Notat om repræsentation i bestyrelsen for Boligselskabet Langeland

Transkript

1 Notat om repræsentation i bestyrelsen for Boligselskabet Langeland Indledning. Kommunalbestyrelsen behandlede på sit møde den 11. marts 2013 en sag om fortsat repræsentation i bestyrelsen for Boligselskabet Langeland. Sagen blev udsat, da der opstod usikkerhed om Kommunalbestyrelsens muligheder for at deltage i bestyrelsesarbejdet samt begrundelsen for forslaget om at undlade at være repræsenteret i bestyrelsen. Historik. I takt med at Boligselskabets aktiviteter blev udstrakt til alle 3 daværende kommuner, blev disse repræsenteret i selskabets bestyrelse. Ved etableringen af Langeland Kommune den 1. januar 2007 blev dette til en repræsentation med 3 medlemmer ud af 7 i bestyrelsen. Det fremgår ikke af selskabets nuværende vedtægter, at de af Kommunalbestyrelsen udpegede medlemmer skal være medlem af Kommunalbestyrelsen, idet det blot er anført, at det er Kommunalbestyrelsen, der udpeger 3 medlemmer. Det fremgår desuden af vedtægternes 8 stk. 1, at medlemmer af Kommunalbestyrelsen i den tilsynsførende kommune kun kan være medlem af bestyrelsen, hvis repræsentantskabet har truffet beslutning herom, medmindre de er valgt som boligtagere i foreningen. Dog kan Borgmesteren i den tilsynsførende kommune samt formanden for det udvalg, hvortil tilsynet med almene boligorganisationer i kommunen er henlagt ikke være medlem af bestyrelsen. Det samme gælder ansatte i den del af den kommunale forvaltning, der udøver tilsynet med de almene boligorganisationer i kommunen. Indtil 1. januar 2010 bestod det kommunale tilsyn primært i et økonomisk tilsyn, hvor Kommunalbestyrelsen godkendte selskabets regnskaber. Men ved en ændring af almenboligloven i juni 2009 blev det økonomiske tilsyn erstattet med en dialogbaseret styring (se nedenfor). I en række af lovens paragraffer blev ordlyden Kommunalbestyrelsen beslutter ændret til Kommunalbestyrelsen og boligselskabet aftaler. På baggrund af at der fremover skulle være tale om en dialogbaseret styring, anbefalede KL, at Kommunalbestyrelserne ikke længere lod sig repræsentere direkte i boligselskabernes bestyrelse. Da administrationen i Langeland Kommune og Boligselskabet først erkendte denne nye situation i løbet af 2010, hvor der var sket udpegning til selskabets bestyrelse, blev det aftalt, at spørgsmålet skulle drøftes i 2013 i god tid inden valget til kommunalbestyrelse i november. Efter et møde i januar 2013 mellem administrationen i Langeland Kommune og Boligselskabet blev Økonomiudvalget orienteret om det hensigtsmæssige i at udtræde af Boligselskabets bestyrelse på mødet den 4. februar På dette møde blev det accepteret, at der til mødet den 4. marts blev udarbejdet en sagsfremstilling, hvorefter Langeland Kommune ønskede at udtræde af bestyrelsen. Dette blev meddelt Boligselskabet med mail samme dag /2978 Kha

2 På Boligselskabets bestyrelsesmøde den 5. februar 2013 blev der orienteret om dette, og bestyrelsen tog med beklagelse beslutningen til efterretning, hvorfor der efterfølgende er udarbejdet forslag til vedtægtsændringer, der reducerer antallet af bestyrelsesmedlemmer fra 7 til 5, der alle vælges på selskabets repræsentantskabsmøde. Efter tilkendegivelsen i Økonomiudvalget den 4. februar 2013, indstillede direktionen til udvalgets møde den 4. marts 2013, at Langeland Kommune udtrådte af bestyrelsen for Boligselskabet Langeland. Indstillingen blev anbefalet af 6 medlemmer af udvalget, idet Knud Gether havde meldt afbud. Habilitet. Indstillingen om udtræden af bestyrelsen skal ikke ses på baggrund af Kommunalbestyrelsens eventuelle inhabilitet i sager, der vedrører Boligselskabet Langeland. Selv i sager, hvor der er tale om inhabilitet, er denne som regel uden betydning for sagernes afgørelse. Til gengæld har indførelsen af den dialogbaserede styring betydet, at tilsynet med selskabet stort set drejer sig om aftaler mellem kommunen og selskabet, hvilket betyder, at kommunen ikke længere alene er tilsyns-myndighed, men nu også aftalepartner. Indstillingen skal derfor ses på baggrund af et ønske om en helt klar opgavefordeling mellem Langeland Kommune og Boligselskabet. Tilsvarende er tilfældet i forhold til Langeland Forsyning, der ejes af kommunen, men hvor de kommunale bestyrelsesmedlemmer er udpeget uden for kredsen af kommunalbestyrelsesmedlemmer. Dialogbaseret styring. Som et centralt element i styringsmodellen skal der organiseres en styringsdialog i form af minimum et årligt tilbagevendende møde mellem kommunen og boligselskabet. Styringsdialogen skal tage udgangspunkt i en dokumentationspakke fra boligselskabet. Formålet med styringsdialogen er: At evaluere boligselskabets virksomhed og resultater i relation til lovens målsætninger. At afklare det fremtidige behov for koordination og indgåelse af aftaler mellem kommunalbestyrelse og boligselskabet. Kommunalbestyrelsen skal på baggrund af dialogen med boligselskabet udfærdige en redegørelse for den gennemførte styringsdialog. Kommunalbestyrelsen skal fortsat varetage traditionelle tilsynsopgaver såsom at føre et legalitets-tilsyn og foretage visse godkendelser, idet en række godkendelseskrav dog er afskaffet. Kommunalbestyrelsen meddeler ligeledes fortsat tilsagn til nybyggeri m.v. Styringsdialogen supplerer disse opgaver. Side 2 af 5

