1. Introduktion til økonomi

Transkript

1 1. introduktion til økonomi 9 1. Introduktion til økonomi Ove Knudsen Introduktion A. Erhvervsøkonomi B. Virksomhedsstyring C. Økonomifunktionen D. Årsafslutning E. Årsregnskabsloven F. Opstilling af årsregnskab G. Produktionsvirksomheder Til gennemsyn Forlaget 94 INTRODUKTION Dette kapitel giver en generel introduktion til de erhvervsøkonomiske forhold af betydning for aktive virksomheder. Desuden rummer kapitlet et overblik over opbygningen af virksomheders årsregnskaber (herunder årsafslutningsfasen) samt udarbejdelsen af årsregnskaber for de forskellige virksomhedstyper. I forbindelse hermed er det na tur ligt at se på sammenhænge med øvrige forhold, som har indflydelse på virksomhedernes situation og udvikling. Det er målet, at du efter en gennemgang af kapitlet har kendskab til grundlæggende virksomhedsøkonomiske forhold (herunder bud getteringsprocessen) og til udarbejdelse af årsregnskaber.

2 10 grundbog til økonomispecialet A. ERHVERVSØKONOMI I erhvervsøkonomien tænkes alene på den private sektor i modsætning til den offentlige sektor med fx hospitaler og skoler. Den afgørende forskel er, at målsætningerne er forskellige. Målsætningen for en privat virksomhed er gevinstmaksimering, hvilket afspejler sig i alle økonomiske beslutninger. Gevinstmaksimering Ved gevinstmaksimering forstås en optimering af indtjeningen. Gevinstmaksimeringen skal foregå over hele levetiden, det vil sige i virksomhedens, investeringens eller produk tets levetid. Man vælger det alternativ, der giver den største indtjening. Forskellige virksomhedstyper Det erhvervsøkonomiske landskab i Danmark inddeles overordnet set efter, hvad virksomhederne laver. Der eksisterer primært følgende typer: Handelsvirksomheder Produktionsvirksomheder Servicevirksomheder Blandede virksomheder Derudover kan man inddele virksomheder efter branche og eventuelt i eksporterende eller hjemmemarkedsorienterede virksomheder. Dette afsnit fokuserer alene på de overordnede forhold for virksomhederne. Handelsvirksomheder Handelsvirksomheder er kendetegnet ved, at de køber og sælger de samme varer uden at forædle dem altså uden at gøre varerne mere

3 1. introduktion til økonomi 11 Vareflow i en handelsvirksomhed Leverandør Handelsvirksomhed Kunde Varer Lager Betaling Kreditor Varesalg Varer Faktura Vareforbrug Debitor Betaling værdifulde. Handelsvirksomheder køber hos leverandører og sælger den samme vare videre enten til andre virksomheder eller til slut brugeren. Disse virksomheder har derfor kun en lagertype, nemlig færdigvarelageret. Se figuren Vareflow i en handelsvirksomhed. Produktionsvirksomheder En produktionsvirksomhed kendetegnes ved, at der med ud gangspunkt i råvarer og med tilførsel af arbejdskraft fremstilles nye, forandrede produkter. Det betyder, at der her findes forskellige lagre. Se figuren Vareflow i en produktionsvirksomhed. Afsætningen af produktionsvirksomhedens produkter sker enten til grossistvirksomheder eller til detailvirksomheder. I enkelte tilfælde kan det også ske til slutbrugeren.

4 12 grundbog til økonomispecialet Vareflow i en produktionsvirksomhed Leverandør Produktionsvirksomhed Kunde Råvarer Lager Råvarer Arbejdskraft Betaling Kreditor Løn Fremstilling Lager Færdigvarer Varesalg Varer Faktura Debitor Betaling Variable prod. omkost. Servicevirksomheder Servicevirksomheden er kendetegnet ved, at der udføres arbejdsopgaver for kunderne uden egentlig inddragelse af varer, idet det ikke er varen, men det arbejde, som udføres, der er interessant. Der optræder således ikke et varelager i en servicevirksomhed. Se figuren Flow i en servicevirksomhed.

5 1. introduktion til økonomi 13 Rengøring og kantinedrift er eksempler på opgaver, der løse af servicevirksomheder. Foto: Udlånt af ISS A/S (tv.) og Ole H. Pedersen (th.). Flow i en servicevirksomhed Leverandør Servicevirksomhed Kunde Arbejdskraft Opgave udførsel Løn Omsætning Faktura Debitor Betaling

6 14 grundbog til økonomispecialet Serviceydelsen og medarbejderne er i denne type virksomhed det afgørende, og fokus ligger da på medarbejdernes kompetencer til at ud føre de pågældende opgaver. Det kan fx være en revisors udarbejdelse af et regnskab, rengøring af en virksomheds lokaler eller fragt af en virksomheds varer til en kunde. Blandede virksomheder Ofte er virksomheder en blanding af de typer, som er omtalt ovenfor. Det kan fx være en tandlæge, der udfører service med tandpleje og samtidig sælger tandbørster mv. Det kan også være en bager, som både sælger eget produceret morgenbrød og morgenaviser. Udviklingstendenser Globaliseringen og den øgede konkurrence har i de senere år betydet, at virksomhederne forsøger at gøre tingene på andre måder end hidtil. Det kan fx være at springe et led over i kæden fra produktionsstedet til slutbrugeren, eller det kan være at angribe markedet på en ny måde. Internettets udbredelse har medført mange nye muligheder for handel, og det presser indtjeningen hos de traditionelle virksom heder. De kan derfor blive nødt til at forandre deres struktur og forretningsgrundlag, hvis de vil bevare indtjeningen. Disruptive innovation Udtrykket disruptive innovation eller på dansk forstyrrende innovation er på det seneste blevet kendetegnende for at beskrive ændringer eller påvirkninger af eksisterende forretningsmodeller. Disse ændringer kan til tider afføde kraftige reaktioner fra omgivelserne. Nedenfor er henvisninger til nogle eksempler:

