Dagtilbud og Kultur 19. november 2012 (opdateret 22. november 2012) NOTAT Ændringsforslag til vedtægterne for Holbæk Museum Det fremgår af museets nuværende vedtægter og museumsloven, at vedtægtsændringer skal ske på følgende måde: Kulturstyrelsens udtalelse omkring udkast til ændringer skal indhentes, vedtægterne. 2/3 af bestyrelsen skal tiltræde vedtægtsændringen, vedtægterne. Kulturstyrelsen skal godkende ændringen af museets ansvarsområde, vedtægterne og museumslovens 14. Holbæk Kommune skal godkende vedtægtsændringen, vedtægterne. Hovedtilskudsyder, skal godkende vedtægtsændringen, museumslovens 14. Formålet med ændringen af vedtægterne er følgende: Sikre at grundlaget for museet lever op til kravene i gældende lovgivning, museumsloven, herunder bl.a. o Alle de bidragende kommuner skal vælge mindst et bestyrelsesmedlem o Ændring af museets ansvarsområder, således at beskrivelsen er dækkende for også de nye aktiviteter. Implementere konklusionerne fra Museumskonferencen den 11. oktober 2012, herunder bl.a. kravet om, at museet som udgangspunkt ikke skal have egne bygninger i overgangsperioden. Etablering af en ny fælles identitet Give de bidragende kommuner mulighed for indflydelse, og sikre at kommunerne er orienterede om de for museet væsentlige forhold. Fundats for Holbæk Museum 1.0 Museets navn og adresse Museets navn er Holbæk Museum. Museet er organiseret som en selvejende institution med hovedadresse: Klosterstræde 18, Holbæk. Museets navn er Museum Sjælland.
2.0 Museets status, formål og virkeområde Holbæk Museum er et statsanerkendt kulturhistorisk lokalmuseum for Holbæk Kommune, som kommunen er afgrænset efter l. januar 2007. 2.2 Den selvejende institution Holbæk Museum har tillige til formål at eje de bygninger, der er knyttet til museet. 2.3 Museet skal sikre, at samlingerne er tilgængelige for offentligheden og skal stille dem til rådighed for forskning samt udbrede kendskabet til resultatet af såvel museets egen forskning som anden forskning baseret på museets samlinger. 2.4 Museets virkeområde, herunder det arkæologiske og historisk-etnologiske ansvarsområde (Nyere Tid), er Holbæk kommune, jfr. pkt. 2.1. Indenfor Nyere Tid har museet bygningskultur som speciale, hvor museets geografiske ansvarsområde perspektiveres i forhold til bygningskultur generelt. Museets virksomhed i andre museers geografiske ansvarsområde skal ske i forståelse med disse. Side2/10 Museum Sjælland er et statsanerkendt kulturhistorisk lokalmuseum for det geografiske område, som omfatter Holbæk, Kalundborg, Ringsted, Sorø, Odsherred og Slagelse Kommuner. 2.2 Slettet (Kommunerne har sat som forudsætning for støtten til museet, at museets drift ikke omfatter ejerskab til bygninger, hvor disse bygninger ikke i sig selv er en del af samlingen.) 2.4 Museets virkeområde er Holbæk, Kalundborg, Ringsted, Sorø, Odsherred og Slagelse Kommuner. Museets emnemæssige ansvarsområde, er kulturhistorien, herunder arkæologi, i ovenstående geografiske område. Museets tidsmæssige ansvarsområde omfatter forhistorie, middelalder, renæssance og nyere tid. Indenfor Nyere Tid har museet disse specialer: Købstæderne, deres oplands historie og forholdet mellem by og land Bygningskultur Kyst- og fritidskultur ved Vestsjællands kyster Landbrugets integrering i markedsøkonomien Indenfor sit ansvarsområde arbejder museet endvidere med kunst med tilknytning til museets geografiske ansvarsområde, hvor denne er af betydning for forståelsen af den lokale kulturhistorie. Museets ambition er gennem indsamling, registrering, bevaring, forskning og formidling indenfor ovenstående ansvarsområder at virke for sikringen af Danmarks kulturarv og belyse forandring, variation og kontinuitet i
menneskers livsvilkår fra de ældste tider til nu. 2.5 Indsamling, registrering, forskning og formidling skal finde sted inden for den geografiske, tids- og emnemæssige afgrænsning af museets godkendte ansvarsområde. Side3/10 Genstande, der savner naturlig tilknytning til museets ansvarsområde, bør ikke indlemmes i samlingerne, men søges henvist til andet relevant museum. 3.0 Samarbejde med andre museer og offentlige myndigheder Museet er underlagt museumsloven og de deri til enhver tid gældende bestemmelser. Museet skal i øvrigt følge fælles nationale og internationale standarder og normer for museumsvirksomhed efter nærmere retningslinjer fra Kulturarvsstyrelsen. 3.2 Museet er en del af Danmarks offentlige museumsvæsen og dermed forpligtet til aktivt at samarbejde med andre museer. 3.3 Museet vil nationalt, regionalt og lokalt samarbejde med myndigheder, der varetager fredning og fysisk planlægning, og herunder varetage lovpligtige opgaver, der fremover måtte delegeres til museet. 3.4 Museet indberetter løbende sin indsamling til relevante centrale registre. 3.5 Museet vil indenfor sit ansvarsområde og i anden relevant sammenhæng deltage i internationalt samarbejde.
