Kultur- og Fritidsudvalget Referat fra ordinært møde 28. maj 2008 Onsdag 28.05.2008 kl. 14:00 Mødelokale D1 Følgende sager behandles på mødet Side Meddelelser 2 Budget 2008 - Budgetrevision 2 på Kultur- og Fritidsudvalgets område 3 Budget 2009-2012 på Kultur- og Fritidsudvalgets område - 1. møde 6 Ansøgning om tilskud til sommerferieaktiviteter 8 5. juni Selskabet søger om godkendelse i henhold til Folkeoplysningsloven 10 Teaterforestillinger i Hørsholm 12 Bilagsoversigt 19 Fraværende Thorkild Gruelund (C) Bemærkninger til dagsorden
Kultur- og Fritidsudvalget Punkt: 47 Acadre sagsnr.: Journalnr.: Sagsforløb: KFU - Åben sag Mødedato: 28.05.2008 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Rie Rasmussen Meddelelser Sagsfremstilling Administrationen orienterede om korrespondance med Hørsholm Scenen vedrørende injurieanklager KFU s formand og BK-direktøren har holdt første møde med Kulturhusgruppen vedr. planerne om Kulturtorv og ændringer i Kulturhuset Hørsholm Egns Museum har fået besat ny stilling som arkæolog Administrationen forelagde regnskabet for jubilæumsugen Administrationen forelagde henvendelse fra Hørsholm Scenen angående udbetaling af underskudsgaranti Henrik Klitgaard foreslog med baggrund i afholdt generalforsamling i HUI og anførte omkostninger til revision, at foreningernes revision blev rationaliseret ved oprettelse af en central revision i kommunen Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 28-05-2008 Side 2
Kultur- og Fritidsudvalget Punkt: 48 Acadre sagsnr.: 08/7522 Journalnr.: 00.30.10Ø09 Sagsforløb: KFU - Åben sag Mødedato: 28.05.2008 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Line Becher Budget 2008 - Budgetrevision 2 på Kultur- og Fritidsudvalgets område Resume Der er gennemført budgetrevision 2 på Kultur- og Fritidsudvalgets område. Administrationen vurderer, at bevillingerne på Kultur- og Fritidsudvalgetsområde skal reduceres med i alt 1.176.200 kr. Forslag Administrationen foreslår Kultur- og Fritidsudvalget at indstille til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen, at lade driftstilskuddet på 540.600 kr. til biografen falde bort i 2008 at de udgiftsneutrale budgetomplaceringer i 2008 på -635.600 kr. godkendes at budgeteffekterne i årene 2009-2012 tages til efterretning. Disse budgeteffekter indgår i materialet til budgetkonferencen i august 2008 som tekniske korrektioner. Sagsfremstilling Administrationen gennemfører 3 budgetrevisioner i løbet af 2008. Formålet med budgetrevisionerne er bl.a. at tilpasse budgettet bevillingsmæssigt eller at tilpasse aktivitetsniveauet i forhold til ændringer i forbruget eller i lovgivningen. Administrationen har gennemgået forbruget i 2008 opgjort ultimo marts måned med henblik på at konkretisere allerede kendte afvigelser og forventede afvigelser mellem budget 2008 og forbruget. Denne gennemgang har resulteret i enkelte mindre reguleringer jf. bilag 1. Budget 2008 - Budgetrevision 2: Opgørelse af merudgifter (+) Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 28-05-2008 Side 3
Hele kr. Merudgifter Udgiftsneutrale budgetomplaceringer I alt Drift -540.600-635.600-1.176.200 Politikområde -540.600-635.600-1.176.200 60 De udgiftsneutrale budgetomplaceringer er udgiftsneutrale for kommunen samlet set, men går ikke nødvendigvis i 0 for det enkelte udvalg. Budgetkorrektioner Mindreforbrug Da Hørsholm Biograf ikke kommer i drift i 2008, falder driftstilskuddet på 540.600 kr. på politikområde 60 bort i 2008. Udgiftsneutrale budgetomplaceringer Kultur- og Fritidsafdelingen overtager Idrætsmodtagelses-arrangementet for 2008. Der flyttes 134.000 kr. fra politikområde 80 til politikområde 60. Ændringen videreføres i 2009 og frem. Der flyttes lønmidler fra politikområde 60 til politikområde 80 til finansiering af en ITmedarbejder (tidligere ansat på biblioteket) og Kultur- og Fritidschefen. Der flyttes henholdsvis 345.300 kr. og 424.300 kr. Ændringerne videreføres i 2009 og frem. Økonomi/personale Forslaget forudsætter følgende bevilling (hele kr./ - betyder mindreudgift): Tillægsbevilling Drift/anlæg 2008 2009 2010 2011 2012 m.v. 60 Kultur Drift -1.176.200-635.600-635.600-635.600-635.600 Ialt Drift -1.176.200-635.600-635.600-635.600-635.600 Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 28-05-2008 Side 4
Sagens tidligere behandling Sagen er ikke tidligere behandlet. Efter behandling i de stående udvalg samles bidragene til en samlet fremstilling i Økonomiudvalget. Bilag - Bilag til BOF 2 - KFU Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 28-05-2008 Administrationens forslag godkendt. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 28-05-2008 Side 5
