Indkaldelse til generalforsamling I henhold til vedtægternes 20 indkaldes medlemmer af Kokkedal Golfklub hermed til ordinær generalforsamling, der afholdes: tirsdag den 8. marts 2011 kl. 19.00 på Rungsted Gymnasium, Stadion Allé 14, 2960 Rungsted Kyst. Dagsordenen er i henhold til vedtægternes 21: a. Valg af dirigent. b. Beretning om klubbens virksomhed i det forløbne år. c. Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse og meddelelse af decharge. d. Fremlæggelse af budget til godkendelse og fastlæggelse af medlemskontingenter og indskud. e. Forhandling og afstemning om eventuelle forslag fra bestyrelsen og/eller medlemmerne, der måtte være fremkommet i overensstemmelse med vedtægternes regler. f. Valg af bestyrelsesmedlemmer. g. Valg af revisor. h. Eventuelt. 1 Ad b: Bestyrelsens skriftlige beretning offentliggøres på klubbens hjemmeside senest den 14. februar 2011 og kan fra samme dag afhentes i administrationen. Ad c: Et sammendrag af det reviderede årsregnskab offentliggøres på klubbens hjemmeside senest den 14. februar 2011 og kan fra samme dag afhentes i administrationen. Et sammendrag af regnskabet kan ligeledes udleveres på generalforsamlingen til de fremmødte medlemmer. Ad d: For 2011 foreslår bestyrelsen følgende kontingenter/indskud: Kontingent Senior Yngling Pensionist (70 år) Junior Passiv Hverdagsmedlem Longdistance Indskud Senior og Yngling 6.550 kr. 4.200 kr. 5.400 kr. 2.500 kr. 1.500 kr. 5.250 kr. 3.500 kr. 12.500 kr.
Ad e: Bestyrelsen har følgende forslag til behandling på generalforsamlingen. 1. Vedtægtsændring - ændringer 2, stk. 1: Med virkning fra den 1. januar 2012 foretages følgende ændringer af 2, stk. 1: Medlemskategori nr. 5 Pensionist udgår. Medlemskategori nr. 6 Passivt medlem og øvrige medlemskategorier ændrer nummerering som konsekvens af bortfald af medlemskategori nr. 5. 2 2, stk. 1 har herefter følgende ordlyd: Medlemmerne opdeles i følgende kategorier: 1. Seniormedlem et aktivt medlem, der i kalenderåret bliver 26 år eller ældre. 2. Hverdagsmedlem et Senioraktivt medlem, der som udgangspunkt alene har ret til at spille på banen på hverdage. 3. Yngling et aktivt medlem, der i kalenderåret bliver 19 år eller ældre, dog ikke 26 år. 4. Junior et aktivt medlem, der i hele kalenderåret er 18 år eller yngre. 5. Passivt medlem et medlem, der har været aktivt medlem af Kokkedal Golfklub i mindst 2 år, og som ønsker at overgå til passivt medlemskab i mindst 1 år. 6. Longdistancemedlem et medlem, der har været aktivt medlem af Kokkedal Golfklub i mindst 2 år, og som har bopæl uden for Danmark. 7. Midlertidigt medlem en person, der optages som aktivt medlem i et begrænset tidsrum og på nærmere, individuelt aftalte vilkår, jf. 7, stk. 3. 8. Associeret medlem et æresmedlem eller en i klubben ansat medarbejder, der af bestyrelsen accepteres som aktivt, kontingentfrit medlem, jf. 7, stk. 1. Et Associeret medlem kan ikke være medlem af klubbens bestyrelse. Begrundelse: Andelen af seniormedlemmer, som er berettiget til at modtage pensionistrabat, stiger med over 200 personer i tidsrummet fra 2011 til 2015, og derfor skal klubben budgettere med en mindreindtægt fra seniormedlemmer på over 1,2 mill. kroner i perioden. På ovennævnte baggrund indstiller bestyrelsen til generalforsamlingen, at medlemskategori nr. 5 Pensionist udgår. Bestyrelsen ønsker vedtægtsændringerne godkendt allerede ved denne generalforsamling således, at ændringerne kan implementeres pr. 1. januar 2012, og bestyrelsen dermed kan fastlægge 2012 budgettet henset til beslutningens gennemførelse. Hvis forslaget vedtages på generalforsamlingen, er det bestyrelsens vurdering, at en del af klubbens nuværende pensionistmedlemmer vil vælge at skifte til medlemskategorien Hverdagsmedlem fra 2012. Der kan dermed opstå et behov for at ændre nøgletallene generelt og specielt for seniormedlemmer fra 2012 og i årene frem.
