Privatlivspolitik for www.bruunhjejle.dk og CRM Version: 26. september 2018 (ændret fra version 25. maj 2018) Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan Bruun & Hjejle Advokatpartnerselskab ( Bruun & Hjejle ) behandler personoplysninger på vores hjemmeside for registrerede i vores CRM-system i forbindelse med tv-overvågning om kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere til Bruun & Hjejle (bipersoner) om nærmeste pårørende til vores medarbejdere (bipersoner) om reelle ejere, ledelsesmedlemmer (både direktionen og bestyrelsen) og andre kontaktpersoner i virksomheder, som vi indsamler oplysninger om i henhold til hvidvaskloven Kategorier af personoplysninger og formål Vi indsamler og behandler følgende personoplysninger: Kategorier af registrerede Besøgende på hjemmesiden CRM-registrerede Kategorier af personoplysninger Session cookies IP-adresse, operativsystem, sprogindstilling, browsertype, udstyrstype, MAC-nummer (afhængig af udstyr) mv. Navn, arbejdsgiver, titel, adresse, telefonnumre, e-mailadresse, om klient eller ej Tilmelding til at modtage invitationer, faglige interesseområder, personlige interesseområder til brug for invitationer Historik på deltagelse i events Tracking af invitationer Oplysninger om paskopier, CPR-numre og allergier Formål med behandlingen At hente hjemmesiden fra serveren og optimere siden. Markedsføringsformål, herunder invitationer til events, seminarer og kurser, som er så skræddersyede som muligt. Bookinger af rejser og ophold i forbindelse med events mv. Juridisk grundlag for behandlingen Bruun & Hjejles legitime interesser i at kunne levere hjemmesiden, jf. artikel 6, stk. 1, litra f i Databeskyttelsesforordningen, jf. 6, stk. 1 i Databeskyttelsesloven. Bruun & Hjejles legitime interesser i at markedsføre sig over for registrerede i CRM-systemet, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, i Databeskyttelsesforordningen, jf. 6, stk. 1 i Databeskyttelsesloven. Tracking i invitationer er baseret på samtykke, jf. 3 i Cookiebekendtgørelsen. Paskopier, CPR-numre og allergier til brug for bookinger; samtykke til indsamling og videregivelse, jf. artikel 6, stk. 1, litra a i Databeskyttelsesforordningen, jf. 6 i Databeskyttelsesloven Videregivelse af almindelige personoplysninger til bookinger er Bruun & Hjejles legitime interesser i D O K 2 2 5 4 1 5 4
Dokumentation for afgivet samtykke at yde denne service, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, i Databeskyttelsesforordningen, jf. 6, stk. 1 i Databeskyttelsesloven TV-overvågning Optagelser af indgangspartier til og hos Bruun & Hjejle Forebyggelse og opklaring af kriminalitet Ansøgning om tilladelse hos Datatilsynet TV-overvågningsloven 1 modsætningsvist (ej offentligt tilgængeligt område), artikel 6, stk. 1, litra f, og artikel 10 i Databeskyttelsesforordningen og 6 og 8 i Databeskyttelsesloven. Bruun & Hjejle har legitime interesser i at overvåge indgangspartier som led i iværksættelsen af sikkerhedsforanstaltninger. Bruun og Hjejle har hjemmel til videregivelse til andre erhvervsdrivende (efter tilladelse fra Datatilsynet) og til politiet i 4C i TV-overvågningsloven, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, og artikel 10 i Databeskyttelsesforordningen. Kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere Navn, arbejdsgiver, titel, adresse, telefonnumre, e-mailadresse Kontakt til leverandører eller samarbejdspartnere Bruun & Hjejles legitime interesser i at kunne kommunikere med leverandøren hhv. samarbejdspartneren, jf. artikel 6, stk. 1, litra f i Databeskyttelsesforordningen, jf. 6, stk. 1 i Databeskyttelsesloven. Nærmeste pårørende til vores medarbejdere