7 1. introduktion til økonomi 15 B. VIRKSOMHEDSSTYRING Et levedygtigt produkt, et koncept eller en ide er selvfølgelig en forudsætning for en virksomheds eksistens. Virkeliggørelse af en sådan ide kan ske med udarbejdelse af et forretningsgrundlag der be svarer det væsentligste spørgsmål: Hvordan skabes der vær di?. Det ar bejde danner grundlaget for at udfærdige en strategi for virksomhe den altså at finde et system eller en plan for, hvordan virksomheden i praksis virkeliggør sine ideer. Strategi Behovet for og indholdet i en strategi stiger i takt med virksomhedens størrelse og kompleksitet. Der eksisterer naturligvis mange små virksomheder, hvor det mere eller mindre giver sig selv, hvad virksomhedens overordnede strategi er. Det, at virksomhedsejeren selv deltager aktivt i arbejdet og går forrest, er den enkleste form for udøvelse af en strategi, uden at man har ned fældet et formelt strategigrundlag. Virksomhedsejeren viser dermed bevidst eller ubevidst de øvrige medarbejdere vejen mod målet ved at vise det gode eksempel i dagligdagen. Behovet for en formaliseret proces med at udforme en strategi sti ger naturligvis i takt med virksomhedens størrelse. Hvornår, hvor ofte og hvor detaljeret den enkelte virksomheds strategiplan skal væ re, vil afhænge af flere forhold såsom opbygning, antal medarbejdere, branche og konkurrence. Der er en tendens til, at der er større fokus på stra te giudarbejdelse i krisetider, men det fornuftige er jævnlige tilpasninger og dermed løbende fokus. Selve processen med at udarbejde en strategi skal ikke gennemgås her figuren Virksomhedens strategi giver imidlertid et overblik over sammenhæn gene i en virksomheds strategiske forhold. De tre hovedelementer i figuren er: Mission: udtrykker virksomhedens eksistensgrundlag, og hvad den skal leve af. Missionen skal give svar på, hvem kunderne er, hvad der skal laves, og hvordan det skal gøres.

8 16 grundbog til økonomispecialet Virksomhedens strategi Vision Værdier Strategiplan Handlingsplan Handlingsplan Handlingsplan Mål Mål Mål Mission Budget Vision: udtrykker den position, virksomheden ønsker at nå ude i fremtiden. Visionen giver et langsigtet fremtidsbillede af virksomheden og svarer dermed på, hvor den skal hen. Værdier: udtrykker holdninger eller adfærdsregler, som alle i virksomheden skal efterleve i bestræbelserne for at realisere visionen og målene. Det er således retningslinjer for, hvordan medarbejderne og ledelsen skal handle. Mål: udtrykker en fremtidig tilstand i overensstemmelse med missionen og visionen. Mål skal være konkrete og tidsbestemte. Implementering Det er selvfølgelig ikke nok at have en beskrivelse af virksomhedens overordnede strategi strategien skal implementeres, og hvordan gør man så det?

9 1. introduktion til økonomi 17 En handlingsplan er forudsætningen for udarbejdelse af virksomhedens budget. Foto: Ole H. Pedersen. Strategiplan Virksomheden udarbejder en strategiplan, i hvilken den overordnede beskrivelse for virkeliggørelsen af mission, vision og mål nedfældes. Det er normalt, at planen gælder for en længere periode, typisk tre år, og derfor kan den ikke indeholde detaljerede planer for realisationen af visionen og målene.

10 18 grundbog til økonomispecialet Handlingsplan Til realisation af målsætningen udarbejdes handlingsplaner, der er detaljerede beskrivelser af det, der konkret skal ske og nås i den kommende periode. Handlingsplaner indeholder altså konkrete mål for de enkelte funktioner i en virksomhed, som vil kunne anvendes i den interne opfølgning. Det vigtigste i en handlingsplan er imidlertid, hvordan og hvad man vil gøre for at nå målene. En egentlig økonomisk konsekvensbeskrivelse af de besluttede aktiviteter er ikke en del af handlingsplanen, men handlingsplanen er forudsætningen for udarbejdelse af virksomhedens budgetter. Hvis ikke virksomheden har gjort sig overvejelser om vejen til målene, er det svært at udarbejde et realistisk budget. Budgettering En virksomheds budget er udtryk for de økonomiske konsekvenser af handlingsplanerne og dermed virkeliggørelsen af målene. Budgettet bruges også til koordinering af processerne internt i virksomheden, herunder fordeling af ansvar, samt til motivation af medarbejderne. Forudsætningen for, at medarbejderne bliver motiverede, er netop denne inddragelse i processen. Et budget omfatter flere elementer og områder, og sammenhængene mellem disse er vist i figuren Budgetopbygning. Budgetopfølgning At virksomheden udarbejder handlingsplaner og budgetter er absolut en god begyndelse, men det interessante er, om handlingsplaner ne og budgetterne realiseres. Dette undersøges ved at sammenligne planer og budgetter med de realiserede data, der er opstillet mål for. Opstår der afvigelser mellem det forventede og det realiserede, er der naturligvis behov for at finde årsagerne til dette. Det viser sig måske nød vendigt at tilpasse handlingsplanerne og dermed budgettet for at kunne indfri fremtidige forventninger.

