1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 9 1. Introduktion til økonomi Ove Knudsen Introduktion A. Erhvervsøkonomi B. Virksomhedsstyring C. Økonomifunktionen D. Årsafslutning E. Årsregnskabsloven F. Opstilling af årsregnskab G. Produktionsvirksomheder Til gennemsyn Forlaget ' 94 INTRODUKTION Dette kapitel giver en generel introduktion til de erhvervsøko no miske forhold af betydning for aktive virksomheder. Desuden rummer ka pitlet et overblik over opbygningen af virksomhedernes årsregnskaber, herunder selve årsafslutningsfasen samt udarbejdelsen af årsregnskaber for de forskellige virksomhedstyper. I den forbindelse er det naturligt at inddrage sammenhængene til an dre forhold som har indflydelse på virksomhedernes situation og udvikling. Det er målet, at du efter gennemgang af dette kapitel har kendskab til grundlæggende virksomhedsøkonomiske forhold, herunder budgetteringsprocessen samt til udarbejdelse af årsregnskaber.
10 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET A. ERHVERVSØKONOMI I erhvervsøkonomien tænkes alene på den private sektor i modsætning til den offentlige sektor med fx hospitaler og skoler. Den afgørende forskel er, at målsætningerne er forskellige. Målsætningen for en privat virksomhed er gevinst maksimering, og den målsætning afspejler sig derfor i alle økonomiske beslutninger. Gevinstmaksimering Ved gevinstmaksimering forstås en optimering af indtjeningen. Optimering af indtjeningen skal ske over hele levetiden, det vil sige i virksomhedens eller produktets levetid, og der skal således vælges det alternativ med den største indtjening. Forskellige virksomhedstyper Det erhvervsøkonomiske landskab i Danmark inddeles overordnet set efter, hvad virksomhederne laver, og hvem der ejer dem. Der er tale om: Handelsvirksomheder Produktionsvirksomheder Servicevirksomheder Blandede virksomheder Derudover kan man inddele i brancher og eventuelt i eksporteren de eller hjemmemarkedsorienterede virksomheder. I det te afsnit fokuseres alene på de overordnede forhold for virksom hederne. Handelsvirksomheder Handelsvirksomheder er kendetegnet ved, at de køber og sælger de samme varer uden at forædle dem altså uden at gøre varerne mere vær diful de.
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 11 Vareflow i en handelsvirksomhed Leverandør Handelsvirksomhed Kunde Varer Lager Betaling Kreditor Varesalg Varer Faktura Vareforbrug Debitor Betaling Handelsvirksomheder køber hos leverandører og sælger den sam me vare videre enten til andre virksomheder eller til slutbrugeren. Disse virksomheder har derfor kun en lagertype, nemlig færdigvarelageret. Figuren ovenfor viser vareflowet i en handelsvirksomhed. Produktionsvirksomheder En produktionsvirksomhed er kendetegnet ved, at der med udgangspunkt i råvarer med tilførsel af arbejdskraft fremstilles nye, forandrede produkter. Det betyder, som vist i følgende figur, at der her findes forskellige lagre. Afsætningen af produktionsvirksomhedens produkter sker enten til grossistvirksomheder eller til detailvirksomheder. I enkelte tilfælde kan det også ske til slutbrugeren.
12 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET Vareflow i en produktionsvirksomhed Leverandør Produktionsvirksomhed Kunde Råvarer Lager Råvarer Arbejdskraft Betaling Kreditor Løn Fremstilling Lager Færdigvarer Varesalg Varer Faktura Debitor Betaling Variable prod. omkost. Servicevirksomheder Servicevirksomheden er kendetegnet ved, at der udføres arbejdsopgaver for kunderne uden egentlig inddragelse af varer, idet det ikke er varen, men det arbejde som udføres, der er interessant. Der optræder således ikke varelagre i en servicevirksomhed. Figuren på modstående side viser flowet i en servicevirksomhed.
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 13 ISS løser mange forskellige opgaver fx kantinedrift og rengøring. Foto: Udlånt af ISS. Flow i en servicevirksomhed Leverandør Servicevirksomhed Kunde Arbejdskraft Opgave udførsel Løn Omsætning Faktura Debitor Betaling
14 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET Arbejdskraften eller medarbejderne er i denne type virksomhed det afgørende, og fokus er da på medarbejdernes kompetencer til at udføre de pågældende opgaver. Det kan fx være en revisors ud arbejdelse af et regnskab, rengøring af en virksomheds lokaler eller fragt af en virksomheds varer til en kunde. Blandede virksomheder Ofte er virksomheder en blanding af de typer, som er om talt ovenfor. Det kan fx være en tandlæge, der udfører service med tandpleje og samtidig sælger tandbørster mv. Det kan også være en bager, som både sælger eget produceret morgenbrød og morgenaviser. Globaliseringen og den øgede konkurrence i de senere år har be tydet, at virksomhederne forsøger at springe led over i kæden fra produk tionsstedet til slutbrugeren. Internettets udbredelse har givet nye mu ligheder for handel, hvilket presser indtjeningen hos de tra di ti o- nel le virksomheder. De kan derfor blive nødt til at forandre deres struktur, hvis de vil bevare indtjeningen. Hæftelse Går man med tanker om at starte som selvstændig erhvervsdriven de eller at købe en eksisterende virksomhed, er det meget afgørende at være bevidst om, hvilken risiko man i den forbindelse påtager sig. Erfaringen viser nemlig, at selv om man har en god for retningside, er der lang vej til virkeliggørelse af ideen, og der er man ge risici un dervejs. Nogle risici har man selv indflydelse på, andre har man ikke fx kunder, der ikke kan betale. Udefrakommende risici kan bringe virk som heden i en situation, som under de værst tænkelige forhold kan be tyde konkurs. Det er derfor vigtigt at fokusere på hæftelsen, og de for skellige hæftel ses former er: Personlig hæftelse Solidarisk hæftelse Begrænset hæftelse
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 15 Det er ikke nok med en god forretningside Foto: Ole H. Pedersen. Personlig hæftelse betyder, at ejeren hæfter med alt, hvad vedkommende ejer. Der er ikke nogen adskillelse mellem virksomhedens forhold og de pri vate forhold.
