ÅRSBERETNING 2012 (bemærkninger til årsnøgletal) retten i Aalborg - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2013
Strategi og planlægning God ressourceudnyttelse Fogedret Strafferet Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer 2 1. Indledning kort præsentation af retten Retten i Aalborg dækker området omfattet af kommunerne Mariagerfjord, Rebild, Vesthimmerland og Aalborg med en samlet befolkning på ca. 325.000. Retten er centralt beliggende i Aalborg i C.W.Obels administrations- og kontorejendom på Badehusvej 17 tæt ved parkeringspladser og station. Retten behandler ca. 5% af alle byretssager i Danmark. 2. Resultater i 2012 Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Neden for gennemgås resultaterne for 2012 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen. DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Driftsledelse og organisering Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Rettens produktivitet har udviklet sig meget positivt også i 2012. Med en vedholdende indsats fra alle medarbejdere er det i 2012 lykkes at fastholde rettens samlede høje produktivitet til at være blandt de
3 bedste ud af landets 24 byretter. Niveauet er steget fra indeks 102,5 i 2011 til 103,4 i 2012, hvor gennemsnittet ved byretterne er 100,8. Den øgede produktivitet skal ses i sammenhæng med, at færre medarbejdere afsluttede forholdsmæssigt flere sager i 2012 end i 2011. Samlet set blev der i 2012 afsluttet 36.305 vægtede sager mod 38.591 i 2011, svarende til et fald på knap 6%, men det samlede personaleressourceforbrug er faldet mere. På landsplan blev der i 2012 afsluttet 756.822 vægtede sager, hvoraf retten i Aalborg behandlede knap 5%. Sagsudviklingen på de enkelte sagsområder er følgende: Straffesager Samlet blev der i 2012 afsluttet 7.676 vægtede straffesager mod 7.212 sager i 2011, svarende til en stigning på knap 6%. Produktiviteten steg ud fra indeks på dette område fra 96,2 i 2011 til 115,3 i 2012, svarende til en stigning på 20%. Civile sager Samlet blev der i 2012 afsluttet 3.201 vægtede civile sager mod 3.625 sager i 2011, svarende til et fald på knap 12%. Produktiviteten faldt ud fra indeks på dette område fra 112,0 i 2011 til 91,1 i 2012, svarende til et fald på knap 19%. Dette skal ses i sammenhæng med et fald i antallet af modtagne civile sager fra 2.917 i 2011 til 2.505 i 2012, svarende til et fald på ca. 15%. Fogedsager Samlet blev der i 2012 afsluttet 16.264 vægtede fogedsager mod 19.768 sager i 2011, svarende til et fald på knap 18%. Produktiviteten faldt ud fra indeks på dette område fra 101,1 i 2011 til 97,6 i 2012, svarende til et fald på knap 4%. Dette skal ses i sammenhæng med et fald i antallet af modtagne fogedsager fra 18.830 i 2011 til 16.669 i 2012, svarende til et fald på godt 11%. Skiftesager Samlet blev der i 2012 afsluttet 4.236 vægtede skiftesager mod 4.367 sager i 2011, svarende til et fald på 3%. Produktiviteten steg ud fra indeks på dette område fra 98,2 i 2011 til 117,5 i 2012, svarende til en stigning på knap 20%. På alle sagsområderne har retten i Aalborg samlet en højere produktivitet end gennemsnittet for landets byretter. Notarialforretninger Samlet blev der i 2012 foretaget 2.835 notarialforretninger mod 2.776 i 2011, svarende til en stigning på 2%. Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid Retten har i 2012 generelt haft fokus på at fastholde relativt korte sagsbehandlingstider på alle sagsområder. For de enkelte sagsområder har sagsbehandlingstiden udviklet sig således i 2012: Straffesager Domsmandssagernes gennemsnitlige sagsbehandlingstid var i 2011 89 dage og er i 2012 steget til 99 dage, mod et gennemsnit for alle byretter på 126,7 dage. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid steg for nævningesager fra 85 dage i 2011 til 94 dage i 2012, svarende til 5. bedste byret som også i 2011. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for sager uden domsmænd og tilståelsessager blev henholdsvis