Kultur- og Fritidsudvalget Punkt: 49 Acadre sagsnr.: 08/2512 Journalnr.: 00.30.00S01 Sagsforløb: KFU - Åben sag Mødedato: 28.05.2008 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Line Becher Budget 2009-2012 på Kultur- og Fritidsudvalgets område - 1. møde Resume Med udgangspunkt i konklusionerne fra Kommunalbestyrelsens strategi- og budgetkonference den 25. april 2008 skal Kultur- og Fritidsudvalget behandle budgetoplægget og gennemføre en høringsfase. Forslag Administrationen foreslår, at Kultur- og Fritidsudvalget: drøfter og prioriterer forslagene til nye mål på udvalgets område og arbejder videre med konkretiseringen af de prioriterede nye mål drøfter og prioriterer finansieringen sender de valgte budgetønsker og omprioriteringsmål i høring identificerer forslag, der ønskes konsekvensberegning på mellem udvalgets 1. og 2. møde vedrørende budgettet på fagudvalgets område. Sagsfremstilling Kultur- og Fritidsudvalgets budgetlægning finder sted i perioden 28. maj til 18. juni 2008. Fagudvalget skal i forbindelse med budgetlægningen drøfte og prioritere, hvilke nye mål og omprioriteringsmål udvalget ønsker at arbejde videre med. De prioriterede mål skal, inden de fremsendes til Augustkonferencen, konkretiseres i forhold til målets indhold og målets økonomiske konsekvenser. De budgetønsker og omprioriteringsmål, udvalget ønsker at arbejde videre med, sendes i høring sammen med referatet fra dagens møde. Kultur- og Fritidsudvalget besluttede på mødet den 27. februar 2008 at afholde høringsmøde med interessenterne den 9. juni kl. 17.00. Desuden vil der være mulighed for at indlevere skriftlige høringssvar senest den 9. juni. De indkomne høringssvar samt referat af dialogmødet medsendes til fagudvalgets 2. møde vedrørende budgettet. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 28-05-2008 Side 6
Administrationen vil frem til Kultur- og Fritidsudvalgets 2. budgetlægningsmøde foretage konsekvensberegninger på de budgetønsker og omprioriteringsmål, som udvalget ønsker nærmere belyst. Udgangspunktet for udvalgets drøftelser er: De strategioplæg, som ikke er prioriteret på Aprilkonferencen Perspektivnotaterne for politikområde 60, 61, 62 og 63 Administrationens strategi- og budgetvurdering Materialet er udsendt i Aprilkonferencemappen. Den videre proces Der afholdes høring med Kultur- og Fritidsudvalgets interessenter den 9. juni 2008. Fristen for indlevering af skriftlige høringssvar er tilsvarende den 9. juni 2008. Kultur- og Fritidsudvalget afholder 2. og sidste budgetlægningsmøde den 18. juni 2008. Formålet med mødet er at drøfte budgetønsker og omprioriteringsmål bl.a. på baggrund af de ønskede konsekvensberegninger fra administrationen og de indkomne høringssvar på Kulturog Fritidsudvalgets område. Drøftelsen skal munde ud i, at udvalget fremsender følgende materiale til kommunalbestyrelsens Augustkonference: En prioriteret liste over konkretiserede budgetønsker, som skal indgå i de politiske forhandlinger En liste over omprioriteringsmål inden for udvalgets område Indkomne høringssvar samt referat fra dialogmødet Kommunalbestyrelsens Augustkonference om budget 2009-2012 afholdes 21.-22. august 2008. Sagens tidligere behandling KFU 27-02-2008 "Budget 2009-2012 - opstart i fagudvalgene" Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 28-05-2008 KFU drøftede og besluttede følgende forslag til budget 2009-12: opmærksomhed omkring behovet for tilstrækkelige bevillinger til: o idrætsparkens modernisering og udvikling o indretning og drift af Kulturtorvet afsætte ressourcer til nyindretning af Kulturhus i Trommen i samspil med Kulturtorvet baseret på den af KFU iværksatte analyse fokus på opfyldelse af teaterlovens hensigt om at få "teaterfremmede" grupper i teatret forbedre energistyringen i ejendommene tilhørende kultur- og fritidsområdet Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 28-05-2008 Side 7
