Notat Tilsynsforpligtelse almene boliger 1. Det retlige grundlag 1.a Overordnede - tilsyn - dialogen Dato: 30. januar 2018 Sags nr.: 03.00.00-G00-11-17 Sagsbehandler: RNS De overordnede regler om kommuners tilsyn med almene boligorganisationer fremgår af almenboliglovens (lovbekendtgørelse nr. 2017-10-02 nr. 1116) kapitel 13 og driftsbekendtgørelsen ( kapitel 21 bekendtgørelse nr. 1540 af 16-12- 2013). Lovgivningen tager udgangspunkt i et dialogbaseret tilsyn, i form af regelmæssige møder om boligorganisationens virksomhed. Tilsynsforpligtelsen indebærer, at Boligtilsynet skal påse, at de almene boligers drift er i overensstemmelse oven for nævnte love. Kommunen er forpligtet til at tage initiativ til afholdelsen af et årligt styringsdialogmøde med boligorganisationerne, og har mulighed for at holde løbende møder. Dette fremgår af almenboliglovens 164 samt driftsbekendtgørelsens 109, stk. 1: 164. Kommunalbestyrelsen fører tilsyn med de almene boligorganisationer. Stk. 2. Kommunalbestyrelsen og boligorganisationen skal føre en styringsdialog i form af regelmæssige møder om boligorganisationens virksomhed, herunder om udviklingen i de enkelte boligområder. Kommunalbestyrelsen sørger for, at der holdes et årligt dialogmøde. Kommunalbestyrelsen offentliggør en redegørelse for den gennemførte dialog på kommunens hjemmeside. Stk. 3. Boligorganisationen udarbejder og indsender årligt en rapport om sin virksomhed til kommunalbestyrelsen. De årlige rapporter lægges til grund for dialogmøderne. 109, stk. 1 Den tilsynsførende kommunalbestyrelse og boligorganisationen skal føre en styringsdialog i form af regelmæssige møder om boligorganisationens virksomhed, herunder om udviklingen i de enkelte boligområder. Kommunalbestyrelsen sørger for, at der holdes et dialogmøde årligt. Indkaldelse til dialogmødet skal ske skriftligt og med passende varsel. Kommunen har frihed til selv at fastlægge, hvordan tilsynet skal tilrettelægges. Almenboliglovens 164 suppleres af vejledning om styring af den almene boligsektor 1. udg. 2010, side 7, hvoraf fremgår at: 1) at styringen af sektoren i højere grad skal ske med udgangspunkt i sektorens overordnede mål, 2) at der skal søges etableret et konstruktivt og fremadrettet samarbejde mellem kommunalbestyrelse og boligorganisation og 3) at der ønskes størst mulig lokal fleksibilitet, metodefrihed og afbureaukratisering på områder, hvor særlige hensyn ikke taler imod det. Med den nye styring skal kommunen i højere grad lægge vægt på at etablere et fremadskuende samarbejde med boligorganisationen om at håndtere væsentlige [Skriv her]
udfordringer og problemer. Boligorganisationerne er forpligtet til at udarbejde en styringsrapport til brug for det årlige styringsdialogmøde. Derudover skal boligorganisationerne udarbejde et årligt regnskab, der skal gøres tilgængelig på almenstyringsdialog.dk. Vejledning om styring af den almene sektor 1. udg. 2010 side 8: Boligorganisationen skal til brug for styringsdialogen levere forbedret dokumentation. Som led heri indgår en årlig styringsrapport, herunder en række nøgletal, som skal muliggøre en vurdering af boligorganisationens virksomhed i relation til lovens målsætninger og en afklaring af behovet for tiltag og koordination. Dokumentationen behandles og præsenteres i et særligt it-system. Dette fremgår videre af driftsbekendtgørelsens 69, der pålægger de almene boligorganisationer at benytte særlige kontoplaner, der fremgår af bilag til driftsbekendtgørelsen. 69 Særskilte årsregnskaber for den almene boligorganisation og dens enkelte afdelinger, herunder de afdelinger, der er nævnt i 22, stk. 4, skal opstilles i overensstemmelse med de kontoplaner med spørgeskemaer for boligorganisationen og afdelinger, der er optaget som bilag til bekendtgørelsen. En almen administrationsorganisation skal opstille årsregnskabet i overensstemmelse med kontoplan for de almene boligorganisationer og spørgeskema for de almene administrationsorganisationer. Stk. 2. For afdelinger under opførelse udarbejdes særskilt balance. 70 I tilslutning til regnskabet afgiver den almene boligorganisations bestyrelse en årsberetning, hvori nærmere redegøres for den økonomiske udvikling samt den udøvede økonomistyring og egenkontrol i boligorganisationen og dens afdelinger i regnskabsåret. Herunder redegøres for: 1. Eventuelle særlige økonomiske problemer i boligorganisationen og dens afdelinger, og de foranstaltninger, der er eller påtænkes iværksat til imødegåelse heraf. 