnskabsføring, med nye elementer såsom: forfinansiering garantier fakturaer Dette nye værktøj giver adgang til en fordeling af udgifter efter generaldirektorater og politikområder. Et værktøj til forvaltning af flerårige projekter, som anvendes af Det Fælles Forskningscenter Det fælles finansielle modul Corporate Financial Module (CFM) vedrører långivning og låntagning, som Generaldirektoratet for Økonomiske og Finansielle Anliggender har foretaget uden for EU-budgettet. Anvendes til forvaltning af det vedtagne budget og tilknyttede transaktioner, f.eks. kontrol af disponible midler. Finansiel information Omkostningsregnskab Projektsystem Forvaltning af midler Långivning og låntagning Kreditor/ debitorkonti Regnskabsføring af aktiver ABACregnskabsføring Dette modul omfatter de ajourførte databaser vedrørende juridiske enheder, som registrerer alle de tredjeparter, Kommissionen har finansielle forbindelser med, samt de tilknyttede bankkonti. Databaserne vedrørende juridiske enheder gør det muligt for Kommissionen præcist at fastslå sin finansielle stilling i forhold til sine partnere, kontrahenter, debitorer mv. Dette system indeholder regnskabsoplysninger om EU s aktiver. Mens hvert forvaltningscenter tidligere havde sit eget rapporteringssystem, er dataene nu fuldstændigt integreret. 5
Årsregnskaberne Årsregnskaberne for 2005 var de første, der blev udarbejdet efter periodiseringsprincippet. De vigtigste tabeller og tal ses nedenfor. Forbedring af budgetgennemførelsen 100 % 1. Budgetgennemførelsen Resultatet af budgetgennemførelsen for året viser, hvordan budgettet blev anvendt. Det viser forskellen mellem de samlede indtægter i året og de samlede betalinger over årets bevillinger, med visse justeringer. 95 % 90 % 85 % 80 % 75 % 2001 2002 2003 2004 2005 (Mio. EUR) Indtægter i regnskabsåret 107 091 Betalinger over bevillingerne for 2005 (103 548) Betalingsbevillinger fremført til 2006 ( 1 ) (2 687) EFTA-betalingsbevillinger fremført fra 2004 (91) Annullering af ikke anvendte betalingsbevillinger 1 519 fremført fra 2004 Kursforskelle for året 41 Budgetgennemførelse 2005 2 415 ( 1 ) Budgetmidlerne for et givet år kan kun på meget strenge betingelser fremføres til det følgende år. I årsregnskabet er en negativ værdi (f.eks. en betaling) angivet i parentes. I 2005 var overskuddet kun 2,3 % af det samlede budget. Det endelige tal var resultatet af to faktorer: større indtægter end forudset, hvilket øgede overskuddet god budgetgennemførelse (99 % en rekord), hvilket nedbragte overskuddet. Ifølge EU-traktaterne skal budgettet hvert år være i balance. Det årlige overskud opføres på budgettet for det følgende år, hvorved medlemsstaternes bidrag nedsættes. 6
2. Resultatopgørelsen Denne finansielle oversigt omfatter alle indtægter og udgifter i årets løb, også selv om den tilsvarende bevægelse af kontanter først finder sted i de følgende år. Indtægtskilder i 2005: 66 % hidrører fra en ensartet sats, der anvendes på EU-landenes bruttonationalindkomst. 15% hidrører fra en ensartet sats, der anvendes på alle EU-landenes momsgrundlag. 13% hidrører fra told, landbrugsafgifter og sukkerafgifter. 6% hidrører fra ikke-udnyttede beløb fra tidligere år, bidrag fra EU s personale mv. (Mio. EUR) Indtægter 107 890 Egne indtægter og indtægter fra bidrag 103 964 Driftsindtægter (herunder bøder, tilbagebetaling af udgifter, indtægter fra administrative transaktioner) 3 926 Udgifter 107 597 Administrationsudgifter 6 127 Driftsudgifte ( 1 ) 101 470 Overskud fra driftsaktiviteter 293 (Underskud) fra ikke-driftsaktiviteter ( 2 ) (8 014) Andel af (nettounderskud) hidrørende fra (91) associerede virksomheder og joint ventures ( 3 ) (Underskud) hidrørende fra almindelige (7 812) aktiviteter Årets økonomiske resultat (7 812) ( 1 ) Posten omfatter alle de vigtigste EU-udgifter, såsom Samhørighedsfonden og strukturfondene, forskningsstøtte mv. ( 2 ) Denne post omfatter resultatet