ÅRSBERETNING 2018 (bemærkninger til årsnøgletal) - udarbejdet i samarbejde mellem Retten i Svendborg og Domstolsstyrelsen RETTEN I SVENDBORG
Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 Indledning kort præsentation af retten... 3 Aktivitet og produktivitet i 2018... 4 Rettens målopfyldelse i 2018... 6 Målopfyldelse på sagsområderne... 6 Straffesager... 6 Civile sager... 7 Fogedsager... 7 Skiftesager... 8 HR nøgletal... 8 Målopfyldelse på de øvrige områder i handlingsplanen... 8 Sagsbehandlingstiden... 8 Digitalisering... 9 Familieretlige sager... 9 HR... 10 Sikkerhed... 11 Forkyndelser... 11 Åbenhed... 11 Udviklingsaktiviteter i 2019... 12 RETTEN I SVENDBORG 2
Indledning kort præsentation af retten Retten i Svendborg betjener på adressen Christiansvej 41, 5700 Svendborg retskredsens omkring 161.000 indbyggere, der bor i de fem kommuner Ærø, Langeland, Svendborg, Faaborg-Midtfyn og Nyborg. Retskredsen dækker i alt 1.705 kvadratkilometer. Ved retten er der ansat 6 dommere, hvoraf den ene tillige er retspræsident. Som en del af rettens ledelse er der endvidere ansat en administrationschef. Derudover har retten ansat 4 retsassessorer, 1 dommerfuldmægtig samt 23 kontorfunktionærer og 2 vagt- og servicemedarbejdere. Retten har organiseret arbejdet i afdelinger ud fra de sagskategorier, som retten behandler. I specialafdelingen behandler personalet sager indenfor skifteret, dvs. dødsboer, konkursboer, gældssaneringer og tvangsopløsninger, og indenfor fogedret, dvs. fogedsager, tvangsauktioner og betalingspåkrav. I retsafdelingen behandles de civile sager og alle straffesagerne, og rettens administrationsafdeling tager sig af den daglige drift, økonomi og notarsagerne samt tager sig af den daglige sikkerhed. Fra 1. april 2019 startes en familieretsafdeling. RETTEN I SVENDBORG 3
Aktivitet og produktivitet i 2018 Aktiviteten ved retten måler vi som antallet af sager, vi afsluttede i året. Sagerne vægtes, så der tages højde for deres forskellige kompleksitet. I 2018 afsluttede vi i alt 19.376 sager. I forhold til året før er der sket en pæn stigning på 5,6 % i sagsantallet. Igen i år en lidt større stigning end på landsplan, hvor sagsantallet steg med 4,2 %. Sagsantallet ved retten er det højeste i den seneste 5-årige periode. Se figur 1. UDVIKLING I SAGSANTALLET Samlet antal sager ved Retten i Svendborg 25.000 20.000 17.167 16.976 16.943 18.340 19.376 15.000 10.000 5.000-2014 2015 2016 2017 2018 Fig. 1. Udvikling i antallet af afsluttede sager ved Retten i Svendborg 2014-2018. Sagerne er fordelt på rettens forskellige fagområder, som det fremgår nedenfor af figur 2. Bortset fra et marginalt fald i skiftesagerne, er stigningen i sagsantallet fordelt på alle sagsområder. Skifterettens sagstal i 2018 var også højere end i årene 2014-2016. Fordeling af sager på fagområder 12.000 10.000 8.000 6.000 4.000 2.000 0 2014 2015 2016 2017 2018 Fig. 2. Antal vægtede afsluttede sager fordelt på rettens fagområder i 2014-2018. RETTEN I SVENDBORG 4
Der var en betydelig stigning i notarsagerne i 2018. Fra tidligere år med 1.100 til 1.300 sager om året, var der i 2018 i alt 1.915 sager med testamenter eller notarens bevidnelse af underskrift på dokumenter i øvrigt. Stigningen skyldes bl.a., at vi fra midten af 2017 fik et nyt produkt, som har været meget efterspurgt, nemlig muligheden for at oprette en fremtidsfuldmagt. En fremtidsfuldmagt er en fuldmagt, der kan sættes i kraft, hvis fuldmagtsgiveren ikke længere kan varetage sine personlige og/eller økonomiske forhold som følge af sygdom eller lignende. Ved fuldmagten udpeger man selv en person til engang i fremtiden at tage over, hvis man på et tidspunkt