2. Den udøvede økonomistyring, herunder eventuelt ændret ledelsesinformation. 3. Den gennemførte egenkontrol, herunder de omfattede forretningsområder, undersøgelser og foranstaltninger. 4. De fastsatte 4-årige mål for hver afdelings samlede driftsudgifter, jf. 12 a, stk. 6. 5. Forhold, som revisor måtte have påtalt Forvaltningen skal føre tilsyn med at driften af boligorganisationen er forsvarlig med hensyn til regnskaber, drift og vedligeholdelse af bygninger. Der stilles ikke et krav om egentlig revisionsgennemgang af regnskaberne fra boligorganisationerne, regnskaberne skal forelægges til kritisk gennemgang med henblik på at påse om de almene boligers økonomi, drift er forsvarlig og i øvrigt opfylder lovgivningens krav jf. driftsbekendtgørelsens 113, stk. 2 113, stk. 2. Regnskabsmaterialet forelægges kommunalbestyrelsen til kritisk gennemgang med henblik på at påse, om boligorganisationens og dens afdelingers drift og økonomi er forsvarlig og i øvrigt opfylder de herom gældende regler. Side 2 af 6
Figur 1. Skema A, B, C sag proces Skema ABC -ØS JURA Overholder projektet gældende ret? Økonomistyring Hænger økonomien sammen? Byg Hvordan ser projektet ud ift. Byggelov? ØS JURA Udarbejder mødesag KB Godkendelse af skema A- sag Tilsagn om støtte 1.b Tilsynets reaktionsmuligheder Forvaltningen kan tage de forholdsregler, der skønnes nødvendige for at sikre en forsvarlig drift af boligorganisationerne og dens afdelinger, herunder give henstillinger eller påbud jf. 165 stk. 1. 165. Kommunalbestyrelsen kan meddele de påbud, som skønnes nødvendige for at sikre en forsvarlig drift af den almene boligorganisation og dens afdelinger i overensstemmelse med de regler, der er fastsat herfor. Stk. 2. Kommunalbestyrelsen kan udpege en forretningsfører til midlertidigt at overtage boligorganisationens administration. Stk. 3. Kommunalbestyrelsen kan i særlige tilfælde udpege en forretningsfører, der midlertidigt varetager de funktioner i boligorganisationen eller i en af boligorganisationens afdelinger, som i henhold til boligorganisationens vedtægter er tillagt boligorganisationens og afdelingens ledelse. Forvaltningen har således pligt til at reagere, hvis forvaltningen bliver opmærksom på forhold i boligorganisationen der på sigt kan medføre en uforsvarlig drift af boligorganisationen. Forvaltningen kan i særlige tilfælde udpege en anden forretningsfører, hvis det skønnes nødvendigt, der midlertidigt varetager de funktioner, som ellers er tillagt boligorganisationernes ledelse jf. 165, stk. 2. Det er ikke lovbestemt, hvordan tilsynet gribes an og tilrettelægges, det reguleres af det almindelige forvaltningsretlige princip om proportionalitet, hvorefter kommunen som udgangspunkt skal forsøge først at anvende den mindst indgribende metode. Side 3 af 6
1.c Tilsyn - Støttet byggeri Forvaltningen fører endvidere tilsyn med støttet byggeri i anlægsfasen og fører tilsyn med, at boligorganisationerne overholder vedligeholdelsespligten af bygningerne jf. almenboliglovens 166 166. Kommunalbestyrelsen fører tilsyn med byggeriet i anlægsfasen og fører tilsyn med, at låntagerne overholder den vedligeholdelsespligt, der er foreskrevet i denne lov. Kommunalbestyrelsen kan om fornødent meddele låntagerne pålæg om at foretage vedligeholdelsesarbejder. Bestemmelsen stiller ikke krav om, hvordan dette tilsyn i praksis skal tilrettelægges. I nogle kommuner f.eks. Ballerup føres der kun teknisk tilsyn efter 166, såfremt kommunen bliver gjort aktivt opmærksom på, at der i forbindelse med opførelse af støttet byggeri bliver opført erhvervsbyggeri eller andet, som ikke er i overensstemmelse med det støtteberettigede tilsagn, som kommunalbestyrelsen har givet. Derimod Ishøj kommune er tilsynet tilrettelagt således, at Byg organiseret i Teknisk Forvaltning hvert år foretager stikprøvekontroller af byggepladser, hvor der opføres støttet byggeri. Albertslund Kommune foretager pt. ingen tekniske stikprøvekontroller ved opførelse af støttet byggeri, dette har været fravalgt af ressourcemæssige årsager. Forvaltningen har udarbejdet vedhæftede xl-ark med oversigt over igangværende nybyggeri og renoveringsprojekter, se mere herom bilag 1. 