Serviceaftale - Private vandværker og
Indholdsfortegnelse 1. Indledning 3 2. Kontakter 4 2.1 Kontaktpersoner hos 4 2.2 Vedligeholdelse af kontaktdata hos vandværkerne 5 3. Reference til aftalegrundlag og øvrige bestemmelser 5 4. Målerstamdata 5 4.1 Aftale 1 5 4.2 Aftale 2 6 5. Indmelding af takster 6 6. Kvartalsafregninger 7 7. Restance 7 7.1 Rykkerproces 7 7.2 Information til vandværket 8 7.3 Inkasso hos Dansk Andelsinkasso A/S 8 8. Administrering og vedligeholdelse af ledningsregistrering 8 9. Fakturering aftale 1-4 9 9.1 Aftale 1 9 9.2 Aftale 2 9 9.3 Aftale 3 9 9.4 Aftale 4 9 9.5 Fælles betingelser 10 10. Filterskyllevand 10 11. Drifts- og serviceaftale 10 12. Øvrige services 11 13. Bilag 11 Bilag A Oversigt over vandværker og aftaler 11 Bilag B Årshjul 11 Bilag C Samlet prisliste 11 Bilag D Rykkerdatoer 11 S14-7807 / D14-52770 / 3.0 Side 2 af 11
1. Indledning For at styrke samarbejdet og skabe et overblik over de opgaver og forpligtelser der gensidigt ligger i samarbejdet mellem og de private vandværker, har vi udarbejdet denne serviceaftale. Aftalen indeholder hvilke forpligtelser og ansvar har, ligesom den også indeholder de forpligtelser og ansvarsområder, der ligger hos de private vandværker. Aftalen her er ikke juridisk bindende, det er de enkelte underskrevne aftaler derimod. De enkelte aftaler er udarbejdet med baggrund i en standardaftale, der tidligere er indgået mellem Haderslev Forsyningsservice a/s og Vandrådet i Haderslev Kommune. Er der ting, der ikke er forståelige, eller er der noget, der ikke er enighed om, forventer vi at blive gjort opmærksom på det. Vi glæder os til et godt samarbejde. Adm. direktør John H. Mølgaard S14-7807 / D14-52770 / 3.0 Side 3 af 11
s 2. Kontakter 2.1 Kontaktpersoner hos s Følgende medarbejdere vil være den daglige kontaktt for de vandværker, der er indgået aftaler med. Koordinator Jannie B. Westergaard 7664 86877-4042 7263 jawe@provas.dk Opkrævning af forbrugsafgifter på vand, affald og spildevand samt koordinering af information, deadlines, data mv. Kundemedarbejder Annette Duus Hansen 7664 86333 andh@provas.dk Opkrævning af forbrugsafgifter på vand, affald og spildevand samt vedligeholdelse af stamdata Økonomimedarbejder Helle Boe Frederiksen 7664 86099-2384 6898 hbfr@provas.dk Inddrivelsee af kundefordringer S14-7807 / D14-52770 / 3.0 Side 4 af 11
2.2 Vedligeholdelse af kontaktdata hos vandværkerne Henvendelser fra til vandværket sker primært til formand eller kasserer, afhængig af hvad henvendelsen drejer sig om. For at skabe hurtig og sikker kommunikation mellem vandværket og, opfordres vandværket til løbende at holde informeret om navn, adresse, telefonnummer og e- mailadresse på formand og kasserer. For de vandværker, som har indgået en aftale 3, er det også vigtigt at altid har korrekt oplysning om bankkonto, som afregningsbeløb kan overføres til. Ændringer af kontaktdata og bankoplysninger sendes på e-mail til info@provas.dk 3. Reference til aftalegrundlag og øvrige bestemmelser Opkrævninger for aftale 1-4 sker med baggrund i standardaftale, som er indgået mellem Haderslev Forsyningsservice a/s og Vandrådet i Haderslev Kommune Opkrævning for filterskyllevand sker med baggrund i Betalingsvedtægten for Haderslev Spildevand a/s pkt. 4.2.4, samt den til enhver tid gældende prisliste. Både Betalingsvedtægt og prisliste kan findes på www.provas.dk Samlet prisliste jfr. bilag C kan findes på www.provas.dk. Prislisten opdateres hvert år pr 1. januar. Den til enhver tid gældende prisliste kan således findes på hjemmeside. 4. Målerstamdata 4.1 Aftale 1 Vandværket: Vandværket skal sørge for at indsamle oplysninger om målerskift. Det skal ske løbende og skal sendes til senest den 15. november, så oplysningerne på målerkortene bliver så korrekte som muligt. : Udsender målerkort sidst i november/først i december til de kunder, der er tilknyttet det pågældende vandværk. udfærdiger aflæsningslister ud fra de indlæste målerkort og sender listerne til vandværket. Aflæsningslisterne skal være vandværket i hænde senest den 15. januar. Listerne indeholder: Forbrugsstedsadresse Kundenavn Målernummer Startaflæsning Slutaflæsning Forbrug S14-7807 / D14-52770 / 3.0 Side 5 af 11