3 Kommunalbestyrelsens indflydelse på boligselskabet via styringsdialog og aftaler er som udgangspunkt baseret på frivillighed mellem parterne. Det er boligselskabet og kommunalbestyrelsens vurderinger af de lokale forhold, som danner grundlag for samarbejdet. Hvis kommunalbestyrelsen imidlertid konstaterer, at boligselskabet ikke overholder loven, herunder dens målsætninger, vil forholdet være omfattet af kommunalbestyrelsens legalitetstilsyn. Kommunalbestyrelsen vil fortsat have mulighed for som led heri at afgive henstillinger, påbud, i yderste konsekvens indsætte en midlertidig forretningsfører etc. Det er kommunalbestyrelsens ansvar at indkalde til mindst ét dialogmøde årligt. Indkaldelse til dia-logmødet skal ske skriftligt og med passende varsel. Fastsættelsen af tidspunktet for afholdelse af dialogmødet skal ses i sammenhæng med den af kommunalbestyrelsen fastsatte frist for aflevering af styringsrapport og tidspunktet for færdiggørelsen af det seneste regnskab. Kommunalbestyrelsen påser desuden, at styringsrapporten afleveres rettidigt Kommunalbestyrelsen offentliggør en redegørelse for den gennemførte styringsdialog på kommunens hjemmeside. Redegørelsen indberettes desuden til det anviste it-system. Redegørelsen skal indeholde: Et referat af drøftelsen mellem boligselskabet og kommunen, hvoraf begge parters vurde-ring af boligselskabets udfordringer og virksomhed fremgår. Det bør herunder fremgå, om boligselskabet gennemfører relevante initiativer i relation til lovens målsætninger. En kort beskrivelse af eventuelle aftaler, som er indgået mellem parterne. Beskrivelsen bør tillige omfatte aftaler, som parterne er enige om efterfølgende at søge indgået. De følgende emner om anbefalinger, gode råd og temaer er hentet fra det vejledningsmateriale som KL og BL har udarbejdet i forbindelse med overgangen til styringsbaseret dialog. Det er aftalt med Boligselskabet Langeland at den styringsbaserede dialog gennemføres fra 2. halvdel af Anbefalinger til den dialogbaserede styring: Boligselskabet skal have en klar indgang til kommunen ansvaret for styringsdialogen skal være placeret ét sted. Der skal ske en løbende forventningsafstemning i styringsdialogen. Styringsdialogen skal have et fremadrettet fokus. Organisering af styringsdialogen skal understøtte målene med styringsdialogen. Styringsdialogen skal forankres tværfagligt. Kommunen skal gennemtænke, hvad der giver mening og på hvilket niveau det giver mening. Side 3 af 5

4 Styringsdialogen skal tænkes som et koordinerende netværk i kommunen. Gode råd til styringsdialogen. Vær opmærksom på, at styringsdialogen eksisterer hele året ikke kun i forbindelse med møderne. Se styringsdialogen som netværksdannelse med en vigtig boligpolitisk partner Find den brændende platform: Hvad er der fokus på i kommunen (økonomi, klima, tryghed etc.), og hvordan kan samarbejdet boligselskabet bidrage positivt til at løse problemerne? Lav partnerskab omkring styringsdialogen internt i kommunen Skab netværk med andre kommuner Inddrag boligselskabet og lad ikke processen gå i stå Skab en uformel dialogform og undgå konfliktsprog (eks. Vi inviterer i stedet for vi indkalder og dialog i stedet for tilsyn) Vær vedholdende Lav forretningsorden og beslutningsreferater. Mødelederen bør ikke samtidig skal være referent. Skab en forventning om, at både kommunen og boligselskabet kommer med en foreløbig melding om, hvilke særlige emner, der skal på dialogmødets dagsorden Giv tid til inputs fra boligselskabet (evt. 4-6uger) Skab en fælles forståelse af, hvad styringsdialogen er og skal bruges til. Beslut om der skal deltage politikere i styringsdialogen Gode temaer til styringsdialogen Dagsordenen til styringsdialogmøderne bør laves i samarbejde med boligselskabet og på tværs af forvaltningerne i kommunen. Nedenstående temaer skal ses som inspiration til dagsordenen. Social Indsats (Boligsocialt arbejde) Økonomi, dispositionsfonde mv. Klima og energi Tryghed Side 4 af 5

5 Markedsføring Tomme boliger Udlejningsregler, anvisning Beskæftigelse Uddannelse Opgangsfællesskaber Udsatte børn og unge Skolelukning i nærområdet Forbedret infrastruktur Nedrivning Grøn pendleraftale Affaldshentning Integration Offentlig transport Nybyggeri Sundhed Tidssvarende boliger vs. Renovering Side 5 af 5