4.0 Museets bestyrelse Museets bestyrelse er ansvarlig for museets drift. Bestyrelsen består af 7 medlemmer, der vælges for 4 år ad gangen. Genvalg kan finde sted. Side4/10 Bestyrelsen består af 11 medlemmer. (Den resterende tekst under pkt. 4.1 slettes.) Personer over 67 år kan ikke nyvælges, og personer over 70 år kan ikke genvælges. 4.2 Bestyrelsens sammensætning er følgende: l repræsentant udpeges af Holbæk Kommune. l repræsentant udpeges i fællesskab af HolbækRegionens Erhvervsråd og HolbækRegionens Turistforening. l repræsentant udpeges i fællesskab af Holbæk Seminarium, Holbæks gymnasiale skoler og den kommunale direktør med ansvar for undervisningssektoren i Holbæk kommune. 4 repræsentanter valgt af Museumsforeningen for Holbæk og Omegn på dennes årlige generalforsamling. For at sikre kontinuitet i bestyrelsesarbejdet, vælges l medlem på hvert års generalforening i Museumsforeningen for Holbæk og Omegn, jfr. i øvrigt punkt 5.6 i vedtægter for Museumsforeningen for Holbæk og Omegn. Museumsforeningen vælger tillige en l. suppleant og en 2. suppleant. Ved en suppleants indtræden i museets bestyrelse, besættes bestyrelsesposten indtil den vakante bestyrelsespost kan besættes efter ovennævnte kriterier, hvilket skal ske senest på første ordinære generalforsamling efter at vakance er indtrådt. 4.2 Bestyrelsens sammensætning er følgende: Holbæk, Kalundborg, Ringsted, Sorø, Odsherred og Slagelse Kommuner vælger hver et bestyrelsesmedlem og en suppleant for bestyrelsesmedlemmet. Valgperioden følger den kommunale valgperiode. Kommunernes kulturchefer vælger i fællesskab tre bestyrelsesmedlemmer med udgangspunkt i disses faglige og forretningsmæssige kunnen. Valgperioden er etårig. Museets fastansatte medarbejdere udpeger to bestyrelsesmedlemmer. Valgperioden er etårig. (Den resterende tekst under pkt. 4.2 slettes.) (De politisk valgte bestyrelsesmedlemmer sikrer kontinuiteten. De embedsmandsvalgte bestyrelsesmedlemmer sikrer fagligheden. Derfor er valgperioden kortere for de embedsmandsvalgte bestyrelsesmedlemmer behovet for faglighed kan være skiftende navnlig i den toårige overgangsperiode. Valgperioden for medarbejderrepræsentanter er kort med baggrund i mønstret på arbejdsmarkedet.) 4.3 Museets virksomhed er underlagt den til enhver tid gældende museumslov med tilhørende ministerielle bekendtgørelser. 4.4 Bestyrelsen konstituerer sig hvert år inden udgangen af marts måned med formand og næstformand. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer er til stede.
