Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer Service Level Agreement (SLA) Debitor

Transkript

1 Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.03 Service Level Agreement (SLA) Debitor

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Indledning Formål Ansvarlig Relevans for medarbejdere Kontrol Lovgivning Ajorføring Har du spørgsmål? Fakturering Formål Tidsfrister Faktureringsgrundkrav Relevant dokumentation Handlinger Ansvarsfordeling Kreditnota Formål Tidsfrist Relevante dokumenter Handlinger Ansvarsfordeling Rykkerprocedure Formål Tidsfrister Handling Ansvarsfordeling Håndtering af indbetalinger Formål Tidsfrister Handlinger Ansvarsfordeling Håndtering af underkasser/ kantinekasser Formål Tidsfrister Relevante dokumenter Handlinger Ansvarsfordeling Dokumenthistorik

3 1 INDLEDNING 1.1 Formål Denne SLA har til formål, at beskrive de overordnede principper for, hvorledes Eniga og deres Partner håndterer opgaven omkring debitorfakturering - herunder kreditnotaer, debitoroprettelse, samt den tilknyttede debitor-rykkerprocedure. Yderligere vil SLA en fungere som uddybende dokumentation, til det overordnede bilag på regnskabsområdet, til samarbejdsaftalen. SLA en uddyber de overordnede processer i forhold til de ydelser, ansvarsroller, grænseflader og deadlines, der er i forbindelse med behandling af opgaven omkring debitorer og likvider. SLA en indeholder følgende aktiviteter: - Fakturering - Kreditnota - Rykkerprocedure - Håndtering af likvider (indbetalinger og underkasser) De ovenstående aktiviteter indeholder en række handlinger, som vil blive beskrevet i denne SLA. Partner har ansvaret for at udarbejde fakturerings- og kreditnotagrundlag samt sende dette til Eniga. 1.2 Ansvarlig Ansvarlig for Service Level Agreement er Chef for Eniga Løn- og økonomiservice, Camilla Mørk Rösler. 1.3 Relevans for medarbejdere SLA en forventes kendt og anvendt af de medarbejdere i Eniga, der håndterer debitorer, fakturering og likvider. 1.4 Kontrol Løbende kontrol Den ansvarlige for SLA en har ansvaret for løbende at påse, at følgende punkter følges gennem hele processen: - kontroller og funktionsadskillelse, lagt ind i SLA en og workflows - arbejdsprocesbeskrivelser samt tilhørende værktøjer - Workflow til illustration af kontroller samt funktionsadskillelse er vedlagt som bilag. Rapportering af kontrol I tilfælde af, at retningslinjer som foreskrevet ikke bliver fulgt, skal Eniga underrette den ledende chef for afdelingen hos partner og sammen udarbejde en løsning for problemet. 3

4 1.5 Lovgivning - Statens regnskabsregler herunder regnskabsparadigmet - Momsloven - Lov for selvejende institutioner - Regnskabsinstruksen 1.6 Ajorføring Denne SLA ajourføres årligt, næste gang 1/ Har du spørgsmål? Kontakt Kreditorteamet hos Eniga på debitor@eniga.dk. 4

5 2 FAKTURERING 2.1 Formål Arbejdsprocessen har til formål, overordnet at beskrive de handlinger, ansvarsroller og deadlines hos Eniga og deres Partnere, som er relevante ved den type fakturering, som bogføres direkte igennem Navision Stat og ikke stammer fra Easy-A. Eksempler på fakturaer udarbejdet af Eniga kunne være: - Skolebøger og andre skolematerialer - Salg af egen produktion og lignende (lakering af biler, legehuse mv.) - Indtægtsdækket virksomhed (IDV) 2.2 Tidsfrister 1-5 arbejdsdage. Eniga modtager faktureringsgrundlag fra Partner, som består af faktureringsblanket samt tilhørende bilag. Dokumentationen der ligger til grund for faktureringen, ligger os Partner. Derfor vil Eniga også henvise revisionen dertil, såfremt de ønsker at se dette. Senest 5 arbejdsdage efter modtagelse forpligter Eniga sig til at have oprettet og bogført fakturaen, samt sendt den til debitor. Dette sker under forudsætning af, at det modtagne faktureringsgrundlag opfylder gældende fakturagrundlagskrav. Eniga har ret til at afvise faktureringsgrundlaget, såfremt det ikke opfylder de gældende krav. Dog skal Eniga så vidt det er muligt, indgå i en dialog med Partner om fejlens årsag, og eventuel guide til korrekt udfyldelse. 2.3 Faktureringsgrundkrav Faktureringsgrundlaget skal indeholde oplysning om: - Debitornummer samt debitorreferencer Eller: - CVR- eller CPR-nummer på debitor - Faktureringsadresse, reference, telefonnummer - (private kunder) - EAN-nummer (ved offentlige kunder og privat kunder med elektronisk fakturering) Samt: - Betalingsbetingelser (hvis ej standard) - Fakturatekst samt antal, stykpris og samlet pris - Total faktureringspris - Kontering inkl. art og dimensioner - Godkendelse via mail eller på faktureringsblanketten - Angivelse af momspligt pr. fakturalinje 5

