ÅRSBERETNING 2017 (bemærkninger til årsnøgletal) [Retten i Sønderborg] - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen Marts 2018
2 1. Indledning kort præsentation af retten Retten i Sønderborg består af hovedtingstedet i Sønderborg, Afdelingskontor Haderslev og Afdelingskontor Tønder. Retten havde i 2017 61,7 årsværk. 21 af disse årsværk er jurister, hvoraf 3 jurister svarende til 0,83 årsværk var konstitueret som dommer i Vestre Landsret. Med virkning fra 14. august 2017 valgte retten, at der ikke længere var medarbejdere med fast arbejdssted ved Afdelingskontor Haderslev, og fra samme tidspunkt var der ved Afdelingskontor Tønder alene 1 medarbejder, der varetager embedets telefonomstilling, med fast arbejdssted ved afdelingskontoret. Opgaverne ved afdelingskontorerne varetages af medarbejdere med hovedbeskæftigelse ved hovedtingstedet, men som 1 eller flere dage ugentligt arbejder ved et af afdelingskontorerne. Rettens øvrige medarbejdere har arbejdssted ved hovedtingstedet. Flere af embedets jurister arbejder lejlighedsvist ved et af afdelingskontorerne i forbindelse med behandlingen af mindre straffesager, begæring om indledning af gældssanering og fogedsager. Ved afdelingskontorerne varetages opgaver i overensstemmelse med beskrivelsen i strukturkommissionens betænkning nr. 1398/2001. Rettens daglige åbningstid og telefontid er fra kl. 8.30-15.00 for alle afdelinger, dog har afdelingskontorerne alene telefontid og åbningstid 2 dage ugentligt. Åbningstiden ved afdelingskontorerne er begrundet i det begrænsede antal medarbejdere ved afdelingskontorerne, og åbningstiden er fastlagt i forhold til opgaverne, der varetages ved afdelingskontorerne. 2. Resultater i 2017 Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Neden for gennemgås resultaterne for 2017 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen. DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Strategi og planlægning Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet God ressourceudnyttelse Fogedret Driftsledelse og organisering Strafferet Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer
3 Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Retten i Sønderborg opnåede i 2017 en samlet produktivitet på 105,9. Den gennemsnitlige produktivitet ved Danmarks Domstole i 2017 var på 101,9, og den samlede produktivitet for 5. bedste byret var 108,2. Retten i Sønderborg har opnået den 6. bedste produktivitet for Danmarks Domstole. Produktiviteten for rettens sagsområder samlet er faldet lidt fra 2016 på 107,0 til 105,9 for 2017. Produktiviteten for rettens sagsområder samlet for kontormedarbejderne er steget fra 115,6 i 2016 til 117,4 i 2017, men faldet for juristerne fra 102,1 i 2016 til 99,0 i 2017. Straffesager kontormedarbejdere: 130,7 113,3 Civile sager kontormedarbejdere: Fogedsager kontormedarbejdere: 103,5 120,5 95,6 106,0 Skiftesager kontormedarbejdere: 105,6 104,9 Straffesager jurister: 111,8 104,4 Civile sager jurister: Fogedsager jurister: 69,7 69,7 137,1 139,7
4 Skiftesager jurister: 179,4 173,8 Produktiviteten for kontormedarbejderne har fra 2016 til 2017 været markant stigende. I 2016 var produktiviteten 115,1, og for 2017 steget til 117,4 svarende til den 3. højeste produktivitet for kontormedarbejdere ved Danmarks Domstole i 2017. For både behandlingen af straffesagerne og behandlingen af de civile sager har kontormedarbejderne opnået en produktivitet som den 3. højeste produktivitet for disse sagsområder ved byretterne. For fogedretten er produktiviteten for kontormedarbejderne placeret over gennemsnittet for byretterne og for skifteretten lidt under gennemsnittet. Produktiviteten for juristerne samlet for alle sagsområder har været faldende fra 2016 på 102,1 til 2017 på 99,0 svarende til lidt under gennemsnittet for byretterne. Produktiviteten på straffesagerne har været rigtig flot på 104,4 for 2017 svarende til produktiviteten for 5. bedste byret på 99,6 og for gennemsnittet for byretterne på 92,6. Produktiviteten for juristerne på fogedsager i 2017 er 139,7 svarende til 5. bedste byret, og produktiviteten har været stigende fra 2016. Produktiviteten for den juridiske behandling af skiftesager har igen i 2017 været rigtig flot med 173,8 svarende til den 3. højeste produktivitet for den juridiske behandling af skiftesager. 