11 1. introduktion til økonomi 19 Budgetopbygning Balancebudget Resultatbudget Likviditetsbudget Aktivitetsbudget Kapacitetsomkostningsbudget Investeringsbudget Financieringsbudget Markedsføringsbudget Afsætningsbudget Debitor Kreditor Lager Hvad er ledelse egentlig? Udtrykket ledelse kan dække flere forhold, men i bund og grund handler det om at gennemføre en aktivitet med hjælp fra andre mennesker. Efter udarbejdelse af virksomhedens strategi er ledelse derfor et nødvendigt redskab til at implementere den valgte strategi og de dermed de nødvendige handlinger. Ledelse er således den proces, hvor en leder påvirker medarbejderne med henblik på opfyldelse af nogle mål. Se mere om, hvad god ledelse er her:

12 20 grundbog til økonomispecialet C. ØKONOMIFUNKTIONEN Dette afsnit gennemgår en økonomifunktions forskellige opgaver og funktioner. Økonomifunktionens rolle En økonomifunktions opgaver varierer afhængig af virksomhedens størrelse og behov. Fra den lille virksomhed, hvor ægtefællen klarer bogføringen og klargør regnskabet til revisoren, til den mindre virksomhed med en fuldtidsbogholder, som desuden klarer lønafregning, moms og afgifter. Endelig er der de mellemstore og store virksomheder med flere medarbejdere beskæftiget i økonomifunktionen, hvor alle funktionerne dækkes af interne ressourcer. Virksomhedens revisor eller en anden rådgiver inddrages ofte i beslut ningerne og fungerer dermed som sparringspartner. Økonomifunktionens opgaver Opgaverne i økonomistyring kan inddeles i følgende områder: Aktivitetsstyring Kapacitetsstyring Finansiel styring Med aktivitetsstyring tænkes på de afsætningsrettede aktiviteter inden for fx markedsområder, kundekategorier og produkter. Fokus er på udnyttelse af virksomhedens kapacitet og ressourcer på den mest optimale måde. Det kan fx være fokus på afsætningen til det private segment i stedet for til andre virksomheder, hvis det vil gi ve et stør re dækningsbidrag. Kapacitetsstyring går ud på at udnytte den til rådighed værende kapa citet til de bedste afsætningsmuligheder. Det kan fx være, hvordan en ledig kapacitet i produktionsapparatet udnyttes bedst muligt. Den finansielle styring af en virksomhed har til opgave at fremskaffe den bedst mulige og billigste finansiering til virksomhedens aktiviteter. I afvejningen heraf er det ikke alene et spørgsmål om den billig

13 1. introduktion til økonomi 21 Økonomistyringens opgaver Aktivitetsstyring Markedsområde Markedsføring Produkt/Pris Kapacitetsstyring Ressourcer Fordeling Anskaffelse Finansiel styring Kapitalanvendelse Kapitalfremskaffelse Likviditet ste finansieringskilde man må også se på vil kår som sikkerhed, opsi gelse og afvikling. Se figuren Økonomistyringens opgaver. Sammenhæng Til daglig griber de tre styringsområder naturligvis ind i hinanden. Fx er en virksomhed nødt til at investere i udvidelse af kapaciteten med en ny maskine for at leve op til handlingsplanen for afsætning til private kunder. Det forhold indgår i udviklingen af markedet og påvirker derfor aktivitetsområdet. Kapacitetsområdet påvirkes ved anskaffelse og udnyttelse af maskinen, og det finansielle område inddrages ved fremskaffelse af investeringskapital. Funktion Uanset hvorledes økonomifunktionen indplaceres i virksomhedens organisation, er den en central funktion, som anvendt på den rigtige måde kan yde et væsentligt bidrag til udvikling af virksomheden.

14 22 grundbog til økonomispecialet Økonomifunktionen har en vigtig rolle ikke kun i løsning af konkrete opgaver, men også i den fremadrettede udvikling af virksomheden. Foto: Ole H. Pedersen. I udviklingen af virksomhedens forretning indgår naturligvis økono mifunktionens viden om og kendskab til den eksisterende forretning og rentabiliteten heraf. Den viden er essentiel for vurdering af mulige alternative forretninger, hvorfor funktionen i høj grad kan fungere som støttefunktion og sparringspartner for virksomhedens ledelse (direktion og bestyrelse) ved siden af løsningen af de daglige opgaver. Denne udvidelse af funktionsområdet skaber naturligvis behov for, at medarbejderne er udstyret med en bredere viden om virksomheden og indsigt i det, som er forudsætning for de økonomiske transaktioner fx virksomhedens strategi og handlingsplanerne. ERP-systemer Et vigtigt redskab for virksomheder selv de mindste er et funktionelt og sikkert ERP-system. ERP står for Enterprise Resource Planning. Systemet dækker alle sty rings om rå der fra ind køb til salg, da det indeholder indkøbsmodul, la gerstyringsmodul, produktionsstyringsmodul, salgsmodul, kundemodul samt ikke mindst et finansmodul.

15 1. introduktion til økonomi 23 Det kan lyde meget ambitiøst, men et sådant system skal selvfølgelig skaleres til den enkelte virksomheds behov og kompleksitet. Valg af den rigtige løsning må baseres på, at systemet kan vokse med virksomheden, og systemet skal derfor være fleksibelt med mulighed for igangsætning af moduler, efterhånden som behovene opstår. Et optimalt valg indebærer endvidere leverancesikkerhed, forstået som forventningen om fremtidig opdatering og udvikling af systemet. Alle virksomheder, der skal have løst bogføringsopgaver, kan med fordel benytte et elektronisk bogføringssystem. Dels er tilgængeligheden fx online versioner via en browser og bruger ven lighed blevet forbedret, dels er omkostningerne overkommelige selv for små virk somheder. Systemer Et meget anvendt økonomisystem er C5: Storbroderen hertil er NAV: Et lignende system er e-conomic: Endelig kan nævnes SAP:

16 24 grundbog til økonomispecialet D. ÅRSAFSLUTNING De daglige bogføringer året igennem er grundlaget for udarbejdelse af virksomhedens årsregnskab samt eventuelle perioderegnskaber fx et kvartalsregnskab. De fleste virksomheder er på den ene side forpligtet til at aflægge et regnskab og på den anden side selv interesseret i at få afsluttet en periodes anstrengelser og få præsenteret resultatet for fx ejerne. Inden et årsregnskab kan præsenteres, er det dog nødvendigt at lave en række forberedelser. Planlægning Starten på virksomhedens regnskabsafslutning er udarbejdelse af en plan, hvilket normalt sker i samarbejde med virksomhedens re vi sor. Planen skal omfatte, hvad der skal foretages, hvilken do ku men tation der skal fremfindes, og hvordan arbejdet skal udføres. Ar bejdet med regnskabsafslutningen indeholder normalt som minimum følgende punkter: Afstemning af beholdninger, konti Afstemning af løn Afstemning af debitorer Afstemning af kreditorer Afstemning af gæld Afstemning af moms Afstemning af øvrige aktiver Afstemning af øvrige passiver Optælling af lager herunder opgørelse af vareforbrug Periodiseringer Afskrivninger Alle disse punkter bliver ikke gennemgået her der bliver fokuseret på de mest almindelige problemstillinger som periodisering, opgørelse af lager (og dermed vareforbrug) samt afskrivninger. Ligeledes påvirker virksomhedens størrelse og kompleksitet graden af do kumentation og detaljeringsbehov.

17 1. introduktion til økonomi 25 Periodiseringer Ved aflæggelse af et regnskab og dermed opgørelsen af en periodes indtægter og omkostninger skal de indtægter og omkostninger, som reelt tilhører den pågældende periode, medtages. Derfor skal bogføringen gennemgås for at sikre korrekt tidsmæssig placering af indtægter og omkostninger. Kriteriet for indregning af de enkelte poster er enten, hvornår leveringen er sket, eller hvornår omkostningen er brugt. Det er således ligegyldigt, hvornår betalingen sker. Efterposteringer Virksomheder har normalt en deadline for, hvor lang tid efter udløbet af et regnskabsår man kan bogføre i den forrige regnskabsperiode, og det er først i de tilfælde, hvor man er ude over denne frist, at man taler om efterposteringer. Modtages fx en faktura den 10. januar med en datering den 30. december, men inden for fristen for bogføring, registreres denne faktura med datoen den 30. december i økonomisystemet. Bogført for lidt Har virksomheden haft et forbrug i en tidligere periode, skal omkostningen hertil medtages, uanset om fakturaen er modtaget eller ej, da forbruget er sket i en tidligere periode. Ligeledes skal leverede, men endnu ikke fakturerede varer medregnes. Det samme princip om medregning gælder, når virksomheden har en større ordre, som af gode grunde ikke kan leveres, men hvor det vil give et misvisende billede af virksomhedens situation, såfremt der ikke medregnes en del af ordren i regnskabet. Det benævnes ty pisk som igangværende ordre/arbejder. Et andet typisk eksempel på skyldige omkostninger er revisorhonoraret. Dette hører naturligvis under det afsluttede regnskabsår, hvor

18 26 grundbog til økonomispecialet Periodisering: Bogført for lidt 31/12 Bogføring Betaling Forbrug Debet Omkostningskonto Kredit Kreditor for det skal medregnes her som en omkostning og modposteres under andre kreditorer i den kortfristede gæld. Det principielle forløb for denne type periodisering er vist i figuren Periodisering: Bogført for lidt. Bogført for meget I de tilfælde, hvor en omkostning er bogført, men ikke forbrugt i den samme periode, skal der naturligvis foretages en korrektion. Det sker ved at formindske den relevante omkostningskonto og foretage en modpostering på periodeafgrænsningskontoen under aktiverne. Et eksempel på forudbetalte omkostninger kan være forsikringer, som normalt forudbetales for et år ad gangen. Den del af omkostningen, som hører til i det nye år, skal derfor aktiveres og modposteres på omkostningskontoen. Det principielle forløb for denne type periodisering er vist i figuren Periodisering: Bogført for meget.

19 1. introduktion til økonomi 27 Periodisering: Bogført for meget 31/12 Bogføring Betaling Forbrug Debet Kredit Periodeafgrænsningskonto Omkostningskonto Ny periode Hvor der er bogført for meget, tilbageføres de foretagne periodiseringer efter afslutningen af regnskabsåret. Vareforbrug Optælling af det fysiske lager (en såkaldt status) er nødvendig mindst en gang om året, men bør ske oftere, afhængig af den enkelte virksom heds kompleksitet og omsætningshastigheden på lageret. Optælling skal foretages, uanset hvilken metode virksomheden bruger til opgørelse af vareforbrug, som kan være enten en direkte eller en indirekte metode. Især ved brug af den indirekte metode spiller værdiansættelse af ultimo lageret en afgørende rolle for opgørelsen af varelagerets vær di. De forskellige metoder beskrives nedenfor. Den direkte metode Ved benyttelse af den direkte metode bogføres vareforbruget lø bende altså samtidig med, at varesalget sker. Hermed nedbringes la gerets værdi løbende i takt med salget, og det er således nødvendigt at