6 2.4 Relevant dokumentation - Faktureringsblanket - Dokumentation og eventuelle relevante bilag kan vedlægges fakturablanketten. Faktureringsblanketten til brug for udarbejdelse af fakturering findes på under Eniga Økonomi. 2.5 Handlinger Dette afsnit beskriver de handlinger, der foretages inden for debitorfakturering, hvor arbejdsprocesserne vil blive udspecificeret. Handling Eniga Partner Udfyldelse af faktureringsblanket Modtagelse af faktureringsblanket Kontrol af faktureringsblanket Oprettelse af debitor (kun ved nye debitorer) Udarbejdelse af faktura Bogføring og fremsendelse af debitorfaktura Arkivering Udfyldelse af faktureringsblanket Partner er ansvarlig for, at udfylde faktureringsblanketten, samt for at vedhæfte relevante bilag/dokumentation. Det er Partners ansvar at kontrollere rigtigheden af faktureringsblanketten Modtagelse af faktureringsgrundlag Eniga modtager faktureringsblanketten fra Partner, der indeholder faktureringsblanket, dokumentation (ikke et krav) og andre relevante bilag. Såfremt fakturaen ønskes bogført i en specifik periode, skal faktureringsblanketten modtages senest den 5. arbejdsdag i efterfølgende periode. Grundlaget anses som værende godkendt, hvis det kommer via mail eller anden intern post. 6

7 2.5.3 Kontrol af faktureringsblanket Eniga kontrollerer, at felterne på faktureringsblanketten er udfyldt. Der kontrolleres som minimum for: - Modtager - Beløb - Moms (kontrollers af Eniga) - Kontering - Tekst Oprettelse af debitor (kun ved nye debitorer) Ved ny debitor opretter Eniga denne i Navision Stat, ud fra oplysningerne på faktureringsblanketten Udarbejdelse af faktura Eniga opretter debitorfaktura, ud fra oplysningerne på faktureringsblanketten Bogføring og fremsendelse af faktura Eniga har ansvaret for bogføring og fremsendelse af debitorfaktura. Eniga bogfører fakturaen efter Partners konteringsanvisninger på faktureringsblanketten. Eniga forpligter sig til, at have udsendt alle fakturaer senest 5 arbejdsdage efter modtagelse af faktureringblanketten. Dette er under forudsætning af, at der ingen fejl er på faktureringsgrundlaget. Eniga sender en kvittering (mail) til Partneren, med oplysning om fakturanummer, samt meddelelse om at opgaven er udført. Ved måneds-, kvartals- og årsafslutninger kan fristen med 5 arbejdsdage overskrides, såfremt Partner bliver underrettet herom Arkivering Eniga har ansvaret for arkivering af fakturakopi og faktureringsblanket. Hvis revisionen har ønske om at se dokumentationen for en given fakturering, henviser Eniga til Partner. 2.6 Ansvarsfordeling Partners ansvarsområde: - At udfylde fakturablanketten - At angive korrekte debitoroplysninger - At kontrollere faktureringsblanket - herunder kontering - At fremsende faktureringsblanket til Eniga 7

8 Eniga s ansvarsområde: - At kontrollere faktureringsgrundlag herunder kontering - At kontrollere momskode - At udarbejde faktura - At bogføre faktura - At fremsende faktura - At arkivere faktura 8