4 halveret til 25 dage og steg 21 dage til 96 dage. For alle straffesagstyper var sagsbehandlingstiden kortere end gennemsnittet ved landets byretter, bortset fra tilståelsessager med 1 dag over gennemsnittet. Retten har i 2012 fastholdt Folketingets forudsætning om, at halvdelen af voldssagerne afsluttedes inden for 37 dage, med 58,9% og gennemsnittet for byretterne er 48,9%. Civile sager For hovedforhandlede alm. civile sager var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i 2011 18,3 mdr. og i 2012 faldet til 17,9 mdr., der er lidt bedre end gennemsnittet på 19,0 mdr. for landets byretter. Boligretssagerne og småsagerne havde i 2012 en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på henholdsvis 423 og 265 dage. Der er tale om et fald på 97 dage fra 2011 for boligretssagerne og et fald på 1 dag for småsagerne. Begge sagstyper behandles stadig hurtigere end gennemsnittet for landets byretter. Det bemærkes, at retten i 2012 hovedforhandlede ca. 27% af de alm. civile sager, 24% af boligretssagerne og 8% af småsagerne. Der tilstræbes en effektiv forberedelse af sagerne, så kun de sager, som ikke kan løses forligsmæssigt hovedforhandles, men det samlede fald i antallet af modtagne civile sager har medført, at der forholdsmæssigt er hovedforhandlet flere sager i 2012 end de tidligere år. Retten har dog fastholdt en relativt kort berammelsestid på ca. 3-4 måneder. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid var i 2012 for ægteskabssager 96 dage og for forældreansvarssager 146 dage, hvilket for begge sagstyper er hurtigere end gennemsnittet for byretterne. Fogedsager For alm. fogedsager var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i 2011 81 dage og faldt i 2012 til 52 dage. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for de særlige fogedsager, herunder sager om forbud og bevissikring m.v., faldt fra 52 dage i 2011 til 46 dage i 2012. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for tvangsauktioner faldt fra 107 dage i 2011 til 78 dage i 2012. Fogedretten i Aalborg har på alle sagsområder en kortere sagsbehandlingstid end gennemsnittet for landets byretter. Skiftesager Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for dødsboer var i 2012 37 dage for boudlæg, 67 dage for uskiftet bo, 329 dage for privat skifte og 57 dage for forenklet privat skifte. For alle dødsbotyper havde retten i 2012 en kortere gennemsnitlig sagsbehandlingstid end gennemsnittet for landets byretter. Der foreligger ikke for 2012 og de tidligere år sammenlignelige opgørelser over sagsbehandlingstiden for ægtefælleskiftesager og insolvenssager, herunder konkursboer, gældssaneringer, rekonstruktioner og tvangsopløsninger. For 2013 foretages en sådan opgørelse, og resultatet fra 1. kvartal af 2013 ser ganske positivt ud. Resultat 3: Faglig kvalitet Den 21. og 22. marts 2012 havde retten besøg af højesteretspræsident Børge Dahl, der med indlæg til hele personalet og rettens jurister samt dialog med medarbejderne i alle afdelinger, på bedste vis bidrog til kulturen og kvaliteten ved retten. I november fik retten besøg af Dommerudnævnelsesrådet og Domstolsstyrelsens direktør, Charlotte Münter, der også tog sig god tid til at komme rundt i alle rettens afdelinger.