2. Vedtægtsændringer i øvrigt Ved bortfald af medlemskategori nr. 5 Pensionist og den deraf følgende ændrede nummerering af de efterfølgende medlemskategorier skal der foretages konsekvensændringer i vedtægternes 2, stk. 2, 3, stk. 3, 4, stk. 1, 7, stk. 1, 2 og 3 og 12, stk. 1. Bestyrelsen anmoder om bemyndigelse til at foretage ovennævnte redaktionelle ændringer med virkning fra 1. januar 2012. 3. Forslag fra Steen Groth Clausen (33-755) og Vibeke Clausen (33-792) 3 Nedennævnte er fremsendt til klubben den 2. februar 2011: Til fremlæggelse under dagsordenens pkt. e) på generalforsamlingen den 8. marts 2011 Forslag til vedtagelse på generalforsamlingen Planlagte væsentlige banearbejder må ikke iværksættes af Kokkedal Golfklub, før medlemmerne er blevet informeret og har haft mulighed for at ændre medlemsstatus eller melde sig ud uden tab af medlemskontingent (hvilket p.t. kan ske indtil 1. november gældende for det efterfølgende kalenderår). Med væsentlige banearbejder menes, ombygninger, ændringer og reparationer på Kokkedal Golf Klubs golfhuller, som vil bevirke, at medlemmerne ikke kan spille handicapregulerende runder i mindst 14 dage i løbet af en golfsæson. Motivering: Det er ikke rimeligt, at Kokkedal Golfklub (f.eks. på en generalforsamling) kan beslutte og herefter indenfor samme kalenderår iværksætte væsentlige banearbejder. Medlemmerne vil med denne fremgangsmåde ikke have mulighed for at melde sig f.eks. passive eller melde sig helt ud af klubben, før væsentlige planlagte banearbejder iværksættes med dårligere spilleforhold til følge. Medlemmerne vil kunne komme i den uheldige situation, at de i en golfsæson bliver tvunget til at betale fuldt kontingent som medlem af en golfklub med en golfbane, som ikke er fuldt spilbar (hvor der ikke kan spilles normale handicapregulerende runder) på grund af væsentlige banearbejder. Med væsentlige banearbejder menes omlægninger og ombygninger, som bevirker, at medlemmerne i en længere periode (forslaget går på minimum 14 kalenderdage i alt i løbet af en golfsæson) ikke kan spille normale handicapregulerende golfrunder på banen. De 14 dage behøver ikke være en sammenhængende periode, men kan også bestå af kortere perioder eller enkeltstående dage, som tilsammen udgør 14 kalenderdage indenfor golfsæsonen. Hvis bestyrelsen alligevel (dvs. uden at informere og uden at give medlemmerne mulighed for at skifte status) gennemfører væsentlige banearbejder samme år, som disse er besluttet, således at man ikke kan spille handicapregulerende runder i minimum 14 dage i alt i løbet af golfsæsonen det år, må bestyrelsen være indstillet på at betale kontingent tilbage til de medlemmer, der måtte ønske dette, da de ikke har kunnet benytte banen til at spille golf på i fuldt omfang.
Hvornår kan der ikke spilles handicapregulerende golfrunder. Der kan ikke spilles handicapregulerende (tællende) golfrunder på en golfbane, når Banen ikke svarer til den bane, der er opmålt med Course Rating (CR) og Slope, bl.a. o hvis banens længde afviger mere end 100 meter fra den opmålte bane o hvis der er mere end 2 provisoriske green på 18 huller (mere end 1 på 9 huller) o hvis lejeforbedring er tilladt uden for fairway o hvis der er lejeforbedring på fairway på mere end 6 huller o hvis der ikke er spillet efter golfreglerne med lokale regler godkendt o af DGU. o hvis en eller flere hulkopper er større end 108 mm i diameter 4 Bestyrelsen bemærker, at det fremsatte forslag vil kræve ændringer af vedtægternes bestemmelser vedrørende medlemskab, indskud og kontingent. Det bemærkes endvidere, at tilbagebetaling af kontingent og/eller indskud sker i overensstemmelse med vedtægternes 6, stk. 7 og 7, stk. 4, hvorefter der kun sker tilbagebetaling, såfremt bestyrelsen undtagelsesvist træffer bestemmelse herom. Det er endvidere bestyrelsens opfattelse, at forslaget ikke bør vedtages, da nødvendige banearbejder f.eks. også kan opstå ved vejrlig, hærværk eller andre uforudsete hændelser og dermed vil falde ind under forslagets rammer. Det har altid været en normal og anstændig forretningsgang i Kokkedal Golfklub, at skiftende bestyrelser siden klubben start altid har indhentet generalforsamlingens godkendelse i forbindelse med større investeringer og ændringer på banearealet. Senest ved det afsluttede baneprojekt i 2009 vedrørende nye bunkers, greens og hulforløb på en del af banens huller. En eventuel omfattende omlægning, f.eks. af greens, vil blive fremlagt til godkendelse på en generalforsamling og på et tidspunkt, så medlemmer, der ikke måtte ønske at fortsætte i klubben eller skifte medlemskategori, har mulighed for dette med det i vedtægternes 5, stk. 1 fastsatte varsel (inden 1. november). Bestyrelsen bemærker, at ovennævnte ændringer under e)1, e)2 og e)3 vil kræver kvalificeret flertal på generalforsamlingen i overensstemmelse med vedtægternes 24, stk. 2. Bestyrelsen erindrer endvidere om at forslag fra medlemmerne om emner, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, herunder om kandidater til valg til bestyrelsen, ifølge vedtægternes 20, stk. 3, skal være administrationen i hænde senest kl. 12, 14 kalenderdage før generalforsamlingen.