16 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET Solidarisk hæftelse betyder, at ejerne hæfter personligt for virksomhedens forpligtelser uanset hvem af ejerne, som har stiftet gæld i virk - somhedens regi. Begrænset hæftelse betyder, at man kun hæfter med det beløb, som er indskudt i virksomheden. Det er altså begrænset, hvad man kan miste, hvis virksomheden går konkurs. Der er her fuldstændig ad skil lelse mellem virksomhedens forpligtelser og de private forpligtel ser. Mange virksomheder begynder som enkeltmandsvirksomhed med personlig hæftelse. Når aktiviteterne forøges, overgår virksomheden til en form med begrænset hæftelse. Tidspunktet, for hvornår virksomheden overgår til en selskabsform, er med de senere års lempelser af kapitalkravene ved etablering rykket længere og længere frem. Derfor må den erhvervsmæssige opbygning overvejes så tidligt som muligt. Ejerformer De mest anvendte ejerformer er vist i figuren på modstående side med en opdeling i offentlige og pri va te ejerformer, som igen kan opdeles i personligt ejede virksomheder samt selskaber. De mest almindelige ejerformer i den private sektor er enkeltmandsvirksomhed samt selskabsformerne anpartsselskab og aktieselskab, hvilket fremgår af de senest tilgængelige tal fra Danmarks Statistik; se oversigten på næstfølgende side. Stati stikken viser også, at der i løbet af de seneste ti år er sket en bevægelse fra enkeltmandsvirksomheden til anpartsselskabsformen. Afgørende for valget af ejerform er først og fremmest behovet for kapital, den ønskede hæftelsesform samt antallet af eje re. De væsentligste egenskaber ved de enkelte ejerformer gennemgås i det følgende.
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 17 Ejerformer Ejerformer Offentlige Private Personligt ejede Kapitalselskaber Interessentskaber Enkeltmands Iværksætterselskaber Anpartsselskaber Aktieselskaber Sidste nyt om selskaber Der er i maj 2013 vedtaget en ændring i selskabsloven, som blandt andet medfører en nedsættelse af kapitalkravet for anpartsselskabet til 50.000 kr. fra de nuværende 80.000 kr. Samtidig indføres en ny ejerform, et iværksætterselskab (IVS). Rent praktisk betragtes et iværksætterselskab som et anpartsselskab, der er i gang med at opbygge sin kapital. Selskabet kan stiftes for 1 kr., og derefter opbygges selskabskapitalen løbende ved, at der opspares 25 % af virksomhedens overskud. Når kapitalen er på mindst 50.000 kr. kan iværksætterselskabet omdannes til et ordinært anpartsselskab, eller der kan udbetales udbytte. De øvrige generelle regler, der gælder for anpartsselskaber, gælder således også for iværksætterselskaber. Ikrafttrædelsestidspunktet for lovændringerne er endnu ukendt.
18 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET Fordeling af ejerformer (Kilde: Danmarks Statistik) 2010 Fordeling Ændring år 2000 10 Enkeltmandsfirma 151.644 51 % 11 % Interessentskab mv. 15.929 5 % 2 % Aktieselskab 31.502 11 % 1 % Fond, forening mv. 13.926 5 % 0 % Anpartsselskab 75.781 25 % 12 % Andelsforening 1.983 1 % 0 % Offentlig myndighed 269 0 % 0 % Anden ejer 7.047 2 % 0 % I alt 298.081 Enkeltmandsvirksomhed Ved denne ejerform hæfter ejeren personligt for alle virksomhedens for pligtelser. På modstående side er vist fordele og ulemper ved enkeltmandsvirksomheden. Interessentskab I/S Hvor to eller flere enkeltmandsvirksomheder går sammen, opstår et interessentskab. Hæftelsen er ikke alene personlig, men tillige so li darisk, hvilket inde bærer, at deltagerne i et interessentskab hæfter for hinanden. De skal der for kende hinanden særdeles godt både menne skeligt og økonomisk. Der bør af samme grund udfærdiges en in teressentskabskontrakt, hvori alle mulige forhold skal beskrives. Processen med udarbejdelsen af denne aftale kan også hjælpe med
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 19 Enkeltmandsvirksomhed fordele og ulemper Fordele Ulemper Nemt at starte Personlig hæftelse Begrænsede formelle krav Ejeren er alene om beslutninger Hurtig beslutningsvej, ejeren skal ikke spørge andre Ejeren er alene om at skaffe kapital/ finansiering til virksomheden Regnskabet skal ikke offentliggøres Ikke krav om revision at afklare og forberede deltagerne mentalt til dette sam ar bej de. Nedenfor er vist fordele og ulemper ved et interessentskab. Interessentskab fordele og ulemper Fordele Ulemper Nemt at starte Personlig hæftelse Begrænsede formelle krav Solidarisk hæftelse Ingen kapitalkrav Deltagerne skal kende hinanden Flere beslutningstagere Risiko for uenighed Flere differentierede kompetencer
20 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET Iværksætterselskab IVS Denne nye selskabsform har begrænset hæftelse i modsætning til de personligt ejede virksomheder samtidig med, at der reelt ikke findes no gen kapitalkrav ved etablering. Til gengæld er der krav om, hvor meget selskabet skal henlægge af overskuddet, indtil der mindst er 50.000 kr. i egenkapital. Reglerne for et iværksætterselskab følger derudover generelt reglerne for et anpartsselskab jf. nedenfor. Selskabet skal endvidere anføre sin ejerform i forbindelse med firmanavnet for at gøre omverdenen opmærksom på den begrænsede hæftelse. Nedenfor er vist fordele og ulemper ved et iværksætterselskab. Iværksætterselskab fordele og ulemper Fordele Ulemper Begrænset hæftelse Krav om henlæggelse af min. 25 % af overskuddet Kapitalkrav 1 kr. Formelle krav Nemt for andre at indskyde kapital Offentliggørelse af ledelse Nemt at handle Offentliggørelse af regnskab Ny ejerform Anpartsselskab ApS Denne selskabsform har også en begrænset hæftelse og ligeledes et krav om, at offentligheden kan få indsigt i selskabets udvikling og
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 21 MT Højgaard A/S er en af Nordens førende bygge- og anlægsvirksomheder. Foto: Udlånt af MT Højgaard. øko nomiske forhold. Dette har en leverandør eksempelvis brug for, forinden vedkommende indgår forretninger med selskabet og dermed påtager sig en risiko for, at kunden ikke kan betale for varen. Nedenfor er vist fordele og ulemper ved et anpartsselskab. Anpartsselskab fordele og ulemper Fordele Ulemper Begrænset hæftelse Kapitalkrav ved etablering 50.000 kr. Kendt struktur Formelle krav Nemt for andre at indskyde kapital Offentliggørelse af ledelse Nemt at handle Offentliggørelse af regnskab
22 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET Aktieselskab A/S I forhold til et anpartsselskab er der for et aktieselskabs vedkommende flere regler, der skal efterleves. Den mest iøjnefalden de forskel er kravet om et større kapitalindskud. Derudover skal der i et aktieselskab også være en bestyrelse eller et tilsynsråd. Aktieselskaber kan vælge en ledelsesform med enten en traditionel bestyrelse eller et tilsynsråd. Forskellen på disse to former er, at bestyrelsen skal varetage selskabets overordnede og strategiske ledelse, hvorimod et tilsynsråd har en kontrollerende funktion. Her er det di rektionen, som varetager selskabets overordnede og stra tegiske ledelse. Nedenfor er vist fordele og ulemper ved et aktieselskab. Aktieselskab fordele og ulemper Fordele Ulemper Begrænset hæftelse Kapitalkrav min. 500.000 kr. Kendt struktur Mange formalia og krav Omverdenen kan have større tillid Nemt at få indskud i et aktieselskab Nemt at handle aktierne, skifte ejere Overblik over de forskellige ejerformer De væsentligste karakteristika ved de forskellige ejerformer er samlet i oversigten på modstående side.
