Dato: 07-08-2015 REGIONSLEDELSESMØDE NR. L1-2015/16 FREDAG DEN 14. AUGUST 2015 KL. 15:00 KL. 19:00 DIAKONHØJSKOLEN, LYSENG ALLE 15, 8270 HØJBJERG Deltagere: RLM Nord 1 Jens Bæk JBK RDE Jens Nielsen RLM Nord 2 Jens Byskov JBY RDEE Kristen Grysbæk KG RLM Midt Gorm Skousen GS PRD Knud Hougaard Klausen KHK RLM Syd Birthe Kragh Sørensen BHS RSF Axel F. A. Hansen AH RLM Øst Christian Frovin Lorentzen CFL RT Niels Juul Lauridsen NJL RSA Jørgen Kallesen Dagsorden Formalia: 1.1 Velkomst og indledning 1.2 Orientering om regionsledelsens arbejde, møder og opgaver 1.3 Godkendelse af dagsorden for ledelsesmøde L1 2015/16 Alle 1.3.1.1 1.4 Godkendelse af referater fra - ledelsesmødet i Skjern den 8. 9. maj 2015 - ledelsesmødet i Strib den 9. juni 2015 (strategimøde) - rådsmødet i Horsens den 13. juni 2015 - ledelsesmødet i Horsens den 14. juni 2015 Alle 1.4.1.1 1.4.1.2 1.4.1.3 1.4.1.4 1.5 1.5.1 Godkendelse af interne forskrifter for ledelsen: 1. Forretningsorden for regionsledelsen 2015/16 I det fremlagte forslag er der i forhold til sidste års forretningsorden foretaget nogle konsekvensrettelser som følge af nyt klubår, og sidst i 5 er reglerne gjort mere præcise (skrevet med grønt). Forretningsordenen indstilles til godkendelse. 1.5.1.1 1.5.2 2. Forretningsgange for regionsledelsen I det fremlagte forslag er der bortset fra nogle konsekvensrettelser som følge af nyt klubår foretaget en omskrivning af afsnittet om kommissorier for RSD ere og udvalg som følge af ønsket om at omlægge møderne med RSD erne (skrevet med grønt). Forretningsgange indstilles til godkendelse. 1.5.1.2 1
1.6 1.6.1 Regionens økonomi: 1. Perioderegnskab for perioden 01.04 29.07.2015 Regionsskatmesteren gennemgår perioderegnskabet, der udviser et driftsresultat på [resultatet] Perioderegnskabet indstilles til godkendelse. NJL 1.6.1.1 1.6.2 2. Parkerede midler pr. 29.07.2015 Regionsskatmesteren gennemgår de parkerede midler, der pr. 29. juli udgør 2.101.369 kr. samt Extensionfonden med saldo [beløbet] og hjælpefonden på [beløbet]som er optrykt i årsregnskabet side 7. Opgørelsen over parkerede midler, Extensionfonden og Hjælpefonden indstilles til godkendelse NJL 1.6.1.2 1.7 1.7.1 1.8 1.8.1 1.9 1.9.1 Indstilling af kandidat til International Præsident Elect: International sekretariat indkalder forslag til IPE Regionen kan foreslå en kandidat eller meddele, at man ikke har noget kandidat at foreslå. Svarfrist er 9. september 2015. Til drøftelse og beslutning om kandidatforslag. Organisationsplan 2015-16: Organisationsplan for 2015-16 RD har sammensat sit hold af tjenesteledere og udarbejdet aktuel organisationsplan, hvoraf strukturen for RSD-erne og RLM erne vil blive genstand for orientering og drøftelse. Organisationsplanen indstilles til godkendelse. Funktionsbeskrivelser og kommissorier: Funktionsbeskrivelser for tjenesteledere (RSD) 2015/16 RD har revideret nogle og suppleret de foreliggende funktionsbeskrivelser for tjenestelederne. Imidlertid er der behov for yderligere justeringer og tilføjelser. Det indstilles, at der nedsættes en arbejdsgruppe til at revidere funktionsbeskrivelserne. 1.7.1.1 1.8.1.1 1.9.1.1 Beslutninger: 1.10. 1.10.1 1.10.2 1.10.3 Regionskonferencen 2015 i Horsens: Konferencen blev afholdt i Forum, Horsens med 1.091 deltagere. Konferenceudvalget har endnu ikke afholdt evalueringsmøde, hvilket vil ske i august med deltagelse fra Ledelsen og Sønderborg og Holstebro klubberne. Godkendelse af referatet fra generalforsamlingen Det indstilles, at referatet godkendes. Evaluering af konferencen Til drøftelse og eventuel beslutning Worhshops evaluering og opfølgning Der foreligger sammenskrevet resume fra 3 workshops. Til drøftelse og eventuel beslutning med hensyn hvorledes besvarelserne anvendes 1.10.1.1 1.10.3.1 1.10.3.2 1.10.3.3 2