5. bedste byret på dette sagsområde har en produktivitet på 163,6, og landsgennemsnittet er placeret på 117,1. Produktiviteten for 2017 er samlet set meget tilfredsstillende for Retten i Sønderborg. Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid Retten i Sønderborg har i 2017 afsluttet 29.121 sager, og i 2016 blev der afsluttet 28.945 sager. Denne stigning fordeler sig på både straffesager, civile sager, tvangsauktioner, dødsboskiftesager og notarialforretninger, men med et svagt fald på afslutningen af insolvensskiftesager og fogedsager. Målopfyldelsen på straffesager med gennemsnitlige sagsbehandlingstider inden for de fastsatte mål er opnået på tilståelsessager og sager uden domsmænd, hvor retten i 2017 er placeret med den 4. bedste gennemløbstid for denne sagskategori ved byretterne. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på rettens gennemførelse af hovedforhandling i nævningesager har været 86 dage, for domsmandssager 116 dage, for sager uden domsmænd 60 dage og for tilståelsessager 66 dage. For sagsbehandlingstiden på nævningesager og domsmandssager er retten placeret med 68,1 %, der ligger væsentligt over gennemsnittet for Danmarks Domstole, men målet for behandling af voldssager og voldtægtssager inden for 37 dage er desværre ikke nået. Sagsbehandlingstiden for voldtægtssager ligger væsentligt under landsgennemsnittet, men ikke for voldssager. Retten har i efteråret 2017 iværksat tiltag, der skulle medføre, at målopfyldelsen for disse sager vil være væsentligt forbedret i 2018. For civile sager er målopfyldelsen for hovedforhandlinger i sager omfattet af retsplejelovens kapitel 39 (småsager) behandlet med en kortere sagsbehandlingstid end gennemsnittet for Danmarks Domstole. For almindelige civile sager, boligretssager, forældreansvarssager og familieretssager er sagsbehandlingstiden længere end den gennemsnitlige sagsbehandlingstid ved Danmarks Domstole, og retten vil i 2018 have særlig fokus på at nedbringe sagsbehandlingstiden for gennemførelse af hovedforhandling i disse sager.
5 Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på rettens gennemførelse af almindelige fogedsager har i 2017 været 69 dage, for særlige fogedsager 40 dage, for betalingspåkrav 133 dage og for tvangsauktioner 83 dage. Sagsbehandlingstiden for særlige fogedsager har retten opfyldt målsætningen om, at 80 % af sagerne skal behandles inden for 2 måneder, og behandlingen i denne sagskategori er opfyldt med 82,6 %. Målsætningen for gennemførelse af tvangsauktioner er ikke helt opnået i 2017, da 77,4 % af sagerne er behandlet inden for 5 måneder, og målsætningen for 2017 var, at 80 % af sagerne skulle behandles inden for 5 måneder. For almindelige fogedsager og betalingspåkrav er målsætningen ikke opnået, hvilket i det væsentlige skyldes, at sagsbehandlingstiden for betalingspåkrav i 2017 har været for lang, og i 2018 er der taget initiativer til at nedbringe sagsbehandlingstiden for denne sagskategori. Skifteretten har opfyldt målsætningen om, at behandlingen af begæringer om tvangsopløsning, hvor 88 % er behandlet inden for 3 måneder, hvor målsætningen er, at 74 % af disse sager skal behandles inden for det fastsatte mål. Det samme er tilfældet vedrørende rettens behandling af gældssaneringssager, hvor 90 % af sagerne er behandlet inden for 9 måneder set i forhold til måltal på 77 % af disse sager. 73,3 % af rettens almindelige dødsboer er behandlet inden for 2 måneder. Måltallet på dette sagsområde er 80 %. Skifteretten har været særligt udfordret på dette sagsområde på grund af langvarig sygdom hos flere medarbejdere i 2017 og ansættelse af nye medarbejdere har krævet kompetenceudvikling af disse medarbejdere på væsentlige sagsbehandlingsområder. Resultat 3: Faglig kvalitet og Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Retten deltog i 2013 i en landsdækkende brugerundersøgelse. Både professionelle brugere og almindelige brugere deltog i undersøgelsen, der blev gennemført som spørgeskemaundersøgelse med anonyme besvarelser. Besvarelsen af spørgeskemaerne i forhold til rettens afgørelser var:
6
7