20 28 grundbog til økonomispecialet ken de kostprisen for varerne. Metoden anvendes oftest ved handelsvirksomheder eller ved produktion af større enheder. Registrering af vareforbrug Et lastbilværksted anvender stregkoder som en integreret del af dets økonomisystem. Alle medarbejdere, ordrer og reservedele har hver sin stregkode. Medarbejderen indlæser sin egen kode og ordrens kode ved påbegyndelse af opgaven og registrerer ligeledes stregkoden for anvendte reservedele ved afhentning på lageret. Herfra dannes automatisk en faktura til kunden med den anvendte arbejdstid og de anvendte reservedele. Samtidig nedbringes lageret med kostprisen for reservedelene og modposteres på vareforbruget. Resultatet er en automatisk bogføring, uden at de administrative funktioner skal ind over. Den indirekte metode Ved anvendelse af den indirekte metode opgøres vareforbruget in direkte efter følgende princip: Lager primo + Varekøb = Saldo på lagerkonto, ultimo Optalt lager ultimo = Vareforbrug Værdien af ultimolageret har således afgørende betydning for størrelsen af periodens vareforbrug. Værdien af et lager påvirkes ikke alene af den enkelte vares stykpris, men også af, hvilken metode der anvendes ved opgørelse af lagerets værdi. Betydningen af lagerets værdi for virksomhedens re sultat, kan skitseres ved figurerne Lageropgørelsens påvirkning af resultatet (høj lagerværdi) og Lageropgørelsens påvirkning af resultatet (lav lagerværdi).

21 1. introduktion til økonomi 29 Lageropgørelsens påvirkning af resultatet (høj lagerværdi) Høj lagerværdi Lavere vareforbrug Større bruttofortjeneste Større aktiver Større resultat Større egenkapital Lageropgørelsens påvirkning af resultatet (lav lagerværdi) Lav lagerværdi Større vareforbrug Lavere bruttofortjeneste Lavere aktiver Lavere resultat Lavere egenkapital Afskrivninger Aktiver, som anvendes i mere end et år, betegnes som anlægsaktiver, hvorfor der skal afskrives på disse aktiver. Ved afskrivning anvendes typisk en af følgende metoder: Den lineære metode Saldometoden

22 30 grundbog til økonomispecialet Ved indregning er det lige meget, hvornår betaling er sket Foto: Ole H. Pedersen. Der skal ved anskaffelsen af aktivet udarbejdes en afskrivningsplan, som beskriver den valgte metode, levetiden samt en eventuel scrapværdi. Afskrivning og scrapværdi Når man afskriver, fordeles investeringssummen på aktivets levetid. Størrelsen af afskrivningen påvirkes blandt andet af anvendelsesgraden, nedslidningen, teknologisk forældelse og af aktivets aktuelle værdi. Scrapværdien er den værdi, aktivet kan realiseres til ved udløb af levetiden. Den lineære metode Ved den lineære metode beregnes den årlige afskrivning som: Årlig afskrivning = Kostpris Scrapværdi Levetid De to figurer i det følgende illustrerer metodens årlige afskrivning samt forløbet af aktivets værdi; se Den lineære afskrivningsmetode (årets afskrivning) og Den lineære afskrivningsmetode ( bogført værdi). Det frem

23 1. introduktion til økonomi 31 Den lineære afskrivningsmetode (årets afskrivning) Den lineære afskrivningsmetode (bogført værdi)

24 32 grundbog til økonomispecialet går, at de årlige afskrivninger er konstante, og at aktivets værdi falder med lige store beløb hvert år. I praksis er den lineære metode nem at anvende, og den vælges derfor ofte. Saldometoden Ved saldometoden afskrives der hvert år ud fra en fast procentdel af aktivets værdi primo det pågældende år efter følgende formel: Årlig afskrivning = Bogført værdi primo Afskrivningsprocent 100 De to figurer i det følgende illustrerer, at de årlige afskrivningsbeløb bliver mindre og mindre, hvorved aktivets værdi falder mest i værdi i begyndelsen af afskrivningsperioden; se Saldometoden (årets afskrivning) og Saldometoden (værdi ultimo). Metoden anvendes i de tilfælde, hvor aktiverne hurtigt falder i værdi det gælder fx for IT-udstyr og biler. Bogført værdi og akkumulerede afskrivninger Den bogførte værdi er udtryk for den værdi, der fremgår af virksomhedens regnskab. Værdien bestemmes efter denne formel: Bogført værdi = Kostpris Akkumulerede afskrivninger De akkumulerede afskrivninger er de samlede afskrivninger foretaget siden anskaffelsen af aktivet, altså summen af de hidtidige årlige afskrivninger. Regnskabspåvirkning Ved fastlæggelse af den relevante afskrivningsmetode spiller forhold ind som forventet levetid, scrapværdi samt anvendelsesgrad. Den valgte afskrivningsmetode har igen indflydelse på de regnskabs mæssige re sulta ter, som det fremgår af figurerne Afskrivningernes regnskabspåvirkning (store afskrivninger) og Afskrivningernes regnskabspåvirkning (små af skrivninger).

25 1. introduktion til økonomi 33 Saldometoden (årets afskrivning) Saldometoden (værdi ultimo)

26 34 grundbog til økonomispecialet Afskrivningernes regnskabspåvirkning (store afskrivninger) Store afskrivninger Lavt resultat Lave aktiver Lav egenkapital Afskrivningernes regnskabspåvirkning (små afskrivninger) Små afskrivninger Større resultat Store aktiver Stor egenkapital Afslutningsprocessen Når forberedelserne til årsregnskabet er overstået, resterer færdiggørelse og fordeling ved hjælp af et afslutningsark. Selve processen og formålet med anvendelsen af et afslutningsark er skitseret i figuren Afslutningsprocessen. Afslutningsarket er et praktisk redskab til at håndtere efterposteringer og fordeling af saldi på re sultatopgørelsen og balancen. Opbygningen af afslutningsarket er gengivet i oversigten Afslutningsark på næstfølgen de side udtrykkene saldobalance, efterposteringer, resultatopgørelse og balance omtales nedenfor.

