Spørgsmål & Svar Udbud af RIPA-Syd Region Syddanmark har modtaget spørgsmål vedrørende udbud af RIPA-Syd. Spørgsmålene, der er anonymiseret, kan være modtaget både mundtligt eller skriftligt. Indholdsfortegnelse 1. Prækvalifikation...2 2. Afgivelse af indledende Tilbud... 7 1
1. Prækvalifikation Nr. Spørgsmål Svar 1 Det fremgår af udbudsbekendtgørelsens afsnit III.1.3, at Der efterspørges referencer som er leveret inden for de seneste 5 år, da dette er nødvendigt for at sikre tilstrækkelig konkurrence. Dette grundet, da der ikke er tale om en løsning, som bliver udbudt med jævnemellemrum. Er det konditionsmæssigt at levere en reference, hvor løsningen er installeret/leveret for mere end 5 år siden, men hvor vi fortsat har kontrakten med kunden og hvor vi fortsat drifter og supporter løsningen samt har opgraderet til nyeste version/platform? Betegnelsen "de seneste 5 år" indebærer, at referencen skal være påbegyndt, udført eller afsluttet indenfor de seneste 5 år. De seneste 5 år er beregnet fra tidspunktet fra udbudsbekendtgørelsens afsendelse den 15.12.2017. Når Ordregiver skriver, at referencen skal være enten påbegyndt, udført eller afsluttet inden for de seneste 5 år menes det, at en levering af en lignende tjenesteydelse er enten påbegyndt, udført eller afsluttet inden for de seneste 5 år d.v.s. 16.12.2012-15.12.2017. Det kan ikke på forhånd oplyses hvorvidt en reference der er påbegyndt, udført eller afsluttet findes mest relevante det afgørende vil være hvorvidt referencerne svarer til det anførte i de 4 referenceområder. Såfremt en ansøger har angivet 1 reference, der påviser stor erfaring med samtlige referenceområder, vil dette vægte positivt i den samlede vurdering. En ansøger vil opnå den bedste vurdering, såfremt der påvises 5 referencer, hvor hver reference påviser stor erfaring med samtlige referenceområder. Det vil dog også vægtes positivt, at der er påvist 5 referencer, der hver især påviser en stor erfaring på de enkelte referenceområder, således at alle referenceområderne tilsammen er dækket i ansøgningen. 2
2 3 4 5 Spørgsmål til ESPD: Såfremt man ønsker at ansøge om at deltage i denne udbudsproces, skal man udfylde den offentliggjorte ESPD kaldet "espdrequest" Vi kan ikke se dette dokument i udbudsmaterialet. Er det korrekt? ESPD dokumentet er ikke særligt skrive/ læsevenligt, I fald vi ønsker at henvise til 5 referencer (10 normal sider max), må vi så afgive henvisninger til et vedlagt dokument i udbudsmaterialet, som vil være mere læsevenligt for Region Syddanmark? Som jeg læser teksten i Udbudsbekendtgørelsen og også gentaget i "Spørgsmål & Svar" er det feltet Beskrivelse i ESPD'et del IV.C., som skal udfyldes med de 5 referencer? Når I samtidig skriver, at I ønsker: "Referencerne skal beskrives i ESPD'et, men hver references beskrivelse af den løste opgave må maksimalt fylde, hvad der svarer til 2 normalsider", hvordan er det lige det skal hænge sammen? Skal al forklarende tekst sættes ind under "Beskrivelse"? I skriver i Udbudsbekendtgørelsens afsnit II.2.9: "Ansøger kan i ESPD ets del V uddybe, hvorfor de anførte referencer er særligt relevante, ligesom udvælgelsen vil ske på baggrund af ansøgers beskrivelse af sine referencer i ESPD del IV.C." Er feltet "Beskriv dem" i ESPD Del V feltet, der skal udfyldes herfor? Det er en beklagelig fejl. ESPD xml er uploadet på hjemmesiden den 21.12.2017. Ordregiver kan ikke tillade, at der vedlægges referencer som underbilag til ESPD. Referencerne med beskrivelse af de betydeligste leverancer skal indføres i ESPD afsnit IV.C. Baggrunden herfor er, at det er et klart krav i Udbudsloven, at ordregiver skal kræve ansøgernes anvendelse af ESPD til at dokumentere overholdelse af krav til egnethed og udvælgelse, jf. Udbudslovens 148. Ja, beskrivelse af referencer, der maksimalt må fylde 2 normalsider per reference skal indskrives i feltet "Beskrivelse". Feltet vil automatisk udvide sig ved gennemgang. Ansøger har mulighed for at skrive sin beskrivelse i et Word-dokument og så herefter kopiere teksten over i feltet. Der kan som tidligere oplyst ikke vedlægges bilag indeholdende en beskrivelse. Ja, det er i feltet "Beskriv dem", at ansøger kan uddybe, hvorfor de anførte referencer er særligt relevante. 