1.11. 1.11.1 Visions- og udviklingsplan 2022: Forslag om, at planen sendes til klubber m.v. i en høringsfase, med henblik på at indarbejde relevante forslag inden endelig vedtagelse. Forslaget blev principgodkendt på Ledelsesmødet L6 2014-15. har udarbejdet forslag til køreplan for færdigbehandlingen Det indstilles, at planforslaget sendes i høring hos klubberne. 1.11.1.1 1.11.1.2 1.12. 1.12.1 Regionsarkivet i Holstebro: Fra Hardernes Y s Men s Club er der modtaget forslag til ny registrant. Regionsledelsen har tidligere principgodkendt, at arkivering fremtidig ske elektronisk Det indstilles, at forslaget til ny registrant godkendes. 1.12.1.1 1.12.1.2 1.13. 1.13.1 Forslag vedrørende klublove: Arbejdsgruppen har arbejdet med forslag til ny master til klublove. Regionsledelsen har tidligere ønsket en ajourføring af det foreliggende forslag til love og vedtægter. Det indstilles, at forslaget til ny model for klublove og vedtægter godkendes, og at forslaget omdeles til præsidenterne på præsidentmødet. 1.13.1.1 (følger) 1.14. 1.14.1 Regionskalenderen gældende til juni 2017 Regionskalenderen er justeret på et par punkter. Væsentligt nyt er placeringen af møde med RSD erne. Regionskonferencen falder sammen med Sct. Hans. Kalenderforslaget indstilles til godkendelse 1.14.1.1 1.15. 1.15.1 Udvælgelse af regionsprojekter for 2016-17 Drøftelse og eventuel beslutning - om udvælgelse af regionsprojekter skal ske efter andre regler, bl.a. af hensyn til at inddrage udenlandske aktører og/eller projekter. På ledelsesmøde nr. 3 i nov. 2014 blev der vedtaget regler for udvælgelse af regionsprojekter.. RDE orienterer om problemstillingen. 1.15.1.1 1.15.1.2 1.16. 1.16.1 1.17. 1.17.1 Regionsprojekt 2015-16 Blå Kors i Grønland Der foreligger nu rapporter fra besigtigelsesrejse til Blå Kors 6 væresteder i Grønland. Der vil være behov for en stillingtagen til Regionens eventuelle involvering i renoveringsprojekter for disse huse. Regionsprojektet omfatter renovering af husene, men udelukkende Et indholdsprojekt, hvor hoveddelen er ansættelse af en fagperson, der kan rejse rundt på Grønland og få aktiviteter for udsatte børn udbygget og uddanne de frivillige, der arbejder i projektet. Der søges tilvejebragt midler til materialer m.v. fra fonde m.v., men der arbejdes på en volontør-indsats fra bl.a. Y s Men. RD orienterer om det givne økonomiske tilsagn til besigtigelsesrejsen og om planerne. Til drøftelse og eventuel principbeslutning. Tilskud til charterfester ved klubber i Østeuropa RSD Hardi Kristensen fremsender forslag om regler for tilskud til charterfester i Østeuropa Indstilling om at de af RSD Hardi Kristensen udarbejdede regler om tilskud til charterfester i Østeuropa godkendes. 3 1.16.1.1 1.16.1.2 1.16.1.3 1.16.1.4 1.16.1.5 1.16.1.6 1.17.1.1
1.18. 1.18.1 1.19. 1.19.1 1.20. 1.20.1 1.21. 1.21.1 Godtgørelse m.m. til lederne af workshops-grupperne Forslag om, at der ydes lederne af workshops på regionskonferencen en godtgørelse og befordringsfradrag Lederne af grupperne er alle Y s Men, men ikke alle har opfattet sig i den rolle, men som egentligt oplægsholder med forventning om udgiftsrefusion. Til drøftelse og beslutning. Tilbud på bøger fra Ankerhus Ankerhus fremsender i henhold til aftale fordelagtigt tilbud på køb af udgivne bøger Cand. Merc. Bent Engelbrecht holdt et foredrag på RSD-mødet i maj, og her blev det aftalt, at Y s Men skulle have et godt tilbud Til drøftelse og beslutning. Medarrangør af kursus på Silkeborg Højskole Silkeborg Højskole indbyder Y s Men Regions Danmark til at være medarrangør sammen med Folkekirkens Nødhjælp og FDF. Et kursus Du har det, du har givet, som Y s Men, FDF og Højskolen havde tilrettelagt, måtte aflyses på grund af fo få deltagere. Til drøftelse og beslutning. Undersøgelse af brug af adressebog /brug af medierne Forslag om, at medlemmernes brug af informations- og adressebogen samt brug at Y s Men s elektroniske medier klarlægges. Det indstilles, at der nedsættes en gruppe til at undersøge medlemmernes brug af adressebog, hjemmeside, facebook. 