mister evnen til selv at tage sig af sine personlige og økonomiske forhold. Den store efterspørgsel har især sidst på året medført tidsbestilling hos notaren lidt længere frem i tiden, end vores brugere har været vant til hos os. Vi forventer, at det højere antal notaropgaver fortsætter og har sat flere medarbejdere på opgaven. Rettens produktivitet er igen steget. Efter et forventeligt fald i 2016 på grund af arbejdet med ny retsbygning og flytning ligger vores samlede produktivitet på landsgennemsnittet og er en ganske lille smule højere i 2018 end i 2017. Kontorpersonalets produktivitet ligger betydelig over landsgennemsnittet og er tilmed steget fra 2017 til 2018. Produktiviteten viser, hvor mange sager der ekspederes pr. årsværk beregnet som et indekstal. Når en gennemsnitlig kontormedarbejder ved retterne i 2012 løste 100 sager, løste vores kontoransatte på den samme tid over 120 sager i 2018. En del af forklaringen på den stigende produktivitet er ny teknologi, men landsgennemsnittet er dog steget mindre end hos retten nemlig til indeks 115. Se figur 3. RETTEN I SVENDBORG 5
PRODUKTIVITET 110,0 105,0 100,0 95,0 90,0 2015 2016 2017 2018 Fig. 3. Rettens samlede produktivitet i årene 2014 til 2018. Tallene er indekstal, hvor den gennemsnitlige produktivitet ved domstolene i 2012 er brugt som indeksgrundlag dvs. svarer til indeks 100 i tabellen. Det er tilfredsstillende at se, at den andel af personaleforbruget, som går til ledelse og administration, for andet år i træk er faldet fra 21,9 % i 2016, til 17,1% i 2018. I 2016 brugte vi en del ressourcer til flytning mv.. Rettens målopfyldelse i 2018 Målopfyldelse på sagsområderne Straffesager Vi har gjort meget for at afslutte flere volds- og voldtægtssager inden 37 dage efter retten har modtaget sagen. Det er lykkes i et omfang, så vi de sidste 2 år har afsluttet flere voldssager end landsgennemsnittet. Se figur 4 nedenfor. De særlige våbensager har nu fået mere opmærksomhed, da vores målopfyldelse for 2018 ikke er tilfredsstillende. Tallene for 2019 ser først på året heldigvis allerede betydelig bedre ud. Målopfyldelse i straffesager Nævninge- og domsmandssager (hfh.) Tilståelsessager og sager uden domsmænd (hfh) Voldssager Alle alm. straffesager Voldtægtssager Våbensager 2017 2018 2017 2018 2017 2018 2017 2018 2017 2018 2017 2018 <2 MDR. <4 MDR. <4 MDR. <37 DG. <37 DG. <37 DG. Mål (procent) 80 77 80 78 80 Samlet byretterne 80 80 64 60 69 66 40 57 29 47 48 54 5. bedste ret 84 85 76 80 86 84 55 71 46 75 72 64 Retten i Svendborg 73 78 50 47 56 54 41 63 50 36 25 25 Fig. 4. Rettens og byretternes samlede målopfyldelse på straffesager, målt som hvor mange procent af de afsluttede sager, der er afsluttet indenfor domstolenes fælles sagsbehandlingsmål. RETTEN I SVENDBORG 6
Civile sager Målopfyldelsen på forældreansvars- og ægtefællesager er landets 2. bedste. Det er en sagstype, vi har prioriteret højt for at sikre en så hurtig gennemførelse som mulig af hensyn til de berørte børn og deres familier. På de øvrige sagstyper er rettens målopfyldelse - i lighed med landsgennemsnittet - under de fastsatte mål. Målopfyldelse i civile sager Alle alm. sager, boligsager, småsager og forbud/påbudssager Hfh. almindelige sager og boligsager Hfh. småsager Alle forældreansvars- og ægtefællesager 2017 2018 2017 2018 2017 2018 2017 2018 <6 MDR. <15 MDR. <9 MDR. <6 MDR. Mål (procent) 76 80 67 70 69 70 80 Samlet byretterne 69 66 67 62 63 54 76 67 5. bedste ret 76 73 81 72 89 82 85 80 Retten i Svendborg 68 64 84 62 54 62 85 86 Fig. 5. Rettens og byretternes samlede målopfyldelse for typer af civile sager, målt som hvor mange procent af sagerne, der er afsluttet