6 Den danske leverandør ønsker at Der skal i ESPD angives, at 3
basere dele af udvælgelseskriterier i del IV på et moderselskab i udlandet. Vil ordregiver forklare, hvordan vi i så fald udfylder ESPD korrekt. Skal vi påtænke: ESPD for både den danske virksomhed og moderselskabet? Skal der udfærdiges en støtte erklæring? virksomheden ikke deltager alene og baserer sin ansøgning på andre. Der skal udfærdiges et ESPD både for virksomheden og moderselskabet. Moderselskabet skal udfylde ESPD i forhold til de oplysninger, som virksomheden baserer sig på herunder økonomisk og finansiel kapacitet samt teknisk og faglig kapacitet. 7 8 9 I ESPD er der under Del IV afsnit B Økonomisk og finansiel formåen - Samlet årsomsætning afsat 5 områder til oplysninger. Hvordan skal det forstås i forhold til, at den ønskede årsomsætning kun er for seneste afsluttede regnskab? Hvor ønsker I egenkapital og resultat før skat skal oplyses i ESPD en? Der er ikke afsat felter til dette i ESPD en. Vi kan indsætte det under nøgletal hvis dette er ok. Når der i Økonomisk og finansiel kapacitet samt i Teknisk og faglig kapacitet skrives mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves, hvordan skal det tolkes? Er det krav eller ca. krav? Der skal ikke udfærdiges en støtteerklæring, da det fremgår af de indgivne ESPD er, om virksomheden baseres på andre enheder. I ESPD Del IV afsnit B Økonomisk og finansiel formåen under punktet Samlet årsomsætning skal der angives årsomsætning for seneste afsluttede regnskabsår. Det første afsnit skal derfor udelukkende udfyldes under "Samlet årsomsætning" og de øvrige kan være blanke. I ESPD Del IV afsnit B Økonomisk og finansiel formåen under punktet Finansielle nøgletal kan angives øvrige økonomiske og finansielle krav ex. egenkapital, resultat før skat og soliditetsgrad. Der kan ved klik på plus-tegn tilføjes yderligere felter, så der under "Finansielle nøgletal" kan oplyses alle nøgletal. Udbudsbekendtgørelsen er udarbejdet i Europa Kommissionens standardformularer jf. udbudslovens 128, stk. 3. Denne standardformular indeholder i punkt III.1.2) og III.1.3) formuleringen "Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves. Denne formulering skyldes, at der ikke 4
nødvendigvis skal stilles mindstekrav til henholdsvis "Økonomisk og finansiel kapacitet" samt "Teknisk og faglig kapacitet". Region Syddanmark har i dette udbud valgt at stille sådanne mindstekrav. Således skal følgende krav være opfyldt før en ansøger vil kunne blive prækvalificeret til at deltage i udbuddet med forhandling: Minimum årsomsætning i det seneste afsluttede regnskabsår på 300 mio. kr. Positiv egenkapital i det seneste afsluttede regnskabsår. Positivt resultat i det seneste afsluttede regnskabsår. Soliditetsgrad på gennemsnitligt mindst 30 % i de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Erhvervsansvarsforsikring med et forsikret beløb på minimum 10 mio. kr. om året. Minimum 1 relevant reference indenfor de seneste 5 år. 10 I udbudsbekendtgørelsens del I.3 fremgår det, at ansøgning om deltagelse skal sendes til følgende adresse: Bird & Bird Sundkrogsgade 21 København Ø. 2100 Danmark Kontaktperson: Maria Haugaard Telefon: +45 20752742 E-mail: maria.haugaard@twobirds.com Med formuleringen sendes, mener Når ESPD et er udfyldt kan det udskrives som PDF samt eksporteres og gemmes. ESPD et sendes/afleveres fysisk (i papirform) samt elektronisk på en USB i PDF-format samt i xml-format til advokatfirmaet Bird & Bird. Bud eller ansøgninger om deltagelse skal sendes/afleveres til følgende adresse: Bird & Bird Sundkrogsgade 21 København Ø. 2100 5