Forslaget skal af bestyrelsen offentliggøres på klubbens hjemmeside senest 8 kalenderdage før generalforsamlingen, og en udskrift heraf skal samtidigt kunne afhentes på klubbens kontor. Eventuelt interesserede i indkomne forslag henvises derfor til klubbens hjemmeside eller til at rette henvendelse til administrationen. Ad f: Efter tur afgår Lars Gundorph, Thomas Koefoed og Jan Lerchedahl. Lars Gundorph og Thomas Koefoed er villige til genvalg og bestyrelsen foreslår begge genvalgt. 5 Jan Lerchedahl ønsker ikke genvalg, og bestyrelsen foreslår derfor valg af Lars Møller, der fra sæsonen 2011 af bestyrelsen er udpeget som formand for eliteudvalget. En præsentation af Lars Møller kan læses på klubbens hjemmeside og i klubbens forhal fra den 14. februar. Vedrørende opstilling af eventuelle andre kandidater henvises til bemærkningerne ovenfor. Ad g: Bestyrelsen foreslår genvalg af Kærsgaard Laursen, statsautoriseret revisionsinteressentskab. Bestyrelsen henleder opmærksomheden på 23: Alle medlemmer har adgang til generalforsamlingen. Stk. 2. Stemmeberettiget er kun aktive medlemmer, som er fyldt 18 år, med hver én stemme. Stk. 3. Restanter har ikke stemmeret. Stk. 4. Der kan stemmes ved fuldmagt. Fuldmagten skal lyde på navn og kan kun gives til et andet stemmeberettiget medlem. Et medlem kan aldrig råde over mere end én fuldmagt. Hørsholm, den 14. februar 2011
Indkomne forslag fra medlemmer (FORSLAG 1 ER MEDTAGET I INDKALDELSEN) FORSLAG 2 Vedr: Vedtægtsændring ændringer 2, stk. 1: 6 Jeg kan selvfølgelig være ligeglad, men det er jeg ikke. Jeg er af den klare overbevisning, at bestyrelsen er godt i gang med at foretage et økonomisk overgreb på en lille flok medlemmer i Kokkedal Golfklub. Nemlig de nuværende 168 pensionister, som nu skal betale fuldt seniorkontingent fra 2012, svarende til kr. 193.200,00. Eller hele kr. 1.150,00 (en stigning på ca. 21,3 %) i kontingentforhøjelse pr. medlem. Jeg kunne godt høre det ramaskrig og se en flok udmeldinger, der ville komme i kølvandet, hvis bestyrelsen ville forslå en ekstraordinær kontingetforhøjelse på 21,3 % for resten af medlemmerne i de respektive medlemskategorier. Jeg er helt med på, at medlemskategorien pensionist med reduceret kontingent udgår. Det kan jo ordnes via den demokratiske proces, så alle ved, hvad de har at rette sig efter i fremtiden, men nuværende 168 pensionister bør bevare deres status med udgangspunkt i et reduceret kontingent på kr.1.150,00. Konsekvensen er følgende: kr. 772.800,00 kr. 285.200,00 = kr. 487.600,00 i tab. Altså langt fra de 1.2 millioner, som var skrækscenariet. Når jeg skriver tab, er det fordi, kr. 772.800,00 aldrig har været en indtægt for klubben, - så med mit forslag må klubben nøjes med en merindtægt på kr. 285.200,00 for 70+ kategorien. 168 nuværende 70+ ærespensionister ( 168 x kr. 1.150,00 ) 2012 kr. 193.200,00 2013 kr. 193.200,00 2014 kr. 193.200,00 2015 kr. 193.200,00 kr. 772.800,00 Kommende 70+ fuldt betalende pensionist/seniorer: 2012 kr. 18.400,00 (16 x kr. 1.150,00 ) 2013 kr. 64.400,00 (56 x kr. 1.150,00 ) 2014 kr. 81.650,00 (71 x kr. 1.150,00 ) 2015 kr.120.750,00 (105 x kr. 1.150,00 ) kr.285.200,00 Med venlig hilsen 33-242 Jan Christoffersen