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 23 Oversigt over ejerformer Enkeltmandsvirk. Interessentskab I/S Iværksætterselsk. IVS Anpartsselskab ApS Aktieselskab A/S Antal ejere 1 Min. 2 Min. 1 Min. 1 Min. 1 Ejerbeslutninger træffes af Ejeren alene Ejerne; væsentlige beslutninger kræver enighed Generalforsamlingen med over halvdelen af stemmerne eller 2/3 flertal Generalforsamlingen med over halvdelen af stemmerne eller 2/3 flertal Generalforsamlingen med over halvdelen af stemmerne eller 2/3 flertal Ledelse Ingen lovkrav Ingen lovkrav Direktion og eventuelt bestyrelse el. tilsynsråd Direktion og eventuelt bestyrelse el. tilsynsråd Direktion og bestyrelse el. tilsynsråd Hæftelse Personlig og ubegrænset Personlig, ubegrænset og solidarisk Begrænset til den indskudte selskabskapital Begrænset til den indskudte selskabskapital Begrænset til den indskudte selskabskapital Startkapital Ingen lovkrav Ingen lovkrav Min. 1 kr. Min. 25 % af selskabskapitalen dog altid min. 50.000 kr. Min. 500.000 kr. med indbetaling af min. 25 % af selskabskapitalen Henlæggelse af overskud Min. 25 % af overskuddet opspares indtil kapitalen er min. 50.000 kr. Bogføring Ja Ja Ja Ja Ja Årsrapport Nej Nej, hvis ejerne er fysiske personer Ja, og offentliggøres Ja, og offentliggøres Ja, og offentliggøres Skat Personskattereglerne, virksomheds- eller kapitalafkastordningen Personskattereglerne, virksomheds- eller kapitalafkastordningen Selskabsskattereglerne Selskabsskattereglerne Selskabsskattereglerne Love og regler Generelle love og regler fx bogføringslov, virksomhedsskattelov Generelle love og regler fx bogføringslov, virksomhedsskattelov Selskabsloven samt generelle love og regler fx bogføringslov Selskabsloven samt generelle love og regler fx bogføringslov Selskabsloven samt generelle love og regler fx bogføringslov
24 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET B. VIRKSOMHEDSSTYRING Et levedygtigt produkt, et koncept eller en ide er selvfølgelig forudsætningen for eksistensen af en virksomhed. Derudover er det af gøren de, hvordan dette forretningsgrundlag virkeliggøres eller med andre ord: Hvordan skabes der værdi? Det udgør baggrunden for at gø re sig tanker om strategien i en virksomhed altså at finde et system for, hvordan virksomheden virkeliggør sine ideer. Strategi Behovet for og indholdet i en strategi stiger i takt med virksomhedens størrelse og kompleksitet. Der eksisterer naturligvis mange små virk somheder, hvor det mere eller mindre giver sig selv, hvad virksom hedens overordnede strategi er. Selve processen med udarbejdelsen af en strategi skal ikke gennemgås her nedenstående figur giver dog et overblik over sammenhængene i en virksomheds strategiske forhold. Virksomhedens strategi Vision Værdier Strategiplan Handlingsplan Handlingsplan Handlingsplan Mål Mål Mål Mission Budget
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 25 Mission udtrykker virksomhedens eksistensgrundlag og hvad den skal leve af. Missionen skal give svar på, hvem kunderne er, hvad der skal laves, og hvordan det skal gøres. Vision udtrykker den position, virksomheden ønsker at nå ude i fremtiden. Visionen giver et langsigtet fremtidsbillede af virksomheden, og svarer dermed på, hvor den skal hen. Værdierne udtrykker de holdninger eller adfærdsregler, som alle i virksomheden skal efterleve i bestræ bel serne for at realisere visionen og målene. Det er således retningslinjer for, hvordan medarbejderne og ledelsen skal handle. Mål udtrykker en fremtidig tilstand i overensstemmelse med missionen og visionen. Mål skal være konkrete og tidsbestemte. Implementering Det er selvfølgelig ikke nok at have en beskrivelse af virksomhedens overordnede strategi strategien skal implementeres, og hvordan gør man så det? Strategiplan Virksomheden udarbejder en strategiplan, i hvilken den overordnede be skrivelse for virkeliggørelsen af mission, vision og mål nedfældes. Det er normalt, at planen gælder for en længere pe ri ode, typisk tre år, og derfor kan den ikke indeholde detaljer pla ner for realisatio nen af visionen og målene. Handlingsplan Til realisationen af målsætning udarbejdes herefter handlings planer, som er detaljerede beskrivelser af det, der konkret skal ske og nås i den kommende periode. Handlingsplaner indeholder altså konkrete mål for de enkelte funktioner i en virksomhed, som vil kunne bruges i den interne opfølgning. Det vigtigste i en handlingsplan er dog, hvordan og hvad man vil gøre for at nå må le ne. En egentlig økonomisk konsekvensbeskri-
26 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET Mål og budget hænger sammen Foto: Ole H. Pedersen. vel se af de besluttede aktiviteter er ikke del af handlingsplanen, men handlingsplanerne er forudsætningen for udarbejdelsen af virksomhedens budgetter. Hvis ikke en virksomhed har gjort sig nog le overvejelser om vejen til at nå målene, er det svært at udarbejde et realistisk budget. Budgettering En virksomheds budget er udtryk for de økonomiske konsekvenser af handlingsplanerne og dermed virkeliggørelsen af målene. Budgettet bruges også til koordinering af processerne internt i virksomheden herunder fordeling af ansvar samt til motivation af medarbejderne. Forudsætningen, for at medarbejderne bliver motivere de, er netop denne inddragelse i processen.
