KOLLEGIEKONTORET 29. november 2012 cvm@kollegiekontoret.dk Udskrift af forhandlingsprotokollen for KOLLEGIEKONTORET I AARHUS MØDE 42 DEN 27. NOVEMBER 2012
179 Referat af møde 42 i bestyrelsen for Kollegiekontoret i Aarhus tirsdag den 27. nov. 2012 kl. 14 på Kollegiekontoret. Til stede: Per Madsen, Formand Silas F. Jakobsen, Skjoldhøjkollegiet Anders L. Olesen, Dania Kollegiet Jesper R. Bak, Skelager Kollegiet Kasper V. Pedersen, Christianshøj Kollegiet Søren Mulvad, Dania Kollegiet Knud Hansen, medarbejderrepræsentant Peter Madsen, medarbejderrepræsentant Fraværende: Anders Rønnebro (med afbud) Emil S. Nikolajsen, Tandlæge Kollegiet (med afbud) Rasmus Dahl-Lassen, Vilh. Kiers Kollegium (med afbud) Martin S. Kragh, Ravnsbjerg Kollegiet Sofie Andersen, Rosensgade Kollegiet (med afbud) Anne U. Bertelsen, Fredensgade Kollegiet Pia A. Møller, Damager Kollegiet Michelle S. Steffensen, Mejlgade Kollegiet Desuden deltog: Direktør Per Juulsen, administrationschef Diana Jørgensen, driftschef Kim S. Møller, revisor Klaus Kristiansen, udlejningsmedarbejder Dorthe Bøjvad Sejr, Charlotte V. Moesgaard som referent og Nadieh de Jonge fra Kirsebærhaven som gæst. Dagsorden: 1. Forhandlingsprotokollen (Godkendelse af referat af seneste møde) Revisionsprotokollen (udsendes direkte fra revisor) 2. Meddelelser 3. Godkendelse af Kollegiekontorets regnskab 2011/12, med tilhørende revisionsprotokol, herunder godkendelse af afdelingernes regnskaber 2011/12 4. Køb af grund på Søren Frichs Vej 5. Evt. Da bestyrelsen ikke er beslutningsdygtig, er de trufne beslutninger med forbehold for de fraværende medlemmers efterfølgende godkendelse. Kommer der ikke inden 8 dage efter referatets udsendelse indsigelser, betragtes de trufne beslutninger som godkendte. Ad 1. Forhandlingsprotokollen Formanden bød velkommen og efter en kort præsentationsrunde blev referat af møde 41 godkendt og underskrevet af formanden. Revisionsprotokollen. Udover det fra revisoren udsendte protokollat i tilknytning til årsregnskabet, var der ikke yderligere tilføjelser til revisionsprotokollen. Ad 2. Meddelelser Per Madsen gennemgik meddelelserne, der var udsendt med indkaldelsen. 1. Nybyggerier Åpark Kollegiet er fuldt indflyttet og byggeregnskab er under udarbejdelse. En række risikofaktorer (renteudvikling, grundudgifter, vejrforhold, forsinkelser m.v.) er alle gået den rigtige vej, så anlægsudgiften bliver under den budgetterede. Det vil få positiv indvirkning på huslejen fra 2013/14. Svane Kollegiet følger den planlagte byggeproces med indflytning af 1. afsnits 72 boliger og ibrugtagning af fælleshuset 1. december 2012 og 2. afsnits 111 boliger i sommeren 2013. Grundtvigs Hus Kollegiets renovering og nybyggeri er påbegyndt i august 2012. Byggeriet gennemføres i 3 etaper med genhusning af beboerne i de berørte boliger. Processen er lang og træls for beboerne. Der er man-
