Tilsynsrapport Uanmeldt tilsyn Handicap og Psykiatri Den 21.03.2017 Tre Birke Dueoddevej 9 Herning Leder: Jørgen Bitsch Tilsynsførende: Mia Mortensen Joan Dahl Nørgaard Anne Sofie Pedersen E-mail: @herning.dk Sikker mail: dst.sec@herning.dk www.herning.dk
Indledning Årets fokusområder: Fokusområdet for 2017 er opfølgning på tilsyn 2016, hvor emnet var dokumentation og sammenhænge i tilbuddet til borgeren ud fra nedenstående mål. Mål: At der er tydelige retningslinjer for hvordan der skal dokumenteres Mål: At tilbuddene arbejder med de pædagogiske handleplaner Mål: At dokumentation anvendes som et aktivt arbejdsredskab Tilsynsrapport Fokusområdet for 2017 er opfølgning på de anmærkninger der blev givet ved tilsyn 2016. vurderer, at den samlede vurdering fortsat er mindre tilfredsstillende, hvor målene i lav grad er opfyldt. Der er områder, hvor der er begrænset viden og kendskab, og der er anbefalinger og henstillinger der kan og skal rettes op på. Konklusion i forhold til de overordnede mål: Samlet konklusion: Generelt kan det konstateres, at dokumentationen i forhold til de 5 gennemgåede borgere over de sidste 2 år, ikke er tilfredsstillende. Der er udarbejdet nye pædagogiske handleplaner hvilket er tilfredsstillende, men der ses ikke dokumentation for at disse er bragt i anvendelse, og der ses ikke dokumentation for, at der evalueres hverken på mål eller den faglige indsats der nødvendigvis følger af de målsætninger der er stillet op for borgeren. Konsekvensen af den manglende dokumentation er, at væsentlig viden om hvordan borgeren bedst kan hjælpes, går tabt og det vil ikke i fremtiden og ved skift af personale, være muligt at genskabe den tabte viden. Dette kan have konsekvenser for den enkelte borgers mulighed for at udvikle sig og drage fordel af det tilbud der gives. Ved revurdering af en borgers sag vil viden skulle genskabes ud fra det tilstedeværende personales hukommelse, hvilket ikke er tilfredsstillende for den enkelte borger. Der vil som følge af at konklusionen for 2017 fortsat er mindre tilfredsstillende blive foretaget opfølgende tilsyn i efteråret 2017. Tilsynet vil da have fokus på nedenstående anbefalinger og henstillinger. Tilsynets vejledning: Gives som råd og vejledning Tilsynets anbefalinger: Procedurer/retningslinjer Fagligt indhold At man i personalegruppen gennemgår procedurer/retningslinjer for dokumentation At der i den pædagogiske handleplan, ses konkrete og målbare mål, tydelige tiltag samt, at der evalueres på effekten af de iværksatte tiltag 1
Gives på baggrund af at der ikke leves op til anerkendte faglige standarder, fremgår ikke direkte af lov eller politikker Henstillinger: Gives hvis der ikke leves op til lovgivning eller politiske og forvaltningsmæssige krav Straks påbud: At observationer/problemstillinger løbende dokumenteres i borgerens journal i henhold til notatpligten At det dokumenteres at borgeren er medinddraget og hørt i egen sag, eller det beskrives hvorfor dette ikke er muligt At voldsregistreringer mod personale fjernes fra borgerens sag, og der laves et notat om det Gives ved observationer, der overtræder lovgivningen og hvor borgernes sikkerhed eller retssikkerhed er truet Leders bemærkninger: Jeg oplever at personalet har en stort engagement ift. at overholde udstukne retningslinjer for hvorledes der skal dokumenteres. Ligeledes en høj faglighed ift. hvorledes der kan og skal arbejdes med handleplaner for den enkelte borger, således at handleplanen blive et aktivt arbejdes redskab. Desværre kan jeg konstatere at ledelsens arbejde med at tydeliggøre hvorledes der skabes sammenhæng mellem bestilling, handleplan, mål og evaluering ikke har været tydelig nok. Jeg vil derfor sørge for at inddrage tilsynets vejledning om hvorledes procedurerne skal være, på kommende personalemøder. 2016 har været et nyt år for dag området, på følgende måde at der skal arbejdes med en bestilling som skal omsættes i en pædagogisk strategi ift. den enkelte borger. Denne arbejdes proces har været en tung opgave set i lyset af at der på mange borgere ikke har lagt en bestilling på den enkelte borger, og denne har så først skulle indhentes via visitationen og så efterfølgende indarbejdes som et levende arbejdes redskab. Det skal ligeledes nævnes at 2016 har været fyldt med forandringer på andre områder. Tilbuddet har været underlagt at finde besparelser. Dermed er der blevet reduceret i personale ressourcerne og tiden til den enkelte borger er dermed reduceret. Tiden til dokumentation i EKJ er dermed også blevet reduceret som en konsekvens, til det absolutte nødvendige da den tid der anvendes til dokumentationen går direkte fra borgerne. Som led i personale reducering har det været nødvendigt at lave en ny organisering af de enkelte grupper på Tre Birke. Personale har således fået nye ansvarsområder, og nye borgere at skulle udarbejde den skriftlige dokumentation for. Her ligger fortsat et arbejde med at tydeliggøre hvem der er den primære personale for den enkelte borger således vi sikrer at opfylde dokumentationskravet. 2