8 Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Sygefraværet for medarbejderne ved retten har i 2017 ligget over landsgennemsnittet for øvrige byretter. Dette er navnlig begrundet i, at retten har haft en medarbejder, der har været sygemeldt i hele 2017, og 2 medarbejdere, der har været langtidssygemeldte. 2 af medarbejderne er afskediget som følge af langvarigt sygefravær i 2017, og 1 af medarbejderne er afskediget primo 2018 som følge af sygefravær. 1 medarbejder har endvidere været deltidssygemeldt i en længere periode som følge af en operation i forbindelse med kritisk sygdom, og disse faktorer har samlet set medført et betydeligt sygefravær. Sygefraværet i 2017 har gennemsnitligt pr. ansat været 16,9 %, og dette tal er i det væsentlige forårsaget af de nævnte langtidssygemeldte medarbejdere. Når der ses bort fra disse langvarige sygefravær hos 3 medarbejdere, vil det gennemsnitlige sygefravær pr. medarbejder ligge under landsgennemsnittet. Sygefraværet må derfor generelt anses for at ligge på et acceptabelt niveau, og retten iværksætter ikke initiativer til at nedbringe sygefraværet generelt, da retten allerede har taget initiativ til afskedigelse af de
9 langtidssygemeldte medarbejdere. Gennemsnittet for sygefraværet ved byretterne ved Danmarks Domstole er 9,4 dage pr. medarbejder i 2017. Retten havde i 2017 en lønsumsbevilling på 30,6 mio. kr., og årets resultat viste, at retten havde et overskud på 290.000 kr., der er videreført til rettens lønbudget for 2018. Retten havde en stigning i personaleomsætning i 2017 i forhold til personaleomsætningen i 2016. Dette skyldes, at retten i 2017 tog afsked med flere ældre medarbejdere, der valgte at gå på pension, og retten har derfor genbesat de ledige stillinger. Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Retten har i 2017 videreført et projekt for gymnasieklasser med det formål at udbrede kendskabet til Danmarks Domstole. Et større antal skoleklasser og advokatsekretærer har endvidere i 2017 haft mulighed for at følge udvalgte straffesager med efterfølgende drøftelse af sagernes afvikling med retsformanden, forsvareren og den mødende anklager. Den 21. april 2017 deltog retten i en fællesfaglig temadag med Retten i Esbjerg, anklagerne ved Syd- og Sønderjyllands Politi og de beneficerede advokater i de to retskredse. Hovedtemaet for dagen var gennemførelse af digitale hovedforhandlinger og cyberkriminalitet med oplægsholdere. Der har i 2018 været afholdt et lignende arrangement med samme deltagerkreds om udvisning og straffesagskæden. 3. Udviklingsaktiviteter i 2018 Den 3. november 2017 begyndte retten at behandle alle nye civile sager digitalt efter, at sagerne er anlagt på www.minretssag.dk. Retten deltog primo oktober 2017 i et informationsmøde for retskredsens advokater sammen med Retten i Esbjerg og Retten i Kolding, og retten har ved skrivelse til retskredsens advokatfirmaer orienteret nærmere herom. I forbindelse med rettens særlige tiltag på nedbringelse af sagsbehandlingstiden på de civile sager, vil retten invitere retskredsens advokater til et informationsmøde om de nye tiltag, som retten iværksætter for at nedbringe sagsbehandlingstiden på de civile sager. Formålet med mødet er at have en dialog med retskredsens advokater om, hvorledes hensynet til brugerne bedst tilgodeses i denne proces. Retten iværksatte i 2017 et initiativ med forudgående kontakt til brugere i fogedretten for at give mulighed for indflydelse på tidspunktet for berammelse af en fogedsag. Dette initiativ har været en stor succes, og retten har planlagt at videreføre den oprindelige forsøgsordning som en varig procedure for indkaldelse af brugere i fogedsager i 2018. Der er endvidere i 2018 iværksat et initiativ på nedbringelse af antallet af sager til politifremstilling i fogedretten ved Afdelingskontor Haderslev, herunder med mulighed for behandling af sagerne på udvalgte dage med åbningstid ind til kl. 19.00. Retten iværksatte ultimo 2017 en forsøgsordning på berammelse af voldssager, voldtægtssager og våbensager for at behandle et større antal af disse sager inden for disse kategorier på mindre end 37 dage. Dette initiativ har på nuværende tidspunkt vist sig at være en succes, og retten vil opretholde initiativet i 2018. Antallet af disse sager er efter en politisk beslutning udvidet med virkning fra 1. juli 2018, og retten vil have fokus på, at måltallene om behandling af disse sager inden for 37 dage vil kunne opfyldes.