27 1. introduktion til økonomi 35 Det er vigtigt at holde tungen lige i munden ved årsafslutningen. Foto: Ole H. Pedersen. Afslutningsprocessen Saldo balance Verifikation og efterposteringsbilag Resultatopgørelse Opstilling i afslutningsark + Efterposteringer i afslutningsark Fordeling af saldi Resultat beregnes Balance Fordeling af saldi Resultat

28 36 grundbog til økonomispecialet Afslutningsark Saldobalance pr. 31/12 år X Efterposteringer Resultatopgørelse Balance Kontonr. Kontonavn Debet Kredit Debet Kredit Omkostninger Indtægter Aktiver Passiver 1100 Varesalg Vareforbrug Salgsfremmende omkostninger Lokaleomkostninger Bilers driftsomkostninger Andre kreditorer 406 Sum Årets resultat

29 1. introduktion til økonomi 37 Saldobalance Grundlaget for at lave afslutningsarket er et udtræk af en saldobalance fra økonomisystemet med resultatet af alle bogføringerne i årets løb. Nogle bogføringssystemer har mulighed for direkte at overføre saldiene til et afslutningsark hvis ikke, er det nødvendigt at indtaste oplysningerne i et regneark. Efterposteringer Efterfølgende indtastes de aktuelle efterposteringer som nævnt før. Det skal besluttes, hvilke der skal medtages, og hvordan de skal poste res i afslutningsarkets kolonne med efterposteringer (hvis de definitorisk er efterposteringer, skal de med). Sum men af disse debiteringer og krediteringer skal stemme, det vil si ge være ens. Det er også i disse kolonner, at opgørelsen af momsregnskabet og af vareforbruget skal foretages. Selv om efterposteringerne foretages i afslutningsarket, skal de også bogføres i økonomisystemet for at undgå differencer. Resultatopgørelse Efter behandling af efterposteringer skal den nye saldo placeres under enten resultatopgørelsen eller balancen alt afhængig af den enkelte kontos tilhørsforhold. Den nye saldo fremkommer ved: Ny saldo = Gammel saldo fra saldobalancen +/ efterposteringer Forskellen mellem omkostninger og indtægter er således virksomhedens overskud eller underskud. Beløbet placeres i den side med det mindste tal, hvorefter kolonnerne stemmer. Resultatet skal ligeledes modposteres under balancekolonnen for sene re at få balancen til at stemme, hvilket fremgår af oversigten Placering af overskuddet i afslutningsarket.

30 38 grundbog til økonomispecialet Placering af overskuddet i afslutningsarket Resultatopgørelse Resultatopgørelse Balance Balance Omkostninger Indtægter Aktiver Passiver Sum Resultat Afstemning Balance Efter de samme principper som anvendt ved resultatopgørelsen place res de nye saldi på kontiene tilhørende balancen. Årets resultat er en del af egenkapitalen, men dette tillægges først ved udarbejdelsen af selve balancen. Endelig skal det naturligvis fremhæves, at de nye saldi i balancen er virksomhedens ultimo saldi og samtidig primo saldiene i den kommende regnskabsperiode. E. ÅRSREGNSKABSLOVEN Årsregnskabsloven rummer de regler, som skal efterleves vedrørende blandt andet aflæggelse og opstilling af virksomhedens regnskab. Disse regler gælder dog alene for regnskaber, som benyttes uden for virksomheden, det vil sige eksternt, da man internt kan anvende de opstillinger og metoder, der er brug for. Som det første skal virksomheden vide, hvilke regler den er omfattet af. Svaret herpå fremgår af årsregnskabslovens opdeling i regnskabsklasser, som foretages efter virksomhedens ejerform og størrelse. Hovedprincippet er, at jo større en virksomhed er, jo flere regler skal følges.

31 1. introduktion til økonomi 39 I et senere kapitel gennemgås de præcise regler og krav til aflæggelsen af virksomhedens regnskab. For læseren af et regnskab er det vigtigt, at man kan stole på det, som fremgår af regnskabet. Et regnskab skal med andre ord give et ret visen de billede af virksomhedens økonomiske forhold og finansielle stil ling. Grunden til dette er, at andre skal have mulighed for at forhol de sig til eventuelle økonomiske risici, før der indgås aftaler med den pågældende virksomhed. Årsregnskabsloven revideres Årsregnskabsloven ændres løbende og er senest blevet ændret i større omfang i Der henvises til en særskilt gennemgang af ændringer her: F. OPSTILLING AF ÅRSREGNSKAB I årsregnskabslovens bilag er der angivet de metoder, som virksomhederne kan anvende til opstillingen af regnskabet. Resultatopgørelsen skal opstilles i beretningsform enten som artsopdelt eller funktionsopdelt. Balancen derimod kan aflægges i enten beregningsform eller i konto form, men i praksis anvendes næsten kun kontoformen. I det følgende gennemgås disse opstillingsmuligheder. Den form, den enkelte virksomhed vælger at bruge, bestemmes dels af virk som hedstypen, dels af branchen. Derudover spiller det ønskede informationsniveau hos virksomhedens interessenter og regnskabslæsere selvfølgelig også ind. De værdier, som skal placeres i resultatopgørelsen, balancen eller noter ne, er saldiene fra afslutningsarket, hvor fordelingen i kontiene til hørende enten resultatopgørelsen eller balancen er foretaget.