indenfor domstolenes fælles sagsbehandlingsmål. Fogedsager På fogedsagsområdet er rettens resultat betydelig under målene. Se i øvrigt figur 6 nedenfor. Starten af 2018 var udfordrende for fogedretten, der havde personalemæssige ændringer og få ressourcer. Fogedretten har haft tilført flere ressourcer og endvidere sideløbende kørt projekter med overarbejde, for markant at nedbringe bunken af sager til ekspedition, og samtidig trimmet arbejdsgange. Status på 1. kvartal 2019 er, at vi nu har målopfyldelse på både tvangsauktioner og de særlige fogedsager, dvs. huslejesager, kreditaftaler mv. For så vidt angår almindelige pengekrav og betalingspåkrav er der fremgang, og forventningen til 2. kvartal er forsat bedre målopfyldelse, idet alle krav i dag tilbydes første mødetid indenfor 3 måneder fra modtagelse af sagen. Målopfyldelse i fogedsager Alm. fogedsager og betalingspåkrav Særlige fogedsager Tvangsauktion solgt efter 1. auktion 2017 2018 2017 2018 2017 2018 <3 MDR. <2 MDR. <5 MDR. Mål (procent) 80 80 80 Samlet byretterne 74 69 76 75 81 76 5. bedste ret 88 88 88 86 90 91 Retten i Svendborg 32 35 58 75 61 72 Fig.6. Rettens og byretternes samlede målopfyldelse for typer af fogedsager, målt som hvor mange procent af sagerne, der er afsluttet indenfor domstolenes fælles sagsbehandlingsmål. RETTEN I SVENDBORG 7
Gennemsnitligt antal sygedage (egne) Skiftesager I skiftesagerne opfyldes målet for tvangsopløsning, mens vores udlevering af dødsboer og gældssaneringssager har været under målet og landsgennemsnittet. Se i øvrigt figur 7 nedenfor. Målopfyldelse i skiftesager Udlevering af bo Tvangsopløsningssager (ekskl. likvidation) Gældssanering (kun indledte sager) 2017 2018 2017 2018 2017 2018 <2 MDR. <3 MDR. <9 MDR. Mål (procent) 80 74 75 77 80 Samlet byretterne 79 75 89 86 86 81 5. bedste ret 84 82 91 91 91 91 Retten i Svendborg 75 74 87 90 73 73 Fig.7. Rettens og byretternes samlede målopfyldelse for typer af skiftesager, målt som hvor mange procent af sagerne, der er afsluttet indenfor domstolenes fælles sagsbehandlingsmål. HR nøgletal Retten har i året beskæftiget gennemsnitligt 36 medarbejdere, og udskiftningen af personalet har været på 5,3 % i 2018 mod 12,6 % i 2016 og 11,5 % i 2017. Sygefraværet ved retten er trods en stigning fortsat under sygefraværet for retterne samlet. Se figur 8 nedenfor. 15 13 11 9 7 5 3 1-1 UDVIKLING I SYGEFRAVÆR 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 Retten Hele Staten Retterne samlet Fig. 8. Gennemsnitlige sygefravær ved retten sammenholdt med staten og retterne samlet. Sygefraværet måles som egne sygedage, dvs. uden barns sygdom. Målopfyldelse på de øvrige områder i handlingsplanen Sagsbehandlingstiden Det vigtigste mål for os i 2018 har været at forbedre vores sagsbehandlingstider. Retten havde siden 2016, hvor vi gennemførte en flytning til den nye retsbygning, haft en ophobning af sager med den RETTEN I SVENDBORG 8
følge, at retten navnlig indenfor det strafferetlige område og i fogedretten har haft en sagsbehandlingstid, som vi ikke kunne være bekendt. Vi fik i årets løb hjælp af Domstolsstyrelsen så vi kunne ansætte to yderligere kontorfunktionærer midlertidigt, ligesom vi kunne holde den faste juristnormering på trods af fravær blandt de fastansatte. Dette har sammen med omorganiseringer, herunder etablering af et strafferetligt berammelseskontor, gjort, at vi ved årets udgang kunne sige, at vi er med på alle sagsområder, bortset fra det fogedretlige, hvor indsatsen for at komme med strækker sig ind i 1. kvartal 2019. Det er naturligvis meget tilfredsstillende for vores brugere, at vi nærmer os domstolenes landsdækkende mål for sagsbehandlingstiderne, og