9 3 KREDITNOTA 3.1 Formål Arbejdsprocessen har til formål, at beskrive de handlinger, ansvarsroller og deadlines hos Eniga og deres Partner, som er relevante ved udarbejdelse af kreditnotaer. 3.2 Tidsfrist 1-5 arbejdsdage. Eniga modtager grundlag for kreditnota, som eksempelvis består af en kopi af fakturaen eller anden fakturareference. Besked om - og årsag til kreditering, samt underskrift eller mail fra Partner skal også modtages. Senest 5 arbejdsdage efter modtagelse, har Eniga oprettet og bogført kreditnotaen, samt sendt den til debitor. Dette sker under forudsætning af, at kreditnotagrundlaget opfylder gældende kreditnotagrundlagskrav. Partner har ansvar for, at grundlaget for kreditnotaen er udfyldt korrekt. Såfremt grundlaget ikke er udfyldt korrekt, returneres grundlaget til Partneren for korrekte anvisninger. 3.3 Relevante dokumenter - Kopi af faktura - Faktureringsblanket 3.4 Handlinger Dette afsnit beskriver de handlinger, der foretages inden for kreditering af fakturaer, hvor arbejdsprocesserne vil blive udspecificeret. Handling Eniga Partner Kreditnotagrundlag udarbejdes Modtagelse af kreditnotagrundlag Kontrol af kreditnotagrundlag Oprettelse af kreditnota Bogføring og fremsendelse af kreditnota Arkivering 9

10 3.4.1 Krediteringsgrundlag udarbejdes Partner er ansvarlig for, at udarbejde krediteringsgrundlaget. Krediteringsgrundlaget består af en kopi af den faktura, som skal krediteres, angivelse af årsag til kreditering samt underskrift eller mail, som fungerer som godkendelse heraf. Det er Partners ansvar, at kontrollere rigtigheden af krediteringsgrundlaget Modtagelse af krediteringsgrundlag Eniga modtager krediteringsgrundlaget fra Partner, der indeholder alle nødvendige oplysninger til udarbejdelse af kreditnota. Såfremt kreditnotaen ønskes bogføret i en specifik periode, skal grundlaget modtages hos Eniga senest den 5. sidste arbejdsdag i perioden. Grundlaget anses som værende godkendt, hvis det kommer via mail. Kreditnotaer bør som udgangspunkt altid fuldt udligne den tilhørende faktura Kontrol af krediteringsgrundlag Eniga kontrollerer, at følgende er modtaget: - Kopi af faktura - Underskrift eller mail med godkendelse - Årsag til kreditering - Kontrol af momskoder Oprettelse af kreditnota Eniga opretter kreditnota på baggrund af det modtagne grundlag, som er modtaget fra Partner Bogføring og fremsendelse af kreditnota Eniga har ansvaret for bogføring og udsendelse af kreditnota. Eniga bogfører kreditnotaen efter kreditnotagrundlaget. Eniga har forpligtet sig til, at have alle kreditnotaer udsendt senest 5 arbejdsdage efter modtagelse af kreditnotagrundlaget. Dette sker under forudsætning af, at der ingen fejl er på kreditnotagrundlaget Arkivering Eniga har ansvaret for arkivering af kreditnotagrundlaget og evt. kreditnotakopi. 10

11 3.5 Ansvarsfordeling Partners ansvarsområde: - At udarbejde kreditnotagrundlag - At sørge for at krediteringsgrundlaget er underskrevet af en underskriftsbemyndiget Eniga s ansvarsområde: - At kontrollere kreditnotagrundlag herunder kontering - At udarbejde kreditnota - At bogføre kreditnota - At arkivere kreditnota - At fremsende kreditnota 11

12 4 RYKKERPROCEDURE 4.1 Formål Arbejdsprocessen har til formål, at beskrive de handlinger, ansvarsroller og deadlines hos Eniga og deres Partner, som er relevante ved debitors misligholdelse af gældende betalingsbetingelser. Arbejdsprocessen beskriver kun de handlinger, der vedrører rykkerproceduren for Eniga-oprettede debitorer. 4.2 Tidsfrister Eniga igangsætter rykkerprocedure hver 5. arbejdsdag, for forfaldne salgsfakturaer. Specifikation af rykkerprocedure for de enkelte debitorgrupper, findes på Eniga s hjemmeside (enkeltpersoner, læresteder, løndebitorer og NS-jobcentre mv.). Såfremt forfaldsdatoen på en debitorfaktura er før eller samme dag, som forfaldslisterne bliver udskrevet, vil den blive behandlet efter gældende rykkerprocedure. Såfremt en faktura gennemløber rykkerproceduren frem til misligholdelse af 3. rykkerskrivelse, kontaktes Partner, som tager beslutning om, hvorvidt sager skal overgå til SKAT-inddrivelse eller afskrives som tabt. 4.3 Handling Dette afsnit beskriver de handlinger, der foretages inden for igangsættelse af rykning af debitorer, hvor arbejdsprocesserne vil blive udspecificeret. Handling Eniga Partner Igangsættelse af rykkerprocedure Beslutning om indberetning til SKAT Udarbejdelse af indberetningsgrundlag Indberetning til SKAT Igangsættelse af rykkerprocedure Eniga er ansvarlig for, at igangsætte rykkerprocedure på debitorfakturaer: - Misligholdes betalingsfristen (tillagt 5 dages respittid), sendes 1. rykkerskrivelse til debitor; betalingsfristen på rykkerskrivelsen er 5 dage - Misligholdes betalingsfristen på 5 dage (tillagt 2 dages respittid), sendes 2. rykkerskrivelse til debitor; betalingsfristen på rykkerskrivelsen er 5 dage 12

