Drift af støttet byggeri

Transkript

1 Drift af støttet byggeri Aalborg Den 3 april 2014

2 Kontakt og service Inge-Lis Kalum Schou tlf Inge-lis-kalum.weebly.com Rådgivning Kurser nyhedsservice Håndbøger

3 Støttet byggeri, afsnit 0 Alment byggeri og støttet byggeri, forskelle og ligheder Ansvar for drift i almene boligorganisationer= bestyrelsens ansvar, uddybes i afsnit 1 Hvorfor tilsyn og hvad er tilsyn??

4 Støttet byggeri, afsnit 0 Hvem beslutter i almenlovgivningen altid kommunalbestyrelsen Kommunen træffer konkret beslutning om, hvorledes dette forvaltes i praksis Bemyndigelser til en forvaltning bør være direkte besluttet

5 Støttet byggeri, afsnit 0 Almene boliger som almene boliger i en afdeling af BO fb æb ub i alt Brønderslev Frederikshavn Hjørring Jammerbugt Mariagerfjord Morsø Rebild Thisted Vesthimmerland Aalborg

6 Boligorganisationen, afsnit 1 Boligorganisationer Øverste myndighed (ØM)= repræsentantskab eller generalforsamling, dvs alle lejere eller et udvalg af lejere Træffer de beslutninger, som fremgår af almenboliglovens 15 og 33 og driftsbekendtgørelsens 6, 7, 25, 26

7 Boligorganisationen, afsnit 1 ØM vælger/godkender/beslutter: Bestyrelsen, revisor Vedtægter og ændringer heri Administrationsform Byggepolitik Nedlæggelse eller salg af afdeling Sammenlægning eller opdeling af afdeling Budgetter og regnskaber samt beretning Køb, salg, låneoptagelse og væsentlig forandring (med mulighed for delegation til bestyrelsen)

8 Boligorganisationen, afsnit 1 Bestyrelsen Flertal vælges af ØM Der kan udpeges medlemmer til bestyrelsen, som enten repræsenterer lejer- eller tilsynsinteresser Kun udpegning af tilsynsinteresser mod særlig hjemmel i vedtægt

9 Boligorganisationen, afsnit 1 Bestyrelsen opgaver og ansvar Opgaver: driftsbekendtgørelsens 12 Vederlag til bestyrelsen: driftsbekendtgørelsen 13 Ikke mulige bestyrelsesmedlemmer: almenboliglovens 14 = borgmesteren og tilsvarende Erstatningsansvarlige efter dansk ret almindelige regler

10 Budget og regnskab, afsnit 2 Standardkontoplanen skal anvendes budgetforudsætninger bør være beskrevet af BO BO: Indberetning af regnskaber med spørgeskema til LBF regnskabsdatabase, indberetning af revisionsprotokol og bestyrelsesberetning til LBF, protokol og beretning findes på almenstyringsdialog

11 Kritisk regskabsgennemgang, afsnit 2 Kritisk regnskabsgennemgang 1. Undgå papirudgaver af regnskabsmateriale 2. Kritisk gennemgang = sammenligning af tal er ikke revision 3. Kritisk regnskabsgennemgang foretages på LBF s regnskabsdatabase og almenstyringsdialog.dk 4. Gennemgangen dokumenteres i et notat

12 Kritisk regnskabsgennemgang, afsnit 2 Kritisk regnskabsgennemgang Notat om kritiske regnskabsgennemgang 1. Kontrol af boligantal og forklaring på afvigelser mellem stamdata og regnskabsoplysninger. Stamdata er altid ajourført pga krav i regulativ 2. Tjek organisationens nøgletal 3. Tjek afdelingernes nøgletal 4. Gem de udførte tjek

13 Kritisk regnskabsgennemgang, afsnit 2 Kritisk regnskabsgennemgang Boligorganisationens nøgletal Administration og tillægsydelser (fremgår af noten til konto 601, kan søges i regnskabsdatabasen) Dispositionsfond, disponibel del og lejetabsdækning Arbejdskapital, størrelse

14 Kritisk regnskabsgennemgang, afsnit 2 Kritisk regnskabsgennemgang Afdelingernes regnskaber Tjek konto 120, 401 (henlæggelser) konto 201 og 407 (lejens størrelse og resultatkonto) Hvad er store henlæggelser, og hvad er små?