Kultur- og Fritidsudvalget Punkt: 50 Acadre sagsnr.: 08/10387 Journalnr.: 18.00.00G00 Sagsforløb: KFU - Åben sag Mødedato: 28.05.2008 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Sidsel Ramdal Ansøgning om tilskud til sommerferieaktiviteter Resume Administrationen søger om tilskud til nedsættelse af deltagerbetaling for sommerferieaktiviteten "Fysisk Teater" samt til omkostninger forbundet med brug af Caroline Mathilde Salen (CM salen). Det er administrationens ønske, at "Fysisk Teater" i år via Kultur og Fritid skal være kommunens bidrag til Sommerferieaktiviteterne der afholdes i juli måned. Forslag Administrationen anbefaler, at Kultur- og Fritidsudvalget bevilliger et tilskud på maksimalt 6.700 kr. til nedsættelse af deltagerbetalingen for aktiviteten "Fysisk Teater" samt et tilskud på 1.500 kr. til betaling af omkostninger til CM salen. Sagsfremstilling Traditionen tro afholdes der i år sommerferieaktiviteter for Hørsholm Kommunes børn og unge. Sommerferieaktiviteter er et samarbejde mellem Hørsholm Kommune og kommunens klubber, foreninger og aftenskoler om aktiviteter for børn og unge i sommerferien. Hørsholm Kommune er ansvarlig for annoncering og den praktiske koordinering i forbindelse med tilmeldingerne. På Kultur- og Fritidsudvalgsmøde den 23. maj 2007 blev det således besluttet fra og med sommeren 2007 at udvide tilbuddet om sommerferieaktiviteter til også at gælde aktiviteter arrangeret i samarbejde med kommunens egne institutioner og/eller eksterne parter. På den vis er kommunen med til at tilbyde udviklende - og kvalitetssikre - tilbud til børn og unge, og kommunen signalerer således både udadtil og indadtil, at Hørsholm er en levende, aktiv og attraktiv kommune. Kultur og Fritid foreslår i år, at kommunens bidrag til aktiviteten skal være et kursus i fysisk teater. Administrationen har i den forbindelse taget kontakt til Theatret Thalias Tjenere, der kan stille to undervisere til rådighed i sommerferien. Begge er uddannede skuespillere fra den internationalt anerkendte teaterskole for fysisk teater - Dell arte School of Physical Theatre i Californien, og har 20 års erfaring med undervisning og teaterproduktion. Der vil blive undervist 3-4 timer hver dag i en uge. Målgruppen er børn i alderen 8 12 år og undervisningen, der tager afsæt i den fysiske teatertraditions mange muligheder herunder Masketeater, maskefremstilling, Mime, Grand Guignol (gys og gru), Melodrama og Commedia dell arte vil blive sammensat efter gruppens størrelse og ønsker. Hvis der er stemning og mulighed herfor, Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 28-05-2008 Side 8
vil undervisningsforløbet kulminere i en lille gadeteateropvisning, som samtidig kan give en forsmag på, hvad det kommende kulturtorv foran Kulturhus Trommen også kan bruges til. Administrationen peger på CM salen som rammen om aktiviteten "Fysisk Teater" da der her centralt placeret i kommunen er tilstrækkelig plads til bevægelse. Endvidere forefindes her spejle, sætstykker mm. til brug for undervisningen. Administrationen vurderer desuden, at aktiviteten i CM salen vil være med til at sætte fokus på Kulturhus Trommen og dermed Hørsholm som et sted, hvor der udspiller sig et aktivt kulturliv. Sommerferieaktiviteterne har stor interesse fra kommunens unge borgere og benyttes flittigt. De seneste år har det samlede deltager antal ligget på omkring 500. Økonomi/personale Kurset kan kun gennemføres med minimum 10 deltagere. Således søges maksimalt om tilskud på 6.700 kr. til nedsat deltagerbetaling. Kommer der flere deltagere, vil det ansøgte beløb reduceres derefter. Budget To undervisere 18 timer á 325,- 11.700,00 Deltagerbetaling: 10 elever á 500,- 5.000,00 Tilskudsbehov ved 10 elever 6.700,00 Omkostninger forbundet med lån af CM salen 1.500 kr. Administrationen søger således Kultur- og Fritidsudvalget om max. 8.200 kr. Kommunikation Der vil blive omdelt en samlet brochure til kommunens børn, unge og deres forældre, der beskriver kommunens samlede Sommerferieaktiviteter - herunder tilbud fra foreningerne, biblioteket og Hørsholm Kommune. Brochuren forventes færdig primo juni. Ligeledes vil Sommerferieaktiviterne blive annonceret i Ugebladets "Kommunen informerer" og på kommunens hjemmeside. Bilag - brochure - undervisning og undervisere - Budgetopfølgning - kultur og fritidspuljen Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 28-05-2008 Godkendt Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 28-05-2008 Side 9