32 40 grundbog til økonomispecialet Resultatopgørelse Opstilling af resultatopgørelsen i beretningsform indebærer, at der ud arbejdes forskellige mellemregninger, før årets resultat frem kommer. Denne opstillingsform har en god informationsværdi og giver mulighed for sammenligning med tidligere år. I en artsopdelt resultatopgørelse fordeles omkostninger efter art. Det vil sige, efter hvad de er brugt til. Det kan fx være varefor brug, perso naleomkostninger, afskrivninger eller renter; se oversigten Artsopdelt resultatopgørelse. Denne form bruges typisk i handels- og servicevirksomheder, da der her ikke er tale om en forøgelse af varens værdi hos virksomheden. Artsopdelt resultatopgørelse Resultatopgørelse for 201x i tkr. Note Nettoomsætning Vareforbrug Bruttofortjeneste Andre eksterne omkostninger Personaleomkostninger Indtjeningsbidrag Afskrivninger 398 Resultat før finansielle poster Finansielle indtægter 3 Finansielle omkostninger 240 Resultat før skat Skat af årets resultat 224 Resultat 851 I modsætning hertil bruger produktionsvirksomheder ofte en funktionsopdelt resultatopgørelse. Her fordeles omkostninger efter, hvem

33 1. introduktion til økonomi 41 Funktionsopdelt resultatopgørelse Resultatopgørelse for 201x i tkr. Note Nettoomsætning Produktionsomkostninger Bruttoresultat Distributionsomkostninger Administrationsomkostninger Resultat før finansielle poster Finansielle indtægter Finansielle omkostninger 610 Resultat før skat Skat af årets resultat Resultat der forbruger dem; se oversigten Funktionsopdelt resultatopgørelse. Typisk opereres der med følgende funktionsområder: Produktion Distribution (salg) Administration Det betyder, at alle virksomhedens omkostninger fordeles på hver af disse funktioner efter fastsatte fordelingsnøgler. Fx kan lokaleomkostninger fordeles på de enkelte funktionsområder efter det benyttede areal i forhold til det samlede areal. Posten Produktionsomkostninger indeholder blandt andet de variable pro duktionsomkostninger, som består af omkostningen til råvarer og den til produktionen anvendte timeløn. Det vil sige de samlede omkostninger for fremstilling af produkterne. Virk som hedens kontoplan vil derfor blive væsentlig større end ved en artsopdelt re sul tat op gørel se, og det kræver større akkuratesse ved bogføring af bilagene.

34 42 grundbog til økonomispecialet Balance De fleste virksomheder opstiller balancen i kontoform, hvorfor denne metode alene beskrives. Opstillingsmetoden inddeler post er ne i aktiver (kapitalanvendelse) og passiver (kapitalfremskaffelse); se oversigten Balance pr x i tkr. Balance pr x i tkr. Note AKTIVER Note PASSIVER Anlægsaktiver Egenkapital 4 Biler Aktiekapital Inventar Reserver I alt Overført overskud Omsætningsaktiver I alt Varelagre Hensættelser Tilgodehavender Udskudt skat 234 Likvide beholdninger 130 Gældsforpligtelser I alt Langfristet gæld Kortfristet gæld Afdrag, langfristet gæld 100 Kassekredit Leverandører af varer Anden kortfristet gæld I alt Gældsforpligtelser i alt Aktiver i alt Passiver i alt Noter Noter anvendes af hensyn til overskueligheden i resultatopgørelsen og balancen, hvor der med henvisning herfra i noterne kan være en større detaljeringsgrad. Indholdet af noterne til de forskellige typer af regnskaber kan bedst illustreres ved eksemplerne i de tre oversigter: Noter til artsfordelt resultatopgørelse i tkr., Noter til funktionsfordelt resultat

35 1. introduktion til økonomi 43 Lokaleomkostninger fordeles blandt andet på funktiondområder. Foto: Ole H. Pedersen. Noter til artsfordelt resultatopgørelse i tkr. Note 1: Andre eksterne omkostninger Salgsfremmende omkostninger Lokaleomkostninger Kassedifferencer Bilers driftsomkostninger Øvrige omkostninger I alt Note 2: Personaleomkostninger Lønafregning ATP-bidrag Øvrige personaleomkostninger I alt Note 3: Afskrivninger Biler Inventar I alt

36 44 grundbog til økonomispecialet op gørelse i tkr. og Noter til balancen i tkr. I praksis kan der væ re be hov for andre noter end de, der er vist her, men princippet for anvendelsen er ikke anderledes. Noter til funktionsfordelt resultatopgørelse i tkr Note 1 Produktionsomkostninger Råvarer Arbejdsløn Gager 300 Husleje Kontorhold 234 Diverse Afskrivninger I alt Note 2 Distributionsomkostninger Gager Husleje Reklame Kontorhold 543 Diverse 345 Afskrivninger 127 I alt Note 3 Administrationsomkostninger Gager Husleje Kontorhold Diverse 905 Afskrivninger 800 I alt 8.170

37 1. introduktion til økonomi 45 Noter til balancen i tkr. Note 4: Biler Kostpris primo + Årets tilgang Kostpris ultimo Akkumulerede afskrivninger primo + Årets afskrivning Akkumulerede afskrivninger ultimo Bogført værdi Note 5: Inventar Kostpris primo + Årets tilgang Kostpris ultimo Akkumulerede afskrivninger primo + Årets afskrivning Akkumulerede afskrivninger ultimo Bogført værdi Note 6: Anden kortfristet gæld Skyldigt ATP-bidrag Skyldigt AM-bidrag Skyldig A-skat Momsafregning Andre kreditorer I alt G. PRODUKTIONSVIRKSOMHEDER Produktionsvirksomheder adskiller sig blandt andet ved at have et sær ligt behov for håndtering af vareflow og behandling af løn. Disse poster påvirker blandt andet de variable produktionsomkostnin ger

