Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub 13. marts 2008 Tilstede: Uffe Steffensen, Marianne D. Jensen, Egon Christensen, Peter Bragh, Peter D. Svendsen, Klaus Frejo Dagsorden: 08-11: Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 19.januar 2008 Bestyrelsen godkendte og underskrev referatet. 08-12: Budgetgennemgang pr. 13.03.2008 Golfmanageren gennemgik det forventede resultat pr. 13.03.2008. Der er ikke pt. afgørende forhold som ændrer på de forventede udgifter, hvorfor golfmanageren alene gennemgik indtægtssiden. Herudover gennemgik Marianne D. Jensen resultatet af den gennemførte låneomlægning. De forventede indtægter nedskrives samlet med kr. 137.000 fordelt som følger: Kontingentindtægterne forventes at blive kr. 192.000 mindre Andre indtægter forventes at blive kr. 55.000 højere. Resultatet af den gennemførte låneomlægning viser et provenue på kr. 2.583.000. indeholdt i dette beløb er ikke indfrielse af lånet på ca. 1 million i Sydbank. Bestyrelsen tog budgetgennemgangen til efterretning 08-13: Greenkeepergården Baneansvarlig Egon Christensen redegjorde for status på udvidelsen/moderniseringen af greenkeepergården. Man er i færd med at opnå byggetilladelse til Greenkeepergården. Der afholdes licitation i april/maj måned og det forventes at den nye greenkeepergård står færdig den 1.12.2008. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 08-14: Ændringer i vilkår for indmeldelse af nye medlemmer Som besluttet på sidste bestyrelsesmøde har FU behandlet forslag til ændringer i vilkår for nye medlemmer. Forslaget blev forelagt til bestyrelsens godkendelse. Målsætningen for de reviderede regler har været: At gøre det mere attraktivt for prøvemedlemmer at få deres banetilladelse hurtigst muligt. At fjerne den omstændighed at personer som meget hurtigt får banetilladelse føler at de betaler for meget for prøvemedlemskabet. At udarbejde et attraktivt og letforståeligt tilbud til nye medlemmer som ved at de skal spille golf og som evt. har forudgående forudsætninger herfor. At udarbejde et godt attraktivt tilbud til klubbens sponsorerende virksomheder, der kan medvirke til at styrke sponsorgrundlagt samt at få flere til at melde sig ind. 1
De nye vilkår lyder som følger: Prøvemedlemskab Prisen for et prøvemedlemskab er som følger: Født før 1983 (senior) 2.800 kr. Født 1983-1989 (yngling) 2.000 kr. Født efter 1989 (junior)* 950 kr. Født efter 1989 (junior) og indmeldt efter 1. juli* 475 kr. Prisen for prøvemedlemskab inkluderer undervisning m.v. ved træneren til en værdi af 1.200 kr. samt 8 x 200 kr. i månedskontingent for prøvemedlemskabet. Indløser man banetilladelse inden 8 måneder modregnes de resterende måneder i restkontingentet for den resterende sæson. Får man med andre ord banetilladelse i løbet af 3 måneder, vil man få modregnet 200 kr. for hver af de resterende 5 måneder, der er tilbage af prøvemedlemskabet = 1.000 kr. For ynglinge gælder samme regler blot er månedskontingentet kun 100 kr. * For juniorer gælder prøvemedlemskabet for resten af kalenderåret, og bliver herefter fornyet for et år ad gangen indtil medlemmet får banetilladelse. Prøvemedlemskab for seniorer og ynglinge består af følgende elementer: 6 private lektioner hos træneren. Frit spil på par 3 banen og fri benyttelse af træningsfaciliteterne. Deltagelse i regelundervisning 1 og 2. Deltagelse i fællestræning, lørdage fra kl. 11.00-12.00 Deltagelse i lørdagsturnering kl. 12.00. Spil på par 3 banen indtil handicap 48 opnås. (scorekortene afleveres i sekretariatet). Efter nogle grundlæggende lektioner hos træneren og efter aftale med denne, kan alle klubbens faciliteter benyttes ubegrænset med undtagelse af 27 hullers banen - her har man først adgang når du får din banetilladelse eller i forbindelse med begynderturneringer. Bliver man meldt ind som prøvemedlem, og ønsker at