ge risikofaktorer i byggeriet og økonomien er stram, men kollegiet bliver forbedret både funktionelt og driftsøkonomisk. 2. Renoveringer Kirsebærhavens renovering og ombygning er godt midtvejs og forventes færdig i april 2013. Det forventes at løse de udlejningsproblemer der har været. Kløvergårdens fysiske problemer er kortlagt og en rapport er udarbejdet. Løsningsmuligheder skal drøftes med kommunen og Landsbyggefonden. Kollegiets driftsøkonomi er fremover i nogenlunde balance, men udgifter til en renovering og ombygning vil igen belaste kollegiets økonomi og husleje, så der bliver behov for støtte. Kløvergården vil få tilført direkte midler fra de udamortiserede lån. Per Madsen anførte, det vil betyde at opfyldningen af dispositionsfondens lovmæssige minimum vil blive udskudt. Skjoldhøjkollegiets ansøgning om støtte til renovering og modernisering afventer fortsat behandling i kommunen. Kommunen stiler nu mod statslig involvering i en løsning. Per Juulsen oplyste at der evt. ikke vil ske noget før 2017, hvor statslånene står til indfrielse. 3. Udlejning Tab ved lejeledighed er fortsat på et meget lavt niveau. Boliggarantien er i 2012 afviklet en smule hurtigere end året før trods øget søgning. Den hurtige afvikling skyldes hovedsageligt ibrugtagelsen af mange nye boliger i sommeren og efteråret, som har øget udbuddet og aktiveret en flyttekæde fra eksisterende kollegier. Hjemmesiden UngdomsboligAarhus.dk får meget snart nyt design. 4. Målsætninger Forretningsudvalget har arbejdet videre med udmøntning af Kollegiekontorets overordnede målsætninger vedtaget af bestyrelsen i november 2011. Målene er opdelt i delmål og målepunkter, som det fremgår af vedlagte skema. Desuden gennemføres i foråret 2013 en spørgeskemaundersøgelse blandt alle beboerrepræsentanter om serviceniveau, samarbejde, informationer etc. 5. Personale Teknisk chef Svend-Erik Jensen er gået på pension og afløst af driftschef Kim S. Møller. Kim præsenterede kort sig selv. Yderligere bemærkedes Udvidelse af lokaler på Kollegiekontoret. Det giver fordele ved at samle udlejningen, et større mødelokale og mere plads til medarbejderne. Lejemålet overtages fra 1. februar 2013. Diana Jørgensen tilføjede, at spørgeskema vedr. beboerrepræsentanter bliver implementeret i marts 2013. Ad 3. Godkendelse af Kollegiekontorets regnskab 2011/12, med tilhørende revisionsprotokol, herunder godkendelse af afdelingernes regnskaber 2011/12 Der var udsendt regnskab for Kollegiekontoret med ledelsens årsberetning samt revisionsprotokol sendt direkte fra revisor til alle bestyrelsesmedlemmer. Per Madsen gennemgik kort organisationen og dens struktur, vision og mission. Formanden fremhævede bl.a. følgende fra årsberetningen: Udlejningssituationen er god og der har kun været lidt lejetab. Forvaltningsrevision Kollegiekontorets bestyrelse har i 2011 moderniseret de overordnede målsætninger, og disse vil fremover blive udmøntet i en række delmål og målpunkter. Fra årsregnskabet gennemgik formanden de største afvigelser og nævnte herunder følgende: Årets resultat er et overskud på 2.148.807 kr., som primært skyldes lavere bruttoadministrationsudgifter, højere renteindtægter/kursgevinster, og et ikke budgetteret byggesagshonorar fra Ladegårdskollegiet etape 2. Årets resultat foreslås overført til arbejdskapitalen. Selskabets egenkapital er herefter pr. 1. august d.å. 26.333.585 kr. 180