Indledning Tilsynets berigtigelse: Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område 16 Kommunalbestyrelsen har pligt til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, jf. 15. Tilbuddene under Handicap og Psykiatri hører under Lov om Social Service 85 og 103-104. Årets fokusområder: Fokusområdet for 2017 er opfølgning på tilsyn 2016, hvor emnet var dokumentation og sammenhænge i tilbuddet til borgeren ud fra nedenstående mål. Mål: At der er tydelige retningslinjer for hvordan der skal dokumenteres Mål: At tilbuddene arbejder med de pædagogiske handleplaner Mål: At dokumentation anvendes som et aktivt arbejdsredskab Metode: Tilsynet foregår i 2017 ved fornyet gennemgang af dokumentation på konkrete borgere fra tilsyn 2016. Materiale tilsynet gennemgår: Borgerens visitation kopi af bevilling, afgørelse hvorfor de er fundet omfattet af målgruppen til tilbuddet. Handleplan Statusbeskrivelser Beskrivelse af iværksatte tiltag fx pædagogiske handleplaner eller andet der viser hvordan der helt praktisk arbejdes Evaluering af indsatsen Den løbende dokumentation/journalen Tilsynet foretager en reflekterende gennemgang af det skriftlige materiale: Formålet er at kontrollere om dokumentationen har en professionel og faglig tilgang, samt om lovgivningens krav overholdes. Der følges op på om der er sket ændringer i borgerens dokumentation ud fra de anmærkninger der er givet ved tilsynet i 2016. Tilbagemelding: Efter rapporten er sendt i høring, er der mulighed for telefonisk samtale mellem tilbudsleder og den ansvarlige tilsynsførende, med henblik på uddybning af rapporten. Tilsynet fører til en rapport, som består af to dele. Den officielle del (samlet konklusion) samt et bilag som ikke er officiel, idet den omfatter personfølsomme oplysninger, og alene har til formål at uddybe tilsynets fund, og skabe udvikling samt læring i de enkelte tilbud. I bilaget er kriterierne for de enkelte vurderinger beskrevet yderligere. Den samlede konklusion beskriver resultatet af tilsynet. Tilsynsrapporterne er offentligt tilgængelige på Herning Kommunes hjemmeside, og journaliseres i kommunens dokumenthåndteringssystem SBSYS. Tilbuddene er selv ansvarlige for, at tilsynsrapporterne også er tilgængelige på tilbuddet. 3
Af den samlede konklusion fremgår målene for årets tilsyn. Hvert mål er beskrevet og der er beskrevet en samlet vurdering ud fra nedenstående værdier. - der er mangler og/eller kritisable forhold på tilbuddet. Målene er i meget lav grad opfyldt. - der er forhold på tilbuddet, der ikke er tilfredsstillende. Målene er i lav grad opfyldt. - forholdende på tilbuddet er tilfredsstillende. Målene er i middelgrad opfyldt. - forholdende på tilbuddet er meget tilfredsstillende. Målene er i høj grad opfyldt Hvis et tilbud ender med en vurdering der viser mangler/kritisable forhold, vil Tilsynet orientere driftschefen for de kommunale tilbud, og for private tilbud, desuden bestyrelsen og anbefale, at driftsafdelingen/bestyrelsen foretager en nærmere undersøgelse af forholdene, med det formål at iværksætte foranstaltninger, der kan rette op på mangler og kritisable forhold. Tilbuddet skal udarbejde tids - og handlingsplan til genopretning. Kopi af handlingsplanen sendes til og driftschefen/bestyrelsen 10 dage efter modtagelse af den endelige tilsynsrapport. Placering i denne kategori kan ske i tilfælde, hvor der gentagne år er manglende vilje til at efterkomme tilsynets krav, eller hvis der findes enkelte forhold som er så graverende, at der er behov for skærpet opmærksomhed. Kritisable/mangelfulde forhold kan medføre ekstra eller skærpet tilsyn, dette tager forvaltningen stilling til, i hvert enkelte tilfælde. Anmærkninger: Tilsynet giver anmærkninger efter den samlede konklusion, anmærkningerne er opdelt i 4 hovedoverskrifter: Procedurer/Retningslinjer: : Fagligt indhold Persondatalov Tilsynets anmærkninger er opdelt på følgende måde: Tilsynets vejledning: Gives som råd og vejledning Anbefaling: Gives med henblik på at forbedre/kvalificere niveauet, fremgår ikke direkte af lov eller politikker. Henstilling: Gives hvis der ikke leves op til lovgivning eller politiske og forvaltningsmæssige krav. Straks påbud: Gives ved observationer, der overtræder lovgivningen og hvor borgernes sikkerhed eller retssikkerhed er truet. 4