Kultur- og Fritidsudvalget Punkt: 51 Acadre sagsnr.: 08/8975 Journalnr.: 18.14.00G00 Sagsforløb: KFU - Åben sag Mødedato: 28.05.2008 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Gitte Søby 5. juni Selskabet søger om godkendelse i henhold til Folkeoplysningsloven Resume 5. juni Selskabet - Hørsholm søger om godkendelse som forening i henhold til Folkeoplysningsloven. Forslag Administrationen anbefaler, at Kultur- og Fritidsudvalget godkender 5. juni Selskabet - Hørsholm som en folkeoplysende forening i henhold til Folkeoplysningsloven. Sagsfremstilling 5. juni Selskabet - Hørsholm søger om godkendelse i henhold til Folkeoplysningsloven. 5. juni Selskabet blev stiftet den 18. april 2007 og havde ultimo december 2007 40 medlemmer. Kontingentet er 120 kr. årligt pr. medlem. 5. juni Selskabets formål er at medvirke til: - lokalt at fremme forståelse for demokrati og respekt for Danmarks Riges Grundlov - markering af grundlovsdag i lokalsamfundet - etablering af anlæg med flagstang med henblik på at skabe et lokalt samlingspunkt med Dannebrog som centrum Selskabet markerede i 2007 grundlovsdagen i samarbejde med FOF Hørsholm og Jagt- og Skovbrugsmuseet. FOF havde tilrettelagt en grundlovsvandring, hvor de omkring 70 deltagere blev ført rundt til 6 historiske lokationer i Hørsholm. Efterfølgende lyttede omkring 100 personer til grundlovstalen på Jagt- og Skovbrugsmuseet Udover Grundlovsdagen afholder selskabet forskellige arrangementer fx foredrag og udflugter til steder, som refererer til det danske demokrati og dets historie. 5. juni Selskabet - Hørsholm arbejder desuden på at rejse en flagstang i Hørsholm. På baggrund af de positive erfaringer fra samarbejdet med FOF til grundlovsarrangementet, har 5. juni Selskabet og FOF afholdt en foredragsrække under overskriften "Demokratiet til debat" i efteråret 2007. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 28-05-2008 Side 10
Administrationen vurderer, at 5. juni Selskabets vedtægter (bilag 1) opfylder kravene til foreningsvedtægter i henhold til Folkeoplysningsbekendtgørelsen. Administrationen vurderer endvidere, at foreningens formål og aktiviteter er folkeoplysende og lever op til de krav, der stilles til en folkeoplysende forening i henhold til Folkeoplysningsloven. Bilag - Vedtægter for 5. juni Selskabet - Krav til folkeoplysende foreninger Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 28-05-2008 Godkendt Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 28-05-2008 Side 11
Kultur- og Fritidsudvalget Punkt: 52 Acadre sagsnr.: 08/11258 Journalnr.: 20.01.01A06 Sagsforløb: KFU - ØU - KB - Åben Mødedato: 28.05.2008 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Rie Rasmussen Teaterforestillinger i Hørsholm Resume I medfør af den ændrede støttelovgivning på teaterområdet samt Trommens ønske om også selv at indkøbe voksenteaterforestillinger for den kommende sæson 2008/09, har KFU ønsket en drøftelse af hvorledes man ønsker teaterområdet organiseret i Hørsholm. Forslag Administrationen foreslår, at KFU drøfter rammerne for teaterområdet i Hørsholm peger på hvilket af de 5 skitserede løsningsforslag, som man ønsker fremmet. Forslagene kan også modificeres og kombineres til et nyt forslag. Sagsfremstilling Den ændrede lovgivning Med lov af 16. juni 2005 besluttede Folketinget en ændring af den eksisterende teatertilskudslovgivning. Baggrunden for ændringen var dels at administrationen af billetkøbsordningerne tidligere var administrativt ressourcekrævende og dels at man fremadrettet kunne opnå en større udbredelse af teatret også til de grupper, som ellers ikke benytter sig af teatret (eks. børn/unge).(bilag 1) Som en konsekvens heraf bliver midlerne fra teaterabonnementsordningen fremover administreret af staten ved en ny tilskudsordning, som understøtter teatrenes og teaterforeningernes publikumsaktiviteter. Med publikumsaktiviteter forstås formidling af forestillinger til publikum ved nedbringelse af billetpriserne. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 28-05-2008 Side 12
For Hørsholms vedkommende vedrører den væsentligste ændring rammerne for turneteatrene, som har fået en ny tilskudsordning, hvorfra der kan ydes formidlingstilskud til arrangører af turnerende forestillinger (teaterforeninger, kulturhuse m.v.). Arrangørerne kan søge om tilskud en gang årligt, og tilskuddet skal anvendes til nedbringelse af billetpriser. Ordningen administreres af Kunststyrelsen. Tilskuddet skal anvendes til generelle rabatordninger, hvilket vil sige, at én type rabat (fx ungdomsrabat) skal være gældende, uanset hvilken forestilling der købes billet til hos arrangøren. Ordningen indebærer, at arrangørerne kan søge om tilskud til forestillinger i den kommende sæson. På baggrund af oplysninger fra de lokale arrangører, fastlægger Kunststyrelsen et formidlingstilskud pr. forestilling, som udbetales til den enkelte arrangør. Arrangørerne aflægger regnskab m.v. efter de sædvanlige procedurer over for Kunststyrelsen. Tilskuddet udbetales med tilbagebetalingspligt, hvis forestillingen