181 Fællesforvaltningen Anders Lindholm spurgte til forrentning af byggekredit, og Per Juulsen svarede, at der pt. bliver forrentet med 1 % i henhold til fast regel herom, og Diana Jørgensen tilføjede at det kun sker i en begrænset periode. Revisionspåtegningen. Der er ikke taget noget forbehold fra revisors side, men kommer dog med anmærkning angående Kløvergårdens midlertidige problematiske driftsøkonomi. Forretningsudvalget indstiller regnskabet til bestyrelsens godkendelse. Bestyrelsen godkendte og underskrev regnskabet. Revisionsprotokollen vedr. årsregnskabet blev underskrevet. Afdelingernes regnskaber. Alle afdelingernes regnskaber er lagt på respektive kollegiers hjemmesider dog med undtagelse af børneinstitutionernes. Der var udsendt årsberetning for Skjoldhøjkollegiets børneinstitutioner, status for Åpark Kollegiet, samt foreløbig status-regnskab for afd. 28, Svanekollegiet, som er under opførelse. Vedr. Skjoldhøj Børneinstitutioner, som ikke har egen afdelingsbestyrelse godkendte bestyrelsen regnskabet. Bestyrelsen godkendte også regnskabet for afd. 26 og afd. 28. Det oplystes, at afdelingsregnskaberne er godkendt i de respektive afdelingsbestyrelser. Bestyrelsen godkendte afdelingsregnskaberne, som underskrives af formanden. Ad 4. Indstilling om køb af grund. Indstilling samt uddrag af prospekt var udsendt med dagsordenen. Der er efter forhandlinger med ÅF Transport A/S indgået en betinget købsaftale om køb af et areal på Søren Frichs Vej/Åbyvej (den tidligere Fragtmandscentral). Aftalen er bl.a. betinget af bestyrelsens godkendelse, ny lokalplan som muliggør byggeriet, samt at Aarhus Kommune vil tildele kvote til opførelse af et nyt kollegium på grunden. Det indstilles, at bestyrelsen godkender købet. Den tidligere Fragtmandscentral er del af et af byens omdannelsesområder, hvor tidligere erhvervsarealer ændres til centralt beliggende boligområder. Der er planlagt en blandet boligbebyggelse i området med en markant ungdomsboligbebyggelse på op til 14 etager og godt 10.000 m 2. Der kan altså opføres omkring 250 ungdomsboliger på ejendommen. Revisor spurgte om det er realistisk at få kvote til at bygge så mange boliger af kommunen, og det vurderede Per Juulsen at det er. Den årlige kvote i Aarhus Kommune er 240 ungdomsboliger. Lejlighedstyper vil blive 1 værelses- og 2 værelseslejligheder, med forventelig samme fordeling som på Åpark Kollegiet. Ideelt set kan vi starte byggeriet om 2 år, men det kan blive udskudt. Bestyrelsen godkendte grundkøbet. Ad 5. Evt. Knud Hansen tilføjede vedr. målsætninger: Medarbejderne er hovedsageligt nævnt i forbindelse med effektivitet omkring arbejdsopgaverne. På de anførte målepunkter vil medarbejdernes effektivitet score høje værdier. Det virker i den sammenhæng paradoksalt, at lønningerne ligger i bunden sammenlignet med virksomheder i samme branche. Der er tidligere blevet gjort opmærksom på det over for ledelsen og formanden. Fokusområde det næste års tid vil være social kapital på Kollegiekontoret, men Knud Hansen mente ikke at medarbejdernes retfærdighedsopfattelse kan rummes i arbejdet omkring social kapital med den nuværende lønpolitik.
Per Madsen understreger, at der bliver betalt løn i overensstemmelse med overenskomst. Knud Hansen påpegede, at grundlønnen for Kollegiekontorets administrative personale ligger på det laveste niveau i overenskomstens spænd. FU vil tage lønpolitikken op, og vil få forelagt udarbejdet statistisk materiale omkring lønforhold. Per Juulsen anførte at Kollegiekontoret pt. ingen vedtagne politikker har omkring lønfastsættelse, men det kan evt. udarbejdes og tilføjes til målsætningerne. 182 Mødet sluttede kl. 15.40 Referent: Charlotte V. Moesgaard Formand