15 Kritisk regnskabsgennemgang, afsnit 2 Boligorganisationer med problemer Lejetabsdækning fra dispositionsfond (tjek størrelsen af udgiften i noten til konto 803) Hvad skriver revisor og bestyrelsen i beretningen om dette? Opfølgning i referat fra ØM på hjemmesiden? Emne til drøftelse på dialogmøde, men inden da overvej behovet for boligerne, og omkostninger ved salg (garantiens størrelse)

16 Kritisk regnskabsgennemgang, afsnit 2 Dispositionsfond og disponibel del Disponibel del = mulighed for at yde tilskud eller lån Andre udlånsmuligheder er lån fra afdelingers henlæggelser (ingen risiko for afdeling, fordi LBF indestår for midlerne)

17 Kritisk regnskabsgennemgang, afsnit 2 Vilkår for lån fra dispositionsfonden og hjemkaldelse af lån Normale vilkår for udlån til renovering er 30 år Kan ændres til fx et realkreditlån med samme ydelse, hvis højere ydelse kræves afdelings accept. Hvis ikke accept må tilskudsmodel undersøges

18 Kritisk og regnskabsgennemgang, afsnit 2 Samarbejdsproblemer, viser sig ved budgetklager og andre klager fra lejerne Revisionsindberetning = straks indberetning ved fx mgl. betaling af terminsydelser Kommunale reaktionsmuligheder, sidste udvej efter at dialog er forsøgt eller ved strafbare forhold, hvor bestyrelsen ikke selv griber ind

19 Almenstyringsdialog, afsnit 3 Oprettelse af dokumentationspakker sker løbende i tilslutning til regnskabsafslutning Kommunalt krav om fastsættelse af frist for indberetning af dokumentationspakke - Forslag til frist: 1 måned efter regnskabsindberetning Bemærk, at der er mulighed for genbrug af sidste års indberetning

20 almenstyringsdialog, afsnit 3 Gennemgang af styringsrapport Forslag: start med organisationens rapport Tjek for forslag til drøftelse Særlige nye ting? Oversigten over afdelinger med kritiske nøgletal

21 Almenstyringsdialog, afsnit 3 Kritiske nøgletal Gennemgås altid - også ved beliggenhedsafdelinger Tjek om der er gengangere fra sidste år Tjek hvilke der er nye afdelinger på listen Tjek henlæggelser i styringsrapport op mod oversigt fra kritisk regnskabsgennemgang. Bemærk, at store henlæggelser også kan give røde felter.

22 Almenstyringsdialog, afsnit 3 Kritiske nøgletal skal altid kommenteres af BO Bemærk, ikke noget krav om, hvem der kommentere fra BO Sammenlign de kritiske nøgletal med tidligere år Reaktion altid ved forbehold fra revisor (i revisionsprotokol) Spørgsmål om henlæggelsespolitik fx årets henlæggelser stort set lig med opsparede henlæggelser kan drøftes på dialogmøde

23 Almenstyringsdialog, afsnit 3 Dagsorden for dialogmøde Ønsker fra styringsrapport Kommunale ønsker om enten generelle emner eller specifikke NB: Kommunen kan tage emner op, som kan skifte fra år til år. Udgangspunktet kan være emner i klager eller generelt fx skriftlige forretningsgange

24 Eksempel kritisk regnskabsgennemgang Ændringer i boligantal: Flere boliger skyldes nye tilsagn eller godkendelser af køb af eksisterende ejendomme Færre boliger skyldes, at der foreligger kommunale godkendelser af salg Alle ændringer må kunne forklares

25 Eksempel kritisk regnskabsgennemgang Nøgletal fra boligorganisationer med hjemsted i kommunen Tjek lejetabsdækning og disponibel del af dispositionsfond. Kommenter tjekket Ved udgifter til lejetabsdækning, tjek også revisionsprotokol, revisionsprotokol og styringsrapport for grunde og tiltag

26 Eksempel kritisk regnskabsgennemgang Nøgletal for afdelinger med beliggenhed i kommunen Opdeles på 1. afdelinger tilknyttet boligorganisationer med hjemsted i kommunen 2. Kun beliggenhed Husk også regnskaber for almene boliginstitutioner, hvor der ikke findes revisionsprotokol og bestyrelsesberetning på database

27 Eksempel kritisk regnskabsgennemgang Nøgletallene for afdelinger gennemgås Læg mærke til: - Afdelinger med henlæggelser (konto 120) under det generelle niveau - Opsparende henlæggelser (konto 401) på over og under 300 kr. pr. m2 - Lejens størrelse

28 Eksempel kritisk regnskabsgennemgang Revisionsprotokollen Se bort fra standardbemærkninger og tjek om revisor forholder sig til -Dispositionsfondens størrelse og anvendelse -Henlæggelser og vedligeholdelsesplan -Forvaltning af midler Har revisor kritiske bemærkninger? Og hvad går de på?