Navn, telefonnummer, e-mailadresse, adresse, relation til medarbejder Kontakt til nærmeste pårørende i tilfælde af at kontakt er nødvendig Bruun & Hjejles legitime interesser i at kunne kommunikere med en pårørende, jf. artikel 6, stk. 1, litra f i Databeskyttelsesforordningen, jf. 6, stk. 1 i Databeskyttelsesloven. Reelle ejere, ledelsesmedlemmer og andre kontaktpersoner i virksomheder, som vi behandler oplysninger om efter hvidvaskloven Navn, privatadresse, e-mailadresse, telefonnummer, kopi af pas eller lignende identifikationspapirer Personnummer Status som politisk eksponeret person (også for nærtstående) Kommunikation med den virksomhed, der behandles oplysninger om efter hvidvaskloven Overholdelse af hvidvaskloven, herunder i forbindelse med kundekendskab og undersøgelses-, noterings-, underretnings- og opbevaringspligt De oplysninger, som vi behandler efter hvidvaskloven, behandles ikke til andre formål Bruun & Hjejles overholdelse af en retlig forpligtelse i hvidvasklovens kapitel 3 og 5, jf. artikel 6, stk. 1, litra c, i Databeskyttelsesforordningen, jf. 6, stk. 1, i Databeskyttelsesloven. D O K 2 2 5 4 1 5 4 2
Alle ovenstående Alle ovenstående Overholdelse af gældende lovgivning (fx EU s Databeskyttelsesforordning, e-privacy regler) og andre legitime formål, herunder overholdelse af basale principper for behandling af personoplysninger og juridisk hjemmel for behandlingen og dokumentation, iværksættelse og vedligeholdelse af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, undersøgelse af mistanke eller viden om sikkerhedsbrud og rapportering til individer og myndigheder, håndtering af forespørgsler og klager fra registrerede og andre, håndtering af inspektioner og forespørgsler fra tilsynsmyndigheder, håndtering af tvister med registrerede og tredjeparter, og når behandling er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Lovkrav Bruun & Hjejles legitime interesser som er anførte i kolonnen til venstre, jf. artikel 6, stk. 1, litra f i Databeskyttelsesforordningen, jf. 6, stk. 1 i Databeskyttelsesloven. Du har ret til at tilbagekalde et samtykke. Hvis du tilbagekalder samtykket, vil tilbagekaldelsen dog ikke påvirke behandling og videregivelse forud for tilbagekaldelse af samtykket. Kilder Personoplysningerne indsamles fra dig selv, fra din enhed og fra vores overvågningskameraer. For så vidt angår oplysninger om reelle ejere, ledelsesmedlemmer og kontaktpersoner i de virksomheder, som vi behandler oplysninger om i forbindelse med hvidvaskloven, stammer disse fra de registrerede eller de virksomheder, som vi indsamler oplysninger om for at leve op til vores forpligtelser efter hvidvaskloven. D O K 2 2 5 4 1 5 4 3
Frivillighed Når vi indsamler personoplysninger direkte fra dig, giver du os personoplysningerne frivilligt. Konsekvensen af, at du ikke giver personoplysningerne ovenfor, er at vi ikke kan stille hjemmesiden til rådighed, analysere brug af invitationer eller foretage bookinger til dig (kun for registrerede i CRM-systemet). For så vidt angår oplysninger indhentet efter hvidvaskloven er det obligatorisk at give disse oplysninger for, at Bruun & Hjejle kan opfylde sine forpligtelser efter hvidvaskloven. Databehandlere Vi anvender databehandlere til at hoste personoplysninger og til at yde support på brug af systemerne. Kun for registrerede i CRM, der er skrevet op til at modtage invitationer 5.1 Tracking Vi anvender pixels til tracking af invitationer. Pixels placeres på din computer, smartphone eller andet elektronisk udstyr med hukommelse. Tracking giver Bruun & Hjejle mulighed for at følge brugernes adfærd i forbindelse med brug af invitationer. Pixels kan ikke fjernes fra beskeden, men du kan slette beskeden med invitationen. 