5 Fastholdelse og udvikling af den faglige kvalitet ved retten sker bl.a. i nært samarbejde med Aalborg Universitet, der har etableret en jurauddannelse, hvor mange af rettens jurister enten underviser eller fungerer som censorer, og retten har gennemsnitligt 4 jurastuderende ansat samt tilknyttet en retshjælp med jurastuderende. I årets løb er der ved retten afholdt et fagligt seminar i anledning af professorer dr.jur. Erik Werlauffs 60 års fødselsdag, hvor indlægsholdere fra landets øvrige universiteter også deltog, samt derudover afholdt faglige arrangementer i samarbejde med Aalborg Advokatforening og Nordjyllands politi. Dommerne Niels Toft-Vandborg og Malene Urup har i 2011-2012 deltaget i internationale dommerseminarer og derved bidraget til opdatering af vores samlede faglige kvalifikationer ved retten. Behandling af sager med 3 juridiske dommere har vist sig som en værdsat ordning for også faglig udvikling, og retten har i 2012 afviklet mindst 12 sager med 3 dommere (nævningesager og principielle civile sager). Og det må forventes, at antallet af disse sager vil stige i de kommende år. Retten har også i 2012 udover boligretssager behandlet sager med sagkyndige dommere, og erfaringerne hermed er gode, og flere sager må i fremtiden forventes med sagkyndige dommere, såfremt parterne ønsker det. Der føres ikke statistik over antallet af appellerede sager til landsretten, men det er umiddelbart indtrykket, at stadig færre af rettens afgørelser ændres af landsretten. Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Retten har et mangeårigt godt og nært samarbejde med sine nærmeste brugere Nordjyllands politi og Aalborg Advokatforening som der jævnligt afholdes møder med. Den seneste brugerundersøgelse, der blev gennemført ultimo 2009 ved alle landets retter, angav retten i Aalborg blandt de bedste, når det gjaldt brugernes oplevelse af sagsbehandlingen. Denne vurdering forventes fastholdt og vurderes ved en landsdækkende brugerundersøgelse i 2013. Som led i domstolenes mål og værdiprojekt i 2012 blev der ved retten i Aalborg den 2. marts afholdt en temadag herom med deltagelse af repræsentanter fra anklagemyndigheden og advokaterne, og dialogen herfra førte til bl.a. forbedringer af rammerne for advokaternes arbejde med fogedsager og en forsøgsordning for notarfunktionen. I 2012 har øget brug af e-mail til gavn for rettens brugere været prioriteret, og en stor del af kommunikationen med retskredsens advokater foregår nu pr. mail. Det blev meget vel modtaget, at det ikke længere kræver tidsbestilling at komme til notaren, og at der ydes retshjælp i rettens bygning hver tirsdag og torsdag kl. 15-18. I forlængelse heraf blev der i 2. halvår af 2012 indført lang åbningstid sidste torsdag i hver måned hos notaren, men det gav kun få henvendelser, og ordningen videreføres derfor ikke i 2013. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Personalemæssigt fortsatte udviklingen fra de tidligere år med reduktion i årsværksforbruget fra 86,6 i 2010 til 80,5 i 2011 og nu til 75,0 i 2012. Reduktionen er hovedsagelig sket ved naturlig afgang blandt kontorfunktionærerne. Rettens lønsum er således reduceret fra 40,7 mio. kr. i 2010 til 38,8 mio. kr. i