ordregiver hermed, at ansøgningen om deltagelse skal sendes pr. mail til Maria Haugaard. Eller menes det, at ansøgningen om deltagelse skal sendes/afleveres på Bird & Birds adresse, og hvis dette er tilfældet, i hvilke formater ønsker ordregiver at modtage ansøgningen, USB og/eller print af ESPD i pdf-udgaven? Danmark Bemærk, at ansøger skal sende/aflevere flere ESPD er, hvis ansøger udgør en sammenslutning af virksomheder (konsortium) eller baserer sig på andres økonomiske og finansielle kapacitet samt tekniske og faglige kapacitet. 6
2. Afgivelse af indledende Tilbud Nr. Spørgsmål Svar 1 2 3 4 Jeg kan ikke se, hvad forkortelsen UK i tabellen i afsnit 9.1.1 vedr. Krav til understøttelse af forretningsfunktioner (i Bilag 3 - Leverancebeskrivelse), står for. Der er derudover angivet diverse forkortelser forskellige steder bl.a. F, S, L, O i UK kolonnen. Vil det være muligt at få en oversigt over antal af undersøgelser produceret pr. modalitet eller evt. pr. type af modalitet pr. lokation? Spørgsmål om uddybning af krav: I Krav 3.53, som omhandler FF19 Book og indkald til screening, indgår følgende positiv vægtning: At det er muligt at opsætte parametre, der afgør hvilke kvinder der indgår i screeningpopulationen Krav 3.53 omhandler indkaldelser, så hvad menes: "At det skal være muligt at opsætte parametre, der afgør hvilke kvinder der indgår i screeningsgruppen" eller "At det skal være muligt at opsætte parametre, der afgør hvilke kvinder der indgår fra screeningspopulationen" I Underbilag 3.D, side 6 nævnes begrebet intelligente Stubbe. Kan dette begreb uddybes? Det er en beklagelig fejl. Forkortelsen var til intern brug. Bilag 3 - Leverancebeskrivelse og Underbilag 3.C. - Integrationer er nu opdateret og kolonnen er slettet. Produktionstal fra 2017 er nu tilføjet Bilag 3 - Leverancebeskrivelse, Afsnit 5.3. Positiv vægtning i Krav 3.53: At det er muligt at opsætte parametre, der afgør hvilke kvinder der indgår i screeningpopulationen er blevet slettet fra Bilag 3 - Leverancebeskrivelse. Årsag hertil er fejlplacering og at positiv vægtning er dækket ind i Krav 3.49, som omhandler FF31 Vedligehold Screeningspopulation. En Stub benyttes under test til at fjerne afhængigheden til et eksternt system eller service. Stubben erstatter således det valgte system eller service under testen, og skal 7
derfor kunne agere på vegne af det erstattede system/service. I sin grundform er en Stub kun i stand til at svare på enkle forespørgsler med prædefinerede svar. Når der skrives intelligente Stubbe er det fordi der ønskes Stubbe, som i højere grad er i stand til at simulere det system eller den service, der erstattes, og dermed returnerer et svar, som er baseret på den faktiske forespørgsel og dennes eventuelle historik. Dette kunne implementeres via en regelmotor, en tilstandsmaskine eller en egentlig model af det system der erstattes. Omfanget og kompleksiteten af de enkelte Stubbe afhænger naturligvis af det konkrete testbehov. 5 6 7 Vedrørende Underbilag 3.D, side 3. Her nævnes under instruks, at Tilbudsgiver i forbindelse med udarbejdelsen af sit tilbud skal relatere sin besvarelse af afsnit 3 Uddannelsesmiljøer (krav 3D.5) til besvarelsen af Bilag 3, afsnit 9.13: Uddannelse af Kundens medarbejdere. Bilag 3, afsnit 9.13 forefindes ikke. Kan det bekræftes, at der menes bilag 3, afsnit 9.10? Vedrørende Underbilag 3.D, side 7. Her nævnes, at det vægter ved Ordregivers evaluering af Tilbudsgivers besvarelse af krav ID 3D.0 positivt, hvis Tilbudsgiver tydeligt redegør for en hensigtsmæssig proces der omfatter håndteringen af Bilag 3D.0 forefindes ikke. Kan I bekræfte, at der menes 3.D8? Krav 3.70 i Bilag 3, der omhandler mammografiscreening hentyder til Antagelse bekræftet. Bilag 3 afsnit 9.13 er ændret til Bilag 3 afsnit 9.10. Antagelse bekræftet. Krav 3D.0 er ændret til krav 3D.8. Kravene vedrørende selvbetjeningsløsning for booking er placeret under 8