af de finansielle transaktioner på 30 mio. EUR og ændringen i den anslåede værdi af de samlede pensionsrettigheder for EU s personale (8 044 mio. EUR), selv om den tilsvarende indtægt først vil fremkomme via kommende budgetter og ikke er medtaget her) (jf. ordlisten: forsigtighedsprincippet). ( 3 ) Investeringer i Den Europæiske Investeringsfond og i det europæiske satellitnavigationsprogram (Galileo). Værd at vide Hele 76 % af EU s udbetalinger er uddelegeret til medlemsstaterne som led i den såkaldte delte forvaltning. Delt forvaltning: 76 % Centraliseret forvaltning (Kommissionen): 22 % Decentraliseret og fælles forvaltning (uddelegeret til tredjelande eller internationale organisationer): 2 % Årets økonomiske resultat er en afspejling af periodiseringsprincippet, hvorved udgifterne (inklusive langsigtede overslag) registreres forud for indtægterne. Tallet svarer til de udgifter, medlemsstaterne er blevet enige om at afholde, og som de vil dække i de kommende år. Dette bør ikke forveksles med et nationalt budgetunderskud (dvs. når der i et givet år bruges flere penge, end der er indgået); rent faktisk udviste EU s budget for 2005 et overskud, som blev tilbagebetalt til medlemsstaterne (se s. 6). 7
3. Balancen Balancen giver en beskrivelse af aktiver og passiver ved årets udgang. Aktiver registreres efter deres likviditet (dvs. en potentiel konvertering til kontanter); passiver registreres som langfristede passiver eller løbende gæld. (Mio. EUR) Langfristede aktiver 31 415 Immaterielle anlægsaktiver 27 Materielle anlægsaktiver 4 141 Investeringer 1 874 Lån 2 397 Langsigtet forfinansiering 22 732 Langsigtede fordringer 244 Omsætningsaktiver 27 291 Lagre 126 Kortfristede investeringer 1 440 Kortfristet forfinansiering 6 633 Kortfristede fordringer 7 238 Kontanter og andre likvider 11 854 Aktiver i alt 58 707 Langfristede passiver 38 026 Personaleydelser 33 156 Hensættelser til tab og omkostninger 1 097 Finansiel gæld 1 920 Andre langfristede passiver 1 853 Løbende gæld 82 825 Hensættelser til tab og omkostninger 275 Finansiel gæld 22 Andre gældsposter 82 528 Passiver i alt 120 851 Nettoaktiver (62 145) Nettoaktiver udgøres af: Reserver 2 808 Beløb, der skal indbetales af (64 953) medlemsstaterne, herunder Pensioner til personale (langfristet) (33 156) Andre beløb (31 797) Eksempler på langfristede aktiver: immaterielle anlægsaktiver f.eks. edb-software materielle anlægsaktiver grunde, bygninger, udstyr mv. investeringer garantifonden, Den Europæiske Investeringsfond, joint ventures (f.eks. Galileo-programmet) langsigtet forfinansiering f.eks. forskud fra strukturfondene udbetalt til medlemsstaterne. Eksempler på omsætningsaktiver: lagre såsom videnskabeligt udstyr og produktionsmaterialer, der anvendes af Det Fælles Forskningscenter, publikationer fra Publikationskontoret kortfristede investeringer værdipapirer disponible for salg kortfristet forfinansiering stadig udestående forskud udbetalt til modtagere kortfristede fordringer f.eks. egne indtægter, som medlemsstaterne skylder kontanter og andre likvider alle midler, som Kommissionen har på sine bankkonti, herunder beløb, som er»indefrosset«i afventning af domstolsafgørelser. Eksempler på langfristede passiver: EU-personalets pensionsrettigheder (personaleydelser) afmontering af nukleare anlæg (hensættelser til tab og omkostninger). Løbende gæld inkluderer støtteberettigede udgifter afholdt af modtagere af EU-støtte (andre gældsposter). EU s nettoaktiver afspejler anvendelsen af reglerne og principperne om periodiseret regnskabsføring (f.eks. forsigtighedsprincippet jf. ordlisten) på et offentligt organ, der ikke finansierer sine aktiviteter gennem materielle aktiver, men hovedsageligt gennem retten til at opkræve indtægter (egne indtægter) hos medlemsstaterne. Således er nettoaktiverne udgifter, som EU allerede har pådraget sig, men hvor den tilsvarende indtægt vil blive opkrævet senere, inden den faktiske betaling skal finde sted. Disse udgifter er udelukkende blevet afholdt, fordi medlemsstaterne har accepteret at finansiere dem. 8