det har om noget også været med til at øge trivslen blandt medarbejderne. I 2019 bliver indsatsen fulgt op med fokus på fastholdelse af de opnåede mål, også selvom de midlertidige ressourcer ikke længere er til stede. Målet er for 2019 formuleret som Tal, vi kan være bekendt. Digitalisering Retten har i slutningen af året prioriteret at indrette de to sidste retssale med digitalt udstyr således, at der nu kan afvikles digitale retssager i alle retssale. Dette er både til gavn for parterne og tilhørerne, der derved har bedre mulighed for at følge med i sagens afvikling. Det betyder også, at sagerne kan afvikles mere effektivt, ikke mindst på grund af muligheden for at lydoptage de afgivne forklaringer. Familieretlige sager Vi har i løbet af året indrettet et særligt venteområde, for de børn og deres familier, der kommer til retten og skal deltage i en børnesamtale. Desuden har vi gjort noget ekstra ud af vores børnerum, RETTEN I SVENDBORG 9
hvor samtalerne mellem børnene og den børnesagkyndige og dommeren foregår. Børnene og deres familier har taget godt imod de nye børnevenlige rammer. HR En del af det at være en attraktiv arbejdsplads er, at medarbejderne har en oplevelse af trivsel i deres arbejde. Vi har i årets løb arbejdet med trivsel på forskellige måder. Først og fremmest har vi taget fat i opgaven med at sikre den bedst mulige oplæring af nye medarbejdere, idet en gennemført trivselsundersøgelse viste, at vi ikke havde været gode nok til at løse opgaven med få integreret nye medarbejdere, så de hurtigt føler, at de kan bidrage til opgaveløsningen uden, at de oplever urealistiske forventninger. Vi har siden ændret på oplæringen, så nyansatte hurtigt får ansvaret for et selvstændigt, men mere begrænset område. Vi har i årets løb haft et samarbejde med SDU og deres jurauddannelse. I foråret 2018 havde vi en jurastuderende i ½ års ulønnet praktikforløb, hvor hun fik lov at følge arbejdet hos en af vores unge dommerfuldmægtige. Jeg fik i forbindelse med mit studie på Syddansk Universitet muligheden for at komme i praktik ved Retten i Svendborg. Forløbet strakte sig over et halvt år, hvor jeg deltog i rettens dommerfuldmægtig sager. Jeg har fået et bredt og dybtgående kendskab til de forskellige retsområder, hvor jeg blandt andet har beskæftiget mig med straffesager, civile sager, fogedsager, skiftesager, værgemålssager, faderskabssager, forældreansvarssager og retsmæling. Praktikken har været utrolig lærerig og jeg kan kraftigt anbefale det til andre jurastuderende. Klara Kamilla Billeskov Mortensen, jurastuderende på 8. semester Ligesom tidligere år har vi prioriteret, at give mulighed for kortere eller længere jobpraktikforløb ved retten. Formålet har været at hjælpe nogle af de mange, der mangler erfaring eller skal have genopfrisket deres kompetencer indenfor kontorarbejdet. I 2018 startede vi hele 17 praktikforløb op. Nogle blev meget korte, andre strakte sig over en række måneder. Der har selvsagt været brugt en del ressourcer i vores afdelinger på disse forløb, men samlet har vi haft stor glæde af det og hjælp i arbejdet. Selv i tilfælde, hvor vi måtte stoppe tidligere end forventet, har alle parter haft god læring ved det. Vi giver gerne en anbefaling efter forløbet og oplever glædeligvis at bliver kontaktet for en reference til et job på en tidligere jobpraktikant. RETTEN I SVENDBORG 10