8 9 10 flere rekvirenter og flere undersøgelsestyper. Da der i screening kun er tale om én type rekvirent og én type undersøgelse vil vi gerne vide om dette er fejlplaceret eller hvad der tænkes? I Krav 3.6 vægtes det positivt, hvis Løsningen kan foreslå SKS-koder når protokol angives. Protokol er defineret som: Er en beskrivelse af ( opskrift ) hvordan en Undersøgelse skal udføres. Hvordan hænger SKS-koder sammen med hvordan undersøgelsen udføres? I Krav 3.4 vægtes det positivt, hvis Henvisninger kan beriges med mere detaljerede organisatoriske oplysninger, som f.eks. sektion og speciale. Vi forstår ikke spørgsmålet, normalt er henvisninger låst og må ikke rettes. Er spørgsmålet rettet imod manuelt oprettede henvisninger? Vi har behov for mere information før vi kan svare på spørgsmålet. Vedrørende Krav 3.165: Leverandøren bedes beskrive hvordan brugerne har mulighed for at vedligeholde data i løsningen. Det vægter positivt i Ordregivers tilbudsevaluering: mammografiscreening fordi Ordregivers eksisterende løsning understøtter, at borgere kan ændre booking til mammografiscreening. Ordregiver har dog en forventning om, at denne funktionalitet kan udbredes til radiologiske og nuklearmedicinske undersøgelser. Desuden ønsker Ordregiver at kunne give rekvirenter mulighed for at foretage booking af undersøgelser - enten via en selvbetjeningsløsning eller via en integration (se Krav 3C.32). Som det fremgår af Bilag 3, Afsnit 1: Ordlisten, så kan Undersøgelser og Delundersøgelser (og hermed SKSkoder) knyttes til en Procedure - og ikke til en Protokol. Positiv vægten Hvis Løsningen kan foreslå SKS-koder, når protokol angives i Krav 3.6 er derfor i modstrid med definitionen af Protokol, og derfor fjernes vægten. Den originale Henvisning må aldrig ændres. Det skal dog være muligt at berige Henvisningen med yderligere data f.eks. visitationsoplysninger. Positiv vægtningen er rettet mod alle typer af Henvisninger. Spørgsmål vedrørende vedligeholdelse er besvaret ved tilføjelse af positiv vægtning i Krav 3.165. Beskrivelse af optionen nævner allerede nogle eksempler på demografiske data, som skal være 9
Hvis det er muligt at foretage manuel indtastning af dosisrelaterede data og demografiske data. indeholdt i løsningen. I forhold til dosisrelaterede data kunne det eksempelvis være eksponeringsfaktorer fra modaliteten samt anvendt mængde af kontrast, sporstoffer etc. 11 12 Kan I detaljere hvorledes data skal vedligeholdes? Gerne med eksempler på hvilke dosisrelaterede og demografiske data som ønskes indtastet/rettet? Vedrørende Krav 3.32 og positiv vægtning: Hvis Løsninger giver mulighed for at arbejde med flere forskellige kladdetyper. Hvad menes med begrebet kladdetyper? Vedrørende Underbilag 3.G: Videooptagelse af tilbudsdemonstration: Hvad forventes, at vi skal levere med den 16. marts i forhold til Underbilag 3.G? Hvad sker der med denne videooptagelse bagefter og hvordan bliver den opbevaret/beskyttet? Vil der blive udfærdiget samtykkeerklæring for de filmede personers accept? Som det fremgår af Krav 3.31, så skal det være muligt at gemme en ikke færdiggjort beskrivelse som en Kladde. Der kan være forskellige årsager til