38 46 grundbog til økonomispecialet og lagrenes værdi, og derfor er det væsentligt, at de behandles korrekt både i den daglige bogføring og ved udarbejdelse af årsregnskabet. Vareflowet En produktionsvirksomhed fremstiller produkter ud fra råvarer ved tilførsel af først og fremmest arbejdskraft det vil sige arbejdsløn (jf. figuren Vareflow i en produktionsvirksomhed i afsnit A). Dette betyder flere mellemstationer i processen fra råvarens modtagel se og frem til, at det fær dige produkt er klart til kunderne; se figuren Lagre i en produktionsvirksomhed. Lagre i en produktionsvirksomhed Indkøb Råvarer og materialer Produktion Varer under fremstilling Færdigvarer Salg Arbejdsløn Det indebærer derfor mindst tre forskellige varelagre, som skal værdiansættes: et råvarelager, et lager til varer under fremstilling og et færdigvarelager. Vedrørende værdiansættelsesprincipper for et la ger henvises til kapitel 3. Årsregnskab for erhvervsdrivende virksomheder. Foruden bogføring af råvarer udgør bogføring af løn et væsent ligt punkt i en produktionsvirksomhed. Benytter man et funktionsopdelt regn skab, som produktionsvirksomheder ofte gør, skal omkostninger (herunder personaleomkostningerne) desuden fordeles på de forskellige funktioner.

39 1. introduktion til økonomi 47 Arbejdsløn er en stor post i en produktionsvirksomhed. Foto: Udlånt af Novo Nordisk A/S. Opskriften på registrering af de forskellige transaktioner i vareflowet er vist i figuren Bogføring af vareflowet i en produktionsvirksomhed. Her kan de enkelte trin følges, selv om der naturligvis er tidsforskydning mellem de forskellige registreringer. Der er herefter alene en kre ditsal do tilbage på kontoen for skyldig arbejdsløn, som senere skal udlignes. Lønbehandling i en produktionsvirksomhed, som bruger et funktionsopdelt regnskab, foregår som gengivet i figuren Lønbehandling i en produktionsvirksomhed. Figuren viser to dele: Først bog fø rin g af selve lønkørslen på kontiene for lønafregning samt ATP. Derefter skal den samlede lønomkostning (summen af saldiene på konti ene Lønafregning og ATP-bidrag) fordeles på følgende konti ved mod postering på lønfordelingskontoen: Skyldig arbejdsløn, som anvendt ved værdiforøgelsen af de frem stillede produkter. Personaleomkostninger til de enkelte funktioner.

40 48 grundbog til økonomispecialet Bogføring af vareflowet i en produktionsvirksomhed Råvarer Varer under fremstilling Debet Kredit Debet Kredit (Saldo) (Saldo) Købsfakturaer X Råvarerekvisition x X Lagervareudleveringsseddel Produktionsrapport Skyldig arb. løn Debet Kredit X Lagertilgangsseddel (Saldo) Arbejdssedler x X Jobkort Færdigvarer Debet Kredit (Saldo) Færdigvarerekvisition X x Udleveringsseddel Variable prod. omkost. Debet Kredit (Saldo) X

41 1. introduktion til økonomi 49 Lønbehandling i en produktionsvirksomhed Lønafregning Debet Kredit (Saldo) Bidragsgrundlag ATP-bidrag Debet Kredit (Saldo) Medarbejdernes og virksomhedens ATP-bidrag Lønfordeling Debet Kredit (Saldo) Bruttoløn Skyldig arb. løn Debet Kredit (Saldo) X Salgsprovision Debet Kredit (Saldo) X Produktion Debet Kredit (Saldo) X Distribution Debet Kredit (Saldo) X Administration Debet Kredit (Saldo) X

42 50 grundbog til økonomispecialet Resultatet af disse posteringer sikrer en korrekt fordeling af omkostningerne på de enkelte funktioner samt på de produkter, der er forøget i værdi. Herved er kontoen for skyldig arbejdsløn udlignet. TJEK DIN VIDEN I kapitlet her er de grundlæggende erhvervsøkonomiske forhold og metoder introduceret sammen med en gennemgang af de generelle virksomhedstyper. Dernæst er der trukket en linje fra virksomhedens overordnede strategi til konkrete økonomiske forhold med budgettering i centrum. Økonomifunktionens opgaver er ligeledes beskrevet. For virksomheden er det særdeles fornuftigt at udnytte den opsamlede viden til at ved ligeholde og udvikle aktiviteterne. Endelig er de overordnede regler og metoder ved årsafslutningen af en virksomheds bogholderi behandlet, og det er beskrevet, hvordan udarbejdelse af årsregnskabet foretages. Vigtige begreber Gevinstmaksimering Virksomhedstyper Strategi Handlingsplan Budgettering Budgetopfølgning Økonomifunktionens opgave og rolle Opgørelsesprincipper for et lager Afskrivninger Regnskabets afslutningsproces Artsopdelt regnskabsopstilling Funktionsopdelt regnskabsopstilling Vareflow TJEK-SPØRGSMÅL 1) Beskriv de forskellige virksomhedstyper, og find eksempler. 2) Find eksempler på virksomheders mission, vision og værdier.

43 1. introduktion til økonomi 51 3) Forklar, hvordan en virksomhedsstrategi kan gennemføres. 4) Forklar fordele og ulemper ved et økonomisystem. 5) Forklar processen med afslutningen af en virksomheds regnskab. 6) Forklar principperne omkring periodiseringer. 7) Hvilken betydning har opgørelsen af varelageret og hvordan? 8) Forklar afskrivningernes indflydelse på virksomhedens regnskab. 9) Beskriv anvendelsen af afslutningsarket. 10) Forklar håndteringen af en produktionsvirksomheds bogføringer. LITTERATUR WEB Erhvervsøkonomi en introduktion, Jørgen Waarst og Knud Erik Bang, Academica, Virksomhedsøkonomi, Sejr Steen Steensen m.fl., Trojka, Henvisninger til www-adresser: PWC, Regnskabshåndbogen, 2017: Revisionsfirma: Love og regler:

44 52 grundbog til økonomispecialet