Uddrag fra en mail fra en tidligere jobpraktikant:. Da jeg startede i Retten i Svendborg havde jeg været sygemeldt i 22 måneder med stress. Jeg troede ikke på, at jeg ville kunne holde til at arbejde på et stort kontor, være med i fællesskabet og have ansvar for bare en lille opgave, eller overhovedet kunne lære nye opgaver. Jeg startede med kun 9 timer om ugen, Dengang gemte jeg mig ved mit skrivebord, med musik i høretelefoner og kunne ikke overskue, når der var for meget snak rundt omkring mig. Igennem de første måneder havde jeg en langsom optrapning, men det var det, der skulle til, for at jeg fik tillid til mig selv og mine færdigheder igen. Så kom der fart på. Både med en meget hurtigere optrapning jeg endte med 37 timer om ugen - men også med mængden og variationen af opgaverne. Lige pludselig kunne jeg klare alt det, jeg ikke troede ville være muligt igen for mig. Til sidst lærte jeg en ny praktikant op i de ting, jeg selv havde lært, og jeg opdaterede rettens bibliotekssystem sammen med en dommer.. Sikkerhed Ved afslutningen af året lykkedes det os at få midler til at nyindrette vores fogedlokaler, så disse nu fremstår mere indbydende for både mødende og medarbejdere, der holder møder i lokalerne. Desuden har vi af sikkerhedsmæssige grunde indsat nyt inventar, så fogeden er mere afskærmet fra de mødende i tilfælde af, at der opstår en sikkerhedshændelse. Forkyndelser Som en forbedret service over for de mødende og som led i en effektivisering lykkedes det i løbet af 2018 domstolene at få udviklet et digitalt værktøj, så forkyndelse i fogedsager kan foregå digitalt til fogedkundernes e-boks. Derved undgår brugerne i langt de fleste tilfælde at få besøg af stævningsmanden, og retten sparer en del penge både til porto og stævningsmændenes aflønning. Det er vores håb, at løsningen udvikles yderligere i løbet af 2019, så værktøjet bliver integreret i vores sagsbehandlingssystem og dermed mere effektivt. Det er samtidig vores fornemmelse, at mødeprocenten både i strafferetten og fogedretten er stigende, når vi indkalder folk via deres e-boks. Åbenhed Retten har også i 2018 åbnet dørene for offentlige rundvisninger af retsbygningen. Rundviserne har været rettens egne medarbejdere, både kontoransatte og jurister. Der er fortsat stor interesse fra retskredsens indbyggere for at se retsbygningen og få et indblik i rettens arbejde. Flere lokale klubber og foreninger har henvendt sig med ønske om besøg på konkrete dage. Som i tidligere år har vores medarbejdere holdt foredrag i foreninger og på skoler og ungdomsuddannelser, og vi har medvirket i Svendborg Kommunes arrangement for afgangseleverne, Åben Virksomhed. Vi har derimod lukket for skolepraktikanter. Det skyldes, at vi i årets løb har oplevet et mang- RETTEN I SVENDBORG 11
lende engagement fra de unge mennesker, vi har givet en praktikplads. Vores tidsmæssige investering i denne opgave stod derfor ikke længere står mål med udbyttet for deltagerne. Måske genoptager vi ordningen på et senere tidspunkt. Udviklingsaktiviteter i 2019 For Retten i Svendborg vil der som for domstolene generelt være fokus på implementeringen af den nye reform af det familieretlige område. Selvom ændringerne i sagsbehandlingen ved domstolene ikke er særligt omfattende, så vil vi i et tæt samarbejde med Familieretshuset have fokus på, at reformen skal kunne mærkes for de børn, hvis sager behandles i familieretten. Målet er, at familierne og børnene skal opleve, at de får en sammenhængende behandling af deres sag, og at hensynet til børnene er altafgørende. Vi skal fortsat arbejde med sikkerheden i retsbygningen, og der vil blive fulgt op på den rapport om sikkerhed i retsbygningen, der blev afleveret til retten i 2018. Medlemmernes af rettens ledergruppe var på lederuddannelse i slutningen af 2018, og uddannelsen, der er modulopbygget, fortsætter i 2019. Retten i Svendborg Anni Højmark Retspræsident FOR RET OG RETFÆRDIGHED RETTEN I SVENDBORG 12