ikke gennemføres. Denne ændring åbner mulighed for at Kulturhuse på lige fod med teaterforeninger kan opnå tilskud til turneteatre, hvilket ikke var muligt i samme grad tidligere. Teater i Hørsholm fra 1989 2008 Teaterforeningen Hørsholm Scenen har eksisteret siden Trommen blev bygget og historisk har der været præsenteret teater af både Hørsholm Scenen og Trommen. Der er flere eksempler gennem perioden på, at de samme forestillinger har været spillet to gange i samme periode, den ene gang præsenteret af Trommen og den anden gang af Hørsholm Scenen. I bilag 2 er der eksempler på dette i udvalgte år. Informationerne er fundet ved gennemgang af ældre Trommemagasiner. I 1992 præsenterede Trommen f.eks. 15 teaterforestillinger, mens Hørsholm Scenen præsenterede 6. Fra 1997 og frem til 2001 bliver det uklart om teater præsenteres af Trommen eller Hørsholm Scenen, men det synes som om præsentationen af teaterforestillinger sker i et samarbejde. Den daværende direktør for Trommen valgtes til formand for Hørsholm Scenen i 1997, og dette kan have været medvirkende til, at der ikke længere i præsentationen i Tromme-magasinerne blev skelnet mellem hvem den formelle arrangør af teaterforestillingen var. Fra 2001 fortsætter Hørsholm Scenen sine aktiviteter med præsentation af teaterforestillinger. Trommen præsenterer ikke de samme teaterforestillinger som tidligere, men teaterforestillinger indenfor genrer som cabaret, pantomime, opera, komedie, børne- og familieteater, improvisationsteater, moderne dans, revy (se bilag 3). Praksis er videreført fra tidligere år med hensyn til den kontraktlige aftale vedr. de forestillinger som teaterforeningen Hørsholm Scenen har valgt at præsentere. Praksis er, at Hørsholm Scenen lejer Trommen for en gennemsnitspris og præsenterer teaterforestillinger. Hørsholm Scenen har præsenteret 8-10 forestillinger i sæsonen. Trommen har præsenteret udvalgte forestillinger, men aldrig de samme som Hørsholm Scenen. Der har i perioden været udvalgte samarbejdsforestillinger, dog max. 2 pr. sæson. Den kommende sæson 2008/09 Hørsholm Scenen valgte at sige nej til det samarbejdsforslag KFU fremsatte ved sit møde d. 27. februar. Hørsholm Scenen vil derfor så vidt vides ikke præsentere forestillinger den kommende sæson. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 28-05-2008 Side 13
Trommen har sat sine kommende 8 forestillinger i salg med en rabatstruktur, der gør, at alle borgere stilles lige mht. mulighed for at købe de billige billetter efter først til mølle princippet, hvor de første 175 billetter til hver forestilling sælges med rabat fra Trommens billetcenter. Der er som sådan ikke tale om en abonnementsordning, hvor borgerne melder sig ind i en forening og betaler medlemsgebyr, men derimod kan billetterne købes særskilt til hver forestilling gennem Trommens billetcenter eller via billetnet. Eksempler på samarbejdsaftaler mellem andre teaterforeninger og kulturhuse Ændringen af tilskudsordningerne gør at kulturhusene nu stilles mere frit, idet de får større mulighed for at få del i støttekroner. Samtidig er udbuddet af forskellige typer af teaterforestillinger blevet bredere. Udviklingen i kulturlivet gør, at der udbydes mange forestillinger som er refusionsberettigede indenfor forskellige genrer. Rundt omkring i landet foregår det på forskellige måder, men tendensen er, at kulturhusene udover afviklingen af forestillinger også overtager mere og mere af den professionelle administration og formidlingsarbejdet for teaterforeningerne. Nogle steder har kulturhusene helt overtaget teaterforeningens rolle og der eksisterer ikke længere nogen teaterforening. Andre steder spiller teaterforeningerne en meget fremtrædende rolle, især de steder hvor der ikke findes kulturhuse og hvor foreningerne spiller på skoler etc. Generelt foregår det således, at de steder hvor der både er kulturhus og teaterforening eksisterer der et mere eller mindre formaliseret samarbejde mellem teaterforeningen og kulturhuset. Typisk foregår samarbejdet ved, at Teaterforeningen vælger repertoire og antal forestillinger i samarbejde med lederen af kulturhuset få dage efter teaterseminaret. Nogle steder er kulturhuslederen også medlem af teaterforeningens bestyrelse. Andre steder afholdes repertoiremøder, mens der igen også findes eksempler på, at kulturhuset ikke spiller den store rolle i forbindelse med valg af forestillinger. Antallet af forestillinger svinger mellem ca. 8 16. Teaterforeningen modtager som hovedregel tilskud fra