Bestyrelsens kommentar til FORSLAG 2: Der henvises til bestyrelsens begrundelse for afskaffelse af medlemskategorien Pensionist i den udsendte indkaldelse til generalforsamlingen. Som anført skal bestyrelsens forslag alene opfattes som et nødvendigt tiltag for at sikre en sund økonomi i klubben fremover. Bestyrelsen vil på generalforsamlingen yderligere motivere forslaget. Bestyrelsen kan ikke anbefale, at forslag 2 vedtages. FORSLAG 3 7 På generalforsamlingen ønskes følgende behandlet under pkt. e): Forslag 1 til vedtægtsændring I 20 sidste punktum efter bestyrelsen offentliggøres indføjes ved fysisk opslag i klubhuset og endvidere efter klubbens hjemmeside indføjes samt tilsendes medlemmerne pr. email. Herefter lyder sidste punktum som følger: Forslaget skal af bestyrelsen offentliggøres ved fysisk opslag i klubhuset og på klubbens hjemmeside samt tilsendes medlemmerne pr. email senest 8 kalenderdage før generalforsamlingen, og en udskrift heraf skal samtidigt kunne afhentes på klubbens kontor. Baggrunden for forslaget er, at vedtægternes nuværende ordlyd om alene at offentliggøre forslag modtaget senest 14 dage før generalforsamlingen, stammer fra en tid hvor det var omkostningskrævende at informere medlemmer pr. fodpost. Nu om stunder koster det næsten intet at informere om sådanne forslag pr. email. Forslag 2 til vedtægtsændring Det indskrives i vedtægterne, at nuværende medlemmer som pr. 1. januar 2012 kvalificerer til pensionistrabat bibeholder den procentvise rabat. For medlemmer som fylder 70 år i 2013 og senere ophæves medlemskategorien og dermed rabatten. Om baggrunden for forslaget anføres, at det forekommer urimeligt at fratage denne medlemskategori rabatten som man i god tro har indrettet sig efter. Skulle bestyrelsens forslag blive vedtaget foreslås bestyrelsen at overveje en ordning hvorefter hverdagsmedlemmer fyldt 70 år eller mere i kalenderåret får mulighed til at deltage i klubmatcher lør- søn- og helligdage mod betaling af greenfee f.eks. kr. 100,-. Bestyrelsens forventning om at mange formentlig vil overgå hverdagsmedlem vil sandsynligvis gå i opfyldelse, en sådan ordning vil derfor sikre at disse medlemmer fortsat kan deltage i klublivet week-end og helligdage. Under dagsordenens pkt. b) bedes bestyrelsen oplyse 1. klubbens nøgletal for medlemmer samt 2. sammensætningen (medlemskategorier) af ansøgere på ventelisten. Med venlig hilsen Lars Børgesen
Bestyrelsens kommentar til FORSLAG 3.1 og 3.2: FORSLAG 3.1 Bestyrelsen anbefaler at forslaget vedtages. FORSLAG 3.2 Der henvises til bestyrelsens begrundelse for afskaffelse af medlemskategorien Pensionist i den udsendte indkaldelse til generalforsamlingen. Som anført skal bestyrelsens forslag alene opfattes som et nødvendigt tiltag for at sikre en sund økonomi i klubben fremover. Bestyrelsen vil på generalforsamlingen yderligere motivere forslaget. 8 Bestyrelsen kan ikke anbefale, at forslag 3.2 vedtages. Til orientering har bestyrelsen allerede besluttet, at Hverdagsmedlemmer fremover kan deltage i klubturneringer i weekender og på helligdage mod betaling af reduceret greenfee og normal turneringsfee. Spil i weekends og på helligdage, hvor der ikke er klubturneringer, vil fortsat være mod fuld betaling af greenfee. Bestyrelsen vil orientere om klubbens nøgletal samt fordeling af ansøgere på ventelisten under formandens supplerende kommentarer til den skriftlige beretning. Bestyrelsen Hørsholm, den 28. februar 2011