29 Eksempel kritisk regnskabsgennemgang Bestyrelsens beretning Bør beskrive: Nyt byggeri Renoveringssager Sammenlægning af afdelinger Ændringer i driftsforhold, fx vedrørende ejendomsfunktionærdækning eller omlægning i administrationen

30 Eksempel kritisk regnskabsgennemgang Referat fra ØM Tjek hjemmesiden også for referater fra afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder Har ØM bemærkninger til den indsendte beretning?

31 Eksempel kritisk regnskabsgennemgang Styringsrapport Afdelinger med kritiske nøgletal, tjek hvorfor de fremkommer og brug nøgletallene fra afdelingerne Husk: store henlæggelser er ok Bemærk, at nye afdelinger i første drifts år kan give markeringer. Alle markeringer bør være udførligt kommenteret, ellers kan emnet sættes på dagsordenen til dialogmødet

32 Landsbyggefonden, afsnit 4 Generelt om Landsbyggefonden (LBF) Indbetalinger til LBF ombygger puljer til de forskellige støtteordninger, særligt udløbne lån Udbetalinger til Renoveringsstøtte Kapitaltilførsel Huslejetilskud Egen trækningsret

33 Renoveringssager, afsnit 5 Støttebetingelser i regulativet -Forundersøgelse -Prækvalifikation -Udarbejdelse af ansøgningsmateriale, dokumentation af drift -Helhedsplan -Besigtigelse fra LBF -Foreløbigt tilsagn -Beboerdemokratiet -Kommunens rolle

34 Renoveringssager, afsnit 5 Renoveringsstøtte består i -Ydelsesstøtte på lån fra LBF -Kommunal garanti med regaranti fra LBF Kombineres ofte med -Kapitaltilførsel (tilskud ydet som rente- og afdragsfrie lån)

35 Renoveringssager, afsnit 5 Støttesagens forløb - Skema A godkendes af km og sendes til LBF - LBF giver tilsagn og ændrer status i BOSSINF renovering - Skema B godkendes af kommunen på LBFs vegne, hvis der ikke forekommer overskridelser, ellers indsendelse til LBF til godkendelse -Skema C godkendes af km på LBFs vegne Mulighed for 2 % s overskridelse hvis mere forelægges for LBF til godkendelse

36 Renoveringssager, afsnit 5 Ustøttede arbejder sammen med støttede renoveringsarbejder Baggrund: LBF har begrænsede midler til ydelsesstøtte, og derfor forekommer der ustøttede arbejder, som ofte er forbedringer (hvor der kræves km garanti for lånet)

37 Nedlæggelse og salg, afsnit 6 Nedlæggelse af almene boliger, under en afdeling af en almen boligorganisation Væsentlig forandring efter almenboliglovens 28- kræver kmbst. beslutning Inden nedlæggelse kan overvejes udlejning til anden side Nedlæggelse af boliger= delvis indfrielse af lån Problem: Salgspris dækker ikke indfrielse

38 Nedlæggelse mv. afsnit 6 Nedrivning kræver MBBL s godkendelse foruden besluttende organer i BO og inddragelse af LBF Problem: finansiering af nedrivning og indestående lån Kun få godkendelser

39 Nedlæggelse mv. afsnit 6 Salg af boliger som ikke almene boliger kræver godkendelse i besluttende organer i BO, kmbst og MBBL og især LBF s anbefaling MBBL s salgsinfo, afsnit 3 bruges som skabelon for ansøgning

40 Nedlæggelse, afsnit 6 Kommunale almene ældreboliger Nedlæggelse= indfrielse af lån (almenboliglovens 28, stk. 3 og 4) Nedlæggelse er fx at anvende boliger til serviceareal Kommunalt ejede almene ældreboliger kan nedlægges og ejendommen sælges med eller uden lejere