kommunen. Beløbets størrelse varierer dog meget, nogle er selvfinansierende og andre modtager op til 500.000 kr. i tilskud om året. Nogle teaterforeninger har 300 medlemmer, andre op til flere tusinde medlemmer, ligesom nogle sælger omkring 2500 teaterbilletter på en sæson, mens andre sælger op mod 10.000 teaterbilletter på en sæson. Teaterforeningerne lejer sig typisk ind i kulturhuset til priser mellem 10.000 kr. 25.000 kr. pr. forestilling. Teaterforeningerne betaler yderligere for de ydelser de køber hos kulturhusene, såsom administration, billetsalg og markedsføring, samt annoncering af de udvalgte forestillinger. Denne del af omkostningerne afhænger af hvilke ydelser foreningen køber hos kulturhuset. Det er forskelligt fra kulturhus til kulturhus, hvordan og hvor meget teater der præsenteres af teaterforeningen og/eller kulturhuset. Nogle steder vælger kulturhuslederen et antal forestillinger fra teaterseminaret, som også udbydes til salg fra kulturhuset. Der er tilfælde, hvor både teaterforeningen og kulturhuset præsenterer samme forestilling og begge forestillinger kan få del i formidlingstilskuddet, da det er målrettet til antal solgte billetter på hver forestilling. Samme forestilling kan så præsenteres to dage i træk i et kulturhus, nogle Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 28-05-2008 Side 14
gange med teaterforeningen som arrangør og andre gange med kulturhuset som arrangør. Det vil så ofte være aftalt mellem teaterforeningen og kulturhuset. Økonomien er adskilt mellem teaterforening og kulturhus. Det er teaterforeningen der modtager tilskud fra kommunen, men teaterforeningen køber sig så til de ydelser de ønsker i kulturhuset. Det er også teaterforeningen, der modtager formidlingstilskud på de forestillinger, som de køber og arrangerer i et givent kulturhus, mens kulturhuset modtager formidlingstilskud for de forestillinger, som de køber og står som arrangør af. Da det ofte er teaterforeningen, der modtager tilskud fra kommunen til køb af teaterforestillinger eller underskudsdækning ser man nogle steder, at teaterforeningen præsenterer de smalle forestillinger, mens kulturhusene præsenterer dem, der har større chance for at sælge flere billetter og dermed ikke har så stort behov for økonomisk støtte. Konkrete modeller for teatersamarbejde Model Baltoppen (Ballerup) Teaterforeningen i Ballerup Kommune (ca. 46.000 indbyggere) har valgt at sløjfe begrebet Teaterforening og kalder det Temateater i Baltoppen. Lederen af kulturhuset Baltoppen er medlem af teaterforeningens/temateaters bestyrelse. Dagen efter teaterseminar mødes bestyrelsen, incl. lederen af kulturhuset og drøfter valg af forestillinger. Kommunen yder udover det ordinære driftstilskud også tilskud til kulturhuset på 130.000 kr. til dækning af afviklingsudgifter for opførelsen af 10-12 voksenforestillinger. Teaterforeningen modtager yderligere ca. 450.000 kr. i tilskud fra kommunen til køb af forestillinger. En del af arbejdet i teaterforeningen er lønnet arbejde og der præsenteres også arrangementer for børn, promotion etc. Teaterforeningen betaler 50.000 kr. i fast beløb til kulturhuset for administration (billetsalg, abonnement etc.). Herudover betaler teaterforeningen f.eks. 10.000 kr. for lay-out og promotion i kulturhusets magasin og x-antal for annoncering der også varetages af kulturhuset. Der sælges ca. 8.000 billetter til voksenteater og 6.000 billetter til børnearrangementer via temateater på en sæson. Model Viften (Rødovre) I Rødovre Kommune (ca. 36.000 indbyggere) har Rødovre Teater og Kulturhuset Viften indgået en aftale, hvor det er teaterforeningen, der modtager støtteordningerne og aflægger regnskab, men med et fælles ønske om at formidle teater i fællesskab i Rødovre til et bredt publikum. Repertoiret sammensættes i Rødovre Teaterforening på et teatermøde/repertoiremøde kort efter årets teaterseminar. Teaterforeningens formand og lederen af Viften indgår i et tæt samarbejde med bestyrelsen om udvælgelse af sæsonens teaterforestillinger. Viften kan indsamle forslag til evt. supplerende tilskudsberretigede forestillinger, som præsenteres på det fælles repertoiremøde eller efterfølgende dog senest 1. marts. Disse forestillinger administreres udelukkende af Viften og Viften er eneansvarlig for disses økonomi og afvikling. Nuværende økonomiske forhold Som det har foregået hidtil giver kommunen en underskudsgaranti på mellem 50.000 70.000 kr. til teaterforeningen, der selv har det økonomiske ansvar. Teaterforeningen har lejet sig ind i Trommen til en fast aftalt særpris 13.500 kr. pr. forestilling, der dækker omkostninger i forbindelse med afvikling af forestillingerne. Aftalen er videreført fra før år 2001, hvor denne særpris var 10.000 kr. pr. forestilling. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 28-05-2008 Side 15