13 - Misligholdes betalingsfristen på 5 dage (tillagt 2 dages respittid), sendes 3. rykkerskrivelse til debitor; betalingsfristen på rykkerskrivelsen er 5 dage. På denne rykkerskrivelse fremgår det, at der vil blive indberettet til SKAT, såfremt man ikke modtager betaling Igangsætning af indberetning til SKAT Såfremt betalingsfristen på 3. rykkerskrivelse overskrides med 10 dage, tager Eniga kontakt til Partner, hvorefter Partner beslutter, hvorvidt debitor skal indberettes til SKAT. Beslutter partner, at der ikke skal inddrives via SKAT, skal kontering af tab på debitorer indsendes til Eniga. Der foretages ikke indberetning til SKAT fsva. fakturaer til Stat, kommuner og Jobcentre Udarbejdelse af indberetningsgrundlag til SKAT Eniga er ansvarlig for, at udarbejde indberetningsgrundlaget for restance til SKAT. Såfremt Eniga ikke er i besiddelse af de nødvendige bilag, tager Eniga kontakt til Partneren for at rekvirere disse Indberetning til SKAT via EFI Eniga er ansvarlig for at indberette restance til SKAT (EFI). 4.4 Ansvarsfordeling Partner ansvarsområde: - At tage stilling til, om en debitor skal indberettes til SKAT Eniga s ansvarsområde: - At rykke for alle fakturaer - At lave elektronisk indberetning til SKAT, samt vedhæfte relevante dokumenter for Partneren - At sende indberetningen elektronisk til SKAT - At bogføre den manglende betaling efter anvisning fra Partneren 13

14 5 HÅNDTERING AF INDBETALINGER 5.1 Formål Arbejdsprocessen har til formål at beskrive de handlinger, ansvarsroller og deadlines hos Eniga og deres Partner, som er relevante ved behandlingen af indbetalinger. 5.2 Tidsfrister 0-2 arbejdsdage efter indbetalingerne er registreret i banken. Eniga er forpligtet til, at bogføre alle manuelle indbetalinger, senest 2 dage efter indbetalingen er registreret i banken. Dette er under forudsætning af, at indbetalingerne er klar til matchning, eller at Eniga på forhånd har modtaget anvisning omkring kontering af kommende indbetalinger. Det er Partners ansvar, at give Eniga anvisning for kontering af umiddelbare forventede manuelle indbetalinger. 5.3 Handlinger Afsnittet beskriver de handlinger, der foretages indenfor håndtering af indbetalinger, hvor arbejdsprocesserne vil blive udspecificeret. Handling Eniga Partner Indbetalingsfil indlæses Bogføring af automatiske indbetalinger Kontering af manuelle indbetalinger Matchning og bogføring af manuelle indbetalinger Indbetalingsfil indlæses Eniga indlæser indbetalingsfil fra banken Bogføring af automatiske betalinger Eniga er ansvarlig for, at automatiske indbetalinger (FIK), registreret i banken, er bogført senest en arbejdsdag efter. Eniga sørger ligeledes for, at der sker en masseudligning i EASY en gang dagligt Kontering af manuelle indbetalinger Det er Partners ansvar at give Eniga information, enten pr. mail eller post, om kontering af forventede manuel indbetaling. 14

