Privatlivspolitik for medarbejdere og konsulenter i Falck A/S og hermed koncernforbundne danske selskaber I forbindelse med ansættelsen, indsamler og behandler Quick Care (herefter Falck ) som dataansvarlig en række personoplysninger om vores medarbejdere. I denne privatlivspolitik beskriver vi vores behandling, brug og videregivelse af personoplysninger i den forbindelse. Typer af oplysninger og formål Vi indsamler og behandler følgende typer personoplysninger om dig: Navn, privatadresse, e-mailadresse og telefonnummer. Identifikationsoplysninger, herunder CPR nummer. Dato for ansættelse, arbejdssted og stillingsbetegnelse. Arbejdstid, herunder vagt-og tjenestetider. Ferie og andet fravær. Sygefravær. Løn og pensionsforhold, løntilskud, oplysninger af relevans for lønindeholdelse (fx skattegæld), udbetaling af løn, herunder lønrefusioner mv. Bankoplysninger. Skatteoplysninger. Fradrag i lønnen (f.eks. betaling for kantineordning). Eventuelle oplysninger i forbindelse med arbejdsskader, fleksjob /, ansættelse på særlige vilkår, f.eks. skånejob. Personaleadministrative oplysninger, som f.eks. uddannelse og kvalifikationer, kurser, kompetenceprofil, jobønsker, medarbejderudviklingssamtaler, bedømmelser, beskæftigelse, tillidshverv, lån af diverse effekter og lignende. Kontaktoplysninger på dine nærmeste pårørende. Straffeattest, børneattester og oplysninger vedrørende sikkerhedsgodkendelse. Personlighedstest. Fagforeningsmæssige tilhørsforhold, f.eks. til brug for kontingenttræk. Helbredsoplysninger. Dokumenter i forbindelse med diciplinærsager f.eks. advarsler. Arbejdstelefon: sms-beskeder, kontakter i telefonbogen. Personalepapirer i øvrigt. I din personalesag opbevarer vi også din ansøgning, ansættelseskontrakt og andre relevante oplysninger om dit ansættelsesforhold. 1
Hvis der sker ændringer i dine oplysninger, registrerer vi ændringerne. Der kan være situationer, hvor vi håndterer oplysninger, der ikke fremgår af listen ovenfor. De formål, som vi indsamler og behandler oplysningerne til er: At sikre nødvendige og relevante oplysninger i forhold til varetagelsen af den enkeltes ansættelsesforhold. Overholdelse af gældende ansættelsesretlig lovgivning, herunder ansættelsesbevisloven, funktionærloven mv. og sikre overholdelse af gældende overenskomster. Overholdelse af gældende data beskyttelses lovgivning (fx EU s databeskyttelsesforordning, logningsbekendtgørelsen), herunder o Dokumentationspligt o Overholdelse af basale principper for behandling af personoplysninger og juridisk hjemmel for behandlingen o Iværksættelse og vedligeholdelse af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder men ikke begrænset til at hindre uautoriseret adgang til systemer og oplysninger, hindre modtagelse eller distribution af ondsindet kode, standsning af overbelastningsangreb (denial-of-service-angreb) og beskadigelser af computersystemer og elektroniske kommunikationssystemer o Undersøgelse af mistanke eller viden om sikkerhedsbrud og rapportering til individer og myndigheder o Håndtering af forespørgsler og klager fra registrerede og andre o Håndtering af inspektioner og forespørgsler fra tilsynsmyndigheder o Håndtering af tvister med registrerede og tredjeparter. Automatiske, individuelle beslutninger Personoplysninger behandles ikke til brug for automatiseret, individuel beslutningstagning eller profilering. Det juridiske grundlag for indsamling og behandling af personoplysningerne Det juridiske grundlag for vores indsamling og behandling af de generelle og almindelige personoplysninger er ansættelseskontrakten jf. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Det juridiske grundlag for vores indsamling og behandling af evt. personlighedstest er samtykke jf. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Når vi indsamler personoplysninger direkte fra dig til brug for ansættelsen, er det fordi det er nødvendigt for at vi kan indgå en ansættelseskontrakt med dig. Du er ikke forpligtet til at give disse personoplysninger til os. Konsekvenserne af ikke at give os personoplysningerne vil være, at du ikke kan opnå ansættelse. 2