Billetterne sælges over Billetnet, hvilket involverer Trommens billetcenter, men teaterforeningen administrerer selv abonnementsordningen. Foreningen forestår også selv formidlingen og salg af billetter til medlemmer, mens løssalgsbilletter varetages gennem Trommens billetcenter. Teaterforeningen tilbydes annonceplads i Trommens husstandsomdelte magasin. Teaterforeningen modtager som musikforeningen en ½ side uden beregning og betaler yderligere en særpris på p.t 5.000 kr., hvis de ønsker tilkøb af en ekstra ½ side. (En hel side i Trommens magasin sælges normalt til 20.000 kr. pr. side). Herudover har Trommen tilbudt teaterforeningen at komme med i Trommens liste annonce i lokalbladene til en særpris af 200 kr. pr. arrangement. Det har foreningen få gange benyttet sig af. Løsningsforslag 1) Efter princippet skabelse af fri konkurrence Hørsholm Scenen og Trommen kan udbyde teaterforestillinger på lige fod efter først til mølle princippet. De Udvalgte forestillinger arrangeres af hver udbyder. Samarbejdsaftaler er mulige, såfremt begge parter har interesse. Begge parter kan i princippet søge om underskudsgaranti fra kommunen. Teaterforening og kulturhuset er to selvstændige enheder, der præsenterer teater med hver deres økonomi. KFU vælger hvilke forestillinger de ønsker at støtte økonomisk. 2) Efter princippet om at der skal samarbejdes 2A) Der indgås en skriftlig samarbejdsaftale mellem Hørsholm Scenen og Trommen om formidling af teaterforestillinger i fællesskab. Det er kun forestillinger med samarbejdsaftaler, der kan opnå underskudsdækning hos KFU. En samarbejdsaftale baserer sig på, at forestillingen er udvalgt af begge parter umiddelbart i forlængelse af teaterseminar og senest to dage efter afholdelse af teaterseminar. De forestillinger som både Hørsholm Scenen og Trommen i princippet lægger billet ind på skal ses som samarbejdsforestillinger. Forestillingerne præsenteres som samarbejdsforestillinger, rabatstruktur, billetpriser etc. fastlægges i samarbejde. Økonomien baserer sig på, først at afholde udgifter til honorar/kunstnere, herefter til afvikling af forestilling, faste omkostninger til Trommen, annoncering og administration. Overskud deles med 50% til hver. Forekommer der underskud søges der underskudsgaranti hos KFU. Der søges om et fast tilskud fra KFU til dækning af teaterforeningens omkostninger til drift af forening og evt. formidlingsomkostninger i forbindelse med salg af forestillinger via teaterforening. Vil teaterforeningen producere særskilt materiale til medlemmer kan udgifterne eksempelvis dækkes heraf. KFU kan også vælge at give et fast årligt tilskud til drift af teaterforening. Til hver forestilling fastsættes et fast beløb til dækning af markedsføring via Trommens magasin, annoncer etc. på eksempelvis 3.000 kr. pr. forestilling, der indgår i det samlede regnskab om underskud/overskud. Som alternativ til den nuværende ordning hvor teaterforeningen køber annonceplads i Trommens magasin. Ligesom der afsættes et beløb på 1.000 kr. pr. forestilling til Trommens del af administration af ordningen, f.eks. fordeling af billetter i sal og salg via Trommens billetcenter, der ligeledes indgår i det samlede regnskab. Økonomien mellem kulturhus og teaterforeningen holdes adskilt. 2B)Der kan som alternativ også vælges en samarbejdsstruktur, hvor Trommen administrerer hele ordningen og den rabatstruktur, der er gældende i indeværende sæson fortsætter. Alle borgere har lige adgang til de billige billetter uafhængigt af foreningsmedlemskab. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 28-05-2008 Side 16