4.2 Aftale 2 : I starten af december sender et Excel-ark til vandværket til udfyldelse med måleraflæsninger. Vandværket: Vandværket skal sørge for, at målerne aflæses i december, medmindre der foreligger særskilt aftale med om et andet aflæsningstidspunkt. Senest den 15. januar skal vandværket sende det udfyldte excel-ark retur til. Det er vigtigt, at det er det fremsendte ark, som bliver returneret, da vi har behov for: Ejendommens adresse Målernummer Startaflæsning Slutaflæsning Forbrug i alt overfører herefter oplysningerne til afregningssystemet. Vær opmærksom på, at hvis får tilsendt oplysningerne i en fil med et andet indhold eller filformat end den, der er sendt til vandværket, kan fejllisterne ikke umiddelbart tjekkes, uden at vi skal kontakte vandværket for yderligere oplysninger, og administrationstiden bliver dermed længere. I så fald kan vi blive nødt til at sende vandværket en opkrævning på den ekstra administrationstid. Opstår den situation, tager vi kontakt til vandværket for at finde en løsning forud for fakturering. Vandværket skal sende oplysninger om målerskift til løbende, minimum en gang i kvartalet. Oplysning om målerskift, som modtages efter den 15. november, kan ikke medtages i årsafregningen. 5. Indmelding af takster Aftale 3 Fra de vandværker, hvor står for opkrævningen af vandafgiften, skal vi ifølge aftalen have besked om takstændringer senest den 15. december. Takstændringer, som er vedtaget i løbet af året, og som er gældende fra 1. januar året efter skal indsendes til senest den 15. december. Takstblad, som vedtages på vandværkets generalforsamling skal indsendes til senest 14 dage efter generalforsamlingen. Vandværket skal også give besked, hvis der ikke er sket ændringer. De takstblade, som modtager inden 15. december bliver gældende for alle 4 á conto opkrævninger året efter. S14-7807 / D14-52770 / 3.0 Side 6 af 11
De takstblade, som modtager efter vandværkets generalforsamling bliver gældende for de resterende á conto opkrævninger i året typisk á conto 2-4. Den 1. á conto opkrævning, som sendes ud sammen med årsafregningen for året før, vil blive dannet på grundlag af sidste års takstblad. 6. Kvartalsafregninger Aftale 3 Vandværket I slutningen af januar gennemgår vandværket den fremsendte liste over målt forbrug hos vandværkets kunder. Væsentlige afvigelser fra det forventede forbrug, enten totalt for vandværket eller for enkelte kunder, drøftes med forud for udsendelse af årsafregninger. Udsender medio februar årsafregning og 1. á conto på vegne af vandværket Udsender medio april 2. á conto på vegne af vandværket Udsender medio juli 3. á conto på vegne af vandværket Udsender medio oktober 4. á conto på vegne af vandværket Afregner de opkrævede beløb til vandværket senest 21 dage efter sidste betalingsdato på de udsendte opkrævninger til kunderne Modregner hvert kvartal evt. tab på vandværkets kunder i afregningen til vandværket Grundlag Afregninger til vandværket opgøres på grundlag af bogføringsposter genereret i afregningssystemet siden sidste afregning. Hvis der er foretaget korrektioner vedrørende tidligere perioder, bliver disse korrektioner taget med i afregningen til vandværket for det seneste kvartal. Korrektioner til tidligere perioder vises særskilt på afregningen til vandværket med oplysning om, hvilke kunder de vedrører. Ved modregning af tab på vandværkets kunder i kvartalsafregningen oplyses ligeledes, hvilke kunder det vedrører. 7. Restance Aftale 3 7.1 Rykkerproces rykker for udeblevet betaling med 2-3 ugers mellemrum. Datoen for, hvornår der rykkes, fastlægges et år ad gangen. 1. rykkerskrivelse er en høflig påmindelse om, at vi ikke har modtaget betaling. Hvis kunden ikke reagerer på den første skrivelse, sendes 2. rykkerskrivelse efter 2-3 uger. Bilag D indeholder en oversigt over, hvornår sender rykkere ud i 2014 S14-7807 / D14-52770 / 3.0 Side 7 af 11