Beslutninger træffes ved simpel stemmeflerhed bortset fra beslutning om fundatsændringer og ophør, jfr. nedenfor punkt 10. Side5/10 4.5 Bestyrelsen afholder mindst fire årlige møder. 4.6 Bestyrelsen fastsætter sin forretningsorden. Det tilføjes som 4.7: De bidragende kommuner pålægger bestyrelsen, at der i perioden frem til udgangen af 2014 arbejdes på at etablere et museum på fagligt og kvalitetsmæssigt højt niveau funderet på et forretningsmæssigt professionelt grundlag. Bestyrelsen skal inden udgangen af 2014 sikre, at vedtægterne ændres i overensstemmelse med denne intention. Ambitionen er beskrevet i notatet fra Kommunernes Landsforening af 11. oktober 2012. 5.0 Museets daglige ledelse og personale Museets personale skal i omfang og sammensætning stå i rimeligt forhold til museets størrelse, økonomi, ansvarsområde og arbejdsplan. 5.2 Til at forestå museets daglige ledelse ansætter bestyrelsen en museumsfagligt uddannet, heltidsansat museumsleder. 5.3 Det påhviler bestyrelsen at holde Kulturarvsstyrelsen underrettet til enhver tid om hvem, der varetager den daglige ledelse af museet. 5.4 Museets leder har inden for den af bestyrelsen vedtagne arbejdsplan med tilhørende budget det museumsfaglige og ledelsesmæssige ansvar for museets samlede virksomhed. 5.5 Museets leder varetager ansættelsesmæssige forhold. 5.6 Museets leder virker som bestyrelsens
sekretær og er i alle tilfælde tilforordnet bestyrelsen (uden stemmeret). 5.7 Museets personale skal have mulighed for efter- og videreuddannelse. Side6/10 5.8 Museets personale følger statens regler om afgang på grund af alder. 5.9 Museets leder fungerer som sekretær for bestyrelsen for Museumforeningen for Holbæk og Omegn. 5.9 Slettet 6.0 Museets budget og arbejdsplan Museets leder skal årligt udarbejde arbejdsplan og budget efter retningslinjer fastsat af Kulturarvsstyrelsen. Arbejdsplan og budget skal forelægges bestyrelsen til godkendelse på det sidste møde forud for det følgende regnskabsår. 6.2 Budgettet skal inden for de angivne frister indsendes til Holbæk Kommune og til Kulturarvsstyrelsen. Indsendelse skal ske senest 31. januar i budgetåret. 6.3 I det første år i hver ny kommunal valgperiode udarbejder museets leder forslag til arbejdsplan efter retningslinjer fastsat af Kulturarvsstyrelsen. Arbejdsplanforslaget behandles og godkendes af bestyrelsen. 6.2 Budgettet skal inden for de angivne frister indsendes til Kulturarvsstyrelsen, hovedtilskudsyder og de bidragende kommuner. Den godkendte arbejdsplan sendes til Kulturarvsstyrelsen og Holbæk Kommune senest 15. december i det aktuelle foreningsår. 6.4 Planen skal angive, hvilke nærmere bestemte opgaver, museet påregner at udføre indenfor sit ansvarsområde de følgende år. Den godkendte arbejdsplan sendes til Kulturarvsstyrelsen, hovedtilskudsyder og de bidragende kommuner senest 15. december i det aktuelle foreningsår. 6.5 Museet drager omsorg for samlingernes forsvarlige opbevaring og nødvendige konservering. 6.6 Museet skal ved aktivt formidlingsarbejde gøre sine samlinger og sin viden tilgængelig for flest mulige befolkningsgrupper.
7.0 Museets regnskab og beretning m.v. Museets regnskabsår følger kalenderåret. Revideret regnskab og beretning forelægges bestyrelsen til godkendelse inden udløbet af maj måned i det følgende år. Side7/10 7.2 Regnskabet føres ifølge den af Kulturarvsstyrelsen udarbejdede kontoplan. 7.3 Museets regnskab revideres af en af bestyrelsen valgt statsautoriseret revisor i overensstemmelse med den til enhver tid gældende regnskabsinstruks. 7.4 Museets leder er ansvarlig for forvaltningen af museets indtægter og udgifter. lnden for det godkendte budget med tilhørende arbejdsplan/budgetkommentarer har museets leder fuld dispositionsret. Museets leder, eller den dertil bemyndigede, skal godkende og attestere udgifts- og indtægtsbilag. 7.5 Årsregnskabet afgives efter retningslinjer fastsat af Kulturarvsstyrelsen. 7.6 Regnskabet påtegnes af museets bestyrelse og museets daglige leder samt af museets revision. Revisionspåtegninger skal angive, at revisionen er udført i overensstemmelse med den af Kulturministeriet fastsatte revisionsinstruks for museer, der modtager statstilskud efter museumsloven. 7.7 Museets leder udarbejder årsberetning efter retningslinjer fra Kulturarvsstyrelsen. Beretningen skal efter godkendelse af bestyrelsen, sammen med årsregnskabet indsendes til Holbæk Kommune. Det af Holbæk Kommune godkendte regnskab og beretning indsendes til Kulturarvsstyrelsen inden 15. juni efterfølgende år. Beretningen skal efter godkendelse af bestyrelsen, sammen med årsregnskabet indsendes til hovedtilskudsyder og de bidragende kommuner. Det af hovedtilskudsyder godkendte regnskab