1.d Plejeboliger kommunalt ejede ældreboliger Kommunens tilsynsforpligtelse efter almenboliglovens 164 omfatter udelukkende almene boligorganisationer. Tilsynsbestemmelserne finder derfor ikke anvendelse for kommunens tilsyn med kommunale almene ældreboliger. Kommunens tilsynsforpligtelse i forhold til kommunalt ejede ældreboliger er afledt af de kommunalretlige regler jf. analogi af styrelseslovens 42 stk. 2 at kommunens økonomiske dispositioner er hensigtsmæssige. Kommunen skal sørge for, at de almene ældre boliger drives økonomisk forsvarligt. Der er ingen krav til hvordan tilsynet med de kommunalt ejede plejeboliger skal tilrettelægges. 2. Tilsyn i praksis 2.a Almene boligorganisationer Styringsdialog Boligtilsynet varetages af Økonomi & Stab, HR JURA der indkalder til det årlige styringsdialogmøde med boligorganisationerne. Forud for styringsdialogmøderne har HR JURA modtaget regnskaberne og styringsrapporterne til gennemgang på almenstyringsdialog.dk., der gennemgås på et særskilt møde med boligorganisationens administrative personale. Styringsdialogen er opdelt i to faser, den første del af styringsdialogen omfatter afklaring af ønsker til dagsorden og et møde omhandlende regnskabet, hvor henlæggelser, lejetab, fraflytningsprocent, midler i dispositionsfonden, huslejens Side 4 af 6
størrelse, kommende/igangværende nybyggeri- og renoveringsprojekter gennemgås i kritisk dialog med boligorganisationen. Efter afholdelsen af ovenfor nævnte afklarings- og økonomimøder udarbejdes en dagsorden til brug for styringsdialogens anden del, direktørmødet. Dagsordenen godkendes af sekretariatsleder for Økonomi & Stab, inden den forelægges til endelig godkendelse hos områdedirektøren for By, Kultur, Miljø & Beskæftigelse. Fokus for dagsordenen er det fremadrettede samarbejde, væsentlige udfordringer for boligselskaberne og aftaler for hvordan samarbejdet fremover skal køre. Styringsdialogens anden del er afholdelsens af et direktørmøde med deltagelse af borgmester, kommunaldirektør og områdedirektøren for By, Kultur, Miljø & Beskæftigelse samt sekretariatschef for Økonomi & Stab og relevant personale fra området. Forvaltningen planlægger styringsdialogmøderne i foråret. 2.b Løbende tilsyn klager Såfremt Boligtilsynet i forbindelse med en klagesag over boligorganisationens drift og vedligeholdelse bliver gjort opmærksom på uforsvarlige forhold hos boligorganisationerne, afholder Boligtilsynet møder med boligorganisationerne, såfremt dette skønnes nødvendigt. Møderne afholdes af ansvarshavende direktør for By, Kultur, Miljø & Beskæftigelse i samarbejde med HR JURA. 2.c Støttet Byggeri Forvaltningen har ikke ført særskilt teknisk tilsyn med støttede byggerier i anlægsfasen, men pt. indgår de som en del af styringsdialogen og opfølgende møder. 2.d Plejeboliger Forvaltningen har ikke ført juridisk tilsyn med de kommunale ældre boliger. 3. Anbefalinger til organisering af tilsyn fremover 3. a almene organisationer Styringsdialog Styringsdialogerne med boligorganisationerne fortsætter uændret. Som en udløber af styringsdialogen indkalder forvaltningen til halvårlige evalueringsmøder af samarbejdet mellem boligorganisationerne og forvaltningen med henblik på at sikre at målene i styringsdialogaftalerne opfyldes. 3. b Løbende tilsyn - klager Såfremt Boligtilsynet i forbindelse med en klagesag over boligorganisationens drift og vedligeholdelse bliver gjort opmærksom på uforsvarlige forhold hos boligorganisationerne, afholder Boligtilsynet møder med boligorganisationerne, såfremt dette skønnes nødvendigt. Møderne afholdes af HR JURA i samarbejde med relevant leder i By, Kultur, Miljø & Beskæftigelse. Fremover udgår direktør. Side 5 af 6
3.c Støttet Byggeri Tilsyn med byggerier i anlægsfasen indgår som en del af styringsdialog og opfølgende møder. Såfremt det skønnes nødvendigt foretager Byg på anmodning fra HR JURA stikprøvekontroller af byggerierne. 3.d Plejeboligerne HR JURA afholder halvårlige møder med administrator af kommunens plejeboliger OK-fonden. Figur 2. Proces styringsdialog Formøde administration og boligorganisation Godkendelse af dagsorden til styringsdialog Styringsdialogmøde med deltagelse af direktører Figur 3. Proces regnskaber Regnskaber Kritiske spørgsmål til regnskaberne Økonomimøde med boligafdelingen Side 6 af 6