7.2 Information til vandværket Vandværket får hver måned oversigt over udestående restancer. Oversigten sendes senest tre hverdage efter månedsskiftet. Det beløb, som står i oversigten, er det, som kunden skylder vandværket. Det er ekskl. spildevandsbidrag og andre beløb, som kunden er i restance med hos. Beløb med - viser, at kunden har tilgodehavende hos vandværket. Beløb med + viser, at kunden har skyldig saldo hos vandværket. Det fremgår af oversigten, hvor mange rykkerskrivelser har sendt til kunden. Når der står 1, betyder det, at 1. rykker er sendt. Tilsvarende betyder 2, at 2. rykker er sendt. Når rykkerstatus er 2, betyder det, at vandværket selv skal foretage den videre rykning for betaling af vandforbrug. Jf. samarbejdsaftalen er det vandværket, der afgør, om der skal lukkes for vandforsyningen ved udeblevet betaling. Som tillæg til aftale 3 tilbyder at stå for inddrivelsesprocessen for kundens gæld til både vandværket og. Servicen er uden yderligere omkostninger for vandværket. I de tilfælde, hvor vi har kassererens mailadresse, bliver oversigten sendt til vandværkets kasserer. Ellers er det formanden, der får oversigten. 7.3 Inkasso hos Dansk Andelsinkasso A/S har etableret samarbejde med Dansk Andelsinkasso A/S i Aabenraa. Vi har valgt Dansk Andelsinkasso A/S på grund af den nære beliggenhed og selskabets erfaring med lignende sager. Dansk Andelsinkasso A/S tager sig hovedsageligt af egne restancesager. Når der er restancer vedrørende vand opkrævet for et privat vandværk på de regninger, som sendes til inkasso, tages vandværkets restance med i inkassosagen. Selvom restancen er sendt til inkasso, kan vandværket fortsætte inddrivelsen af egen restance. Hvis vandværket modtager betaling, er det vigtigt, at betalingen sendes videre til og ikke til Dansk Andelsinkasso. Det er, så kan styre, at vandrestancen nedskrives. Hvis vandværket indgår aftale om betaling af restancen på vand over en periode med flere rater, vil betalingsaftalen blive overtaget af Dansk Andelsinkasso A/S. 8. Administrering og vedligeholdelse af ledningsregistrering Aftale 4 Vandværket Indberetter til, når der er ændringer i ledningsdata Ændringerne ind måles og indberettes af en landinspektør Kontrollerer, at registrerede oplysninger i systemet er korrekte Påviser ledninger i marken f.eks. ved ledningsarbejde, når det er relevant Sender ændringer til ledningsregistreringen til som DAT-fil. S14-7807 / D14-52770 / 3.0 Side 8 af 11
Vedligeholder og administrer oplysninger om ledningsdata på egen server Stiller ledningsdata til rådighed for vandværket via en web-løsning Giver vandværket adgang til grundkort og højdekurver via web-løsning Tildeler og ændrer adgange til web-løsningen 9. Fakturering aftale 1-4 9.1 Aftale 1 Vandværket Sender opkrævning til på stamdatavedligeholdelse inkl. andel af omkostninger ved målerudskiftning kr. 14,38 (grundbeløb) pr. måler pr. år. Fakturaen sendes til inden den 1. maj. Sender opkrævning til private vandværker på forbrugsdata kr. 16,43 (grundbeløb) pr. måler pr. år. Fakturaen sendes til vandværket inden den 1. maj 9.2 Aftale 2 Vandværket Sender opkrævning til på forbrugsdata og stamdatavedligeholdelse inkl. andel af omkostninger ved