15 Umiddelbare identificerbare (ordinære tilskud, lønrefusioner mv.) indbetalinger konteres direkte af Eniga. Alle indbetalinger med projektnumre mv. konteres af Partner Matchning og bogføring af manuelle indbetalinger Eniga er ansvarlig for, at bogføre alle manuelle betalinger dagen efter, at betalingen er registreret i banken. Dette er under forudsætning af, at Eniga har modtaget den relevante information fra Partner. Hvis Eniga ikke har mulighed for at foretage bogføring, grundet manglende information, tages der kontakt til Partner. 5.4 Ansvarsfordeling Partners ansvarsområde: - At informere om kontering eller anvisning for forventede manuelle betalinger - Stillingtagen til ikke-matchbare indbetalinger, samt at sende kommentarer til Eniga indenfor 1 arbejdsdag. Eniga s ansvarsområde: - At indlæse indbetalingsfil dagligt - At bogføre indbetalinger i Navision Stat - At håndtere alle indbetalinger til Partneren, der indsættes på bankkonti, som Eniga administrerer - At undersøge ikke-matchbare indbetalinger og opsøge Partner, hvis ikke betalingen kan identificeres 15

16 6 HÅNDTERING AF UNDERKASSER/ KANTINEKASSER 6.1 Formål Arbejdsprocessen har til formål at beskrive de handlinger, ansvarsroller og deadlines hos Eniga og deres Partner, som er relevante ved håndtering af kontantkasse. 6.2 Tidsfrister 10 arbejdsdage. Det er partners ansvar, at udfylde kasserapporten og afstemme kassen. Partner er forpligtet til at sende kasserapporten til Eniga ugentligt og pr. den sidste dag i måneden. Eniga er forpligtet til, at have bogført kasserapport senest 3. arbejdsdage efter modtagelse. Eniga er forpligtet til at have afstemt bogføringen af kassen senest den 3. arbejdsdage i efterfølgende måned. 6.3 Relevante dokumenter - Kasserapport - Kasseopgørelse Kasserapport og -opgørelse forefindes på Eniga s hjemmeside. 6.4 Handlinger Afsnittet beskriver de handlinger, der foretages i forbindelse med håndtering af kontantkasse, hvor arbejdsprocesserne vil blive udspecificeret. Handling Eniga Partner Udarbejdelse af kasserapport og afstemning af kasse Indsætning af kontanter fra kantiner i bank og andre kasser i bank Kontrol af kasserapport Bogføring af kasserapport Afstemning af bogføringen af kassen 16

17 6.4.1 Udarbejdelse af kassereport og afstemning af kassen Partner har ansvaret for kassen og kasseafstemningen. Det er Partners ansvar, at udarbejde en elektronisk kasserapport, med tilhørende kontering og kasseoptælling, minimum en gang om ugen. Kasserapporten skal sendes således, at den er Eniga i hænde senest den 1. arbejdsdag i efterfølgende uge og sidste arbejdsdag i måneden. Partner skal sende kasserapporten til Eniga med posten. Partner må gerne sende flere kasserapporter om ugen. Kantiner indsender dagligt kasserapporter Indsætning af kontanter i bank Partner er ansvarlig for, at gå i banken med kontanter, når kassebeholdningen overstiger det fastlagte maksimumbeløb jf. regnskabsinstruksen. Kvitteringen for indsættelsen af overskydende kassemaksimum fra banken vedlægges kasserapporten Kontrol af kasserapport Eniga kontrollerer at kasserapporten stemmer og at alle bilag er vedlagt. Eniga er ansvarlig for at kontrollere, at kasserapporten har kontering og godkendelsesattestation. Hvis dette ikke er tilfældet, kan Eniga vælge at afvise og returnere kasserapporten Bogføring af kasserapport Eniga er ansvarlig for, at bogføre kasserapporten efter den kontering, Partner har angivet Afstemning af bogføring af kassen Eniga er ansvarlig for, at afstemme kasserapporten modtaget fra Partner, i forhold til saldo i bogføringen. Hvis afstemningen af kassen ikke stemmer, tager Eniga kontakt til Partner. 6.5 Ansvarsfordeling Partners ansvarsområde: - Partner er ansvarlig for alle kontantkasser - At kontere og godkende kasserapport - At kasserapporten er rigtig - At afstemme kassen - At indsætte kontanter i banken - At sende kasserapporten Eniga s ansvarsområde: - At bogføre kasserapporter - At kontrollere kasserapporter mht. kontering og godkendelse - At afstemme kasserapport med Navision Stat 17

18 7 DOKUMENTHISTORIK Versionsnr. Dato Forfatter Beskrivelse Deloitte Korrekturlæsning SLA-sign-off Gennemgang af ekspertgruppe Ekspertgruppe Årlig gennemgang og tilføjelse af tidl.. kassefunktionsopgaver. Diverse korrektur, samt nyt layout. Godk. af styregruppen 10/