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 27 Budgetopbygning Balancebudget Resultatbudget Likviditetsbudget Kapacitetsomkostningsbudget Aktivitetsbudget Investeringsbudget Financieringsbudget Markedsføringsbudget Afsætningsbudget Debitor Kreditor Lager Et budget omfatter flere elementer og områder, og sam men hæn gene mellem disse er vist i figuren ovenfor. Budgetopfølgning At virksomheden udarbejder handlingsplaner og budgetter er absolut en god begyndelse, men det interessante er, om hand lingsplanerne og budgetterne realiseres. Dette undersøges, ved at sam menligne planer og budgetter med de realiserede da ta der er op stillet mål for. Opstår der afvigelser mellem det forventede og det realiserede, vil der natur ligvis være behov for at finde forklaringer på årsagerne her-
28 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET til. Det viser sig måske nødvendigt at tilpasse hand lingsplanerne og dermed bud gettet for at kunne indfri fremtidige for vent nin ger. C. ØKONOMIFUNKTIONEN Dette afsnit gennemgår en økonomifunktions forskellige op ga ve niveau er og funktioner. Økonomifunktions rolle En økonomifunktions opgaver varierer afhængig af virksomhedens størrelse og behov. Fra den lille virksomhed, hvor ægtefællen klarer bogføringen og gør regnskabet klar til revisoren, til den mindre virksomhed med en fuldtids bogholder, som tillige klarer lønafregning, moms og afgifter. Endelig er der de mellemstore og store virksomheder med flere medarbejdere beskæftiget i økonomifunktionen, hvor alle funktionerne dækkes af interne ressourcer. Virksomhedens revisor eller rådgiver inddrages ofte i beslutningerne og fungerer dermed som en sparringspartner. Økonomifunktions opgaver Opgaverne i økonomistyring kan inddeles i føl gen de områder: Aktivitetsstyring Kapacitetsstyring Finansiel styring Med aktivitetsstyring tænkes på de afsætningsrettede aktiviteter inden for fx markedsområder, kundekategorier og produkt er. Fokus er på udnyttelse af virksomhedens kapacitet og ressour cer på den mest optimale måde. Det kan fx være fokus på af sætnin gen til det private segment i stedet for til andre virksomheder, hvis det giver et stør re dækningsbidrag. Kapacitetsstyring går ud på at udnytte den til rådighed værende kapa citet til de bedste afsætningsmuligheder. Det kan fx være, hvordan en ledig kapacitet i produktionsapparatet udnyttes bedste muligt.
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 29 Økonomistyringens opgaver Aktivitetsstyring Markedsområde Markedsføring Produkt/Pris Kapacitetsstyring Ressourcer Fordeling Anskaffelse Finansiel styring Kapitalanvendelse Kapitalfremskaffelse Likviditet Den finansielle styring af en virksomhed har til opgave at fremskaffe den bedst mulige og billigste finansiering til virksomhedens aktiviteter. I afvejningen heraf er det ikke kun et spørgsmål om den bil ligste finansieringskilde det er også nødvendigt at kigge på øv ri ge vilkår såsom sikkerhed, opsigelse og afvikling. Figuren ovenfor viser økonomistyringens opgaver. Sammenhæng Til daglig griber de tre styringsområder naturligvis ind i hinanden. Fx er en virksomhed nødt til for at leve op til handlingsplanen for afsætning til private kunder at investere i en udvidelse af kapaciteten med en ny maskine. Dette forhold indgår i udviklingen af markedet det vil sige på aktivitetsområdet og i kapacitetsområdet ved anskaffelse og udnyttelse af maskinen samt i det finansielle område ved fremskaffelse af kapital til investeringen.
30 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET Funktion Uanset hvorledes økonomifunktionen indplaceres i virksomhedens or ganisation, er det en central funktion, som anvendt på den rigtige må de vil kunne yde et væsentligt bidrag til udviklingen af virksomheden. I udviklingen af virksomhedens forretning indgår naturligvis økono mifunktionens viden om og kendskab til den eksisteren de forretning og rentabiliteten heraf. Den viden er essentiel for vur de rin g af mulige alternative forretninger, hvorfor funktionen i hø j grad kan fungere som støttefunktion og sparringspartner for virksomhedens ledelse (direktion og bestyrelse) ved siden af løsningen af de daglige opgaver. Denne udvidelse af funktionsområdet skaber naturligvis behov for, at medarbejderne er udstyret med en bredere viden om virksomheden og indsigt i det, som er forudsætning for de økonomiske transaktioner fx virksomhedens strategi og handlingsplanerne. ERP systemer Et vigtigt redskab for virksomheder selv de mindste er et funkti onelt og sikkert ERP system. ERP er en forkortelse for Enterprise Resource Planning, som dækker alle virksomhedens styringsområder fra indkøb til salg, det vil sige et indkøbsmodul, lagerstyringsmodul, produktionsstyringsmodul, salgsmodul, kundemodul samt ikke mindst et finansmodul. Det kan lyde meget ambitiøst, men et sådant system skal selvfølgelig skaleres til den enkelte virksomheds behov og kompleksitet. Valg af den rigtige løsning bør baseres på, at systemet kan vokse med virksomheden systemet skal altså være fleksibelt med mulighed for igangsætning af moduler, efterhånden som behovene opstår. Et optimalt valg indebærer endvidere leverancesikkerhed forstået som forventningen om fremtidig opdatering og udvikling af systemet. Alle virksomheder med bare et mindre behov for bogføringsopgaver kan med fordel benytte et elektronisk bogføringssystem. Dels er
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 31 tilgængeligheden fx en online version via en browser og brugervenligheden blevet forbedret, dels er omkostningerne overkommelige selv for små virksomheder. Systemer I dag er det mest anvendte økonomisystem C5 www.c5online.nu med storebroderen NAV www.navonline.nu Lignende systemer er eksempelvis e-conomics www.economics.dk og SAP www.sap.com/denmark. D. ÅRSAFSLUTNING De daglige bogføringer året igennem er grundlaget for udarbejdelsen af virksomhedens årsregnskab samt eventuelle perioderegnskaber fx et kvartalsregnskab. De fleste virksomheder er på den ene side forpligtet til at aflægge et regnskab, og på den anden side selv interesseret i at få afsluttet en periodes anstrengelser og få præsenteret resultatet for fx ejerne. Inden et årsregnskab kan præsenteres, er det dog nødvendigt at lave en række for beredelser. Planlægning Starten på virksomhedens regnskabsafslutning er udarbejdelse af en plan, hvilket sædvanligvis foregår i samarbejde med virksomhedens re visor. Planen skal omfatte, hvad der skal foretages, hvilken do kumen tation der skal fremfindes, og hvordan arbejdet skal udføres. Arbejdet med regnskabsafslutningen indeholder normalt som minimum følgende punkter: Afstemning af beholdninger, konti Afstemning af løn
32 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET Afstemning af debitorer Afstemning af kreditorer Afstemning af gæld Afstemning af moms Afstemning af øvrige aktiver Afstemning af øvrige passiver Optælling af lager herunder opgørelse af vareforbrug Periodiseringer Afskrivninger Alle disse punkter bliver ikke gennemgået her der bliver foku seret på de mest almindelige problemstillinger som periodisering, op gørelse af lager og dermed vareforbruget samt afskrivninger. Periodiseringer Ved aflæggelse af et regnskab og dermed opgørelsen af en periodes ind tægter og omkostninger skal de indtægter og omkostninger, som reelt tilhører den pågældende periode, medtages. Derfor skal bogføringen gennemgås for at sikre korrekt tidsmæssig placering af indtægter og omkostninger. Kriteriet for indregning af de enkelte poster er enten, hvornår leveringen er sket, eller hvornår omkostningen er brugt. Det er således ligegyldigt, hvornår betalingen sker. Efterposteringer Virksomheder har normalt en deadline for, hvor lang tid man kan bogføre i den forrige regnskabsperiode, og det er først i de tilfælde, hvor man er ude over denne frist, at der kan blive tale om efterposteringer. Modtages fx en faktura den 10. januar med en datering den 30. de cember, men inden for fristen for bogføring, registreres denne faktura med datoen den 30. december i økonomisystemet.