Der afholdes et fælles teater-promotion-show, hvor teaterforeningen og Trommen i fællesskab præsenterer repertoiret og billetsalg starter. Der er ingen abonnementsordning, men borgere der tegner et medlemskab får præsenteret særlige arrangementer (medlemsaktiviteter) i løbet af sæsonen. F.eks. et møde med kunstnere, forfatter, instruktør, temadrøftelser, tilbud om spisning etc. inden forestillingen. Trommen administrer ordningen og billetsalg, mens teaterforeningen administrerer, tilrettelægger og afholder medlemsaktiviteter. Teaterforeningen kan søge om tilskud hos KFU til de særlige medlemsaktiviteter og der kan søges underskudsgaranti på udvalgte forestillinger. 3) Efter princippet om at teaterforeningen har førstevalget. Under teaterseminaret udvælger Hørsholm Scenen og Trommen de forestillinger som de finder interessante. Hørsholm Scenen byder ind på de voksenteaterforestillinger de ønsker at præsentere og fremlægger repertoiret ved et fælles møde i umiddelbart forlængelse af teaterseminaret. Senest 2 dage efter teaterseminaret har Hørsholm Scenen fremlagt sine ønsker og valg af forestillinger. Dette tilsagn er bindende. Såfremt Hørsholm Scenen alligevel ikke køber de forestillinger som først antaget, tages ordningen op til revision. Hvis der er forestillinger, som Hørsholm Scenen ikke præsenterer i Trommen i sit repertoire har Trommen mulighed for at præsentere forestillingerne. Der kan sættes en begrænsning på det antal, som Hørsholm Scenen kan præsentere f.eks. max. 8 teater voksenforestillinger udbudt af en teaterproducent. Hørsholm Scenen kan søge underskudsdækning til de valgte forestillinger. Der kan sættes kriterier op for, at de forestillinger som Hørsholm Scenen vælger at præsentere og som skal opnå underskudsgaranti er af smallere karakter, mens Trommen herefter kan supplere repertoiret med et antal udvalgte forestillinger for egen økonomisk risiko. Måske af mere kommerciel karakter eller mere ungdomsrelaterede forestillinger. Familie, børneteater og ungdomsrelaterede forestillinger, samt de smalle forestillinger som Hørsholm Scenen ikke vælger at udbyde kan f.eks. indgå i underskudsgaranti ordning. Begrundelsen skulle være, at Hørsholm Scenen ikke har tradition for at sælge disse forestillinger i abonnement, men at det måske alligevel er nogle forestillinger som Hørsholm Kommune ønsker at satse på for at fastholde og tiltrække et også yngre publikum og tilgodese de mange børnefamilier i overensstemmelse med teaterlovens formål. Det er disse forestillinger, der kan have stor glæde af underskudsgarantien, da billetprisen ikke tåler at være så høj. Problemet ved at give teaterforeningen mulighed for at vælge først er, at de måske netop vælger de mere kommercielle salgsbare forestillinger, hvilket så ikke giver Trommen anledning eller incitament til at udbyde teaterforestillinger og dermed også medvirke til at fastholde og øge teaterinteressen. 4) Efter princippet om at dele forestillingerne efter forestillingstype Teaterforeningen kan opnå underskuddækning og skal afholde de smalle forestillinger, mens Trommen tager de kommercielle forestillinger. 5) Hørsholm Scenens forslag til fremtidig teaterordning Hørsholm Scenens forslag vil blive eftersendt. Bilag - Bilag 1 - lovgivning teater.pdf - Bilag 4 - Trommens fremtid Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 28-05-2008 Side 17
- Bilag 3 - Trommens forestillinger fra 2001 og frem - Bilag 2 - oversigt tidligere forestillinger Bilag 5 Hørsholm scenen bilag Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 28-05-2008 KFU havde inviteret formand for Hørsholm Scenen til at uddybe foreningens forslag til fremadrettet løsningsmodel for teater i Hørsholm. Udvalget drøftede forskellige muligheder og generelle teaterpolitiske forhold og besluttede at genoptage drøftelsen på et ekstraordinært KFU-møde d. 25. juni. Til dette møde bad udvalget dels administrationen om forskellige uddybende bilag (et bud på en konkret aftale baseret på løsningsmodel 3, oplysninger om aftale mellem Rudersdal teaterforening og Rudersdals Kommune, vurdering af lovændringen på teaterområdets politiske målsætninger m.v.), dels Hørsholm Scenen at give sit bud på en konkret aftale mellem kommune og foreningsbaseret på deres eget løsningsforslag. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 28-05-2008 Side 18
Bilagsoversigt Pkt. nr. Tilgang Titel Refnr. 48 Åben Bilag til BOF 2 - KFU 40821 50 Åben brochure - undervisning og undervisere 42681 50 Åben Budgetopfølgning - kultur og fritidspuljen 46055 51 Åben Vedtægter for 5. juni Selskabet 36953 51 Åben Krav til folkeoplysende foreninger 42280 52 Åben Bilag 1 - lovgivning teater.pdf 46995 52 Åben Bilag 4 - Trommens fremtid 46991 52 Åben Bilag 3 - Trommens forestillinger fra 2001 og frem 46987 52 Åben Bilag 2 - oversigt tidligere forestillinger 46980 Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 28-05-2008 Side 19
Kultur- og Fritidsudvalgets møde Onsdag den 28. maj 2008 Isabella Meyer (C) Henrik Klitgaard (R) Thorkild Gruelund (C) Hanne Lommer (A) Anne Ehrenrich (V) Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 28. maj 2008 Side 20