blive fuldt medlem på et senere tidspunkt, skal der betales et indskud og et restkontingent på det tidspunkt du bliver fuldt medlem. Finder man derimod ud af, at golf alligevel ikke er noget, ophører medlemskabet blot efter de 8 måneder er gået, og du vil ikke blive opkrævet yderligere. Fuldt medlemskab for begyndere Hvis man som senior allerede fra start af ved, at du ønsker at blive medlem, kan man med fordel blive meldt ind som fuldt medlem fra start af, og på den måde opnå en samlerabat på medlemskab, banetilladelse og indskud. Prisen for fuldt medlemskab er kr. 6.500 for det første år som medlem. Prisen inkluderer følgende: Instruktion og regelundervisning Medlemskab for resten af året Restkontingent for banetilladelse Indskud Ud af de 6.500 kr. udgør indskuddet 5.000 kr. Man betaler med andre ord kun 1.500 kr. for undervisning, banetilladelse, samt kontingent hele året. Dette forudsætter, at man er villig til at tage en større risiko og betale et større beløb fra starten af. Fuldt medlemskab for begyndere indeholder de samme 2
elementer som prøvemedlemskabet, dog er der ikke tale om privatlektioner hos træneren men derimod fælleslektioner med de øvrige nybegyndere. Sponsortilbud Der udarbejdes et særligt tilbud til ansatte i klubbens sponsorerende virksomheder, mod, at der startes på et særligt sponsorhold. Opstartsdatoen for sponsorholdet ikke er endnu ikke fastlagt, men foreslås til midt i april. Tilbuddet om fuldt medlemskab må forventes at koste et mindre beløb pr. medlem, men til gengæld vil det forhåbentligt give flere nye medlemmer fordi der skabes større overskuelighed omkring opstartsomkostningerne ved at starte og prisen reduceres. Og så får klubben hele beløbet i kassen med det samme og skal eks. ikke vente 2 år på det fulde indskud. Vedr. de ændrede vilkår for det almindelige prøvemedlemskab forventes det at den reducerede pris vil udlignes ved at de nye prøvemedlemmer vælger at indløse banetilladelse tidligere og dermed også betaler mere i alm. kontingent. Bestyrelsen godkendte de ændrede vilkår for nye medlemmer samt, at der udarbejdes et særligt tilbud til klubbens sponsorerende virksomheder. 08 15: Evaluering af ansættelsesforholdet for den afgående golfmanager samt drøftelse af ansættelse af ny golfmanager Bestyrelsen og golfmanageren evaluerede på samarbejde, arbejdsopgaver, organisationsform m.v. med henblik på at bestyrelsen kan træffe den bedst mulige beslutning vedr. ansættelsen af ny golfmanager. 08-16: Forberedelse af medlemsmødet Bestyrelsen drøftede og forberedte medlemsmødet den 26. marts. 08-17: Godkendelse af ordens- og etiketteregler for Viborg Golfklub Golfmanageren forelagde endeligt forslag til ordens- og etiketteregler for bestyrelsen til formel godkendelse. Reglerne er de samme som i Årsskriftet for 2008. Bestyrelsen besluttede at: Godkende Ordens- og etiketteregler for Viborg Golfklub. Evaluere på reglerne i løbet af 2008 med henblik på at vurdere om der skal ske justeringer 08-18: Eventuelt Golf Denmark rating af baner Golf Denmark har i samarbejde med DGU udsendt forslag til nyt ratingsystem der inddeler de danske golfbaner i kategorier svær, middel og let/familievenlig. Bestyrelsen drøftede forslaget og er af den opfattelse, at den nye rating er helt unødvendigt og ikke bidrager med noget brugbart i forhold til en kategorisering af de danske golfbaner Nye skilte til GolfCaféen Skiltene med Hole in one samt klubmestre i Golfcaféen er ved at være fyldt op og der skal derfor findes en anden og mere langsigtet løsning. Sekretariatet har holdt møde med Skiltecentret og foreslår, at der på etageadskillelsen til 1. salen (det hvide stykke) opsættes skifterammer med alukant i A3 størrelse. Disse udfylder herefter på årsbasis med en liste over årets klubmestre. De nuværende blå skilte reserveres til hole in one og fyldes over de kommende år. Det vurderes at denne løsning som er set i Grenå vil være præsentabel og langtidsholdbar. 3