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 33 Bogført for lidt Har virksomheden haft et forbrug i en tidligere periode, skal omkost ningen hertil medtages, uanset om fakturaen er modtaget eller ej, da forbruget er sket i en tidligere periode. Ligeledes skal leverede, men endnu ikke fakturerede varer medregnes. Det samme princip om medregning gælder, når virksomheden har en større ordre som af gode grunde ikke kan leveres, men hvor det vil give et misvisende billede af virksomhedens situation, såfremt der ikke medregnes en del af ordren i regnskabet. Et andet typisk eksempel på skyldige omkostninger er revisorhonora ret. Dette hører naturligvis under det afsluttede regnskabsår, hvorfor det skal medregnes her som en omkostning og modposteres un - der an dre kreditorer i den kortfristede gæld. Det principielle forløb for denne type periodisering er vist i nedenstående figur. Periodisering: Bogført for lidt 31/12 Bogføring Betaling Forbrug Debet Omkostningskonto Kredit Kreditor
34 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET Ved indregning er det lige meget, hvornår betaling er sket. Foto: Ole H. Pedersen. Bogført for meget I de tilfælde, hvor en omkostning er bogført, men ikke forbrugt i den samme periode, skal der naturligvis foretages en korrektion. Det sker ved at formindske den relevante omkostningskonto og foretage en modpostering på periodeafgrænsningskontoen under aktiver ne. Et eksempel på forudbetalte omkostninger kan være forsikringer, som normalt forudbetales for et år ad gangen. Den del af omkostningen, som hører til i det nye år, skal derfor aktiveres og modposteres på omkostningskontoen. Det principielle forløb for denne type periodisering er vist i figuren på modstående side.
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 35 Periodisering: Bogført for meget 31/12 Bogføring Betaling Forbrug Debet Kredit Den direkte metode Ved anvendelse af den direkte metode bogføres vareforbruget lø bende altså sam tidig med, at varesalget sker. Herved nedbringes lage- Periodeafgrænsningskonto Omkostningskonto Ny periode Hvor der er bogført for meget, tilbageføres de foretagne periodiseringer efter afslutningen af regnskabsåret. Vareforbrug En optælling af det fysiske lager en såkaldt status er nødvendig mindst en gang om året, men bør ske oftere, afhængig af den enkelte virksomheds kompleksitet og omsætningshastigheden på lageret. Optælling skal foretages, uanset hvilken metode virksomheden anvender til opgørelse af vareforbruget, som kan være enten en direk te eller en indirekte metode. Specielt ved brug af den indirekte me tode spiller værdiansættelse af ultimolageret en afgørende rolle for op gø rel sen af varelagets værdi. De forskellige metoder beskrives nedenfor.
36 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET rets vær di løbende i takt med salget, og det er derfor nødvendigt at ken de kostprisen for va rerne. Metoden anvendes oftest ved handelsvirksomheder eller ved produktion af større enheder. Registrering af vareforbrug Et lastbilværksted anvender stregkoder som en integreret del af dets økonomisystem. Alle medarbejdere, ordrer og reservedele har hver sin stregkode. Medarbejderen indlæser sin egen kode og ordrens kode ved påbegyndelse af opgaven og registrerer ligeledes stegkoden for anvendte reservedele ved afhentning på lagret. Herfra dannes automatisk en faktura til kunden med den anvendte arbejdstid og de anvendte reservedele. Samtidig nedbringes lageret med kostprisen for reservedelene og modposteres på vareforbruget. Resultatet er en automatisk bogføring, uden at de administrative funktioner skal ind over. Den indirekte metode Ved anvendelse af den indirekte metode opgøres vareforbruget indirekte efter følgende princip: Lager primo + Varekøb = Saldo på lagerkonto, ultimo Optalt lager ultimo = Vareforbrug Værdien af ultimolageret har således afgørende betydning for størrelsen af periodens vareforbrug. Derfor skal der fokuseres på værdiansættelsen af lageret, og hvilke metoder som kan anvendes hertil. At værdien af lageret er betydningsfuldt for virksomhedens resultat kan skitseres ved de to figurer på modstående side.
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 37 Lageropgørelsens påvirkning af resultatet Høj lagerværdi Høj lagerværdi Lavere vareforbrug Større bruttofortjeneste Større aktiver Større resultat Større egenkapital Lageropgørelsens påvirkning af resultatet Lav lagerværdi Lav lagerværdi Større vareforbrug Lavere bruttofortjeneste Lavere aktiver Lavere resultat Lavere egenkapital Værdiansættelsesprincipper Værdien af et lager findes ganske enkelt som: Værdi lager ultimo = Antal optalte enheder enhedsværdi og summeret over alle de enkelte enheder, som findes på lageret.
38 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET Værdien af et varelager har stor betydning. Foto: Ole H. Pedersen. Dette faktum medfører selvfølgelig overvejelser over, hvilken enheds vær di eller rettere hvilket princip der skal benyttes. Der er mulighed for at anvende følgende metoder: Anskaffelsespris FIFO Vejet gennemsnitspris Realisationspris Anskaffelsesprisen er den faktiske kostpris for varen. FIFO står for First In First Out. Varer, som er indkøbt først, for - bruges også først. Lagerets værdi består herved af kostprisen for de ikke solgte varer altså de varer, som sidst er indgået på lageret.
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 39 Lagerets værdiansættelse Anskaffelsespris/enheder FIFO Vejet gns. Realisationsværdi Optælling Optalte enheder Enhedsværdi kr. 10.000 10,00 10.000 12,50 10.000 11,00 10.000 9,00 Værdi tkr. 100 125 110 90 Lager tkr. Primo + Køb Til disposition Ultimo 100 800 900 100 100 800 900 125 100 800 900 110 100 800 900 90 = Vareforbrug tkr. 800 775 790 810 Omsætning Vareforbrug 1.000 800 1.000 775 1.000 790 1.000 810 Bruttofortjeneste tkr. 200 225 210 190 Vejet gennemsnitspris betyder gennemsnitsprisen for de indkøbte varer i pe rioden. Realisationsprisen er den aktuelle dagsværdi af varerne på lageret. Anvendelse og forskelle mellem de forskellige metoder ses af oversigten ovenfor. Oversigten viser desuden konsekven ser ne af forskellige enhedsværdier for bruttofortjenestens størrelse. Virksomheden kan frit vælge den metode, der passer bedst til dens aktivitet. Det må dog kræves, at den valgte metode er med til at give et korrekt billede af virksomheden situation, idet der skal tages hensyn til varernes forgængelighed, anvendelse, genanskaffelsespris o.l.