5.2 Yderligere databehandlere Vi overfører personoplysningerne til vores databehandlere, som p.t. er web-hosting leverandører, og vores tracking-leverandør, som er MailJet, 13-13 bis Rue de l Aubrac 75012 Paris, Frankrig (underleverandør til vores leverandør). 5.3 Videregivelse (i forbindelse med deltagelse i events) I forbindelse med booking af ophold og rejser kan det være nødvendigt at videregive personoplysninger til rejsebureauer, hoteller, visumsøgeagenter, ambassader mv. Opbevaringsperioder Besøgende på hjemmesiden: Vi opbevarer ikke personoplysninger om dig, da vi kun anvender session cookies. Registrerede i CRM: Vi opbevarer personoplysninger i CRM-systemet, indtil du beder om, at de bliver slettet, indtil du i tre år ikke har været registreret med interesseområder eller indtil du i mere end tre år ikke har været tilmeldt et event (det seneste af de to). Optagelser fra TV-overvågning: Vi opbevarer optagelser i 30 dage, med mindre længere opbevaring er tilladt efter 4C, stk. 4 og 5 i TV-overvågningsloven. D O K 2 2 5 4 1 5 4 4
Kontaktpersoner: Vi gemmer oplysningerne så længe det er relevant for relationen til leverandør hhv. samarbejdspartnere og for etablering, fastsættelse eller forsvar af retskrav. Nærmeste pårørende: Vi sletter personoplysninger, når medarbejderen fratræder. Reelle ejere, ledelsesmedlemmer og kontaktpersoner i virksomheder, som vi behandler oplysninger om efter hvidvaskloven: Vi sletter personoplysninger 5 år efter forretningsforbindelsens ophør eller den enkeltstående transaktions gennemførelse, jf. hvidvasklovens 30. Dine rettigheder Registrerede har følgende rettigheder (på de vilkår og med de undtagelser, der følger af lovgivningen): - Retten til indsigt i personoplysningerne - Retten til at få ændret ukorrekte og misvisende personoplysninger - Retten til at blive glemt - Retten til at få begrænset behandlingen af personoplysninger - Retten til dataportabilitet (hvor behandlingen er baseret på samtykke eller kontrakt) - Retten til at gøre indsigelse mod behandlingen af personoplysninger (hvor behandling er baseret på legitime interesser eller direkte markedsføring) Du har også ret til at klage til Datatilsynet se www.datatilsynet.dk. Ret til indsigelse Legitime interesser Du har ret til - af grunde, der vedrører din særlige situation - at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger, hvor hjemmelen er legitime interesser, som angivet ovenfor. Bruun & Hjejle må derefter ikke længere behandle personoplysningerne, medmindre Bruun & Hjejle påviser vægtige, legitime grunde til behandlingen, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. D O K 2 2 5 4 1 5 4 5
Direkte markedsføring Kun registrerede i CRM, der er tilmeldt modtagelse af event-invitationer Hvis personoplysninger behandles med henblik på direkte markedsføring, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger til sådan markedsføring, herunder at gøre indsigelse mod profilering i det omfang den vedrører direkte markedsføring. Hvis du gør indsigelse mod behandling med henblik på direkte markedsføring, må personoplysningerne ikke længere behandles til dette formål. Kontakt Hvis du har spørgsmål om behandlingen af dine personoplysninger eller udnyttelsen af dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte os på Bruun & Hjejle Advokatpartnerselskab, Nørregade 21, 1165 København K Telefonnummer: 33 34 50 00 - E-mailadresse: marketing_komm snabel-a bruunhjejle.dk CVR-nr.: 37975192 Vi opdaterer løbende denne privatlivspolitik og offentliggør den til enhver tid gældende version på www.bruunhjejle.dk. D O K 2 2 5 4 1 5 4 6