Ordliste ABAC (Accrual Based Accounting): Akronym for Europa- Kommissionens projekt, der går ud på, at regnskabsføring efter kasseregnskabsprincippet erstattes af regnskabsføring efter periodiseringsprincippet; anvendes som betegnelse for det nye regnskabssystem (se s. 3-5). Aktiver: Midler, der kontrolleres af en enhed som et resultat af tidligere begivenheder, der forventes at give enheden fremtidige økonomiske fordele eller at tilføre den ydelser. Bevillinger: Midlerne på budgettet. Budgettet omfatter både forpligtelser (retlige tilsagn om at yde finansiering deraf betegnelsen forpligtelsesbevillinger) og betalinger (kontantoverførsler eller bankoverførsler til modtagerne deraf betegnelsen betalingsbevillinger). Bevillingerne til forpligtelser og betalinger er ofte forskellige, fordi der normalt indgås forpligtelser for flerårige programmer og projekter i det år, hvor de bliver vedtaget, mens betalingerne finder sted over en årrække, efterhånden som programmet eller projektet gennemføres. DAS (forkortelse for»déclaration d assurance«): En revisionserklæring om EU-regnskaberne og de underliggende transaktioner, som udstedes af Den Europæiske Revisionsret (se s. 3). Egne indtægter: Beløb, der automatisk skal indbetales til EU-budgettet i henhold til traktaterne og gennemførelsesbestemmelserne uden nogen anden beslutning fra de nationale myndigheders side. Forfinansiering: Betalinger, der skal sikre, at modtageren har en vis kassebeholdning til at kunne gennemføre et projekt; i forbindelse med periodiseret regnskabsføring registreres forfinansieringen som et aktiv, fordi den ikke er en endelig udgift, før de pågældende kontraktmæssige forpligtelser er opfyldt (se s. 3 og 8). Forsigtighedsprincippet: Et regnskabsprincip, der går ud på, at aktiver og indtægter ikke må overvurderes, og passiver og udgifter ikke må undervurderes (se s. 8). Dette er grunden til, at man i periodiseret regnskabsføring registrerer udgifter forud for indtægter. Passiver: En enheds nuværende forpligtelser som et resultat af tidligere begivenheder; disse forpligtelser forventes at medføre, at enheden må afgive ressourcer. Regnskabsføring efter kasseregnskabsprincippet: Et regnskabssystem, som kun registrerer bevægelsen af kontanter (se s. 1). Regnskabsføring efter periodiseringsprincippet: Et regnskabssystem, som registrerer den»udløsende begivenhed«frem for overførslen af kontanter (se s. 1). Det nye regnskabssystem forventes, bl.a. på grund af et forbedret finansielt kredsløb og en mere effektiv projektforvaltning, at forenkle udbetalingen af EU-midler til modtagerne og at nedsætte risikoen for fejl.
Europe Direct er en service, som kan hjælpe Dem med at finde svar på spørgsmål om EU. Gratisnummer (*): 00 800 6 7 8 9 10 11 (*) Nogle mobiloperatører giver ikke adgang til 00 800-numre eller fakturerer disse opkald. KV-30-08-308-DA-C Fotos: Digital Vision Ltd, side 9; Getty lmages, omslaget; De Europæiske Fællesskaber, side 2, 3, 4 og 5. Yderligere information om EU kan findes på internettet via Europa-webstedet (http://europa.eu) Luxembourg: Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer, 2008 ISBN 978-92-79-08679-3 De Europæiske Fællesskaber, 2008 Eftertryk tilladt med kildeangivelse Printed in Belgium TRYKT PÅ IKKE-KLORBLEGET PAPIR Kommentarer til brochuren kan sendes til: budget@ec.europa.eu For mere information om EU s regnskaber, EU-budgettet, finansiel programmering og regnskabsføring henvises til følgende netsteder: EU-budgettet: http://ec.europa.eu/budget/index.htm Kommissær Dalia Grybauskaitė: http://ec.europa.eu/commission_barroso/grybauskaite/index.htm Generaldirektoratet for Budget: http://ec.europa.eu/dgs/budget/index.htm European Federation of Accountants: http://www.fee.be ISBN 978-92-79-08679-3