40 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET Afskrivninger Aktiver, som anvendes i mere end et år, betegnes som anlægsaktiver, hvorfor der skal afskrives på disse aktiver. Afskrivning og scrapværdi Når man afskriver, fordeler man investeringssummen på aktivets levetid. Størrelsen af afskrivningen påvirkes blandt andet af anvendelsesgraden, nedslidningen, teknologisk forældelse og af aktivets aktuelle værdi. Scrapværdien er den værdi, aktivet kan realiseres til ved udløb af levetiden. Ved afskrivning benyttes typisk en af følgende metoder: Den lineære metode Saldometoden Der skal ved anskaffelsen af aktivet udarbejdes en afskrivningsplan, som beskriver den valgte metode, levetiden samt en eventuel scrapværdi. Den lineære metode Ved den lineære metode beregnes den årlige afskrivning som: Årlig afskrivning = Kostpris Scrapværdi Levetid I figurerne på modstående side illustreres metodens årlige afskrivning samt forløbet af aktivets værdi. Det fremgår, at de årlige af skrivninger er konstante, og at aktivets værdi falder med lige sto re be løb hvert år. I praksis er den lineære metode nem at anvende, og den vælges derfor ofte.
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 41 Den lineære afskrivningsmetode Årets afskrivning 20.000 16.000 12.000 8.000 4.000 0 1 2 3 4 5 6 Den lineære afskrivningsmetode Bogført værdi 100.000 80.000 60.000 40.000 20.000 0 1 2 3 4 5 6
42 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET Saldometoden Årets afskrivning 10.000 9.000 8.000 7.000 6.000 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000 0 1 2 3 4 5 6 Saldometoden Værdi ultimo 25.000 20.000 15.000 10.000 5.000 0 1 2 3 4 5 6
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 43 Saldometoden Ved saldometoden afskrives der hvert år ud fra en fast procentdel af aktivets værdi primo det pågældende år efter følgende formel: Årlig afskrivning = Bogført værdi primo Afskrivningsprocent 100 Det ses af figurerne på modstående side, at de årlige afskrivningsbeløb bliver mindre og mindre, hvorved aktivets værdi falder mest i værdi i begyndelsen af afskrivningsperioden. Metoden anvendes i de tilfælde, hvor aktiverne hurtigt falder i værdi det gælder fx for IT-udstyr og biler. Bogført værdi og akkumulerede afskrivninger Den bogførte værdi er udtryk for den værdi, der fremgår af virksom hedens regn skab. Værdien bestemmes efter denne formel: Bogført værdi = Kostpris Akkumulerede afskrivninger De akkumulerede afskrivninger er de samlede afskrivninger foretaget siden anskaffelsen af aktivet, altså summen af de hidtidige årlige afskrivninger. Regnskabspåvirkning Ved fastlæggelse af den relevante afskrivningsmetode spiller forhold ind som forventet levetid, scrapværdi samt anvendelsesgraden. Den valgte afskrivningsmetode har igen indflydelse på de regn skabsmæs sige resultater, som det ses af de to figurer på følgende side.
44 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET Afskrivningernes regnskabspåvirkning Store afskrivninger Store afskrivninger Lavt resultat Lave aktiver Lav egenkapital Afskrivningernes regnskabspåvirkning Små afskrivninger Små afskrivninger Større resultat Store aktiver Stor egenkapital Afslutningsprocessen Når de nævnte forberedelser til årsregnskabet er ovre, resterer færdiggørelse og fordeling ved hjælp af et afslutningsark. Selve processen og formålet med anvendelsen af et afslutningsark er skitseret i figuren på modstående side. Afslutningsarket er et praktisk redskab til at håndtere efterposteringer og fordeling af saldi på resultatopgørelsen og balancen. Opbygningen af afslutningsarket er gengivet i figuren på næstfølgende side begreberne saldobalance, efterposteringer, resultatopgørelse og balance omtales i det følgende.
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 45 Det er vigtigt at holde tungen lige i munden ved årsafslutningen. Foto: Ole H. Pedersen. Afslutningsprocessen Saldo balance Verifikation og efterposteringsbilag Resultatopgørelse Opstilling i afslutningsark + Efterposteringer i afslutningsark Fordeling af saldi Resultat beregnes Balance Fordeling af saldi Resultat
46 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET Afslutningsark Saldobalance pr. 31/12 år X Efterposteringer Resultatopgørelse Balance Kontonr. Kontonavn Debet Kredit Debet Kredit Omkostninger Indtægter Aktiver Passiver 1100 Varesalg 1.000.000 2100 Vareforbrug 400.000 3100 Salgsfremmende omkostninger 35.000 3200 Lokaleomkostninger 27.360 3400 Bilers driftsomkostninger 3.450... 14290 Andre kreditorer 406 Sum 773.449 773.449 57.000 57.000 700.000 1.000.000 1.500.000 1.200.000 Årets resultat 300.000 300.000 1.000.000 1.000.000 1.500.000 1.500.000
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 47 Saldobalance Grundlaget for at lave afslutningsarket er et udtræk af en sal dobalance fra økonomisystemet med resultatet af alle bog fø rin ger ne i årets løb. Nogle bogføringssystemer har mulighed for direkte at overføre saldi ene til et afslutningsark hvis ikke, er det nødvendigt at indtaste op lys ningerne i et regneark. Efterposteringer Efterfølgende indtastes de aktuelle efterposteringer som omtalt tidligere. Det skal således besluttes, hvilke der skal medtages, og hvordan de skal posteres i afslutningsarkets kolonne med efterposteringer. Summen af disse debiteringer og krediteringer skal naturligvis stem me, det vil sige være ens. Det er også i disse kolonner, at opgørelsen af momsregnskabet og af vareforbruget skal foretages. Selv om efterposteringerne foretages i afslutningsarket, skal de også bogføres i økonomisystemet for at undgå differencer. Resultatopgørelse Efter behandling af efterposteringer skal den nye saldo placeres under en ten resultatopgørelsen eller balancen alt afhængig af den enkelte kontos tilhørsforhold. Den nye saldo fremkommer ved: Ny saldo = Gammel saldo fra saldobalancen +/ efterposteringer Forskellen mellem omkostninger og indtægter er således virksomhedens overskud eller underskud. Beløbet placeres i den side med det mindste tal, hvorefter kolonnerne stemmer. Resultatet skal ligeledes modposteres under balancekolonnen for senere at få balancen til at stemme, hvilket er illustreret i figuren på følgende side.