1.18.1.1 1.19.1.1 Efterretningssager: 1.22. 1.22.1 August-rapport 2015 Augustrapporten indsendes til IHQ senest den 10. august Udviklingen i medlemstallet vil foreligge umiddelbart før ledelsesmødet Det indstilles, at augustrapporten tages til efterretning 1.22.1.1 1.22.1.2 1.23. 1.23.1 1.24. 1.24.1 Change Agent Der er indgået aftale med Regionsledelsen har tidligere bevilget et rammebeløb på kr. 20,000,- Det indstilles, at aftalen tages til efterretning Hjemmesiden Møde mellem DKM og Axel F. A. Hansen og Jens Byskov Mødereferat tages til efterretning KHK 1.23.1.1 1.23.1.2 AH+JBY 1.24.1.1 Informationer: Emne Ansvar Bilag 1.25. Informationer fra RD: 4
1.25.1 1.25.2 1.25.3 1.25.4 1.25.5 1.25.6 1.25.7 1.25.8 1.25.9 1.25.10 1.25.11 Areakonference: Areakonference har været afholdt i Arendal, Norge: Regionskonference i Central Syd: RD har deltaget i Central Syds Regionskonference: Regionskonferencer: Regionskonferencen i Sønderborg 2016: RSD-møde i Aarhus: Orientering om mødet, som holdes den 21. august 2015: Præsidentmødet i Lunderskov: Orientering om planerne for mødet Book en R International extension udvalg: Orientering om udvalgets sammensætning og kommissorium: Gennemgang af DG ernes rapporter: DG erne har afleveret rapporter til rådsmødet Rapporterne er uploaded i mapperne vedrørende rådsmødet, hvortil henvises. Extensionarbejde i København: Samarbejde mellem KFUM og klubberne i København m.fl.: Jubilæum Tingstaden Y s Men s Club: Modtaget invitation til jubilæumsfesten den 8. september 2015 Warszawa SERGE Y s Men s Club lukker Poul V. Thomsen meddeler, at klubben har besluttet at lukke Personsag: Sagen er optaget på særskilt dagsorden for lukket møde. (fortroligt) 1.25.1.1-6 1.25.2.1 1.25.3.1 1.25.5.1 1.25.5.2 1.25.8.1 1.25.9.1 1.25.10.1 1.25.10.2 1.26. 1.26.1 1.26.2 Informationer fra RDE: Regionskonference: Regionskonferencen i Holstebro 2017: Kursus på Silkeborg Højskole. Det annoncerede kursus blev ikke gennemført men der forsøges igen. 1.27. 1.27.1 1.27.2 1.27.3 Informationer fra PRD: Information om ICM-mødet i Japan PRD har deltaget i ICM som medlem af International Counsil Regionsprojekt Verdens Uretfærdighed: Modtaget foreløbig statusopgørelsen fra DKM & FN. Regionsprojekt Sang & Musik for børn: Modtaget slutrapport fra KFUM/K KHK KHK 1.27.2.1 1.27.3.1 1.28. 1.28.1 1.28.2 1.28.3 1.28.4 1.28.5 1.28.6 1.28.7 1.28.8 1.28.9 Rapporter: 1. Rapport fra RLM sektion Nord 1 2. Rapport fra RLM sektion Nord 2 3. Rapport fra RLM sektion Midt 4. Rapport fra RLM sektion Syd 5. Rapport fra RLM sektion Øst 6. Rapport fra RDE 7. Rapport fra RDEE 8. Rapport fra PRD 9. Rapport fra RD JBK JBY GS BKS CFL KG KHK 1.28.1.1 1.28.2.1 1.28.3.1 1.28.4.1 1.28.7.1 5
1.29 1.29.1 1.29.2 1.29.3 Nyt fra Sekretariatet: 1. Nyt fra RT 2. Nyt fra RSF 3. Nyt fra RSA Opdatering af beslutningskatalog Opdatering af repræsentationskatalog NJL AH 1.29.3.1 1.29.3.2 1.30. 1.30.1 1.30.2 1.30.3 1.30.4 1.30.5 1.30.6 1.30.7 1.30.8 Nyt fra IHQ: New Club Announcement D15 New Club Announcement E15 New Club Announcement F15 RD Elect Memo 1-2014/15 RD Memo 1 2014/15 RD Elect Memo 2-2014/15 OFFICIAL FAMILY 2015-2016 STEP For All brochure 1.30.1.1. 1.30.2.1 1.30.3.1 1.30.4.1 1.30.5.1 1.30.6.1 1.30.7.1 1.30.8.1 Tema til drøftelse samt fremtidige udfordringer og opgaver: ------------------------------------------------------------------------------------------------------ STEEN CHRISTIANSEN Regionsleder -2015-16 1.3.1.1 Dagsorden L1 2015-16.docx 6