målerudskiftning på kr. 30,81 (grundbeløb) pr. måler pr. år. Fakturaen sendes til inden den 1. maj 9.3 Aftale 3 Sender opkrævning til private vandværker på administrationsgebyr kr. 50,29 (grundbeløb) pr. måler pr. år. Fakturaen sendes til vandværket inden den 1. maj 9.4 Aftale 4 Sender opkrævning til private vandværker på fast årligt gebyr pr. vandværk kr. 1.500 samt kr. 3,42 pr. måler for grundkort og højdekurver. Desuden opkræves kr. 560 pr. time til ændringer og vedligehold af data jfr. medgået tid. sender faktura til vandværket inden den 1. april. Faktura på ændringer og vedligehold af data fremsendes dog løbende i samme takt, som tiden forbruges. Fakturering foretages kvartalsvist. S14-7807 / D14-52770 / 3.0 Side 9 af 11
For ændringer foretaget i 1. kvartal fremsendes faktura inden den 1. maj 2. kvartal fremsendes faktura inden den 1. august 3. kvartal fremsendes faktura inden den 1. november 4. kvartal fremsendes faktura inden den 1. februar Som forsøgsordning vil de nuværende priser være gældende indtil udgangen af 2015. I den periode vil vurdere om forudsætningerne ved prisfastsættelsen i 2011 fortsat holder. Viser det sig at være nødvendigt med en prisjustering, tager initiativ til en genforhandling af aftalerne med virkning fra 1. januar 2016. 9.5 Fælles betingelser Alle nævnte priser er ekskl. moms Grundbeløb pristalsreguleres hvert år pr. 1. januar efter senest offentliggjorte nettoprisindeks (oktober) med udgangspunkt i nettoprisindeks 124,8 fra 2010. Nettoprisindekset findes her https://www.dst.dk/da/statistik/emner/forbrugerpriser/nettoprisindeks.aspx 10. Filterskyllevand Vandværket Indberetter udpumpet mængde fra vandværket til Haderslev Kommune inden den 31. marts. Indberetter målt forbrug til filterskyllevand til inden den 1. maj. Sender faktura til vandværket på fast bidrag til spildevandsstikledning samt 1/3 af vandafledningsbidrag jfr. gældende prisblad. Betingelser sender faktura til vandværket inden den 1. juni. Kun vandværker, som udleder filterskyllevand til kloaksystemet, opkræves. Der opkræves for de m 3, som jfr. særskilt måler udledes til kloaksystemet. For de vandværker, som ikke har særskilt måler på det vand, som afledes til kloaksystemet, opkræves 1 % af udpumpet mængde jfr. indberetningen til Haderslev Kommune. 11. Drifts- og serviceaftale Vandværket og aftaler på forhånd, hvilke opgaver i forbindelse med driften, skal tage sig af, og hvor ofte opgaverne skal udføres. Det aftales desuden, hvilke beføjelser har i forbindelse med udførelse af opgaverne, og hvilke forpligtelser vandværket har. Rammerne for, hvordan og hvor ofte rapporterer til vandværket, fastlægges også. S14-7807 / D14-52770 / 3.0 Side 10 af 11
Hvis vandværket ønsker det, vil det i forbindelse med f.eks. ledningsbrud være muligt at lade kontakten med vandværkets kunder gå gennem Kundeservice, og information omkring ledningsbruddet kan gøres tilgængelig på www.provas.dk. Pris og betingelser for aftalen aftales individuelt, da den afhænger af omfanget af drifts- og serviceaftalen. sender specificeret faktura til vandværket en gang om måneden. Ekstra tidsforbrug i forbindelse med f.eks. udkald faktureres løbende. Nærmere oplysninger om indhold og muligt omfang af en drifts- og serviceaftale kan fås ved henvendelse til produktionschef Erik Jørgensen,. 12. Øvrige services Gebyrer Aftale 3 I den udstrækning tager sig af rykkerprocedure mv. på vegne af vandværket opkræves gebyrer med udgangspunkt i gældende takstblad. Vandværket opfordres til at tilpasse sit takstblad med hensyn til gebyrer efter takster. gældende takstblad kan findes på www..dk. 13. Bilag Bilag A Oversigt over vandværker og aftaler Bilag B Årshjul Bilag C Samlet prisliste Bilag D Rykkerdatoer S14-7807 / D14-52770 / 3.0 Side 11 af 11