48 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET Placering af overskuddet i afslutningsarket Resultatopgørelse Resultatopgørelse Balance Balance Omkostninger Indtægter Aktiver Passiver Sum 12.000 15.000 Resultat 3.000 3.000 Afstemning 15.000 15.000 Balance Efter de samme principper som anvendt ved resultatopgørelsen placeres de nye saldi på kontiene tilhørende balancen. Årets resultat er en del af egenkapitalen, men dette tillægges først ved udarbejdelsen af selve balancen. Endelig skal det naturligvis fremhæves, at de nye saldi i balancen er virksomhedens ultimo saldi og samtidig primo saldiene i den kommen de regnskabsperiode. E. ÅRSREGNSKABSLOVEN Årsregnskabsloven rummer de regler, som skal efterleves vedrørende blandt andet aflæggelse og opstilling af virksomhedens regnskab. Disse regler gælder dog alene for regnskaber, som benyttes uden for virksomheden, det vil sige eksternt, da man internt kan anvende de opstillinger og metoder, der er brug for. Som det første skal virksomheden vide, hvilke regler den er omfattet af. Svaret herpå fremgår af årsregnskabslovens opdeling i regnskabsklasser, som foretages efter virksomhedens ejerform og størrelse. Hovedprincippet er, at jo større en virksomhed er, jo flere regler skal følges. I et senere kapitel gennemgås de præ cise reg ler og krav til aflæggelsen af virksomhedens regnskab.
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 49 For læseren af et regnskab er det vigtigt, at man kan stole på det, som fremgår af regnskabet. Et regnskab skal med andre ord give et ret vi sen de billede af virksomhedens økonomiske forhold og finansielle stilling. Grunden til dette er, at andre skal have mulighed for at for holde sig til eventuelle økonomiske risici, før der indgås aftaler med den pågældende virksomhed. F. OPSTILLING AF ÅRSREGNSKAB I årsregnskabslovens bilag er der angivet de metoder, som virksomhederne kan anvende til opstillingen af regnskabet. Resultatopgørelsen skal opstilles i beretningsform enten som artsopdelt eller funktionsopdelt. Balancen derimod kan aflægges i enten beregningsform eller i kontoform, men i praksis anvendes næsten kun kontoformen. I det følgende gennemgås disse opstillingsmuligheder. Den form, den enkelte virksomhed vælger at anvende, bestemmes dels af virksomhedstypen, dels af branchen. Derudover spiller det ønskede informationsniveau hos virksomhedens interessenter og regnskabslæsere selvfølgelig ind. De værdier, som skal placeres i resultatopgørelsen, balancen eller noterne, er saldiene fra afslutningsarket, hvor fordelingen i kontiene tilhørende enten resultatopgørelsen eller balancen er foretaget. Resultatopgørelse At opstille resultatopgørelsen i beretningsform indebærer, at der udarbejdes forskellige mellemregninger, inden årets resultat fremkommer. Denne opstillingsform har en god informationsværdi og giver mu lighed for sammenligning med tidligere år. I en artsopdelt resultatopgørelse se figuren på følgende side fordeles omkostningerne efter art. Det vil sige efter hvad de er brugt til. Det kan eksempelvis være vareforbrug, personaleomkostninger, afskrivninger eller renter. Denne form anvendes typisk i handels- og
50 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET Artsopdelt resultatopgørelse Resultatopgørelse for 201x i tkr. Note Nettoomsætning 29.581 Vareforbrug 19.035 Bruttofortjeneste 10.546 1 Andre eksterne omkostninger 4.523 2 Personaleomkostninger 4.313 Indtjeningsbidrag 1.710 3 Afskrivninger 398 Resultat før finansielle poster 1.312 + Finansielle indtægter 3 Finansielle omkostninger 240 Resultat før skat 1.075 Skat af årets resultat 224 Resultat 851 servicevirksomheder, da der ikke er tale om en forøgelse af varens værdi hos virksomheden. I modsætning hertil bruger produktionsvirksomheder ofte en funktionsopdelt resultatopgørelse se figuren på modstående side hvor omkostningerne fordeles efter, hvem der forbruger dem. Typisk opereres der med følgende funktionsområder: Produktion Distribution (salg) Administration Det betyder, at alle virksomhedens omkostninger fordeles på hver af disse funktioner efter fastsatte fordelingsnøgler. Fx kan lo ka le omkostninger fordeles på de enkelte funktionsområder efter det benyttede are al i forhold til det samlede areal.
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 51 Lokaleomkostninger fordeles blandt andet på funktionsområder. Foto: Ole H. Pedersen. Funktionsopdelt resultatopgørelse Resultatopgørelse for 201x i tkr. Note Nettoomsætning 54.400 1 - Produktionsomkostninger 33.084 Bruttoresultat 21.316 2 - Distributionsomkostninger 7.979 3 - Administrationsomkostninger 8.170 Resultat før finansielle poster 5.167 + Finansielle indtægter 210 - Finansielle omkostninger 610 Resultat før skat 4.767 - Skat af årets resultat 1.000 Resultat 3.767
52 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET Posten Produktionsomkostninger indeholder blandt andet de variable produktionsomkostninger, som består af omkostningen til råvarer og den til produktionen anvendte timeløn. Det vil sige de samlede omkostninger for fremstillingen af produkterne. Det betyder samtidig, at virksomhedens kontoplan skal være væsentlig større end ved en artsopdelt resultatopgørelse, ud over at der skal være en større akkuratesse ved bogføringen af de enkelte bilag. Balance De fleste virksomheder opstiller balancen i kontoform, hvorfor denne metode alene beskrives. Opstillingsmetoden inddeler posterne i ak tiver (kapitalanvendelse) og passiver (kapitalfremskaffelse) som figuren nedenfor viser. Balance pr. 31.12.201x i tkr. Note AKTIVER Note PASSIVER Anlægsaktiver Egenkapital 4 Biler 7.680 Aktiekapital 2.000 5 Inventar 2.100 Reserver 4.180 I alt 9.780 Overført overskud 3.449 Omsætningsaktiver I alt 9.629 Varelagre 6.920 Hensættelser Tilgodehavender 3.900 Udskudt skat 234 Likvide beholdninger 130 Gældsforpligtelser I alt 10.950 Langfristet gæld 1.100 Kortfristet gæld Afdrag, langfristet gæld 100 Kassekredit 2.675 Leverandører af varer 3.900 6 Anden kortfristet gæld 3.092 I alt 9.767 Gældsforpligtelser i alt 10.867 Aktiver i alt 20.730 Passiver i alt 20.730