Videregivelse af dine personoplysninger Personoplysninger vil blive videregivet og delt med følgende modtagere: Falck koncernens moderselskab SKAT vedr. skattepligtige ydelser Arbejdsmarkedets Tillægspension (ATP) ACF (Arbejdsgivernes Centrale Ferieregister), Arbejdsmarkedets Feriefond og Feriekonto Danmarks Statistik NemKonto Pensionskasser, banker og forsikringsselskaber Falcks Personaleforening og andre foreninger, såfremt medarbejderen er medlem heraf Tillidsrepræsentanter og faglige organisationer Arbejdsskadestyrelsen (anmeldelser om arbejdsskader) Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag (AUB) Arbejdsmarkedsstyrelsen (jobskabelsesordninger) Kommuner vedrørende dagpengerefusion Virk.dk Indkomstregistret DA (Dansk Arbejdsgiverforening), DA-Barsel og/eller Barsel.dk Dansk Erhverv (arbejdsgiverforening) Falcks eksterne og interne revision I tilfælde af videregivelse vil det ske inden for rammerne af databeskyttelsesreglerne. Hvis behandlingen er baseret på samtykke, har du ret til at tilbagekalde samtykket, det vil betyde at de pågældende oplysninger ikke længere vil kunne behandles af Falck, medmindre der er et andet lovligt behandlingsgrundlag. Tilbagekaldelse af samtykket vil, dog ikke påvirke den behandling, der har fundet sted forud for tilbagekaldelse af samtykket. Overførsel af personoplysninger til databehandlere Vi overfører dine personoplysninger til visse underleverandører, herunder it-leverandører mv., som behandler og opbevarer personoplysningerne på vegne af Falck. Overførsel af personoplysninger til modtagere i lande uden for EU/EØS Vi overfører dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS, da vi bruger eksterne leverandører til at behandle og opbevare de ovenfor anførte personoplysninger. Det juridiske grundlag for overførslen er EU s Standard Contractual Clauses for overførsler fra dataansvarlige til databehandlere i ikke-sikre lande uden for EU/EØS. Standardaftalen er tilgængelig på forskellige sprog på dette link: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/txt/?qid=1401799946706&uri=celex:32010d0087 3
Yderligere oplysninger om databehandlere og overførsler til modtagere udenfor EU/EØS kan fås ved henvendelse til info@quickcare.dk Opbevaringsperiode Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at kunne opfylde de ovenfor anførte formål, dog ikke længere end 5 år efter fratræden eller hvis der er andre frister i lovgivningen fx forældelses- eller bogføringsloven. Dine rettigheder Du har med lovens begrænsninger Indsigtsret: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig. Ret til berigtigelse (rettelse): Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. Ret til sletning: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores generelle sletning indtræffer. Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset-. Hvis du har ret til at begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne bortset fra opbevaring med dit samtykke, eller med henblik på at at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan eksempelvis gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring. Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet): Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring. Du har også ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på-. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk Sikkerhed og adgang til personale oplysninger Falck har som dataansvarlig pligt til at beskytte de persondata vi behandler om vores medarbejdere. Din personalesag findes i vores elektroniske HR system og/eller som fysisk personalesag. Det er udelukkende medarbejdere, der har et sagligt behov for at tilgå personalemappen, som har adgang hertil. 4
Kontakt Hvis du har spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger eller udnyttelsen af dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte os på info@quickcare.dk eller Falcks databeskyttelsesrådgiver på dpo@falck.com. Falck A/S Sydhavnsgade 18 2450 København SV Dato: 25.05.2018 Quick Care Birk Centerpark 40 7400 Herning Dato: 25.05.2018 5