7.8 Bestyrelsen er ansvarlig for forvaltningen af museets formue. 7.9 Museets formue, herunder værdipapirer, forvaltes af et pengeinstitut. og beretning indsendes til Kulturarvsstyrelsen inden 15. juni efterfølgende år. Side8/10 Museets daglige forretningskonti, hvortil indgår tilskud m.v. skal henstå i et pengeinstitut. 7.10 Forbrug af formue, herunder henlæggelser, kan kun ske med bestyrelsens godkendelse eller efter fundats, godkendt af bestyrelsen. 7.11 Væsentlig nedbringelse af museets formue kan alene ske med tilslutning fra Holbæk Kommune. 7.12 På museets bygninger eller anden fast ejendom, som anvendes af museet, tinglyses deklaration om disponeringsret, herunder at der ikke kan ske salg eller pantsætning uden samtykke fra Holbæk Kommune. 7.11 Væsentlig nedbringelse af museets formue kan alene ske med tilslutning fra hovedtilskudsyder og de bidragende kommuner. 7.12 Slettet (Kommunerne har sat som forudsætning for støtten til museet, at museets drift ikke omfatter ejerskab til bygninger, hvor disse bygninger ikke i sig selv er en del af samlingen.) 8.0 Udskillelse, kassation, sikring m.v. Udskillelse (herunder kassation) af genstande fra samlingerne til andre end statslige og statsstøttede museer kan kun ske efter godkendelse fra Kulturarvsstyrelsen, jfr. bekendtgørelse om museer. 8.2 Deponering af genstande til andre end offentlige institutioner kan kun ske efter forelæggelse for Kulturarvsstyrelsen. 8.3 Genstande eller samlinger, der er behæftede med klausuler, må ikke modtages uden forelæggelse for Kulturarvsstyrelsen. 8.4 Museet skal træffe nødvendige foranstaltninger til beskyttelse af samlingerne mod brand, tyveri og hærværk. Det tilføjes som 8.2.a: Hvis museet ønsker at udskille, kassere eller deponere genstande kan dette alene ske efter inddragelse af den bidragende kommune, hvorfra genstandende rent geografisk stammer. (Formålet med bestemmelsen er at sikre, at genstande som måske er vigtige for den enkelte kommune ikke forsvinder, fordi de ikke har samme værdi for det museum, som råder over genstandende.) 8.5 Skade på samlingerne samt tyveri fra samlingerne skal snarest indberettes til
Kulturarvsstyrelsen. 9.0 Museets offentlige tilgængelighed Side9/10 Museet skal være åbent på forud bekendtgjorte åbningstider, der skal stå i rimeligt forhold til museets størrelse. 9.2 Museets samlinger som helhed, herunder registre, magasiner, biblioteker m.v., skal til enhver tid være offentligt tilgængelig efter forudgående aftale. 9.3 Optegnelser, foto m.v. kan undergives begrænsninger i forhold til offentlighedens adgang og brug, når hensyn til museets meddelere taler derfor. 10.0 Fundatsgodkendelse og tilsyn Holbæk Museums fundats og senere ændringer, herunder beslutning om ophør, skal godkendes af Holbæk Kommune. Ansvarsområde samt ændringer heri godkendes efterfølgende af Kulturarvsstyrelsen. 10.2 Fundatsændringer m.v., som nævnt i 10.1, tiltrædes af mindst 2/3 af museets bestyrelse. De dele af fundatsen, der vedrører ansvarsområdet, skal forinden godkendelse sendes til udtalelse i Kulturarvsstyrelsen, jf. 10.1. Museum Sjællands fundats og senere ændringer, herunder beslutning om ophør, skal godkendes af hovedtilskudsyder. 10.2 Fundatsændringer m.v., som nævnt i 10.1, tiltrædes af mindst 2/3 af museets bestyrelse. (Den resterende tekst under pkt. 10.2 slettes) 10.3 Museets virksomhed, herunder samlingernes konserverings- og registreringsmæssige tilstand og opbevaringsforhold, er undergivet tilsyn af Kulturarvsstyrelsen. 10.4 Samlingerne er underlagt revision i.h.t. bekendtgørelse om regnskab og revision af statsanerkendte museer. 11.0 Såfremt museet må ophøre, afgør Kulturministeren efter forhandling med museets hovedtilskudsyder, hvorledes der skal forholdes med museets samling. Inden der optages forhandling med Kulturministeren skal de bidragende kommuner inddrages, således at den enkelte bidragende kommune har mulighed for at komme med en udtalelse, som indgår i forhandlingsgrundlaget. (Formålet med denne bestemmelse er at give den enkelte bidragende kommune mulighed for
at tilbyde at videreføre samlingen helt eller delvist, inden der i givet fald træffes beslutning.) Side10/10 Det tilføjes som 11.3: Museets eventuelle formue deles forholdsmæssigt mellem de bidragende kommuner svarende til den enkelte kommunes bidrag i det kalenderår, hvori museet ophører. Nærværende fundats er konciperede af og vedtaget på generalforsamlinger den 27. november og 11. december 2006 i Museumsforeningen for Holbæk og Omegn. Der er foretaget administrative ændringer 20. februar 2007