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 53 Noter Noter anvendes af hensyn til overskueligheden i resultatopgørelsen og balancen, hvor der med henvisning herfra i noterne kan være en større detaljeringsgrad. Indholdet af noterne til de forskellige typer af regnskaber kan bedst illustreres ved eksemplerne i følgende tre figurer. Der kan naturligvis i praksis være behov for andre noter end de, der er medtaget her, men princippet for anvendelsen er ikke anderledes. Noter til artsfordelt resultatopgørelse tkr Note 1: Andre eksterne omkostninger Salgsfremmende omkostninger Lokaleomkostninger Kassedifferencer Bilers driftsomkostninger Øvrige omkostninger I alt 1.420 1.870 10 434 789 4.523 Note 2: Personaleomkostninger Lønafregning ATP-bidrag Øvrige personaleomkostninger I alt 4.214 60 39 4.313 Note 3: Afskrivninger Biler Inventar I alt 298 100 398
54 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET Noter til funktionsfordelt resultatopgørelse tkr Note 1 Produktionsomkostninger Råvarer 8.654 Arbejdsløn 17.555 Gager 300 Husleje 2.841 Kontorhold 234 Diverse 1.200 Afskrivninger 2.300 I alt 33.084 Note 2 Distributionsomkostninger Gager 3.976 Husleje 1.456 Reklame 1.532 Kontorhold 543 Diverse 345 Afskrivninger 127 I alt 7.979 Note 3 Administrationsomkostninger Gager 3.678 Husleje 1.787 Kontorhold 1.000 Diverse 905 Afskrivninger 800 I alt 8.170
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 55 Noter til balancen tkr Note 4: Biler Kostpris primo + Årets tilgang Kostpris ultimo Akkumulerede afskrivninger primo + Årets afskrivning Akkumulerede afskrivninger ultimo Bogført værdi 10.020 300 10.320 2.240 400 2.640 7.680 Note 5: Inventar Kostpris primo + Årets tilgang Kostpris ultimo Akkumulerede afskrivninger primo + Årets afskrivning Akkumulerede afskrivninger ultimo Bogført værdi 5.250 75 5.325 2.705 520 3.225 2.100 Note 6: Anden kortfristet gæld Skyldigt ATP-bidrag Skyldigt AM-bidrag Skyldig A-skat Momsafregning Andre kreditorer I alt 27 84 258 755 1968 3092
56 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET G. PRODUKTIONSVIRKSOMHEDER Produktionsvirksomheder adskiller sig blandt andet ved et særligt be hov for håndtering af vareflow og behandling af løn. Disse poster påvirker blandt andet de variable produktionsomkostninger og lagrenes værdi, og derfor er det væsentligt, at disse behandles korrekt bå de i den daglige bogføring og ved udarbejdelse af årsregnskabet. Vareflowet En produktionsvirksomhed fremstiller pro dukter ud fra råvarer ved tilførsel af først og fremmest arbejdskraft det vil sige arbejdsløn (jf. figuren i afsnit A). Dette betyder flere mellemstationer i processen fra råvarens modtagelse til det færdige produkt er klart til kunderne som vist i figuren nedenfor. Det indebærer derfor mindst tre forskellige varelagre, som skal værdiansættes: et råvarelager, et lager til varer under frem stilling samt et færdigvarelager. Lagre i en produktionsvirksomhed Indkøb Råvarer og materialer Produktion Varer under fremstilling Færdigvarer Salg Arbejdsløn Vedrørende selve værdiansættelsesprincipperne for et lager henvises til et tidligere afsnit, som beskriver konsekvenserne ved anvendelse af de forskellige metoder hertil.
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 57 Arbejdsløn er en stor post i en produktionsvirksomhed. Foto: Udlånt af Novo Nordisk A/S. Ud over bogføring af råvarerne udgør bogføring af lønnen et væ sentligt punkt i en produktionsvirksomhed. Anvendes et funktions opdelt regnskab, som produktionsvirksomheder ofte anvender, skal omkostninger (herunder per sonaleomkostningerne) desuden fordeles på de forskellige funktioner. Opskriften på registrering af de forskellige transaktioner i vareflowet er vist i figuren på følgende side. Her kan de enkelte trin føl ges, selv om der naturligvis er en tidsforskydning mellem de forskellige re gistreringer. Der er herefter alene en kreditsaldo tilbage på kon toen for skyldig arbejdsløn, som efterfølgende skal udlignes. Lønbehandlingen i en produktionsvirksomhed, som bruger et funkti ons opdelt regnskab, foregår som vist i figuren på næstfølgende si de. Figuren indeholder to dele: Første del er bogføringen af selve løn-
58 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET Bogføring af vareflowet i en produktionsvirksomhed Råvarer Varer under fremstilling Debet Kredit Debet Kredit (Saldo) (Saldo) Købsfakturaer X Råvarerekvisition x X Lagervareudleveringsseddel Produktionsrapport Skyldig arb. løn Debet Kredit X Lagertilgangsseddel (Saldo) Arbejdssedler x X Jobkort Færdigvarer Debet Kredit (Saldo) Færdigvarerekvisition X x Udleveringsseddel Variable prod. omkost. Debet Kredit (Saldo) X
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 59 Lønbehandling i en produktionsvirksomhed Lønafregning Debet Kredit (Saldo) Bidragsgrundlag ATP-bidrag Debet Kredit (Saldo) Medarbejdernes og virksomhedens ATP-bidrag Lønfordeling Debet Kredit (Saldo) Bruttoløn Skyldig arb. løn Debet Kredit (Saldo) X Salgsprovision Debet Kredit (Saldo) X Produktion Debet Kredit (Saldo) X Distribution Debet Kredit (Saldo) X Administration Debet Kredit (Saldo) X
60 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET kørs len på kontiene for lønafregning samt ATP. Derefter skal den samlede lønomkostning (summen af saldiene på kontiene Lønaf regning og ATP-bidrag) fordeles på følgende konti ved modpostering på lønfordelingskontoen: Skyldig arbejdsløn, som anvendt ved værdiforøgelsen af de fremstillede produkter. Personaleomkostninger til de enkelte funktioner. Resultatet af disse posteringer sikrer en korrekt fordeling af omkostningerne på de enkelte funktioner samt på de produkter, der er forø get i værdi. Herved er kontoen for skyldig arbejdsløn udlignet. SAMMENFATNING I kapitlet her er de grundlæggende er hvervs øko no mi ske forhold og metoder in troduceret sammen med en gennemgang af de generelle virksomhedstyper og ejerformer. Dernæst er der trukket en linje fra virksomhedens overordnede strategi til konkrete økonomiske forhold med budgetteringen i centrum. Økonomifunktionens opgaver er ligeledes beskrevet. For virk somhe den er det særdeles fornuftigt at udnytte den opsamlede viden til at vedligeholde og udvikle aktiviteterne. Endelig er de overordnede regler og metoder ved årsafslutningen af en virksomhedens bogholderi behandlet, og det er beskrevet, hvorledes udarbejdelse af årsregnskabet foretages. Kilder KPMG, Indsigt i årsregnskabsloven, 2013. PWC, Regnskabshåndbogen, 2013. Steensen, Sejr Steen, m.fl., Virksomhedsøkonomi, Trojka, 2011. Waarst Jørgen og Bang, Knud Erik, Erhvervsøkonomi en introduktion, Academica, 2006.
1. INTRODUKTION TIL ØKONOMI 61 Internetadresser www.bdo.dk www.c5online.nu www.kpmg.com www.navonline.nu www.pwc.dk www.retsinformation.dk www.vestas.com
62 GRUNDBOG TIL ØKONOMISPECIALET