Bestyrelsen besluttede, at man vil se et eksempel på det skilt, som det foreslåede inden man beslutter om det er en model, der er gangbar Åbent hus i Viborg Golfklub Der afholdes 2 åbent hus arrangementer i Viborg Golfklub. Lørdag den 5. april og lørdag den 3. maj. Begge dage kl. 13.00 16.00. Begge dage deltager trænerne, men derudover er det vigtigt at også repræsentanter for klubben deltager. Den 5. april kan Casper ikke deltage fordi han er i Paris og løbe maraton. Golfmanageren foreslår at mindst 2 bestyrelsesmedlemmer deltager begge dage for at byde velkommen og informere om klubben. I forbindelse med Golfens Dag i 2007 startede formand og golfmanager med en rundtur på banen og fremvisning af greenkeepergården, hvilke var en succes. Der lægges derfor op til en gentagelse af dette koncept. Bestyrelsen finder repræsentanter fra klubben som kan deltage i arrangementerne. Status Golfbox Golfbox er implementeret i klubben og alt edb udstyr til installation af det nye tidsbestillingsudstyr er indkøbt/bestilt. Vi venter kun på, at Danregn kommer og pløjer et rør til kabler ned mellem starterhuset og klubhuset. Derefter forventes den endelige installation at tage et par dage. Status Economics Det nye regnskabsprogram er implementeret og virker rigtigt godt. Med integrationen af Economics med Golfbox har klubben nu et moderne og fremtidssikret regnskabssystem. Status hjemmesiden Den nye hjemmeside er et aktuelt hængeparti. Det er en realistisk målsætning, at siden er i luften inden medlemsmødet. Opsætningen er stort set på plads så siden skal aktiveres, hvorefter de endelige rettelser må foretages i det omfang det kan overkommes. Årsskrift 2008 Årsskriftet for 2008 er udkommet og blev præsenteret på mødet. Lokaletilskudssag Tange Golfklub Bestyrelsen drøftede lokaletilskudssagen fra Tange Golfklub. Overdragelse af godkendelsesfuldmagt Det er i dag således at der kræves 2 godkendelser på alle betalinger i Viborg Golfklub. Sekretæren sætter til betaling og golfmanageren godkender endeligt. Dette sikrer mod at én person alene kan misbruge konti i klubben. I forbindelse med golfmanagerens fratrædelse er der behov for at overdrage godkendelsesfuldmagten til et bestyrelsesmedlem indtil der er fundet en anden løsning på bemandingen i sekretariatet. FU indstiller, at denne fuldmagt overdrages til Marianne D. Jensen indtil videre. Bestyrelsen besluttede at overdrage fuldmagten til godkendelse af betalinger sammen med sekretæren indtil videre. Samtidig annulleres Klaus Frejos fuldmagt. Færdigmeldinger af byggeprojekter Klubbens byggeprojekter; lockerhus, toiletter på banen samt ombygningen af proshoppen er sendt til arkitekt Niels Christiansen til færdigmelding. Lockerrum færdigmeldes med det samme. Ombygningen af proshoppen mangler et par småting inden den ligeledes kan færdigmeldes. Dette bringes i orden når Jens Peter vender tilbage fra forældreorlov 1. april. 4
Viborg Golfklub kommer i regional TVfyn. Regional tv Fyn har besluttet at lave en tv udsendelse om Viborg Golfklubs bane som en del af en række portrætudsendelser. De forventer at gæster Viborg den 1. maj med et hold greenfeegæster samt to reportere som skal spille sammen med en repræsentant fra Viborg Golfklub. Dette bliver filmet og lavet til en portrætudsendelse af banen og klubben. 08 19: Grønt Regnskab Golfmanageren fremlagde Grønt Regnskab for 2007 til bestyrelsens godkendelse, sammen med ansøgning til Viborg Kommune om forsat begrænset tilladelse til anvendelse af pesticider på Viborg Golfklubs arealer. Bestyrelsen besluttede at: Godkende Grønt Regnskab for 2007 Godkende ansøgning til Viborg Kommune om tilladelse til begrænset tilladelse til anvendelse af pesticider på Viborg Golfklubs arealer. Ref Klaus Frejo 5