at gemme en beskrivelse som kladde, eksempelvis fordi beskrivelsen bare ikke er helt færdig, eller fordi en uddannelseslæge ønsker at gemme beskrivelsen for at få feedback af en erfaren radiolog inden beskrivelsen gøres endelig. For at kunne skelne de forskellige typer af kladder, så ønsker Ordregiver at kunne foruddefinere forskellige kladdetyper, som f.eks. Ikke færdig, Afventer feedback o.l. Besvarelse af Underbilag 3.G kan ikke indeholdes i det indledende tilbud, da Tilbudsdemonstration først er planlagt til Uge 24 2018 jf. vejledende Tidsplan i Udbudsbetingelserne. Videooptagelse af Tilbudsdemonstration vil indgå i evaluering af Underkriteriet Funktionaliet jf. Udbudsbetingelserne. Videooptagelsen vil blive opbevaret i Region Syddanmarks journalsystem Acadre. En samtykkeerklæring vil blive udfærdiget og deltagelse i 10
Videooptagelse af Tilbudsdemonstration kræver accept og underskrift heraf. 13 14 15 16 I Bilag 12, Afsnit 5 ønskes pris for særlig opkobling til modaliteter. Er det kun i forhold til option for Dosisanalyse? Altså ikke generel Dicom opkobling? I bilag 12 nævnes drifts-, vedligeholdelses- og supportvederlag samt vedligeholdelsesafgift. Kan vi bede om en uddybning af, hvad der menes og forventes af de forskellige typer af vederlag og afgifter? Spørgsmål til Mindstekrav 3.143 i Bilag 3 Leverancebeskrivelse, hvor det beskrives, at Løsningen skal understøtte single sign-on med integration til Kundens AD (Microsoft Active Directory). : Ønsker RSD, at vi integrerer med AD og sikrer log-in med samme legitimation, som når der logges på Active Directory? RDS må gerne uddybe dette krav. Spørgsmål til Krav 3.23 i Bilag 3 Leverancebeskrivelse, hvor Leverandøren bedes beskrive, hvordan Løsningen understøtter forretningsfunktionen FF27 Ankomstregistrér patient. og følgende positiv vægtninger er Bilag 12, Afsnit 5 omhandler optioner. Der omhandles således kun opkobling til modaliteter i henhold til Dosis-analyse. Priser er adskilt for henholdsvis Leverance og Drift. Adskillelse af Leverance og Drift forklares nærmere i Bilag 3, Afsnit 9.11. Opkobling af modaliteter i Kundens IT-miljø omhandles i Bilag 3.C, Afsnit 9. Vedligeholdelsesafgift er det samme som vedligeholdelses- og supportvederlag. Dette er nu tilrettet i Bilag 12. De forskellige typer af vederlag fremgår af bilag 12. I Bilag 5 er aftalen om vedligeholdelse og support specificeret. I Bilag 7 er aftalen om drift specificeret. Ordregiver ønsker en single sign-on løsning, hvor brugeren, når han er logget på Windows, ikke skal angive nyt brugernavn/password, for at komme ind i Løsningen. Adgangen til Løsningen skal være styret af den autentifikation af brugerens ID, som er sket i Kundens AD. Der henvises iøvrigt til Mindstekrav 3C.33, som angiver at adgangsrettighederne i Løsningen skal kunne vedlige-holdes via Kundens IdMløsning. Nej, alle sygehuse i Region Syddanmark anvender ikke et system til automatisk ankomstregistrering. Region Syddanmark anvender p.t. ikke 3. parts ankomstregistrerings- 11
angivet: Hvis Løsningen omfatter åbne API er, som giver mulighed for at udstille aftaler i et 3. parts ankomstregistreringssystem, og modtage ankomster herfra. Hvis Løsningen indeholder et modul til håndtering af automatisk ankomstregistrering. systemer i de billeddiagnostiske afdelinger. Hvor automatisk ankomstregistrering forekommer er systemet tæt integreret til RIS. Ordregiver vil gerne sikre, at det fremadrettet også er en mulighed at integrere med et potentielt regionalt system, der håndterer automatisk ankomstregistrering på tværs af afdelinger og specialer. Bruger alle regionens sygehuse ankomstregistreringssystemer i dag? Hvilke 3. parts ankomstregistreringssystemer bruges for nuværende i regionen? 12