6 2011 og til 37,3 mio. kr. i 2012. Retten havde derudover samlede driftsudgifter på 12,3 mio. kr. i både 2012 og 2011 mod 11,5 mio. kr. i 2010. De samlede udgifter til drift af selve retten i Aalborg var i 2012 på 49.630.948 kr. Set i forhold til indtægterne fra rettens aktiviteter giver det et overskud på 128.049.960 kr. i 2012. Rettens indtægter fordeler sig således: 2012 2011 2010 Retsafgifter 19.431.439 21.317.980 23.333.203 kr. Boafgifter 158.239.469 167.781.095 160.812.065 kr. Samlet provenu 177.670.908 189.099.075 184.145.268 kr. Det gennemsnitlige sygefravær pr. medarbejder ved retten steg desværre i 2012 fra 7,7 dage pr. medarbejder i 2011 til 9,6 dage i 2012. I 2010 var gennemsnittet 7,9 dage, og til sammenligning var det gennemsnitlige sygefravær pr. medarbejder ved domstolene på 8,4 dage i 2012. Stigningen i rettens sygefravær i 2012 skyldes særligt flere langtidssygemeldinger end tidligere, og det forventes, at retten i 2013 kommer tilbage på tidligere års niveau, som typisk er noget under landsgennemsnittet. Bemærkelsesværdigt er det også, at andelen af årsværksforbruget anvendt på generel ledelse og administration er fastholdt på 14,8% i 2012. I 2012 blev der gennemsnitligt ved byretterne anvendt 19,2% af årsværksforbruget på generel ledelse og administration. Ved retten i Aalborg er fokus på at anvende flest mulige ressourcer på sagsløsning og dermed brugerrelateret arbejde, og retten har således fortsat det laveste forbrug blandt alle byretter på administration og ledelse. En stor del af ressourcerne registreret som administration og ledelse vedrører i øvrigt også sagsrelaterede aktiviteter, såsom kassefunktion og telefonomstilling. Retten havde den 10. september 2012 administrativt servicebesøg fra Domstolsstyrelsen, hvor løn- og personaleadministration og kasseog regnskabsadministration var i fokus m.h.p. mulige effektiviseringer. Som led heri blev rettens administration samlet i nye lokaler pr. 1. oktober 2012, da et lejemål i stueetagen blev ledigt (retten afgav samtidig et lejemål til universitetet, således at rettens samlede lejemål blev reduceret med ca. 100 kvm.). Det lave forbrug af ressourcer på administration må således tages som udtryk for, at der arbejdes meget effektivt også blandt det administrative personale, der i høj grad bidrager til rettens samlede gode produktivitet. Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Retten har et godt samarbejde med de lokale nordjyske medier, der også i 2012 besøgte retten med journaliststuderende og nye medarbejdere ved TV2-Nord og Nordjyske. Sager ved retten er dagligt omtalt i Nordjyske, og det sker generelt på en god og sober måde. TV2-Nord prøvefilmede domsafsigelser i 2011, og i 2012 blev domsafsigelsen i den såkaldte Rebild-sag filmet. Derudover blev flere straffesager fulgt tæt af et filmhold i 2012 som led i en serie om forsvarsadvokaternes arbejde. Der er ikke ved retten etableret en formel pressedommerordning, og præsidenten fungerer som kontaktperson for pressen.
7 Udover deltagelse i Kulturnatten og værtskabet for retshjælpen er retten åben for besøg af grupper og foreninger, og hvert år afholdes en række af sådanne besøg både i og uden for almindelig arbejdstid. Retten kontaktede forrige år retskredsens skoler med oplysning om retten og mulighederne for, at skoleklasser kan overvære retssager. Det er blevet en stor succes, og nærmest hver uge er skoleklasser på 8.-10. klassetrin på besøg og følger typisk en mindre voldssag i en af rettens større retssale. Det er indtrykket, at retten har et godt omdømme og så vidt muligt deltager åbent i det lokale samfund, som retten og dens medarbejdere er en aktiv del af. 3. Udviklingsaktiviteter i 2013 Rettens udviklingsaktiviteter i 2013 vil hovedsagligt være præget af fortsat tilpasning til et lavere ressourceforbrug i takt med udmøntning af statslige besparelser ved domstolene. Fokus vil således være på at fastholde den positive udvikling med øget produktivitet og effektivitet, og forventningen herom kan man kun have i lyset af, at retten har meget engagerede og ansvarsbeviste medarbejdere. Derudover har implementeringen af domstolenes mål- og værdiprojekt tillige med den ny vejledning for byretternes behandling af civile sager samt øget digitalisering høj prioritet for året.